EJEMPLO DE COMUNICACIÓN

La comunicación interna contempla los mensajes y relación que

tiene una organización con sus colaboradores, con el objetivo de
mantener una interacción abierta y propositiva con ellos. Se realiza
mediante contenidos que se difunden en los canales internos para
informar, educar, inspirar, motivar y reforzar la cultura corporativa.

Al impulsar la comunicación interna los colaboradores se sienten

parte de la empresa, valoran lo que la organización hace por ellos y
se comprometen más con los objetivos de negocio. Además, se
genera un ambiente de trabajo adecuado y ético.

¿Cuántas veces sucede que mandas una circular que nadie lee,
recibes información importante a través de comentarios de pasillo, o
pasas por momentos de incertidumbre cuando notas que uno de tus
colegas ya no está en la compañía sin mayor explicación?
Pongámoslo así: realiza una encuesta preguntando sobre la misión
o visión de la empresa, ¿cuántos de tus compañeros crees que los
conocen? Todos estos casos indican una comunicación interna
deficiente (o su total ausencia).

Importancia de la comunicación interna

Siempre hay comunicación entre tu empresa con sus

colaboradores: un cambio de equipos, nuevo mobiliario, las
constantes fallas del servidor, la ausencia de un gerente; cualquier
cosa comunica. Aún sin un canal establecido, todas las situaciones
que ocurren dentro de la organización son percibidas por los
trabajadores, pero sin una estrategia adecuada el mensaje puede
malinterpretarse o incluso transformarse en algo negativo.

Igual que una comunicación externa (dirigida hacia tus clientes), la

comunicación interna debe ser estratégica, es decir, tener objetivos,
tácticas para alcanzarlos y resultados medibles.

La comunicación interna es importante para integrar equipos

y ayuda a alinearlos con los objetivos del negocio, mejora los flujos
de trabajo, genera ambientes agradables y proactivos (por lo que la
empresa gana en productividad), contribuye a la percepción positiva
de marca hacia el interior y convierte a tus trabajadores en
embajadores que hablan bien de tu organización.
 Otra ventaja es que la comunicación interna optimiza el onboarding
de los nuevos colaboradores, permite contar con una plantilla
laboral estable y disminuir el ausentismo y la rotación de personal.

Aquí tienes las metas más comunes de la comunicación interna:

 Emitir información valiosa de la empresa: este es el objetivo

principal, ya que al difundir constantemente información sobre la
organización generas beneficios para los colaboradores, para los
procesos, la empresa y tus clientes.
 Contar con diversos canales de comunicación: hay que entender el
perfil de tus colaboradores para saber cuáles son los canales de
comunicación que puedes usar. Uno de los propósitos de la
comunicación interna es precisamente afinar estos canales y abrir
otros para tener una mejor interacción con los trabajadores.
 Optimizar información entre áreas: mediante la comunicación
interna puedes optimizar y fortalecer el flujo de información entre los
diferentes departamentos, áreas, equipos, sucursales, etc.; de tal
forma que todos estén en sintonía y alineados hacia los objetivos de
negocio.
 Mejorar las relaciones entre colaboradores: cuanto mejor sea el
ambiente laboral y las interacciones entre compañeros, mayor será
el nivel de productividad y de engagement con la organización.
 Retener el talento valioso: cada vez es más difícil retener a las
personas que son valiosas para una organización. Cuando generas
estrategias de comunicación interna contribuyes a crear lazos de
fidelidad y si el colaborador está a gusto se lo pensará dos o tres
veces antes de tomar la decisión de cambiar de trabajo.
 Contribuir con la capacitación de los trabajadores: las técnicas y
canales de comunicación interna pueden ser explotados para
educar y capacitar a los colaboradores, no solamente en lo que
tiene que ver con su puesto o área laboral, sino en otros aspectos
de la vida.
 Mejorar la calidad de vida de tus colaboradores: si tu comunicación
interna es proactiva, es decir, no solamente informativa, sino que
genera acciones en favor de los trabajadores estarás fomentando
una mejor calidad de vida en las personas que forman tu
organización.
 Promover el conocimiento para generar identidad de marca: cuando
generas contenidos específicos para circulación interna estarás
promoviendo una identidad de marca entre tus colaboradores.
 Integrar a los trabajadores: podrás incorporar más fácilmente a los
empleados nuevos e involucrarlos con los valores corporativos, sus
propósitos y las acciones que lleva a cabo la compañía.
 Participación de los trabajadores en las actividades de la empresa:
otro de los objetivos de la comunicación interna es que los
colaboradores concurran en las actividades de la compañía (eso
abarca aquellas que están relacionadas con la operación, así como
las acciones de participación social o las dinámicas específicas de
compañerismo y ambiente laboral sano).

Herramientas de comunicación interna

1. Email interno

2. Boletines

3. Intranet

4. Manuales corporativos

5. Redes sociales internas

6. Plataformas colaborativas

7. Tableros para mensajes

8. Buzón de sugerencias

9. Encuestas

10. Apps

11. Videoconferencias

12. Chats internos

13. Revista

14. Podcast

1. Email interno

Esta herramienta es una de las más eficientes porque los

colaboradores regularmente poseen una cuenta de email y la deben
atender debido a su labor, así que es muy probable que los
mensajes de comunicación interna se lean. El email sirve para dar
un mensaje del día, un texto motivador o informar sobre alguna
campaña interna que esté en marcha o que está por venir.

El contenido por mail puede ser un texto simple, una imagen o una
infografía; incluso podrías compartir un documento semanal o
mensual en el que des a conocer los sucesos más importantes que
han ocurrido en la organización.

2. Boletines

Es una herramienta clásica, bien puede ser un boletín físico o

digital, una circular, una gaceta que puedes mandar por email,
entregar directamente a cada colaborador o dejar ejemplares en la
recepción para que cada empleado tome uno. Es versátil en cuanto
a su entrega y directo en cuanto a la información.

Por lo general el boletín se centra en un solo tema, pero podrías

estructurarlo para incluir una noticia principal y varias
secundarias. Procura que la redacción sea clara, directa y breve
para que tenga un impacto positivo, además de establecer una
periodicidad y un medio de entrega que los trabajadores conozcan
de antemano.

3. Intranet

Es un instrumento digital que se ha vuelto popular en las

organizaciones, ya que es flexible y se puede personalizar con base
en las necesidades de cada compañía. Consiste en una plataforma
o entorno digital, al que solamente los integrantes de la empresa
tendrán acceso mediante alguna clave.

En ese aspecto es similar a una página web o un micrositio, el cual

deberá suministrarse con diferentes contenidos (algunos
permanentes) que tengan que ver con la cultura organizacional y los
valores de la empresa, así como algunos recursos (temporales) de
capacitación e información campañas activas, avisos o eventos.

Una intranet permite a los colaboradores estar en contacto,

interactuar y contar con información valiosa que los ayudará en su
desempeño.
4. Manuales corporativos

Para una organización es importante generar diversos manuales

accesibles para los colaboradores. Estos pueden ser físicos, pero la
realidad es que las publicaciones se inclinan cada vez más hacia
lo digital, por su facilidad de gestionarlos y como una contribución
con el medio ambiente.

En este caso puede tratarse de un manual general que incluya la

misión y visión la empresa, los objetivos anuales, la voz de marca,
cronogramas, etc; o manuales sobre temas particulares: manual de
procesos, manual de bienvenida.

5. Redes sociales internas

Aprovecha el auge de la interacción que generan las redes sociales

para implementar plataformas que operen de la misma forma, pero
internamente. Esto quiere decir que tendrás una red social cuya
comunidad serán tus colaboradores. A través de ella cual puedes
dar información, reforzar mensajes, propiciar la interacción entre
compañeros, crear dinámicas, etcétera.

6. Plataformas colaborativas

7. Tableros para mensajes

Tener un espacio destinado para mensajes y avisos es importante;
puedes emplear tableros físicos o digitales, incluso hasta pantallas
ubicadas estratégicamente para difundir presentaciones, anuncios y
videos. Si el tablero es físico, la clave está en que encuentres la
ubicación más adecuada, donde se vea claramente y que sea un
lugar concurrido o por el que forzosamente transiten los
colaboradores. Si optas por un tablero digital, puedes utilizar las
alternativas que ofrecen plataformas como Miro o Mural.
8. Buzón de sugerencias

Esta herramienta es muy reveladora si el objetivo de la

comunicación interna es conocer la percepción y las sensaciones
de los colaboradores con respecto a la compañía, su relación con
los demás o cuestiones relacionadas con su desarrollo profesional.
Su implementación debe ir acompañada de campañas que motiven
su uso, porque a veces un buzón de sugerencias causa cierta
inercia y los colaboradores terminan ignorándolo. Por eso debes
garantizar que escuchas sus opiniones y que son valiosas para
mejorar la organización.

9. Encuestas

Las encuestas son valiosas para los momentos en que es necesario

realizar algún cambio o innovación organizacional que afecte
directamente a los empleados y para conocer la tendencias en
ciertas circunstancias. Pídeles su parecer para que se lleve a cabo
lo que la mayoría de los trabajadores elijan. Por ejemplo, tal vez
consideras que es buena idea poner una máquina de sodas en el
área de comedor, pero a través de una encuesta te das cuenta de
que tus colaboradores en realidad prefieren una máquina de café.

10. Apps
Puedes desarrollar apps específicas para tu empresa o utilizar
algunas de las que ya están en el mercado para emitir información,
realizar una capacitación, compartir recursos y herramientas,
propiciar la participación e incluso para el entretenimiento de los
colaboradores. Entre las aplicaciones que seguro ya usas y puedes
aprovechar para mejorar tu comunicación interna
están: Zoom, Skype, TeamBox, Dropbox, Google Drive, entre otras.
11. Videoconferencias

Todo lo que tenga que ver con reuniones grupales siempre será una
buena alternativa de comunicación interna. Tras la pandemia las
videoconferencias se han hecho más populares como instrumento
para mantener contacto entre líderes y sus equipos. El éxito de esta
herramienta es la simplicidad para hacer una videoconferencia,
generar invitaciones, grabarla e incluso cambiar fondos.

12. Chats internos

También puedes implementar algún chat interno para que los

colaboradores estén conectados y puedan hablar entre sí.
Determina bien cuál será la función del chat para que no se pierda
tiempo ni el sentido de este instrumento. Puede ser un chat interno
general, uno enfocado en un equipo o área; o, mejor aún, un
chat que sea atendido por el equipo de comunicación interna o el
área de recursos humanos.

13. Revista
Desarrollar una revista física o digital puede llevar tiempo y necesita
una organización editorial importante, pero si optas por este
formato contarás con un potente instrumento de comunicación
interna. Este medio abarca muchos puntos e información: puede
servir para destacar logros de un equipo, trayectoria de un
trabajador, consejos, cifras de la industria, datos sobre la
competencia, lo que está haciendo la empresa por alguna causa
noble y mucho más.

14. Podcast

Esta herramienta se convierte poco a poco en una de las favoritas

de las corporaciones, ya que pueden generarse contenidos por
áreas y temáticas; además el formato se presta por su flexibilidad y
amenidad. Incluso puedes tener invitados especiales que sean
referentes en tu sector.

PASOS A SEGUIR
1. Identifica el perfil de tus colaboradores

Cualquier comunicación requiere saber a quién te diriges para

determinar cuál es el lenguaje y estilo que usarás. Cuando
hablamos de marketing digital en lo primero que debe pensar una
marca es en su cliente; de igual forma, una organización debe
conocer a sus trabajadores y tener un perfil de ellos, ya que esto
será la guía para todas las campañas de comunicación interna.

A veces las plantillas laborales son tan amplias y versátiles que

quizá parezca que no hay conexión entre las personas, pero
siempre habrá algo que las vincule. Identifica sus intereses y haz
una comunicación general, pero también establece intercambios
más específicos, dependiendo del área o el equipo al que le estás
hablando.

2. Diversifica canales

Una estrategia que nunca falla en la comunicación interna es la

diversificación. No te enfoques en una sola estrategia, háblales a
tus colabores por varios medios y en diferentes formatos. Así
garantizas que el mensaje llegue y sea asimilado.

3. Crea eventos periódicos

Fomenta que tu empresa sea dinámica; desarrolla eventos
periódicos (reuniones anuales, festivales o congresos) que sirvan
para emitir un mensaje de cómo está la empresa, qué se espera de
los colaboradores, cuál es el panorama del mercado, etcétera.
Además los eventos siempre propician la interacción entre los
trabajadores.

4. Reconoce el trabajo de todos

Para que tus colaboradores estén motivados debes reconocer su

trabajo. Una buena estrategia es que el aprecio y la gratitud
sean parte de la esencia de tu organización. Puedes ponerte
creativo; por ejemplo podrías anunciar algún logro por altavoz, llevar
un pastel u organizar una cena. Trata de reconocer los logros tanto
de los equipos de trabajo, como los de una persona (también es
válido reconocer a un empleado que cumple metas externas al
trabajo pero que contribuyen a la motivación de todos, como
titularse, ganar un campeonato deportivo, etc.).

5. Realiza dinámicas de integración

Para tener una empresa funcional necesitas que haya integración
entre las personas. Una táctica que suele dar resultados es realizar
dinámicas para que los colaboradores se conozcan entre sí y se
impulse el trabajo en equipo. Puedes llevar a cabo rallys de
conocimiento, concursos, intercambios de actividades, días de
campo, celebraciones de temporada y «días especiales» como un
viernes para vestir de rojo o usar sombreros.
6. Involucra a tus colaboradores en cuestiones con propósito

Puedes propiciar convivencia laboral alrededor de alguna causa o

propósito. De esta forma los colaboradores afianzan su relación con
la empresa porque comparten valores; por ejemplo, campañas de
reforestación o reciclaje, visitas a asilos, realizar subastas o reunir
ropa para grupos vulnerables, adoptar perros.

7. Diviértete e implementa juegos

La comunicación interna busca camaradería, sana convivencia y
ambientes laborales positivos, y qué mejor que hacerlo a través de
juegos con tus colaboradores. Por ejemplo, si una empresa quiere
reforzar buenas prácticas la organización, puede realizar un juego
estilo serpientes y escaleras en el que un hábito positivo los haga
subir y un hábito negativo los lleve a descender.
8. Implementa planes de capacitación
Puedes llevar a cabo planes o programas de capacitación que
desarrollen las habilidades de tu talento, mediante cursos o talleres
enfocados en su profesión, en otras temáticas de conocimiento y
hasta de recreación, por ejemplo, puedes convocar la participación
de los trabajadores en un equipo de futbol de la compañía y
organizar torneos contra otras empresas.

9. Verifica que los mensajes enviados sean efectivos

Algo que no debes olvidar es verificar que los mensajes y

contenidos que estás difundiendo sean efectivos, es decir, que los
haya visto la mayoría de tus colaboradores, que sean comprendidos
y que provoquen una reacción (y preferentemente una acción).

10. Aplica evaluaciones proactivas

Toda estrategia de comunicación interna necesita contar con

indicadores, métricas y datos que indiquen si estás cumpliendo con
los objetivos o que hay algo por corregir. Para esto te podría servir
hacer evaluaciones proactivas, es decir, medir el desempeño, pero
no para enjuiciar, sino para identificar áreas de oportunidad.