Programa de Formación: Organización Documental en el Entorno Laboral

Resultados de Aprendizaje: Aplicar tablas de retención documental teniendo en cuenta principios

archivísticos, la normatividad vigente y las políticas institucionales.

Estimado aprendiz
La Organización Documental se debe desarrollar bajo un eficiente proceso de la gestión de
documentos en las empresas públicas y privadas, el cual se encuentra representado en
procesos archivísticos. Por lo anterior durante esta semana, se conocerá las etapas o fases
de ciclo vital, documento de archivos, gestión documental y TRD, que permitirán facilitar el
proceso archivístico y correcto tratamiento de la documentación.

A continuación usted encontrará descrita cada una de las actividades que debe
desarrollar durante la segunda semana de formación, teniendo en cuenta el segundo
contenido de estudio: Ciclo Vital y Tablas de Retención Documental y el material adicional,
dispuesto para esta semana.

Recuerde que para el desarrollo de las diferentes actividades planteadas, resulta

indispensable recordar el uso de fuentes bibliográficas y webgrafías, en caso de que sea
necesario.
Evite usar contenidos, fragmentos de textos y para fraseos sin la correspondiente
referencia y cita.

Igualmente, recuerde la puntualidad y compromiso en la entrega de actividades para

un adecuado

ACTIVIDAD 2
Descripción:

Además de conocer conceptos relacionados con Organización Documental, es indispensable

saberlos aplicar, de forma adecuada, en el entorno laboral.

Teniendo en cuenta los conceptos del Ciclo Vital del Documento y el uso de las TRD en Organización
Documental, es importante reforzarlos por medio de la siguiente actividad:

Caso N° 1 – EMPRESA PILOS S.A. UN ARCHIVO ORGANIZADO

Arnulfo es contratado como Archivista en la empresa Pilos S.A., quien debe admitir diferentes
contrariedades y problemas. La más relevante es la falta de un archivo organizado y grandes fondos
acumulados distribuidos en diversos lugares de la empresa. Para que él pueda realizar sus funciones
y desempeñarse de manera correcta, debe realizar la organización documental, aplicando los
criterios archivísticos para la organización de archivos de gestión e implementación el ciclo vital del
documento y las TRD para un correcto manejo de la información documental, permitiendo el fácil
acceso a la información.

El tiempo estimado en demostrar resultados es dos meses, pues la empresa será auditada y todos
los empleados esperan encontrar buenos resultados, ya que todos se han puesto la camiseta para
lograr mejorías frente a las diferentes problemáticas.

Según el caso anterior, resuelva los siguientes interrogantes:

1. ¿Cómo debe comenzar a organizar el archivo Arnulfo?

2. ¿Cuáles son las causas que originaron esta situación?

3. ¿Debe aplicar el ciclo vital del documento y como gestionarlo?

4. Arnulfo encuentra en los fondos acumulados documentos electrónicos de archivo. ¿Cómo debe
ser archivados esos documentos?

5. ¿Cómo debe aplicar las TRD para un fácil acceso a la información?

6. Desde el punto de vista archivístico ¿Cuál es la importancia del uso de las TRD?

7. Según su criterio ¿cuál es el gran reto de Arnulfo?

8. ¿Cree usted que la gestión documental es la base para el desempeño de la empresa?

Desarróllelos en una presentación en Power point (9 diapositivas) creativa, en esta podrá incluir
imágenes, animaciones, diseño, y lo que considere que puede hacer llamativo su trabajo.

Emplee la primera diapositiva para una portada, y cada pregunta en las ocho siguientes.

Usted deberá enviar la presentación solicitada en Power point, a través del espacio dispuesto para
ello en la plataforma Blackboard, denominado ENVÍO DE LA ACTIVIDAD 2 - PRESENTACIÓN

2. Participe en el Foro Temático 2, respondiendo de forma clara y argumentada la siguiente

pregunta:
a. ¿Cuál considera que es la importancia del ciclo vital del documento? Justifique su respuesta.
Nota:
Realice el aporte del foro a través del espacio actividades o el espacio Foros, dispuesto en la
plataforma Blackboard.