GUIA DE PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE

CAJA CHICA
Objetivo:
Atender gastos pequeos y urgentes en efectivo por montos menores o iguales
a $ 100.00 (cien dlares), tales como :
Pasajes urbanos
Taxi
Correo
Alimentacin o comida (sujeto a anlisis)
Reembolsos de facturas por compras menores o iguales a U$$50,oo (por
asuntos de ndole tributario segn la LRTI art No.)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Anticipos para compras de bienes o servicios.

Efectivizacin de cheques personales.
Prstamos al personal de CARE Ecuador o socios.
Anticipos de viaje.
Compra de alimentos o comida por montos mayores a $25 dlares
Facturas, Notas de Venta no deben estar a nombre de CARE Ecuador
Fraccionar compras para realizar pagos por caja chica.

Monto del Fondo:

El monto del fondo ser autorizado por el Director de acuerdo a las
necesidades de cada oficina.
Responsable:
La persona responsable del manejo y custodia del fondo de caja chica es la
persona asignada en el Proyecto y que constar como custodio de la misma
Procedimiento :
APERTURA O INCREMENTO DE CAJA CHICA
La Gerente de Finanzas y Administracin de la Misin es la nica persona con
autoridad para aprobar la apertura o incremento del Fondo de caja chica.
REEMBOLSO DE LA CAJA
Para solicitar un reembolso de caja chica :

1. Los gastos que cubre caja chica son montos de hasta $100.00, caso
contrario deben solicitar un reembolso con cheque.
2. La documentacin soporte para un pago de Caja Chica es la siguiente:
a) Factura a nombre del empleado NO a nombre de CARE
b) En los casos que no se pueda obtener factura o comprobante de
venta legal, se utilizar el Vale de Caja (taxis), para sustentar el
gasto, para lo cual deber observar lo siguiente:
a) Fecha en la cual realiz el pago.
b) Valor de la compra en nmeros y letras.
c) Descripcin clara y concisa del gasto (no se aceptar conceptos como
varios, diversos, etc.)
d) Firma y nmero de cdula de identidad, de la persona a la cual se realiz el
pago o la huella digital.
e) Codificacin contable (cuenta, proyecto, fondo, localizacin y subanlisis).
Los gastos deben codificarse de acuerdo a la naturaleza del gasto.
f) Aprobacin del vale de Caja por parte del Coordinador del proyecto o
persona autorizada a aprobar gastos.

3. Mediante el fondo de caja chica se puede entregar recibos provisionales los

cuales se utilizarn, cuando la persona que solicita el dinero de la Caja
Chica, no sabe el valor exacto del gasto que va a efectuar, para lo cual el
Custodio:
Entregar el Recibo de Caja Provisional a la persona que solicita el
dinero, y le har llenar con los siguientes requisitos:
a) Valor en letras y nmeros
b) Explicacin clara, corta y precisa del gasto que va a efectuar.
c) Nombre, firma y cdula de identidad de la persona que solicita el
reembolso provisional
d) Firma de autorizacin de la persona autorizada a aprobar gastos.
Entregar el dinero por el valor del Recibo de Caja Provisional.
La persona que solicit el Recibo de Caja Provisional debe canjear por el
comprobante de venta o recibo definitivo, dentro del plazo de las 72 horas
posteriores de haber recibido el dinero, caso contrario la Custodio notificar a
la Contadora para que este valor sea descontado del rol.
Control:
1. Todos los vouchers presentados para el reembolso deben tener recibos
originales adjuntos. No se aceptarn fotocopias de recibos para prevenir
submisiones pertenecientes al mismo reembolso
2. Los recibos deben ser autorizados con firmas propias ( en base al cuadro
de firmas del personal autorizado)

3. El Custodio solicitar a la persona que presenta el reembolso que firme y

ponga la fecha en el voucher cuando el dinero es recibido. La constancia
de haber recibido el dinero con un voucher ya firmado le releva al Custodio
de cualquier responsabilidad
4. Un empleado no debe solicitar el reembolso haciendo que un subordinado
enve la solicitud a su favor que luego el empleado apruebe. Est prctica
no ser aceptada ya que es equivalente a que el individuo se apruebe sus
propios gastos.
Restricciones :
No est permitido realizar los siguientes pagos:
1.
2.
3.
4.

Anticipos para compras de Bienes y/ Servicios

Efectivizacin de cheques personales
Entregar anticipos de viaje ( estos deben solicitarse va un TAR)
Prstamos al personal de la Institucin o a socios.

Cualquier excepcin a las restricciones arriba mencionadas deben ser

aprobadas por el Director

Entrega del fondo de Caja Chica :

Cuando el custodio de la Caja Chica sale con permiso, de vacaciones, etc, el
fondo de caja chica debe ser entregado a otro empleado designado por el
Gerente del Proyecto, sector o Departamento.
La custodia de la caja chica debe efectuar un arqueo de caja, con los
siguientes pasos:

Contar los valores en efectivo.

Revisar y totalizar los recibos o comprobantes de venta que deben ser
contabilizados antes de la entrega .
Revisar y totalizar los Recibos de Caja Provisionales, si hubiere.
Sumar el valor en efectivo, ms los recibos o comprobantes de venta, ms
los Recibos de Caja Provisionales, y comparar el monto asignado de la
Caja Chica.
Si hay diferencia en menos ser cobrada al Custodio y si es ms ser
registrado en otros ingresos.
La custodia saliente y la encargada firmarn el arqueo como constancia de
los valores entregados y recibidos.

Una vez que la entrega del fondo esta realizada, el fondo de la caja chica
queda bajo la responsabilidad de la nueva persona asignada y este fondo
queda inaccesibles para el empleado que entrego el fondo.

Sistema de Manejo de Caja Chica

Para llevar un control permanente del fondo de caja chica se cuenta con el
apoyo del sistema de Caja Chica en Oracle que permite:
Ingreso de transacciones por entradas de dinero ( reposicin del
fondo) y por salidas de efectivo ( reembolso de gastos )
Inclusin de Cuentas, Proyectos, Fondos, Subanalisis y localizaciones
para el registro de las transacciones
Emite un reporte con el detalle de las transacciones registradas y el
saldo a la fecha del fondo de caja chica.
Permite exportar las transacciones a un diskette para importar la
informacin al sistema Scala.
Reposicion del Fondo de Caja Chica:
1. La Caja Chica se repone cuando el fondo a llegado a un agotamiento del
70%.
2. La reposicin de caja chica ser presentada con la siguiente informacin:
Reporte que emite el sistema Caja de Chica con el detalle y desglose
de las transacciones ( cuenta, proyecto, fondo, subanalisis, localizacin,
valor y descripcin por cada transaccin), as como el total de gastos
que constituye el valor a reponer, debidamente firmado por la Cajera
Los recibos deben estar pegados y numerados.
Todos los recibos deben tener sello de CANCELADO
El diskette con el archivo de la informacin al sistema SCALA
Envo del reporte para la revisin de la Analista Contable o Contadora
Regional.
La solicitud de cheque por el valor de la reposicin de la caja chica y
debidamente aprobado por la persona autorizada.
La solicitud de cheque ingresa para la emisin del cheque

ARQUEOS DE CAJA CHICA

Es de responsabilidad del Contador Regional/Analista Contable efectuar

Arqueos de Caja planificados y sorpresivos para asegurar un buen manejo de
la Caja Chica.