1.

Análisis de Procesos
DEFINICION TECNICA
El análisis de procesos es una metodología que describe los diferentes pasos que integran un
proceso.
Es importante destacar que analizar cada uno de los pasos del proceso es fundamental porque
algunos de ellos agregan valor y otros solo producen desperdicio. El análisis permite identificar esos
pasos que resultan negativos para el funcionamiento de la empresa. Lo que se busca al realizar un
análisis de procesos es reducir o eliminar los pasos que producen desperdicio.
Por otro lado, conocer y comprender cómo están operando los procesos ayuda a mejorar y
asegurar la competitividad de la empresa. Esto, dado que permite examinar en forma general cómo
están operando los procesos e incluso se pueden obtener datos numéricos. Estos datos proporcionan
indicadores del tiempo requerido del proceso, el monto del desperdicio, cuántas personas están
involucradas y el costo requerido.
En definitiva, lo que se busca al realizar un análisis de procesos es separar los pasos que forman
los procesos. Luego, estudiar separadamente cada paso, para finalmente determinar si está funcionando
adecuadamente, o de lo contrario buscar cómo mejorarlos.

Conceptos importantes en el análisis de procesos

Antes que nada, los conceptos más significativos que se deben dominar para comprender mejor
un análisis de procesos son:
¿Qué es un proceso?
Un proceso es un conjunto de pasos o actividades relacionadas con el fin de lograr un resultado
determinado. Todo proceso implica una serie de entradas, las cuales son transformadas para obtener
unas salidas. Las salidas corresponden al fin o resultado esperado.
¿Qué es análisis?
Ahora bien, el análisis es un método que consiste en identificar los componentes que integran un
todo o una unidad. Luego se procede a separar cada uno de los componentes. Cada componente se debe
examinar detalladamente para conocer sus características, su naturaleza y cómo es su funcionamiento.

Pasos para elaborar un análisis de procesos

Los pasos principales para realizar un análisis de procesos son los siguientes:
1. Identificación de los procesos
Para empezar a realizar un análisis de procesos, primero se deben identificar los procesos
que provoquen algún tipo de problema. Esto, con el propósito de poder
 mejorarlos. Los procesos que deben mejorarse serán aquellos que no estén cumpliendo con los
objetivos establecidos.
2. Designar el equipo de trabajo
Luego que han sido identificados los procesos que serán objeto de mejora, el siguiente
paso es designar el grupo de personas que deberán revisarlos y analizarlos. Lo más adecuado será
elegir aquellas personas que conozcan de los procesos o que tengan relación con ellos.
El equipo de trabajo deberá estar conformado por:
 Una persona que asuma el papel del líder del equipo.
 Un ejecutivo de la empresa que tenga capacidad de decisión.
 Un grupo de trabajadores familiarizados con el proceso.
 Trabajadores de otros departamentos que quieran seguir de cerca las mejoras.

3. Elaborar un diagrama de procesos

En seguida se procede a la elaboración de un diagrama de procesos. Este diagrama facilita
visualizar gráficamente el proceso objeto de mejora. El diagrama permite entender el proceso de
manera sencilla y responsabilizar a cada miembro del equipo de las tareas que deben realizar. En
este paso es conveniente definir las fechas de inicio y de finalización del análisis del proceso.
4. Conocer la situación actual del proceso
Este paso permite conocer cómo se está desarrollando un proceso. Posteriormente se debe
buscar la manera óptima de implementarlo para que se obtengan mejores resultados. Para lograr una
mejora del proceso es importante conocer las opiniones de los trabajadores involucrados. También es
necesario revisar los datos numéricos de la eficiencia del proceso, cuál es el objetivo final del
proceso y los obstáculos que lo puedan estar afectando.
5. Determinar los aspectos de mejora
Después de conocer el desempeño actual del proceso, es importante determinar cuáles son los
aspectos que deben ser objeto de mejora. Los aspectos por mejorar deberán correlacionarse con los
objetivos esperados del proceso.
6. Rediseñar el proceso mejorado
Finalmente, luego de llevar a cabo todos los pasos anteriores, se rediseña el nuevo proceso
mejorado. Este rediseño es posible realizarlo con toda la información que se ha ido obteniendo a lo
largo de los pasos mencionados. El rediseño del nuevo proceso deberá estar enfocado en el logro de
los objetivos. Si se obtienen los objetivos esperados, el análisis es exitoso y la empresa se
desempeñará de manera más eficiente.
 Análisis de procesos Pasos para elaborarlo
Beneficios de realizar un análisis de
procesos
Sin duda, el objetivo de realizar un análisis de procesos no es únicamente la recolección
de datos y de información. Lo importante es que los datos y la información obtenida se puedan
utilizar para realizar las mejoras correspondientes y necesarias en los procesos. De lo
contrario, solo se estaría desperdiciando tiempo, esfuerzo y recursos.
Los beneficios que se pueden lograr con el uso de esta metodología son:
 Mejorar la calidad de los procesos.
 Incrementar la eficiencia de la empresa.
 Disminuir los costos de los procesos implementados.
 Simplificar el trabajo y las actividades.
 Lograr que el trabajo en general sea más eficiente y seguro.

 Análisis de procesos Beneficios

Tipos de análisis de procesos
Los dos tipos de análisis de procesos más importantes son:

 Análisis de tareas de procesos: En el análisis de tareas de los procesos el enfoque

principal son las actividades y tareas que realizan las personas. Por lo tanto, lo más
importante en este análisis son las personas o lo que hacen.

 Análisis de productos del proceso: El análisis de producto se centra en lo que se le

puede hacer a un objeto. Lo más importante es el objeto o lo que se le puede hacer.
Desde luego, en el análisis se puede encontrar el orden de los pasos de todo el proceso.
Estos pasos y su orden correspondiente se pueden representar en forma gráfica utilizando una
simbología específica.

 Hoja de trabajo para el análisis de procesos

Generalmente, para poder realizar un análisis de proceso se puede utilizar una sencilla
hoja que debe tener las siguientes columnas:
 Número: Aquí se anota el número correspondiente a cada uno de los pasos del proceso,
según el orden requerido.
 Pasos: La columna de pasos se utiliza para anotar y describir cada uno de los pasos que
deben seguirse en un proceso.
 Flujo: En la columna de flujo se coloca la simbología utilizada para visualizar el flujo del
proceso.
  Tiempo: En esta columna se utiliza una unidad de medida de tiempo adecuada para registrar
el desempeño de cada paso.
 Símbolos gráficos: En este apartado se representan por medio de símbolos el orden
correcto de cada uno de los pasos del proceso.
La hoja de trabajo de análisis de procesos quedará representada de la siguiente forma:

Hoja de trabajo para

el análisis de procesos
Para terminar,
concluimos diciendo que el
análisis de procesos es una
metodología de mucha
utilidad para cualquier
empresa,
puesto que cuando se hace
un análisis adecuado de
procesos es muy sencillo
identificar y evaluar todos
los pasos que son objeto de
mejora en los procesos
que
presentan algún tipo de problema. Además, ayuda a tomar decisiones para implementar el rediseño de procesos
que deben ser mejorados para que se puedan lograr los objetivos.
 4. Análisis del Mercado
¿Qué es y para qué sirve un análisis de mercados?
Muchos han oído hablar del análisis de mercados, y pocas son las empresas que se suben al carro
de la investigación, pero ¿sabías que la mayoría de las grandes multinacionales tienen un departamento
propio para el análisis de mercado?
Estar al frente de una pequeña o mediana empresa requiere dominar multitud de datos para saber
cuál es la situación actual en el sector, a qué tendencias o debilidades nos enfrentamos y cuáles son los
próximos pasos que debemos dar, sin riesgos y con mayor margen de beneficios.
En concreto, cuando pensamos en un análisis de mercados lo que queremos averiguar es, en
realidad, cuál es la viabilidad comercial de una actividad económica (un nuevo producto, servicio o
proyecto empresarial). Pero lo cierto es que detrás de un buen análisis de mercado hay mucha más
información que podría sernos de utilidad para futuras investigaciones y planes de marketing.

 Qué es el análisis de mercado

El análisis de mercado es una recopilación de datos sobre clientes, competidores, y el
mercado en el que nos queremos desarrollar, en general, que servirá para su posterior estudio. Del
análisis de estos datos se sacan otras informaciones como las tendencias del mercado, el
posicionamiento de la empresa, del producto, etc.
Por qué una empresa debe desarrollar un análisis de mercado
Los datos analizados se utilizarán como backup para la toma de decisiones, lo que puede ser
crucial para el éxito de la empresa.
¿Cómo nos ayudan los datos obtenidos del análisis de mercado?
 Información clave para la supervivencia del negocio
Servirá tanto para conocer, aproximadamente, la tasa de éxito en el lanzamiento de un
nuevo producto en el mercado, como para crear un plan de negocios personalizado para cada
mercado, o segmento, etc. También ayudará a tomar otras decisiones, como cuánto se debe
invertir en un producto.
 Definir a tu público objetivo
Al mismo tiempo, podremos recopilar toda la información precisa para conocer el perfil
de nuestro público objetivo: datos demográficos, saber cuáles son sus problemas o necesidades,
cómo piensa, cómo busca los productos o servicios y por qué elige a la competencia. De esto
modo, sabremos cómo será el comprador habitual y cómo acceder a él.
 Fijar el precio
 Una vez conocido el target y el mercado en el que se va a lanzar el nuevo producto
podremos definir con mayor exactitud el precio, un indicativo determinante para estar a la atura
de los competidores y de los costes de productividad.
 Puede desarrollarse en diferentes momentos y para distintos objetivos
Además, el estudio de mercado también se puede llevar a cabo durante el ciclo de vida del
producto, lo que puede ayudar a detectar desviaciones del plan de marketing. No obstante, por
norma general los estudios de mercado tienen un alto nivel de retorno de inversión.
 Garantiza la inversión
Un estudio de mercado puede ser la diferencia entre lanzar un producto con éxito o un
producto desastre, perdiendo así una gran cantidad de dinero. Es por ello que es preferible saber
en qué productos invertir.
 El estudio de mercado, la base para un plan de marketing mix
El análisis de mercado no sirve simplemente para diseñar el plan de marketing
estratégico, sino que ayudará a realizar un buen plan de marketing mix.
Después de haber diseñado el producto para un público objetivo en concreto, los datos
recopilados esclarecerán en qué lugar y cómo se debe distribuir el producto, cómo debe ser la
comunicación del mismo, y el precio adecuado para cubrir los costes, adaptándose además al
posicionamiento o imagen del producto que queremos transmitir al consumidor.
Pasos para elaborar un estudio de mercado
¿Cómo poner en marcha un análisis de mercados?
1. Define la estructura que tendrá tu documento y decide cómo vas a recopilar los
datos. Antes de empezar el arduo proceso de investigación, define los puntos de tu estudio y
piensa cuáles pueden ser tus fuentes (encuestas, entrevistas, observación directa, fuentes
gubernamentales, estadísticas, revistas especializadas, informes, etc.). Es importante que
adaptes tu análisis a una metodología lo más aproximada posible a la que emplean los
profesionales, de manera que realmente puedas obtener buenos resultados.
2. Determina cuál es el objetivo del análisis del mercado. En función del motivo que
te lleve a realizarlo, aplicarás unas variables u otras. Por ejemplo, para descubrir qué
respuestas tendrá la nueva línea de productos que, a su vez, diversifica la actividad
económica de la empresa, tendremos que actualizar nuestra información sobre los clientes
actuales y posibles clientes.
3. Establece un presupuesto: Hay que ser realistas, la investigación que implica un
análisis de mercado requiere emplear tiempo y recursos. Así que es importante pensar lo lejos
que quieres llegar para valorar cuánto gastar.
 4. Investiga a la competencia: Un buen punto de partida es estudiar cómo se está
comportando la competencia, qué les está funcionando y qué no, para determinar cuáles son
las tendencias del mercado. A nivel online hay muchos datos que podemos extraer gracias a
interesantes herramientas profesionales de análisis de posicionamiento, como Semrush,
Woorank o Ahrefs. En este sentido, deberías saber que en torno al 75% de los internautas
consulta las reseñas y opiniones de otros consumidores antes de comprar un producto, según
datos de la Asociación para la Investigación de Medios de Comunicación (AIMC).

5. Observa el comportamiento de los clientes. Así, mediante el uso de diferentes

herramientas, como realizar entrevistas en profundidad, encuestas online o grupos de
discusión, podrás conocer cuáles son los focos de atención de los actuales consumidores, sus
motivaciones, hábitos de compra, etc.
Muchos profesionales emplean herramientas de monitorización como Google
Analytics para conocer el comportamiento de los usuarios en su página web y, de este modo,
conocer qué productos gustan más, donde abandonan el carrito de compra o la ratio de rebote.
Una vez seguidos estos pasos conviene que elabores un análisis DAFO en el que
identifiques las oportunidades y amenazas del mercado junto al posicionamiento de tu
empresa, a la vez que estableces cuáles son tus debilidades y fortalezas. A partir de esta
matriz puedes complementar estas conclusiones con el análisis CAME, una metodología de
análisis que proviene de las iniciales Corregir, Afrontar, Mantener y Explotar.
Es importante aclarar que el análisis de mercado no garantiza el éxito del producto,
sino que disminuye los riesgos de la inversión. Por ello, será necesario un análisis de
mercado previo al lanzamiento del producto y un seguimiento continuo de la consecución de
objetivos y de la aceptación del producto en el mercado de referencia.
Por último, hay que tener en cuenta que, si una empresa no es lo suficientemente
grande como para poder tener un departamento de análisis de mercados propio, puede
externalizar esta actividad.

II. Aplicación de Buenas Prácticas – Controles Administrativos

5. Análisis de Inventario
Llevar y gestionar el volumen óptimo de stock es la clave para maximizar las ventas y la
producción de la empresa. Sin embargo, este proceso puede plantear desafíos para empresas con
clientela generalizada o startups con recursos limitados.
 Convertirse en una fuente confiable de productos terminados para los clientes depende en gran
medida de la gestión adecuada del inventario de la cadena de suministro. Mediante un análisis
detallado de inventario, las organizaciones pueden controlar las existencias en función de las
demandas de los consumidores, administrar los presupuestos de compra y supervisar los KPI de
rendimiento.

 ¿Qué son los KPI efectivos?

Los KPI efectivos son métricas importantes para asegurarse de que puedes lograr
cualquier objetivo comercial. Los KPI son más que números que informa semanalmente: te
permiten comprender el rendimiento y la salud de tu negocio para que pueda realizar ajustes
críticos en su ejecución para lograr tus objetivos estratégicos.
 ¿Cómo hacer Un KPI para pequeñas empresas?
Un lugar simple y fácil para comenzar con un KPI para pequeñas empresas es realizar un
seguimiento de sus ganancias netas a lo largo del tiempo. ¿Tu empresa se vuelve más o menos
rentable año tras año? La ganancia neta es igual a sus ingresos menos gastos. No siempre
esperarás que tu beneficio neto aumente.
 ¿Qué es un KPI en finanzas?
Una unidad de medida que mide el progreso de un objetivo previamente establecido. Las
categorías de KPI que os proponemos son: Finanzas.
 ¿Qué es la gestión de KPI?
Designa a un responsable del trabajo de definición y seguimiento de este trabajo: KPI. De
tal manera que defina la solución y trabaje estrechamente con los responsables de los
departamentos de infraestructura, proyectos, mantenimiento, operaciones, Servicie Desk, etc. Si
tienes una PMO, puedes delegar en ella la gestión de los KPI.

6. ¿Qué es un análisis de inventario?

El análisis de inventario ayuda a los propietarios de negocios a gestionar su flujo de caja y

presupuesto. Estas cifras les permiten ver exactamente cuánto stock se ha vendido, que
productos pueden quedar obsoletos, así como los beneficios finales.

El análisis puede adoptar muchas formas. Sin embargo, las organizaciones supervisaran las
métricas básicas del inventario empresarial durante este proceso, incluidos los datos históricos de
ventas, el volumen de negocios del inventario, la exactitud de la gestión logística del pedido
y el retorno de la inversión del margen bruto.

Muchas empresas han estado invirtiendo su tiempo y recursos en la producción de análisis de

inventario precisos para evitar pérdidas de beneficios y oportunidades perdidas debido a exceso o
su stock de artículos cruciales. El seguimiento de los niveles de inventario ayuda a las empresas a
mantener la productividad, ya que permite a los equipos de gestión evaluar las tendencias en las
demandas de los clientes y reaccionar adecuadamente para mejorar el flujo de caja.

Objetivos del análisis de inventario

 La realización de un análisis de inventario adecuado permitirá a los propietarios de negocios
cumplir de manera eficiente una variedad de objetivos, tales como.

 Reducir el desperdicio - La gestión del inventario evitara que los productos y el dinero se
desperdicien. Tener procedimientos para la gestión de almacenes facilitara la visualización de que
productos son los más vendidos y que artículos carecen de demanda. Los propietarios de negocios
pueden entonces medir la cantidad adecuada que necesitan para reordenar para mantenerse al día con
las demandas de sus clientes. Esto también evitara que los productos no vendidos se acumulen en el
almacén.

 Aumentar los beneficios - El inventario no vendido puede volverse obsoleto y ocupar espacio
innecesario en el almacén, lo que lleva a un aumento de los costos de retención. La realización de
análisis de inventario puede evitar un desbordamiento de existencias de seguridad, por lo que las
organizaciones pueden maximizar sus beneficios y limitar el desperdicio.

 Ofertas comerciales eficientes con proveedores - Los procedimientos de inventario

adecuados ayudaran a los propietarios de negocios a reducir que proveedores y proveedores aportan
el mayor beneficio para su empresa. Sabiendo esto, la administración puede priorizar la construcción
de relaciones leales con estos terceros y negociar mejores precios.

 Minimizar las existencias - Con un análisis exhaustivo de inventario, las empresas pueden evitar
las existencias, lo que habría dado lugar a proyectos retrasados o cancelados. Si una tienda se vende
fuera de un artículo, los clientes tienen más probabilidades de comprar con la competencia que
esperar a que el producto vuelva a estar en stock

 Mejorar la satisfacción del cliente - Los clientes son más propensos a permanecer leales a una
marca si la organización es confiable al proporcionar los productos y servicios que requieren en
forma oportuna.

5 KPI que las empresas deben realizar un seguimiento de los

 KPI de análisis, o indicadores clave de rendimiento, pueden ayudar a las empresas a ver el éxito que
tienen en el cumplimiento de sus objetivos. Estos indicadores universales son medibles y se extraen
del software de gestión empresarial y de los sistemas de punto de venta. El análisis de los KPI
relevantes puede ayudar a las empresas a evaluar sus beneficios, flujo de caja y control de inventario.

1. Volumen de inventario
Esta proporción muestra cuantas veces se vendió y reemplazo un producto durante un periodo de
tiempo determinado. Por lo general, las empresas utilizan esta proporción anualmente para evaluar
los datos de inventario y evaluar el rendimiento del producto.
 La ratio de rotación de inventario se calcula utilizando la siguiente formula-

Coste total de los bienes vendidos/ ((Inventario inicial + Inventario final) /2)
El coste total de los artículos o servicios vendidos se puede encontrar en la cuenta de resultados
anual de la empresa.

2. Cancelación de inventario
Se refiere a los productos que se eliminan completamente del inventario porque produce beneficios
mínimos. Si un producto es robado, dañado u obsoleto, se puede clasificar como cancelación. Este
KPI ayudara a las empresas a comprobar periódicamente que artículos de inventario son rentables y
cuales están dando lugar a costes de retención excesivos.

La cancelación de inventario se identifica por el valor en efectivo del artículo que se va a retirar. Las
empresas pueden realizar un seguimiento de los productos cancelados introduciéndolos en una
cuenta, como el costo de los bienes vendidos o una cuenta de cancelación.

4. Costes de retención
Los costes de retención o de transporte son el precio del almacenamiento y la gestión de artículos en un
almacén de inventario. Los costos de mantenimiento pueden incluir el precio de los espacios de
almacenamiento, así como la mano de obra y el equipo necesarios para mover los productos.

Para calcular este KPI, se deben sumar todos los diferentes costos de mantenimiento del inventario.

Este indicador ayuda a analizar más a fondo los costos adicionales en el mantenimiento de existencias
y a evaluar diferentes opciones para maximizar o minimizar el espacio de inventario.

5. Inventario Promedio
El inventario medio muestra el coste medio de los artículos en stock durante un periodo de tiempo
específico. Conocer el inventario promedio ayudara a los propietarios de negocios a ver las cantidades
habituales de un producto que tienen en el almacén y que tan rápido se vende. Cualquier cambio en las
tendencias medias reflejara posibles problemas con las ventas o las compras.

El inventario medio se puede calcular utilizando esta fórmula-

(Inventario inicial + Inventario final) /Numero de meses en el periodo contable

5. Promedio de días para vender inventario

 Esta proporción ayuda a las organizaciones a calcular el número medio de días que tarda en producir o
comprar artículos para su inventario y venderlos a los clientes. Con este KPI, los propietarios de negocios
pueden investigar formas de vender sus productos más rápido y maximizar sus beneficios.

El promedio de días para vender inventario se puede calcular mediante la formula-

(Inventario/Coste de Ventas) x 365 días de
 La incorporación del seguimiento de KPI en los procedimientos de gestión de inventario puede
optimizar las operaciones y los presupuestos del almacén. A través del análisis de inventario, las
empresas pueden gestionar de manera eficiente sus existencias y supervisar su rentabilidad.
6. Rotación de Inventario
DEFINICION TECNICA
La rotación del inventario es una práctica de marketing y la dirección estratégica que
consiste en el control de los productos desde el punto logístico, por medio de las veces por periodo
de tiempo que se renuevan las existencias.

 La economía de la empresa y la teoría de marketing sitúan este concepto entre lo básico a la

hora de conocer y entender la logística empresarial y la gestión de almacenaje para las
empresas, que dentro de su actividad económica.

 Existe otra manera de entender este concepto y por medio de números. Técnicamente la rotación de
inventario muestra las veces que la firma invierte consiguiendo existencias que posteriormente va a
dar salida mediante venta. Y dicha inversión será recuperada al agotar su stock a través de sus
ventas.

 Por otra parte, la organización empleada por cada empresa sobre la prioridad de salida de sus
productos suelen ser dispar, atendiendo a diferentes criterios estudiados en la economía de la
empresa y el marketing, entre los que destacan el FIFO o el LIFO, por ejemplo.

 El método FIFO es un método de valoración de inventarios que valora las existencias

vendidas al precio de las unidades más antiguas.

El FIFO se trata de un método contable muy útil a la hora de calcular del valor de un
inventario. Este inventario, por su naturaleza, puede ser de productos de la empresa, las
materias primas con las que trabaja o también componentes necesarios para su producción
habitual.

 El método LIFO es un método de valoración de inventarios que valora las existencias

vendidas al precio de las unidades más recientes.
 El LIFO es un criterio de valoración de existencias o inventarios. Este inventario, por su
naturaleza, puede ser de productos de la empresa, las materias primas con las que trabaja o
también componentes necesarios para su producción habitual.

 Medición y utilidad de la rotación de inventario

 Las empresas utilizan el valor aportado por el índice de rotación de inventario como una
herramienta básica de gestión de sus stocks. No obstante, suele ser tenido en cuenta como un
indicador aproximado y orientativo, pues sus valoraciones deben hacerse teniendo en cuenta
factores externos como ciclos económicos, modas,

 Con esta ratio es posible medir el éxito de los productos ofrecidos y la evolución de los
mismos. Con este es precisamente con el que se compara cada nueva medición (por medio
del inventario medio o número de productos medio en almacén) y así poder valorar dado un
determinado nivel de ventas.

 El cálculo del índice de rotación tiene en cuenta las ventas realizadas en un periodo de
tiempo sobre el nivel de existencias medias con el que cuenta la compañía.

 Es importante señalar que las ventas son medidas teniendo en cuenta el precio de coste para
la empresa, o lo que ha costado a la empresa contar con ella en stock, y no el precio de venta
al público.

 En cuanto a este indicador, lo normal es que vaya de valores desde 1 a 100 indicando desde
rotaciones de bajo nivel a reposiciones de stock significativas como en el caso de los
supermercados.

 Distintos ejemplos de rotación de inventario

 Habitualmente el periodo comprendido en la medición de rotación de inventarios suele ser de

un trimestre, o un semestre o un año (el caso más habitual). No obstante, en algunos sectores
como el de la alimentación suele comprender menos espacio de tiempo debido a la caducidad
de los productos.

 Otros sectores sin embargo reflejan menores niveles de reposiciones por periodo debido a sus
altos costes, la estacionalidad o la capacidad económica y los gustos de los consumidores.
Claro ejemplo de ello son las industrias de la joyería, el lujo, el arte…
7. Supply Chain
A menudo, cuando preguntamos “qué es supply chain” o cadena de suministro,
pareciera que estuviéramos hablando de logística.

Sin embargo, este es un concepto mucho más amplio y con un enfoque que encierra mucho más
que los flujos de material y productos. Esto implica un equilibrio perfecto y una comunicación
óptima entre todos los actores y actividades, con miras a lograr una ventaja competitiva. Dicha
ventaja es posible gracias a un aumento en la mejora del rendimiento y en la calidad del servicio.

Ahondemos entonces en la diferencia entre logística y cadena de abastecimiento, los tipos de

supply chain que existen y el papel que desempeña el Supply Chain Manager dentro de este
sistema de gestión.

¿Qué es Supply Chain?

La cadena de suministro (o cadena de abastecimiento), hace referencia a todas las etapas requeridas para
la fabricación de un producto o la prestación de un servicio, desde su concepción, hasta su entrega.

Esta incluye todas las actividades de adquisición, producción y distribución entre las materias
primas y el cliente final, los cuales se clasifican como flujos de diferente naturaleza:

 Flujo de productos y materiales, el cual forma parte del ciclo de vida del producto.
 Flujo de información, necesario para la comunicación y la gestión adecuada de las
actividades.
 Flujo financiero, que se refiere particularmente a los pagos.

Una óptima gestión de la cadena de suministro requiere una visión y una estrategia que se
extiendan más allá de los límites de la empresa. Esto implica la colaboración y la coordinación entre los
distintos actores que participan en el proceso (empresas, clientes, proveedores, etc.), aunque sus
intereses sean diferentes.

El Supply Chain o cadena de suministro hace referencia al ciclo de vida que tiene un producto
desde su fase inicial hasta que llega a manos del cliente. La logística es un apartado esencial de esta
estructura, aunque, no son dos términos sinónimos ya que eso sería confundir el todo (Supply Chain) con la
parte (logística). Hasta que este fin comercial se traduce en una venta existen una serie de pasos que
posibilitan esta realidad, acciones que están conectadas en el tiempo en relación con un mismo propósito.
 Cadena de suministro
Generalmente, cuando un cliente realiza una compra se centra en el objeto material observable
que ha adquirido a partir de una necesidad específica por un precio establecido. Esto es especialmente
frecuente en un momento en el que el público objetivo tiene la mentalidad de la inmediatez tan inherente
a las nuevas tecnologías. Sin embargo, si la persona enlaza ese presente con la secuencia causal previa
que ha hecho posible ese instante, entonces, comprende la esencia del Supply Chain. Cada nicho de
mercado tiene su arte y su fórmula para hacer posible aquello que previamente solo era una realidad en
potencia de la idea de negocio.
El perfecto funcionamiento de la cadena de suministro es objetivo gracias a la coordinación de
los agentes implicados en ese final. Esta estructura es visible en ejemplos de tiendas tan tradicionales
como una pastelería, donde existe un protocolo desde que se seleccionan los ingredientes del proveedor
hasta que el cliente degusta ese dulce en el local.
Una empresa tiene muchas maneras de diferenciarse ante la competencia directa. El método de
excelencia no solo puede partir de un buen catálogo, sino también de invertir en distintos departamentos.
Cada vez más negocios convierten este campo en una prioridad. Este proceso no solo hace referencia a
este hecho, sino también a la importancia de crear en función de poner en relación la oferta con la
demanda que puede variar en distintos periodos del año.
En este protocolo interviene una estructura de Recursos Humanos, herramientas prácticas y
conocimientos. Elementos que están perfectamente integrados en este fin. Cada actor del proceso tiene
su función y si se genera un error en una de las piezas de la cadena esto afecta al resultado final. La
calidad es la máxima expectativa del consumidor que puede cambiar de opinión al comprar en un
negocio de la competencia si tiene alguna queja respecto del producto adquirido.

 La evolución del supply chain en la era tecnológica

La complejidad de esta gestión estratégica de la cadena de suministro es evidente en una sociedad
global que impulsa a las empresas a enfocarse en el camino del éxito a partir de esta realidad inevitable. La
técnica al servicio de la información facilita las operaciones que se producen en torno a esta cuestión. A su
vez, el precio que paga el cliente por una oferta incluye el valor añadido de toda esta fase previa de trabajo
hasta que el elemento se encuentra en la estantería de la tienda.
8. Gestión de Compras eficientes
El objetivo primordial de la gestión de compras es proveer ininterrumpidamente de materiales,
servicio subcontratados y recambios a la empresa para que su actividad sea constante.
Por lo que este objetivo no solo consistirá en proveer del suministro necesario al mejor precio,
sino que consecuentemente afectará al precio final del producto, así que tendrá que llevar a cabo una
compra capaz de reducir el coste al máximo y de mano con las demás estrategias empresariales.
Una buena gestión de compras tiene ciertas responsabilidades que debe cumplir de la manera más
eficiente posible:
 1. Negociar los precios. Se pueden negociar por el volumen de compra en función de la
competencia.
2. La producción debe ser constante. Junto con el departamento de mantenimiento la gestión de
compras debe procurar que la actividad empresarial nunca pare por faltas de materias primas.
3. Una mayor rotación de activos. De este modo se minimizarán los inventarios, disminuyendo
los costes que incorpora este hecho.
4. Buscar otras alternativas de suministro. Con esto el departamento de compras conseguirá un
mejor precio de sus proveedores habituales, y estará preparado para cualquier imprevisto.
5. Buena relación con los proveedores. Este objetivo es primordial, si no existe una buena
relación proveedor-empresa podrá llevar a la organización a muchos problemas debido al peso que
estos agentes externos tienen en la producción.
6. Buena comunicación con otros departamentos. El departamento de compras debe lograr
una integración máxima con departamentos, como el de producción o el de ingeniería, pues en ellos
deberá apoyarse en temas en los que no tenga los suficientes conocimientos.
7. Formar al personal. Este objetivo es común para todos los departamentos. Todas las personas que
componen la fuerza de compras debe sentirse en un equipo y que tengan ciertas competencias y para
ello hay que formarlos desde la base para que se vayan desarrollando.

 Una buena gestión de compras basada en ciertos principios

Una adecuada política de comprar afianza unas operaciones de compra eficientes y esto llevará a
la empresa a una mayor rentabilidad. Pero, para crear una excelente política de compras hay que llevar a
cabo ciertos principios que la reforzarán.
El desarrollo de una estructura formal para identificar a las personas responsables de las compras,
siendo solo ellas las encargadas de esta tarea. De este modo se obtendrán compras inteligentes y con la
suficiente rentabilidad para generar un valor al dinero que se destina a los proveedores.
Una buena política de gestión de compras debe fijar unos límites de gastos para aquellos
trabajadores o responsables que se les permite realizar ciertas operaciones de compras. Por supuesto,
todas y cada una de las operaciones que realicen estas personas deberán estar justificadas.
Debe existir un número de proveedores preferidos, es decir un grupo de proveedores que
ofrezcan lo mismo a la empresa y en los que poder escoger al que más se ajusta a las necesidades de
ésta. De este modo se conseguirá simplificar el proceso de compra.
La ética empresarial también debe ser un principio básico para la gestión de compras, por
ejemplo, se puede exigir como requisito para ser proveedor de una empresa que dicho proveedor lleve a
cabo una política medioambiental reconocida.
9. Políticas de Cobro
¿Qué son las políticas de cobranza de una empresa?
 Las políticas de cobro son los procedimientos que sigue la empresa para cobrar los créditos que
ha otorgado a sus clientes. “Cualquier sistema de cobranzas para que tenga éxito debe recibir dinero.
Este objetivo se vuelve menos obvio y bastante menos probable de lograr cuando se agregan los
requerimientos adicionales de retención del buen nombre, la rehabilitación del deudor, la prontitud en el
pago y la operación económica”. De acuerdo con el objetivo que se establezca en la empresa, referente a
la cobranza de los créditos otorgados a los clientes, será el marco de referencia para establecer las
políticas de cobranza.

Lo recomendable es que las políticas de cobranza se analicen de manera periódica de acuerdo

con las condiciones y necesidades de la compañía, y de la situación en que se desarrollan sus
operaciones.

 Las políticas de cobro deben contemplar los siguientes elementos:

 Condiciones de venta: Cuando la empresa hace sus ventas a crédito, se
establecen las condiciones de venta en cuanto al crédito otorgado, que comprende:
plazo, los porcentajes de descuento, fechas de pago, lugares donde efectuar los
abonos a los créditos, tasas de interés, etc., y en cuanto a la entrega de las
mercancías, características, garantías, usos, limitaciones, cuidados, etc.
 Plazos de cobro: Para decidir en qué momento se inicia un proceso de
cobranza con un cliente es necesario determinar cuándo y cómo se hará el primer
esfuerzo de cobro, es decir, cuánto tiempo después de la fecha de vencimiento del
crédito las cuentas morosas deben proceder a recuperarse. El intervalo de tiempo
dependerá de lo que la empresa establezca, el cual puede ser una semana, 15 días
o, en algunos casos, un periodo mayor.
 Las políticas de cobro pueden tener diferentes características:
 Restrictivas: Caracterizadas por la concesión de créditos en periodos
sumamente cortos, las normas de crédito son estrictas y por ello se usa una
política de cobranza agresiva.
 Liberales: En sentido contrario a las políticas restrictivas, las liberales tienden a
ser magnas, se otorgan créditos considerando las políticas que usan en las
empresas de la competencia, no presionan enérgicamente en el proceso de cobro y
son menos exigentes en condiciones y establecimientos de periodos para el pago
de las cuentas.
 Racionales: Se caracterizan por conceder los créditos a plazos razonables según
las características de los clientes y los gastos de cobranza; se aplican considerando
los cobros a efectuarse y que proporcionen un margen de beneficio razonable.

 Proceso de Negociación
Es muy importante comprender que la cobranza efectiva parte de factores que
aseguren el ciclo del crédito, es decir, la cobranza es el servicio que se presta al cliente
para que pueda satisfacer la necesidad que tiene de cumplir en su fecha, con el
compromiso adquirido y también es el servicio que presta la empresa para poder agilizar
el flujo de caja con la recuperación de los créditos concedidos he ahí la importancia y el
éxito de la misma.
El gestor o negociador de cobranzas debe personalizar cada gestión en función a
las características del deudor. Una primera diferenciación viene dada por la personería
jurídica del deudor, puesto que no es lo mismo reclamar el pago a una persona particular
por deudas personales, que a una empresa que sea sociedad comercial.
En cada caso el procedimiento ha de ser diferente, puesto que no es lo mismo
tratar directamente con el propio deudor cuando es una persona física y que puede tomar
por sí mismo y sobre la marcha las decisiones que afectan el pago de su deuda, que con el
empleado de una sociedad que deberá consultar con varios niveles de responsabilidad
antes de dar alguna respuesta.
Por lo tanto, existen muchos factores relativos a las peculiaridades de cada deudor
que hay que tener en cuenta antes de iniciar el proceso de reclamación.
 Los diferentes tipos de deudores
Uno de los aspectos que hay que tener en cuenta en el reclamo de deudas es el
perfil del deudor, puesto que no todos los deudores son iguales ni se les puede tratar de
forma indiscriminada. Cada deudor requiere un tratamiento diferenciado para conseguir la
recuperación de la deuda, y es misión del responsable de cobros de averiguar haciendo de
“investigador de morosos” cual es la tipología del deudor para decidir la estrategia de
recobro más idónea a utilizar.
 Las cinco preguntas clave para analizar a un deudor
De entrada, para hacer un análisis del deudor y averiguar su tipología,
simplemente hay que plantearse 5 preguntas clave:

 ¿Quiere pagar el deudor?

 ¿Puede pagar el deudor?

 ¿Sabe el deudor que tiene que pagar?

 ¿Es de buena fe el deudor?

 ¿Tiene el deudor una razón objetiva para no pagar?

Del resultado de este análisis el gestor de cobros puede averiguar, por

ejemplo, si el deudor está motivado en los siguientes aspectos:

 Existe un problema de calidad en el producto o servicio al cliente o por

culpa de un error del propio proveedor que ha ocasionado un problema comercial
(razón objetiva para no pagar).

 Hay un problema ocasionado por algún intermediario en la relación

comercial con el cliente y que ha cometido un fallo de servicio que provoca la
retención del pago por parte del cliente (razón objetiva para no pagar).

 El deudor tiene liquidez, pero de momento no tiene intención de pagar,

ya que tiene otras prioridades o pretende financiarse a costa del proveedor
(morosidad intencional).

 El deudor no tiene actualmente liquidez y tampoco intención de hacer el

pago, ya que se trata de un cliente insolvente en origen (morosidad en origen e
intencional).

 El deudor no tiene actualmente liquidez para abonar la factura, pero tiene

voluntad de hacer el pago en cuanto tenga disponible para poder hacerlo
(morosidad fortuita y transitoria).

 El deudor compró con la intención de no abonar la factura o sólo pagarla

si se ve coaccionado por la justicia (morosidad intencional y profesional)

 El deudor tiene una mala organización interna, pero tesorería suficiente

para hacer el pago (morosidad por incompetencia)
 Los morosos intencionales; que pueden pagar, pero no quieren. Son los de mala fe, ya que podrían
pagar puesto que tienen suficiente liquidez, pero no quieren hacerlo: son los caraduras que pretenden
ganar dinero a costa de los proveedores. Se dividen en dos subtipos:
 Los que acaban pagando la deuda (tarde, pero al final pagan). A este grupo
pertenecen todos los morosos intencionales, que retienen el pago algunos días
para beneficiarse de una financiación gratuita a costa del proveedor.
  Los morosos profesionales que no pagan nunca (a menos que se les obligue
ejerciendo una coerción suficiente)
 Los deudores fortuitos, que quieren pagar, pero no pueden. En esta clase de
deudores están incluidos todos los que son de buena fe pero no pueden saldar la
deuda ya que no tienen liquidez. Estos morosos pagarían si tuvieran medios para
hacerlo. Los deudores que están en esta categoría acaban pagando la deuda si se
les concede el tiempo suficiente y se les otorgan facilidades para reintegrar la
cantidad adeudada.
 Los deudores incompetentes y/o desorganizados que pueden pagar, pero no saben
lo que tienen que pagar. Son los que pueden pagar y no tienen mala voluntad,
pero no saben lo que tienen que pagar ya que su administración es un desastre:
son los desorganizados, los incompetentes y los despistados.
 Los deudores negligentes: Son los que no quieren saber lo que deben, no se
preocupan por la buena gestión de su negocio, aunque sean conscientes de ello.
 Los deudores circunstanciales, que pueden pagar, pero no lo hacen porque hay un
litigio. Son los que han bloqueado el pago voluntariamente porque hay una
incidencia en los productos o servicios suministrados, pero son de buena fe, y
pagarán la deuda si el proveedor les soluciona el litigio.
 Y por último podemos cerrar este tema agregando que la clave del éxito en cobros
requiere que las gestiones sean realizadas de manera persistente. Al fallar en este
aspecto el cliente inmediatamente reconoce que está tratando con una empresa
falta de organización y sistema y se aprovecha de la situación.

 Seguimiento de Cuentas x Cobrar

Seguimiento de cuentas por cobrar ¿Cada cuánto tiempo?

A pesar de formar parte fundamental de las operaciones de la empresa, la cobranza

dista de ser una tarea fácil porque requiere estrategia, mucho seguimiento y recursos
humanos y tecnológicos para lograr su objetivo: el pago por parte de los clientes. Hoy
hablaremos del valor de la continuidad para lograr este fin, y de las ventajas que ofrece
contar con un sistema que nos permita acceder a los indicadores de cuentas por cobrar de
nuestra empresa.

En principio, debemos dejar en claro que el seguimiento de la cobranza es cuestión

de ritmo y persistencia. Visualizar las variables de la gestión eventualmente o de manera
aislada limita nuestro análisis, pues perdemos la perspectiva evolutiva o histórica que nos
permitirá concluir si el comportamiento de un determinado cliente es un lapsus o una
tendencia. Estamos hablando de sistematización, de hacernos la costumbre cotidiana (sí,
todos los días) de revisar variables claves como el período promedio de cobranza y la
antigüedad o aging
 de cuentas por cobrar, y así adquirir la capacidad de leer a los clientes más allá de los
datos.

Como señalamos arriba, lo mejor es contar con una empresa de cobranza cuya
plataforma organice la información de forma automática. Este servicio nos permite
acceder a los indicadores de forma inmediata y sin complicaciones, incluso de forma
amigable e instintiva, algo fundamental cuando se trata de una tarea que tendremos que
hacer continuamente. Teniendo acceso en línea a los datos proporcionados y ordenados
por este sistema, seremos capaces de llevar un control de indicadores más informado y
efectivo para una mejor toma de decisiones a corto, mediano y largo plazo.

Nuestra empresa ofrece una solución que integra todas las funciones operativas de la
gestión de cuentas por cobrar, con la posibilidad de alimentar un historial que dé cuenta de la
relación con cada cliente de manera diferenciada, las acciones de seguimiento a deudas de
difícil cobro (que representan un riesgo financiero y económico), así como de las medidas
que se han tomado para cada caso. Sabemos que la diferencia entre una gestión de cobranza
proactiva y una reactiva - que pone en riesgo tanto la recuperación del activo como la
relación con el cliente-, depende de la variable del seguimiento. Por eso en Peipro.com nos
esmeramos por garantizar a nuestros clientes el seguimiento a documentos por cobrar desde
el momento de su emisión, desde una gestión profesional que garantiza información en línea
y comunicación dedicada, con foco permanente en la cobranza proactiva.

 Capacidad de financiamiento
¿Qué es, Qué Significa y Cómo se Define Capacidad de Financiación? Definición Breve

de Capacidad de Financiación

Diferencia positiva entre los recursos de capital (ahorro más transferencias de

capital) y la inversión de un sujeto o sector económico.

Definición de Capacidad de Financiación

Significado de Capacidad de Financiación: Agregado macroeconómico que recoge

el total de recursos que una nación pone a disposición del resto del mundo, una vez
atendidos los gastos corrientes y de capital.

Significado Alternativo

Un país tiene capacidad de financiación cuando el ahorro nacional bruto es superior

a la formación bruta de capital.

Capacidad de Financiación en Administración Empresarial y Economía

 Se ha definido capacidad de financiación de la siguiente forma: En Hacienda
Pública, diferencia positiva entre los recursos y los empleos de capital. Financing
capacity. Capacidad que tiene cualquier persona o entidad jurídica para prestar recursos
excedentes a un tipo de interés en un período determinado.

Capacidad (Significado General)

Con el ánimo de ofrecer una aproximación y un mayor contexto a esta entrada, puede
interesar una breve definición de capacidad en los siguientes términos: Dos usos habituales:

1. El poder o autoridad legal para suscribir un contrato vinculante.

2. Cash flow suficiente para atender los compromisos de créditos. En el ámbito jurídico, aptitud
para ser titular de derechos y obligaciones (capacidad jurídica) o para realizar válidamente
actos jurídicos (capacidad de obrar).

 La capacidad de financiamiento de un proyecto es un tema de actualidad en al finanzas

empresariales. Se viene empleando con efectividad y éxito, como alternativa de
financiamiento directo en una amplia gama de proyectos. En este existe la banca de
oportunidades que fue creado mediante el decreto Nº 3078 del 2006, tiene como
objetivo promover el acceso al crédito y los demás servicios financieros a las familias
de menores ingresos, micro, pequeñas y medianas empresas y emprendedores.

 El financiamiento de proyectos del acostumbrado financiamiento directo es que en ves de

recurrir a todos los activos de una empresa para generar flujos de efectivo, el
financiamiento de proyecto es una entidad legal definida, y el proyecto se financia
de acuerdo con las características de los recursos de este. LAS ETAPAS A SEGUIR EL
FINANCIAMIENTO Determinar las necesidades del financiamiento: Realiza un análisis
de los costos del proyecto. (Vida útil), recursos propios para la ejecución del proyecto,
teniendo en cuenta la liquidez o disponibilidad en el corto plazo. Cuando ya se tienen
identificadas las necesidades se establecen las utilidades para saber la capacidad y limite
de endeudamiento que permite el proyecto. La inversión total para ejecutar un
proyecto podría ser de $100.000 dólares, además 400.000 (40%) será financiado por
un banco comercial y $600.000 (60%) financiado con fondos propios. IDENTIFICAR
LAS POSIBLES FUENTES DE FINANCIAMIENTO: Fuentes internas: Por capital
propio, el cual es aportado al inicio por medio de los capitalistas y responsables del
proyecto. Fuentes externas: Se obtienen fuera del proyecto, pueden obtenerse por medio
del mercado de capitales, bancos, cooperación y desarrollo. Mercado de capitales:
Ofreciendo participación en el negocio (acciones, obligaciones o bonos).
Bancos e instituciones de fomento: A través de la banca se puede obtener
créditos corto, mediano y largo plazo, que presenten condiciones
 adecuadas a las características del proyecto y pueden ser nacionales o extranjeros.
También por instituciones privadas en forma de créditos con proveedores y fabricantes de
equipo. Cooperación para el desarrollo: Se puede obtener apoyo financiero a través de
organismos internacionales que destinan recursos técnicos y financieros. APLICACIÓN
AL PROYECTO: Con base al tema se lo aplico a mi proyecto de una manera útil,
haciendo un crédito según el monto de capacidad que presente, con el fin de
aprovecharlo para hacer compras en la parte de equipos, papelería, útiles etc. Para poder
obtener mejores resultados y desarrollo al proyecto.

a. Controles Administrativos
El control administrativo es la etapa de la gestión administrativa que se refiere a la
evaluación de procesos y del rendimiento administrativo, así como de la identificación de
desviaciones y posibles anomalías.
Dentro de la teoría y los estudios económicos y empresariales, el control
administrativo se considera una de las fases que componen el proceso
administrativo.
Mediante las funciones de control, las distintas organizaciones persiguen vigilar su
funcionamiento. Es decir, establece patrones de seguimiento que permitan observar el
rendimiento de la compañía.
El motivo principal de su existencia es la valoración de parámetros que informen
de un correcto funcionamiento a la hora de perseguir su misión o su actividad
económica.
Para ello, se crean funciones o tareas que faciliten ininterrumpidamente la
evaluación de los procesos que se ponen en marcha.
En ese sentido, se compara la previsión inicial de la empresa con los valores
realmente experimentados o conseguidos.
Rasgos principales del control administrativo
Dentro de las funciones administrativas pertenecientes al control administrativo se
encuentran en común una serie de características:
 Evaluación y seguimiento de procesos: Mediante la observación de la
actividad de la organización, se pretende medir su funcionamiento y los niveles de
eficiencia que arroja.
 Elaboración de patrones y métricas: Tras la observación, el correcto control
administrativo debe servir para establecer ratios o niveles óptimos de producción,
funcionamiento, etc.

 Búsqueda de eficiencia: El control administrativo busca la desaparición de

diferencias entre lo planificado y lo ejecutado. Para ello, precisa de procesos
 administrativos y de producción lo más cercanos posible a los planteados en origen.
 Identificación de anomalías: Teniendo en cuenta los puntos anteriores, el control
debe identificar errores o incumplimientos procesales que aparezcan en el día a día de
una organización.

Modalidades de control administrativo

La labor administrativa enfocada al control se realiza de modo diferente atendiendo al
momento o punto temporal en el que tenga lugar:
 Prevención y anticipación: Este tipo de control administrativo es planteado
previamente al inicio de los procesos. Se refiere a la observación de los recursos a
emplear, su consecución y disposición atendiendo al criterio de la planificación.
 Observación simultánea: De modo concurrente se establecen parámetros de control
simultáneos al proceso administrativo. De este modo se obtienen datos acerca del
aprovechamiento de los inputs y se detectan anomalías en tiempo real.
 Retroalimentación: Una vez finalizado un proceso se extraen conclusiones acerca de
su rendimiento, con el objetivo de definir sus posibles aspectos a mejorar para el futuro.
Dicho lo anterior, se observa que la etapa de control está intrínsecamente
relacionada con la planificación.
Es decir, un buen control y su ejecución deben facilitar que el diseño y la
planificación estratégica inicial se cumpla sin desviaciones funcionales.
Su coordinación y el cumplimiento eficiente de los objetivos de la empresa serán
traducibles, por tanto, en la consecución de beneficio económico.

 Requisitos de facturación

Requisitos esenciales de las facturas: ¿qué elementos han de incluir?

La correcta facturación es una condición indispensable para las empresas con el objetivo de
evitar conflictos con los clientes o con Hacienda. Además, una factura completa es garantía de obtener
el derecho a deducciones, lo que hace posible obtener la devolución de los impuestos sobre las
ventas incluidos en la factura, la cual se compensará con la cantidad que se tenga que abonar, es decir,
con el 7%. Para ello es necesario que el contenido de las facturas que se presentan en Hacienda se
adecúe a la normativa vigente. .

¿Cuáles son los datos obligatorios de una factura?

Una factura es un documento escrito en el que el emisor detalla los productos y/o
servicios prestados y le exige el pago de los mismos a un cliente.
Consejo
En todas las prestaciones y servicios llevados a cabo contra remuneración se aplica la normativa acerca del
Impuesto sobre el Valor añadido. Si en ellos se ven implicados proveedores de suministros y prestadores de
servicios, se emiten las facturas correspondientes.

Contenido de la factura.

1. Toda factura y sus copias contendrán los datos o requisitos que se citan a
continuación, sin perjuicio de los que puedan resultar obligatorios a otros efectos y de la
posibilidad de incluir cualesquiera otras menciones:

a) Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de

cada serie será correlativa.

b) La fecha de su expedición.

c) Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del

obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.

d) Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración tributaria

española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con
el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura.

e) Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de

las operaciones.

f) Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos

necesarios para la determinación de la base imponible del Impuesto,
incluyendo el precio unitario sin Impuesto de dichas operaciones, así
como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio
unitario.

g) El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las

operaciones.

h) La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá

consignarse por separado.

i) La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se

documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado,
siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.

j) En el supuesto de que la operación que se documenta en una factura

esté exenta del Impuesto, una referencia a las disposiciones
correspondientes, relativa al sistema común del Impuesto sobre
  Número de Identificación Fiscal (NIF)
El Número de Identificación Fiscal no solo se asigna a las personas físicas, sino
también a las personas jurídicas y entidades

a. Número de factura y serie

Como ya se ha indicado, toda factura debe ir acompañada de un número y, en su caso, de una
serie. Dicho número tiene carácter secuencial y sirve como identificador inequívoco de la factura,
además de ser correlativo a la fecha de cada una de ellas. Así, no puede haber huecos o saltos de
numeración.

Por otro lado, pueden establecerse series diferentes, sobre todo en caso de que se cuente con
varios establecimientos o se realicen operaciones de distinta índole.

Ejemplo
Si una factura con fecha de abril de 2017 tiene el número 4, la del mes de mayo no puede tener el número 1,
sino que lo correcto es que tuviera el número 5.

Cantidad y naturaleza de la entrega o alcance y naturaleza de las prestaciones

Es importante no perder de vista que en la factura se deben especificar todos los productos o
mercancías que han sido entregados o las prestaciones deducidas y precisarlos mediante una
descripción comercial. En este sentido, se puede optar por terminología como “muebles de oficina”,
“decoración de mesa” o “tubos de desagüe”. El empleo de términos generales como “artículos de
regalo” no es suficiente. Además, es conveniente incluir el precio en la misma línea, lo que atañe
tanto al precio total como al precio neto unitario.

Nota
Si se han realizado anticipos, así debe indicarse en la factura

Errores comunes al redactar el contenido de las facturas

En el ámbito de la facturación se puede incurrir en muchos errores. Las facturas incorrectas

tienen como consecuencia que Hacienda presente objeciones sobre las deducciones o que uno se
vea obligado a abonar costes adicionales.

A continuación, te presentamos los errores más comunes en la estructura de una factura:

Omisión de datos obligatorios y datos incorrectos

Si no tienes en cuenta en tus facturas los datos obligatorios que te hemos presentado, como son la
fecha o la numeración correlativa, no se cumplen los requisitos mínimos exigidos por las autoridades
competentes. Esto atañe tanto a los datos relativos al emisor como al receptor de los documentos y solo
es posible percibir las deducciones correspondientes si se
 cumplimentan los datos necesarios y estos están libres de errores, ya que los errores y las imprecisiones
dificultan el proceso de aceptación y revisión por parte de la Agencia Tributaria y de Hacienda.

La inclusión del CIF, de un domicilio, de un nombre o de una razón social incorrectos puede, por
consiguiente, dar lugar a problemas tributarios e invalidar las facturas.

Tipos impositivos erróneos

Los tipos impositivos incorrectos también constituyen un problema serio. Para solucionarlo se
puede optar por la vía de las facturas rectificativas, que no es lo mismo que anular las facturas
erróneas. Como indica la Agencia Tributaria:

Identificación del concepto facturado

Este es otro de los problemas más comunes y por el que las facturas pueden resultar inválidas. El
concepto facturado y las prestaciones de servicios deben aparecen claramente detalladas y son una parte
esencial en este tipo de documentos mercantiles. Así, debe incluirse tanto la naturaleza de los servicios
prestados como el importe de los mismos para que la Administración las acepte y no las considere falsas
o no deje de autorizarlas.

Consejo
Comprueba tus facturas exhaustivamente antes de enviarlas, puesto que Hacienda solo acepta las que se hayan
cumplimentado de forma correcta, lo que atañe tanto a las facturas en papel como a las electrónicas.

 Controles de inventario – Entrada y Salida

El objetivo del control de entradas y salidas del almacén es reflejar las fluctuaciones de
inventario con la máxima precisión. Gracias a ello, es posible conocer a fondo los flujos de mercancías y
evaluar si el diseño y el funcionamiento de la instalación está respondiendo con eficacia.

Retos habituales en el control de entradas y salidas de stock

Resulta complicado ejecutar un control de entradas y salidas de stock exhaustivo y sin fallos, especialmente si
se realiza de forma manual (por ejemplo, con herramientas como Microsoft Excel).

Algunos de los problemas más habituales son:

 Falta de estandarización en el registro de mercancías o deficiencias en su cumplimiento.

 Incoherencias entre los datos de inventario que refleja el sistema y las mercancías que están
físicamente en el almacén.
 La ausencia de un sistema de codificación armonizado para todas las referencias.
 Fallos en el volcado de información de stock que comparte toda la empresa, algo que
complica la gestión del aprovisionamiento desde compras.

Una solución a la mayoría de fallos en el control de entradas y salidas del almacén es contar con un Sistema
que informatice los datos y que organice el proceso de forma automática.
Así, los sistemas de gestión del almacén se integran con dispositivos de identificación (escáneres o terminales
de radiofrecuencia, por ejemplo), que dan lugar a un método de trabajo guiado y optimizado en todo
momento.

Por qué automatizar el control de entradas y salidas en el almacén

Para repasar las ventajas que conlleva el uso de software de gestión de almacenes para el control de entradas y
salidas de stock del almacén, tomamos como base Easy WMS de Mecalux.

- Radiografía del control de entradas

Como vimos en nuestro artículo sobre recepción de mercancías, esta área de trabajo en el almacén se compone
de distintas fases que comprenden movimientos físicos de mercancía, actividades dedicadas a la verificación
documental y otras tareas que ejecuta el operario como el etiquetado, por ejemplo.

Sin embargo, en la realidad, detrás de cada recepción de mercancía se abre un gran abanico de posibilidades.
Durante este proceso logístico, pueden surgir cuestiones como: ¿qué pasos debemos seguir para una recepción
multirreferencia?, ¿cómo actuar ante una recepción no planificada para que no genere un cuello de botella?,
¿y si encima estamos hablando de cross-docking o de devoluciones?

Físicamente, el software se integra con sistemas que transmiten información en el control de entradas. Los más
comunes son:

 Puestos de Inspección de Entradas (PIE): en muchos almacenes automatizados el control de

entrada y salida de mercancías se realiza con la mínima intervención humana. Los PIE comprueban el
estado de tarimas y transmiten los datos.
 Terminales de radiofrecuencia: el operario escanea los códigos que lleva cada contenedor y
verifica la información siguiendo las instrucciones.

Los PIE realizan el control de entradas de tarimas en la instalación de forma completamente automatizada
Una vez que la información entra en el sistema de gestión de almacenes, este adapta su funcionamiento
ajustando las tareas al tipo de recepción.

Estas son algunas de las funciones relacionadas con los distintos tipos de entradas de mercancía en la
instalación:

 Recepción del proveedor: se trata de un proceso estándar que se aplica a cualquier tipo de entrada
de mercancías. Esta función coteja los datos de la orden de compra con la información de la etiqueta de
la mercancía al introducirla en el stock.
 Recepciones de contenedores completos: son las más rápidas, ya que están pensadas para
aquella mercancía que llega en tarimas de una sola referencia. Por tanto, se registra el stock por bloques
y el sistema asigna una identificación automática a cada bulto.
 Recepciones de mercancía multirreferencia: a diferencia del anterior, esta funcionalidad abarca
el control de entradas de tarimas que contienen varias referencias, de modo que se registra cada SKU por
separado.
 Recepciones preavisadas (también conocidas como ASN, Advanced Shipping Model): la entrada
de la mercancía está prevista de antemano, por lo que los datos ya figuran en el Sistema al habérselos
transmitido el ERP. Aunque aún no existan físicamente en el almacén, se crean
 contenedores en el sistema y, una vez que llegan las tarimas, la información física y digital se enlaza.
 Recepciones ciegas: permite abrir una orden de entrada de stock sin que esta esté planificada de
antemano en el sistema. El operario la crea desde el terminal de radiofrecuencia. El objetivo es continuar
con la actividad del almacén y que esta mercancía no suponga un bloqueo en el control de entradas.

Veamos dos casos especiales en el control de entradas:

 La gestión de las devoluciones: el procedimiento se adecúa a las particularidades ligadas a una

devolución de mercancía entrante. Se añaden al stock del almacén y su estado se va actualizando a lo
largo del proceso de control de calidad. Lo habitual es situarlas en una zona reservada para realizarlo sin
que entorpezca el resto de tareas.
 Las operaciones de cross-docking: el sistema guarda la ruta directa hacia las ubicaciones
de cross-docking o directamente envía las mercancías recibidas a expediciones (cross-
docking puro).

El Sistema posibilita el control automático de entradas y salidas en el almacén

- Opciones para el control de salidas

El control de las salidas tiene una importancia capital en la actividad del almacén. Al final, toda la organización
del picking depende de la prioridad establecida en las expediciones. Existen varias formas de controlar el
proceso de expediciones:

 Control de las órdenes de salida a través de estados: la visibilidad de las expediciones es

fundamental para una pronta detección de incidencias. Por ello, el sistema facilita la identificación de
cada cambio en la orden de expedición con estados como: en espera, en falta de stock, liberada, en
preparación, pausada, cerrada o completada y cancelada.
 Selección estratégica de prioridades en las órdenes de salida: el sistema procesa gran
cantidad de información logística ligada a los envíos para luego ordenar el picking. Por ejemplo, tiene en
cuenta las rutas de expedición, las paradas que haya, la apilabilidad de mercancías, la
ubicación del stock en el almacén, entre otros factores.
 Control de la etapa final de salidas: al verificar que los productos procedentes del picking sean
correctos. Acto seguido, se desagrupan (si previamente se han consolidado las mercancías), se
empaquetan y se depositan a la espera de ser recogidos por los transportistas.

El papel del control de entradas y salidas de stock en la gestión del almacén

El control de entradas y salidas de productos en el almacén permite mejorar la visibilidad sobre los
movimientos de mercancías que tienen lugar en la instalación de almacenaje.

Al realizarse de forma automática con el sistema pone a disposición del responsable de almacén una
información muy relevante para la toma de decisiones.

 Mercancía en Préstamo
Hoy en día es muy común dentro del comportamiento de mercado trabajar con el
inventario de los proveedores. Es decir, vender una mercancía que no se a adquirido toda vía.
Esto conlleva nuevos retos en el control de inventario ya que los sistemas deben rebajar una mercancía
del inventario que no se a adquirido es ahí cuando se denomina mercancía en préstamo
ya que para el control de inventario es un producto que se debe reponer de manera que se haga la adquisición
del mismo para poder cumplir con el pedido de los clientes.