Proceso Administrativo

“OTOÑO 2013”
ADMINISTRACION 1
BUAP FAC. ADMON R. H.

PROCESO
ADMINISTRATIVO
PROCESO ADMINISTRATIVO
• PROCESO: Conjunto de pasos o etapas necesarias
para desarrollar una actividad.
• PROCESO ADMINISTRATIVO: Conjunto de pasos o

etapas sucesivas y sistematizadas a través de las
cuales se aplica la administración.
INTEGRACIÓN
PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN
DE RECURSOS
DIRECCIÓN CONTROL
FASE • PLANEACION
• ORGANIZACIÓN
MECANICA O • INTEGRACION DE
ESTRUCTURAL RECURSOS HUMANOS
FASE • DIRECCION
• CONTROL
DINAMICA U
OPERATIVA
1 PLANEACION
PROPOSITOS 3 INTEGRACION
OBJETIVOS RECLUTAMIENTO
ESTRATEGIAS SELECCIÓN
POLITICAS INDUCCION
PROGRAMAS CAPACITACION
PRESUPUESTOS DESSARROLLO
PROCEDIMIENTOS
2 ORGANIZACION
JERARQUIZACION
DEPARTAMENTALIZACION
DESCRIPCION DE FUNCIONES
4 DIRECCION
TOMA DE DECISIONES
INTEGRACION
MOTIVACION
COMUNICACIÓN
SUPERVISION
5 CONTROL
ESTABLECIMIENTO DE ESTANDARES
MEDICION
CORECCION
RETROALIMENTACION
PLANEACION
PLANEACIÓN
• Antes de iniciar cualquier acción

administrativa, es imprescindible
determinar los resultados que pretende
alcanzar la organización, así como las
condiciones futuras y los elementos para
que funcione eficazmente.
PLANEACIÓN
Algunos autores afirman que planear es:
• “Hacer que ocurran cosas que de otro modo
no habrían ocurrido”.
• “Trazar planes para fijar dentro de ellos la
futura acción”.
• “Tomar decisiones hoy, sobre lo que habrá de
lograrse en el futuro”.
• “Consiste en el proceso para decidir las
acciones que deben realizarse en el futuro”.
PLANEACION
PLANEACION
AGUSTIN REYES PONCE
Consiste en fijar el curso concreto de
acción que ha de seguirse,
estableciendo los principios que
habrán de orientarlo, la secuencia de
operaciones para realizarlo, y la
determinación de tiempo y números
necesarios para su realización.
PLANEACION
PLANEACION
JOSEPH L. MASSIE
Método por el cual el administrador ve

hacia el futuro y descubre los
alternativos cursos de acción; a partir
de los cuales establece objetivos
PLANEACION
PLANEACION
La planeación proporciona la base para

una acción efectiva que resulta de la
habilidad de la administración para
anticiparse y prepararse para los cambios
que podrían afectar los objetivos
organizacionales, es la base para integrar
las funciones administrativas y es
necesaria para controlar las operaciones
de la organización.
PLANEACION
PLANEACION
La planeación y el control son

inseparables, son los gemelos idénticos
de la administración. Cualquier intento de
controlar sin planes carece de sentido, ya
que no hay forma de que las personas
sepan si van en la dirección correcta
ELEMENTOS DEL CONCEPTO
PLANEACION
OBJETIVO: Determinar los resultados
deseados (respondiendo a la pregunta que
es lo que se quiere).
CURSOS ALTERNATIVOS DE ACCION:

Determinar diversos caminos, formas de
acción o estrategias, para conseguir los
objetivos.
PLANEACION
ELECCION: Implica la determinación, el
análisis y la selección, de la decisión mas
adecuada.
FUTURO: La planeación trata de prever

situaciones futuras y de anticipar hechos
inciertos, prepararse para contingencias y
trazar actividades futuras.
IMPORTANCIA DE LA PLANEACION
Propicia el desarrollo de la empresa al
establecer métodos de utilización racional
de los recursos.
Reduce los niveles de incertidumbre que

se pueden presentar en el futuro, más no
los elimina.
Prepara a la empresa para hacer frente a

las contingencias que se presenten, con
las mayores garantías de éxito.
PLANEACION
Mantiene una mentalidad futurista
teniendo más visión del porvenir y un
afán de lograr y mejorar las cosas.
Condiciona a la empresa al ambiente

que lo rodea.
Establece un sistema racional para la

toma de decisiones, evitando las
corazonadas o empirismo.
PLANEACION
Reduce al mínimo los riesgos y
aprovecha al máximo las oportunidades.
Las decisiones se basan en hechos y no

en emociones.
Promueve la eficiencia al eliminar la

improvisación.
Proporciona los elementos para llevar a

cabo el control.
PLANEACION
Al establecer un esquema o modelo de
trabajo (plan), suministra las bases a través de
las cuales operará la empresa.
Disminuye al mínimo los problemas

potenciales y proporciona al administrador
magníficos rendimientos de su tiempo y
esfuerzo.
Permite al ejecutivo evaluar alternativas

antes de tomar una decisión
PRINCIPIOS DE LA PLANEACION
Los principios de la admón., son verdades

fundamentales de aplicación general que sirven
como guías de conducta a observar en la acción
administrativa.
FACTIBILIDAD
DEL CAMBIO DE OBJETIVIDAD Y

ESTRATEGIAS CUANTIFICACION
UNIDAD FLEXIBILIDAD
FACTIBILIDAD: Lo que se planea debe ser realizable
y adaptase a la realidad y a las condiciones del
medio ambiente
OBJETIVIDAD Y CUANTIFICACION: La planeación

debe basarse en datos reales, razonamientos
precisos y exactos y nunca en opiniones subjetiva o
especulaciones .
FLEXIBILIDAD: Es conveniente establecer márgenes

de holgura que permitan afrontar situaciones
imprevistas.
UNIDAD: Todos los planes específicos de la
empresa deben integrarse a un plan general,
dirigirse al logro de los propósitos y objetivos
generales.
DEL CAMBIO DE ESTRATEGIAS: Cuando un plan

se extiende en relación al tiempo (largo plazo), será
necesario rehacerlo completamente.
TIPOLOGIA DE LA PLANEACION
CLASIFICACION X TIEMPO.
Corto plazo. Se determinan para realizarse en un
periodo menor o igual a un año
Mediano plazo. De uno a tres años
Largo plazo. Mayor a tres años

CLASIFICACION INTEGRAL.
ESTRATEGICA . Establece los lineamientos

generales de la planeación, sirviendo de base a los
demás planes (tácticos y operativos); realizada por
los altos mandos.
TACTICA O FUNCIONAL. Determina planes mas

específicos, que se refieren a cada uno de los
departamentos; establecida y coordinada por
directivos de nivel medio.
CLASIFICACION INTEGRAL.
OPERATIVA. Se rige de acuerdo a los lineamientos

establecidos por la planeación táctica, formula y
asigna actividades detalladas que serán ejecutadas
por los últimos niveles jerárquicos;
DIRECCION
ESTRATEGICA GENERAL
TACTICA O GERENTE DE GERENTE DE

FUNCIONAL PRODUCCION FINANZAS
OPERATIVA PRODUCCION CALIDAD VENTAS

ETAPAS DE LA PLANEACION
MISIÓN
PRESUPUESTOS PROGRAMAS
VISIÓN
OBJETIVOS PROCEDIMIENTOS PLANES
REGLAMENTO
ESTRATEGIAS
POLITICAS
PROPOSITOS - MISION
• Son las aspiraciones fundamentales o
finalidades de tipo cualitativo que
persigue la organización.
• Proporcionan las pautas para el diseño de

un plan estratégico.
MISION
• La declaración de misión permitirá saber
quién es y hacia dónde se dirige su
organización.
• En ella se indica de manera concisa en qué

consiste nuestro negocio. Sin embargo,
existen muchas empresas que ya estando en
marcha formulan su declaración de misión.
MISION
• Indica cuál es el propósito de su empresa.
• Una pregunta simple pero importante

sugerida por Peter Drucker: ¿cuál es nuestro
negocio? La respuesta le hará saber la "razón
de ser" de su organización -ya sea producción
de bienes o de servicios.
VISION
Se refiere a lo que la empresa quiere
crear; la imagen futura de la
organización.
MISION - VISION
• El contestar estas preguntas le puede orientar para
definir la visión de su empresa.
• -¿Cómo será el proyecto cuando haya alcanzado su
madurez en unos años?
• -¿Cuáles serán los principales productos y servicios que
ofrezca? -¿Quiénes trabajarán en la empresa?
• -¿Cuáles serán los valores, actitudes y claves de la
empresa?
• -¿Cómo hablarán de la empresa los clientes, los
trabajadores y la gente en general que tenga relación
con ella?
OBJETIVOS O METAS
Los objetivos o metas son los fines hacia los
cuales se dirige una actividad.
Representan no sólo el punto final de la
planeación sino también el fin hacia el
cual se dirigen la organización, integración
de personal, dirección y control.
OBJETIVOS
Representan los resultados que la empresa espera
obtener, son fines por alcanzar, establecidos
cuantitativamente y determinados para
realizarse transcurrido un tiempo especifico.
Diferencia con los propósitos:

 Se establecen en un tiempo especifico
 Se determinan cuantitativamente
OBJETIVOS
Sus objetivos deben cumplir con cinco
características: deben ser Específicos,
Mensurables, Alcanzables, Motivadores, y en un
Plazo de tiempo.
Deje de lado alguna de estas características, y

bajarán las probabilidades de que usted alcance
sus objetivos.
OBJETIVOS
Al hacer específicos sus objetivos es importante
escribirlos. Cuanto más específico sea su
objetivo, más realistas son sus probabilidades, y
más corto es el camino para lograrlo.
Para que un objetivo sea mensurable usted

necesita una forma de medir el progreso y algún
criterio específico que le vaya diciendo cuando
detenerse porque el objetivo se ha conseguido.
OBJETIVOS
Un objetivo alcanzable es un objetivo para el cual
usted ve que el camino para conseguirlo es
realista, y que las probabilidades de llegar a él
son razonables. Esto no significa que usted tenga
que fijarse objetivos pequeños. Elija los
objetivos más ambiciosos, pero que sean
alcanzables al mismo tiempo.
Eso va a darle más motivación y una fuerte

sensación de logro.
OBJETIVOS
Un objetivo es motivador cuando usted tiene una
clara razón para conseguir ese objetivo. Ponga
por escrito las recompensas esperadas con el
logro del objetivo.
El requerimiento final es que su objetivo debe

alcanzarse en un plazo de tiempo determinado.
Esto también es muy importante. Fijar los plazos
va a permitirle adecuar los tiempos al logro del
objetivo.
OBJETIVOS
EJEMPLO:
Lograr una utilidad neta de 15 millones de pesos
durante los dos próximos años.
CLASIFICACON DE LOS OBJETIVOS
ESTRATEGICOS O GENERALES: Comprenden toda la
empresa y se establecen a largo plazo.
EJEMPLO:
Obtener una utilidad neta de 100 millones de
pesos en los próximos cinco años
TACTICOS O DEPARTAMENTALES:
Se refieren a una área o departamento de la
empresa, se subordinan a los objetivos
generales y se establecen a corto o mediano
plazo
EJEMPLO:
Incrementar las ventas totales a tres millones de
pesos mensuales, en el presente año.
OPERACIONALES O ESPECIFICOS
Se establecen en niveles o secciones mas
especificas de la organización, se refieren a
actividades mas detalladas, e invariablemente
son a corto plazo. Se determinan en función de
los departamentales y generales; se dividen en:
Seccionales
Individuales.
Seccionales: Cuando se refieren a una sección o
grupo.
EJEMPLO: Vender medio millón de pesos
semanales, del producto x, por medio del grupo
de ventas de la zona centro.
Individuales: Metas personales.

EJEMPLO: Cada vendedor adscrito a la sección y,
venderá diariamente 100 cajas de las válvulas z.
LINEAMIENTOS PARA ESTABLECER
OBJETIVOS
1. Asentarlos por escrito
2. No confundirlos con los medios o estrategias
para alcanzarlos
3. Al determinarlos, recordar las 6 preguntas
clave de la administración: ¿Qué, cómo, dónde,
quién, cuándo, y por qué?
4. Deben ser conocidos y entendidos por todos
5. Deben ser estables.
ESTRATEGIAS
Literalmente significa: “arte de dirigir y coordinar
las acciones militares, y de hacer una cosa para
alcanzar un objetivo”
Las estrategias son cursos de acción general o

alternativas, que muestran la dirección y el
empleo general de los recursos y esfuerzos,
para lograr los objetivos en las condiciones mas
ventajosas.
ETAPAS PARA ESTABLECER ESTRATEGIAS
1 DETERMINAR CURSOS DE ACCION O ALTERNATIVAS.

Consiste en buscar el mayor numero de alternativas
para lograr cada uno de los objetivos.
2 EVALUAION: Analizar y evaluar cada una de las

alternativas, tomando en consideración las ventajas
y desventajas de cada una de ellas.
ETAPAS PARA ESTABLECER ESTRATEGIAS
3.SELECCION DE ALTARNATIVAS: Considerar las

alternativas mas idóneas en cuanto a factibilidad y
ventajas, seleccionando aquellas que permitan
lograr con mayor eficiencia y eficacia los objetivos
LINEAMIENTOS PARA ESTABLECER ESTRATEGIAS
 Asegurarse que sean consistentes y contribuyan al

logro de los objetivos
 Determinarlas con claridad
 No confundir las estrategias con las tácticas.
 Considerar las experiencias pasadas para su
establecimiento.
 Analizar las consecuencias que pudieran presentarse
al aplicarlas.
POLITICAS
Son guías para orientar la acción, son
criterios, lineamientos generales a observar
en la toma de decisiones, sobre problemas
que se repiten una y otra vez dentro dela
organización.
CLASIFICACION:
1. ESTRATEGICAS O GENERALES
2. TACTICAS O DEPARTAMENTALES
3. OPERATIVAS O ESPECIFICAS.
LINEAMIENTOS PARA FORMULAR
POLITICAS
1. Establecerse por escrito y dársele validez
2. Redactarse claramente y con precisión.
3. Darse a conocer a todos
4. Coordinarse con las demás políticas
5. Revisarse periódicamente
6. Ser razonable y aplicable a la practica
7. Estar acorde con los objetivos de la
empresa
8. Deben ser estables y flexibles.
REGLAS
Es un mandato preciso que determina la
disposición, actitud o comportamiento, que
deberá de seguir o evitar en situaciones
especificas el personal de la empresa.
EJEMPLO:
Las operaciones de ventas se realizaran
únicamente de contado.
Los pedidos foráneos no se surtirán si antes

no se ha cubierto el importe de los mismos.
PROCEDIMIENTOS
• Un procedimiento es la forma ordenada

y cronológica en que se establecen una
serie de tareas y actividades para
ejecutar un trabajo que debe hacerse en
forma repetitiva.
PROCEDIMIENTOS
• Determinan el origen cronológico que deben
seguir las actividades.
• Promueven la eficiencia y especialización
• Delimitan responsabilidades y evitan duplicidades
• Determinan como deben ejecutarse las
actividades y quien debe realizarlas.
Lineamientos para los
Procedimientos
• Capacitación del personal en esa actividad.
• Los procedimientos que sean accesibles y fácil de
interpretar.
• Que se representen gráficamente.
• Que se evite la automatización del personal.
• Al implementarlos que se adecuan a situaciones
reales y factibles.
PRESUPUESTOS
Es un plan de todas o algunas de las fases de actividad
de la organización expresado en términos
económicos (monetarios) junto con la comprobación
subsecuente de las realizaciones de dicho plan.
CLASIFICACION:
ESTRATEGICOS
TACTICOS O DEPARTAMENTALES
OPERATIVOS.
IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO
Convierte los aspectos de la ejecución de los planes, en
unidades de medida comparables.
Mide el desempeño de las unidades organizativas y
provee unas metas comparables en cada uno de los
departamentos de la empresa.
Sirve como estándar o patrón de ejecución en obras
monetarias
Coordina las actividades de los departamentos y
secciones en forma conjunta.
IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO
Es un medio de control.
Determina el limite y alcance de las erogaciones.
Establece una base para la acción correcta, ya que las
desviaciones son fácilmente identificadas.
Estipula, por centros de responsabilidad quienes son
responsables de su uso y aplicación.
Presenta por anticipado los gastos en que incurrirán las
actividades
Reduce al mínimo los costos y despilfarros.
PRESUPUESTO
PROGRAMAS
Es un esquema en donde se establecen: la

secuencia de actividades especificas que
habrán de realizarse para alcanzar los
objetivos, y el tiempo requerido para efectuar
cada una de sus partes y todos aquellos
eventos involucrados en su consecución.
ETAPAS PARA ESTABLECER
PROGRAMAS
1. Identificar y determinar las actividades
comprendidas.
2. Ordenar cronológicamente la realización de

las actividades.
3. Interrelacionar las actividades. Es decir,

identificar que actividad debe realizarse
antes de otra, cuáles se dan
simultáneamente y, que actividades deben
efectuarse posteriormente.
ETAPAS PARA ESTABLECER
PROGRAMAS
4. Asignar a cada actividad la unidad de
tiempo de su duración, así como los
recursos necesarios.
PROGRAMAS
 Deben participar en su formulación: tanto el
responsable del programa, como aquellos
que lo ejecutaran.
 La determinación de los recursos y el
periodo para complementarlo, deben estar
relacionados con las posibilidades de la
organización.
 La aprobación del desarrollo y ejecución del
programa, debe comunicarse a todos los
involucrados.
PROGRAMAS
 Deben ser factibles.
 Evitar que los programas se contrapongan
entre si.
 Deben establecerse por escrito, graficarse y
ser precisos y de fácil comprensión.
 El programa debe ser adaptable a las
modificaciones o cambios, asimismo, debe
considerar las consecuencias que operaran
en el futuro.
PROGRAMAS
PLANES
Son esquemas resultantes de la planeación, de tal
manera que, ya sea todas o cada una de las etapas de
la planeación, vertidas por escrito en un formato, son
planes.
Solo los planes oficialmente autorizados deben ser

elaborados y ejecutados.
PROCESO DE PLANEACION
– Atención a las oportunidades.
– Establecimiento de objetivos.
– Consideración de premisas de planeación.
– Identificación de alternativas o cursos de acción.
– Comparación y evaluación de cursos
alternativos.
– Elección de una alternativa o curso de acción.
– Formulación de planes de apoyo.
– Conversión de planes en cifras mediante la
realización de presupuestos.
TÉCNICAS O HERRAMIENTAS DE
PLANEACIÓN
Las herramientas o técnicas más usadas para
formular planes son las siguientes:
• Manuales
• Diagrama de proceso, que sirve para
representar, analizar, mejorar y/o explicar un
procedimiento.
• Gráficas de Gantt, que tienen por objeto
controlar la ejecución simultánea de varias
actividades que se realizan de manera
coordinada.
TÉCNICAS O HERRAMIENTAS DE
PLANEACIÓN
• Presupuestos no financieros, presupuestos
financieros y pronósticos.
• Los sistemas de trayectoria crítica conocidos con
los nombres de PERT (técnica de evaluación y
revisión de programas) y CPM (método de ruta
crítica), que buscan planear y programar en forma
gráfica y cuantitativa, una serie de secuencias
coordinadas de actividades simultáneas que tienen
el mismo fin y el mismo origen, poniendo énfasis
principalmente en la duración y costo de las
secuencias de operaciones.
ORGANIZACION
ORGANIZACION
• La palabra organización tiene tres acepciones:
1. Acepción etimológica que proviene del griego

organón que significa instrumento.
2. Organización como una entidad o grupo social
3. Organización como proceso
DEFINICION (AGUSTIN REYES PONCE)
Es la estructuración de las relaciones que

deben existir entre las funciones, niveles y
actividades de los elementos materiales y
humanos de una organización, con el fin de
lograr su máxima eficiencia dentro de los
planes y objetivos señalados.
DEFINICION (SISTO VELASCO)
Organizar es agrupar y ordenar las actividades
necesarias para alcanzar los fines
establecidos creando unidades
administrativas, asignando en su caso
funciones, autoridad, responsabilidad y
jerarquía y estableciendo las relaciones que
entre dichas unidades deben existir
IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACION
La organización lleva hasta los últimos detalles todo lo
que la plantación ha señalado, respecto a como
debe ser un organismo social y lo que es en realidad.
Su carácter es continuo, jamás se puede decir que ha

terminado, dado que esta sujeta a cambios
constantes.
IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACION
Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al determinar
funciones y responsabilidades.
Es un medio y no un fin, porque es una fase de la administración

para lograr los fines que se persiguen en un organismo social.
Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los

costos e incrementando la productividad
Estructura Establece la disposición y correlación
de las funciones, jerarquías y actividades
necesarias para lograr los objetivos.
Sistematizacion: Todas las actividades y recursos

de la empresa deben de coordinarse
racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la
eficiencia
• Agrupación y asignación de actividades.
Organizar, implica la necesidad de agrupar, dividir
y asignar funciones a fin de promover la
especialización.
• Jerarquía. La organización, como estructura

origina la necesidad de establecer niveles de
autoridad y de responsabilidad dentro de la
empresa.
Simplificación de funciones: Uno de los objetivos
básicos de la organización es establecer los
métodos mas sencillos para realizar el trabajo de
la mejor manera posible.
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACION
DEL
OBJETIVO
CONTINUIDAD ESPECIALIZCION
PARIDAD DE
AUTORIDAD Y
COORDINACION
RESPONSABILIDA
D
ORGANIZACION
AMPLITUD O UNIDAD DE
TRAMO DE
CONTROL MANDO
DIFUSION JERARQUIA
DEL OBJETIVO: Todas y cada una de las
actividades establecidas en la organización deben
relacionarse con los objetivos y propósitos de la
empresa.
ESPECIALIZACION: El trabajo de una persona debe

limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de
una sola actividad.
PARIDAD DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:

A cada grado de responsabilidad, debe corresponder
el grado de autoridad necesario para cumplir dicha
responsabilidad.
JERARQUIA: Es necesario establecer centros de
autoridad de los que emane la comunicación
necesaria para lograr los planes.
DIFUSION: Para maximizar las ventajas de la

organización, las obligaciones de cada puesto deben
publicarse y ponerse por escrito.
AMPLITUD DE TOMA DE CONTROL: Hay un límite

en cuanto al número de subordinados que deben
reportar a un ejecutivo.
DE LA COORDINACION: Las unidades de una
organización, siempre deberán mantenerse en
equilibrio.
CONTINUIDAD: Una vez que se ha establecido, la

estructura organizacional requiere mantenerse,
mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio
ambiente.
ETAPAS DE LA ORGANIZACION
Las etapas de la organización son:
DIVISION DEL TRABAJO

COORDINACION
DIVISION DEL TRABAJO.

Es la separación y delimitación de las actividades,
con el fin de realizar una función con la mayor
precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando
lugar a la especialización y perfeccionamiento en el
trabajo.
Para dividir el trabajo es necesario:
JERARQUIZACION
DEPARTAMENTALIZACION
DESCRIPCION DE FUNCIONES ACTIVIDADES Y
OBLIGACIONES.
JERARQUIZACION
Es la disposición de las funciones de una
organización por orden de rango, grado o
importancia.
Ramón Pérez
Director Genral
Ricardo Gutiérrez
Gerente General
Alta Dirección
Eva Pérez
Gerente Administrativo
Mandos Medios Lilian Olachea

Recursos Humanos
Sub- Gerente Sub- Gerente Rosario del Valle

Restaurant Hotel Contadora
Martha Medina S
Gilberto Muñoz Rosario Manuel Viallanueva Leopoldo Garcia J.Manuel Villaseñor Germania Contreras Jesus Valdez Marta Moctezuma Auxiliar contable
Cocina Almacenista Comedor Recepación Mantenimiento Ama de llaves Obras Eventos
Salvador Casorla Miguel Barraza Ricardo Gudiño J. Campas Velia Escobar Ruben Valdivia
Cocinero Mesero Recepacionista Mantenimiento Recamarista Pintor
Carlos Garnica Lupita Alvarez Patricia Cordova A. Campas Esther Escobar Jesus Savedra
Cocinero Cajera Recepcionista Mantenimiento Recamarista Trabajos Generales
Martha Peña Mario Castillo Rosario Duarte Jesus Ceseña Gloria Escobar Jose Caste
Lavaplatos Mesero Recepcionista Mantenimiento Recamarista Trabajos Generales
Alicia Resendiz Martin Olaiz

Cajera
Manuel Aguirre
Mesero
Sguridad
Mandos
Operativos
Es la división y el agrupamiento de las funciones y
actividades en unidades especificas, con base en su
similitud; La secuencia para la departamentalización:
1. Listar todas las funciones de la empresa
2. Clasificarlas
3. Agruparlas según un orden jerárquico
4. Asignar actividades a cada una de las áreas

agrupadas o departamentos
5. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y
obligaciones entre las funciones y los puestos
6. líneas de comunicación e interacción, entre los

departamentos.
7. El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un

departamento deberá relacionarse con el tamaño y las
necesidades especificas de la empresa y de las funciones
involucradas.
TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACION
Funcional: Consiste en agrupar las actividades según su función
primordial.
Por Producto: La departamentalización se hace con base en un

producto o grupo de productos relacionados entre si.
Por territorio o Geografica: División de una empresa por áreas

o zonas geográficas.
TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACION
Por clientes: Consiste en crear unidades cuyo interés primordial
es servir a los distintos compradores o clientes.
Por Proceso o Equipo: Al fabricar un producto, el proceso o el

equipo que se haya empleado puede servir de base para
crear departamentos (torno, troquelado, taladro,
fresadora).
Secuencia: Departamentalización por secuencia alfabética,

numérica o de tiempo.
Finanzas
Ramón Pérez
Director Genral Tesorería
Ricardo Gutiérrez
Gerente General
Presupuestos
Eva Pérez
Lilian Olachea
Recursos Humanos

Martha Medina S

Cajera Sguridad
Manuel Aguirre
Mesero
Por funciones .
Perfumería
Ventas Ramón Pérez
Electrónicos
Director Genral
Ricardo Gutiérrez
Gerente General
Ropa de dama
Eva Pérez
Lilian Olachea
Recursos Humanos

Martha Medina S

Cajera Sguridad
Manuel Aguirre
Mesero
Por producto.
Norte Ventas
Centro Ramón Pérez
Director Genral
Sur. Ricardo Gutiérrez

Gerente General
Eva Pérez
Lilian Olachea
Recursos Humanos

Martha Medina S

Cajera Sguridad
Manuel Aguirre
Mesero
Por Geografía o por territorios.

Damas
Ramón Pérez
Ventas
Director Genral
Caballeros Ricardo Gutiérrez

Gerente General
Jóvenes Eva Pérez

Lilian Olachea
Recursos Humanos

Martha Medina S

Cajera Sguridad
Manuel Aguirre
Mesero
Por clientes.
Torneado
Ramón Pérez
Fresado Director Genral

Barnizado
Ricardo Gutiérrez
Gerente General
Corte Eva Pérez

Empaque
Lilian Olachea
Recursos Humanos

Martha Medina S

Cajera Sguridad
Manuel Aguirre
Mesero
Producción
Por proceso
DESCRIPCION DE FUNCIONES,
ACTIVIDADES Y OBLIGACONES.
Ultima etapa de la división del trabajo. Consiste en la
recopilación ordenada y clasificada de todos los factores
y actividades necesarios para llevar a cabo, de la mejor
manera, un trabajo; la descripción de funciones se
realiza, primordialmente, a través de las técnicas de
análisis de puestos y de la carta de distribución del
trabajo o cuadro de distribución de actividades.
COORDINACION
Consiste en lograr la unidad de esfuerzos, es decir, que
las funciones y los resultados se desarrollen e
interaccionen con facilidad, y que se sincronicen.
Debe existir sincronización, armonía, comunicación y

coordinación entre los integrantes, al momento de
actuar.
Responsabilidad. Es la obligación que
tiene un subordinado para desarrollar
deberes asignados y el compromiso para
manejar un trabajo con lo mejor de sus
habilidad.
Centralización. Esto sucede cuando se

reúne un conjunto de actividades en un
puesto, o en un departamento.
ORGANIZACION
Ramón Pérez
Director Genral
Centralización
Responsabilidades
Ricardo Gutiérrez
Gerente General
Eva Pérez
Lilian Olachea
Recursos Humanos

Martha Medina S

Cajera Sguridad
Manuel Aguirre
Mesero
Descentralización . Existe cuando la
autoridad se delega y se pugna por
impulsar la toma de decisiones a
niveles inferiores de la organización
Departa mentalización . Sirve para

agrupar las funciones en unidades
prácticas en base a la similitud de ella,
facilitando de este modo la
especialización.
TIPOS DE ORGANIZACION
Organización lineal o militar: La autoridad se
concentra en una sola persona, que es la que toma
las decisiones y tiene la responsabilidad básica del
mando.
Organización funcional o de Taylor: Consiste en

dividir el trabajo y establecer la especialización de
manera que cada integrante ejecute el menor
numero posible de funciones.
Organización lineo - funcional: Es la combinación de
los dos tipos anteriores de organización.
Organización Staff: Basada en la ayuda de los

especialista capaces de proporcionar información
experta y de asesoría a los departamentos de línea,
sin disfrutar de autoridad para impones sus
decisiones.
Organización por comités: Consiste en asignar los
diversos asuntos administrativos a un cuerpo de
personas que se reúnen, discuten y deciden en
común los problemas encomendados.
Organización Matricial: Consiste en combinar la

departamentalización por proyecto con la de
funciones.
TECNICAS DE ORGANIZACION
• CLASIFICACION
MAUALES • GRAFICA DE FLUJO DE OPERACIONES
• GRAFICAS ESQUMATICAS DE FLUJO
• POR SU OBJETIVO • GRAFICAS DE UBICACION DE EQUIPO
• DE POLITICAS
• POR SU AREA • GRAFICA DE FLUJO DE FORMA
• DEPARTAMENTALES
• POR SU CONTENIDO
• DE BIENVENIDA
• DE ORGANIZACION
• DE PROCEDIMIENTOS
• DE CONTENIDO MULTIPLE
• DE TECNICAS
• DE PUESTO DIAGRAMAS DE
ORGANIGRAMAS
PROCEDIMIENTOS
TECNICAS DE ORGANIZACIÓN
ORGANIGRAMA
Las técnicas de organización son las herramientas
necesarias para llevar a cabo una organización
racional.
Organigrama: Conocidos también como graficas de

organización o cartas de organización, son
representaciones graficas de la estructura formal, que
muestran las interacciones, funciones, niveles
jerárquicos, obligaciones y la autoridad existente en al
empresa.
ORGANIGRAMAS
ORGANIGRAMAS
POR SU POR SU FORMA

OBJETIVO: POR SU
POR SU AREA: Verticales
CONTENIDO
Estructurales Generales Horizontales
Esquemáticos
Funcionales Departamentales Circulares
Analíticos
Especiales Mixtos.
ORGANIGRAMAS (POR SU OBJETIVO)
Estructurales: Muestran solo la estructura

administrativa de la empresa.
Funcionales: Indican, demás de las unidades y sus

relaciones, las principales funciones.
Especiales: Destacan alguna característica especial

ORGANIGRAMAS (POR SU AREA)
Generales: Presentan a toda la organización,

se llaman también cartas maestras.
Departamentales: Representan la
organización de un solo departamento o
sección.
ORGANIGRAMAS (POR SU CONTENIDO)
ESQUEMATICOS: Contienen sólo los órganos

principales, se elaboran para el publico, no
contiene detalles.
Analíticos: Detallados y técnicos.

DIAGRAMACION
• Reglas para la diagramación
• No existen reglas únicas para diagramar organigramas.
En la medida que se trata de un instrumento gráfico, es
recomendable utilizar una presentación clara y
comprensible
• Para facilitar su comprensión, un organigrama

presentado en formato papel debe ir en una única hoja,
de tamaño y características adecuadas. El formato
electrónico permite la inclusión de conectores que
facilitan su presentación.
MANUALES
ADMINISTRATIVOS
Los manuales constituyen una de las
herramientas con que cuentan las
organizaciones para facilitar el desarrollo de
sus funciones administrativas y operativas; Son
fundamentalmente, un instrumento de
comunicación.
MANUALES
ADMINISTRATIVOS
Si bien existen diferentes tipos de manuales, que
satisfacen distintos tipos de necesidades, puede
clasificarse a los manuales como un cuerpo
sistemático que contiene la descripción de las
actividades que deben ser desarrolladas por los
miembros de una organización y los
procedimientos a través de los cuales esas
actividades son cumplidas.
VENTAJAS DE LA DISPOSICIÓN Y USO
DE MANUALES
1.- Son un compendio de la totalidad de funciones y

procedimientos que se desarrolla en una organización,
elementos éstos que por otro lado sería difícil reunir.
2.- La gestión administrativa y la toma de decisiones no

quedan supeditadas a improvisaciones o criterios
personales del funcionario. Sino que son regidas por
normas que mantienen continuidad en el trámite a través
del tiempo.
DE MANUALES
3.- clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a
asumir en aquellas situaciones en las que pueden
surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar o a
que nivel alcanza la decisión o ejecución.
4.- Mantienen la homogeneidad en cuanto a la

ejecución de la gestión administrativa y evitan La
formulación de la excusa del desconocimiento de
las normas vigentes.
DE MANUALES
5.- Sirven para ayudar a que la organización se aproxime
al cumplimiento de las condiciones que configuran un
sistema.
6.- Son un elemento cuyo contenido se ha ido

enriqueciendo con el transcurso del tiempo.
7.-Facilitan el control por parte de los supervisores de las

tareas delegadas al existir Un instrumento que define con
precisión cuáles son los actos delegados.
DE MANUALES
8.- Son elementos informativos para entrenar o

capacitar al personal que se inicia en funciones a las
que hasta ese momento no había accedido.
9.- Economizan tiempo, al brindar soluciones a

situaciones que de otra manera deberían ser
analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se
presentan.
DE MANUALES
10.- Ubican la participación de cada Componente de la

organización en el lugar que le corresponde, a los efectos
del cumplimiento de los objetivos empresariales.
11.- Constituyen un elemento que posibilita la evaluación

objetiva de la actuación de cada empleado a través del
cotejo.
LIMITACIONES DE LOS MANUALES
1.- Existe un costo en su redacción y confección

que, indudablemente, debe afrontarse.
2.- Exigen una permanente actualización, dado

que la pérdida de vigencia de su contenido acarrea
su total inutilidad.
3.- No incorporan los elementos propios de la

organización informal.
LIMITACIONES DE LOS MANUALES
4.- Resulta difícil definir el nivel óptimo de síntesis

o de detalle a efectos de que sean útiles y
suficientemente flexibles.
5.- Su utilidad se ve limitada o es nula

cuando la organización se compone de un número
reducido de personas y, por lo tanto, la
comunicación es muy fluida y el volumen de
tareas reducido.
CLASIFICACION DE MANUALES
DE
POLITICAS
DE
DEPARTAMENTALES
PUESTO
DE
DE
TECNICAS
MANUALES BIENVENIDA
DE
CONTENIDO DE
ORGANIZACION
MULTIPLE
DE
PROCEDIMIENTOS
CONTENIDO MANUAL DE ORGANIZACION
• Objetivos generales de la organización

• Politicas generales
• Glosario de términos administrativos
• Nombres de áreas o departamentos y puestos
• Procedimientos de organización
• Responsabilidades de los altos mandos
• Funciones
• Cartas de organización
CONTENIDO MANUAL DE ORGANIZACION
• Descripción de puestos
• Descripción de actividades
• Introducción y objetivos del manual
• Historia de la empresa.
CONTENIDO Y ESTRUCTURA DEL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
• Índice de referencias cruzadas
• Verificación y asesoramiento
• Indicación de fechas
• Numeración de páginas
• Formato
• Armado
34
SIMBOLOGÍA BÁSICA DE ESQUEMATIZACIÓN
Inicio/Fin Se utiliza para indicar el comienzo y la

finalización del trámite
Actividad Describe la actividad a realizar en

determinada etapa del trámite.
Decisión Indica un proceso de toma de decisión,

dentro del trámite, para describir las
actividades que se generan a partir de
ésta.
Muestra, en orden de aparición, los
Documento requisitos y demás documentos
necesarios para la administración y
gestión del trámite.
Muestra, en orden de aparición, los

Datos
datos necesarios para la administración
y gestión del trámite.
SIMBOLOGÍA BÁSICA DE ESQUEMATIZACIÓN
Conector Se utiliza para indicar la repetición de

ciertas actividades dentro del flujo
Conector fuera
de página Se utiliza para realizar los saltos de
página en la esquematización de
actividades
Dirección
Indica el flujo de trabajo del trámite
EJEMPLO DE DIAGRAMA DE FLUJO
NOMBRE DEL TRÁMITE: Inspección y entrega de licencia de uso de suelo
municipal
ÁREA: USO DE SUELO

Programa de
FUAS
inspecciones
FUAS
RESPONSABLE: INSPECTOR
Formato de
Inicio inspección
Recibir programa Programa de

de inspecciones inspecciones
del día
Acudir al local
para realizar A
inspección
Validar normativa de
cajones de
estacionamiento de
Validar normativa acuerdo a los m2
de sanitarios construidos
Validar que el uso

de suelo donde Si
Si Validar normativa Si
¿O.K? Si ¿O.K? se encuentra el ¿O.K?
¿O.K? de agua potable local sea
comercial o mixto
No No No
No
Rechazar dictamen de uso de suelo y

especificar causas en formato de inspección
Firmar formato de
Notificar al ciudadano las causas de rechazo e inspecciones
invitarlo a recoger su dictamen negativo
1 día hábil
INSPECTOR ÁREA: USO DE SUELO
RESPONSABLE :MÓDULO MÓDULO DE ATENCIÓN
1
Para las Imprimir dictamen de
solicitudes uso de suelo Si
aceptadas, ¿Favorable?
asignar folio de
uso de suelo
¿Existe otra Si No
inspección A
programada? Entregar
Actualizar
dictamen de
status en
No FIN uso de suelo
archivo maestro
Integrar los formatos rechazado al
de control
de inspección de los ciudadano
locales
inspeccionados
Validar si se requiere aviso de
funcionamiento ante Secretaría
de SSA
Si
¿Aviso SSA?
No
Entregar al ciudadano
formato Entregar al ciudadano
correspondiente al formato SSH
pago del impuesto
sobre nómina
Carta compromiso de
Protección Civil
dictamen de uso de FIN
suelo
20 Minutos
INTEGRACION DE
RECURSOS HUMANOS
FUNCIONES
RECUROS HUMANOS
1. Organización de la función de administración de
personal.
2. Planeación de personal.
3. Reclutamiento, selección y contratación.
4. Capacitación y Desarrollo.
5. Evaluación del desempeño.
6. Remuneración, incentivos y prestaciones.
7. Seguridad y Relaciones Laborales.
8. Liderazgo y poder.
9 Comunicación.
10 Motivación y manejo del conflicto.
INTEGRACION DE R. H
PLANEACION
RECLUTAMIENTO
SELECCION
INDUCCION
CAPACITACION
DESARROLLO
PLANEACION DE R.H.
La planeación de recursos humanos, es una técnica para
determinar de forma sistemática la provisión y
demanda de empleados que tendrá una organización ,
al determinar el número y el tipo de empleados que
serán necesarios.
Es el proceso de revisar sistemáticamente los

requerimientos de recursos humanos con el fin de
asegurar que el número requerido de empleados, con
las habilidades requeridas, esté disponible cuando se
necesite.
RECLUTAMIENTO
• Se llama reclutamiento al proceso de identificar e
interesar a candidatos capacitados para llenar las
vacantes. El proceso de reclutamiento se inicia con la
búsqueda y termina cuando se reciben las solicitudes
de empleo.
• Se obtiene así un conjunto de solicitantes, del cual

saldrán posteriormente los nuevos empleados..
SELECCION
• Una vez que se dispone de un grupo idóneo de

solicitantes obtenido mediante el reclutamiento, se da
inicio al proceso de selección.
• El proceso de selección consiste en una serie de pasos

específicos que se emplean para decidir qué
solicitantes deben ser contratados. El proceso se inicia
en el que una persona solicita un empleo y termina
cuando se produce la decisión de contratar a uno de los
solicitantes.
CONTRATACION - INDUCCION
• Una vez pasadas con éxito las etapas del proceso de

selección o mecanismos de interpretación (solicitud,
pruebas, entrevistas, exámenes médicos, etc.) el
candidato puede ser contratado.
• A cada empleado de nuevo ingreso se le proporcionará

un Manual de Bienvenida.
•
• Se proporciona inducción a la organización e inducción
al puesto
CAPACITACION
• La capacitación es una herramienta fundamental

para la Administración de R. H., que proporciona a
los empleados la oportunidad de adquirir
mayores aptitudes, conocimientos y habilidades
que aumentan sus competencias, para
desempeñarse con éxito en su puesto. De esta
manera, también resulta ser una importante
herramienta motivadora.
DESARROLLO
• Detección, formación y desarrollo de las

habilidades innatas del personal en favor de la
organización y del propio trabajador.
DIRECCION
ADMINISTRATIVA
DIRECCION
La Dirección Administrativa consiste en Dirigir los

esfuerzos hacia el logro de los objetivos
organizacionales; dinamizar a la empresa a través
del Liderazgo-Autoridad, la Toma de Decisiones,
la Motivación y la Comunicación del factor
humano lo que implica adoptar soluciones y
actitudes.
PRINCIPIOS DE LA DIRECCION
DE LA ARMONIOA
DEL OBJETIVO
APROVECHAMIET IMPERSONALIDAD
NO DEL
CONFLICTO DE MANDO
DIRECCION
DE LA DE LA SUPERVISION
RESOLUCION DEL
DIRECTA
CONFLICTO
ETAPAS DE LA DIRECCION
TOMA DE
INTEGRACION
DECISIONES
LIDERAZGO
MOTIVACION
AUTORIDAD
COMUNICACION SUPERVISION
CONTROL
Control: Henry Farol
Consiste en verificar si todo ocurre de
conformidad con lo planeado, con las
instrucciones emitidas y con los principios
establecidos. Tiene como fin señalar las
debilidades y errores a fin de rectificarlos e
impedir que se produzcan nuevamente
ETAPAS DE LA DIRECCION
ESTABLECIMIENTO DE MEDICION DE
ESTANDARES RESULTADOS
RETROALIMENTACION CORRECCION
TIPOS DE NORMAS DE PUNTOS CRÍTICOS
– Normas físicas
– Normas de costos
– Normas de capital
– Normas de ingresos
– Normas de programas
– Normas intangibles
– Metas como normas
– Planes estratégicos como puntos de control para el
control estratégico
TÉCNICAS PARA EL CONTROL
• Entre las diferentes técnicas de control se
pueden mencionar las siguientes:
• Contabilidad
• Auditoria
• Presupuestos
• Reportes, informes
• Formas
• Archivos
TÉCNICAS PARA EL CONTROL
• Gráficas y diagramas
• Proceso, procedimientos, Gannt, etc.
• Estudio de métodos, tiempos y movimientos, etc.
• Métodos cuantitativos
• Redes
• Modelos matemáticos
• Estadística
• Cálculos probabilísticas
EVALUACION ORDINARIA
EVALUACION
EXTRAORDINARIA

Proceso Administrativo

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“OTOÑO 2013”

BUAP FAC. ADMON R. H.

• PROCESO ADMINISTRATIVO: Conjunto de pasos o

• Antes de iniciar cualquier acción

Método por el cual el administrador ve

La planeación proporciona la base para

La planeación y el control son

CURSOS ALTERNATIVOS DE ACCION:

FUTURO: La planeación trata de prever

Reduce los niveles de incertidumbre que

Prepara a la empresa para hacer frente a

Condiciona a la empresa al ambiente

Establece un sistema racional para la

Las decisiones se basan en hechos y no

Promueve la eficiencia al eliminar la

Proporciona los elementos para llevar a

Disminuye al mínimo los problemas

Permite al ejecutivo evaluar alternativas

Los principios de la admón., son verdades

DEL CAMBIO DE OBJETIVIDAD Y

OBJETIVIDAD Y CUANTIFICACION: La planeación

FLEXIBILIDAD: Es conveniente establecer márgenes

DEL CAMBIO DE ESTRATEGIAS: Cuando un plan

Mediano plazo. De uno a tres años

Largo plazo. Mayor a tres años

ESTRATEGICA . Establece los lineamientos

TACTICA O FUNCIONAL. Determina planes mas

OPERATIVA. Se rige de acuerdo a los lineamientos

TACTICA O GERENTE DE GERENTE DE

OPERATIVA PRODUCCION CALIDAD VENTAS

OBJETIVOS PROCEDIMIENTOS PLANES

• Proporcionan las pautas para el diseño de

• En ella se indica de manera concisa en qué

• Una pregunta simple pero importante

Diferencia con los propósitos:

Deje de lado alguna de estas características, y

Para que un objetivo sea mensurable usted

Eso va a darle más motivación y una fuerte

El requerimiento final es que su objetivo debe

Individuales: Metas personales.

Las estrategias son cursos de acción general o

1 DETERMINAR CURSOS DE ACCION O ALTERNATIVAS.

2 EVALUAION: Analizar y evaluar cada una de las

3.SELECCION DE ALTARNATIVAS: Considerar las

 Asegurarse que sean consistentes y contribuyan al

Los pedidos foráneos no se surtirán si antes

• Un procedimiento es la forma ordenada

Es un esquema en donde se establecen: la

2. Ordenar cronológicamente la realización de

3. Interrelacionar las actividades. Es decir,

Solo los planes oficialmente autorizados deben ser

1. Acepción etimológica que proviene del griego

Es la estructuración de las relaciones que

Su carácter es continuo, jamás se puede decir que ha

Es un medio y no un fin, porque es una fase de la administración

Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los

Sistematizacion: Todas las actividades y recursos

• Jerarquía. La organización, como estructura

ESPECIALIZACION: El trabajo de una persona debe

PARIDAD DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:

DIFUSION: Para maximizar las ventajas de la

AMPLITUD DE TOMA DE CONTROL: Hay un límite

CONTINUIDAD: Una vez que se ha establecido, la