1.

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

Denominación del Programa de Formación: Curso complementario “ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

GESTIÓN”
 Código del Programa de Formación: 13120457 V1
 Nombre del Proyecto: N/A
 Fase del Proyecto: N/A
 Actividad de Proyecto: N/A
 Competencia: Organizar documentos teniendo en cuenta legislación vigente.
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar:
o Disponer los expedientes y carpetas en el sitio y lugar asignado teniendo en cuenta las políticas de
la empresa y las normas legales vigentes.
o Clasificar los documentos de archivo teniendo en cuenta la legislación vigente, las normas técnicas
y las políticas organizacionales.
o Conformar los expedientes documentales teniendo en cuenta la legislación vigente las normas
técnicas y las políticas organizacionales.
o Ordenar los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad legal vigente, las normas
técnicas y las políticas organizacionales.
 Duración de la Guía: 60 Horas.

2. PRESENTACION

"Quien no sepa adaptarse a la transformación

digital quedará relegado y condenado a
desaparecer"
Manuel Cermerón

Estimado aprendiz,

La archivística hoy en día es considerada como una de las disciplinas más relevantes para la administración
de las empresas públicas y privadas ya que a través de su debida implementación obtienen beneficios en
pro de la eficiencia y la eficacia institucional, de igual manera es uno de los componentes fundamentales
de la democracia, ya que a través de una adecuada clasificación, descripción, administración y acceso a la
información el ciudadano puede ejercer activamente el derecho a la participación, de igual manera
permite que las entidades públicas y privadas den cumplimiento a la normativa legal.
De acuerdo con lo anterior es importante mencionar que la política archivística en Colombia establecida
por el A.G.N. (Archivo General de La Nación) como ente rector de la política archivística del país, la cual
debe ser adoptada y aplicada por todos y cada uno de los funcionarios, desde que se recibe o genera un GFPI-F-019 V03
documento hasta su eliminación o paso a conformar los archivos históricos, es decir en cada una de las
actividades administrativas debe dase tratamiento archivístico a toda la información independientemente
de su soporte.

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

3.1.1 Análisis de videos

En la presente actividad se presentarán dos videos “caída de las Torres Gemelas” y “Toma del Palacio de
Justicia de Colombia” como sucesos de ataques terroristas que impactaron la administración integral de la
información de las entidades.

https://www.youtube.com/watch?v=ZfiiIS0kRcU (Caída de las Torres Gemelas)

https://www.youtube.com/watch?v=Ks7CwkN88uU (Toma del palacio de justicia) Ver 4 primeros minutos.

Planteamiento de la situación problémica: De acuerdo con los videos propuesto por el instructor:

Responda las siguientes preguntas:

¿Qué paso con la información de las entidades que laboraban en las Torres gemelas y los archivos del
Palacio de Justicia?

Elabore un cuadro comparativo frente a las consecuencias de contar o no con programa de gestión
documental.

3.1.2 Análisis de imágenes

Día tras día, en los procesos administrativos el ser humano buscar ser más eficiente y aumentar su
productividad en los diferentes procesos organizacionales. Con la implementación de los programas de
gestión las organizaciones obtienen mayor facilidad a la hora de organización la información, pero sobre
todo de acceder a ella para mejorar los procesos de toma decisiones.

A continuación, se presentarán dos imágenes las cuales nos representan dos escenarios a la hora de hacer
uso de la información, una vez analizadas las imágenes, debemos resolver los interrogantes posteriores a
las imágenes:

GFPI-F-019 V03
 Imagen No.1 Imagen No.2

¿Cuáles es la impresión que le da cada una de las imágenes?

¿Cuál de las dos imágenes considera es más funcional para administrar los archivos?
¿Mencione las ventajas que considere usted se presentan con la implementación de un programa de
gestión documental?

De acuerdo con lo anterior, cada aprendiz debe elaborar en su cuaderno el respectivo análisis y respuestas
a los interrogantes de manera crítica, implementado las normas de redacción tipo ensayo, el cual será
presentado ante el grupo para su socialización en la sesión programa por el instructor.

3.2 Actividades de Contextualización:

3.2.1 Actividad Diagnóstica

Prueba interactiva

Estimado aprendiz es hora de la diversión, para el desarrollo de nuestro curso referente a la organización
de los archivos de gestión, es necesario relacionarnos con una serie de términos técnicos los cuales
pondremos a prueba a través de una actividad interactiva que encontraremos en el siguiente enlace:

https://es.educaplay.com/recursos-educativos/2966519-principios_archivisticos.html

Una vez terminada la actividad, se llevará a cabo una socialización para establecer la retroalimentación de
la actividad y las respectivas aclaraciones.

Se llevará a cabo una presentación magistral por parte del instructor: A partir de lecturas previas realizadas
por el aprendiz, el instructor hará la presentación de los sustentos teóricos de la competencia Organización
de Archivos de Gestión y como punto de partida de los Resultados de aprendizaje propuestos en esta guía de
aprendizaje.

GFPI-F-019 V03
Para dar inicio a nuestra contextualización de la competencia “Organizar documentos teniendo en cuenta
legislación vigente.”, podemos partir de la pregunta ¿para qué se archivan los documentos? De primera
instancia podríamos decir que lo hacemos buscando una la forma correcta de almacenar, buscar y hacer
uso de la información producto de nuestras funciones.

En esta guía de aprendizaje usted encontrará descrita cada una de las actividades que conforman un
programa de gestión documental, bajo el concepto de archivo total, el cual se debe desarrollar teniendo
en cuenta el orden de cada uno de los resultados, y el material adicional dispuesto para la realización de
esta guía.

Durante el desarrollo de la guía, usted contará con la orientación necesaria para alcanzar los resultado de
Aprendizaje correspondiente.

Recuerde que para el desarrollo de las diferentes actividades planteadas para esta guía, resulta
indispensable recordar el uso de fuentes bibliográficas y webgrafías, en caso de que sea necesario.
Evite usar contenidos, sin la correspondiente referencia y cita. Igualmente, recuerde la puntualidad y
compromiso en el momento de adjuntar las actividades en el LMS entrega de actividades para un
adecuado proceso y culminación del programa de formación.

3.3 Actividades de Apropiación:

3.3.1 Realizar un taller investigativo referente a los componentes fundamentales en el proceso de la

gestión documental aplicado a las unidades administrativas, de acuerdo con las normas técnicas y
legislación vigente. Ver Instructivo No.1

3.3.1 Realizar Taller teórico referente a los procesos para la administración integral de las comunicaciones
oficiales de según el acuerdo 060 de 2001. Ver Instructivo No.2

3.4 Actividades de Transferencia:

3.4.1 Aplicar los conceptos fundamentales de gestión documental en la conformación de expedientes,

verificando los procedimientos para la organización de los archivos de acuerdo a la normativa y políticas
empresariales. Ver Instructivo No.3

Ambiente Requerido:
virtual
Equipos:
Computador
Conectividad y acceso a Internet

Materiales:
1 - Televisor con conexión HDMI
2 - Marcador Borrable
1 - Instructor (Especialista en Gestión documental)

GFPI-F-019 V03
4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios Técnicas e Instrumentos de

Evaluación
de Evaluación

Evidencia de producto: Ordena los documentos de Técnica

acuerdo con los principios Elaboración de Producto
Realizar un taller investigativo Instrumento
archivísticos normas legales
referente a los componentes (Lista de Chequeo)
fundamentales en el proceso de vigentes, tablas de valoración y
la gestión documental retención de documentos, las
normas técnicas y políticas
Inicialmente, usted deberá organizacionales.
consultar y analizar el material
de apoyo propuesto por el Clasifica los documentos de la
instructor. organización en series y
subseries documentales de
Realizar Taller teórico referente acuerdo con la tabla de
retención documental o el Técnica
a los procesos para la
Elaboración de Producto
administración integral de las cuadro de clasificación
Instrumento
comunicaciones oficiales documental. (Lista de Chequeo)
Inicialmente, usted deberá Elabora los expedientes de los
consultar y analizar el material
documentos de archivo
de apoyo propuesto por el
instructor. teniendo en cuenta la
metodología adoptada por la
organización, la normatividad
Aplicar los conceptos legal vigente y normas técnicas.
fundamentales de gestión Técnica
documental en la conformación Sitúa los expedientes y carpetas Elaboración de Producto
de expedientes. en el ambiente y lugar asignado Instrumento
(Lista de Chequeo)
Inicialmente, usted deberá teniendo en cuenta las políticas
consultar y analizar el material de la empresa y las normas
de apoyo propuesto por el legales vigentes.
instructor.

GFPI-F-019 V03
5. GLOSARIO DE TERMINOS

• Clases de documentos: Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que
componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo a la estructura
orgánico- funcional de la entidad.
Comunicaciones oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones
asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
• Consecutivo de Documentos Producidos y Despachados: va en orden, de acuerdo al momento en que
se produce inmediatamente después o está situado a continuación.
• Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título
personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.
• Despacho de documentos: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o
privada en razón de sus actividades o funciones.
• Distribución: actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
• Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o
privada en razón de sus actividades o funciones.
• Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y
comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida
por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y
procesos archivísticos
• Unidad de Correspondencia: son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las
entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las
instituciones
• Estructura orgánico-funcional de la empresa: es el esquema de jerarquización y división de las
funciones componentes de ella. Jerarquizar, es establecer líneas de autoridad (de arriba hacia abajo) a
través de los diversos niveles y delimitar la responsabilidad de cada empleado ante solo un superviso
inmediato. Esto permite ubicar las unidades administrativas en relación con las que son subordinadas en el
proceso de la autoridad.
• Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta
su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
• Manual de Gestión Documental: conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para
el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad.
• Mensajería: Servicio de reparto de cartas y paquetes urgentes, generalmente dentro de una misma
ciudad.
• Puesto de trabajo: espacio físico donde se realiza una actividad laboral. Sin embargo, en algunos oficios
no hay un lugar concreto donde se efectúan las tareas laborales (pensemos en un policía, un conductor o
un pastor). En consecuencia, el concepto de puesto de trabajo también se refiere a la actividad en sí
misma.

GFPI-F-019 V03
• Radicación: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las
comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el
propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos
términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.
• Recibo de documentos: conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe
realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.
• Recordatorio o servicio de alerta de correspondencia: consiste en el recordatorio de comunicaciones
recibidas para dar respuesta oportuna a las solicitudes y velar por el cumplimiento del derecho de turno.
• Registro: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o
automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos
tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s)
Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite,
Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.
• Servicios de consulta: acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la
información que contiene.
• Soportes documentales: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales
empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos,
informáticos, orales y sonoros.
• Trámite de documentos: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento
de su función administrativa
• Unidad de correspondencia: oficina o departamento donde se reciben, clasifican, radican, registran y
entregan los documentos y comunicaciones internas y externas, tanto para los jefes y funcionarios de las
diferentes dependencias.

GFPI-F-019 V03
6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

ALBERCH FUGUERAS, Ramón. Los archivos, entre la memoria histórica y la sociedad del
conocimiento: Universitat Oberta de Catalunya, España: 2003 221p.
http://www.digitaliapublishing.com.bdigital.sena.edu.co/a/20403/los-archivos--entre-la-
memoria-historica-y-la-sociedad-del-conocimiento

COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Memorias: Gestión de la Correspondencia. Bogotá:

Archivo General de La Nación (Colombia), 2002. 177 p.
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Manual de Archivística primera fase: guía para la
implementación de un programa de gestión documental. Colombia: Imprenta Nacional de
Colombia, 2006.186 p.
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Organización de documentos de archivo. Bogotá:
Archivo General de La Nación (Colombia), 2006. 29 p.
JAIMES SÁNCHEZ, Luis Ernesto; García, María Clemencia. Pautas para diagnóstico integral de
archivos. Bogotá: Archivo General de La Nación (Colombia), 2003. 86 p.

PAEZ VILLAMIZAR, Fabio enrique. Guía para la conservación preventiva en archivos. Santafé de
Bogotá: Archivo general de La Nación de Colombia, 1997. 68 p.
SENA. Instructivo de uso del estilo APA 6ª edición

http://biblioteca.sena.edu.co/images/PDF/InstructivoAPA.pdf

Videos

https://www.youtube.com/watch?v=ZfiiIS0kRcU (Caída de las Torres Gemelas)

https://www.youtube.com/watch?v=Ks7CwkN88uU (Toma del palacio de justicia) Ver 4 primeros minutos.

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) JOSE ABELARDO MUÑOZ T. Instructor Comercio y Servicios Julio 16 de 2020

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)
GFPI-F-019 V03
GFPI-F-019 V03