OBJETIVOS CAJA MENOR E INVERSIONES

Darle una mejor gestión en el manejo de los recursos de los Fondos de Caja Menor, para que se
ajusten a los principios de eficiencia, eficacia y austeridad del gasto de la compañía.

Los principales son:

 TENER PRESENTE LA DEFINICIÓN DE CAJA MENOR

Caja Menor es un fondo en efectivo, fijo y renovable en la compañía, cuyo manejo se confía a un
empleado, con el fin de solucionar gastos IMPREVISTOS y URGENTES y de menor cuantía que se
requiera, en el cumplimiento de sus objetivos misionales.

 DAR LA RESPONSABILIDAD A UN FUNCIONARIO DEL MANEJO DE LA CAJA MENOR

Las Cajas Menores serán administradas, de manera exclusiva, por el funcionario designado en la
Resolución de constitución, quien responderá disciplinaria, fiscal, tributaria y penalmente, por las
acciones y omisiones en la administración y manejo.

 UN OBJETIVO FUNDAMENTAL ES DELEGAR FUNCIONES AL RESPONSABLE

1. Recibir los recursos del fondo, dentro del tercer día a informarse del giro.
2. Llevar un control diario Y cronológico de las operaciones de caja menor, con los
documentos que respaldan los movimientos
3. Gestionar la adquisición y realizar el pago de los bienes y/o servicios autorizados en la
Resolución de creación y solicitados por la Universidad.
4. Asegurar la custodia de los dineros y documentos soporte de los gastos.

 FUNCIONES DEL RESPONSABLE

1. Reportar al área Financiera, dentro del tercer día hábil del mes siguiente al pago, las
facturas que registran IVA.
2. Aplicar las retenciones de Ley y consignarlas, a fin de cada mes, en la cuenta bancaria de la
entidad o compañía.
3. Mantener la liquidez del fondo, solicitando el reembolso.
4. Presentar, dentro de los quince días de cada mes la conciliación bancaria para las cajas
menores que se manejan a través de cuentas bancarias.
5. Manejo y Control de Recursos de Caja Menor

 REVISAR Y CONTROLAR EL DINERO EN TRÁNSITO

1. Cuando una compra deba ser realizada por empleado distinto del responsable de Caja
Menor, se deberá diligenciar el comprobante de dinero en tránsito.

2. El término de legalización de estos dineros será de un (1) día para compras dentro y tres
(3) días para compras fuera de la ciudad .
 3. Una vez legalizado el dinero en tránsito, se anulará la constancia de su entrega, en
presencia del funcionario que efectuó la compra y se conservará en el archivo de soportes.

 DESTINACIÓN DE RECURSOS

Los dineros del Fondo de Caja Menor solamente podrán utilizarse para sufragar los gastos
identificados y definidos en la Resolución de Constitución de Caja Menor y en las demás
disposiciones que regulen la materia.

La solicitud de bienes y servicios con cargo a la caja menor de la empresa se hará por los directivos
o jefes de la compañía.

 PRINCIPALES OBJETIVOS Y SUS PROHIBICIONES

a. Efectuar pagos de contratos y órdenes de servicios.
b. Cancelar viáticos y gastos de viaje, excepto los que se causen al empleado en comisión
fuera de la ciudad, por daños de vehículos oficiales, si se dispone del rubro específico.
c. Pagos de servicios personales y contribuciones de Ley sobre nóminas, y, servicios públicos.
d. Préstamos y cambios de cheques oficiales o personales.
e. Guardar en la caja fuerte de Caja Menor elementos diferentes.
f. Gastos anteriores al recibo de los recursos de caja menor.

 OBJETIVOS DE LOS REEMBOLSOS

Máximo uno cuatrimestral, se autoriza en la cuantía de los gastos realizados sin exceder el monto
previsto en el rubro presupuestal, cuando se haya consumido más del 60% de uno o todos los
rubros.

Se Presentan los comprobantes de pago por cada rubro autorizado, correspondientes al período
de solicitud de reembolso.
Los documentos para el reembolso se presentarán a la Oficina de Control Interno, quien avalará la
solicitud.

 OBJETIVOS DE LA LEGALIZACION

 Por cambio del responsable del manejo.

 Por cierre de vigencia, dentro de los cinco (5) primeros días de diciembre de cada año
 Por cancelación de la Caja.
 Mecanismos de Control de los Fondos de Caja Menor
 El control a los Fondos de Caja Menor se verifica, a través de:
 Autocontrol de los responsables del manejo
 Arqueos periódicos y sorpresivos por la Tesorería de la compañía
 Arqueos por la Oficina de Control Interno o por Organismos externos.