MANUAL COMO

HERRAMIENTA DE
COMUNICACIÓN E
INFORMACIÓN

EQUIPO 3
3.1 Clasificación de manuales en la
organización

Uno de los mayores problemas de la humanidad es y

ha sido la mala comunicación, esta, puede producir
divorcios y hasta guerras mundiales y por ende una
mala comunicación en nuestra empresa puede
ocasionar grandes dolores de cabeza.
PROBLEMATICAS
EN EMPRESAS
Algunos de los problemas más comunes en las empresas en México y en
gran parte de Latinoamérica, es que los empleados no siempre entienden
las funciones que deben desempeñar o se encuentran confundidos en
ellas, lo anterior no es por falta de capacidad, sino más bien, por otros
factores como:
Indicaciones contradictorias e inconsistentes
Falta de control sobre el trabajo
Escasa o nula claridad en las funciones
Limitado sentido de pertenencia
¿qUÉ ES UN MANUAL? IMPORTANCIA
Es un documento que contiene
en forma ordenada y
sistemática información y/o
instrucciones sobre historia,
políticas, procedimientos,
organización de un organismo
social, que se consideran
necesarios para la mejor
ejecución del trabajo.

IMPORTANCIA DEL
IMPLEMENTO DE MANUALES
A lo largo del camino, las empresas han
entendido la necesidad de sistematizar su
funcionamiento de una manera más coordinada
y eficaz, por lo que se hace uso de manuales de
procedimientos; tales como:
Inducción (Historia, Misión, Visión, Valores,
Servicios)
Políticas y Procedimientos Administrativos
Recursos Humanos
Perfil de Puestos
Puestos y Funciones
Entrevista de Salida

 OBJETIVOS DE LOS MANUALES

En esencia, los manuales
representan un medio de
comunicación para señalar
las
decisiones administrativas,
que tiene como propósito
señalar en forma ordenada
y sistemática la
información.
TIPOS DE MANUALES: MANUAL Comunicación
ADMINISTRATIVO
Constituyen medios valiosos
para la comunicación, y fueron
concebidos para registrar y
transmitir la información
referente a la organización y
funcionamiento de una
empresa.
 LO QUE
MANUAL MÁS
ADMINISTRATIVO DESTAC
A

Dentro de los manuales administrativos se manejan otros tipos de

manuales, cuyo enfoque principal tiene como objetivo la capacitación
del personal sobre la forma en que la empresa está organizada y de
qué forma están están estructuradas partes reglamentarias y
obligatorias de los trabajadores
Entre estos el manual de políticas y el manual de el y normas, cuya
finalidad es instruir al personal sobre la moral empresarial, las
responsabilidades y su compromiso con la empresa, además de
instruirlo en las reglas, tanto generales como interpersonales
Organigrama de cocacola EJEMPLO
 Son instrumentos de información
en los que se consignan, en forma
metódica, los pasos y operaciones
que se deben seguir.
Los manuales persiguen la mayor
eficiencia y eficacia en la ejecución
del trabajo.
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
SEGÚN SU CLASIFICACIÓN Y GRADO
DE DETALLE, LOS MANUALES
PERMITEN CUMPLIR CON LOS
SIGUIENTES OBJETIVOS:
Presentar una visión de conjunto del organismo social.
Precisar las funciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades,
evitar duplicaciones y detectar omisiones.
Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la
uniformidad en el trabajo.
Permitir el ahorro de esfuerzos en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de
instrucciones y directrices.
Proporcionar información básica para la planeación e implantación de reformas.
Facilitar el reclutamiento y la selección de personal.
Servir de medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso,
facilitando su incorporación a las distintas áreas.
Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.
 Describir el manual de organización
como herramienta de consulta de
puestos, funciones, relación de
autoridad y responsabilidad que debe
desempeñar el personal de una
organización, a partir de su clasificación,
estructura básica y metodología en el
MANUAL DE diseño y presentación de estos, para la
consecución de objetivos.
ORGANIZACION

Como ya se comentó, un manual de

organización es un documento de apoyo
administrativo que contiene, en forma
ordenada y sistemática, información
sobre las funciones y objetivos de una
organización, además de dar a conocer
su marco legal, atribuciones,
organización; asimismo, describe las
relaciones orgánicas que se dan entre
las unidades, constituyendo un apoyo de
consulta para el personal.
 Como puede afirmarse, el
manual es un instrumento
importante en la
administración, puesto que los
manuales persiguen la mayor
eficiencia y eficacia en la
3.2 Utilidad y ejecución del trabajo asignado
ventaja de los al personal para alcanzar los
objetivos de la empresa.
manuales
Ventajas de los manuales
·Son una fuente permanente de información
sobre el trabajo a ejecutar.
·Ayudan a institucionalizar y establecer
objetivos, políticas, procedimiento, funciones,
normas, etc.
·Evitan discusiones y malos entendidos de las
operaciones.
·Aseguran la continuidad y coherencia de los
procedimientos a través del tiempo.
·Incrementan la coordinación en la realización
del trabajo.
·Permiten delegar en forma efectiva, ya que al
existir instrucciones escritas el seguimiento del
supervisor se puede circunscribir al control
por excepción.
 ·Si se elaboran en forma deficiente se
producen serios inconvenientes en el
desarrollo de las operaciones.
·El costo de producirlos y actualizarlos
puede ser alto.
·Si no se les actualiza periódicamente
pierden efectividad.
•Se limitan a los aspectos formales de
Desventajas la organización y dejan de lado los
informales, que también son muy
de los importantes

manuales
3.3 NECESIDADES CAMBIANTES
DE LA INFORMACIÓN

UTILIDAD DE LA INFORMACIÓN INFORMACIÓN

INTERNA DE UNA EMPRESA
La existencia de un manual de procedimientos
sirve para que la administración
aumente la posibilidad de que los empleados
utilicen los sistemas y procedimientos
prescritos al llevar a cabo sus tareas. El manual
ofrece además al personal una guía
del trabajo, guía que resultará particularmente
valiosa para orientar a los nuevos
empleados.
Una de las mayores oportunidades que
existen para reducir el costo de
operación
de los sistemas de las oficinas, radica
precisamente en los métodos de
información.

Independientemente de lo anterior, se
recomienda que cada dos años deberán
revisarse los manuales, por parte de la unidad
de sistemas y procedimientos o su
equivalente, encargada de revisarlos para que
no pierdan su actualidad.
 EJECUCIÓN DE LA INFORMACIÓN A LARGO
PLAZO, NECESIDADES Y PROBLEMAS
+ La necesidad de efectuar una planeación para la organización y un
trabajo de
desarrollo de políticas antes de trazar los procedimientos y
llevarlos al papel.

+ El valor limitado de un manual que detalla procedimientos que ya

están en proceso de cambio debido a la implantación de otros
métodos de trabajo.

+ Los beneficios que se obtendrán de la preparación de los manuales,

comparados con el costo que represente el personal para hacerlos.

+ De lo anterior se desprende que es necesario estimar de una manera

objetiva
los efectos a mediano y largo plazo, costos y beneficios de un
programa de
elaboración de manuales de procedimientos.
 REQUERIMIENTO INFORMATIVO EN
MANUALES
Con frecuencia esto requiere que el método
convencional de preparar procedimientos
escritos, asunto por asunto, sea ajustado a
las necesidades específicas del
organismo social. Si las actividades
referentes a la confección de los manuales
necesitan ser anexadas al programa de
planeación organizativa y con ello la
simplificación
del trabajo del organismo que se trate, puede
ser entonces más practicable un programa
de largo alcance.
FIN DE LA PRESENTACIÓN