CAJA MENOR

DEFINICIONES

• Caja menor: Es un fondo que se crea para manejar

pequeños desembolsos, y se asigna a una persona
como responsable de su manejo.
• Bien: Es todo aquello que puede ser objeto de
apropiación y que tiene un valor económico.
• Servicio: Es un conjunto de actividades que buscan
responder a una o más necesidades de un cliente.
• Compra: Es la adquisición de un bien o servicio a
cambiode un precio.
Caja Menor.
• Sobrantes de caja menor: Es una
diferencia positiva entre el saldo
contable y el efectivo.
• Faltantes de caja menor: Diferencia
negativa entre el saldo contable y el
efectivo.
GENERALIDADES DE LA CAJA MEJOR
• La caja menor de la compañía es el medio
económico para agilizar, garantizar y cubrir las
urgencias dentro de sus actividades normales razón
por la cual los conceptos de los pagos deben ser
acordes a lo autorizado y a lo estipulado en este
procedimiento.
• Solo se podrán realizar pagos mediante caja menor
cuando el pago no se permita realizar por el proceso
normal de tesorería o cuando se requiera el bien o
servicio de forma urgente para la atención oportuna
y la satisfacción de las necesidades de la compañía.
MANEJO DE CAJA MENOR
a)Las cajas menores se manejarán mediante dinero en efectivo y solo se asignará
una persona responsable vinculada directamente con la compañía.
b) El recibo de caja provisional debe legalizarse dentro de los tres (3) días hábiles
después de entregados los recursos a la persona que solicitó o realizó el gasto.
c) La relación de los gastos con sus respectivos soportes de caja menor debe
remitirse a contabilidad en cada reembolso y a fin de mes para cumplir con el
proceso de cierre contable, los soportes deben estar firmados por el responsable
de la caja menor, en el mes correspondiente, sin tachones ni enmendaduras.
d) Con los dineros de caja menor no se podrán realizar pagos de suscripciones,
artículos personales, anticipos de gastos de viaje, préstamos, cambio de cheques y
compras de artículos que estén incluidos en negociones con proveedores.
MANEJO DE CAJA MENOR
e). Todo gasto debe estar soportado con los requisitos legales (Registro único
Tributario - Rut, factura, cuenta de cobro o documento equivalente para las
personas de régimen simplificado). Los responsables de caja menor y de tesorería
no realizarán legalización que no cuente con estos documentos.
f) Todos los pagos se efectuarán directamente al beneficiario (proveedor –
empleado). No se podrán fraccionar pagos, entendiéndose que ello ocurre cuando
se trata de dos o más pagos al mismo beneficiario por pedidos de idéntico
concepto y realizados en la misma fecha o en forma repetitiva
CONCEPTOS QUE SE UTILIZAN
EN CAJA MENOR
CONCEPTOS QUE SE UTILIZAN EN CAJA
MENOR
Los conceptos por los cuales se pueden realizar pagos a través de caja menor son:
• - Transporte terrestre urbano y local de personas y carga, cargue y descargue de
materiales y bienes, parqueadero, peajes y servicio de correo y encomiendas.
• “Control de Transporte” por separado empleados y usuarios con las firmas respectivas y
documentos de identificación).
• - Capacitación (boletería, eventos, refrigerios, materiales menores).
CONCEPTOS QUE SE UTILIZAN EN CAJA
MENOR
• Mantenimiento (solo de carácter menor y que no pase del valor máximo autorizado).
• - Adecuaciones (solo de carácter menor y que no pase del valor máximo autorizado).
• - Gastos legales menores (notariales y de registro).
• - Fotocopias, impresión de documentos, papelería, recarga de cartuchos y artículos
• de oficina siempre que se trate de menor cuantía y sólo cuando no se tenga
• negociación con proveedor.
CONCEPTOS QUE SE UTILIZAN EN CAJA
MENOR
• Combustible (solo cuando no se tenga negociación con
proveedor).
• - Medicinas y exámenes (menores cuantías y solo cuando no se
tenga negociación con proveedor).
• - Actividades de salud mental para los equipos técnicos.
• - Cafetería, alimentación y refrigerios autorizados por los
Coordinadores.
• - Gastos de representación.
REEMBOLSOS DE CAJA MENOR
a).Sólo se podrán realizar máximo tres (3) reembolsos al mes los cuales deben
diligenciarse en formato “Reembolso de caja menor” siempre que se tenga una
ejecución de gastos entre el 60% y el 70% del monto de cada caja menor.

b) El informe de reembolso debe ir totalmente diligenciado con los gastos

especificados por concepto, justificación de los gastos, revisado por el asistente
administrativo y autorizado por el gerente.
REEMBOLSOS DE CAJA MENOR
c) El pago del reembolso de caja menor se hará únicamente en cheque máximo a los
dos (2) días hábiles (de acuerdo a disponibilidad de recursos) después de la
entrega del informe directamente a nombre de la persona responsable de caja
menor.
d) En caso de pérdida del dinero de la caja menor, la persona implicada debe
denunciar los hechos ante la Policía de su ciudad y enviar acta de la denuncia al
gerente.
e) En ningún caso se debe girar cheques pagando más de dos (2) reembolsos de
caja menor.
REEMBOLSOS DE CAJA MENOR
Las cajas menores tendrán un monto máximo de cuatro (4) salarios mínimos
mensuales legales vigentes (SMLMV).
Los valores máximos que se puede pagar por cada compra de bien o servicio serán
los siguientes:
cibergrafía- bibliografia
• Gudiño-Coral: Contabilidad 2000 Segunda edición.