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Imagínese un asesor del medio musical en su oficina, con discos y pilas de papel tapando su escritorio y causando una
desorganización generalizada. En medio de ese caos, recibe la conexión de un contratista potencial, anota los detalles del contacto
en un pedazo de papel y aguarda la llegada de su asesor.
¿Alguna duda de que el papel se perderá en ese contexto? ¡Pues es, dicho y hecho! Cuando más precisa, el asesor, desesperado,
busca la anotación con los datos y no encontrándola, observa un ventajoso negocio ir por agua abajo.
Una técnica oriunda de Japón, sin embargo, puede cambiar escenarios caóticos como ese de manera simple y hacer el ambiente de
trabajo de cualquier empresa más organizada y productiva. La metodología 5S se basa en «cinco sentidos»: de uso, de
organizacion, de limpieza, de normalización y de disciplina.
A continuación, explicaremos mejor cómo funciona este método y cómo se puede implementar en una compañía. Compruebe!
Demos ese ejemplo en la introducción ya para desmontar uno de los primeros mitos relacionados con el 5S, que afirma que esa es
una metodología a ser aplicada sólo en industrias, en el piso de fábrica.
De hecho, el origen del método es incluso industrial. Pero hoy, su dinámica salió de ese medio y pasó a ser implantada en
empresas de todos los segmentos y portes, en distintos ambientes de trabajo e incluso en la vida personal de los colaboradores.
Así como el momento actual de varios países, la metodología 5S también nació en un escenario de crisis económica. Esto ocurrió
a principios de los años 50, luego del final de la Segunda Guerra Mundial.
En ese momento, el devastado Japón necesitaba reestructurar su economía rápidamente y traer competitividad a sus productos,
que comenzaban a entrar en el mercado internacional.
Su objetivo era asegurar la calidad de los procesos y transformar el país en una potencia económica. ¡Y funcionó! Gracias a esto,
hoy el método se adopta en organizaciones de todo el mundo, como un modelo de gestión de la calidad.
En la práctica, la metodología 5S es más que una herramienta de gestión: se trata de una filosofía. Su aplicación consiste en
comprometer colaboradores y ayudarles a desarrollar habilidades, como disciplina y organización, que garantizarán mucha más
calidad y seguridad en el trabajo, además de mejorar el clima organizacional.
¿Qué significa cada S? El método se basa en la aplicación de 5 principios, representados por las palabras japonesas Seiri (o
«sentido de utilización»), Seiton («sentido de organización»), Seiso («sentido de limpieza»), Seiketsu («sentido de
normalización»), y Shitsuke («sentido de disciplina»).
Cada uno de estos términos revela un precepto a ser aplicado en el día a día de la compañía, entonces hay que entender lo que,
exactamente, significan:
Seiri
Comencemos por el Seiri (sentido de utilización). Este primer S se refiere al uso más eficiente de recursos y materiales. En las
empresas, esto requiere una reflexión sobre lo que realmente es necesario.
Con esta evaluación, es posible hacer un levantamiento de todos los documentos, equipos, herramientas y stock de la empresa,
separando y descartando aquello que ya no sirve más y puede, eventualmente, quedarse entubando el espacio.
Esto sirve para optimizar determinados ambientes físicos, evitar el desperdicio, reducir costos y facilitar la limpieza o el
mantenimiento de estos materiales.
Seiton
Con el Seiton (sentido de organización), llega la hora de colocar todo en su debido lugar. Piense bien en cómo no es nada raro ver
por ahí mesas desorganizadas, salas que parecen haber sido reviradas por un huracán y existencias donde nadie encuentra nada,
¿no es así?
La organización es crucial para el éxito de cualquier trabajo, por lo que en ese momento, una detallada clasificación de los objetos
es muy útil. En la práctica, el segundo «S» facilita la localización de cualquier objetivo, archivo o material en la compañía y trae
un enorme ahorro de tiempo.
Seiso
Entonces saltamos al Seiso. En el tercer S, se crea la conciencia de que la limpieza es responsabilidad de todos – y no sólo del
encargado de la limpieza. Así, cada colaborador es responsable de mantener la higiene de sus ítems de trabajo, velando también
por la buena utilización y el mantenimiento de los espacios comunes.
Este S también se refiere a la apariencia personal, afirmando que la persona debe presentarse adecuadamente. La posibilidad de
accidentes es reducida, los equipos se vuelven más conservados y las relaciones interpersonales acaban mejorando.
Seiketsu
Usted debe haber percibido que los 3 primeros principios tienen el propósito de promover una verdadera limpieza en la empresa,
cambiando la percepción de la organización junto a sus diversos públicos, tanto externos como internos.
Llegamos, entonces, al Seiketsu, que nos trae el concepto de normalización, de hacer cotidiano y sistematizar los nuevos valores y
patrones impuestos por Seiri, Seiton y Seiso. Es aquí donde ocurre el establecimiento de rutinas y normas que mantendrán el
nuevo modelo.
Con ese sentido, es posible dejar a mano todo lo que es de uso diario y en lugares más reservados lo que sólo es pedido en
determinados momentos; crear un sentido de vigilancia de todos los colaboradores con la limpieza; fijar patrones que mantengan
la organización – como el uso de etiquetas, paneles de control y estanterías, por ejemplo – y así sucesivamente.
Shitsuke
La idea del sentido de disciplina es hacer del cumplimiento de las etapas anteriores un nuevo hábito – o mejor: un estilo de vida.
Permite un monitoreo eficaz de los 5 sentidos, trayendo impactos positivos para la gestión, seguridad en el trabajo y calidad.
Para ello, las empresas no pueden simplemente exigir cambios de los empleados. También es importante invertir en capacitación
continua y estimular los nuevos valores, para que ellos pasen a formar parte de la cultura organizacional.
Otra actitud fundamental, en ese momento, es establecer evaluaciones periódicas, para monitorear constantemente si la
metodología 5S continúa siendo aplicada y qué puntos deben ser perfeccionados a lo largo del tiempo.
Ahora que ya entiende cómo funciona la metodología 5S, debe preguntarse qué ventajas puede traer a su compañía.
La aplicación de este método, por su propia naturaleza, permite que los procesos se vuelvan más organizados y sistematizados con
el paso del tiempo, facilitando las operaciones, reduciendo pérdidas de material y optimizando el tiempo empleado en las tareas.
Y por supuesto, la mayor organización y el mejor aprovechamiento del tiempo tienen un impacto positivo sobre la productividad
del equipo, con la seguridad en el lugar de trabajo, así como mayores posibilidades de que los procesos se adecuen mejor a los
estándares de calidad.
Otros beneficios se ven en el aumento de la previsibilidad de las operaciones, en la facilidad de gestión de crisis y en la
distribución de demandas y responsabilidades, lo que, por consiguiente, aumenta la confianza en la relación entre líderes y
colaboradores.
¿Cómo aplicarla?
Finalmente llegamos a la etapa más importante de este artículo. Para obtener un resultado eficaz con la implementación de la
metodología 5S, no basta con pedir que los empleados mantengan la mesa y el stock arreglados. Ella va mucho más allá.
De la forma en que se presentan, los 5 sentidos ya vienen prácticamente con el guión de aplicación listo, ya que cada uno de los
conceptos remite a una fase de implantación del proyecto. Pero eso no significa que el trabajo acaba en el momento de su
aplicación, ok?
Esto es porque, como dijimos al principio, más que una herramienta de gestión, se trata de una filosofía, un modelo de excelencia
a ser anhelado por el negocio. Por esta razón, después de aprender su funcionamiento, las empresas necesitan seguir determinadas
estrategias de implementación, de acuerdo con la realidad de cada una, o nada tendrá sentido.
Para posibilitar la aplicación adecuada de la metodología 5S en su compañía, preparamos un pequeño paso a paso. Salida:
Creer en el potencial del 5S
Antes de introducir la metodología 5S al equipo, usted, como gestor, necesita entender y creer en el poder de cambio que ella
posee.
Para ello, estudie a fondo casos de éxito de este método en otras empresas y cree una presentación motivadora para el equipo
sobre los efectos positivos que su implementación tendrá en el aumento de la productividad y en la búsqueda de resultados.
Seleccione algunos empleados para la comisión de implantación de la metodología 5S, ofreciendo capacitación y mostrando a
ellos la importancia del nuevo sistema para la conducción de los negocios.
Estos colaboradores serán responsables por el control de calidad y por auxiliar al resto del equipo en la mejora continua de las
estrategias utilizadas en cada uno de los 5S.
Antes de elegir a estos profesionales, tenga en cuenta que ellos serán los multiplicadores de sus ideas y, por eso, también necesitan
creer en ellas y tener disposición para ponerlas en práctica.
La primera tarea de la comisión debe ser enumerar los principales problemas de la compañía, siempre con base en los preceptos de
la metodología 5S. Hagan un análisis crítico del día a día del negocio y descubra qué puntos necesitan más atención.
Esta asociación es importante, ya que no siempre el gestor, solo, tiene una visión amplia de los problemas del equipo y de los
puntos a ser mejorados.
Muchas veces, por ejemplo, la falta de organización no es causada por los colaboradores, sino por la falta de equipamientos
adecuados o por el exceso de objetos en el espacio de trabajo. Este problema puede resolverse fácilmente con Seiri, el sentido de
uso.
En esa fase, finalmente, los sentidos son efectivamente implantados, uno a uno, en el orden en que fueron presentados. Se percibe
que, naturalmente, un sentido lleva al prójimo, siguiendo un guión cohesivo que consiste en evaluar y organizar lo que es útil,
limpiar y eliminar los excesos, normalizar la práctica y disciplinarse.
Todos los empleados deben estar involucrados – no sólo la comisión de implantación. El secreto es tener siempre en mente que los
5S forman una filosofía, y no una simple herramienta de gestión. Entonces, aproveche el momento y revolucione la cultura de la
empresa!
Después de la implantación de todos los “sentidos”, es importante prever evaluaciones periódicas para acompañar si cada uno de
los 5S continúa siendo aplicado.
Establezca un mecanismo de monitoreo que permita que el empleado reflexione sobre sus hábitos y se autodisciplina para
mantener la nueva cultura y el nuevo patrón siempre presentes en el día a día, sin que usted necesita actuar como un «fiscal».
La metodología 5S, si se comprende por toda la organización, puede ser una oportunidad de adoptar un estilo de trabajo (y de
vida) mucho más productivo y organizado. Y la implementación de estos comportamientos puede ayudar a su empresa a avanzar
varios pasos hacia la calidad total.
Después de leer nuestro artículo fue más fácil apuntar en qué aspectos su compañía puede mejorar con la ayuda de ese método?
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De esta forma el foro de cada tema constara de 7 imágenes (1 de portada, 6 del desarrollo) y 8 audios (1 de bienvenida, 6 de
desarrollo y 1 de conclusión) , para un tiempo de 16 minutos máximo por cada equipo.
Posterior a la participación de los equipos los participantes podrán intervenir con el objetivo de generar interacción con debate de
ideas o aclarar las dudas que se presenten (sin que está participación interrumpa el envío del foro de los compañeros)
Por este medio cada participante debe subir la presentación realizada por equipo (diapositivas).
La hora de envío del foro debe ser un día cualquiera de los establacidos para la entrega, solo debe informar por el grupo al iniciar
y finalizar el envio; esto con la finalidad de que no sea interrumpido por algun otro equipo. Referente a la hora de entrega, podrá
ser en el transcurso del día antes de las 8pm.
Nota: La conformación de los equipos y elección de los temas se estará haciendo por el grupo de Telegram.
Ponderación: 15%
Indicadores:
Material de apoyo
Fluidez al explicar
Asertividad en el contenido
Puntualidad y Responsabilidad
Seguir instrucciones
Interacción por el grupo.
El nombre del método viene dado por la inicial de los cinco principios y, si bien no hay consenso acerca de quién fue su creador,
se considera a Kaoru Ishikawa (Ingeniero Químico japonés ligado a estudios sobre “calidad total” en su país) como uno de los
principales impulsores.
Cada principio forma parte de una etapa, que tiene su objetivo particular; aunque todas se integran a la perfección, que es donde
reside la eficacia del método.
Seiton: organización
La filosofía de esta etapa se resume en la frase “un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio”; es decir, este principio lo que
busca es que todo lo que se necesita para realizar el trabajo tenga la ubicación correcta.
Lo que se usa más frecuentemente, al alcance de la mano.
Lo que se usa en secuencias, debe estar en base a la secuencia.
Lo que está esperando salida, debe estar al principio (siguiendo la teoría FIFO).
Para que el funcionamiento sea lo más ágil posible, el conjunto de la organización debe unificar la forma de llamar a las cosas
y estandarizar los puestos de trabajo con los mismos criterios.
Seiso: limpieza
Teniendo sólo lo necesario y con la clasificación adecuada, es momento de preocuparse por la limpieza del lugar de trabajo. La
limpieza es parte importante de esta metodología, pero es fundamental para mantener la salud de los trabajadores e imprescindible
para mantener su motivación.
La limpieza, además de ser una tarea cotidiana, debe tratar las fuentes de suciedad de la siguiente forma:
Seiketsu: visualización
Cuando orden, higiene y limpieza son hábitos interiorizados en la organización, con un criterio único para todos los departamentos
y personas; se puede identificar cualquier desvío mediante la gestión visual.
Para implementar esta visualización, se han de crear equipos de trabajo que recorren los espacios de la empresa para identificar
puntos de mejora con un sistema de gestión por colores:
Lugares verdes – sin desvíos.
Lugares rojos – con desvíos.
bjetivos de las 5S
El fin último de las 5S es establecer un sistema por el cual se mejoren las condiciones de trabajo, de modo que se beneficie a las
personas y a la propia organización.
¿Cómo se consigue esto?
En primer lugar, creando un espacio y unas condiciones de trabajo seguras por medio de la reducción de riesgos, la prevención,
la limpieza, el orden y la motivación de las personas.
En segundo lugar, las 5S pretenden reducir los gastos a la mínima expresión. No sólo en cuanto recursos o energía, también en
cuanto a tiempo, reducción de errores y mejoras en la calidad.
Por qué son importantes las 5S
Esta metodología está ampliamente extendida por su sencillez, pero los resultados son altamente efectivos en términos de mejora
de la calidad (de productos y servicios ofrecidos; pero también de las condiciones de trabajo), eliminación de tiempos muertos
y reducción de costes.
Además, al buscar un compromiso por parte de todas las personas que integran la organización, es un sistema duradero que
permite a las empresas mejorar de forma continua en su modelo de organización, limpieza, seguridad, higiene, productividad y
trabajo en equipo.
Este método permite aumentar la productividad y mejorar la organización de la empresa de una forma continuada, incrementar la
eficiencia personal, eliminar despilfarros, potenciar el trabajo en equipo y mejorar las condiciones de trabajo. La metodología
KnowInn, desarrollada en Euskadi para implantar y aprender desde el autoestudio y la puesta en práctica, ofrece herramientas de
gestión avanzada, empleando las 5S, para transformar organizaciones. Si tu empresa está en la Comunidad Autónoma Vasca y
estás interesado en este sistema, tienes recursos interesantes a tu alcance.
No lo dudes: este sistema puede ayudarte a confeccionar un mejor lugar de trabajo, con los consiguientes beneficios a nivel
personal. Y con la ayuda de Rivera tendrás más tiempo para lo que de verdad importa. Contrata hoy el mejor servicio de
limpieza para tu empresa y aprovecha las 5S en tu organización.
Tema 3
RESUMEN EXPOSICION METODOLOGIA 5S
CONCEPTO
El método de las 5S consiste en una técnica de gestión japonesa que cuenta con 5 principios simples designando a cada una de sus
5 etapas. Es un método que requiere el compromiso personal y duradero en temas como la limpieza, la organización, la seguridad
y la higiene. Es una técnica que se aplica en todo el mundo con excelentes resultados por su sencillez y efectividad.
Su aplicación mejora los niveles de: Calidad, Eliminación de Tiempos Muertos, Reducción de Costos.
HISTORIA
La historia de esté método versa de Japón, de hecho, su nombre viene designado por la primera letra del nombre de sus cinco
etapas, y se inicia con Toyota en los años 60 para conseguir lugares de trabajo más limpios, ordenados y organizados. Surgió tras
la segunda guerra mundial por la Unión Japonesa de Científicos e Ingenieros con el objetivo de mejorar la calidad y eliminar
obstáculos a la producción eficiente. En un principio se aplicó al montaje de automóviles, pero en la actualidad tiene aplicación a
muchos más sectores, empresas y puestos de trabajo. Varios estudios estadísticos demuestran que aplicar las primeras 3S da lugar
a resultados tan interesantes como el crecimiento del 15% del tiempo medio entre fallos, el crecimiento del 10% en fiabilidad del
equipo, la reducción del 70% del número de accidentes y una reducción del 40% en costos de mantenimiento.
1. Más espacio.
2. Orgullo del lugar en el que se trabaja.
3. Mejor imagen ante nuestros clientes.
4. Mayor cooperación y trabajo en equipo.
5. Mayor compromiso y responsabilidad en las tareas.
6. Mayor conocimiento del puesto.
Cada persona debe saber diferenciar lo útil de lo inútil. Sólo debe estar disponible aquello que tiene una utilidad clara.
Descartando lo inútil, podemos concentrarnos en lo útil.
Ventajas
SEISO (Limpieza) : La 3° S
Es importante que cada uno tenga asignada una pequeña zona de su lugar de trabajo que deberá tener siempre limpia bajo su
responsabilidad. No debe haber ninguna parte de la empresa sin asignar. Si las persona no asumen este compromiso la limpieza
nunca será real.
Toda persona deberá conocer la importancia de estar en un ambiente limpio. Cada trabajador de la empresa debe, antes y después
de cada trabajo realizado, retirara cualquier tipo de suciedad generada.
Beneficios
1. Mayor productividad de personas, máquinas y materiales, evitando hacer cosas dos veces
2. Facilita la venta del producto.
3. Evita pérdidas y daños materiales y productos.
4. Es fundamental para la imagen interna y externa de la empresa.
CUARTA S SEIKETSU
Seiketsu es la metodología que nos permite mantener los logros alcanzados con la aplicación de las tres primeras “S”. Si no existe
un proceso para conservar los logros, es posible que el lugar de trabajo nuevamente llegue a tener elementos innecesarios y se
pierda la limpieza alcanzada con nuestras acciones.
QUINTA S SHITSUKE
Disciplina significa convertir en hábito el empleo y utilización de los métodos establecidos y estandarizados para el orden y la
limpieza en el lugar de trabajo. Podremos obtener los beneficios alcanzados con las primeras “S” por largo tiempo si se logra crear
un ambiente de respeto a las normas y estándares establecidos.
Shitsuke implica el desarrollo de la cultura del autocontrol dentro de la empresa.
BENEFICOS DE APLICAR SHITSUKE
Se siguen los estándares establecidos y existe una mayor sensibilización y respeto entre personas.
La moral en el trabajo se incrementa.
El cliente se sentirá más satisfecho ya que los niveles de calidad serán superiores debido a que se han respetado
íntegramente los procedimientos y normas establecidas.
El sitio de trabajo será un lugar donde realmente sea atractivo llegara cada día.
TABLEROS DE GESTIONSon herramientas utilizadas para diagnosticar, evaluar y controlar adecuadamente una situación.
Estos tableros contienen indicadores cuyo seguimiento y evaluación periódica permitirá contar con un mayor conocimiento de la
situación de su empresa o sector.
PORTAHERRAMIENTAS Es un tablero que posee ganchos de soporte para herramientas con el objeto de generar a simple vista
orden y facilidad de acceso.
Lamina Autoadhesiva para marcar medidores análogos y cinta de señalización Las laminas adhesivas de colores se usan para
marcar rangos de medidas importantes en los medidores análogos; también se utilizan para marcar las diferentes zonas de trabajo.
Película autoadhesiva para cuadro de sombras La estrategia de sombras permite hacer control visual de las herramientas e indica
a donde se deben regresar una vez se dejan de utilizar.