Manuales administrativos

Haroldo Eduardo Herrera Monterroso

Administracin

Talento

20.02.2007

10 minutos de lectura

cultura organizacionalgestin de la informacinmanuales administrativos

Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma
sistemtica una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar
la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de
desempeo y cursos de accin que debern seguirse para cumplir con los
objetivos trazados.
Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido
estableciendo en el transcurso del tiempo y su relacin con las funciones
procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.
Los Manuales Administrativos representan una gua prctica que se utiliza como
herramienta de soporte para la organizacin y comunicacin, que contiene
informacin ordenada y sistemtica, en la cual se establecen claramente los
objetivos, normas, polticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean
de mucha utilidad para lograr una eficiente administracin.
Son considerados uno de los elementos ms eficaces para la toma de decisiones
en la administracin, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientacin
precisa que requiere la accin humana en cada una de las unidades
administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo
o de ejecucin, pues son una fuente de informacin que trata de orientar y mejorar
los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realizacin de las
actividades que se le han encomendado.
Su elaboracin depende de la informacin y las necesidades de cada empresa,
para determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando se elaboran
adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de
cualquier rea componente de la organizacin, su alcance se ve limitado
nicamente por las exigencias de la administracin.

Son documentos eminentemente dinmicos que deben estar sujetos a revisiones

peridicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda
empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los
integrantes de la organizacin, sino que deben reformarse constantemente
conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la empresa.
Un manual sin revisin y anlisis cuyo contenido permanezca esttico se convierte
en obsoleto, y lejos de ser una herramienta til puede constituir una barrera que
dificulte el desarrollo de la organizacin.
Los manuales tienden a uniformar los criterios y conocimiento dentro de las
diferentes reas de la organizacin, en concordancia con la misin, visin y
objetivos de la direccin de la misma.

Objetivos y beneficios de los Manuales

Administrativos
Entre los objetivos y beneficios de la elaboracin de Manuales Administrativos
destacan:

Fijar las polticas y establecer los sistemas administrativos de la

organizacin

Facilitar la comprensin de los objetivos, polticas, estructuras y funciones

de cada rea integrante de la organizacin

Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa

Asegurar y facilitar al personal la informacin necesaria para realizar las

labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los
procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los servicios

Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando

funciones de control y supervisin innecesarias

Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales

Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en

general

Facilitar la seleccin de nuevos empleados y proporcionarles los

lineamientos necesarios para el desempeo de sus atribuciones

Constituir una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento

de los sistemas y procedimientos

Servir de base para el adiestramiento y capacitacin del personal

Comprender el plan de organizacin por parte de todos sus integrantes, as

como de sus propios papeles y relaciones pertinentes

Regular el estudio, aprobacin y publicacin de las modificaciones y

cambios que se realicen dentro de la organizacin en general o alguno de
sus elementos componentes.

Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relacin con

los dems integrantes de la organizacin.

Delimitar claramente las responsabilidades de cada rea de trabajo y evita

los conflictos inter-estructurales

Limitantes en la elaboracin de manuales

administrativos
Indudablemente la elaboracin y utilizacin de Manuales Administrativos tambin
tiene sus limitantes las cuales en relacin a los beneficios descritos son de menor
importancia:

Su diseo y actualizacin tiene un alto costo en trminos de tiempo y

dinero.

Ejercen un efecto limitante de la iniciativa del personal debido a que en

algunas ocasiones son excesivamente rgidos y formales.

Los objetivos de los Manuales Administrativos pueden causar confusin por

ser muy amplios en su contenido

Algunos de ellos son difciles de interpretar y comprender, lo cual puede

causar confusiones dentro del personal al momento de realizar sus
funciones

Resistencia del personal a utilizar los manuales por ser poco atractivos y en
la mayora de los casos voluminosos en contenido

En algunos casos los sindicatos utilizan a los Manuales como herramienta

para proteger sus derechos, es decir que no hacen nada adicional sino est
establecido debidamente en el Manual.

Clasificacin de los manuales administrativos

La clasificacin de los Manuales puede resumirse en Generales y Especficos,
siendo los Generales aquellos que contienen informacin de aplicacin universal
para todos los integrantes de la organizacin y Especficos los que su contenido
est dirigido directamente haca un rea, proceso o funcin particular dentro de la
misma.
Sin restar importancia a la diversidad de Manuales Administrativos que existen
dentro de las empresas, para efectos de este texto se hace nfasis en tres tipos
de manuales, los cuales son los que ofrecen mayor aporte para la comprensin
del tema central objeto de estudio:

De Organizacin

De Normas y Procedimientos

De Puestos y funciones

Manual de organizacin
Es un manual que explica en forma general y condensada todos aquellos aspectos
de observancia general dentro de la empresa, dirigidos a todos sus integrantes
para ayudarlos a conocer, familiarizarse e identificarse con ella.
En trminos generales, expone con detalle la estructura de la empresa, seala las
reas que la integran y la relacin que existe entre cada una de ellas para el logro
de los objetivos organizacionales.
Su contenido es muy variado y su impacto ser el resultado de la creatividad y
visin que los responsables de su elaboracin redacten dentro de l. Dentro de
este contenido se sugiere:

Historia y Descripcin de la Empresa

Misin, visin y objetivos de la empresa

Legislacin o base legal

Estructura de la organizacin (organigrama General)

Estructura de cada una de las reas componentes de la organizacin en

general (Organigrama por rea)

Normas y polticas generales

Manual de normas y procedimientos

Este Manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a travs de la descripcin de
los procedimientos que se utilizan dentro de la organizacin y la secuencia lgica
de cada una de sus actividades, para unificar y controlar de las rutinas de trabajo y
evitar su alteracin arbitraria.
Ayudan a facilitar la supervisin del trabajo mediante la normalizacin de las
actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de
los procesos, facilitan la labor de la auditora administrativa, la evaluacin del
control interno y su vigilancia.
Contiene un texto que seala las normas que se deben cumplir para la ejecucin
de las actividades que integran los procesos, se complementa con diagramas de
flujo, as como las formas y formularios que se emplean en cada uno de los
procedimientos que se describan.
El Manual de Normas y procedimientos es aconsejable elaborarlo para cada una
de las reas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que
elaborar uno solo en forma general representara ser un documento muy complejo,
por pequea que sea la organizacin.
Est integrado por la descripcin de cada procedimiento de trabajo y las normas
que giran al rededor de l; por lo tanto la integracin de varios de ellos
representan al Manual de Normas y Procedimientos.
La descripcin de procedimientos abarca la siguiente informacin:

Identificacin del procedimiento

Nombre

rea de desempeo

Codificacin

Descripcin Genrica (objetivo)

Normas generales

Responsable de cada una de las actividades que lo integran

Nmero de Paso o Sub-paso (secuencia de las actividades)

Descripcin de cada una de las actividades que lo integran

Manual de puestos y funciones

Este Manual contiene las responsabilidades y obligaciones especficas de los
diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a travs de la
descripcin de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos.
Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera funcional,
es decir que estn divididas en sectores en donde se agrupan los especialistas
que tienen entrenamiento e intereses similares, definiendo las caractersticas de
cada puesto de trabajo, delimitando las reas de autoridad y responsabilidad,
esquematizando las relaciones entre cada funcin de la organizacin.
Describe el nivel jerrquico de cada puesto dentro de la organizacin, as como su
relacin de dependencia, lo cual quiere decir el lugar que ocupa el puesto dentro
de la estructura organizacional, a que posiciones est subordinado directa e
indirectamente y cual es su relacin con otros puestos de trabajo.
Al igual que el Manual de Normas y procedimientos tambin es aconsejable
elaborarlo para cada una de las reas que integran la estructura organizacional de
la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general representara ser un
documento muy complejo, por pequea que sea la organizacin.
Est integrado por la descripcin de cada puesto de trabajo y los perfiles ideales
para la contratacin de futuros ocupantes de los puestos; por lo tanto la
integracin de varias de ellos representan al Manual de Puestos y Funciones.
La descripcin de puestos de trabajo abarca la siguiente informacin:

Identificacin del Puesto de Trabajo

Nombre

rea de desempeo

Codificacin

Descripcin Genrica (objetivo)

Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto

Diarias o frecuentes

Semanales

Quincenales

Mensuales

Trimestrales

Semestrales

Anuales

Ocasionales o eventuales

Requisitos del ocupante del puesto (perfil)

Nivel acadmico

Habilidades y destrezas

Conocimientos tcnicos y/o especficos

Metodologa para la elaboracin de manuales

administrativos
Para la elaboracin de los Manuales Administrativos no existen reglas universales,
ni metodologas pre-establecidas, solamente existen lineamientos lgicos para su
conformacin, los cuales pueden integrarse de la siguiente forma:

Recopilacin de informacin

Interpretacin y diseo de la informacin

Elaboracin del manual

Aprobacin y actualizacin del manual

Recopilacin de informacin
La recopilacin de informacin depender de las condiciones especficas del
manual que se quiera elaborar, por lo que en esta etapa es necesario tener
presente el objetivo general y los objetivos especficos del Manual, definir a
quienes estar dirigido, los trminos que sern utilizados dentro de l y todos
aquellos aspectos tcnicos que se adecen a las caractersticas particulares del
documento.
La informacin debe recopilarse con el apoyo del personal de toda la organizacin,
obviamente para la elaboracin de Manuales de tipo general, la informacin debe

ser recopilada con ayuda de las altas autoridades, mientras que para la
elaboracin de los Manuales especficos la informacin debe ser recopilada
directamente de los responsables de los procesos y las funciones objeto de
estudio.
La informacin puede ser recopilada a travs de entrevistas directas con el
personal, cuestionarios y por medio de la observacin directa, es recomendable
utilizar las tres tcnicas e interrelacionar la informacin resultante en cada una de
ellas.

Interpretacin y diseo de la informacin

La etapa de interpretacin y diseo de la informacin, no es ms que darle forma a
la informacin recopilada bajo lineamientos tcnicos y el criterio del personal
encargado de elaborarlos.
Interpretar la informacin significa analizar en todos los datos recopilados, su
importancia y aporte al diseo del Manual, probablemente mucha de la
informacin no ser necesario incluirla dentro del documento por considerar que
no agrega ningn valor para los usuarios directos, pero tambin se puede
determinar que an hacen falta algunos otros datos y que es necesario realizar
una segunda etapa de recopilacin de informacin.
Es en esta etapa en donde se confrontan los resultados de la informacin
recopilada verbalmente contra la informacin que proviene de las respuestas a los
cuestionarios y de lo observado durante la primera etapa.
La depuracin y complemento de informacin es muy importante para no elaborar
documentos administrativos que se alejen de la realidad, por lo que toda la
informacin al momento de ser diseada es importante que sea revisada por los
entrevistados y aprobada por los funcionarios superiores de cada uno de ellos.
El diseo del Manual es darle forma a la informacin para crear un borrador que
permita visualizar claramente el contenido del documento y realizar los ajustes
necesarios para su mejor comprensin.

Elaboracin del manual

La elaboracin del Manual es la etapa ms sencilla pero laboriosa de la
metodologa, su finalidad es la creacin del documento final bajo lineamientos
claros y homogneos, utilizando para ello un lenguaje sencillo que logre la
comprensin y la adecuada aplicacin de los usuarios directos del documento y de
todos los niveles jerrquicos de la organizacin. Debe evitarse el uso de
tecnicismos exagerados a menos de que se trate de un manual especfico para
una tarea de tipo tcnico.

Dentro de la elaboracin del manual es importante incluir las conclusiones y

recomendaciones que ayuden a facilitar la interpretacin del contenido del mismo.

Aprobacin y actualizacin del manual

La etapa de aprobacin de los Manuales independientemente a su objetivo
particular es de suma importancia para la adecuada utilizacin de los mismos y
para el fomento de dicha cultura dentro de la organizacin en general.
El rgano encargado de la aprobacin de los Manuales puede ser el Gerente
General, el Jefe de la dependencia, un departamento y/o comit especfico para el
efecto, etc. No importa quien o quienes lo aprueben lo importante es que se haga
por medio de un mecanismo formal, ya que solamente de esa forma los Manuales
sern consultados y respetados por todos los integrantes de la organizacin.
Si los manuales no son aprobados y puestos en vigencia formalmente, su
elaboracin ser un trabajo innecesario, que incluye costos y esfuerzos bastante
altos.
Toda modificacin y/o ampliacin al contenido del Manual debe realizarse por
medio de los encargados de la elaboracin y diseo de los mismos, y a su vez ser
aprobados por el rgano competente para que tenga la validez y el respaldo
necesario. Cualquier modificacin que se realice por separado y que no se
comunique formalmente puede considerarse invlida y los responsables de llevar
a cabo las actividades dentro de la organizacin podrn hacer caso omiso a las
mismas.

A continuacin el Licenciado Oscar Yambay, consultor empresarial experto en

Organizaciones y Mtodos, ensea cmo elaborar el manual de procedimientos y
el manual de cargos y funciones. Un complemento muy didctico para continuar
aprendiendo sobre los manuales administrativos.

INTRODUCCIN
Una de las estrategias para el desarrollo de un organismo social lo constituye la
documentacin de sus sistemas y en ese orden se hace evidente la necesidad de contar con
un programa de revisin constante sobre los sistemas, mtodos y procedimientos en la
ejecucin operativa, que permita descubrir, evaluar y corregir desviaciones de los planes
originales. Es asimismo importante contar dentro de la empresa con un rea especializada en
el estudio de sistemas de la organizacin o, en su caso, utilizar los servicios de consultara
externa. De cualquier manera, es manifiesta la necesidad de elaborar una gua sobre la gua
sobre la actuacin individual o por funciones, como consecuencia lgica de intentar un control
adecuado dentro de la diversidad de actividades que en la empresa se llevan a cabo.
Es por lo anterior que se considera necesario que uno de los proyectos inmediatos que se
deben emprender en la empresa, es la preparacin de un manual de organizacin que permita
dar a conocer o aclarar los objetivos, las polticas a seguir, la estructura y funciones, las
tcnicas, mtodos y sistemas para el desarrollo propio de las funciones de toda empresa.
Conceptos
Existen varios autores que dan un concepto de lo que son los manuales administrativos, entre
ellos tenemos a:
Agustn Reyes Ponce: el concepto de un manual es de suyo emprico, variable, y fcil de
comprender: significa un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de manera fcil de manejar se
concentran en forma sistemtica, una serie de elementos administrativos para un fin concreto:
orientar y uniformar la conducta que se pretende entre cada grupo humano en la empresa.
Graham Kellog, El manual presenta sistemas y tcnicas especificas. Seala el
procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro
grupo de trabajo que desempea responsabilidades especificas. Un procedimiento por escrito
significa establecer debidamente un mtodo estndar para ejecutar algn trabajo.
Los manuales son un medio de comunicacin muy especializado y requieren habilidades de
comunicacin especializadas -habilidades que normalmente no se aprenden en la escuela o
en el trabajo.

Un manual es un conjunto de documentos que partiendo de los objetivos fijados y las polticas
implantadas para lograrlo, seala la secuencia lgica y cronolgica de una serie de
actividades, traducidas a un procedimiento determinado, indicando quien los realizar, que
actividades han de desempearse y la justificacin de todas y cada una de ellas, en forma tal
que constituyen una gua para el personal que ha de realizarlas.
El manual de organizacin es un registro de informes e instrucciones que se utilizan para
orientar los esfuerzos humanos.
El manual de organizacin es aquel donde se tiene la tarea de organizar, delegar, supervisar y
vitalizar o estimular.
El manual de organizacin es la concentracin de las cartas de descripcin del mtodo.
Los manuales de organizacin son elementos bsicos de referencia y de auxilio en la empresa
para obtener el control deseado de los esfuerzos del personal. Por medio de estos manuales
pueden proporcionarse al personal sus deberes y responsabilidades, los reglamentos de
trabajo, polticas y objetivos de la empresa, en una forma sencilla, directa y autorizada.
El por qu de la necesidad de utilizar los manuales

Proporciona al usuario un sistema de referencia comn y estandarizado. Cada

uno de los interesados posee exactamente la misma informacin y opera conforme
a las mismas reglas.

Proporcionan documentacin. El manual estudia las polticas y los

procedimientos de la organizacin, de modo que esta informacin no queda
simplemente almacenada en el cerebro de unas cuantas personas. Esta
informacin vital no se pierde cuando alguna de las personas claves abandona la
compaa. Adems, al desarrollar un manual, la empresa a menudo se ve obligada
a aclarar polticas dudosas o mal definidas y a simplificar procedimientos
complejos.

Sirven como un sistema de archivos porttil y fcil de usar. Las respuestas a las
preguntas se localizan con rapidez y facilidad sin necesidad de examinar
innumerables hojas de archivo.

Tiene una influencia definitiva. Una poltica corporativa claramente especificada

en un manual oficial tiene mas impacto que en un memorando hecho hace tres
aos escondido en algn lugar del archivo, o cuyo originador ha dejado la
compaa.

Los manuales ayudan a los usuarios a obrar de acuerdo con los reglamentos del
gobierno y otros cuerpos reguladores.

 Los manuales ahorran tiempo y aseguran respuestas exactas. Los empleados

pueden consultar el libro en lugar de preguntar a alguien que pueda conocer la
respuesta o no conocer la respuesta correcta.

Los manuales sirven como instrumentos de adiestramiento para nuevos

empleados, ayudndose a conocer correctamente sus funciones desde el principio.
Muchos manuales se desarrollan especficamente como auxiliares de
adiestramiento.

Los manuales reducen la papelera reuniendo la informacin en un solo lugar.

Ventajas y desventajas de su uso
Ventajas

Logra y mantiene un slido plan de organizacin.

Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensin del plan
general y sus propios papeles y relaciones pendientes.

Facilita el estudio de los problemas de la organizacin.

Sistematiza la iniciacin, aprobacin y publicacin de las modificaciones
necesarias en la organizacin.

Sirve como gua eficaz para la preparacin, clasificacin y compensacin del

personal clave.

Determina la responsabilidad de cada puesto y su relacin con los dems de la

organizacin.

Evita conflictos jurisdiccionales y yuxtaposicin de funciones.

Pone en claro las fuentes de aprobacin y el grado de autoridad de los diversos
niveles.

La informacin sobre funciones y puestos suele servir como base para la

evaluacin de puestos y como medio de comprobacin del progreso de cada quien.

Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios ms

antiguos.

Sirve como gua para el adiestramiento de novatos.

Desventajas

 Muchas compaas consideran que son demasiado pequeas para necesitar un

manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.

Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo, y laborioso preparar un

manual y conservarlo al da.

Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentacin y rigidez.

Tipos de Manuales
Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa con nombres diversos,
pero que pueden resumirse de la siguiente manera:
Por su alcance

Generales o de aplicacin universal.

Departamentales o de aplicacin especifica.
De puestos o aplicacin individual.
Por su contenido

De historia de la empresa o institucin.

De organizacin.
De polticas.
De procedimientos.
de contenido mltiple (manual de Tcnicas)
Por su funcin especifica o rea de actividad.

De personal.
De ventas.
De produccin o ingeniera.
De finanzas.
Generales, que se ocupen de dos o ms funciones especificas.

 Otras funciones.
Manuales de historia de la empresa
Segn George R. Terry, en su libro, Administracin y control de oficinas: Muchos patrones
sienten que es importante darles a los empleados informacin con respecto a la historia de la
compaa, sus comienzos, crecimientos, logros, administracin y posicin actuales. Esto le da
al empleado una vista introspectiva de la tradicin y pensamiento que apoya a la empresa con
la que esta asociado. Probablemente contribuye a una mejor comprensin, aumenta la moral y
ayuda al empleado a sentir que pertenece, que forma parte de la compaa. El darle a un
empleado un cuadro del todo, le ayuda a adaptarse a s mismo dentro del cuadro total. La
informacin histrica por lo comn se incluye como parte de la presentacin a un manual de
polticas o de organizacin, o de un manual de personal.
Manuales de organizacin
Estos manuales exponen con detalle la estructura de la empresa y sealan los puestos y la
relacin que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Explican la jerarqua, los grados
de autoridad y responsabilidad; las funciones y actividades de los rganos de la empresa.
Generalmente contienen graficas de organizacin, descripciones de trabajo, cartas del limite
de autoridad, entre otras cosas.
Segn C.L. Littlefield declara al respecto: los manuales [de organizacin] se usa donde se
desea una descripcin detallada de las relaciones de organizacin. Se elabora ordinariamente
con base en los cuadros de la organizacin, los cuales se acompaan de las descripciones de
los diferentes puestos inscritos en el cuadro.
Comnmente se hace la divisin de los encabezados de estos manuales en atencin a la
funcin general, a las obligaciones y autoridad y al conjunto de relaciones con los dems.
Manuales de poltica
Los manuales de poltica, tambin llamados de normas, son la piedra angular ya que estudian
las reglas de la organizacin. En este tipo de manuales se exponen los 10 ( 10,000)
mandamientos de la compaa. Segn Kellog, los manuales muchas veces incluyen una
declaracin de objetivos de la empresa y otros slogans que expresan una poltica.
Los manuales de polticas ahorran muchas consultas. Por supuesto, puede haber manuales
de polticas comerciales, de produccin, de finanzas, de personal, etc., o uno sobre polticas
generales.
Manuales de procedimientos
Los manuales de procedimientos, tambin llamados manuales de operacin, de practicas, de
instruccin sobre el trabajo, estndar, de rutinas de trabajo, de tramites y mtodos de trabajo.

El manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de las actividades

que deben seguirse en la relacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o
ms de ellas. Incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen,
precisando su responsabilidad y participacin.
Adems se cataloga como el libro de los comos. Como resolver una reclamacin de un
cliente.
Manuales de contenido mltiple
Es el manual que contiene material de tipo diverso, lo que hace que los tipos mencionados no
resulten siempre bien definidos. Alguno de los manuales de oficina parecen estar diseados
intencionalmente para varios fines.
Manuales de tcnicas
Es un manual de contenido mltiple que trata acerca de los principios y tcnicas de una
actividad determinada. Se elabora como fuente bsica de referencia para el rgano
responsable de la actividad y como informacin general para todo el personal interesado en
esa actividad.
Manuales de puestos
Tambin llamado manual individual o instructivo de trabajo, que precisa las labores, los
procedimientos y rutinas del puesto en particular. Por ello, cuando el manual de puesto no solo
contiene la descripcin de las labores sino que explica como deben ejecutarse, es un manual
de organizacin y procedimientos al mismo tiempo, es decir, es un manual de contenido
mltiple.
Manuales de personal
Tambin llamados de relaciones industriales, de reglas y reglamentos de oficina, manual de
empleado, manual de empleo. Los manuales de este tipo, que tratan sobre administracin de
personal, puede elaborarse destinados tres clases de usuarios:

Para el personal en general.

Para los supervisores.
Para el personal de departamento o unidad de personal.
Manuales de produccin o ingeniera
Estos se utilizan para coordinar el control de la produccin, fabricacin, inspeccin y personal
de ingeniera.
Manuales de finanzas

Indica las responsabilidades del contador y el tesorero, exigen que den instrucciones
numerosas y especificas a todos aquellos que deben proteger de alguna forma los bienes de
la empresa, para asegurar la comprensin de sus deberes en todos los niveles de la
administracin.
Manuales generales
Es usual que un manual no trate solo en un rea de actividad exclusivamente, sino que
aborde dos o ms caractersticas especificas. Puede darse el caso de que una empresa tenga
un solo manual general, que abarque todos los aspectos mencionados para los diferentes
tipos de manuales.
Manuales de otras funciones
Dependiendo su importancia de la naturaleza de la empresa que se trate (correspondencia,
intendencia, conserjera.)
Contenido del manual
El manual de organizacin debe incluir:

identificacin

Nombre oficial del organismo o unidad a que se refiere.

Titulo y extensin del manual (general o especifico).

Niveles jerrquicos que comprende.

Lugar y fecha de la elaboracin.

Numero de revisin, en su caso.

Unidades responsables de su elaboracin.

Cantidad de ejemplares impresos.

ndice o contenido

Prologo y / o introduccin

Directorio

Antecedentes histricos

Legislacin o base legal (marco legal)

Atribuciones

Objetivo

Polticas

Estructura orgnica

Principales puestos y unidades que dependen de ella

Lneas de autoridad y responsabilidad

Niveles jerrquicos

Listado

Organogramas

Estructural

Funcional

Funciones

ndice de procedimientos

Glosario de trminos
Como se prepara un manual
El primer paso para preparar un manual es determinar lo que se desea lograr. Para hacer
esto, el interesado se deber hacer las siguientes preguntas:

Cul es el objetivo de la organizacin al crear este manual?

Su propsito puede ser asegurarse de que todos los gerentes sigan ciertas normas y
procedimientos de personal.

Qu beneficios proporcionara el manual a los usuarios?

Es probable que el manual permita a los usuarios aprender un nuevo sistema con rapidez y
facilidad, o que sirva como fuente de consulta inmediata para las preguntas del personal.

Qu espero yo (o mi departamento) lograr con este manual?

Adems de alcanzar los objetivos de la organizacin, el manual debe ayudar tambin a su

departamento. Si cuenta con un manual, posiblemente tendr que hacer maneo preguntas y
hacer manos reparaciones.
Cuando este determinado los objetivos del manual, recuerde que todos tiene una meta en
comn: obtener resultados. El propsito del manual es asegurar que sus usuarios se
comporten de una manera especifica, ya sea que se trate de obedecer las reglas de la
compaa o seguir un procedimiento en particular. Si un manual alcanza esta meta es un xito
definitivo.
De quin es la responsabilidad de crear los manuales?
Los encargados de desarrollar los manuales no encajan claramente en el organigrama de la
empresa como sucede con los tesoreros. Algunas veces forman parte del rea de servicios
administrativos o de comunicaciones de la corporacin. Sin embargo con demasiada
frecuencia estn dispersos por la organizacin y cada departamento genera sus propios
manuales.
Cuando la produccin del anual no esta centralizada, la organizacin termina con una
proliferacin de manuales de todos los tamaos y formas. Generalmente, cada manual tiene
su propio formato, diseo y estilo y, lo que es peor, hay ocasiones en las que se contradicen
entre s.
La solucin de estos problemas es crear un departamento centralizado que se encargue de
producirlos.
Indicadores de planeacin
He aqu algunos indicadores sobre como planear el manual.

Disponga del tiempo suficiente para la plantacin. A la larga esto representara

un ahorro de tiempo.

haga que otras personas revisen sus planes. La revisin no solo debe incluir a
su supervisor, cuya aprobacin puede ser obligatoria, sino tambin a personas que
hayan participado directamente en la produccin de manuales o que tengan una
relacin estrecha con el que esta haciendo.

Confirme por escrito todas las estimaciones de tiempo, dinero y personal.

Muchas personas hacen estimaciones verbales de momento, y posteriormente se
olvidan de ellas.

Planee desde ahora las actualizaciones. Incluso el mejor manual necesitara

revisiones y actualizaciones dentro de los seis meses siguientes a su distribucin.

Anticpese a los problemas. Descubrir que reparar los problemas antes que se
presenten da como resultado un gran beneficio.

Como planear la redaccin

El primer paso para planear la redaccin es definir la materia de que se trata. De que va a
tratar el manual? Es fcil definir el tema si se hace una lista de todos los grupos posibles de
usuarios del manual, y despus se determina que informacin necesita cada uno.
El segundo paso consiste en determinar quien recopilara los datos. Existen dos alternativas
bsicas:

Usted mismo o su personal recabara los datos.

Los departamentos usuarios recopilaran los datos y referirn a los redactores.
El tercer paso es, decidir quien escribir el manual. tambin en este caso cuentan con dos
alternativas:

Los departamentos que lo usaran escribirn su manual, y usted o su personal la

revisaran y redactaran.

Usted mismo o su personal redactaran el manual.

El ultimo paso en la plantacin de la redaccin es establecer un programa temporal de trabajo.
De ser posible, deje un periodo amplio para el proceso de redaccin.
Mtodos de recoleccin de datos
La informacin para elaborar su manual se obtendr utilizando uno o varios de estos mtodos:

Investigacin.

Observacin.

Cuestionarios escritos.

Entrevistas.
Proceso de redaccin

Principios de la redaccin eficaz:

Uso de la voz activa.

Escriban en tiempo presente.

Omita las palabras innecesarias.

Usen la estructura paralela de ideas coordinadas.

Evtese incorrecciones y los adjetivos desplazados.

Evtese los participos mal situados y confusos.

Eviten las palabras rimbombantes y la jerga

Exprsense con claridad.

Sean humanos.

La gran controversia entre los gneros

Redacten las frases para que los nombres estn en plural.

Reemplacen los pronombres con los nombres que representan.

Omita los pronombres de tercera persona.

Se pueden utilizar los sufijos del masculino, con los del femenino entre parntesis.

Incluya una frase que indique que se usara masculino para referirse a ambos
gneros.

Usen a veces el masculino y, en otras ocasiones, el femenino.

Obras de consulta sobre redaccin.

Tcnicas de redaccin.

Lista por pasos.

Guiones.

Lgicas de accin y condicin.

Proceso de revisin
Quin debe revisar el manual?
En primer lugar, alguien que conozca el tema deber revisar el texto, para verificar su
contenido y exactitud. Esa persona no tendr necesariamente autoridad suficiente para
aprobar que el manual se use en la empresa; sin embargo, tendr que ser u experto en el
campo y tener la capacidad de suficiente para determinar si el contenido del manual es
exacto.
En segundo lugar, tambin debe revisar el manual un miembro del personal especializado en
asuntos legales de la organizacin. Si su empresa no tiene personal experimentado en leyes,

se encargara de la revisin quien sirva como asesor a ese respecto. La revisin asegura que
el manual respete las leyes pertinentes y satisfaga los requisitos de las dependencias
reguladoras que tenga jurisdiccin sobre la empresa. El no revisar cuidadosamente la
legalidad puede dar como resultado acciones judiciales importantes.
El tercer tipo de revisin se refiere a la calidad y a la claridad de la redaccin. La persona
encargada de esta revisin debe estar muy familiarizada con los principios de la buena
redaccin.
Responsabilidades de los revisores

Revisin justa y objetiva de los materiales.

Concentracin en el tema o el campo que se le pide que revisen.

Proporcionar criticas especificas y constructivas.

Tienen que mostrarse positivos en sus criticas, indicando lo que esta bien hecho,
as como tambin los puntos que necesitan correccin.

Revisar cuidadosamente la primera vez, y hacer todos los cambios entonces.

Se debe evitar solicitar cambios solo explicables con base en gustos personales.

Revisin y devolucin rpidas del material dentro del plazo acordado.

Como asegurarse de que los revisores cumplan con los plazos establecidos

Destaquen el hecho de que el manual tiene el respaldo de la gerencia.

Negocien los programas de revisin en lugar de establecer fechas arbitrarias.

Confirme por escrito el plazo acordado.

Proporciones a los revisores un recordatorio amistoso unos das antes de la fecha

limite.

Quizs convenga indicar en su memorando de confirmacin que se consideran

aprobados los materiales que no se han devuelto a la fecha limite.
Supervisin de la produccin del manual
Como trabajar con el centro de procesamientos de palabras o las mecangrafas.

Revisen el formato y la composicin del manual con la mecangrafa o el operador

del sistema de procesamiento de palabras.

Si es posible, trabajen solo con uno o dos operadores o mecangrafos, en lugar de

todo un centro.

Aprenda a dictar, sobre todo si cuentan con procesamiento de palabras.

Revisen su propio trabajo.

Para los proyectos importantes, como los manuales, confirmen por escrito todos los
compromisos de tiempo del centro.

Denle al centro de procesamiento de palabras toda su cooperacin, entregndole

los cambios y los textos con prontitud.
Impresin del manual
La primera se refiere a s la impresin se realizara en la empresa o en una imprenta exterior.
Despus de escoger una imprenta, deber tomar una decisin respecto a s se reproducirn el
manual a partir de las copias mecanografiadas o si usaran tipografas, en cualquiera de las
condiciones siguientes:

El manual se distribuir fuera de la negociacin.

La negociacin tiene sus propios equipos tipogrficos.

El manual se imprimir como folleto.

Su tercera decisin, la eleccin del mtodo de impresin, se debe tomar con la ayuda de su
proveedor de o de la imprenta de la empresa. Los factores que afectan su eleccin son:

La cantidad de ejemplares que se imprimirn.

Los tipos de equipos disponibles.

La inclusin del trabajo artstico especial, por ejemplo fotografas.

Distribucin fsica

Enven los manuales en cajas de cartn corrugados.

No inserten el contenido en el empastado antes de su envi.

Si envan una gran cantidad de manuales, avisen de ello con tiempo al gerente de
la oficina de correspondencia.
CONCLUSIN

Puede decirse que la utilidad que tiene el manual es mltiple, en virtud de ser un instrumento
que permite el funcionamiento interno por lo que respecta a la descripcin de tareas,
ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin; de tal manera, se
puede afirmar que la necesidad de elaborar un manual se justifica cuando se presenta.

http://html.rincondelvago.com/manuales-administrativos_administracion.html

UNIDAD VII UNIDAD VIII

Introduccin
Desde los inicios de la humanidad el hombre a travs de la utilizacin de su propia iniciativa y creatividad ha
buscado la forma de simplificar todas las actividades que realiza dentro de su labor productiva,
independientemente a cul sea su objetivo. Siempre que existan dos o tres personas trabajando juntas se
presentar el problema de la distribucin de las funciones.
Se han desarrollado muchas tcnicas que facilitan la labor de anlisis y estudios que se realizan para lograr la
simplificacin del trabajo.
El objetivo de este trabajo es dar a conocer la importancia y utilidad de la simplificacin del trabajo dentro de
una organizacin, esperamos que este sea de mucha ayuda para conceptualizar y ampliar sus conocimientos
sobre este tema, el cual es de suma importancia dentro de la administracin.
UNIDAD VII

Definicin de manuales administrativos

A continuacin se dan algunas definiciones de lo que es un manual
Segn Duhat Kizatus Miguel A., un manual es:
"Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemtica, informacin y/o instrucciones sobre historia,
organizacin, poltica y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor
ejecucin del trabajo".
Para A. Reyes Ponce, un manual es:
"Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fcil de manejar (manuable) se concentran en forma
sistemtica, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que
se presenta entre cada grupo humano en la empresa".
Continolo G., define la manual como:
"Una expresin formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado
sector; es una gua que permite encaminar en la direccin adecuada los esfuerzos del personal operativo".
Para nosotros los manuales administrativos son escritos que utilizan a manera de medios de informacin y
acoplamiento que admiten buscar y emitir de manera concretada y consecuente la informacin y
procedimientos referentes a polticas, organizacin, funciones, tcticas, etc. Los cuales se consideran
obligatorios para la realizacin de las actividades y ocupaciones.

Ventajas

Son fuentes permanentes de informacin sobre las prcticas generales y sectoriales de la Empresa.
Ayudan a Institucionalizar y hacer efectivos los procedimientos (son una versin "Oficial" y adems
evitan los argumentos de "Desconocimiento")
Facilitan la fijacin, establecimiento de estndares de aplicacin.
Posibilitan la normalizacin de actividades es decir todos procedern de la misma forma.
Son tiles para la capacitacin de nuevos empleados
Aumentan la fijacin en la realizacin de Actividades.
Posibilitan una delegacin efectiva.

Desventajas
1. Muchas compaas consideran que son demasiado pequeas para necesitar un manual que describa
asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al da.
3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentacin y rigidez.
4. Su deficiente elaboracin provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las Operaciones.
5. El costo de produccin y actualizacin puede ser alto.
6. Si no se actualiza peridicamente, pierde efectividad.
7. Incluye solo aspectos formales de la organizacin, dejando de lado los informales, cuya vigencia e
importancia es notorio para la misma.
8. Muy sinttica carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados.

Clasificacin

Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los nombres diversos, pero que
pueden resumirse de la siguiente manera:
Por su contenido:
Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este tipo tenemos los
siguientes:
Manual de Historia: Su propsito es proporcionar informacin histrica sobre el Organismo: sus
comienzos, crecimiento, logros, administracin y posicin actual.
Manual de organizacin: Su propsito es exponer en forma detallada la estructura
organizacional formal a travs de la descripcin de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los
distintos puestos, y las relaciones.
Manual de polticas: Consiste en una descripcin detallada de los lineamientos a seguir en la toma
de decisiones para el logro de los objetivos.
Pueden elaborarse manuales de polticas para funciones operacionales tales
como: Produccin, ventas, finanzas, personal, compras, etc.
Manual de procedimientos: Es la expresin analtica de los procedimientos administrativos a travs
de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo.
Este manual es una gua (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al
personal de nuevo ingreso.
Manual de contenido mltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de
la estructura organizacional, no justifique la elaboracin y utilizacin de distintos manuales, puede ser
conveniente la confeccin de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de "polticas y
procedimientos", el de "historia y organizacin", en si consiste en combinar dos o mas categoras que se
interrelacionan en la practica administrativa. En organismos pequeos, un manual de este tipo puede
combinar dos o ms conceptos, debindose separar en secciones.
Por su funcin especfica:
Esta clasificacin se refiere a una funcin operacional especfica a tratar. Dentro de este apartado puede
haber los siguientes manuales:
Manual de produccin: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a
los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solucin.
La necesidad de coordinar el proceso de fabricacin (fabricacin, inspeccin, ingeniera
industrial, control de produccin), es tan reconocida, que en las operaciones de fabricacin, los manuales se
aceptan y usan ampliamente.
Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el alcance de
compras, definir la funcin de comprar, los mtodos a utilizar que afectan sus actividades.
Manual de ventas: Consiste en sealar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de
informacin comprendidas en el trabajo de ventas (polticas de ventas, procedimientos, controles, etc.)
Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los
niveles de la administracin, contiene numerosas instrucciones especificas a quienes en la organizacin estn
involucrados con el manejo de dinero, proteccin de bienes y suministro de informacin financiera.

Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y tcnicas de la contabilidad.

Manual de crdito y cobranzas: Entre los aspectos ms importantes que puede contener este tipo de
manual estn los siguientes: operaciones de crdito y cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre
otros.
Manual de personal: Los manuales de personal podrn contener aspectos
como: reclutamiento y seleccin, administracin de personal, lineamientos para el manejo
de conflictos personales, polticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitacin, entre otros.
Manual tcnico: Trata acerca de los principios y tcnicas de una funcin operacional determinada. Se
elabora como fuente bsica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como
informacin general para el personal interesado en esa funcin. Ejemplos de este tipo de "Manual tcnico de
auditoria administrativa", y el "Manual tcnico de sistemas y procedimientos". Estos sirven como fuente de
referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de asesora.
Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las labores, los procesos y las
rutinas de un puesto en particular, son comnmente mas detallados que un manual de procedimientos.
El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene muy poco conocimiento previo de
los temas cubiertos. Por ejemplo, un manual de adiestramiento "explica como debe ejecutarse el encendido
de la terminal de la computadora y emitir su seal", mientras que un manual de procedimientos omite esta
instruccin y comenzara con el primer paso activo del proceso.
Generales
Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los siguientes manuales:
Manuales generales de organizacin: Este es producto de la planeacin organizacional y abarca todo
el organismo, indicando la organizacin formal y definiendo su estructura funcional.
Manual general de procedimientos: Este es tambin resultado de la planeacin, contiene los
procedimientos de todas las unidades orgnicas que conforman en un organismo social, a fin de uniformar la
forma de operar.
Manual general de polticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la direccin
superior; para toda la empresa, estas polticas generales establecen lneas de gua, un marco dentro del cual
todo el personal puede actuar de acuerdo a condiciones generales.
Especifico:
Manual especfico de reclutamiento y seleccin: Se refiere a una rea especfica (personal). Y
contiene la definicin uniforme respecto al reclutamiento y seleccin personal en una organizacin.
Manual especifico de auditoria interna: Consiste en agrupar lineamientos, instrucciones de aplicacin
especfica a determinados tipos de actividad, aqu se refiere a la auditoria interna en forma particular.
Manual especfico de polticas de personal: Este se enfoca a definir "polticas", pero de un rea
especifica de la organizacin, sealando las guas u orientacin respecto a cuestiones de personal, tales
como: contratacin, permisos, promociones, prestaciones, etc.
Manual especfico de procedimientos de tesorera: Consiste en elaborar los procedimientos en el
orden de importancia de un rea especfica, a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de
pasos en el trabajo, por ejemplo: ingresos a caja, pago a proveedores, etc.

Tipos

Los manuales utilizados en una organizacin son los siguientes:

Manual de objetivos y polticas: contiene los principios bsicos que regirn el accionar de los
ejecutivos en la toma de decisiones.
Manuales del empleado o de Bienvenida: contiene aquella informacin que resulta de inters para
los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relacin con la misma, y que se
les entrega en el momento de la incorporacin. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa,
actividades que desarrolla, planes de incentivacion y programacin de carrera de
empleados, derechos, obligaciones, etc.
Manuales de Organizacin: describe la organizacin formal mencionando, para cada puesto de
trabajo los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad.
Manual de normas procedimientos: Llamados tambin manual de operaciones o de prcticas
Standard, son documentos de gestin de uso diario que presentan en forma ordenada y sistemtica los pasos

precisos a seguir para lograr el trabajo de una unidad de acuerdo a mtodos previstos. Los manuales de
procedimientos orientan el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitan las alteraciones arbitrarias.
Manual del especialista: contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente ha determinado
tipo de actividades u oficios, se busca con este manual orientar y uniformar la actuacin de los empleados que
cumplen iguales funciones.
Manual de propsitos Mltiples: reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente,
en aquellos casos en los que la dimensin de la empresa o el volumen de actividades no justifique su
confeccin o mantenimiento.
Otros manuales de apoyo a la gestin.

Procedimientos generales para elaborar manuales

administrativos

Etapas practicas a seguir como procedimiento estndar en la elaboracin de los manuales administrativos.
Definicin del objetivo a cumplir
Eleccin del o los responsables de la preparacin o elaboracin
Estudio preliminar de la organizacin (detectar posibles problemas)
Planeamiento del trabajo a desarrollar. Plan cmo se reparte el trabajo y cmo procedemos.
Relevamiento de la informacin. Encuestas, entrevistas (las ms importantes)
Elaboracin propiamente dicho del manual.
Redaccin
Diagramacin (Captulos, Subcaptulos, Temas, etc.)
Formato del trabajo: letras, mrgenes, interlineados, etc.
Codificacin
Impresin
Encuadernado, pruebas piloto
Distribucin
Instrucciones a los usuarios
Seguimiento
Actualizacin
UNIDAD VIII

Metodologa de la simplificacin del trabajo

Desde los inicios de la humanidad el hombre a travs de la utilizacin de su propia iniciativa y creatividad ha
buscado la forma de simplificar todas las actividades que realiza dentro de su labor productiva,
independientemente a cul sea su objetivo.
Siempre que existan dos o tres personas trabajando juntas se presentar el problema de la distribucin de las
funciones.
Se han desarrollado muchas tcnicas que facilitan la labor de anlisis y estudios que se realizan para lograr la
simplificacin del trabajo.
El objetivo de este trabajo es dar a conocer la importancia y utilidad de la simplificacin del trabajo dentro de
una organizacin, esperamos que este sea de mucha ayuda para conceptualizar y ampliar sus conocimientos
sobre este tema, el cual es de suma importancia dentro de la administracin.
El estudio de tiempos y movimientos, conocido tambin con el nombre de "medida del trabajo" o
"simplificacin del trabajo", consiste en el anlisis sistemtico de todos los factores que afectan al trabajo,
para economizar tiempo, esfuerzo y dinero. El propsito principal de un estudio de tiempos y movimientos es
racionalizar los mtodos y procedimientos del trabajo, mediante el empleo de la utilizacin racional de los
medios de produccin (sea bienes o servicios), como maquinas, equipos, herramientas y otros, para facilitar
las actividades del personal, haciendo que ste pueda trabajar con mayor comodidad y a la vez obtenga
mayor productividad, reduciendo los costos de produccin.
VIII.II PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El planteamiento del problema puede provenir, bien, de la observacin de hechos o factores imbricados en un
proceso, pero que por la manera de presentarse, son incapaces de brindarnos una explicacin satisfactoria de
ese hecho, o tambin puede surgir como el resultado de experimentar y describir consecuencias en la

aplicacin problemtica de una teora. Reconocimiento, descubrimiento y formulacin. Estos momentos

apareceran de la siguiente manera: primero, debe reconocer los hechos clasificados preliminarmente y
delimitados segn algn criterio vlido, sobre todo el de la relevancia. En esa labor se ha debido encontrar
lagunas, incoherencias o cualquier otro detalle, es decir, ha hecho un hallazgo o descubrimiento de un
problema.
Luego, tercer momento, se habr formulado una pregunta muy concreta y correcta acerca de las causas que
explique esa incertidumbre, esto es reducir el problema a su ncleo significativo. Una vez hecho todo eso
queda por supuesto el desarrollo del resto, es decir, darle respuesta al problema plateado.
VIII.III RECOLECCIN DE LOS DATOS
La recoleccin de datos es un proceso muy importante para la investigacin ya que permite la recoleccin de
elementos para obtener datos de la realidad, para esto se crean instrumentos que debe contemplar en
su construccin la forma (tcnica para cumplir con la tarea) y contenido (especificacin de datos que
necesitamos conseguir). El instrumento permite sintetizar toda la labor previa de la investigacin y por esto la
importancia que tiene para poder tener datos verdaderos.
Los datos segn su procedencia se dividen en datos primarios o secundarios; los primeros permiten obtener
la realidad por medio del instrumento, mientras los segundos son los datos ya recogidos y procesados por
otras personas y que aportan a la investigacin. Dentro de las tcnicas de recoleccin de datos primarios se
encuentra la observacin, las encuestas, el cuestionario, la auto aplicacin y en los tcnicas de recoleccin
secundario estn las bibliotecas y el internet.
Observacin: Es percibir la realidad exterior con el propsito de obtener datos y est orientada a objetivos
precisos de estudio, la principal ventaja es que son obtenidas directamente sin intermediarios, la desventaja,
es que el observador puede alterar la conducta de los sujetos observados; se puede tener dos tipos de
observacin,
la simple, una observacin cuidadosa, discreta y de calidad y la observacin participante tambin llamada
natural, donde se trata de integrar al observador. Se aconseja tener observacin en conjunto para tener una
mayor cobertura y para evitar errores de percepcin.Entrevista: Es una forma especfica
de comunicacin de interaccin social que tiene por objeto la recoleccin de datos. Para esta se debe tener
en cuenta el aspecto formal del entrevistador, apariencia adecuada al medio social donde se encuentra, saber
la importancia de lo que de trabaja, hora adecuada para que exista confiabilidad de los datos.Dentro de los
tipos de entrevistas se encuentra las no estructuradas y formalizadasEntrevista no estructurada en las que
se tiene un margen ms o menos grande para formular pregunta y respuestas y donde no se tiene un
formato establecido, se subdivide en entrevista informal que da al respondiente la sensacin clara y definida
de lo que se esta hablando, es la menos estructurada, til en estudios exploratorios .La entrevista
focalizada, es libre y espontanea, es como la informal pero se concentra en un solo tema. Guiadas o por
pautas; son algo mas formalizadas, se conserva la espontaneidad de la entrevista pero centrados en puntos
especficos, es flexible, permiten aadir
informacin profunda y subjetiva.Tiene como ventajas este tipo de entrevistas un dialogo ms profundo y
captan adems del tema de inters actitudes y valores; dentro de las desventajas tenemos que tiene
un costo alto por que involucran la presencia de personal especializado durante periodos largos, son difciles
de a travs de un tratamiento estadsticos .Entrevista formalizada: Se desarrolla con base a un listado fijo de
preguntas con un orden, es la ms utilizada pues es la que mejor se adecuada para el diseo de encuesta.
Tiene como ventajas que es rpida, el entrevistador puede ser preparado en un corto tiempo, es de bajo costo
y mayor procesamiento matemtico, como desventaja tiene que reduce el campo de informacin registrado, la
creacin del cuestionario es de tiempo mas largo, ya que su redaccin no puede dar al entrevistado malas
interpretaciones, esto se logra gracias al tipo de pregunta que se maneje como pregunta cerrada o
alternativas fijas, siendo estas las ms utilizadas y las abiertas o final abierto, que pueden ser emitidas
libremente por los respondientes, teniendo en cuenta evitar confusiones o predisposiciones en la
respuesta.Cuestionario Auto aplicacin: Es el diligenciamiento del cuestionario por el entrevistado, tiene como
ventajas que son econmicos en cuento a
tiempo y personal, y hay calidad de los datos, las desventajas es que no permite conocer las reacciones
reales del informante que pueden contribuir a la investigacin.La recoleccin de datos secundarios se
encuentra en archivos y fuentes de informacin, un ejemplo de estos son las bibliotecas que por medio de
ficheros y fichas permite llegar a la informacin que se necesitaba, y un instrumento muy til ahora utilizado el
internet.Para cualquiera de estos dos medios de recoleccin secundaria se diligencias unas fichas,

instrumentos que permiten recoger la informacin que se necesita para la investigacin, dividindose estas en
4 grupos, fichas bibliogrficas (gua para saber que textos han sido consultados), fichas textuales (tiene
informacin base mas fragmentos textuales ), fichas de contenido o resumen (tiene informacin base mas
resumen de un prrafo y se describen las paginas) y fichas mixtas (integra informacin textual y de libre
creacin del investigador).Este artculo permite ver la importancia y responsabilidad que tiene la recoleccin
de datos en las investigaciones haciendo de esta una herramienta valiosa para la validez y precisin de la
investigacin.Las formas de recoleccin de informacin descritas en este articulo son flexibles y pueden
aplicarse a muchos planes de
investigacin, adems describen las ventajas y desventaja que cada uno de tiene permitiendo tomar el que se
ajuste a la investigacin que se esta realizando.
A si mismo, al hacer referencia observacional se puede apreciar como algo tan sencillo y cotidiano requiere de
un esfuerzo humano que permita un aporte a la investigacin, ya que se necesita de mente abierta que lleve a
romper paradigmas y comprender todo lo que pasa a su alrededor.
Es importante ver como estas tcnicas de recoleccin de datos, en su mayora muy conocidos, permiten
obtener la informacin que necesitamos si tenemos en cuenta estas recomendaciones y como en el diario
vivir se utilizan pero no siempre cumplen con lo establecido creando sesgos y por tanto un anlisis errado del
informacin. Los conceptos que interesan al investigador se traducen en fenmenos observables y
registrables. De aqu que la definicin de la variables de investigacin y la seleccin o desarrollo de mtodos
adecuados para recabar datos, constituye una de las tareas ms emocionantes del proceso de investigacin,
ya que si no se cuenta con mtodos de alta calidad para recolectar datos, deber siempre cuestionar la
precisin y pertinencia de sus conclusiones.
Leer ms: http://www.monografias.com/trabajos95/manuales-administrativos-y-metodologia-simplificacion-deltrabajo/manuales-administrativos-y-metodologia-simplificacion-del-trabajo.shtml#ixzz3nSXjRArr

http://www.monografias.com/trabajos95/manuales-administrativos-ymetodologia-simplificacion-del-trabajo/manuales-administrativos-ymetodologia-simplificacion-del-trabajo.shtml