EL PROCESO

ADMINISTRATIVO
¿Qué es el proceso administrativo

El proceso administrativo es la relación de

funciones que buscan aprovechar al máximo
cada recurso de una empresa de forma
correcta, rápida y eficaz.
 El proceso administrativo en la
Historia
El proceso administrativo evolucionó desde la
organización primitiva, pasando por los fenicios,
egipcios, griegos, romanos, hebreos y otras
civilizaciones, atravesando luego por periodos como
el feudal, abordó las tribus indígenas antes de la
conquista y de esto dan fe los diferentes vestigios
encontrados en América en los imperios Aztecas,
Mayas, Caribes, Muiscas, Incas.
 El proceso administrativo en la
Historia
A principios afínales del siglo XIX, Frederick W.
Taylor, elaboraba su trabajo sobre “Administración
Científica” y vinculó el método científico a las tareas
administrativas, propuso proceso de adiestramiento
de operarios, inspiró procedimientos científicamente
establecidos y dividió el trabajo entre obrero y
empresas en partes iguales; con él se inicia “la Era
Científica e la Administración”.
 El proceso administrativo en la
Historia
En otra parte del mundo – en Europa-
específicamente en Francia, a mediados de la década
del 10, el ingeniero Henry Fayol, hace una
clasificación en las operaciones de una empresa
teniendo en cuenta “La división del trabajo”, la
autoridad en proporción a la responsabilidad.
Hay que recordar que Henry Fayol hizo una
propuesta inicial sobre el “Proceso Administrativo”
para la empresa, todos estos elementos reseñados
aparecen en su obra, “principios de administración
industrial y general”
 El proceso administrativo en la
Historia
La segunda Guerra Mundial (1939-1945) provoca
innovaciones estratégicas y métodos militares de
investigación operativa. Los aportes de esta guerra a
la administración se ven reflejados en la planeación
estratégica, la programación lineal, programas de
ruta crítica (PERT, CPM)
Luego en la posguerra, en la década de los 60,
Douglas McGregor lanza su teoría del
comportamiento X y; Abraham Maslow propuso la
teoría de la motivación y Frederick Herzberg, sobre
los factores higiénicos y motivacionales al trabajo
 El proceso administrativo en la
Historia
Son muchos los autores que durante el siglo XX
hicieron aportes importantes para el desarrollo de la
administración.
Autores como Harold Koontz, la describió como la
“Jungla de las teorías Administrativas”. Dentro de
este mar de autores se destacaron Alvin Toffler y
Peter Drucker quienes hacen un intento por mostrar
una era de cambio en la administración.
“el futuro no se espera, se construye” y que ésta es
la tarea básica en toda gestión administrativa.
 Importancia del Proceso
Administrativo
El proceso administrativo busca armonizar estos
elementos; planeando acciones, organizando las
cosas, integrando recursos, ejecutando tareas,
ordenando y controlando resultados, proceso y
fundamentalmente generando mecanismos de
comunicación para dar a conocer sus ideas.
 Fases del proceso administrativo
Fase mecánica estructural
• Filosofía
• Misión
• Visión
• Valores
Planeación
• Estrategias (objetivos)
• Políticas
• Programas
Fase mecánica • presupuestos
o estructural

• Jerarquización
• División del
Organización • Departamentalización
trabajo
• Descripción de
• Coordinación
funciones
Fase dinámica u operativa

• Toma de decisiones
• Integración
Dirección o • Motivación
ejecución • Comunicación
• Liderazgo
Fase dinámica
u operativa

• Establecimiento de estándares
Control • Medición
• Corrección
• Retroalimentación
 Etapas del proceso
administrativo
PLANEACIÓN
¿Qué se
quiere lograr?

CONTROL Etapas del

ORGANIZACIÓN
¿Cómo se ha proceso
¿Cómo se hace?
efectuado? administrativo

DIRECCIÓN
Ver que se
haga
 El proceso administrativo.

PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN CONTROL

• Dividir el trabajo
• Designar las • Definir les
• Asignar las
. Definir la misión actividades
personas estándares
• Formular objetivos • Coordinar los • Monitorear el
• Agrupar las
• Definir los planes esfuerzos desempeño
actividades en
para alcanzarlo • Comunicar • Evaluar el
órgano y cargos
. Programar las • Motivar desempeño
• Asignar los recursos
actividades • Liderar • Emprender
• Definir autoridad y
• Orientar acciones correctivas
responsabilidad
PLANEACIÓN
Las empresas no improvisan. En ellas, casi todo se
planea con anticipación.
La planeación es la función administrativa que
determina por anticipado cuáles son los objetivos
que deben alcanzarse y qué debe hacerse para
conseguirlos.
Planear y definir los objetivos es seleccionar
anticipadamente el mejor curso de acción para
alcanzarlos. La planeación determina a dónde se
pretende llegar, qué debe hacerse, cuándo, cómo y
en qué orden.
a. Establecimiento de objetivos
La planeación es un proceso que empieza por definir
los objetivos y los planes para alcanzarlos.
El punto de partida de la planeación es el
establecimiento de los objetivos por alcanzar.
La fijación de objetivos es la primera actividad que
debe cumplirse: saber a dónde se pretende llegar
para saber con exactitud cómo llegar hasta allá.
Los objetivos son los resultados futuros que se
espera alcanzar. Así, los objetivos son pretensiones
futuras que, una vez alcanzadas, dejan de ser
objetivos para convertirse en realidad.
b. Desglose de los objetivos
Los objetivos de las organizaciones pueden situarse
en una jerarquía que va desde los objetivos
generales de la organización(en la cúpula de la
jerarquía) hasta los objetivos operativos u
operacionales que implican simples instrucciones
para la rutina cotidiana.
Aunque los objetivos organizacionales son amplios y
genéricos, su idealización es más restringida y
detallada a medida que se avanza en su
desdoblamiento.
 Premisas de la planeación

Presente Futuro

A dónde
Dónde pretendemos
Planeación
estamos llegar

Situación Objetivos por

Planes
actual conseguir
 A partir de los objetivos organizacionales, la empresa
puede fijar sus políticas, directrices, metas, programas,
procedimientos, métodos y normas.

1. Políticas: afirmaciones generales basadas en los

objetivos de la organización; funcionan como guías
orientadoras de la acción administrativa.
Proporcionan marcos o limitaciones, aunque flexibles
y elásticos, para demarcar las áreas en que deberá
desarrollarse la acción administrativa.

2. Directrices: principios establecidos para lograr los

objetivos pretendidos. Como los objetivos son fines,
las directrices sirven para establecer los medios
adecuados para alcanzarlos y canalizar las
decisiones.
3. Metas: objetivos por alcanzar a corto plazo. Muchas
veces pueden confundirse con los objetivos inmediatos o
con los objetivos operacionales. Las metas más comunes
son: producción mensual, facturación mensual, recaudo
diario, etc.

4. Programas: actividades secuenciales necesarias para

alcanzar cada una de las metas. La consecución de las
metas se planea en los programas. Estos son planes
específicos variables que pueden incluir un conjunto
integrado de planes menores, como en el caso de los
programas de producción.
5. Procedimientos: modos de ejecutar o llevar a efecto
los programas. Los procedimientos son planes que
establecen la secuencia cronológica de las tareas
específicas necesarias para realizar determinados
trabajos o tareas.

6. Métodos: planes prescritos para el desempeño de una

tarea específica. En general el método, que se entrega a
la persona que ocupa un cargo o realiza una tarea, le
indica exactamente cómo desempeñarlo o cumplirla,
respectivamente.

7. Normas: reglas o reglamentos que delimitan y

aseguran el cumplimiento de los procedimientos. Son
órdenes directas y objetivas respecto del curso de acción
que va a seguirse.
c. Amplitud de la planeación

Existen tres niveles diferentes de planeación: estratégica,

táctica y operacional
Planeación estratégica
Es la planeación más amplia de la organización. Sus
características son;
▪ Proyectada a largo plazo, sus efectos y consecuencias
abarcan varios años.
▪ Cobija la empresa como totalidad. Abarca todos los
recursos y las áreas de actividad, y se preocupa por
alcanzar los objetivos organizacionales.
▪ Está definida por la cúpula de la organización (en el
nivel institucional), y corresponde al plan general, al
cual están subordinados los demás.
Elementos de la planeación estratégica:

1. Filosofía. Es el conjunto de valores, prácticas y

creencias que constituyen la razón de ser de la
organización y representan su compromiso ante la
sociedad.
2. Misión. Es la razón de ser de la empresa; su propósito
o motivo es de carácter permanente.
3. Visión. Es el enunciado del estado deseado de la
empresa, en el futuro por la organización.
4. Objetivos estratégicos. Son los recursos específicos
que se desean alcanzar; son medibles y cuantificables
en el tiempo, con vistas a lograr la misión.
5. Políticas. Se refiere a las pautas generales que deben
observarse en la toma de decisiones. Son las directrices
para orientar la acción.
6. Estrategias. Son los cursos de acción que señalan la
dirección y determinan el empleo general de los recursos
para lograr los objetivos.
7. Programas. En ellos se detallan el conjunto de
acciones, los responsables y los tiempos necesarios para
llevar a cabo las estrategias.
8. Presupuestos. Son indispensables para planear y
proyectar de manera cuantificada los recursos que
requiere la organización para cumplir con sus objetivos.
 ¿Cómo definir la misión?
Las siguientes preguntas son básicas para definir la
misión:
¿Quiénes somos?
¿A qué nos dedicamos?
¿Cuál es nuestro valor agregado y/o ventaja
competitiva?
La misión tiene que responder a las preguntas:

¿Para qué y por qué existe la empresa?

¿Cuál es su propósito?
¿A quién sirve?
¿A qué se dedica la organización? ¿En qué negocio
está?
¿Cuál es el valor agregado?
¿Cuáles son o deberían ser los productos principales,
presentes y futuros?
¿Cuál es la ventaja competitiva?
 ¿Cómo definir la visión?
Para formularla, se responden las siguientes
preguntas:
¿Qué se distingue como clave para el futuro?
¿Qué, en contribución única, se debe hacer en el
futuro?
¿Cuál es la oportunidad de crecimiento?
¿En qué negocios no deberíamos estar?
¿Quiénes son, o deberían ser nuestros clientes?
¿Cuáles son, o deberían ser nuestros divisiones?
¿Qué es probable que cambie de nuestra
organización dentro de tres o cinco años?
Planeación táctica
Planeación efectuada en los departamentos. Sus
características son:
▪ Proyectada a mediano plazo, generalmente para el
ejercicio anual.
▪ Cobija cada departamento, abarca sus recursos
específicos y se preocupa por alcanzar los objetivos
del departamento.
▪ Se define en el nivel intermedio, en cada
departamento deja empresa
Planeación operacional
Planeación de cada tarea o actividad. Sus
características son:
▪ Proyectada a corto plazo, para lo inmediato.
▪ Cobija cada tarea o actividad aisladamente y se
preocupa por alcanzar metas específicas.
▪ Está definida en el nivel operacional para cada
tarea o actividad.
d. Tipos de planes
Existen cuatro clases de planes:
1. Planes relacionados con métodos, denominados
procedimientos
2. Planes relacionados con dinero, denominados
presupuestos.
3. Planes relacionados con el tiempo, denominados
programas o
4. Planes relacionados con comportamientos,
denominados reglas o reglamentos.
1. Procedimientos. Son los planes relacionados con métodos
de trabajo o de ejecución. Casi siempre los
procedimientos son planes operacionales. Se representan
por gráficas denominadas flujogramas.

2. Presupuestos. Son los planes relacionados con el dinero

durante determinado periodo, ya sea por ingresos o
gastos. Según sus dimensiones y efectos, los presupuestos
se consideran planes estratégicos cuando cobijan la
empresa como una totalidad.

3. Programas o programaciones. Son los planes

relacionados con el tiempo. Los programas se basan en la
correlación de dos variables: tiempo y actividades que
deben ejecutarse. Los métodos de programación varían
ampliamente, y van desde programas sencillo
4. Reglas o reglamentos. Son planes relacionados
con el comportamiento solicitado a las personas.
Especifican cómo deben comportarse las personas en
determinadas situaciones. Buscan sustituir el proceso
de decisión individual.
ORGANIZACIÓN
La palabra organización puede adoptar varios
significados:
1. Organización como entidad social. Orientada a
alcanzar objetivos específicos y estructurada
deliberadamente.
Desde este punto de vista, la organización
presenta dos aspectos diferentes:
a. Organización formal. Organización basada en
la división racional del trabajo; especializa
órganos y personas en determinadas actividades.
b. Organización informal. Organización que
emerge espontánea y naturalmente entre las
personas que ocupan posiciones en la
organización formal, a partir de las relaciones
humanas establecidas al desempeñarse en sus
cargos.
2. Organización como función administrativa y
parte . integrante del proceso administrativo. En
este sentido, la organización significa el acto de
organizar, estructurar e integrar los recursos y los
órganos involucrados en la ejecución, y establecer
las relaciones entre ellos y las atribuciones de cada
uno.
 Organizar consiste en:
1. Determinar las actividades específicas necesarias
para el logro de los objetivos planeados
(especialización).
2. Agrupar las actividades en una estructura lógica
(departamentalización).
3. Asignar las actividades a posiciones y personas
específicas (cargos y tareas).
a. Cobertura de la organización
La organización puede estructurarse en tres niveles
diferentes
1. Organización global. Implica la empresa como
totalidad. Es el denominado diseño organizacional,
que puede asumir tres tipos: lineal, funcional y
línea-staff.
2. Organización departamental. Abarca cada
departamento de la empresa. Es el denominado
diseño por departamentos, o simplemente
departamentalización, cuyos diversos tipos se
estudiarán en el capítulo siguiente
3. Organización de tareas y operaciones. Enfoca las
tareas, actividades u operaciones específicas. Es el
denominado diseño de cargos o tareas. Se hace por
medio de la descripción y el análisis de cargos
Principios de organización
Los principios son el conjunto de reglas
fundamentales que deben observarse durante todas
las etapas del proceso de organización.
1. De la misión
2. Simplificación
3. Especialización
4. Jerarquía
5. Paridad de autoridad y responsabilidad
6. Unidad de mando
7. Difusión
8. Amplitud y tramo de control
9. De coordinación
10. Adecuación
Etapas de la Organización:
En esta etapa del proceso administrativo se definen
áreas funcionales, estructuras, procesos, sistemas y
jerarquías para lograr los objetivos de la empresa;
también se estructuran los sistemas y procedimientos
para efectuar el trabajo.

División del
Coordinación
trabajo

Etapas de la
organización
DIRECCIÓN
La dirección, tercera función administrativa, sigue a
la planeación y a la organización. Definida la
planeación y establecida la organización, falta poner
en marcha las actividades y ejecutarlas. Este es el
papel de la dirección: poner en acción y dinamizar la
empresa.
La dirección está relacionada con la acción, con la
puesta en marcha, y tiene mucho que ver con las
personas
a. Cobertura de la dirección
Dirigir significa interpretar los planes y dar las
instrucciones para ejecutarlos de modo que se
alcancen los objetivos pretendidos. Los directores
dirigen a los gerentes; éstos dirigen a los
supervisores y éstos dirigen a los empleados u
obreros
 La dirección puede darse en tres niveles diferentes:
1. Dirección global. Abarca la empresa como una
totalidad; es la dirección propiamente dicha.
Concierne al presidente de la empresa y a cada
director en su respectiva área. Corresponde al nivel
estratégico de la empresa.
2. Dirección departamental. Abarca cada
departamento o unidad de la empresa. Es la llamada
gerencia. Cobija al personal de mandos medios, es
decir, el plano intermedio en el organigrama.
Corresponde al nivel táctico de la empresa.
3. Dirección operacional. Orienta a cada grupo de
personas o tareas. Es la llamada supervisión. Agrupa
al personal representado en la base del organigrama
y corresponde al nivel operacional de la empresa.
Elementos de la dirección

A continuación se mencionan los elementos clave que

todo líder debe tomar en cuenta cuando dirige su
empresa:
• Liderazgo: implica motivar y ayudar a los integrantes
de la organización a trabajar con entusiasmo para
alcanzar el éxito colectivo. El líder debe ser creador de
ambientes favorables para que sus seguidores den lo
mejor de sí mismos y se sientan parte importante de la
empresa.
• Motivación: consiste en estimular positivamente a los
empleados para que realicen su trabajo con entusiasmo
y buena actitud. El líder deberá ayudarlos a creer en sí
mismos para que logren los objetivos organizacionales,
pero también los individuales.
Elementos de la dirección

• Comunicación: es importante que exista una

comunicación efectiva que permita a los trabajadores
contribuir al cumplimiento de los objetivos, para ello, el
líder debe relacionarse con empatía, dar confianza a sus
colaboradores y asegurarse de consolidar una buena
cultura laboral.
• Ejecución y supervisión de resultados: la supervisión es
muy valiosa, pues mediante ella se orienta la acción de
los colaboradores para que realicen sus actividades de
manera efectiva y puedan alcanzar los objetivos
propuestos.
• Toma de decisiones: es una de las funciones más
importantes que realiza el administrador, consiste elegir
el mejor curso de acción de entre varias alternativas con
la finalidad de lograr los objetivos establecidos.
Principios de la dirección

• De la armonía del objetivo o coordinación de

intereses. La dirección será eficiente en tanto se
encamine hacia el logro de los objetivos generales
de la empresa.
• Impersonalidad de mando. Se refiere a que la
autoridad y su ejercicio (el mando), surgen como
una necesidad de la organización para obtener
ciertos resultados; por esto, tanto los subordinados
como los jefes deben estar conscientes de que la
autoridad que emana de los dirigentes surge como
un requerimiento para lograr los objetivos, y no de
su voluntad personal o arbitrio.
Principios de la dirección

• De la supervisión directa. Se refiere al apoyo y

comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus
subordinados durante la ejecución de los planes, de tal
manera que estos se realicen con mayor facilidad.

• De la vía jerárquica. Postula la importancia de respetar

los canales de comunicación establecidos por la
organización formal, de tal manera que al emitirse una
orden sea transmitida a través de los niveles jerárquicos
correspondientes, a fin de evitar conflictos, fugas de
responsabilidad, debilitamiento de autoridad de los
supervisores inmediatos.
Principios de la dirección

• De la resolución del conflicto. Indica la necesidad de

resolver los problemas que surjan durante la gestión
administrativa, a partir del momento en que aparezcan;
ya que el no tomar una decisión en relación con un
conflicto, por insignificante que sea, pueda originar que
este se desarrolle y provoque problemas no colaterales.

• Aprovechamiento del conflicto. El conflicto es un

problema u obstáculo que se antepone al logro de las
metas de la organización, pero que, al obligar al
administrador a pensar en soluciones para el mismo,
ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y
emprender diversas alternativas.
Importancia de la dirección

La dirección es trascendental por que:

• Pone en marcha todos los lineamientos
establecidos durante la planeación y la
organización.
• A través de ella se logran las formas de conducta
mas deseables en los miembros de la estructura
organizacional.
• La dirección eficientemente es determinante en la
moral de los empleados y, consecuentemente, en la
productividad.
Importancia de la dirección

• Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la

implementaron de métodos de organización, y en la
eficacia de los sistemas de control.
• A través de ella se establece la comunicación
necesaria para que la organización funcione.
Errores básicos de la dirección

Entre los errores más frecuentes tenemos los siguientes:

• La dirección por improvisaciones
Cuando no se efectúan las debidas previsiones surgen
múltiples imprevistos que nos obligan a actuar y a poner
parches y remedios fuera de tiempo con unos costes y
trastornos frecuentemente elevados.

• La dirección por ensayos

No se sabe muy bien lo que se quiere y en lugar de
detenerse a pensar qué es lo más sensato realizar, se
actúa, se van efectuando pruebas y ensayos de acciones
hasta lograr resultados positivos, o sea, hasta dar en la
diana por causalidad.
Errores básicos de la dirección
• La dirección por urgencias
No hay objetivos, ni prioridades, ni planificación, y el
criterio de actuación es la urgencia, según se van
presentando se actúa, o bien, cuando hay una urgencia
sea importante o no, se alteran los programas de
actuación existentes y se pone a trabajar en ella.

• La dirección por acontecimientos

Circunstancia muy próxima a la anterior. En este caso no
es la urgencia la que manda sino el acontecimiento
producido por un tercero que se presenta en un momento
determinado y concentra la actuación de todo un equipo
de personas. La dirección más frecuente por
acontecimientos es la originada por acciones de la
competencia a la que hay que responder.
Errores básicos de la dirección
• La dirección por anécdotas
Según hayamos leído una noticia en la prensa, u oído un comentario
en una tertulia, se establecen nuevos programas de trabajo que
transforman los anteriormente existentes.
• La dirección a salto de mata
Cuando no se efectúa la debida organización tanto de los medios
técnicos como de los humanos nos lleva a realizar un tipo de
dirección de ir solucionando problemas sobre la marcha, a salto de
mata, que produce la profunda sensación de desorganización, de
falta de dirección.
• La dirección por sobresaltos
Es aquella que se produce cuando existe la tendencia a reaccionar
ante cualquier problema nuevo como si fuera el más importante.
Entonces el de arriba "asusta" a todo el equipo directivo haciendo
que estos alteren sus prioridades y se pongan a trabajar en la
solución del incidente. A la dirección por sobresaltos también se la
conoce con el nombre de dirección por "problemas".
CONTROL
La palabra control tiene varios significados en
administración:
1. Control como función restrictiva y coercitiva.
Utilizado con el fin de cohibir o limitar ciertos tipos
de desvíos indeseables o de comportamientos no
aceptados, En ese sentido el control es negativo y
limitante, y muchas veces se interpreta como
coerción, restricción, inhibición y manipulación.
2. Control como sisterna automático de regulación.
Utilizado con el fin de mantener un grado constante
de flujo o un sistema en funcionamiento.
3, Control como función administrativa. Forma parte
del proceso administrativo, del mismo modo que la
planeación, la organización y la dirección.
a. Fases del control
El control es un proceso cíclico compuesto de cuatro
fases. Establecimiento de estándares o criterios. Los
estándares
Las cuatro fases del control

Establecimiento
de estándares

Observación de
Acción correctivo
desempeño

Comparación del
desempeño con el
estándar establecido
1, Establecimiento de estándares o criterios. Los
estándares representan el desempeño deseado. Los
criterios representan las normas que guían las
decisiones. Son disposiciones que proporcionan medios
para establecer qué deberá hacerse y cuál es el
desempeño o resultado que se aceptará como normal o
esperado.
2. Observación del desempeño. Para controlar el
desempeño es necesario conocer algo respecto de éste.
El proceso de control permite ajustar las operaciones a
determinados estándares previamente establecidos, y
funciona basado en la información que recibe.
3. Comparación del desempeño con el estándar
establecido. Toda actividad experimenta alguna
variación, error o desviación. Es importante determinar
los límites de esa variación aceptada como normal o
deseable.
a. Cobertura del control
Mientras que la planeación inicia el proceso
administrativo, el control lo cierra. De igual manera
que en aquélla, la cobertura del control también
puede ser global, departamental y operacional,
dentro de los planes estratégicos, tácticos u
operacionales, respectivamente.