INSTRUCTIVO PARA ATENCIÓN A CARTAS DE INTERVENTORÍA

ALCANCE: Desde la recepción de la carta de Interventoría hasta la entrega de respuesta y posterior seguimiento a los planes de acción enviados.

ORDEN ACTIVIDAD ACCIONES A REALIZAR RESPONSABLE REGISTROS PLAZO EN DÍAS

1 Recepción de carta vía correo electrónico Controller Carta de Interventoría día 1

Validar tipo de documento (Informativa /

2 Controller Carta de Interventoría día 1
Observativa) y, si requiere respuesta
Recepción de carta de
Interventoría
Registrar información referencial de la carta en
3 Controller Reporte control día 1
Reporte Control

Notificación a responsables de áreas para Controller Correo dirigido a responsables día 1

4 entrega de descargo
Enviar descargos sobre observaciones
5 Responsables notificados Carta respuesta a Interventoria día 2 ó día 3
señaladas en las cartas

6 Consolidado de descargos enviados Controller Carta respuesta a Interventoria día 2 ó día 3

Tiempos establecidos
para entrega del
descargo Enviar carta respuesta consolidada a las
7 Controller Carta respuesta a Interventoria día 2 ó día 3
correspondiente Gerencias para su aprobación.
Luego de la aprobación enviar carta respuesta
8 a Asistente de gerencia para enviarla a la Controller Carta respuesta revisada y aprobada día 2 ó día 3
Interventoría
Enviar respuesta a Enviar carta respuesta a interventoría Asistente de gerencia Carta respuesta revisada y aprobada día 4
9 Interventoría

Registrar los compromisos y/o acciones

indicadas en las carta respuesta enviadas a
10 Responsables notificados Seguimiento de Plan de Acción *
Seguimiento a Plan TUV, en el Cuadro Seguimiento a Plan de
de Acción con Acción
acuerdo contenidos
11 en las Cartas Primer Seguimiento al Plan de Acción Controller Plan de Acción *
respuestas enviadas

12 Segundo Seguimiento al Plan de Acc Controller Plan de Acción *

NOTA:
* El plazo de cumplimiento del Plan de Acción dependerá de tiempo que requiera cada uno de ellos.
El plazo de respuesta de las Cartas a la interventoría es de 05 días.