Los Manuales Administrativos representan una guia prctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organizacin y comunicacin,

que contiene informacin ordenada y sistemtica, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, polticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administracin. Son considerados uno de los elementos ms eficaces para la toma de decisiones en la administracin, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientacin precisa que requiere la accin humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecucin, pues son una fuente de informacin que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realizacin de las actividades que se le han encomendado. Su elaboracin depende de la informacin y las necesidades de cada empresa, para determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de cualquier rea componente de la organizacin, su alcance se ve limitado unicamente por las exigencias de la administracin. Son documentos eminentemente dinmicos que deben estar sujetos a revisiones peridicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los integrantes de la organizacin, sino que deben reformarse constantemente conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la empresa. Un manual sin revisin y anlisis cuyo contenido permanezca esttico se convierte en obsoleto, y lejos de ser una herramienta til puede constituir una barrera que dificulte el desarrollo de la organizacin. Los manuales tienden a uniformar los criterios y conocimiento dentro de las diferentes reas de la organizacin, en concordancia con la misin, visin y objetivos de la direccin de la misma. Entre los objetivos y beneficios de la elaboracin de Manuales Asdministrativos destacan: - Fijar las polticas y establecer los sistemas administrativos de la organizacin - Facilitar la comprensin de los objetivos, polticas, estructuras y funciones de cada rea integrante de la organizacin - Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa - Asegurar y facilitar al personal la informacin necesaria para realizar las labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los servicios - Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando funciones de control y supervisin innecesarias - Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales - Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en general - Facilitar la seleccin de nuevos empleados y proporcionarles los lineamientos necesarios para el desempeo de sus atribuciones - Constituir una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas y procedimientos - Servir de base para el adiestramiento y capacitacin del personal - Comprender el plan de organizacin por parte de todos sus integrantes, as como de sus propios papeles y relaciones pertinentes - Regular el estudio, aprobacin y publicacin de las modificaciones y cambios que se realicen dentro de la organizacin en general o alguno de sus elementos componentes. - Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relacin con los dems integrantes de la organizacin. - Delimitar claramente las responsabilidades de cada rea de trabajo y evita los conflictos inter-estructurales Indudablemente la elaboracin y utilizacin de Manuales Administrativos tambin tiene sus limitantes las cuales en relacin a los beneficios descritos son de menor importancia: - Su diseo y actualizacin tiene un alto costo en trminos de tiempo y dinero. - Ejercen un efecto limitante de la iniciativa del personal debido a que en algunas ocasiones son excesivamente rgidos y formales. - Los objetivos de los Manuales Administrativos pueden causar confusin por ser muy amplios en su contenido

- Algunos de ellos son difciles de interpretar y comprender, lo cual puede causar confusiones dentro del personal al momento de realizar sus funciones - Resistencia del personal a utilizar los manuales por ser poco atractivos y en la mayora de los casos voluminosos en contenido - En algunos casos los sindicatos utilizan a los Manuales como herramienta para proteger sus derechos, es decir que no hacen nada adicional sino est establecido debidamente en el Manual. La clasificacin de los Manuales puede resumirse en Generales y Especficos, siendo los Generales aquellos que contienen informacin de aplicacin universal para todos los integrantes de la organizacin y Especficos los que su contenido est dirigido directamente haca un rea, proceso o funcin particular dentro de la misma. Sin restar importancia a la diversidad de Manuales Administrativos que existen dentro de las empresas, para efectos de este texto se hace nfasis en tres tipos de manuales, los cuales son los que ofrecen mayor aporte para la comprensin del tema central objeto de estudio: - De Organizacin - De Normas y Procedimientos - De Puestos y funciones MANUAL DE ORGANIZACION: Es un Manual que explica en forma general y condensada todos aquellos aspectos de observancia general dentro de la empresa, dirigidos a todos sus integrantes para ayudarlos a conocer, familizarizarse e identificarse con ella. En trminos generales, expone con detalle la estructura de la empresa, seala las reas que la integran y la relacin que existe entre cada una de ellas para el logro de los objetivos organizacionales. Su contenido es muy variado y su impacto ser el resultado de la creatividad y visin que los responsables de su elaboracin redacten dentro de l. Dentro de este contenido se sugiere: - Histora y Descripcin de la Empresa - Misin, visin y objetivos de la empresa - Legislacin o base legal - Estructura de la organizacin (organigrama General) - Estructura de cada una de las reas componentes de la organizacin en general (Organigrama por rea) - Normas y polticas generales MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS: Este Manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a travs de la descripcin de los procedimientos que se utilizan dentro de la organizacin y la secuencia lgica de cada una de sus actividades, para unificar y controlar de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria. Ayudan a facilitar la supervisin del trabajo mediante la normalizacin de las actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los procesos, facilitan la labor de la auditora administrativa, la evaluacin del control interno y su vigilancia. Contiene un texto que seala las normas que se deben cumplir para la ejecucin de las actividades que integran los procesos, se complementa con diagramas de flujo, as como las formas y formularios que se emplean en cada uno de los procedimientos que se decriban. El Manual de Normas y procedimientos es aconsejable elaborarlo para cada una de las reas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general representara ser un documento muy complejo, por pequea que sea la organizacin. Est integrado por la descripcin de cada procedimiento de trabajo y las normas que giran al rededor de l; por lo tanto la integracin de varios de ellos representan al Manual de Normas y Procedimientos. La descripcin de procedimientos abarca la siguiente informacin: - Identificacin del procedimiento

- Nombre - Area de desempeo - Codificacin - Descripcin Genrica (objetivo) - Normas generales - Responsable de cada una de las actividades que lo integran - Nmero de Paso o Sub-paso (secuencia de las actividades) - Descipcin de cada una de las actividades que lo integran MANUAL DE PUESTOS Y FUNCIONES: Este Manual contiene las responsabilidades y obligaciones especficas de los diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a travs de la descripcin de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos. Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera funcional, es decir que estn divididas en sectores en donde se agrupan los especialistas que tienen entrenamiento e intereses similares, definiendo las caractersticas de cada puesto de trabajo, delimitando las reas de autoridad y responsabilidad, esquematizando las relaciones entre cada funcin de la organizacin. Describe el nivel jerrquico de cada puesto dentro de la organizacin, as como su relacin de dependencia, lo cual quiere decir el lugar que ocupa el puesto dentro de la estructura organizacional, a que posiciones est subordinado directa e indirectamente y cual es su relacin con otros puestos de trabajo. Al igual que el Manual de Normas y procedimientos tambin es aconsejable elaborarlo para cada una de las reas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general representara ser un documento muy complejo, por pequea que sea la organizacin. Est integrado por la descripcin de cada puesto de trabajo y los perfiles ideales para la contratacin de futuros ocupantes de los puestos; por lo tanto la integracin de varias de ellos representan al Manual de Puestos y Funciones. La descripcin de puestos de trabajo abarca la siguiente informacin: - Identificacin del Puesto de Trabajo - Nombre - Area de desempeo - Codificacin - Descripcin Genrica (objetivo) - Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto - Diarias o frecuentes - Semanales - Quincenales - Mensuales - Trimestrales - Semestrales - Anuales - Ocasionales o eventuales - Requisitos del ocupante del puesto (perfil)

- Nivel acadmico - Habilidades y destrezas - Conocimientos tcnicos y/o especficos Para la elaboracin de los Manuales Administrativos no existen reglas universales, ni metodologas pre-establecidas, solamente existen lineamientos lgicos para su conformacin, los cuales pueden integrarse de la siguiente forma: - RECOPILACION DE INFORMACION - INTERPRETACION Y DISEO DE LA INFORMACION - ELABORACION DEL MANUAL - APROBACION Y ACTUALIZACION DEL MANUAL RECOPILACION DE INFORMACION: La recopilacin de informacin depender de las condiciones especficas del manual que se quiera elaborar, por lo que en esta etapa es necesario tener presente el objetivo general y los objetivos especficos del Manual, definir a quienes estar dirigido, los trminos que sern utilizados dentro de l y todos aquellos aspectos tcnicos que se adecen a las caractersticas particulares del documento. La informacin debe recopilarse con el apoyo del personal de toda la organizacin, obviamente para la elaboracin de Manuales de tipo general, la informacin debe ser recopilada con ayuda de las altas autoridades, mientras que para la elaboracin de los Manuales especficos la informacin debe ser recopilda directamente de los responsables de los procesos y las funciones objeto de estudio. La informacin puede ser recopilada a travs de entrevistas directas con el personal, cuestionarios y por medio de la observacin directa, es recomendable utilizar las tres tcnicas e interrelacionar la informacin resultante en cada una de ellas. INTERPRETACION Y DISEO DE LA INFORMACION: La etapa de interpretacin y diseo de la informacin, no es ms que darle forma a la informacin recopilada bajo lineamientos tcnicos y el criterio del personal encargado de elaborarlos. Interpretar la informacin significa analizar en todos los datos recopilados, su importancia y aporte al diseo del Manual, probablemente mucha de la informacin no ser necesario incluirla dentro del documento por considerar que no agrega ningn valor para los usuarios directos, pero tambin se puede determinar que an hacen falta algunos otros datos y que es necesario realizar una segunda etapa de recopilacin de informacin. Es en esta etapa en donde se confrontan los resultados de la informacin recopilada verbalmente contra la informacin que proviene de las respuestas a los cuestionarios y de lo observado durante la primera etapa. La depuracin y complemento de informacin es muy importante para no elaborar documentos administrativos que se alejen de la realidad, por lo que toda la informacin al momento de ser diseada es importante que sea revisada por los entrevistados y aprobada por los funcionarios superiores de cada uno de ellos. El diseo del Manual es darle forma a la informacin para crear un borrador que permita visualizar claramente el contenido del documento y realizar los ajustes necesarios para su mejor comprensin. ELABORACION DEL MANUAL: La elaboracin del Manual es la etapa ms sencilla pero laboriosa de la metodologa, su finalidad es la creacin del documento final bajo lineamientos claros y homogneos, utilizando para ello un lenguaje sencillo que logre la comprensin y la adecuada aplicacin de los usuarios directos del documento y de todos los niveles jerrquicos de la organizacin. Debe evitarse el uso de tecnicismos exagerados a menos de que se trate de un manual especfico para una tarea de tipo tcnico. Dentro de la elaboracin del manual es importante incluir las conclusiones y recomendaciones que ayuden a facilitar la interpretacin del contenido del mismo. APROBACION Y ACTUALIZACION DEL MANUAL: La etapa de aprobacin de los Manuales independientemente a su objetivo particular es de suma importancia para la adecuada utilizacin de los mismos y para el fomento de dicha cultura dentro de la organizacin en general. El rgano encargado de la aprobacin de los Manuales puede ser el Gerente General, el Jefe de la dependencia, un departamento y/o comit especfico para el efecto, etc. No importa quien o quienes lo aprueben lo importante es que se

haga por medio de un mecanismo formal, ya que solamente de esa forma los Manuales sern consultados y respetados por todos los integrantes de la organizacin. Si los manuales no son aprobados y puestos en vigencia formalmente, su elaboracin ser un trabajo innecesario, que incluye costos y esfuerzos bastante altos. Toda modificacin y/o ampliacin al contenido del Manual debe realizarse por medio de los encargados de la elaboracin y diseo de los mismos, y a su vez ser aprobados por el rgano competente para que tenga la validez y el respaldo necesario. Cualquier modificacin que se realice por separado y que no se comunique formalmente puede considerarse invlida y los responsables de llevar a cabo las actividades dentro de la organizacin podrn hacer caso omiso a las mismas. El valor de cada manual: El valor de los manuales administrativos, como herramienta de trabajo, radica en la informacin contenida en ellos, por lo tanto el mantenerlos actualizados permite que cumplan con su objetivo, que es proporcionar la informacin necesaria para el desarrollo de actividades y funciones; se considera prudente la revisin y actualizacin de los manuales administrativos, por lo menos en forma anual, siendo recomendable efectuarse cada seis meses. La mayora de los organismos no planean sus revisiones y actualizaciones, es decir las efectan sobre la base de sus necesidades de actualizacin, por cambio de polticas, nuevos procedimientos, nuevos puestos, etctera,. Planear las actualizaciones permite a los organismos un mejor mantenimiento de sus manuales administrativos, ya que a travs de un programa escalonado por secciones reas se ejerce menor presin sobre los encargados de las revisiones; cuando existen cambios, adiciones supresiones en alguna seccin se analizan y se efectan, en caso de ser procedentes, dentro del perodo programado para esta seccin, es necesario llevar un registro de cada cambio modificacin a los manuales administrativos, notificando a los usuarios sobre estos para un mejor manejo de la informacin. La unidad administrativa encargada de las revisiones y actualizaciones ( mtodos y procedimientos, organizacin y mtodos, modernizacin administrativa, etc.) debe elaborar su programa de revisiones y actualizaciones de cmo un acuerdo con todas las reas del organismo, y debe ser acorde con el plan general de la empresa.