Cómo Hacer Una Caracterizacion de Procesos - Paso A Paso

9/11/21 13:24 Cómo hacer una Caracterizacion de Procesos - Paso a Paso
Cómo hacer una Caracterización de

Procesos Paso a Paso
por Iván Torres | Gestión empresarial, ISO 9001 | 19 Comentarios
Quizás no tengas ni idea de lo que es caracterizacion de procesos

pero créeme que es una de las cosas más importantes que puedes
hacer en tu negocio para poder mejorar tus procesos.
¿Te gustaría tener un conocimiento y control absoluto de tus

procesos?
Si te quedas aquí y lees artículo completo sabrás como hacerlo te

lo aseguro. Te enseñaré a construir y trabajar con una ficha de
procesos desde cero, desde tu hoja en blanco. Tan sólo tendrás
que dedicarle tiempo para aplicarlo a tu negocio.
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Así que toma papel y lápiz que empiezo…
Contents [Ocultar]
1 Que es la caracterizacion de procesos

2 Para que sirve una caracterización de procesos
3 Cómo se hace una caracterización de procesos
3.1 Antes de la caracterización de procesos prepara esto:
3.2 Durante la caracterización de procesos haz esto:
3.3 Después de la caracterización de procesos haz esto:
4 Beneficios de caracterizar procesos
5 Optimiza tu empresa y hazla rentable ahora
Que es la caracterizacion de procesos
Antes de explicarte qué es la caracterización de procesos tengo que

decirte que debes tener bien claro que es un proceso para poder
entender luego que es una caracterización de procesos.
La caracterización de procesos se trata de realizar un análisis

profundo de los procesos teniendo en cuenta los elementos que
originan que estos procesos tengan un principio y un final.
Estos elementos pueden ser:
elementos de entrada que originan que comience un

proceso como por ejemplo la solicitud de un
servicio/producto de un cliente,
elementos de salida que originan que finalice un proceso
como por ejemplo la realización de una
cotización/presupuesto.
En el ejemplo anterior fíjate como el elemento de entrada fue la

solicitud de un cliente y el elemento de salida fue una
cotización/presupuesto.
¿Adivinas cuál fue entonces el proceso?
Efectivamente: La Realización de la cotización/presupuesto
Por lo tanto todos los procesos tienen elementos de entrada y de

salida. Estos elementos de entrada y de salida son los que se
identifican cuando caracterizas procesos.
Pero aparte de estos elementos de entrada y salida, con una

caracterización de procesos también estudias:
Cuál es el objeto del proceso, es decir, por qué se crea ese

proceso.
Quién/es es/son los responsables de ese proceso.
Qué partes interesadas, es decir, qué personas intervienen

en un proceso.
Qué controles existen asociados al proceso para asegurar

que se lleva a cabo de manera correcta (pueden ser controles
documentales o controles visuales)
Qué documentos o registros de control (controles

documentales) están asociados al proceso para asegurar que
el proceso se lleva a cabo correctamente
Qué indicadores de gestión están asociados al proceso y

que ayudan a conocer el rendimiento y desempeño del
proceso.
Cuáles son las tareas o actividades que se realizan una

detrás de la otra que conforman el propio proceso en sí.
Qué riesgos puede existir de que falle el proceso
Como puedes ver, una caracterización de procesos implica

estudiar en profundidad los procesos. Se trata de una
herramienta muy potente junto con el diagrama de flujo.
Para que sirve una caracterización de

procesos
Sirve para estudiar los procesos de una organización en

profundidad como te comenté anteriormente.
Y estudiar un proceso implica:
analizar si es posible hacerlo más ágil.
plantear alguna posibilidad de automatizar algún paso.
detectar posibles riesgos de que falle el proceso.

descubrir ciertos pasos que no se están llevando a cabo tal y
como se habían planteado de un principio.
incluir nuevos controles, registros de control o indicadores

del proceso.
Cuando caracterizas un proceso tienes una visión 360º de lo que

pasa alrededor de ese proceso y de ahí que sea una herramienta
tan exigente y potente a la vez.
Si eres Estudiante este Curso de Análisis de Procesos te Interesa.

Con este Curso te convertirás en un Experto Analizando Procesos
para que lo apliques en tu trabajo.
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Estudias todo: como comienza, cómo termina, quién/qué da la

orden para que comience o termine, que documentos existen para
controlar y analizar ese proceso, etc.
Por lo tanto, una caracterización de procesos es una herramienta

básica para realizar una analisis de procesos dentro de una
organización lo que te llevará a llevar una mejor gestion

empresarial de tu negocio.
Cómo se hace una caracterización de

procesos
El soporte comúnmente utilizado para caracterizar procesos es

la Ficha de proceso. Esta Ficha de proceso la puedes construir
mediante una hoja de cálculo o un documento de texto.
Simplemente ve ubicando cada apartado que te comenté

anteriormente en la caracterización de procesos dentro del
documento. Algo así:
Antes de la caracterización de procesos

prepara esto:
Antes de ponerte a trabajar en la caracterización de un proceso

evidentemente tienes que definir qué proceso vas a estudiar.
Comunica posteriormente a la persona o personas

responsable/s de ese proceso lo que quieres hacer y cuándo
quieres hacerlo para que reserven un día y hora en su agenda.
Prepara la ficha de proceso posteriormente. Hazla tuya con

anotaciones de preguntas que tengas o partes críticas en las que
debes de indagar sabiendo el proceso que vas a estudiar.
Durante la caracterización de procesos

haz esto:
Esta es la parte más importante. Cuando estás sentado delante

de la persona/s con las que vas a estudiar el proceso y tienes
abierto delante de ti la ficha del proceso.
A la hora de cumplimentar la ficha, te voy a enumerar los pasos

que doy yo para ir entendiendo y estudiando el proceso.
Paso 1. Comienzo por cumplimentar el objeto (¿para qué existe ese

proceso?) esa es la pregunta que debes hacerte y hacérsela al
responsable del proceso.
Paso 2. Defino, por puestos de trabajo, quién/es son los

responsables del proceso.
Paso 3. Indico el inicio y el final del proceso. Esto es importante

porque aquí es dónde estoy acotando el proceso. Arranca y termina
en un punto para luego unirse a otro proceso o entregarse al
cliente final. Teniendo claro el objeto no suelo tener problema en

detectar cuál es el final del proceso. Yo defino el inicio y el final del
proceso como una “acción” (ejem: el departamento xxx envía un
formulario por email con los datos para facturar).
Paso 4. Anoto los Elementos de Entrada y de Salida: Está

totalmente relacionado con el inicio y final del proceso. Pero aquí
no defino la acción sino los elementos asociados a esa acción
(ejemplo anterior: formulario con los datos para facturar) ¿ves la
diferencia?.
Paso 5. Señala las partes interesadas que están implicadas en

este proceso. Por partes interesadas me refiero a las partes
implicadas.
Y ahora no sigo al siguiente punto de la ficha sino que voy al

apartado de “Descripción de Actividades”. ¿Por qué hago esto?
Porque ya tengo suficiente información general del proceso. Ahora
quiero entrar en detalle y saber exactamente los pasos que se dan
para desarrollar ese proceso de principio a fin.
Paso 6. Describo los pasos o actividades que se llevan a cabo

durante el proceso. Para hacer esto de forma ordenada realizo
siempre, dentro de este apartado, una división del proceso que
estoy estudiando en subprocesos.
Por ejemplo, para estudiar el proceso de “facturación” en una

empresa que tiene un departamento específico para ello, este
proceso de “facturación” yo lo dividiría en los siguientes 4
subprocesos: solicitud de facturación, emisión y registro de la
factura, envío de la factura, archivo físico y digital.
¿Por qué hago esto?
Para hacer más sencillo el estudio y su posterior descripción. Al

dividir el proceso en subprocesos ayuda más a la lectura de este
apartado “descripción de actividades” que si describo todas las
actividades juntas sin división alguna.

Por lo tanto te aconsejo que dividas el proceso en diferentes

subprocesos y lo indiques en este campo como un pequeño título
para cada uno de los subprocesos.
Una vez que termino de describir todas las actividades del proceso
ya entiendo con todo detalle el mismo. Es el momento en que mi
cabeza empieza a hacerse estas preguntas:
¿y cómo controlarán este paso xx que yo veo que es crítico?
¿tendrán algún registro de control para apoyarse en él y no

fallar en este proceso?
¿quizás tienen algún indicador para medir el rendimiento de

este proceso?
Y es entonces cuando paso a la parte final del análisis de este

proceso y la cumplimentación de la ficha del proceso.
Paso 7. Identifico los controles al Proceso que existe en la

organización. Todos los procesos tienen siempre algún control
(podrá ser visual o mediante un documento/registro).
Como ya he entendido cual es el objeto del proceso (para qué

existe) y las actividades que se realizan, la pregunta que les hago es
¿y cómo controlas este paso, este momento? La respuesta que te
de la persona escríbela pero plantéate tú si es suficiente ese
control o le haría falta algún otro o mejorar el existente.
Paso 8. Anoto los Registros Asociados al proceso. Muchas veces

los controles que se hacen al proceso están basados en la
cumplimentación de un registro. Pregunta por ellos y anota los que
te digan. Igual que antes, plantéate si ese registro es suficiente o
necesita otros o mejorar el existente.
Paso 9. Pregunto por Indicadores del Proceso. Muchos procesos

tienen indicadores de gestión para medir su desempeño, su
rendimiento. Siguiendo con el ejemplo del proceso de facturación,
puede que la empresa tenga una métrica tal que así “número de
abonos realizados al mes”. Si una empresa realiza abonos (o
facturas rectificativas) significa que el cliente no está de acuerdo
con la factura que se ha emitido. Habría que analizar el por qué
ocurre ese abono pero igual puede ser una mala comunicación
entre el departamento de producción y el de facturación.
Este indicador “número de abonos realizados al mes” puede que

valga la pena invertir tiempo en medirlo para conocer posibles
errores de fondo en la empresa y por eso se mantiene como
indicador. Para eso existen los indicadores.
Paso 10. Pregunto por Riesgos de que falle el proceso. Este

análisis es importante porque hace pensar a la persona que tiene
delante de posibles fisuras en sus procesos. Si detecto alguna la
anoto para que se analice posteriormente la probabilidad de que
se materialice y la gravedad que tendría en la empresa si se
materializa.
Después de la caracterización de
procesos haz esto:
Entrégalos al responsable de la organización para que estudie:
¿qué se puede mejorar?

la probabilidad y consecuencia de los riesgos detectados de
que falle el proceso para saber si se toma acción o no.
si se está desarrollando el proceso como estaba establecido.
Beneficios de caracterizar procesos
Realizar una caracterización de procesos es un trabajo que te dará

enormes beneficios en tu organización. Entre ellos yo destacaría:
Posibilidad de entender en profundidad el qué se hace y

cómo se hacen las cosas.
Comparar el cómo se hacen las cosas con lo que está
establecido por parte de la alta gerencia (dirección, gerencia).
Oportunidad para detectar aspectos a mejorar.
Detectar posibles riesgos de que falle el proceso y analizar
posteriormente la gravedad de ese riesgo.
Establecer nuevos controles al proceso, registros, indicadores
de gestión o mejorar los existentes.
Hacer partícipe a los responsables de esos procesos en la

mejora de los mismos.
Bueno pues esto es todo lo que quería contarte acerca de la

caracterización de procesos.
Y ahora dime, ¿has hecho ya una caracterización de algún proceso

en tu organización?
Te espero en los comentarios.

Foto: Papel en blanco
Fuente: Pixabay
Iván Torres
Licenciado en Administración y Dirección de Empresas,
colegiado nº1498 por el colegio de economistas de Las
Palmas de Gran Canaria, IRCA Certified ISO 9001 Lead
Auditor con nº ENR-00555531
En mi web podrás encontrar información gratuita de mucho valor que

comparto para mejorar la gestión de las empresas.
También encontrarás otros recursos como libros y otras herramientas que

ofrezco al mercado para profundizar en las áreas que conozco y ayudar así a
las organizaciones a ser más competitivas.
Autor del libro Como Implantar ISO 9001:2015 Paso a Paso.
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19 Comentarios
Alexander el 31 marzo, 2020 a las 5:21 pm
buen dia, Ivan quería felicitarte por compartir tu

conocimiento con el mundo, te comento que soy
colombiano y en estos momentos estoy caracterizando
los procesos de la empresa pero se me ha dificultado
mucho realizar una caracterización ¨perfecta¨ perfecta
entre comillas por que se que en la vida no hay nada
perfecta ….ivan me gustaria que depronto me ayudaras
con mas información…para poder seguir afianzando
mis conocimientos …..mis caracterizaciones ademas de
lo que explicas tienen el proceso PHVA (Planear, Hacer,
Verificar, Actuar) también tiene proveedores y clientes…
y eso no se como llevarlo a la caracterización. gracias
RESPONDER
Iván Torres el 31 marzo, 2020 a las 9:27 pm
Hola Alexander,
Muchas gracias por tu comentario.
Exacto, la perfección no existe y la excelencia es

un camino que siempre se anda.
Cuenta con mi ayuda Alexander.
Si estás caracterizando procesos en los que

intervienen proveedores y clientes no debería de
ser muy diferente al análisis que realizas del resto

de procesos.
Piensa en qué procesos son los que estás

estudiando con los clientes: comunicación,
prospección, entrega del producto o servicio… al
final todo son procesos y los puedes estudiar
como el resto de ellos.
Lo mismo ocurre con los proveedores. ¿Qué

proceso quieres analizar con ellos?: evaluación
inicial, evaluación periódica, auditorías de tus
proveedores…
Espero haberte ayudado.
Escríbeme si quieres a
ivan.tv@iveconsultores.com si necesitas mi
opinión con algo muy específico.
saludos y gracias por comentar.
RESPONDER
Maria del Pilar Ramos Pacheco el 7 abril, 2020 a las 4:54 pm
felicitaciones por la, Excelente la explicación sobre

catacterizacion de procesos, me gustaría tener contacto
directamente con Ud, para compartir desde la
experiencia que uno tiene en las diferentes empresas.
RESPONDER
Iván Torres el 7 abril, 2020 a las 8:43 pm
Hola Maria,
Muchas gracias por tu comentario y tus palabras.
Por supuesto, estaré encantado de contactar
contigo.
Escríbeme por favor a

ivan.torres@iveconsultores.com
saludos y gracias
RESPONDER
Marlin Marquina el 27 septiembre, 2020 a las 2:52 pm
Excelente información, muy bien desarrollada y

de fácil comprensión. Infinitas gracias por su
aporte Ivan. ¡Felicidades!
RESPONDER
Iván Torres el 30 septiembre, 2020 a las 9:25 pm
Hola Marlin,
muchas gracias por tu comentario.
Espero leerte más veces por el blog.
saludos y buen día¡
RESPONDER
Maria Claudia el 8 abril, 2020 a las 2:32 pm
Cordial saludo Ivan
Muy buena y detallada tu explicación. Quisiera

comentarte que me resulta un poco más fácil para mi
detallar mis actividades primero y luego detallar mis
entradas y mis salidas y las partes interesadas, creo
que en el grueso de todo está en las actividades y si
sabemos las sabemos bien, sabemos el resto.
Saludos!
RESPONDER
Iván Torres el 8 abril, 2020 a las 2:50 pm
Hola Maria Claudia,
Muchas gracias por tu comentario.
Perfecto¡ Este es un artículo lo escribí para ayudar

a hacer este ejercicio en función de cómo lo hago
yo.
Pero si tu empiezas por otra parte también es

válido.
Lo importante, como dices, es conocer bien la

actividad para luego analizar bien el proceso.
RESPONDER
Oscar Gonzalez el 18 mayo, 2020 a las 12:43 am
Buenas noches, Respetado licenciado Ivan, es una

excelente explicación sobre caracterización de
procesos, soy Colombiano, en estos momentos
desarrollo la caracterización de los procesos, pero
tengo una consulta no se si me puedes ayudar con ella,
y es que no se si todas las actividades deben tener un
proveedor e insumo, así mismo si deben tener una
salida y cliente, te agradezco por su excelente aporte.
RESPONDER
Iván Torres el 18 mayo, 2020 a las 6:50 am
Hola Oscar,
Gracias por tu comentario.
Sí, por actividades te refieres a procesos o

subprocesos, sí todas ellas tienen unas entradas
y salidas siempre.
Espero haberte ayudado.
RESPONDER
Maria Lilia Guerrero Betancourt el 26 junio, 2020 a las 4:59 pm
queri preguntar si tiene algun formato especifico para

realñizar este proceso de caracterizacion que me lo
pueda compartir. gracias.
RESPONDER
Iván Torres el 1 julio, 2020 a las 9:07 am
Hola María,
Tenemos material al respecto para estudiar los

procesos pero esos materiales están dentro de
nuestros recursos de pago.
Acerca de la ficha de procesos, cómo usarla y

cómo estudiar procesos es una lección que está
dentro de nuestro programa formativo «Curso
ISO 9001 – Desde el Desconocimiento a la
Experiencia». Puedes echar un vistazo al curso
por dentro en este enlace
http://www.iveacadamy.com
RESPONDER
jimena el 16 octubre, 2020 a las 11:27 pm
Hola, soy estudiante la biotecnología y quería saber

cuáles son los 2 principales procesos de control de
sistema de gestión de calidad y cuáles son los
requisitos que se deben cumplir específicamente si se
está trabajando en una empresa química. Según ISO
9001:2015
RESPONDER
Iván Torres el 16 octubre, 2020 a las 11:56 pm
Hola Jimena,
gracias por tu comentario.
Deberías de controlar todos los procesos pero en

especial los procesos operativos de tu
organización ya que representan las operaciones
diarias de tu empresa.
Respecto a los requisitos que debes de cumplir

según ISO 9001:2015, son 65 y los tienes en la
propia norma descritos.
saludos¡
RESPONDER
Iber Jose Alemeza Oliveros el 10 febrero, 2021 a las 9:19 pm
Felicidades!!!! excelente explicacion, pude despejar

algunas dudas que tenia y es muy claro con el
contenido brindado al cliente, expero conocer mucho
mas sobre este proceso y seguir aprendiendo de tus
conocimientos.. de ante mano muchas gracias 🙂
RESPONDER
Nubia Nieves Gómez el 6 mayo, 2021 a las 4:54 pm
Hola Ivan, muchas gracias por tan importante

ilustración sobre la caracterización de los procesos. Soy
economista con una trayectoria laboral de mas de 20
años y es la primera vez que voy a realizar esta
actividad; tus aportes han sido muy valiosos para mi.
Te estaré molestando a través de tu correo para
cualquier inquietud. Nuevamente reitero mi
agradecimiento por compartir tu conocimiento con las
personas que lo necesitamos.
RESPONDER
Abdellah el 20 julio, 2021 a las 11:21 am
Hola Ivan,
Soy de Marruecos (Norte de Africa). Muchas gracias por

ayudarnos a comprender los procesos.
RESPONDER
Catalina Fajardo Muñoz el 15 octubre, 2021 a las 2:02 pm
Actualmente requería afianzar lo que tenía como base

sobre el tema de procesos, ya que no soy
administradora, y tu contenido ha sido de gran ayuda.
Gracias por compartir y gracias también por utilizar un
lenguaje que permita que todos comprendamos.
No conocía tu trabajo, pero desde ahora estaré muy

atenta a tus publicaciones.
RESPONDER
Iván Torres el 20 octubre, 2021 a las 10:21 am
Hola Catalina,
Me alegro que te haya gustado el artículo. Espero

volver a leerte por el blog.
Un abrazo
RESPONDER
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Cómo hacer una Caracterización de

Quizás no tengas ni idea de lo que es caracterizacion de procesos

¿Te gustaría tener un conocimiento y control absoluto de tus

Si te quedas aquí y lees artículo completo sabrás como hacerlo te

Así que toma papel y lápiz que empiezo…

1 Que es la caracterizacion de procesos

Que es la caracterizacion de procesos

Antes de explicarte qué es la caracterización de procesos tengo que

La caracterización de procesos se trata de realizar un análisis

Estos elementos pueden ser:

elementos de entrada que originan que comience un

En el ejemplo anterior fíjate como el elemento de entrada fue la

¿Adivinas cuál fue entonces el proceso?

Efectivamente: La Realización de la cotización/presupuesto

Por lo tanto todos los procesos tienen elementos de entrada y de

Pero aparte de estos elementos de entrada y salida, con una

Cuál es el objeto del proceso, es decir, por qué se crea ese

Quién/es es/son los responsables de ese proceso.

Qué partes interesadas, es decir, qué personas intervienen

Qué controles existen asociados al proceso para asegurar

Qué documentos o registros de control (controles

Qué indicadores de gestión están asociados al proceso y

Cuáles son las tareas o actividades que se realizan una

Qué riesgos puede existir de que falle el proceso

Como puedes ver, una caracterización de procesos implica

Para que sirve una caracterización de

Sirve para estudiar los procesos de una organización en

Y estudiar un proceso implica:

analizar si es posible hacerlo más ágil.

plantear alguna posibilidad de automatizar algún paso.

detectar posibles riesgos de que falle el proceso.

incluir nuevos controles, registros de control o indicadores

Cuando caracterizas un proceso tienes una visión 360º de lo que

Si eres Estudiante este Curso de Análisis de Procesos te Interesa.

Estudias todo: como comienza, cómo termina, quién/qué da la

Por lo tanto, una caracterización de procesos es una herramienta

organización lo que te llevará a llevar una mejor gestion

Cómo se hace una caracterización de

El soporte comúnmente utilizado para caracterizar procesos es

Simplemente ve ubicando cada apartado que te comenté

Antes de la caracterización de procesos

Antes de ponerte a trabajar en la caracterización de un proceso

Comunica posteriormente a la persona o personas

Prepara la ficha de proceso posteriormente. Hazla tuya con

Durante la caracterización de procesos

Esta es la parte más importante. Cuando estás sentado delante

A la hora de cumplimentar la ficha, te voy a enumerar los pasos

Paso 1. Comienzo por cumplimentar el objeto (¿para qué existe ese

Paso 2. Defino, por puestos de trabajo, quién/es son los

Paso 3. Indico el inicio y el final del proceso. Esto es importante

cliente final. Teniendo claro el objeto no suelo tener problema en

Paso 4. Anoto los Elementos de Entrada y de Salida: Está

Paso 5. Señala las partes interesadas que están implicadas en

Y ahora no sigo al siguiente punto de la ficha sino que voy al

Paso 6. Describo los pasos o actividades que se llevan a cabo

Por ejemplo, para estudiar el proceso de “facturación” en una

¿Por qué hago esto?

Para hacer más sencillo el estudio y su posterior descripción. Al

Si eres Estudiante este Curso de Análisis de Procesos te Interesa.

Por lo tanto te aconsejo que dividas el proceso en diferentes

¿y cómo controlarán este paso xx que yo veo que es crítico?

¿tendrán algún registro de control para apoyarse en él y no