GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE

Denominación del Programa de Formación: TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

Código del Programa de Formación:
Nombre del Proyecto
Fase del Proyecto
Actividad de Proyecto
Competencia:
Resultados de Aprendizaje Alcanzar:
122121
SIMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES
ADMINISTRATIVAS PARA FORTALECER LOS
PROCEDIMIENTOS EN LAS PYMES DE LA
LOCALIDAD.
ANÁLISIS
DIAGNOSTICAR LA SITUACIÓN ACTUAL DE LAS
PYMES DE LA LOCALIDAD.
 Producir los documentos que se origen de las
funciones administrativas, siguiendo la norma
técnica y la legislación vigente.
 Organizar la documentación teniendo en cuenta
las normas legales y de la organización.
 Procesar la información de acuerdo con las
necesidades de la organización.
 Identificar las funciones, procedimientos,
ubicación orgánico-funcional y dependencias
asociadas a la unidad administrativa, dentro de
la organización y su entorno.
 Recibir los documentos de acuerdo con las
políticas organizacionales y la legislación vigente
 Despachar los documentos generados en la
unidad administrativa, teniendo en cuenta las
normas gramaticales y de sintaxis, las normas
técnicas colombianas para la elaboración y
presentación de los documentos, las normas
internas y la legislación vigente.
 Identificar las necesidades de información de la
unidad administrativa, aplicando la metodología
y normas vigentes de la organización

Duración de la Guía: 160 horas

GFPI-F-019 V3
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2. PRESENTACIÓN

Apreciado aprendiz,

Bienvenido(a) al programa de formación "Asistencia Administrativa”.

Las temáticas que aportan saberes para el desarrollo de las actividades propuestas en esta guía de
aprendizaje, son las necesarias para que el aprendiz conozca los fundamentos administrativos que
caracterizan el programa de formación en Asistencia Administrativa, los elementos de formación
profesional, sociales, tecnológicos y culturales, metodologías de aprendizaje innovadoras, acceso
a tecnologías de última generación, estructurado sobre métodos más que contenidos, lo que
potencia la formación de ciudadanos librepensadores, con capacidad crítica, solidarios y
emprendedores, que lo acreditan y lo hacen pertinente y coherente con su misión, innovando
permanentemente de acuerdo con las tendencias y cambios tecnológicos y las necesidades del
sector empresarial y de los trabajadores, impactando positivamente la productividad, la
competitividad, la equidad y el desarrollo del país.

3- FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

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3.1 Actividad de reflexión inicial

- Observemos el video con la letra de la canción Gracias a la vida de la compositora y cantante
Mercedes Sosa.

- A nivel individual analiza y socializa al grupo la reflexión que le deja la letra de esta canción.

AMBIENTES Y MATERIALES (Audiovisuales o aula con tv).

3.2. ASUMIR LA RESPONSABILIDAD EN LA EMPRESA TENIENDO EN CUENTA LA ÉTICA

PROFESIONAL

En parejas ver el siguiente video “Ética Empresarial”.

Link https://www.youtube.com/watch?v=vKmgJ6_WOkU

a) Realice una mesa redonda y socialice respecto al video, las siguientes preguntas:
o ¿Usted como asistente administrativo para explica lo que sucede en el video
sobre la ética empresarial?
o ¿Cómo se organizaron los empleados en el video para resolver el problema?
o Identifica el rol que asumen las personas del video.

La Evidencia (Mesa redonda) la deben subir a la plataforma e incluirla en el portafolio del

aprendiz de forma individual.

Ambientes requeridos: aulas de clase y ambientes de sistemas e informática.

Materiales: papel bond, lapiceros

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3.3. DIFERENCIAR LOS TIPOS DE NEGOCIO VS. EMPRESA DE ACUERDO A LINEAMIENTOS

ESTABLECIDOS.

Ver el siguiente video. Link https://youtu.be/M0KcSSAwG34

a) De acuerdo al video en parejas, diseña un cuadro comparativo, para diferenciar

el negocio de una empresa.
b) Redacte un ejemplo donde se plantee cómo un negocio lograría convertirlo en
empresa.
c) Posteriormente con la ayuda de su instructor desarrolle una mesa redonda para
discutir, aclarar o dar su punto de vista sobre el tema tratado.

La Evidencia (Informe digital) la deben subir a la plataforma e incluirla en el portafolio del

aprendiz de forma individual.

Ambientes requeridos: salas dotadas con herramientas TICS y conectividad.

Materiales: equipos de cómputo, conectividad

3.4 REFLEXIONAR SOBRE LA IMPORTANCIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO SEGÚN

LINEAMIENTOS EMPRESARIALES.

1. Observe el video
https://www.youtube.com/watch?v=8l4WdDJ7bV0

2. En equipos de cinco aprendices, escriba una reflexión

sobre la importancia del proceso administrativo en la empresa
utilizando la técnica lluvia de ideas.

3. Exponga la reflexión al curso con la orientación del instructor, participando con las ideas
más importantes del tema.

La Evidencia (Exposición) la deben subir a la plataforma e incluirla en el portafolio del aprendiz

de forma individual.

Ambiente Requerido: Aula de clases y ambiente de sistemas e informática.

Materiales: Equipos de cómputo, conectividad.

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3.5. IDENTIFICAR LA NORMATIVIDAD DOCUMENTAL VIGENTE PARA EL RECIBO Y DESPACHO

DE LOS DOCUMENTOS DE ACUERDO A LOS PARÁMETROS DEL ARCHIVO GENERAL DE LA
NACIÓN
.

1. En grupos de cinco aprendices, descargue el Acuerdo 060 del 30 de

octubre de 2001 “POR EL CUAL SE ESTABLECEN PAUTAS PARA LA
ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS
ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES
PÚBLICAS”.

Link:
http://repositorio.archivogeneral.gov.co/repositorio/search?query=acuerdo+060+de+200
1&query_type=keyword&record_types%5B%5D=Item&record_types%5B%5D=File&submi
t_search=Buscar

La Evidencia (Exposición) la deben subir a la plataforma e incluirla en el portafolio del aprendiz

de forma individual.

Ambiente Requerido: Aula de clases y ambiente de sistemas e informática.

Materiales: Equipos de cómputo, conectividad.

3.6. REALIZAR LA MATRIZ DOFA, SEGÚN LOS PARÁMETROS ESTABLECIDOS EN EL MATERIAL

ADJUNTO.

1. En equipo de cinco aprendices, analice el material relacionado

sobre la construcción de una matriz DOFA, que está ubicado en el
material de apoyo. Con esta información elabore un mapa
conceptual, utilizando la herramienta ofimática que más se ajuste
a su diseño.

La Evidencia (Mapa Conceptual de la Matriz DOFA) la deben incluir al portafolio del aprendiz de
forma individual.

Ambiente Requerido: Aula de clases y ambiente de sistemas e informática.

Materiales: Equipos de cómputo, conectividad.

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3.7. VISITAR LAS PYMES DE LA LOCALIDAD DE ACUERDO A LAS INDICACIONES IMPARTIDAS EN

FORMACIÓN

Después de revisar el material de apoyo sobre el

diagnostico organizacional, en equipos de cinco aprendices,
visitar una pyme de la localidad y realizar un informe digital
aplicando la GTC 185 y teniendo en cuenta los siguientes
aspectos:

 Historia de la Empresa
 Descripción de la Empresa
 Descripción de la Actividad Económica de la Empresa
 Misión.
 Visión.
 Objetivos.
 Valores.
 Organigrama
 Instrumento de Recolección de Datos.
 Lista de chequeo de la entrevista.
 Lista de las debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades identificadas.
 Desarrollo de la matriz DOFA
 Conclusiones

La Evidencia (Informe digital) la deben subir a la plataforma e incluirla en el portafolio del

aprendiz de forma individual.

Ambientes requeridos: salas dotadas con herramientas TICS y conectividad.

Materiales: equipo de cómputo, conectividad

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4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Tome como referencia las técnicas e instrumentos de evaluación citados en la guía de Desarrollo
Curricular

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación
Evidencias de Desempeño:  Ejecuta procedimientos y  Técnica:
funciones acorde con lo Valoración de la observación
 Resultado de la establecido en los manuales directa.
observación de la mesa y el direccionamiento
redonda sobre el video estratégico de la  Instrumento de
“asumiendo la organización. evaluación: lista de
responsabilidad”. chequeo.
 Ejecuta procedimientos y
funciones acorde con lo
 Resultado de la establecido en los manuales
observación de la y el direccionamiento
exposición sobre la estratégico de la
importancia del proceso organización.
administrativo.
 Aplica el procedimiento
para la radicación de los
documentos por despachar,
utilizando la tecnología
 Resultado de la disponible.
observación de la obra de  Opera los equipos y
teatro sobre el proceso de aplicativos para el recibo y
trámite y gestión despacho de documentos
documental. internos y externos, de
acuerdo con el manual de
operación.

 Recepciona los documentos

aplicando los
procedimientos y la
normatividad vigente.

 Ingresa los documentos
aplicando el manual de
gestión documental, las
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 Resultado de la normas de gestión de la

observación de la calidad y la legislación
exposición sobre la
normatividad para el
recibo y despacho de los
documentos

Evidencias de Producto:
 Establece las prioridades de  Técnica: Valoración del
 Resultado de la valoración ejecución de actividades y producto
del informe digital sobre el los recursos d acurdo con las  Instrumento de
video diferenciando el políticas de la organización. evaluación: lista de
negocio de la empresa. chequeo
 Aplica el proceso de
planeación estratégica,
 Resultado de la valoración orientado a la Unidad
del trabajo escrito sobre Administrativa, en las
la reflexión del caso lesión estrategias FA/DO para el
del jugador colombiano desarrollo de los programas
Falcao García. de mejoramiento.

 Resultado de la valoración  Ejecuta procedimientos y

del mapa conceptual funciones acorde con lo
sobre la matriz DOFA. establecido en los manuales
y el direccionamiento
 Resultado de la valoración estratégico de la
del taller del yo - sobre el organización.
autodiagnóstico.

 Resultado de la valoración
del informe digital sobre la
visita a una pyme de la
localidad.

 Resultado de la valoración
del trabajo escrito sobre el
diagnóstico de la pyme.
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2. GLOSARIO DE TÉRMINOS

 ENTE ECONÓMICO: Es la empresa, esto es la actividad económica organizada como unidad.

 PUESTO DE TRABAJO: Es una unidad de trabajo de la organización que tiene sus tareas, roles o
funciones, así como sus deberes y responsabilidades. Es un espacio laboral dentro de la
organización. También se le llama cargo, concebido como la responsabilidad de una persona
dentro de la organización donde ejecuta su trabajo.

 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS: sistema que permite desarrollar las

potencialidades de los trabajadores para que así puedan obtener la máxima satisfacción en su
trabajo, dar lo mejor de sus esfuerzos a la organización, y alcanzar los fines de la administración
en la forma más eficiente y eficaz.

 ADMINISTRAR: realización actos mediante los cuales se orienta el aprovechamiento de los

recursos materiales, humanos, financieros y técnicos de una organización, hacia el
cumplimiento de los objetivos institucionales.

 CARGO: conjunto de actividades u operaciones específicas y representativas, relacionadas con

un mismo campo de acción, cuyo ejercicio conlleva responsabilidades y poseer capacidades, ya
sea profesionales, técnicas o las propias de un oficio.

 PLANIFICACIÓN ADMINISTRATIVA: proceso racional de previsión, estructuración, diseño y

asignación óptima de recursos de las organizaciones, para alcanzar resultados en un tiempo y
espacio dados.

 POLÍTICAS: conceptos o afirmaciones de carácter general que guían el pensamiento en la toma

de decisiones. Su esencia es la discreción, dentro de ciertos límites, en la toma de decisiones.

 RELACIONES DE TRABAJO: relaciones que se efectúan entre trabajadores; entre estos y sus
superiores jerárquicos y el público. Son necesarias para el cumplimiento de los objetivos de la
organización.

6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS

 http://www.latercera.com/noticia/deportes/2014/01/656-562188-9-se-confirma-diagnostico-
falcao-sufre-grave-lesion-al-ligamento-cruzado-y-se.shtml
 https://www.youtube.com/watch?v=zfCn7hkINWE&t=11s
 https://youtu.be/M0KcSSAwG34
 https://www.youtube.com/watch?v=8l4WdDJ7bV0
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 http://repositorio.archivogeneral.gov.co/repositorio/search?query=acuerdo+060+de+2001&q
uery_type=keyword&record_types%5B%5D=Item&record_types%5B%5D=File&submit_searc
h=Buscar
 https://www.youtube.com/watch?v=-tJa4ltdXEc

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Carlos Arturo Henao Instructor Articulación con la
Natalie E. Trejo Instructor Educación Media 28 febrero 2017
CBI Palmira

8. CONTROL DE CAMBIOS

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del

Cambio
Autor (es) Natalie E. Trejo Instructor Articulación Ajustes a la
con la 8 de guía
Educación mayo de
Media 2018
CBI Palmira

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del

Cambio
Autor (es) Alba Pilar Guevara Instructor Articulación Ajustes
Salazar. Apoyo con la 2 de actividades.
Pedagógico. Educación mayo de
Carlos Arturo Henao Media 2019.
CBI Palmira