Importancia de los manuales administrativos

Los manuales Administrativos son documentos escritos que concentran en

forma sistemtica una serie de elementos administrativos con el fn de
informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando
los criterios de desempeo y cursos de accin que debern seguirse para
cumplir con los objetivos trazados.
Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han
ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su relacin con las funciones
procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.
Los Manuales Administrativos representan una guia prctica que se utiliza
como herramienta de soporte para la organizacin y comunicacin, que
contiene informacin ordenada y sistemtica, en la cual se establecen
claramente los objetivos, normas, polticas y procedimientos de la empresa,
lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente
administracin.
Son considerados uno de los elementos ms eficaces para la toma de
decisiones en la administracin, ya que facilitan el aprendizaje y
proporcionan la orientacin precisa que requiere la accin humana en cada
una de las unidades administrativas que conforman a la empresa,
fundamentalmente a nivel operativo o de ejecucin, pues son una fuente de
informacin que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes
para lograr la adecuada realizacin de las actividades que se le han
encomendado.
Su elaboracin depende de la informacin y las necesidades de cada
empresa, para determinar con que tipos de manuales se debe contar,
cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada
uno de los aspectos de cualquier rea componente de la organizacin, su
alcance se ve limitado unicamente por las exigencias de la administracin.
Son documentos eminentemente dinmicos que deben estar sujetos a
revisiones peridicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades
cambiantes de toda empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la
capacidad creativa de los integrantes de la organizacin, sino que deben

reformarse constantemente conforme surjan nuevas ideas que ayuden a

mejorar la eficiencia de la empresa.
Un manual sin revisin y anlisis cuyo contenido permanezca esttico se
convierte en obsoleto, y lejos de ser una herramienta til puede constituir
una barrera que dificulte el desarrollo de la organizacin.
Los manuales tienden a uniformar los criterios y conocimiento dentro de las
diferentes reas de la organizacin, en concordancia con la misin, visin y
objetivos de la direccin de la misma.
Entre los objetivos y beneficios de la elaboracin de Manuales
Asdministrativos destacan:
- Fijar las polticas y establecer los sistemas administrativos de la
organizacin
- Facilitar la comprensin de los objetivos, polticas, estructuras y funciones
de cada rea integrante de la organizacin
- Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa
- Asegurar y facilitar al personal la informacin necesaria para realizar las
labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los
procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los servicios
- Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando
funciones de control y supervisin innecesarias
- Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales
- Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en
general
- Facilitar la seleccin de nuevos empleados y proporcionarles los
lineamientos necesarios para el desempeo de sus atribuciones
- Constituir una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento
de los sistemas y procedimientos
- Servir de base para el adiestramiento y capacitacin del personal

- Comprender el plan de organizacin por parte de todos sus integrantes, as

como de sus propios papeles y relaciones pertinentes
- Regular el estudio, aprobacin y publicacin de las modificaciones y
cambios que se realicen dentro de la organizacin en general o alguno de
sus elementos componentes.
- Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relacin con
los dems integrantes de la organizacin.
- Delimitar claramente las responsabilidades de cada rea de trabajo y evita
los conflictos inter-estructurales
Indudablemente la elaboracin y utilizacin de Manuales Administrativos
tambin tiene sus limitantes las cuales en relacin a los beneficios descritos
son de menor importancia:
- Su diseo y actualizacin tiene un alto costo en trminos de tiempo y
dinero.
- Ejercen un efecto limitante de la iniciativa del personal debido a que en
algunas ocasiones son excesivamente rgidos y formales.
- Los objetivos de los Manuales Administrativos pueden causar confusin por
ser muy amplios en su contenido
- Algunos de ellos son difciles de interpretar y comprender, lo cual puede
causar confusiones dentro del personal al momento de realizar sus
funciones
- Resistencia del personal a utilizar los manuales por ser poco atractivos y
en la mayora de los casos voluminosos en contenido
- En algunos casos los sindicatos utilizan a los Manuales como herramienta
para proteger sus derechos, es decir que no hacen nada adicional sino est
establecido debidamente en el Manual.

La clasificacin de los Manuales puede resumirse en Generales y

Especficos, siendo los Generales aquellos que contienen informacin de
aplicacin universal para todos los integrantes de la organizacin y
Especficos los que su contenido est dirigido directamente haca un rea,
proceso o funcin particular dentro de la misma.
Sin restar importancia a la diversidad de Manuales Administrativos que
existen dentro de las empresas, para efectos de este texto se hace nfasis
en tres tipos de manuales, los cuales son los que ofrecen mayor aporte para
la comprensin del tema central objeto de estudio:
- De Organizacin
- De Normas y Procedimientos
- De Puestos y funciones
MANUAL DE ORGANIZACION:
Es un Manual que explica en forma general y condensada todos aquellos
aspectos de observancia general dentro de la empresa, dirigidos a todos sus
integrantes para ayudarlos a conocer, familizarizarse e identificarse con
ella.
En trminos generales, expone con detalle la estructura de la empresa,
seala las reas que la integran y la relacin que existe entre cada una de
ellas para el logro de los objetivos organizacionales.
Su contenido es muy variado y su impacto ser el resultado de la
creatividad y visin que los responsables de su elaboracin redacten dentro
de l. Dentro de este contenido se sugiere:
- Histora y Descripcin de la Empresa
- Misin, visin y objetivos de la empresa
- Legislacin o base legal

- Estructura de la organizacin (organigrama General)

- Estructura de cada una de las reas componentes de la organizacin en
general (Organigrama por rea)
- Normas y polticas generales
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS:
Este Manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a travs de la
descripcin de los procedimientos que se utilizan dentro de la organizacin
y la secuencia lgica de cada una de sus actividades, para unificar y
controlar de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria.
Ayudan a facilitar la supervisin del trabajo mediante la normalizacin de las
actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios
dentro de los procesos, facilitan la labor de la auditora administrativa, la
evaluacin del control interno y su vigilancia.
Contiene un texto que seala las normas que se deben cumplir para la
ejecucin de las actividades que integran los procesos, se complementa con
diagramas de flujo, as como las formas y formularios que se emplean en
cada uno de los procedimientos que se decriban.
El Manual de Normas y procedimientos es aconsejable elaborarlo para cada
una de las reas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya
que elaborar uno solo en forma general representara ser un documento
muy complejo, por pequea que sea la organizacin.
Est integrado por la descripcin de cada procedimiento de trabajo y las
normas que giran al rededor de l; por lo tanto la integracin de varios de
ellos representan al Manual de Normas y Procedimientos.
La descripcin de procedimientos abarca la siguiente informacin:
- Identificacin del procedimiento

- Nombre
- Area de desempeo
- Codificacin
- Descripcin Genrica (objetivo)
- Normas generales
- Responsable de cada una de las actividades que lo integran
- Nmero de Paso o Sub-paso (secuencia de las actividades)
- Descipcin de cada una de las actividades que lo integran
MANUAL DE PUESTOS Y FUNCIONES:
Este Manual contiene las responsabilidades y obligaciones especficas de los
diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a travs de la
descripcin de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos.
Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera
funcional, es decir que estn divididas en sectores en donde se agrupan los
especialistas que tienen entrenamiento e intereses similares, definiendo las
caractersticas de cada puesto de trabajo, delimitando las reas de
autoridad y responsabilidad, esquematizando las relaciones entre cada
funcin de la organizacin.
Describe el nivel jerrquico de cada puesto dentro de la organizacin, as
como su relacin de dependencia, lo cual quiere decir el lugar que ocupa el
puesto dentro de la estructura organizacional, a que posiciones est
subordinado directa e indirectamente y cual es su relacin con otros puestos
de trabajo.
Al igual que el Manual de Normas y procedimientos tambin es aconsejable

elaborarlo para cada una de las reas que integran la estructura

organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general
representara ser un documento muy complejo, por pequea que sea la
organizacin.
Est integrado por la descripcin de cada puesto de trabajo y los perfiles
ideales para la contratacin de futuros ocupantes de los puestos; por lo
tanto la integracin de varias de ellos representan al Manual de Puestos y
Funciones.
La descripcin de puestos de trabajo abarca la siguiente informacin:
- Identificacin del Puesto de Trabajo
- Nombre
- Area de desempeo
- Codificacin
- Descripcin Genrica (objetivo)
- Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto
- Diarias o frecuentes
- Semanales
- Quincenales
- Mensuales
- Trimestrales
- Semestrales
- Anuales

- Ocasionales o eventuales
- Requisitos del ocupante del puesto (perfil)
- Nivel acadmico
- Habilidades y destrezas
- Conocimientos tcnicos y/o especficos
Para la elaboracin de los Manuales Administrativos no existen reglas
universales, ni metodologas pre-establecidas, solamente existen
lineamientos lgicos para su conformacin, los cuales pueden integrarse de
la siguiente forma:
- RECOPILACION DE INFORMACION
- INTERPRETACION Y DISEO DE LA INFORMACION
- ELABORACION DEL MANUAL
- APROBACION Y ACTUALIZACION DEL MANUAL
RECOPILACION DE INFORMACION:
La recopilacin de informacin depender de las condiciones especficas del
manual que se quiera elaborar, por lo que en esta etapa es necesario tener
presente el objetivo general y los objetivos especficos del Manual, definir a
quienes estar dirigido, los trminos que sern utilizados dentro de l y
todos aquellos aspectos tcnicos que se adecen a las caractersticas
particulares del documento.
La informacin debe recopilarse con el apoyo del personal de toda la
organizacin, obviamente para la elaboracin de Manuales de tipo general,
la informacin debe ser recopilada con ayuda de las altas autoridades,
mientras que para la elaboracin de los Manuales especficos la informacin

debe ser recopilda directamente de los responsables de los procesos y las

funciones objeto de estudio.
La informacin puede ser recopilada a travs de entrevistas directas con el
personal, cuestionarios y por medio de la observacin directa, es
recomendable utilizar las tres tcnicas e interrelacionar la informacin
resultante en cada una de ellas.
INTERPRETACION Y DISEO DE LA INFORMACION:
La etapa de interpretacin y diseo de la informacin, no es ms que darle
forma a la informacin recopilada bajo lineamientos tcnicos y el criterio del
personal encargado de elaborarlos.
Interpretar la informacin significa analizar en todos los datos recopilados,
su importancia y aporte al diseo del Manual, probablemente mucha de la
informacin no ser necesario incluirla dentro del documento por considerar
que no agrega ningn valor para los usuarios directos, pero tambin se
puede determinar que an hacen falta algunos otros datos y que es
necesario realizar una segunda etapa de recopilacin de informacin.
Es en esta etapa en donde se confrontan los resultados de la informacin
recopilada verbalmente contra la informacin que proviene de las
respuestas a los cuestionarios y de lo observado durante la primera etapa.
La depuracin y complemento de informacin es muy importante para no
elaborar documentos administrativos que se alejen de la realidad, por lo que
toda la informacin al momento de ser diseada es importante que sea
revisada por los entrevistados y aprobada por los funcionarios superiores de
cada uno de ellos.
El diseo del Manual es darle forma a la informacin para crear un borrador
que permita visualizar claramente el contenido del documento y realizar los
ajustes necesarios para su mejor comprensin.
ELABORACION DEL MANUAL:

La elaboracin del Manual es la etapa ms sencilla pero laboriosa de la

metodologa, su finalidad es la creacin del documento final bajo
lineamientos claros y homogneos, utilizando para ello un lenguaje sencillo
que logre la comprensin y la adecuada aplicacin de los usuarios directos
del documento y de todos los niveles jerrquicos de la organizacin. Debe
evitarse el uso de tecnicismos exagerados a menos de que se trate de un
manual especfico para una tarea de tipo tcnico.
Dentro de la elaboracin del manual es importante incluir las conclusiones y
recomendaciones que ayuden a facilitar la interpretacin del contenido del
mismo.
APROBACION Y ACTUALIZACION DEL MANUAL:
La etapa de aprobacin de los Manuales independientemente a su objetivo
particular es de suma importancia para la adecuada utilizacin de los
mismos y para el fomento de dicha cultura dentro de la organizacin en
general.
El rgano encargado de la aprobacin de los Manuales puede ser el Gerente
General, el Jefe de la dependencia, un departamento y/o comit especfico
para el efecto, etc. No importa quien o quienes lo aprueben lo importante es
que se haga por medio de un mecanismo formal, ya que solamente de esa
forma los Manuales sern consultados y respetados por todos los
integrantes de la organizacin.
Si los manuales no son aprobados y puestos en vigencia formalmente, su
elaboracin ser un trabajo innecesario, que incluye costos y esfuerzos
bastante altos.
Toda modificacin y/o ampliacin al contenido del Manual debe realizarse
por medio de los encargados de la elaboracin y diseo de los mismos, y a
su vez ser aprobados por el rgano competente para que tenga la validez y
el respaldo necesario. Cualquier modificacin que se realice por separado y
que no se comunique formalmente puede considerarse invlida y los
responsables de llevar a cabo las actividades dentro de la organizacin
podrn hacer caso omiso a las mismas.