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La logística de aprovisionamiento es una actividad clave en la cadena de suministro.

Puede
influir de manera decisiva en el funcionamiento de una empresa dependiendo de cómo se
gestione.
Su objetivo es el control de los suministros con el fin de satisfacer las necesidades de los
procesos operativos. Las cantidades a suministrar y la frecuencia de aprovisionamiento, el
impacto sobre el inventario de la cadena de suministro, la previsión de la demanda, la
calidad del servicio, selección de proveedores, las fechas de entrega y los tipos de unidades
de embalaje y carga utilizados por los proveedores, son factores a tener en cuenta en la
logística de aprovisionamiento. Entre las múltiples fases por las que pasan los productos y
servicios desde que comienza su fase de producción y fabricación, hasta que llegan al
cliente final, las empresas deben definir muy bien cada paso que se da, cada recurso que se
emplea, así como su modo de manipulación. De ello dependerá el costo final del producto o
el tiempo invertido.
Así, la logística de aprovisionamiento forma parte de la primera fase por la que pasan los
productos. Ésta se entiende como el proceso de adquisición y almacenamiento de productos
tales como: materias primas, materiales, piezas, etc. Sin embargo, estas características de la
logística de aprovisionamiento son propias de las empresas productivas. Si nos referimos,
por ejemplo, a empresas de servicios, la logística de aprovisionamiento hace referencia a la
adquisición de mercancías y productos terminados desde el proveedor hasta el almacén de
entrada.

ORGANIZACIÓN DEL APROVISIONAMIENTO


Una empresa puede adoptar básicamente tres tipos de organización en su proceso de
aprovisionamiento: centralizada, descentralizada y matricial.
– Centralizada: consiste en que un solo departamento, generalmente el departamento de
compras, realiza todas las compras de la empresa.
– Descentralizada: no existe un departamento de compras, sino que cada división, planta o
sección de producción será la encargada de realizar sus propias compras. Se utiliza cuando
las divisiones de la empresa están muy especializadas y sus necesidades de
aprovisionamiento también. Un ejemplo de organigrama de una empresa con organización
descentralizada que fabrica tres tipos de productos (a, b y c) sería el que aparece a
continuación.
– Matricial: la empresa adquiere todos los productos que necesita a unos pocos proveedores
especializados en cada zona geográfica en la que opera. Es una especie de gestión
centralizada por regiones. Se utiliza sobre todo en empresas multinacionales.

NECESIDADES DE APROVISIONAMIENTO
La necesidad de aprovisionar es una consecuencia de tres variables:
– La demanda prevista: en función de si la demanda es estable (constante) o de si se espera
un aumento de la demanda respecto a las fechas, se deberá organizar el aprovisionamiento
y la cantidad de mercancía almacenada.
– La organización de la producción: en la fabricación de productos también se deberá tener
en cuenta la demanda estacional para acomodar el número de materias primas o mercancías
necesarias.
– La gestión del almacén: en función de si la mercancía necesita unas instalaciones u otras
para su almacenaje, se tendrá en cuenta dicho coste a la hora de mantener un nivel de stock.
Por tanto, para que la función de aprovisionamiento de una empresa sea eficiente, es
preciso dar respuesta a cuatro cuestiones fundamentales: ¿qué comprar?, ¿cuándo
comprar?, ¿a quién comprar? y ¿cómo comprar?.
Las respuestas a estas preguntas deben estar basadas en las necesidades de la empresa, de
forma que cada una de ellas implique la toma de decisiones estratégicas y operativas
adecuadas para la satisfacción de las necesidades descritas en la siguiente tabla:
• ¿Qué comprar? - Abastecimiento de productos y servicios para el normal funcionamiento
de la empresa. Cantidad de producto y Calidad de los productos.
• ¿Cuándo comprar? - Rentabilidad de la función de aprovisionamiento y Disposición de la
cantidad de producto necesaria en el momento preciso. Periodicidad de las compras,
Sistemas de almacenaje y Cantidad de producto por cada compra.
• ¿A quién comprar? - Garantía de calidad de productos y Garantía de entrega en tiempo y
forma. Fuentes de información sobre proveedores y Criterios de selección de proveedores.
• ¿Cómo comprar? - Eficiencia en los procesos empresariales y Financiación de las
compras. Proceso de compra y Formas de pago.

IMPORTANCIA DEL APROVISIONAMIENTO


Para que la función de aprovisionamiento sea eficiente se ha de centrar en los siguientes
puntos:
– Colaboración con los proveedores.
– Diseño de estrategias de compras basadas en la tecnología y la experiencia.
– Implementación de la calidad en los procesos de compra.
– Optimización de la gestión de stocks.
De esta forma se obtendrán los siguientes beneficios:
– Beneficios económicos: la gestión del aprovisionamiento eficiente logra reducir costes en
los materiales y aumentar así su margen de maniobra.
– Beneficios en las relaciones: uno de los pilares fundamentales de la gestión del
aprovisionamiento es la relación de confianza con los proveedores, lo que representa las
siguientes ventajas para la empresa (garantía en el suministro, mayor adaptación en los
plazos de entrega, etc.).
– Beneficios técnicos: el aprovisionamiento eficiente lleva a la adquisición de los productos
más adecuados para cada uno de los procesos en los que se utilizan.

TIC EN EL APROVISIONAMIENTO
Las empresas operan en mercados globalizados, cada vez más competitivos y cambiantes.
Por tanto, deben buscar la forma de ser competitivas y atender las necesidades que ese
mercado demanda. De este modo la aplicación de las nuevas tecnologías permitirá que las
empresas mejoren su competitividad.
En el área de logística y aprovisionamiento también tienen que intentar ser lo más eficientes
posible. Para ello, las TIC más utilizadas son:
– Sistemas de planificación de recursos empresariales o ERP (Enterprise Resource
Planning): se trata de software de gestión integrada. Estos sistemas están formados por un
grupo de módulos conectados a una base de datos única y centralizada.
– Intercambio electrónico de datos EDI (Electronic Data Interchange): es un sistema de
intercambio electrónico de los documentos necesarios para las operaciones comerciales
(pedidos, albaranes, facturas…). Se intercambian de forma electrónica entre proveedores y
clientes, gracias al uso de un lenguaje común que permite que diferentes sistemas de
información interactúen entre sí.
– Sistemas de identificación por radiofrecuencia digital o RFID (Radio Frequency
Identification): método electrónico que asigna un código de identificación a un producto y
usa ese código para identificar o acceder a información adicional sobre el stock (qué
productos se encuentran en el almacén, en qué estanterías están ubicados, etc.).
– Aplicaciones o sistemas de gestión de almacenes o SGA: software para gestionar toda la
operativa de un almacén, desde actualizar el stock hasta dirigir los procesos de preparación
y expedición de mercancías.
– Sistema de gestión de pedidos de clientes u OMS (Order Management System): es un
sistema que permite gestionar la entrada y el procesamiento de pedidos.
– Pronóstico (Forecasting): este procedimiento consiste en la previsión y el análisis de la
demanda de un producto, para lo que se utilizan los datos históricos de venta y estimaciones
de marketing.
– Software de facturación: en los últimos años la mayoría de los autónomos y pymes
gestionan su actividad a través de alguno de los softwares de facturación que existen en el
mercado. Un ejemplo de este tipo de software es FactuSOL.
Estas herramientas son una muestra del software utilizado por las empresas en el ámbito
logístico; a la hora de implantarlas será necesario tener en cuenta el tipo de empresa,
tamaño, cartera de productos, sector y actividad, etc.

POLITICAS DE COMPRAS
Las políticas de compras son pautas que generan las empresas para determinar cuáles serán
las condiciones, los plazos de pago, y los proveedores que tendrá la empresa, entre otros
criterios, que serán aplicados al momento en que la organización proceda a la adquisición
de productos para sus operaciones habituales. Las pautas que deben seguir las políticas de
compras son las siguientes:
• Tener continuidad en el abastecimiento de la empresa
• Evitar la duplicación de pedidos, reducir o eliminar los desperdicios, evitar tener
productos obsoletos para malas gestiones de compras
• Mantener los niveles de calidad de los productos
• Seleccionar adecuadamente a los proveedores de la empresa
• Solicitar el envío de muestras antes de realizar la orden de pedido
• Analizar si se acepta o no una nueva lista de precios
• Realizar visitas periódicas a la competencia
• Negociar descuentos y condiciones de pago
• Visitar de manera frecuente los depósitos de la empresa
• Realizar previsiones en la demanda para parametrizar cuando se compra
• Verificar que se cumplan las órdenes de compra emitidas
• Aplicar estrategias que sean de utilidad en la gestión de lo que compra la empresa
Las políticas de compras de una empresa en una actividad muy importante dentro de la vida
organizacional en donde se debe gestionar de la mejor manera para la obtención del mejor
producto o servicio, que la calidad sea la establecida en la negociación, que el precio sea el
correcto, que la entrega sea realizada en tiempo y forma, entre otras consideraciones. Son
las que determinan la correcta relación que tendrá la empresa con sus proveedores de cara a
conseguir los mejores resultados. La actividad de comprar está relacionada con el proceso
la localización y la selección de los proveedores, la adquisición de los productos, las
negociaciones sobre el precio, el seguimiento de todo el proceso y las condiciones de pago,
entre otros factores. Se deben llevar a cabo considerando las necesidades de las empresas.
Por ello, deben buscar la adquisición del precio justo y de la cantidad necesaria con la
mejor calidad en los productos, en donde la entrega de los mismos sea realizada en el
menor tiempo posible. También se deben establecer los proveedores adecuados, estar bien
informados sobre los cambios tecnológicos que se produzcan en la utilización de los
materiales que emplea la empresa, entre otras consideraciones. Son especialmente
importantes porque en ellas también se basan los beneficios de la empresa.
GERENCIA DE PROVEEDORES
El desarrollo de proveedores es el proceso mediante el cual se establecen pautas
estratégicas y tácticas de relación comercial con el suplidor de un bien o servicio. A fin de
que estos productos y servicios suministrados sean suministrados o brindados de acuerdo a
los patrones establecidos y aceptados por la Organización. Para cualquier Organización
existen suministros que se pueden considerar críticos para su operación y para la calidad de
su producto final. En estos casos, la Empresa no debería depender de proveedores únicos o
con poca confiabilidad.
Cuando la organización compradora no dispone de proveedores confiables en rubros
críticos, estratégicos y de importancia mayor; puede emprender programas para desarrollar
proveedores. En estos programas se les brinda el apoyo necesario a los suplidores para que
éstos adquieran las competencias y capacidades requeridas por el comprador, asistiéndolos
de forma directa y facilitándoles las herramientas para mejorar su desempeño.

Evaluación de Proveedores
Se debe partir del proceso de evaluación de proveedores, que tiene que estar incluido dentro
del SGC de la Empresa, en pro de mejora continua de los procesos, y la calidad de la
materia prima e insumos para la eficiente gestión de la Cadena de Valor de la Organización.
La evaluación de proveedores no es más que un proceso mediante el cual se aplican
instrumentos para recolectar, clasificar, procesar y registrar información sobre los
proveedores y sus productos, a fin de evaluar de manera metódica, objetiva, imparcial y
equitativa, los diferentes factores involucrados en el proceso de compra; parametrizado los
distintos factores, según los criterios establecidos por la Organización, para establecer las
metas según el rubro que supla cada proveedor, con respecto a múltiples factores como
calidad, logística asociada a la entrega, procesos administrativos de cada proveedor.
La búsqueda de Proveedores
Búsqueda On-Line Vs Búsqueda Off-Line. - Consiste en aprovechar las ventajas que nos
ofrecen los buscadores de internet a través de la descripción del producto. Lo cual ha vuelto
obsoleto los métodos tradicionales. Por otro lado, la Red permite encontrar proveedores a
nivel mundial sin invertir mayores recursos, cosa impensable con el método tradicional.
Existen 2 tipos de búsqueda:

➢ Genéricos (Google, Altavista, etc.) que funcionan usando unos programas llamados
“Robots” o “Spiders” que rastrean el internet y leen tantas páginas como pueden,
presentando un índice de direcciones de carácter general.

➢ Verticales, que son motores de búsqueda más específicos sobre temas más concretos, lo
que permite tanto la obtención de la información como la creación del índice. Los más
populares son usados para buscar hoteles, seguros, viajes, etc. permitiéndole al usuario
opciones de búsquedas más avanzadas.
Por otro lado, la búsqueda Off-Line sigue teniendo su importancia aunque va perdiendo
peso paulatinamente a favor de la búsqueda On-Line. Esta se basa en buscar proveedores a
través de:

➢ Prensa, radio y televisión

➢ Publicaciones especializadas.

➢ Ferias y exposiciones
Evaluación de proveedores
Una vez homologado el proveedor, es necesario asegurar que las expectativas apuntadas
inicialmente se mantengan a lo largo del tiempo. De esta manera, deberá efectuarse una
evaluación continuada para asegurarse de que el proveedor cumple los requisitos
establecidos de forma permanente.
1. Calidad de los suministros. Con este criterio se mide el nivel de cumplimiento por parte
del proveedor de las especificaciones definidas por la empresa, es decir, hasta qué punto ha
suministrado exactamente lo que se le había solicitado. Para evaluar la calidad de los
suministros, se tienen en cuenta los resultados de los controles de recepción y las posibles
incidencias que el producto suministrado haya podido generar en el proceso de producción.
2. Fiabilidad del plazo de los suministros. Se mide el grado de cumplimiento por parte del
proveedor de los plazos de entrega fijados. Este criterio es importante en algunos casos,
porque un retraso en una entrega de materia prima puede hacer parar el proceso productivo.
3. Flexibilidad del proveedor. Este criterio refleja el grado de adaptación del proveedor a
las necesidades de la empresa. Por ejemplo, la capacidad de reacción ante un pedido
urgente que no estaba previsto.
4. Fiabilidad de la información. Aquí se valora la relación administrativa con el proveedor:
la calidad de sus ofertas, la fiabilidad de sus albaranes y facturas, el cumplimiento de plazos
en la facturación.
5. Competitividad. Nivel de precios. Este criterio tiene en cuenta la relación entre el precio
de los productos suministrados por el proveedor y su calidad, así como la comparación
entre el precio del proveedor y los del resto de proveedores. No se trata de valorar mejor al
proveedor más barato, sino a aquel que tenga una mejor relación calidad-precio dentro del
mercado.

1.LA GESTIÓN DE INVENTARIOS.


La empresa necesita disponer de recursos almacenados por muy diversos motivos:
• Para evitar una ruptura de stocks, es decir, no quedarse sin productos si hay un
incremento inesperado de la demanda, que esto supondría provocar que algunos
clientes se fueran a la competencia o tener que parar la producción por falta de
materias primas.
• Cuando existe una diferencia importante entre los ritmos de producción y la
distribución, porque la demanda dependa de la época del año.
• Cuando la empresa obtiene importantes descuentos por la compra de materiales en
gran cantidad, ya que esto reduce los costes de los productos.
La empresa dedica una parte de sus recursos a mantener cierto nivel de existencias, ya que
la gestión de las existencias genera una serie de costes relevantes económicamente.
1.1. CLASIFICACION DE LOS COSTES DE LOS INVENTARIOS
a. Costes de reposición o de realización de pedidos. Son los costes generados por la
realización de pedidos: los comerciales (transporte, seguros, etc..), administrativos y de
distribución que suelen suponerse independientes de cual sea el tamaño del pedido. Dado
que a medida que se incrementa el volumen de los almacenes se reduce el número de
órdenes que es preciso realizar al año, el coste anual por pedidos se reduce con el nivel de
los inventarios.
b. Costes de almacenamiento o de mantenimiento de inventarios. Son los costes que tiene la
empresa por mantener un volumen de existencias.
- Administrativos. Coste de personal administrativo, sistemas de gestión...
- Operativos. Personal de almacén, máquinas, etc..
- De espacio físico. Alquiler de locales, amortizaciones, impuestos...
- Económicos. Costes de obsolescencia y depreciación de las existencias.
- Financieros. Intereses pagados por la financiación de los capitales. En caso de
financiación propia el coste de oportunidad.
c. Costes de ruptura de stocks/inventarios. Los costes que se producen cuando la empresa se
queda sin existencias. Cuando la ruptura se produce en el almacén de productos terminados,
la empresa se enfrenta a la imposibilidad temporal de satisfacer las demandas de sus
clientes, lo cual provoca siempre una pérdida de imagen, y en ocasiones una pérdida de
ventas. Si la ruptura se produce en el inventario de materias primas o en el de productos
semi terminandos, provoca una detención total o parcial del proceso de producción, lo cual
da lugar, a su vez, a los que anteriormente se denominaron costes fijos de inactividad
d. Costes del producto = Precio x cantidad. Es un coste importante, pero desde el punto de
vista de la gestión del almacén solo es significativo si el precio del producto varía en
función de la cantidad comprada.
Interesará mantener GRANDES INVENTARIOS cuando:
- Los costes de realización de pedidos son elevados.
- Los costes de almacenamiento son bajos.
- Realizando grandes pedidos se obtienen importantes descuentos.
- Se espera un crecimiento sustancial de la demanda.
- Se espera fuertes subidas de precios.
Se mantendrán BAJOS NIVELES DE INVENTARIOS cuando:
- Costes de pedido bajos
- Los costes de almacenamiento son altos.
- La demanda de la empresa es estable.
- Los proveedores son de confianza.
- No es posible aplazar el pago a los proveedores.
- Se esperan importantes disminuciones de precios.
- Dificultades de financiación

1.2. ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS


Para conseguir una gestión de aprovisionamiento óptima es muy importante fijar qué quiere
determinar este sistema de gestión, qué pedidos se han de realizar para mantener un nivel
de stocks óptimo, en qué momento y con qué sistema de gestión y planificación. Para esta
tarea, hay que analizar los siguientes indicadores:
• Stock máximo. La cantidad mayor de existencias de un material que se puede
mantener en el almacén, en relación con los costes que se deben soportar.
• Stock mínimo o de seguridad. Cantidad menor de existencias que se puede
mantener en el almacén bajo la cual existe riesgo de ruptura de stock.
• Punto de pedido. Nivel de existencias en el cual se ha de realizar el pedido para
reaprovisionar el almacén. Cuando se realiza el pedido se ha de tener en cuenta el
tiempo que proveedor tarda en servirlo (plazo de aprovisionamiento), para no
quedar por debajo de stock de seguridad.

1.3. MODELO DE VOLUMEN ÓPTIMO DE PEDIDO O DE WILSON.


Existen muchos modelos matemáticos para la gestión de stock, siendo el más popular el
Modelo de Wilson. Los supuestos de este modelo son:
 Incógnita del problema: Volumen de pedido que optimice el sistema de gestión de
inventarios, es decir, que minimice sus costes
 La demanda o ventas del producto son constantes, uniformes y conocidas. Dicho de otro
modo, cada día sale del almacén la misma cantidad.
 El tiempo transcurrido desde la solicitud del pedido hasta su recepción (plazo de
entrega) es constante.
 El precio de cada unidad de producto es constante e independiente del nivel de
inventario y del tamaño del pedido.
 El coste de mantenimiento o almacenamiento depende del nivel medio de inventario.
 Las entradas en el almacén se realizan por lotes o pedidos de tamaño constante y el coste
de realización de cada pedido es también constante e independiente de su tamaño.
 No se permiten rupturas de stocks, sino que ha de satisfacerse toda la demanda.
Cuando se cumplen estos supuestos, la evolución temporal del inventario, en unidades
físicas, se ajusta a una forma de "dientes de sierra".

1.4. MODELO ABC DE GESTIÓN DE INVENTARIOS.


Este modelo se utiliza para clasificar por importancia relativa las diversas existencias de
una empresa, cuando ésta tiene unos inventarios con mucha variedad de productos y no
puede destinar el mismo tiempo ni los mismos recursos a cada producto, y que cada uno
tiene una influencia diferente sobre la gestión de inventarios.
• Existencias A. Son los artículos más importantes para la gestión de
aprovisionamiento, forman aproximadamente el 20% de los artículos del almacén y
en conjunto, pueden sumar del 60% al 80% del valor total de las existencias.
• Existencias B. Son existencias menos relevantes para la empresa que las anteriores.
Pueden suponer el 30% de los artículos, con un valor de entre 10% y el 20% del
almacén.
• Existencias C. Representan existencias que tienen muy poca relevancia. No hay que
controlarlas específicamente. Representan aproximadamente el 50% de las
existencias de la empresa, pero menos del 5% o 10% del valor total del almacén.

1.5. 3.5. EL SISTEMA JIT (Just-in-time).


El sistema JIT se fundamenta en el hecho de que la empresa no fabrica ningún producto
hasta que no se necesita, es decir, hasta que no haya un pedido firme de clientes o una
orden de fabricación. Este sistema de fabricación tiene como objetivo básico reducir las
existencias en inventario, relacionándolas con la satisfacción inmediata de los pedidos de
clientes o de las órdenes de fabricación. El inventario JIT es el nivel de existencias mínimo
para mantener el funcionamiento de la producción y del aprovisionamiento de la empresa
eficazmente.
La finalidad del sistema JIT es destinar el mínimo de recursos al mantenimiento de
inventarios, reducir los plazos de producción y de entrega a los clientes reaccionando
ágilmente ante cambios de la demanda, y disponer de un sistema integrado de calidad que
identifique rápidamente los problemas operativos.
Para este sistema de gestión del almacén es muy importante la logística para llevar un
adecuado control del aprovisionamiento y la distribución.
Millán, M. (2020). Logistica y aprovisionamiento. Ciudad de Mexico – Mexico.
Recuperado en: https://www.macmillaneducation.es/wp-content/uploads/2020/01/GLC-
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Gestion Organizacional (2016) Articulo: Las políticas de compras. Salamanca – España.
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Roble, P (2017) Economia de la Empresa – La función de Aprovisionamiento. Lima – Peru.
Recuperado en:
http://roble.pntic.mec.es/fmip0003/PGA/Economiaempresa/Tema_6AlmacenEE.pdf

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