¿Qué es la gestión de un pedido?

La gestión de pedidos es el proceso para organizar, controlar y solicitar productos y

servicios.
Es el proceso desarrollado en una empresa mediante en cuál se organiza, realiza
seguimiento y se solicitan las compras de productos o servicios. Esta gestión procura
mantener un registro de los pedidos y administración de las personas, procesos y
asociaciones necesarias para realizarlos.
Consiste en hacer un continuo seguimiento del pedido y su gestión de datos en torno al
cliente al que se dirige. Y en base a este cliente, analizar factores como: morosidad o
capacidad de pago, historial de pedidos del cliente, volumen de pedidos, etc… también hay
que realizar un seguimiento de los inventarios, y analizar si estos pueden cumplir con los
pedidos, y en caso de que no, llevar también una gestión de los proveedores que ayudan a
mantener el inventario.  
Una de las claves, es que las empresas consideren la gestión de pedidos como un elemento
necesario e integrador dentro de la cadena de suministro, y no como un proceso
independiente. Tener una visión global del desarrollo de la empresa, una previsión
constante de la demanda, planificación y optimización del inventario, gestión de compras,
planificación de la producción, gestión de las garantías, etc… estos son algunos de los
principales elementos que hay que tener en cuenta y desarrollar para llevar a cabo una
buena gestión de los pedidos que ayude a ser eficientes y que las inversiones que se realizan
sean lo más rentables posibles.
El seguimiento de los pedidos desde el origen hasta su tramitación y la gestión de las
personas, procesos y datos conectados que están conectados al pedido mientras avanzan en
su ciclo de vida.

¿Cómo funciona la gestión de pedidos?

La gestión de pedidos se inicia cuando un cliente realiza un pedido, y termina cuando
recibe su paquete o servicio. Permite a las empresas coordinar todo el proceso de
tramitación, desde la recogida de pedidos, el inventario y la visibilidad de la entrega hasta
la disponibilidad de servicios. El flujo de trabajo involucrado puede diferir según las
necesidades de una empresa, pero un proceso de gestión de pedidos típico incluye tres
pasos:
Asignación
El cliente realiza el pedido a través de un formulario automatizado. Un miembro del equipo
de ventas comprueba los detalles y confirma el pedido.
Cumplimiento
Un empleado del almacén confirma los detalles del envío, genera una factura y completa el
pedido: recoge, embala y envía.
Gestión del inventario
Los niveles de inventario se supervisan a medida que fluctúan con las demandas de la
empresa.

¿Qué es un sistema de gestión de pedidos?

Un sistema de gestión de pedidos (OMS) es una forma digital de gestionar el ciclo de vida
de un pedido.¹ Realiza un seguimiento de toda la información y los procesos, incluida la
recepción de pedidos, la gestión del inventario, el cumplimiento y el servicio posventa. Un
OMS ofrece visibilidad tanto para la empresa como para el comprador. Las organizaciones
pueden tener insights casi en tiempo real de los inventarios y los clientes pueden comprobar
cuándo llegará un pedido.

¿Por qué es importante la gestión de inventario?

La gestión de pedidos afecta prácticamente a todos los otros sistemas y procesos de la
cadena de suministro. La mayoría de las empresas ya no tienen la gestión de pedidos dentro
de su organización. Implican a varios socios, tales como proveedores de partes y
componentes, servicios de ensamblaje y empaquetamiento o centros de distribución, lo que
hace que sea fácil perder la visibilidad y el control de un pedido. Esto da lugar a costosos
procesos manuales para completar y entregar el pedido sin errores. Un OMS puede ayudar
a controlar los costos y a generar ingresos mediante la automatización de los procesos
manuales y la reducción de los errores.

Externamente, la gestión de pedidos tiene un impacto directo en la forma en que un cliente

percibe una empresa o marca. En un entorno omnicanal, los clientes esperan tener una
experiencia impecable. Un cliente puede realizar su pedido en línea, pero formular las
preguntas y completar el pedido a través de un centro de atención telefónica. Durante la
tramitación del pedido, el cliente espera recibir notificaciones, como e-mails, a lo largo del
proceso. Si hay un problema, es posible que deseen devolverlo a través de un canal físico,
como una tienda. Cada punto del camino ofrece una oportunidad para proporcionar una
gran experiencia del cliente y de aumentar la retención y los ingresos. La ruta omnicanal
también presenta oportunidades para ofrecer recomendaciones up-sell y de ventas cruzadas
y aumentar los ingresos.

Elementos claves en la gestión de pedidos

Cabe destacar algunos elementos en los que hay que hacer hincapié en una buena gestión
de pedidos:
 Automatización de la gestión: permite una mejor elaboración de pedidos y una
entrada más rápida. Integración de datos más eficiente dando lugar a una mejor
elaboración del inventario de proveedores.
 Disponer de servicios de gestión de procesos en la gestión de pedidos es
importante para optimizar el sistema y ayudará a que el desarrollo de la
 gestión de los pedidos sea más fluido: fijación de precios y gestión de contratos,
administrar la logística, control continuo de la entrada de pedidos y su
correspondiente cumplimiento contractual, etc…
 Análisis de la gestión de pedidos y evaluación del sistema de almacenamiento:
diseñar un modelo donde se tengan en cuenta factores y variables que puedan
afectar al desarrollo del proceso de pedidos como el riesgo del cliente, complejidad
del proceso, experiencias con el cliente, medidas de reducción del riesgo, hoja de
ruta, etc… es decir, elaborar un marco para la gestión de los pedidos y seguirlo.
Tras el análisis de los distintos factores, realizar la medición y la comparación para
poder mejorar en el futuro.
 Por último, es importante diseñar y crear áreas de trabajo especializadas dónde cada
trabajador desempeñe una función concreta y pueda optimizarse y desarrollarla de
la forma más correcta y segura. De esta forma en el medio plazo conseguirás
mejoras globales del proceso. 
Todos estos elementos se deben juntar y trabajar de la mano para conseguir el objetivo final
que es una mejora de la eficiencia, tan buscada por cualquier empresa, y la gestión de los
almacenes no son una excepción. Ya que la eficiencia permite aumentar la productividad,
reducir los costes e incluso aumentar la seguridad. Trabajar para mejorar continuamente y
evaluar los impactos de los cambios que se realicen, son las máximas a seguir.