¿QUÉ ES LA CAJA MENOR?

La caja menor es un fondo en efectivo que se crea en las empresas para manejar
pequeños desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo.
 FINALIDAD DEL FONDO DE CAJA
MENOR
• Existen multitud de pagos pequeños que para manejarlos por bancos se
hace complejo y puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas
actividades, por lo que la solución es la constitución de un fondo de caja
mejor que se encargue de este tipo de pagos, de esta forma aquellas
compras o pagos menores, que no sean representativos, se manejan por
este fondo.

• El monto del fondo de caja menor depende del tipo de empresa, puesto
que mientras en algunas $1.000.000 será suficiente, en otras será
necesario disponer de un fondo de varios millones.
 CONSTITUCIÓN DEL FONDO DE
CAJA MENOR
Al constituir el fondo de caja menor, se retira plata el banco
y se constituye el fondo, de modo que la contabilización
será:
• Se puede crear una subcuenta para registrar las sumas
retiradas para constituir el fondo de caja menor.
 REEMBOLSO DE CAJA MENOR
• Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se procede a rembolsar el dinero
utilizado.

• En este momento, el responsable del fondo de caja menor hace entrega de los soportes de los gastos
incurridos para que le sea rembolsado su valor y así recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial.

• Del tratamiento anterior se evidencia que el fondo de caja menor solo se contabiliza al momento de crearlo,
aumentarlo, disminuirlo o eliminarlo, no cuando se hace algún reembolso, de ahí que se considera como un
fondo fijo.

• El reembolso de caja menor debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo contrario, por su especial
tratamiento se pueden presentar inconvenientes respecto a la fecha de causación de las facturas, puesto que
estas se contabilizan al momento de solicitar el reembolso, tratamiento que presenta una gran falencia, puesto
que según los principios de causación y realización, los hechos económicos deben reconocerse en la fecha en
que figuren en la factura, lo cual no será posible mediante el antiguo y arraigado procedimiento de reembolso
de caja menor.

• Este inconveniente hace surgir la necesidad de buscar mecanismos diferentes de reembolso que permitan
contabilizar las facturas en el momento en que se realice el hecho económico que soportan.
 INSTRUCCIONES SOBRE EL
MANEJO DE LA CAJA MENOR
En el manejo de la Caja Menor debe tenerse en cuenta lo
siguiente:
• a) Cada fondo fijo de Caja Menor debe • d) Los cheques para reembolso deben
estar bajo la responsabilidad de una sola expedirse a nombre de la persona
persona. responsable del fondo.
• b) El monto del fondo debe ser apenas • e) La persona encargada del manejo
lo necesario para satisfacer las de dinero de la empresa debe estar
necesidades de un período menor de un respaldada por una póliza de seguros de
mes. manejo de efectivo, contratada con una
Compañía de Seguros Generales. El costo
• c) Todo desembolso que se haga debe de esta póliza puede estar a cargo del
estar soportado por su respectivo empleado o, en su defecto, de la misma
documento comprobatorio. Dichos empresa.
comprobantes deberán ser legibles,
contener información suficiente, escritos • f) El Departamento de Control Interno
con tinta, las cantidades en letras y cifras y debe efectuar arqueos sorpresivos a todos
con las firmas responsables. los fondos de Caja Menor.
 RECIBOS PROVISIONALES
El recibo provisional es una herramienta que se utiliza para la recepción de
pagos en campo y certificar que el cliente efectuó un pago.
Una vez que se entrega el RP al especialista se firma en bitácora de
entregado para el respaldo correspondiente de este mismo.
Los recibos provisionales avalan dinero en efectivo por lo que serán
considerados como cheques, es por ese motivo que deben ser resguardados
bajo llave en posesión solo del personal autorizado.
Llenado de salida de RP
• El nombre, numero de referencia y convenio es el que viene en la carta de
cobranza.
• Convenio/Referencia
• Firma de titular
• firma de quien entrega y cello de caja
PROCEDIMIENTO DE SALIDA DE RECIBO
PROVISIONAL
Solicitan al personal de operaciones el Recibo
Provisional. (Solo 5 RP x Titular de la cartera).
*Se registra en Bitácora de RP la salida del los
mismos.
*Validad que el RP este firmado por quien entrega
y se tenga el sello de caja para ser valido el RP.
 • El RP cobrado por parte del personal autorizado de
Recuperación de la cartera deberá ser depositado en
banco el mismo día o a más tardar al día siguiente de
haber recibido el pago.
• *El titular deberá realizar personalmente el depósito y
entregar al especialista la ficha de depósito original
junto con el Recibo Provisional a más tardar el día
PROCEDIMIENTO DE siguiente hábil de la fecha de cobro.
REGRESO DE RECIBO • El formato de Recibo Provisional trae un sobre, el cual al
momento de recibir el pago, el dinero debe de ser
PROVISIONAL introducido en el sobre y sellar el mismo con el
adhesivo.
• La fecha de registro y de corte serán los días lunes (se
entregan 5 si se llega a utilizar los 5 antes del corte se le
pueden recuperar).
• "importante"
• NOMBRE, DOMICILIO, TELEFONO, MONTO NUMERICO Y
MONTO CON LETRA
• FECHA
• Llenado de Rp
• HORA DEL COBRO, LA FIRMA EN ORIGINAL EN LAS 3
HOJAS, ANEXAR SI ES TITULAR O ALGUNA OTRA
PERSONA QUE REALIZO EL PAGO.