¿Cuál es el rol del departamento Recursos Humanos ante una pandemia?

En KPMG le brindamos opciones y oportunidades de mejora para enfrentar los

retos organizacionales en torno al COVID-19. Tomando en cuenta que el activo
más valioso de su empresa es el personal, el departamento de Recursos
Humanos puede ser un aliado estratégico como hacerle frente a esta crisis. 

Gestionar adecuadamente el cambio ante esta crisis

Mantener una comunicación clara y transparente con el personal es clave para

evitar mensajes inconsistentes o aumentar la preocupación del personal.
Algunas medidas que se pueden implementar son:

 Desarrollar un mensaje corporativo por parte de la Alta

Gerencia: Informar la posición de la empresa ante la situación clave.
Esto ayuda a reflejar que hay una preocupación genuina y que la
organización está preparada para afrontarlo. El hecho que el emisor del
mensaje sea una persona de alta gerencia genera mayor peso y la
empresa se asegura que tenga un mayor alcance en la audiencia. El
área de comunicación puede ser un aliando para la divulgación, mientras
que Recursos Humanos guía la gestión.

 Unificar el mensaje: Ya que las organizaciones tienen diferentes

equipos de trabajo, es importante alinear el mensaje para todo el
personal. Recursos Humanos juega un rol esencial al ser el punto de
contacto para todo el personal por igual, tanto de recepción de consultas
como en las respuestas dadas. Una propuesta puede ser anteponerse a
un mapeo de las preguntas más comunes con sus debidas respuestas.
Por ejemplo: aspectos relacionados a incapacidades, horarios de
trabajo, medidas para flexibilizar el trabajo, posible disminución de
jornadas laborales, etc.

 Mensaje claro: disminuye el malestar emocional del personal, haciendo

que los pensamientos y emociones no sean un distractor tan fuerte que
les impacte en su desempeño laboral.

 Identificar los canales efectivos de comunicación: Los correos son

usualmente el medio más común y más formal; sin embargo, no siempre
son los más efectivos. Es importante explorar otros medios aún
creativos. Por ejemplo: videos cortos con información puntual, imágenes
que permitan una lectura más rápida, el uso de la intranet para publicar
las medidas y recomendaciones de la empresa.  

 Implementar una comunicación bidireccional: Aunque la

organización debe establecer su lineamiento y comunicarlo, también es
importante escuchar la voz de sus clientes internos: entender sus
preocupaciones y ansiedades.
Una opción de canal interno de comunicación es habilitar un buzón virtual de
preguntas para que lo utilice el personal y asignar a una persona de Recursos
Humanos aclare las interrogantes y consultas presentadas.

Adicionalmente, también se puede liberar una encuesta que funcione como

“termómetro” y que evalué el estado del personal, para determinar planes de
acción que les facilite adaptarse a la nueva realidad.

Gestionar la productividad del personal a cargo

Al ser conscientes de que las personas están viviendo una situación donde
surgen emociones y pensamientos que se pueden transformar en
preocupaciones o cuadros de ansiedad, la salud mental se ve afectada y, con
esto, su productividad.  

Algunas organizaciones han incorporado el teletrabajo para enfrentar la

situación, lo que representa una oportunidad para “probar” esta modalidad de
trabajo flexible y, en caso de que resulte positiva, se podría establecer de
manera permanente. Algunas acciones para implementar podrían ser:

 Facilitar guías de recomendaciones para teletrabajo: El área de

Recursos Humanos puede desarrollar y compartir una serie de acciones
que pueden implementarse en los hogares para mejorar la
productividad: manejo de tiempo, acondicionamiento de espacios
(iluminación, ventilación, ergonomía), mejor uso de los recursos
tecnológicos, cómo lidiar con las posibles distracciones u otras
responsabilidades del hogar, entre otros.

 Fomentar el uso de metodologías agiles: Se pueden establecer

reuniones virtuales diarias de 10 a 15 minutos con el fin de que cada
persona presente el avance del día anterior y se organice el trabajo y las
metas esperadas para el presente día. También se puede trabajar por
prototipos no terminados, esto se refiere a entregables en “versión
borrador” con el fin de ir ajustándolos en el momento y no esperarse
hasta el final de la semana/quincena o mes para realizar los comentarios
al entregable final. Por último, también se puede trabajar por Sprint o
fases, lo que permite mejorar el foco de atención e  ir ajustando los
resultados.   

Gestionar el bienestar del personal

La salud emocional muchas veces se traduce en salud física, donde las

consecuencias emocionales se pueden convertir en problemas de salud físicos,
teniendo un gran impacto en el aumento de incapacidades, desmotivación, baja
productividad, bajo nivel de compromiso, entre otros. La institución puede hacer
uso de herramientas que motiven a las personas: 
  Crear espacios de reuniones sociales virtuales: lo anterior con el fin
para compartir temas de interés. Se pueden aprovechar las plataformas
tecnológicas para realizar capacitaciones, temas o iniciativas que
quieran compartir o simplemente espacio para conversar sobre aquellos
aspectos que le preocupan en este momento. Esta medida es de gran
relevancia cuando estamos alejados físicamente.

Hay que  recordar que el ser humano es un ser social y además muy diverso,
donde algunos podrán tener fuertes redes de apoyo; pero otros no tanto, por lo
que estas oportunidades promueven un buen ambiente colaborativo y fomentan
la conexión humana.

 Contenido sobre ejercicios tanto físicos como de meditación: El

área de Recursos Humanos podría evaluar el trabajo en conjunto con
profesionales en la salud o gimnasios, con los cuales tengan algún
convenio, ya sea directamente con la empresa o la Asociación
Solidarista de la misma, para que profesionales en el área puedan
participar en videoconferencias o facilitar material que puedan utilizar el
personal. Asimismo, pueden generar contenido o enviar alertas sobre la
realización de pausas activas. Esto debido a que la movilización está
siendo limitada, la actividad física también teniendo un impacto directo
en la salud de las personas.