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PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE


Guia No.
IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

• Denominación del Programa de Formación: Tecnico Asistencia Administrativa


• Código del Programa de Formación: 134101
• Nombre del Proyecto: : EJECUCIÓN DE COMPETENCIAS ADMINISTRATIVAS A
NIVEL OPERATIVO PARA 9 PYMES DE IBAGUÉ Y MUNICIPIOS DEL TOLIMA
• Fase del Proyecto: Fase Análisis
• Actividad de Proyecto: Analizar las variables que influyen en el desarrollo de los
procesos a nivel interno y externo en la organización
• Competencia: Elaborar documentos de acuerdo con normas técnicas
• Resultados: 577017 - 01 Reconocer el documento de acuerdo con el asunto, la
norma técnica y tipo de texto
• Duración de la Guía : 30 Horas directas horas y horas indirectas 6 horas

2. PRESENTACIÓN

Estimados aprendices, es importante para las entidades públicas y privadas conocer y


cumplir la normatividad que rige la elaboración de documentos de una empresa, requieren
de una actitud positiva. Los resultados de tener un sistema de planificación de la
elaboración de los documentos son siempre positivos y duraderos y merecen ese esfuerzo
para tenerlo organizado y sus documentos localizados, teniendo en cuenta aspectos
generales, tipo, estilo y presentación, que faciliten seguir los protocolos organizacionales
establecidos por la empresa en la producción de documentos.

Controlar desde el inicio del ciclo de vida del documento requiere colaboración y
coordinación entre las oficinas productoras y el archivo de la organización. Esta labor se
desarrolle por un especialista en Asistencia Administrativa.

La comunicación escrita dentro de la organización requiere de un protocolo y normas que


nos permitan interaturar coherentemente entre personas. Dentro de las empresas existen
varios tipos de docuemnetos de uso cotidiano que requieren elaborarce bajo unos
estandares de calidad, para alcanzar una potima comunicaciondentro de las empresas.
INCONTEC, normaliza la elaboración y presentación de comunicación como apoyo para
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las instituciones, a través de la guía Tecnica Colombiana 185 ( GTC 185) ofreciendo en
ella un compendio de las normas técnicas utilizadas para elaborar cada uno de los
documentos organizacionales ( 3393: Elaboracion de cartas comerciales, 3234: Circulares,
3397 :Memorando, 3394: Actas administrativas, 3598: Elaboracion de informes
administrativos, 3369: Sobres comerciales; 3235: Mensaje Telegrafico, 4176: Certificados
y cosntacias) de esta forma nos permite mirar, observar de una froma clara y concisa la
definición de normas deredacción y presentación de cada uno de los elementos en la
elaboración de documentos.
En esta guía de aprendizaje en gtrabajo en equipo como parte importante el compromiso,
ustedes aprenderán las formas y manera de elaborar los documentos utilizados a nivel
empresarial.

El aprendiz estará en la capacidad de Aplicar procesos administrativo, la estructura


organizacional en el trámite de los documentos, teniendo en cuenta la normatividad y las
políticas de la institución.

2.1 FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Actividad 1: Actividad aplicación de Conociminetos

Aprendiz: ¡Es hora de aprender descubriendo!!!


Una vez explicados, profundizados y afianzados los conceptos de la presente guía por parte
del Instructor, el aprendiz debe realizar en su portafolio creado de evidencias una serie de
actividades por semana para que aporte a la construcción del conocimiento a través del
material de apoyo.

Actiivdad en plataforma Territorium - Actividad No. 1: Mapa conceptual

Realice la lectura autorregulada del material de La ley 594 de 2000 que regulan la función
archivística del Estado.
.

Esta evidencia debe ser presentada al instructor(a) en la plataforma Territorio

Ambiente Requerido: Ambiente de formación, mesas, sillas, computadores, conexión a


internet.

Materiales: Lápices, esferos, colores, marcadores, hojas reciclables, pliegos de papel,


entre otros.

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2.2. Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios
para el aprendizaje
Teniendo en cuenta el objetivo de la presente guía de aprendizaje, en la cual como Técnicos
en Asistencia Administrativa usted deberá desarrollar competencias orientadas a fortalecer
los procedimientos administrativos dentro de las MIPYMES, para lo cual se plantean
diferentes actividades que vayan orientadas al desarrollo de las mismas.

Actiivdad en plataforma Territorium - Actividad No. 2: Foro socializacion

Realice por medio de la observación en video donde nos hablas sobre las clases de
documentos y referencias, socialícelo con sus compañeros.

En esta actividad realice un cuadro comparativo de las diferencias encontradas en las


lecturas. para socializar en formación.

Ambiente Requerido: Ambiente de formación, mesas, sillas, computadores, conexión a


internet y establecimiento requerido de acuerdo a las características del evento.

Materiales: Lápices, esferos, colores, marcadores, hojas de examen, pliegos de papel,


entre otros.

3. Actividades de apropiación del conocimiento ( conceptualización y Teorizacion)

Los aprendices se organizan en parejas y se apropiaran de los temas que se relacionan a


continuación, con el fin de realizar una exposición y elaboración de ejemplos en plantillas
en woord de los mismos.

Material de apoyo: https://apliacionesmicrosoft.files.wordpress.com/2011/08/gtc185.pdf

1. Carta
2. Memorando
3. Circular
4. Correo electrónico
5. Acta
6. Informe
7. Certificado y constancia
8. Texto narrativo
9. Texto explicativo
10. Texto informativo

Ambiente Requerido: Ambiente de formación, mesas, sillas, computadores, conexión a


internet y establecimiento requerido de acuerdo a las características del evento.
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Materiales: Lápices, esferos, colores, marcadores, hojas de examen, pliegos de papel,
entre otros.
FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Tome como referencia las técnicas e instrumentos de evaluación citados en la guía de


Desarrollo Curricular

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos


de Evaluación
Atender clientes de acuerdo
con
procedimientos de servicio y
normativa

Evidencias de Reconocer el Observación sistemática:


Conocimiento : entorno de empresa y la valoración de actitudes.
Desarrollo de la guía de relación de actividades
administrativas, aplicadas al
aprendizaje.
trámite de los documentos Estudio de caso y
de oficina de acuerdo con la
normativa y política.
resolución de
problemas: cuestionario.
Prueba de conocimientos
Recibir los documentos
físicos y/o electrónicos de
acuerdo con la normativa y
políticas institucionales. Situaciones orales de
evaluación: socialización,
Evidencias de Reconoce los diferentes diálogo, debate.
Desempeño: Realiza un tipos de Herramientas
juego de roles donde Tecnologicas según las Ejercicios prácticos: talleres,
aplique las Refleciones sobre necesidades de la exposiciones virtuales y
la historieta. Luego, de forma organización.
individual responder en su socializaciones en el grupo.
Portafolio de evidencias.
para continuar con el Participa de manera Portafolio de evidencias,
desarrollo de esta guía, dar proactiva en la realización Manuel de funciones.
respuesta a las preguntas. del trabajo en equipo,
Elaborar el Manual de demostrando actitud y Proyectos: cuestionarios
funciones del Asistente liderazgos positivos GFPI-F-135 V01
Administrativo. durante el desarrollo de las
actividades.
Situaciones orales de
Evidencias de Producto: Referencia diversas evaluación: socialización,
Presentación del trabajo fuentes de información en diálogo, debate.
realizado de las actividades la realización de los
propuestas en la la trabajos.
formación etapa de análisis
, Elaborar el Manual de Presenta las evidencias de
procedimientos o funciones. manera oportuna y de Ejercicios prácticos: foros,
acuerdo con lo Collage, video,portafolio de
concertado. evidencias,Poster Digital y
Blogs.
Distingue el ambiente de
aprendizaje y la
metodología que se
utilizará en el proceso de
formación.

Establece los dominios y


debilidades con las que
llega al proceso de
formación según el
programa en el cual se
encuentra matriculado
reconociendo su perfil
como aprendiz del SENA.

3. GLOSARIO DE TÉRMINOS
• Administración: Disciplina cuyo objetivo es la coordinación eficaz y eficiente de los
recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad y
calidad. (Torcat, 2006)
• Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos,
o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está
al servicio de la gestión Administrativa, la información, la investigación y la cultura.
• Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y
aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
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• Archivo privado de interés público: Aquel que, por su valor para la historia, la
investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el
legislador.
• Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos
en su ciclo vital.
• Automatización: Aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de
almacenamiento y recuperación de la información documental y de los documentos
electrónicos de archivo.
• Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su producción o recepción en los archivos de gestión y archivos administrativos
y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo
permanente.
• Cultura organizacional. Conjunto de suposiciones, creencias, valores y normas que
comparten y aceptan los miembros de una organización. (Torcat, 2006)
• Delegar. El acto de asignar a un supervisado la autoridad y la responsabilidad formales
para realizar actividades específicas. (Torcat, 2006)
• Descripción del puesto. Documento que proporciona información respecto de las
actividades, deberes y responsabilidades de un puesto. (Torcat, 2006)
• Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una persona
o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal
o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de
conservación.
• Documento electrónico: Documento cuyo soporte material es algún tipo de
dispositivo
• electrónico y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código
digital que
• puede ser leído o reproducido mediante el auxilio de detectores de magnetización.
• Documento original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y
características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
• Eficacia. Capacidad para determinar los objetivos adecuados "hacer lo indicado".
(Torcat, 2006)
• Eficaz. Se refiere al logro de los objetivos en los tiempos establecidos. (Torcat, 2006)
• Eficiencia. Capacidad para reducir al mínimo los recursos usados para alcanzar los
objetivos de la organización. (Torcat, 2006)

4. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS

https://encolombia.com/economia/empresas/definicionyclasificaciondelaempresa/

https://definicion.de/empresa/

https://www.youtube.com/watch?v=Nzv4kw1pKOI

https://talentohumanocali.jimdofree.com/dise%C3%B1o-de-manuales-de-funciones/
GFPI-F-135 V01
https://www.youtube.com/watch?v=uiyLYSIHd2w
Ramírez, C. (2009). Fundamentos de Administración. Tercera Edición. Bogotá, Ecoe
Ediciones.
Acuerdo 048 del 2000
Acuerdo 049 del 2000
Acuerdo 050 del 2000
Ley 594 del 2000
Decreto 103 de 2015

Páginas recomendadas:
http://biblioteca.sena.edu.co/ dar clic en Bases de datos y puede acceder a: e-brary, Gale,
Galé Cengage Learning, Océano para Administración, Knovel, Océano universitas P&M,
Proquest.

Imagen 1. Caricatura Gestión documental Adaptado de internet. Obtenido de


https://www.storyboardthat.com/fr/storyboards/paolaardila/caricatura-gestion-documental

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Depe Fecha


ndencia

Autor Luz Myrian Rojas Instructora Comercio y 24 de enero 2022


(es) Lugo Servicios

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del


Cambio

Autor
(es)

GFPI-F-135 V01

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