CAJA CHICA.

Caja Chica.
Conocida también como caja menor es un monto de dinero que una empresa deja
disponible para gastos menores, gastos que requieran de ser solventados en el momento que
no representen grandes sumas.

Se denomina Caja chica o caja menor porque existe movimiento de dinero, pero en poca
escala, que en lo posible no aumentará ni disminuirá, salvo disposiciones administrativas
y/o anomalías en el manejo de fondos.

Objetivos
Los objetivos principales, que originan la creación de un fondo fijo son:

 Desconcentrar movimiento de fondos de los utilizados en caja general.

 Cubrir directamente pagos de mínima cuantía para evitar trámites burocráticos por
cifras menores.

Importancia de la caja chica.

La caja chica permite:

 Disponer de pequeñas cantidades de efectivo de manera inmediata.

 Enfrentar gastos imprevistos del negocio.
 Comprobar y justificar el manejo de efectivo.
 Realizar las reposiciones inmediatas del efectivo del que se haya dispuesto.
 Confiar el control de estos desembolsos a una persona de confianza y con
conocimiento del manejo contable y administrativo de la empresa.

Responsables de la ejecución de fondos de caja chica.

a. Máxima autoridad ejecutiva.
b. Área administrativa y financiera.
c. Área de contabilidad.
d. Custodio del fondo.
 Base Legal

 Ley 126-01 que crea la Dirección General de Contabilidad Gubernamental y su

Reglamento de aplicación No. 526-09.
 Norma de anticipo financiero
 Norma para el manejo de los gastos menores y caja chica de las instituciones
descentralizadas y la seguridad social.

Movimiento de la cuenta.
Esta cuenta se carga por el monto de la asignación o incremento de fondos y reexpresión de
valores y se abona por reversión de fondos, anomalías en su manejo y/o a fin del ejercicio
para fines de cierre de registros.

Saldo que debe presentar.

Esta cuenta desde el punto de vista técnico debe presentar saldo deudor (Debito).

Custodio de caja chica.

Generalmente se designa una persona que es el responsable del manejo de la Caja Chica
que es llamado CUSTODIO. Este encargado ha de exigir los comprobantes de gastos, que
se han de justificar y registrarse, para hacer una rendición mensual de cuentas. Es posible,
además que esos fondos de caja Chica, puedan ser objeto de control, por lo cual se
recomienda llevar un adecuado control de los gastos y un registro sistematizado.

¿Qué se puede pagar?

Entre los pagos que se pueden hacer con este monto en efectivo están:

 Papelería y artículos de oficina.

 Utensilios y productos de limpieza.
 Pasajes y transporte público.
 Combustible y peajes.
 Materiales y mano de obra de reparaciones menores.
 Suministros cotidianos, como agua, azúcar y café
Controles.

 Periódicamente se debe realizar una revisión sorpresa de la caja chica (arqueo de

caja chica) comparando el efectivo físico y los comprobantes con el saldo total del
anticipo. Este procedimiento asegura que la suma de ambos totales sea igual al total
de caja chica que se desembolsó inicialmente.

 El dinero en efectivo para gastos menores, y sus documentos y comprobantes de

respaldo, deben mantenerse en un ambiente seguro bajo acceso limitado por parte
de los empleados designados.

 El empleado que supervisa el proceso de caja chica debe establecer un límite

máximo para los gastos individuales de caja chica.

 Se debe realizar arqueos periódicos sin previo aviso al custodio del fondo de caja
chica, a fin de llevar un manejo adecuado del mismo.

El formulario definitivo, “Recibo de Caja Chica” que se utilizará para el cierre de gasto
contendrá:

 Número secuencial.
 Concepto del gasto.
 Monto en números y letras.
 Fecha y firma del responsable del gasto y del fondo.

Recibos Provisionales.
Los recibos provisionales se utilizarán, cuando la persona que solicita el dinero del fondo
de Caja Chica, no conozca el valor exacto del gasto que va a efectuar (Ej. Viáticos y
transporte).

Completa el recibo provisional con los siguientes datos:

 Valor en letras y números.

 Explicación clara, corta y precisa del gasto que va a efectuar.
 Nombre, firma y cédula de identidad de la persona que solicita el reembolso
provisional.
 Firma de autorización del superior inmediato.
Arqueo del Fondo de Caja Chica.
El arqueo de caja chica debe ser tomado sin previo aviso dos veces al mes, debiendo
detallarse en el Acta de Arqueo de Caja Chica lo siguiente:
a. Fecha y lugar del arqueo.
b. Personas involucradas.
c. Detalle del efectivo encontrado.
d. Detalle de los comprobantes de pago indicando:

 Fecha y número de comprobante.

 Concepto del gasto.
 Valor de cada comprobante de pago.
 Cada comprobante de pago debe tener el sello de PAGADO y de haber sido
firmado. por el receptor del efectivo.

e. Detalle de recibos provisionales

f. Observaciones sobre irregularidades encontradas
g. Firma del custodio y de los funcionarios que realizan el arqueo de caja
h. Las actas de arqueo del Fondo de Caja Chica deberán ser enviadas en forma mensual con
la reposición del fondo y el custodio debe mantener una copia de la misma en su archivo.
Creación del fondo de caja chica.

Para la creación del fondo de caja chica es necesario que el área Administrativa y
Financiera
dirija una comunicación a la Máxima Autoridad Ejecutiva, la cual debe contener lo
siguiente:

 Justificación del requerimiento Dirección General de Contabilidad.

 Monto solicitado.
 Nombre y número de cédula del custodio.
 Firma del solicitante.

El fondo debe ser creado con un valor que sea el adecuado, dependiendo de la necesidad y
magnitud de las operaciones, tratando de darle congruencia y dinamismo a cada
departamento donde sea creado.

El monto de caja chica será el aprobado por la Máxima Autoridad Ejecutiva de la

Institución y en ningún caso podrá superar los doscientos mil pesos (RD$200,000.00).

El monto a pagar por transacción individual a través del fondo de caja chica no podrá
superar el 10% del mismo, ni se podrá fraccionar el pago.

El fondo de caja chica está restringido para pago de servicios personales, y prohibido su uso
para realizar cambio de cheques.

Tratamiento contable para creación del fondo de caja chica.

Fecha Código Detalle Auxiliar Debito Crédito

2020-11 05 1.0.1.2 Caja Chica 10,000.00
@
1.0.1 Efectivo en caja y banco 10,000.00
1.0.3 Cuenta corriente Banco Popular 10,000.00
Reposición del fondo.

El fondo de caja chica autorizado deberá ser restituido mediante la emisión de un cheque a
nombre del custodio del fondo por el monto sustentado en recibos de caja con sus facturas.

La reposición de la caja chica se realizará cuando se haya consumido por lo menos el 60%
de la misma, y el custodio deberá presentar los comprobantes de los gastos incurridos y
adjuntar el arqueo del fondo de caja chica.

El Fondo de caja chica debe ser repuesto antes que se preparen los Estados Financieros y se
cierren los libros de la institución, de manera que los efectos de los gastos pagados sean
contabilizados en las cuentas en el período en el que realmente se efectuaron los
desembolsos.

Al momento de solicitar la reposición del fondo, todos los comprobantes de pago deben
tener el sello de “PAGADO” y la fecha correspondiente. El monto del cheque repone o
sustituye el nivel autorizado del fondo con la presentación de cada liquidación y debe ser
cargado a las diferentes cuentas de gastos en relación con los comprobantes liquidados,
tomando en cuenta lo siguiente:
a. El custodio del fondo debe cerciorarse que los recibos, facturas y vales; estén
debidamente aprobados, con las explicaciones claras y codificados.

b. Las facturas, notas de venta y recibos de caja deben estar numerados.

c. Preparar el cuadro resumen de acuerdo a la codificación de cada recibo y la

numeración que fue asignada, siguiendo el orden:

 Fecha que se realiza el gasto por comprobante.

 Número asignado al recibo por orden consecutivo.
 Descripción completa del concepto del gasto.
 Valor del recibo.
Tratamiento contable para la reposición del fondo de caja chica.

Fecha Código Detalle Auxiliar Debito Crédito

2020-11 05 1.0.1 Detallar cada Gasto 6,000.00
@
1.0.1.2 Caja Chica 6,000.00

Fecha Código Detalle Auxiliar Debito Crédito

2020-11 05 1.0.1.2 Caja Chica 6,000.00
@
1.0.1 Efectivo en caja y banco 6,000.00
1.0.3 Cuenta corriente Banco Popular 6,000.00

Aumento del Fondo de Caja Chica.

Cuando se requiere de un incremento del fondo, debe precisarse las razones para su
ampliación, así como demostrar las reposiciones que ha presentado durante los últimos dos
meses.
Este requerimiento será solicitado por la gerencia financiera y aprobado por la máxima
autoridad ejecutiva y se aplicará mediante la emisión de un cheque por el monto a
aumentado a nombre del custodio.

Tratamiento contable para el aumento del fondo de caja chica.

Fecha Código Detalle Auxiliar Debito Crédito

2020-11 05 1.0.1.2 Caja Chica 4,000.00
@
1.0.1 Efectivo en caja y banco 4,000.00
 1.0.3 Cuenta corriente Banco Popular 4,000.00

Disminución del Fondo de Caja Chica.

Cuando se requiere de una disminución del fondo, debe precisarse las razones para su
disminución, así como demostrar las reposiciones que ha presentado durante los últimos
dos meses.
Este requerimiento será solicitado por el área administrativa y financiera y aprobado por la
máxima autoridad ejecutiva de la institución.

Tratamiento contable para la disminución y/o eliminación del fondo de caja chica.

Fecha Código Detalle Auxiliar Debito Crédito

2020-11 05 1.0.1 Efectivo en caja y banco 4,000.00
1.0.1.3 Cuenta corriente Banco Popular 4,000.00
@
1.0.2 Caja chica 4,000.00
Modelo de solicitud de reposición del fondo de caja chica.
Ejemplo.

Se crea un fondo de caja chica por RD$ 10,000.00, Se emite cheque a nombre del
Responsable del Fondo. (Juan Pérez).

Fecha Código Detalle Auxiliar Debito Crédito

2020-08 01 1.0.1 Efectivo en caja y banco 10,000.00
1.0.1.2 Caja Chica 10,000.00
@
1.0.1 Efectivo en caja y banco 10,000.00
1.0.3 Cuenta corriente Banco BHD 10,000.00
(Para Registrar la creación del fondo de caja chica, según cheque 8845).

Reembolso de Caja Chica.

Se realiza el arqueo de caja Chica y se constata que el efectivo en poder del custodio es de
RD$1,000.00
Comprobantes:

No. Gastos Monto

1 Gastos de Electricidad RD$ 3,500.00
2 Gastos de Papelería RD$ 2,500.00
3 Gastos de Teléfonos RD$ 1,500.00
4 Gastos de Agua potable RD$ 1,500.00
Total RD$ 9,000.00

Total, Comprobantes y Efectivo RD$10,000.00

Saldo según Libros RD$10,000.00
Diferencia RD$ 0.00
Contabilización del reembolso.

Al momento de efectuar el reembolso o la reposición de los fondos gastados en caja chica,

se emite un cheque a nombre del responsable del fondo.
En este caso se emite un cheque a Juan Pérez por RD$ 9,000.00 correspondiente al monto
de los soportes presentados.

Fecha Código Detalle Auxiliar Debito Crédito

2020-08 28 6.1.5 Gastos de Energía eléctrica 3,500.00
6.1.3 Gastos de suministro de oficina 2,500.00
(papelería)
6.1.6 Gastos de Comunicación (teléfono) 1,500.00
6.1.13 Gastos de Agua Potable 1,500.00
@
1.0.1.2 Caja Chica 9,000.00
(Para registrar el gasto de fondos de caja chica, según arqueo de caja chica).

Fecha Código Detalle Auxiliar Debito Crédito

2020-08 01 1.0.1 Efectivo en caja y banco 9,000.00
1.0.1.2 Caja Chica 9,000.00
@
1.0.1 Efectivo en caja y banco 9,000.00
1.0.3 Cuenta corriente Banco BHD 9,000.00
(Para registrar la reposición de fondos de caja chica, según Cheque No. 8854).
 CONCILIACIÓN BANCARIA.

La conciliación bancaria busca encontrar las diferencias que existen al comparar el estado
de cuenta del banco con los registros contables que aparecen en los libros de la empresa. El
propósito de la conciliación bancaria es asegurar que el banco y la empresa están de
acuerdo en las diferentes actividades y operaciones que se realizan con relación a la cuenta
bancaria de la empresa.

Elementos en una conciliación bancaria.

Dentro de una conciliación bancaria podemos encontrar distintos elementos que estaremos
definiendo y desarrollados a continuación:

El cheque: lo podemos definir como una orden escrita y firmada por personas autorizadas
que autorizan al banco a pagar una cantidad específica de dinero a una empresa o persona.
Este está compuesto por el girador (quien firma el cheque), el banco (sobre el cual está
avalado el cheque) y el portador (la persona o empresa a quien se va a pagar el cheque).

Cheque en tránsito: son cheques emitidos por la empresa y registrados en sus libros
contables, pero que al corte del estado bancario no han sido presentados al banco para su
pago, es decir, no han sido cambiados en el banco.

Depósito: corresponden el dinero que la empresa deposita diariamente en la cuenta,

correspondiente de los pagos de sus clientes.

Depósitos en tránsito: son aquellos depósitos elaborados y registrados en la empresa, pero

que han llegado al banco después de la fecha de corte del estado bancario.
Notas de Crédito: son depósitos de efectivo que el banco hace en la cuenta corriente de la
empresa por un préstamo que haya solicitado la empresa, por intereses ganados, por el
cobro de un documento o por corrección de errores.

Notas de débito: corresponden a los cargos que hace el banco por el manejo de cuentas,
impresión de chequera, por el manejo de documentos, por cheques devueltos, por abono a
préstamo, por intereses, comisiones y demás cargos.

Procedimientos para la elaboración de una Conciliación Bancaria.

1. Sumar los depósitos emitidos por la empresa, compararlos con los depósitos que
aparecen en el estado del banco y marcar los que coinciden (✔). Para determinar
aquellos que se quedaron en tránsito y verificar si se cometió algún error al registrar
uno de ellos.

2. Sumar los cheques emitidos por la empresa, compararlos con los que aparecen el
estado del banco y marcar los que coinciden (✔). Para así poder determinar los
cheques en tránsitos y también saber si se cometió algún error al registrar alguno de
ellos.

3. Determinar el origen de las notas de créditos, las notas de débitos y de los errores
que comete el banco y/o la empresa al registrar algunos depósitos o cheques.

4. Sumar al balance según banco al cierre de mes, los depósitos que quedaron en
tránsito y algún error que se haya cometido. A este resultado (sub-total) se le restan
los cheques que quedaron en tránsito y algún error que se haya cometido, lo cual
dará como resultado el balance conciliado según banco.

5. Sumar al balance según libro al inicio del mes (balance conciliado del mes
anterior), los depósitos emitidos por la empresa, las notas de créditos y algún error
que se haya cometido. Al resultado (Sub-total) se le restan los cheques emitidos por
la empresa, las notas de débitos y algún error que se haya cometido, lo que da como
resultado el balance conciliado según libro.
Notas Importantes para la conciliación:

 Los cheques y depósitos en tránsito del mes que se está conciliando regularmente
aparecen en el estado del banco al mes siguiente, los cuales no se deben tomar en
cuenta en el mes que llegaron. En el caso de que alguno de ellos no aparezca el mes
siguiente se debe mantener en tránsito junto a los del mes que se está conciliando
según libro.

 Los errores que comete el banco y que no los corrigen en el mes que esta
conciliado, se deben transferir a las conciliaciones siguientes hasta que el banco los
corrija. Cuando este sucede no se toman en cuenta para fines de conciliación ni se
registran en los libros de la empresa.

 Las notas de créditos aumentan el efectivo de la empresa y las notas de débitos

disminuyen el efectivo de la empresa y se registran en los libros de la empresa junto
con los errores que este haya cometido.

Acción a tomar con los errores en la conciliación.

Errores cometidos por el banco.

 Un error Mayor en un depósito, se resta junto a los cheques en tránsito.

 Un error menor en un depósito, se suma junto a los depósitos en tránsito.
 Un error mayor en un cheque, se suma junto a los depósitos en tránsito.
 Un error menor en un cheque, se resta junto a los cheques en tránsito.

Errores Cometidos por la empresa.

 Un error mayor en un depósito, se resta junto con los cheques emitidos y las notas
de débitos.
 Un error menor en un depósito, se suma junto a los depósitos emitidos y las notas de
créditos.
 Un error mayor en un cheque, se suma junto a los depósitos emitidos y las notas de
créditos.
 Un error menor en un cheque, se resta junto a los cheques emitidos y las notas de
crédito.