5’s

DEFINICION:
Las 5S provienen de la letra de inicio de las 5 siguientes palabras japonesas Seiri, Seiton, Seiso,
Seiketsu y Shitsuke y hacen referencia a las 5 fases que constituyen el método. La metodología 5S
es más que una herramienta de gestión: se trata de una filosofía. Su aplicación consiste en
comprometer colaboradores y ayudarles a desarrollar habilidades, como disciplina y organización,
que garantizarán mucha más calidad y seguridad en el trabajo, además de mejorar el clima
organizacional.

CARACTERISTICAS:
Sencillez y efectividad son las dos características emblemas de este método que tantos adeptos se
ha ganado alrededor del mundo.

El método se basa en la aplicación de 5 principios, representados por las palabras japonesas Seiri
(o «sentido de utilización»), Seiton («sentido de organización»), Seiso («sentido de limpieza»),
Seiketsu («sentido de normalización»), y Shitsuke («sentido de disciplina»).

Cada uno de estos términos revela un precepto a ser aplicado en el día a día de la compañía,
entonces hay que entender lo que, exactamente, significan:

Seiri

Comencemos por el Seiri (sentido de utilización). Este primer S se refiere al uso más eficiente de
recursos y materiales. En las empresas, esto requiere una reflexión sobre lo que realmente es
necesario.

Con esta evaluación, es posible hacer un levantamiento de todos los documentos, equipos,
herramientas y stock de la empresa, separando y descartando aquello que ya no sirve más y
puede, eventualmente, quedarse entubando el espacio.

Esto sirve para optimizar determinados ambientes físicos, evitar el desperdicio, reducir costos y
facilitar la limpieza o el mantenimiento de estos materiales.

Seiton

Con el Seiton (sentido de organización), llega la hora de colocar todo en su debido lugar. Piense
bien en cómo no es nada raro ver por ahí mesas desorganizadas, salas que parecen haber sido
reviradas por un huracán y existencias donde nadie encuentra nada, ¿no es así?

La organización es crucial para el éxito de cualquier trabajo, por lo que en ese momento, una
detallada clasificación de los objetos es muy útil. En la práctica, el segundo «S» facilita la
localización de cualquier objetivo, archivo o material en la compañía y trae un enorme ahorro de
tiempo.
Seiso

Entonces saltamos al Seiso. En el tercer S, se crea la conciencia de que la limpieza es

responsabilidad de todos – y no sólo del encargado de la limpieza. Así, cada colaborador es
responsable de mantener la higiene de sus ítems de trabajo, velando también por la buena
utilización y el mantenimiento de los espacios comunes.

Este S también se refiere a la apariencia personal, afirmando que la persona debe presentarse
adecuadamente. La posibilidad de accidentes es reducida, los equipos se vuelven más conservados
y las relaciones interpersonales acaban mejorando.

Seiketsu

Usted debe haber percibido que los 3 primeros principios tienen el propósito de promover una
verdadera limpieza en la empresa, cambiando la percepción de la organización junto a sus diversos
públicos, tanto externos como internos.

Llegamos, entonces, al Seiketsu, que nos trae el concepto de normalización, de hacer cotidiano y
sistematizar los nuevos valores y patrones impuestos por Seiri, Seiton y Seiso. Es aquí donde
ocurre el establecimiento de rutinas y normas que mantendrán el nuevo modelo.

Con ese sentido, es posible dejar a mano todo lo que es de uso diario y en lugares más reservados
lo que sólo es pedido en determinados momentos; crear un sentido de vigilancia de todos los
colaboradores con la limpieza; fijar patrones que mantengan la organización – como el uso de
etiquetas, paneles de control y estanterías, por ejemplo – y así sucesivamente.

Shitsuke

La idea del sentido de disciplina es hacer del cumplimiento de las etapas anteriores un nuevo
hábito – o mejor: un estilo de vida. Permite un monitoreo eficaz de los 5 sentidos, trayendo
impactos positivos para la gestión, seguridad en el trabajo y calidad.

Para ello, las empresas no pueden simplemente exigir cambios de los empleados. También es
importante invertir en capacitación continua y estimular los nuevos valores, para que ellos pasen a
formar parte de la cultura organizacional.

Otra actitud fundamental, en ese momento, es establecer evaluaciones periódicas, para

monitorear constantemente si la metodología 5S continúa siendo aplicada y qué puntos deben ser
perfeccionados a lo largo del tiempo.

APLICACIÓN E IMPLEMENTACIÓN

La implementación de las 5S en la empresa debe comenzar de manera controlada y acotada,

no tiene sentido empezar con un proyecto que abarque a toda la empresa, si no que es mucho
más factible empezar con una zona pequeña o acotada e ir experimentado y adquiriendo el
conocimiento sobre esta, para posteriormente adaptar al resto de la empresa.
De esta manera, será más fácil comenzar el proyecto con un éxito, se dotará a la metodología de
cierta fama de éxito, y nos dará una primera idea de los problemas que nos encontraremos
posteriormente.

Es importante acotar y cuantificar la zona de actuación, buscando unos objetivos claros, y

pudiendo realizar mediciones de lo conseguido.

Para poder medir el avance de consecución del proyecto es buena idea realizar auditorías 5S.
Estableciéndose una sistemática y un cuestionario parecidos a los necesarios para las auditorias de
calidad. De esta manera siempre se evaluarán los mismos aspectos, no se dejarán temas por tratar
y los resultados se pueden comparar en el tiempo o entre distintas zonas.

Para ello lo recomendable es :

 Crear una comisión de control

Seleccione algunos empleados para la comisión de implantación de la metodología 5S, ofreciendo

capacitación y mostrando a ellos la importancia del nuevo sistema para la conducción de los
negocios. Estos colaboradores serán responsables por el control de calidad y por auxiliar al resto
del equipo en la mejora continua de las estrategias utilizadas en cada uno de los 5S.

Antes de elegir a estos profesionales, tenga en cuenta que ellos serán los multiplicadores de sus
ideas y, por eso, también necesitan creer en ellas y tener disposición para ponerlas en práctica.

 Evaluar, junto con la comisión, los puntos críticos de la empresa

La primera tarea de la comisión debe ser enumerar los principales problemas de la compañía,
siempre con base en los preceptos de la metodología 5S. Hagan un análisis crítico del día a día del
negocio y descubra qué puntos necesitan más atención. Esta asociación es importante, ya que no
siempre el gestor, solo, tiene una visión amplia de los problemas del equipo y de los puntos a ser
mejorados.

Muchas veces, por ejemplo, la falta de organización no es causada por los colaboradores, sino por
la falta de equipamientos adecuados o por el exceso de objetos en el espacio de trabajo. Este
problema puede resolverse fácilmente con Seiri, el sentido de uso.

 Comience a implementar los sentidos

En esa fase, finalmente, los sentidos son efectivamente implantados, uno a uno, en el orden en
que fueron presentados. Se percibe que, naturalmente, un sentido lleva al prójimo, siguiendo un
guion cohesivo que consiste en evaluar y organizar lo que es útil, limpiar y eliminar los excesos,
normalizar la práctica y disciplinarse.

Todos los empleados deben estar involucrados, no sólo la comisión de implantación. El secreto es
tener siempre en mente que los 5S forman una filosofía, y no una simple herramienta de gestión.
Entonces, aproveche el momento y revolucione la cultura de la empresa!

 Adopte sistemas de evaluación

Después de la implantación de todos los “sentidos”, es importante prever evaluaciones periódicas

para acompañar si cada uno de los 5S continúa siendo aplicado.
Establezca un mecanismo de monitoreo que permita que el empleado reflexione sobre sus hábitos
y se autodisciplina para mantener la nueva cultura y el nuevo patrón siempre presentes en el día a
día, sin que usted necesita actuar como un «fiscal».

La metodología 5S, si se comprende por toda la organización, puede ser una oportunidad de
adoptar un estilo de trabajo (y de vida) mucho más productivo y organizado. Y la implementación
de estos comportamientos puede ayudar a su empresa a avanzar varios pasos hacia la calidad
total.