CASO PRÁCTICO FINAL:

LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS

INTEGRANTE:

DICIEMBRE, 2020
1. ¿Qué es un manual?

Un manual es un libro o folleto en el cual se recogen los aspectos básicos,

esenciales de una materia. Así, los manuales nos permiten comprender mejor el
funcionamiento de algo, o acceder, de manera ordenada y concisa, al
conocimiento algún tema o materia.
Existen, por ejemplo, manuales para el estudio de las matemáticas, la literatura, la
historia, o la geografía. Hay, asimismo, manuales técnicos, que permiten
comprender el funcionamiento de diferentes aparatos o dispositivos electrónicos.

Del mismo modo, hay manuales empleados para describir y explicar el

funcionamiento de una empresa u organización (manual de procedimientos, de
organización, de calidad, etc.), así como otro tipo de manuales, también
relacionados con el campo organizacional, como los manuales de identidad
corporativa, de convivencia o administrativos, entre otros.

2. ¿Cuáles son los tipos de manuales que existen en las organizaciones?

 ORGANIZACIONAL.
Es el más genérico de los manuales, ya que éste busca plasmar toda el
funcionamiento de una corporación, es decir, plantea el modo de organizar la
actividad administrativa, ejecutiva y operativa de una empresa.
Comprende aspectos complejos, intermedios y básicos de los procesos,
especialistas consideran que este manual debe de existir en todas las personas
jurídicas, como el medio de consulta general ante cualquier evento que pueda
ocurrir.
Considerando por igual, que este debe de ser del conocimiento de todos los
empleados.

 DEPARTAMENTAL.
Si el manual de organización es genérico, estos vienen siendo los específicos de
cada departamento, ya que se consideran el reflejo de los organizacionales pero a
menor escala.
Es decir, contemplan todo lo referente a la actividad que debe llevar a cabo cada
área de la empresa, tanto en el proceso administrativo como operativo, por lo que
regulan las actividades que debe realizar cada departamento, las operaciones que
deben ser ejecutadas y los roles que deben desempeñarse.

 POLÍTICA.
No debe confundirse con el campo de los partidos políticos, ni con las elites
gubernamentales, ya que este es un manual diseñado para el control y regulación
de las actividades desempeñadas por los ejecutivos de la empresa.
Va referido a las acciones que deben desencadenar los gerentes y subgerentes,
con el fin de ayudar a la empresa a desenvolverse en un campo óptimo para la
obtención de sus objetivos.
  Procedimientos.
Una de las herramientas más importantes para todas las empresas, ya que en
estas plantean un conjunto de directrices que las personas deben de realizar, con
el fin de que surta un resultado su actuar.
En este se contemplan los pasos  que se deben de seguir para que un proceso
pueda ser llevado a fin término, es un manual de instrucciones, donde se plasma
lo que debe de hacerse de forma correcta para lograr un determinado objetivo.
Estos no necesariamente van referido al área operativa, que implica los procesos
industriales y manufactureros, sino que también se crean para aquellas áreas
administrativas, para que el personal pueda realizar de modo eficaz sus acciones
dentro del departamento.

 Técnicas.
Es un complemento del manual de procedimientos, ya que en este se plantea de
forma detallada cada una de las actividades que debe el personal realizar.
Muchos consideran que estos tienden a ser más explícitos, con las instrucciones
de aquellos procesos que pueden leerse o entenderse como confusos, en el
manual de procedimientos.

 Bienvenida.
Comprende la historia, misión y visión de la corporación, estos se crean con la
idea de transmitir y mantener los valores institucionales de la empresa, y que de
este modo los empleados y socios se sientan identificados plenamente con la
misma.
La mayoría de las veces, estos manuales comprenden un conjunto de normas de
conductas y deberes que el personal debe de adoptar, por el bien de las
relaciones interpersonales dentro del lugar.

 Puesto.
Aquellos que van referidos exclusivamente a la actividad que ejerce una persona
en particular, la idea es especificar las funciones que debe desempeñar un rol o
cargo específico dentro de la empresa.
Un ejemplo, de ello, es cuando la persona es entrevistada o bien captada para un
proceso laboral y se le leen las funciones inherentes a su puesto.

 Múltiple.
Muchas veces estos surgen de las minutas, o bien de las actas de asambleas que
se celebran entre los socios, y se crean con el fin de coordinar y organizar
situaciones sobrevenidas que no están contempladas en el resto de los manuales
de la organización.

 Finanzas.
Uno de los medios de control más importantes de la institución, por cuanto en
estos se hayan resumido todos los aspectos monetarios, y su forma de control y
regulación, incluyéndose también las funciones que deben de llevar a cabo las
personas que están a cargo de esta área.

 Sistema
Este se desenvuelve a medida que se crea el sistema, muchos atribuyen que
estos vienen siendo un subtipo de manual de los procedimentales y de técnicas,
pero que en la práctica son más específicos.
En muchas ocasiones, estos son creados para los departamentos de informática y
manejo de la información de las organizaciones.

 Calidad.
Es un manual que presenta un conjunto de parámetros para medir los niveles de
productividad y eficiencia en toda la organización, tanto en los procedimientos
como en los resultados, de modo tal, que este contempla el avalúo del personal,
procesos y productos

3. ¿Qué es un manual de Organización y Funciones MOF?

El manual de organización es el documento en el cual son establecidas y precisadas las

funciones del personal que conforma la estructura organizativa de una empresa. En este
sentido, el manual de organización contiene una descripción clara y detallada de la
estructura y de las unidades que integran una organización y todo lo relativo a sus
responsabilidades, tareas, atribuciones, facultades y funciones. La finalidad del manual de
organización es lograr que exista una adecuada correspondencia funcional entre los
diferentes puestos de una estructura organizativa y sus tareas, responsabilidades y
atribuciones.

Funciones MOF:

 ¿Qué es un manual de Normas y Procedimientos MNP?

es un documento de mucha importancia ya que registra y transmite sin

distorsiones, información básica referente a las unidades; facilitando la actuación
del recurso humano que colabora en la consecución de los objetivos propuestos y
del desarrollo de las funciones dentro del marco normativo y legal establecido. Un
procedimiento permite uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de
trabajo y evitar su duplicidad. Su utilidad es múltiple, en virtud de ser un
instrumento que permite conocer el funcionamiento interno referente a descripción
de tareas, ubicación y puestos responsables, por lo que se considera urgente que
la Universidad cuente con esta útil herramienta. Tomando en cuenta lo anterior, la
División de Desarrollo Organizacional contempló dentro de la planificación del
presente año, la estructuración del Manual de Normas y Procedimientos en las
dependencias académicas y administrativas de la Universidad con la participación
de personal enlace, actividad que inicia con la elaboración de un instructivo y
realización de un taller, el cual tiene como objetivo primordial proporcionar una
guía para la elaboración de los procedimientos de carácter general interno de las
unidades de la Universidad, así como proporcionar información detallada del
contenido del Manual de Normas y Procedimientos al personal enlace por lo que
se hizo necesario estructurarlo de manera lógica y secuencial para que su
aplicación sea acorde a las características y necesidades que la universidad
demanda.

 Indique al menos 3 diferencias entre un MOF y un MNP

MOF.

 Minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo

y fomenta el orden.
 Manual correspondiente a la distribución y funciones dentro de una
organización.
 Describe la estructura organizacional y la descripción de las funciones de
todos los puestos en la organización.

MNP.

 unifica criterios a lo interno de la institución sobre la manera correcta en que

deben ser realizadas las actividades
 Manual correspondiente a las normas y procedimientos dentro de una
organización.
 Describe acciones o pasos a seguir para la consecución de bienes o
servicios determinados dentro de la organización.

 ¿Qué es un Manual de Perfiles de Cargo?

El Manual de Perfiles de Puestos (MPP) es un documento de gestión en el que se hallan de

forma estructurada los perfiles de puestos de una entidad. Sirve para precisar dónde, cómo y
cuándo cada persona va a prestar un servicio. Así lo indica César Berrocal Moreno, docente
del curso Estructuras Organizacionales Modernas en la Gestión por Procesos "El MPP
potencia la gestión por competencias y habilita el tránsito a la Ley de Servicio Civil o Ley
Servir, básicamente para las empresas que no están ordenadas en esa nueva ley", sostiene.
Para poder diseñarlo", indica el experto, "se debe tener claro cuáles son las funciones,
responsabilidades y ubicación del puesto dentro de la organización. También se debe
determinar la cantidad de elementos humanos que van a desarrollar esa posición". De
acuerdo con lo indicado por el especialista,
7. ¿Qué es un Manual de Usuario?

Es una publicación que incluye los aspectos fundamentales de una materia.

Se trata de una guía que ayuda a entender el funcionamiento de algo, o bien
que educa a sus lectores acerca de un tema de forma ordenada y concisa. Un
usuario es, por otra parte, la persona que usa ordinariamente algo o que es
destinataria de un producto o de un servicio. Estas dos definiciones nos
permiten comprender el significado de un manual de usuario. Este tipo de
publicaciones brinda las instrucciones necesarias para que un usuario pueda
utilizar un determinado producto o servicio. Por ejemplo, si el manual de
usuario está referido a un teléfono móvil (celular), incluirá los conceptos y las
guías necesarias para su utilización, detallando las funciones de sus teclas,
las opciones disponibles a través de los diferentes menús, etc.

8. ¿Qué es un organigrama, cual es la simbología que se utiliza?

Organigrama es el diagrama que representa la estructura formal de la

empresa. En él aparecen con toda claridad:

 La estructura jerárquica, que define los diversos niveles de la

organización.
 Los órganos que componen la estructura.
 Los canales de comunicación que unen los órganos.
 Los nombres de quienes ocupan los cargo

Simbología:

El organigrama está constituido por rectángulos, cuadrados o círculos, unidos por

líneas horizontales y verticales. Los rectángulos representan los órganos o cargos
de la organización, mientras que las líneas representan los canales de
comunicación o relaciones funcionales o formales. Cuando representan
comunicaciones diferentes (de arriba hacia abajo), los canales de comunicación
indican autoridad; cuando representan comunicaciones ascendentes (de abajo
hacia arriba), indican responsabilidad.

9. ¿Qué es un diagrama de flujo, cual es la simbología que se utiliza?

Los diagramas de flujo usan formas especiales para representar diferentes tipos de
acciones o pasos en un proceso. Las líneas y flechas muestran la secuencia de los
pasos y las relaciones entre ellos. Estos son conocidos como símbolos de diagrama
de flujo.
El tipo de diagrama dicta los símbolos de diagramas de flujo que se utilizan. Por
ejemplo, un diagrama de flujo de datos puede contener un Símbolo de Entrada o
Salida (también conocido como Símbolo de E/S), pero no es muy comun verlo en la
mayoría de los diagramas de flujo de procesos.

¿Qué diferencias existe entre un organigrama y un diagrama de flujo?

 Un organigrama es un esquema de la organización de una entidad, de una
empresa o de una tarea.

 En cambio un diagrama es un dibujo geométrico que sirve para demostrar una

proposición, resolver un problema o figurar de una manera gráfica la ley de
variación de un fenómeno. Un diagrama es general para representar algo, un
organigrama es la representación de la conformación delos puestos de una
empresa, el organigrama tiene niveles, líneas de autoridad y el diagrama no
necesariamente

10. ¿Qué es un procedimiento, señale algunas técnicas de redacción?

Un procedimiento es un conjunto de acciones que tienen que realizarse

todas igualmente, para obtener los mismos resultados bajo las mismas
circunstancias (por ejemplo, procedimiento de emergencia).

Técnicas de redacción:

a) Ortografía: Visualizar las palabras que se presentan. Descubrir

semejanzas. Añadir grupalmente, palabras semejantes a las presentadas
considerando su correcta escritura, por ejemplo las esdrújulas: pésimo,
mínimo, máximo, fantástico, fanático, etc.

b)  Puntuación: La idea del texto se pierde por la ausencia o exceso de signos

de puntuación. El uso de la coma, el punto, los dos puntos, las comillas, los
guiones, etc., a veces resulta complicado, pues no es fácil memorizar
tantas reglas.

c) Sencillez: Debemos recordar que se escribe para los demás, no para uno

mismo. Por ello, utilizar palabras de dominio común facilita aún más la
comprensión del texto para el lector y la redacción para el autor. Sin
embargo, debe tenerse cuidado de no pecar de ignorante o de abusar de
erudito.
 d) La cohesión: Para que un texto sea cohesivo es necesario que el emisor
haya vinculado entre sí las oraciones mediante los elementos que marcan
las relaciones semánticas. La cohesión permite apreciar en conjunto las
oraciones, por eso, se dice que es una relación interoracional que permite
que las oraciones se organicen en un texto.

e)  La coherencia: Hace referencia al dominio de procesamiento de la

información. El mensaje que vehiculizan los textos se estructura de una
determinada forma, según cada situación de comunicación.

f) Evitar la redundancia: No por mucho escribir nuestro texto será más

atractivo. Esto hace que el texto pierda interés, sentido y propósito. Nos
perdemos y perdemos al lector.

g) El ritmo: Le confiere movimiento, vida, debe ser motivador y sugerente.

Varía mucho según el tipo de escrito, pero en principio suele ser muy
homogéneo en un mismo texto.

11. ¿Qué es un formulario, indique algunas de las técnicas de elaboración?

Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para

registrar información variable, el cuál tendrá diferente utilización según el área
funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse también como un
instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar
y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se
imprime información constante y que tiene una serie de espacios para asentar
información variable. Es todo papel que contenga información, texto,
epígrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente.. Los
formularios presentan una visión ordenada de múltiple información sobre algo,
y son útiles para llenar bases de datos

Técnicas de elaboración de un formulario:

Una vez realizada esta revisión se procede a poner a prueba el formulario, por
tres meses y constatar si cumple su objetivo. Antes de llevar a cabo la
elaboración del formulario se debe crear una actitud mental favorable en
aquellas personas que van a hacer uso de dicho formulario, y sobre todo debe
presentar el método más sencillo y cómodo para el ingreso de los datos, y al
mismo tiempo facilitar el uso de la información una vez que ha sido registrada
en la respectiva forma. Es muy importante tomar en cuenta la economía en
papel e impresión de la forma, sin sacrificar la eficiencia en su uso. Para la
composición se debe seleccionar el tipo de letra, a fin de combinar las líneas y
letras para concluir el formulario, evitando el uso de negritas en la descripción
de los datos. El proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño
del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para
ello se deben cumplir la fase del pre-diseño, diseño y post-diseño

12. Qué es un reporte y cuál es su fuente de generación?

Un reporte es un informe o una noticia. Este tipo de documento (que puede

ser impreso, digital, audiovisual, etc.) pretende transmitir una información,
aunque puede tener diversos objetivos. Existen reportes divulgativos,
persuasivos y de otros tipos.

El reporte puede ser la conclusión de una investigación previa o adoptar una

estructura de problema-solución en base a una serie de preguntas. En el caso
de los informes impresos, el texto suele ir acompañado por gráficos,
diagramas, tablas de contenido y notas al pie de página.

13. ¿Cuáles son las diferencias entre Formulario y reporte?

El formulario es un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar

información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos
administrativos mientras que el reporte es un cuerpo de información
destinado a servir de análisis sobre un tópico determinado.