PROCEDIMIENTO

CONSTITUCION Y MANEJO DE
CAJA MENOR Fecha: mayo del 2022
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1. OBJETIVO: Contar con el disponible necesario para sufragar los gastos menores y
establecer los parámetros para la apertura y funcionamiento de Caja menor.

2. ALCANCE: aplica para todas las personas encargadas del manejo de caja menor.

3. DEFINICIÓN DE TERMINOS:

• Caja Menor: Fondo de dinero destinado a sufragar gastos menores y

espontáneos, en los cuales las oficinas incurren para su funcionamiento.

• Desembolso Provisional: Entrega de dinero por parte del custodio, para la compra de
un bien o servicio, sin que se sepa exactamente cuánto será su valor.

• Desembolso definitivo: Pago en el cual se tiene la factura o documento

equivalente como soporte y se sabe cuánto es el valor a pagar. Es decir, aquel pago
que se deja en caja hasta el momento de solicitar el reembolso.

• Reembolso de caja menor: Cuando se repone el dinero que ha gastado el

custodio del fondo de caja menor en el cumplimiento de su objetivo.

• Centro de Costos: Lugar donde se origina el gasto, la zona

• Constitución: Cuando se va a cambiar el custodio (persona responsable por el dinero) del fondo

4. RESPONSABLE: Custodio del fondo.

5. AREAS INVOLUCRADAS: Comercial, Área Financiera, Contable, Administrativa, Control

Interno

6. POLITICAS

❖ Los desembolsos de Caja Menor deben corresponder a las necesidades de la empresa

y serán autorizados una vez sean revisados con previo envío de correo electrónico de
la solicitud del reembolso.

Elaboro C.I
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❖ El desembolso, si es un pago formal siempre debe estar soportado por una factura
fiscal UNICAMENTE (no es necesario recibo en formato de caja menor), ahora, si el
pago es de carácter informal entonces se soportará con un recibo en formato de caja
menor, NO ES NECESARIO ENVIAR LOS COMPROBANTES DE EGRESO EN NINGUN
MOMENTO.

❖ Todo recibo debe ser elaborado en tinta indeleble, no pueden presentar tachones,
enmendaduras, borrones o aplicaciones de corrector en su contenido.

❖ EN EL ARCHIVO DONDE SE ENVIAN LAS FACTURAS

❖ Todo recibo de caja menor debe ser firmado con el nombre del beneficiario del
desembolso con: CEDULA, TELEFONO Y NOMBRE DEL PROVEEDOR Y NOMBRE
DE LA EMPRESA

❖ Todo reembolso de caja menor se debe efectuar una vez se haya agotado el 70% del
fondo.

❖ TODOS LOS RECIBOS PROVISIONALES DEBEN LEGALIZARSE A MÁS TARDAR DENTRO

DE LOS UN (1) DÍAHÁBILES DE LA ENTREGA DEL DINERO.

❖ Los desembolsos de caja menor se harán directamente por la caja mayor siempre y
cuando tenga la caja abierta, si no se deberá enviar correo al área financiera, los cuales
serán autorizados por control interno, antes del reembolso.

❖ Los reembolsos cuyos soportes no cumplan con los requisitos fiscales, presenten
enmendaduras, o no se encuentre soporte, SE TOMARÁN COMO FALTANTE DE DINERO
Y SE ENVIARA EL INFORME A TALENTO HUMANO PARA EL DEBIDO PROCESO
DISCIPLINARIO. Este proceso también se hará si al momento de un arqueo se determina
un descuadre en caja menor.

❖ Para la constitución de fondos de caja menor el coordinador comercial de cada zona o

El custodio, debe hacer una solicitud al área financiera indicando el valor y la persona
responsable.

❖ Para toda constitución, o modificación del Fondo de Caja Menor se debe hacer una
solicitud por escrito al área financiera y control interno justificando el requerimiento.
Cuando este sea aprobado se debe enviar el acta correspondiente (Acta de constitución
o acta de disminución/ aumento) de caja menor debidamente firmada por los
funcionarios responsables.

Elaboro C.I
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7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO.

❖ El coordinador comercial determina la necesidad de crear el fondo de Caja Menor,

designa al funcionario responsable y solicita al área financiera – Control interno la
apertura.

❖ El custodio elabora el acta de Constitución en tres copias (Custodio, Hoja de vida y caja
general), esta debe estar firmada por el coordinador comercial y el funcionario
responsable.

❖ Se presenta el acta a la auxiliar de caja como soporte del desembolso, quien elabora
comprobante de egreso y hace firmar del custodio.

❖ El Custodio guarda el dinero en caja de seguridad, aparte de la caja general

❖ Cada que un funcionario solicite un pago por caja menor, se hará firmar un recibo
provisional, mientras se efectúa el gasto

❖ Una vez el funcionario de la empresa ha efectuado la compra o el servicio, entrega

factura, documento, o recibo impreso de caja equivalente para la respectiva
legalización.

❖ El custodio verifica que la factura cumpla los requisitos fiscales.

❖ Toda compra de materiales o pago de servicios deben venir acompaños del RUT para
su respectivo registro contable

8. Reembolso de Caja Menor

❖ Se verifica el cumplimiento de las políticas establecidas para el manejo de la caja

menor y autoriza el reembolso, por el área asignada.

❖ El auxiliar de caja ingresa el gasto al sistema superlink EN EL DÍA EN QUE SE AFECTA LA

CAJAy por el valor exacto que se hizo el desembolso.

❖ Se envía al área financiera y control interno para su registro y archivo.

❖ Las oficinas con las cajas cerradas que no reciben efectivo, se enviara a Financiera

❖ Máximo se realizará 2 reembolsos en el mes.

❖ Se compartirá archivo en drive al custodio de la caja menor y al área contable, con el

propósito de que suban todos los soportes correspondientes al reembolso mes a mes
para las respetiva verificación y autorización del mismo.

Elaboro C.I
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❖ El dinero de el reembolso se le entregara exclusivamente a el custodio de la caja menor.

Los conceptos que ÚNICAMENTE se permitirán por caja menor serán los siguientes:

CONCEPTOS PARA CAJA MENOR

Combustible
Compra De Papelería
Elementos Aseo y Cafetería
Parqueadero ocasional
Peajes - Cm
Servicio aseo ocasional - pago del aseo de las oficinas, puntos de pago y cabecera
Servicio De Comedor Y Restaurante Ocasional
Taxis Y Buses
Transportes Fletes Y Acarreos
Vigilancia Ocasional
Gastos legales
rodamientos bicicletas

POR FAVOR SER MUY CUIDADOSOS BAJO QUE CONCEPTOS RELACIONAN LOS GASTOS, SI NO ESTAN
SEGUROS, POR FAVOR VERIFIQUEN CON SU COORDINADOR, POR QUE SI SE PROCEDE ERRONEAMENTE,
NO SE LES ACEPTARA LA SOLICITUD DEL REEMBOLSO

ACLARAR QUE ESTOS CEONCEPTOS SE CAMBIARON

9. Restricciones

❖ Transporte para personal no vinculado a la empresa

❖ Transporte para administradores con auxilio por utilización de vehículo particular.
❖ Transporte para personal de cartera con moto que realizan auditorias, corte y
reconexión
❖ Compras o servicios que superen los topes establecidos, por la empresa
❖ Compras de alimentos para uso personal.

10. Anexos
❖ Formato de constitución de caja menor
❖ Formato de disminución, aumento del monto de la caja menor.
❖ Formato de cierre de caja menor
❖ Modelo de solicitud de reembolso

Elaboro C.I
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A continuación, se relaciona los pasos para enviar la información al departamento de Control

Interno para la aprobación del reembolso de caja menor:

RECORDATORIO PARA ESPECIFICAR:

EL RECUADRO CON LA ZONA, CUSTODIO, CEDULA, TELEFONO Y VALOR DEBE ESTAR ESCRITO EN EL CORREO, NO
DEBE SER ENVIADO COMO ARCHIVO DE EXCEL
TODAS LAS FACTURAS HAN DE IR EN EL MISMO ORDEN DE COMO APARECEN EL PACKET PARA FACILITAR LA
VERIFICACION, EN ORIENTACION VETICAL Y QUE SEAN TOTALMETE LEGIBLES, POR FAVOR SIEMPRE VERIFICAR
ANTES DE ENVIAR.

Elaboro C.I
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ACTA DE CONSTITUCIÓN DE FONDO DE CAJA MENOR.

El dia_______________ mes________________del año_______________, se reunieron en las instalaciones de la oficina

de______________________________, las siguientes personas:_________________________________________(cargo),
_________________________________(cargo); con el fin de constituir el FONDO FIJO DE CAJA MENOR, el cual se
el cual se regira bajo los siguientes parametros:

1. El fondo tendrá un valor fijo único de $(____________________) en letras (_____________________________________)

2. El encargado de manejar el fondo será: __________________________________________________(Custodio del fondo)

3. El encargado de autorizar y controlar el fondo será: _____________________________________(Administrador de Zona)

4. El fondo se destinará a sufragar gastos menores y espontáneos, en los cuales la empresa incurre para su
funcionamiento y que por su cuantía no amerita la elaboración de un cheque.

5. El dinero del fondo no podrá destinarse para la utilización de gastos personales.

6. Ningún gasto o compra puede exceder del 20% del total del fondo de caja menor.

7. Se debe hacer reembolso cuando la caja menor se encuentre agotada en un 70%.

8. Todos los gastos deberán soportarse con factura fiscal o documento equivalente.

9. La solicitud debe ser enviada al correo auditoriatiriian@gmail.com, indicando el nombre del custodio, la zona, el valor de
reembolso y los soportes deben estar guardados en pdf, organizados en el mismo orden del packet en el drive del correo
c.interno19@gmail.com

10. Autorizo de forma expresa para que la empresa descuente de mi salario, prestaciones sociales y/o liquidaciones el
valor correspondiente a los elementos de protección personal, herramientas o material que me hayan sido entregados y
a los cuales no les haya realizado su respectiva legalización

11. En el evento de resultar un descuadre o incurrir en un gasto que no tenga ninguna relación con el desarrollo del objeto
social de la empresa, el custodio del fondo deberá asumirlo, reponiendo el dinero o autorizar un descuento por nómina.

_________________________________ _________________________________
C.C. C.C.
CUSTODIO DEL FONDO ADMINISTRADOR DE ZONA

Elaboro C.I
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ACTA DE DISMINUCION DE FONDO DE CAJA MENOR.

El d í a mes del a ñ o , se r e u n i e r o n en la s instalacio ne s d e la

o f i c i n a de ; las siguientes personas (cargo)

(cargo), con el fin de DISMINUIR EL FONDO FIJO DE CAJA MENOR

el cual estaba constituido por valor de $ en letras ( )

Motivo:

Se entrega en las siguientes condiciones:

Vales Caja Menor $

Efectivo $

Para constancia se firma en , a los del mes de del año

C.C. C.C.
CUSTODIO DEL FONDO COORDINADOR COMERCIAL

ACTA DE AUMENTO DE FONDO DE CAJA MENOR.

El día mes del año , se reunieron en las instalaciones de la oficina de

; las siguientes personas (cargo)
(cargo), con el fin de AUMENTAR EL FONDO FIJO DE CAJA MENOR

el cual estaba constituido por valor de $ en letras ( )

Motivo:

Se entrega en las siguientes condiciones:

Vales Caja Menor $

Efectivo $

Para constancia se firma en , a los del mes de del año

C.C. C.C.
CUSTODIO DEL FONDO COORDINADOR COMERCIAL

Elaboro C.I
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ACTA DE CIERRE DE FONDO DE CAJA MENOR.

El dia_____________mes__________del año _____________, se reunieron en las instalaciones de la oficina

de____________________; las siguientes personas______________________________________________(cargo)
___________________________________(cargo), con el fin de CANCELAR EL FONDO FIJO DE CAJA MENOR
el cual estaba constituido por valor de $______________________en
letras(____________________________________)
Motivo:__________________________________________________________

Se entrega en las siguientes condiciones:

Vales Caja Menor $_______________________

Efectivo $_______________________

Para constancia se firma en_________________________ , a los ____ del mes de ________del año
________________

_________________________________
C.C. C.C.
CUSTODIO DEL FONDO ADMINISTRADOR DE ZONA

PASO A PASO PARA INGRESOS DE GASTOS POR CAJA MENOR

1. Para ingresar un gasto en el SuperLink de caja menor, nos dirigimos al módulo Recaudo-
Cuenta por pagar, hacer click en el signo + para agregar.

2. Se selecciona el tipo de gasto (caja menor), luego en el menú desplegable de clasificación

de gasto, se selecciona el tipo de gasto que se va ingresar en el SuperLink, se digita los
datos del documento (factura, cuenta de cobro, etc.); al finalizar para agregar el gasto
hacemos click en el botón +(agregar).

Elaboro C.I
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3. Se ingresa el valor del gasto y la fecha de la caja menor, al finalizar dar click en el botón
pagar (billete)

Elaboro C.I Aprobó: Gerencia

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Se generará un comprobante de egreso y se verifica en el módulo Recaudo-Control Caja el

gasto pagado por caja menor

En la columna caja menor aparece el valor del gasto pagado y el saldo restante de dicha caja.

Elaboro C.I
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ORGANIZACIÓN DE LAS CARPETAS EN DRIVE:

Cuando tengan las facturas escaneadas, bien legibles, en el mismo orden que en el packet, y en vertical. Han de
guardarse en el drive del correo de la siguiente manera:

❖ Dentro de la carpeta principal, con el nombre de la zona donde está usted ubicado, se creara una carpeta
con el año que corresponde ej: 2022,

❖ En la carpeta con el nombre del año correspondiente, se creara una carpeta para cada mes del año.

❖ Dentro de la carpeta del mes correspondiente es donde se debe guardar el archivo PDF.

Elaboro C.I
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❖ El nombre del archivo PDF debe empezar por el mes que corresponde la solicitud, ej: MAYO
REEMBOLSO, si es el segundo reembolso, seria MAYO REEMBOLSO 2. Los dos archivos deberán ir dengro
de la misma carpeta del respectivo mes.

NO DEBE ENCONTRARSE NINGÚN TIPO DE ARCHIVO DE EXCEL, NI DOCUMENTOS DE SOPORTES, NI

ESCANEOS DE UN SOLO RECIBO. UNICAMENTE LOS ARCHIVOS PDF CON TODOS LOS RECIBOS
NECESARIOS PARA LA SOLICITUD DE REEMBOLSO DENTRO DE LA CARPETA DEL MES A LA QUE LE
CORRESPONDE.

Elaboro C.I