PROCEDIMIENTO PARA

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CONTROL DOCUMENTAL
PROCESO: SEGURIDAD Y SALUD EN Código: PD-SST-001
DOCUMENTO
EL TRABAJO
CONTROLADO

1. OBJETIVO

Describir el procedimiento para asegurar el control de todos los documentos en lo que se refiere
a la realización, revisión, aprobación y distribución de los mismos.

2. ALCANCE

El presente procedimiento aplica para los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo de POSTES MEDINA SANTANDER S.A.S

3. DEFINICIONES

Documento: Información y su medio de soporte.

4. PROCEDIMIENTO

1. NECESIDAD DE CREAR O 2. EVALUAR LA

INICIO CORREGIR UN
DOCUMENTO
APLICABILIDAD DEL
DOCUMENTO

3. RECOPILACION DE LA
INFORMACION

4. ASIGNACION DE LA
CODIFICACION

5. ¿CUMPLE
6. REALIZACION DE CON LOS
RECOMENFACIONES (SI REQUISITOS? 1
APLICA)

7. APROBACION DE LOS
DOCUMENTOS

9. ASEGURAMIENTO DE
8. IDENTIFICACION DE LOS LAS VERSIONES 10. USO DE COPIAS
CAMBIOS PERTINENETES CONTROLADAS

13. LEGIBILIDAD DE LOS 12. IDENTIFICACION DE 11. ASEGURAMIENTO DE

DOCUMENTOS OBSOLETOS LOS DOCUMENTOS DE
ORIGEN EXTERNO

FIN 1

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Fecha de aprobación: 02/06/2020
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DESCRIPCION REGISTRO RESPONSABLE

1. Se evalúa si existe la
necesidad de crear un nuevo
N/A Personal interesado
documento, corregir o eliminar
un documento ya elaborado.
2. Se analiza si es aplicable o no Responsable Sistema de
N/A
a la organización. Gestión SST
3. Se recoge toda la información
Responsable Sistema de
necesaria y relevante para la N/A
Gestión SST
elaboración del documento.
4. El código se asigna siguiendo Listado maestro de
Responsable Sistema de
la secuencia del listado maestro documentos y control
Gestión SST
de documentos. registros
5. Se revisa que el documento
cumpla con los requisitos Listado maestro de
Responsable Sistema de
establecidos por la organización documentos y control
Gestión SST
y la coherencia con otros registros
elementos del sistema.
6. Después de la revisión por
parte del Responsable SG SST
y/o el responsable del proceso Listado maestro de
Responsable Sistema de
analizan si el documento debe documentos y control
Gestión SST
ser aprobado, haciendo las registros
respectivas Recomendaciones si
aplica la necesidad.
7. La aprobación de todos los
documentos elaborados para el
Sistema de Gestión, serán
aprobados por el Responsable
Sistema de Gestión SST.

Los documentos deben ser

revisados y aprobados de
acuerdo a los siguientes criterios:
Listado maestro de
a) La revisión es efectuada por Responsable Sistema de
documentos y control
parte del Responsable SG SST Gestión SST
registros
quien verifica la pertinencia del
documento.
b) La aprobación es realizada por
parte del Responsable Sistema
de Gestión SST.
c) Para la realización de nuevas
aprobaciones se efectuarán
siguiendo los pasos indicados en
los numerales 1, 2 y 3.
8. Al momento de realizar un
cambio a cualquier documento,
se debe identificar por medio de Listado maestro de
Responsable Sistema de
la versión del mismo, documentos y control
Gestión SST
aumentando el número de registros
versión del Documento,
relacionando este en el “Listado

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maestro de documentos y
registros” e identificando fecha y
la descripción del cambio de
cada documento.
9. Las versiones pertinentes de
documentos deben estar
disponibles en los puntos de uso,
para esto el Responsable del SG
SST realiza la entrega de los
Listado maestro de Responsable Sistema de
documentos actualizados a las
documentos y control Gestión SST
partes interesadas cada vez que
registros
se genere una modificación o se
considere necesario para
mantener actualizada la
documentación del SG SST.
10. Las copias controladas son
documentos que el Responsable
SG SST tiene que cambiar cada
Documento aprobado
vez que se realice una
modificación al documento. Responsable Sistema de
Listado maestro de
Dichas copias se identifican con Gestión SST
documentos y control
lema que dice “COPIA
registros
CONTROLADA”, el cual se
aplica en las copias del
documento original.
11. Los documentos de origen
externo son los documentos que
no se generan dentro de la
empresa, tales como: Leyes, Listado maestro de
Decretos, Resoluciones, documentos y control Responsable Sistema de
Circulares, Normas, Guías y registros o Gestión SST
Manuales, entre otros; los cuales Matriz legal
se controlan por medio del
listado maestro de documentos o
matriz legal.
12. Se da inicio a la
implementación del nuevo
Listado maestro de
documento y se recogen los Responsable Sistema de
documentos y control
documentos obsoletos. Estos se Gestión SST
registros
identifican con una X o diagonal /
\; y se reutiliza.
13. Todos los documentos del
SG SST deberán estar
desarrollados con letra imprenta
y en tamaño adecuado que
asegure su fácil lectura. Para la
Responsable Sistema de
elaboración del documento se N/A
Gestión SST
debe evitar tachones y
enmendaduras que puedan
confundir el contenido de
información en el documento.

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NOTA: En el formato listado

maestro de documentos se
registran toda clase de
documentos con excepción de
los formatos, que serán
diligenciados y controlados en el
formato Listado maestro de
registros.

4.1. Consideraciones sobre documentos particulares

Los siguientes documentos y registros, deben ser conservados por un período mínimo de
veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador
con la empresa:

 Los resultados de los perfiles., epidemiológicos de salud de los trabajadores, así como los
conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores, en caso
que no cuente con los servicios de médico especialista en áreas afines a la seguridad y salud
en el trabajo;

 Cuando la empresa cuente con médico especialista en áreas afines a la seguridad y salud en
el trabajo los resultados de exámenes de ingreso, periódicos y de egreso, así como los
resultados de los exámenes complementarios tales como paraclínicos, pruebas de monitoreo
biológico, audiometrías, espirometrías, radiografías de tórax y en general, las que se realicen
con el objeto de monitorear los efectos hacia la salud de la exposición a peligros y riesgos;
cuya reserva y custodia está a cargo del médico correspondiente

 Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado de los

programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos en seguridad y salud en el trabajo

 Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en seguridad y salud

en el trabajo

 Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.

4.2. Control de documentos

El control de documentos se realizara de la siguiente forma:

Campo 1 Campo 2 Campo 3

Tipo de
Sigla del área Consecutivo
documento

 Campo 1: La Sigla del área para todos los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo será SST.

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 Campo 2: Con respecto al Tipo de documento, se asignara de acuerdo a la siguiente tabla.

Tipo de documento
Manual MN
Procedimiento PD
Registro RG
Instructivo I
Anexo AN

 Campo 3: El Consecutivo se asignará desde la emisión del documento de acuerdo al listado

maestro de documentos y control registros, continuando con la secuencia que identifica cada
documento como único, así mismo, cuando se registre mejora sobre los documentos, se
incrementara el campo de versión, respondiendo cada versión a una fecha.

5. HISTORIAL DE CAMBIOS Y VALIDACION DE DOCUMENTOS

VERSIÓN DESCRIPCIÓN FECHA PARTICIPANTES

Responsable de SST
0 Elaboración del documento 02/06/2020 Gerencia
PRESIG SAS

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