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Gerencia de Administración y Finanzas
Política de Caja chica y Reembolsos
Fecha de Emisión: Mayo 2006
Control del Documento Propietario: Gerente de Administración y Finanzas Revisado por: Dirección General Autor: Javier Garcia López Aprobado por: Juan Carlos Velázquez
Historia de Revisiones: Rev Fecha efectiva Descripción Preparada Por
01
23/May/2006
Emisión
Javier Garcia
Preparado por: Finanzas
Validez: Permanente
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Finanzas – Política de Caja Chica y Reembolsos
Políticas de Caja Chica y Reembolsos Es política de la compañía establecer la forma de en que se deben de administrar las cajas chicas, así como de los reembolsos correspondientes Objetivo Proporcionar una guía a la Dirección, Gerencias y Coordinaciones del Grupo SAFFC para la forma de utilizar la caja chica, así como una guía de uso para los custodios de las cajas chicas Alcance Esta política aplica para todos los pagos de caja chica y a cualquier custodio de una de ellas Procedimiento (flujograma anexo) • • • • • • • Cualquier área que requiera un gasto menor a $1,000 pesos solicitará la compra vía caja chica solicitando un vale de caja (VC) (formato anexo), o realizará el gasto y lo pasará a aprobación de la Dirección o de las Gerencias La Dirección o las Gerencias en base a los Limites de Autorización establecidos aprobarán el gasto o el (VC) El solicitante una vez con el (VC) o el gastos aprobado pasará con el custodio de caja chica para recuperar el dinero gastado El custodio de caja chica elaborará un reembolso de gastos de caja chica (RG) (formato anexo), donde colocará a detalle cada factura a recuperar y lo turnará al departamento de finanzas Finanzas elaborará la transferencia o el cheque y solicitara la aprobación de la Dirección o de las Gerencias La Dirección o las Gerencias en base a los limites de autorización establecidos aprobarán el pago del reembolso; si el pago es con cheque, este será devuelto a Finanzas para su posterior entrega al custodio Finanzas entregará el cheque al custodio y este último firmará de recibido
NOTA: La evaluación de la suficiencia de las cajas chicas será en base a un promedio de 3 o 4 reembolsos por mes, si estos son mas frecuentes indicara que se requiere un aumento de fondos; si por el contrario los reembolsos son menores a 3 o 4 por mes indicara que se debe de hacer una disminución al fondo fijo de caja. Todas las creaciones de nuevos fondos así como aumentos y disminuciones seran aprobadas únicamente por la Dirección General Responsabilidades • Es responsabilidad del las Gerencias y Coordinaciones cumplir con esta política para el uso de la caja chica Es responsabilidad del custodio de caja chica hacer uso de este fondo de acuerdo a las siguientes condiciones: Utilizar monto de efectivo con la finalidad de cubrir gastos que por su naturaleza e importe no ameritan ser cubiertos o esperar la elaboración de una orden de compra (OC) para su posterior pago por cheque Serán pagados con dinero de caja chica únicamente los gastos menores a $1,000 (un mil pesos 00/100 mn), excepción solo permitida a la Dirección General
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Finanzas – Política de Caja Chica y Reembolsos
Mantener el efectivo adecuadamente resguardado. Compromiso de solicitar y conservar los comprobantes de todos los gastos incurridos con objeto de presentar a la brevedad posible el reporte de gastos correspondiente Todo gasto cubierto mediante caja chica deberá ser previamente aprobado por el personal autorizado. El gasto deberá estar soportado con una factura la cual deberá contener el nombre, fecha y firma de quien incurrió en el gasto No se entregarán anticipos a proveedores ni se proporcionarán anticipos para viaje a través de este fondo Toda factura deberá especificar el concepto del gasto como: gasolina, aceite, peajes, repuestos, material, copias, etc. No se aceptarán comprobantes con la descripción de “consumos varios”, “misceláneos”, “compras varias”, etc., las facturas deberán estar claramente especificadas Todos los documentos deberán estar a nombre de la compañía como sigue:
Grupo SAFFC de Mexico, S. de R.L. Av. Paseo Tabasco No. 1203 Local 1701-B Col. Lindavista 86050, Villahermosa Tabasco RFC: GSM-050331-5A7
Todo gasto deberá ser reportado en un periodo no mayor a 30 días Hacer el reembolso de gastos cuando se haya ocupado el entre el 60% y el 70% del fondo de caja, para tener dinero siempre disponible mientras se recibe el reembolso correspondiente La empresa podrá hacer un arqueo físico sorpresivo cuando esta así lo considere Estar en disposición de devolver el monto asignado en el momento en que la empresa así lo considere necesario Ser responsable por cualquier gasto no comprobado o mal manejo del fondo, esto podrá ser motivo de sanciones incluyendo el despido justificado Tratar hasta donde sea posible que los comprobantes de gastos contengan requisitos fiscales para poder hacerlos deducibles Para lo anterior debe de asegurarse que los comprobantes contengan los siguientes datos: Contener el nombre, denominación o razón social Domicilio fiscal Clave del Registro Federal de Contribuyentes de quien los expida Contener impreso el número de folio Lugar y fecha de expedición Registro Federal de Contribuyentes de la persona a favor de quien se expida Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o letra, así como el monto de los impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales deban trasladarse, en su caso Referencias Artículos 29 y 29A del CFF; LIVA 1, 1A, 2, 2A, 4 Tercer Párrafo, LISR Art. 31 y 32
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FLUJOGRAMA
PROCESO DE CAJA CHICA
Área INICIO Dirección y Gerencias Custodio Caja Chica Finanzas 1. DESCIPCION INICIA EL PROCESO Cualquier área que requiera un gasto menor a 1,000 pesos solicitará la compra vía caja chica solicitando un Vale de Caja (VC) (formato anexo), o realizará el gasto y lo pasará a aprobación de la Dirección o de las Gerencias La Dirección o las Gerencias en base a los Limites de Autorización establecidos aprobarán el gasto o el (VC) El solicitante una vez con el VC o el gastos aprobado pasará con el custodio de caja chica para recuperar el dinero gastado El custodio de caja chica elaborará un reembolso de gastos de caja chica (RG) (formato anexo) , donde colocará a detalle cada factura a recuperar y lo turnará al departamento de finanzas Finanzas elaborara la transferencia o el cheque y solicitará la aprobación de la Dirección o de las Gerencias La Dirección o las Gerencias en base a los limites de autorización establecidos aprobará el pago el reembolso; si el pago es con cheque, este será devuelto a Finanzas para su posterior entrega al custodio Finanzas entregara el cheque al custodio y este último firmará de recibido TERMINA EL PROCESO
1
2
AUTORIZACION SI NO
2.
3 4
3.
4.
5
5.
6
AUTORIZACION NO SI
6.
7
FIN
7.
Los tipos de gastos y los montos que pueden ser pagados por caja chica están regulados por escrito en la política de caja chica y reembolsos y en la carta custodio (CC)
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VALE DE CAJA
Fecha: Páguese a la Orden de: Cantidad en Monto y Letra:
Por concepto de:
Solicita
Autoriza
Nombre y Firma
Nombre y Firma
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CARTA CUSTODIO DE CAJA CHICA
Yo, , he recibido de GRUPO SAFFC S. DE R.L. la cantidad de $XX,000.00 (XX MIL
PESOS 00/100 M.N.) correspondientes al fondo para cubrir gastos normales de operación, los cuales me comprometo a manejar y controlar de acuerdo a las siguientes normas y cumpliendo con todos los controles internos establecidos: 1.- Utilizar monto de efectivo con la finalidad de cubrir gastos que por su naturaleza e importe no ameritan ser cubiertos o esperar la elaboración de una orden de compra para su posterior pago por cheque. 2.- Solo será pagado con dinero de caja chica los gastos menores a $1,000 (un mil pesos 00/100 mn). 3.- Mantener el efectivo adecuadamente resguardado. Me comprometo a solicitar y conservar los comprobantes de todos los gastos incurridos con objeto de presentar a la brevedad posible el reporte de gastos correspondiente. 4.- Todo gasto cubierto mediante caja chica deberá ser previamente autorizado por el personal autorizado. El gasto deberá estar soportado con una factura la cual deberá contener el nombre, fecha y la firma de quien incurrió en el gasto. 5.- No se entregarán anticipos a proveedores ni se proporcionaran anticipos para viaje a través de este fondo. 6.- Toda factura deberá especificar el concepto del gasto como: gasolina, aceite, peajes, repuestos, material, copias, etc. No se aceptarán comprobantes con la descripción de “consumos varios”, “misceláneos”, “compras varias”, etc., las facturas deberán estar claramente especificadas. 7.- Todos los documentos deberán estar a nombre de la Cia:
Grupo SAFFC de Mexico, S. de R.L. Av. Paseo Tabasco No. 1203 Local 1701-B Col. Lindavista 86050, Villahermosa Tabasco RFC: GSM-050331-5A7
8.- Todo gasto deberá ser reportado en un periodo no mayor a 30 días. 9.- Hacer el reembolso de gastos cuando se haya ocupado el entre el 60 y el 70% de la caja, para tener dinero siempre disponible mientras se recibe el reembolso del fondo. 10.- La empresa podrá hacer un arqueo físico sorpresivo cuando esta así lo considere. 11.- Estar en disposición de devolver el monto asignado en el momento en que la empresa así lo considere necesario. 12.- Ser responsable por cualquier gasto no comprobado o mal manejo del fondo, esto podrá ser motivo de sanciones incluyendo el despido justificado.
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NOMBRE DEL CUSTODIO
Custodio Responsable
LUIS FERNANDO RUBIO
Director General
Fecha:___XX de XXXXXX, 200X ___
No. Cheque_________________
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Grupo SAFFC de México S. de R.L.
Av. Paseo Tabasco No. 1203 Local 1701-B Col. Lindavista 08650 Villahermosa Tabasco RFC GSM0503315A7
REMBOLSO DE CAJA CHICA
Fecha: Nombre del Custodio de Caja Chica:
NOMBRE DELCUSTODIO
23 de mayo de 2006
TIPO DE GASTO
Si el gasto es "OTROS", especifique
PROVEEDOR
(SIGLAS O NOMBRE CORTO)
SUB TOTAL
IVA
-
TOTAL
-
TOTAL
-
-
-
Cantidad Total con IVA en Letra: ( PESOS 00/100 M.N.) RESUMEN POR TIPO DE GASTO CASETAS GASOLINA CONSUMOS DESPENSA ESTACIONAMIENTO FOTOCOPIADO Y ENCUADERNADO PAPELERIA PASAJES SERVICIO DE MENSAJERIA SERVICIO DE TAXI TELEFONO NO DEDUCIBLES OTROS
SUBTOTAL IVA TOTAL
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-
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SOLICITA
RECIBE EN FINANZAS
NOMBRE Y FIRMA DEL CUSTODIO
NOMBRE Y FIRMA DE FINANZAS QUE RECIBE
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