Universidad de Oriente

Núcleo Anzoátegui

Unidad de Cursos Básicos

Departamento de Humanidades y Ciencias Sociales

Asignatura: Dirección de Reuniones

Profesor:
Bachiller:

Barcelona, Marzo de 2019

Criterios para elegir el tipo de reunión adecuada.

Las reuniones son actividades realizadas dentro y fuera del trabajo, producidas en
juntas de trabajo que generan decisiones de calidad, no las decisiones de quien
conduce la reunión, sino decisiones que realmente reflejan las opiniones del grupo.
Los criterios que debemos tener en cuenta a la hora de querer elegir el tipo
de reunión adecuada son:
 Tiempo disponible: ya que puede jugar a favor o en contra de los
participantes.
 Los participantes y su función: todos los presentes tienen un papel en una
reunión, ya sea como oyentes o simples dirigentes.

 Determinar la urgencia de la reunión. Costo para la realización de la

misma.
 El lugar adecuado: un sitio cómodo, donde no haya ruidos y de amplio
tamaño será fundamental. La comodidad es primordial.

 Conocer el objetivo de la reunión.

Tipos de sala para una reunión: función, ventajas y desventajas.

Existen varios tipos de salas, realizadas para un tipo de reunión específica, que se
adapta a sus distintas necesidades, las cuales son las siguientes:

 Salas de Reuniones para muchos asistentes: son útiles para grandes

encuentros tipo Convención (para una media de 100 personas en total), o tipo
Junta (para una media de 15 personas en total). La frecuencia de uso de este
tipo de salas es baja, pero la duración podría llegar a ser de hasta 100
minutos.
 Salas de Reuniones para grupos pequeños: sirven para encuentros de Ciclos
de Formación en las empresas (para una media de 20 personas en total), tipo
Workshops, Updates, Maduraciones, Masterclass, Challenges, etc., o para
reuniones de Equipo (para una media de 6 personas en total), también se
pueden usar en reuniones de Presentaciones de producto o para recibir
Visitas (para una media de 5 personas en total). Con frecuencia semanal,
pero con duración de 60 minutos. Son muy cómodas y flexibles, siendo a su
vez atractivas y agradables; esto con el objetivo de crear marca y más
sentimiento de pertenencia de los trabajadores con la empresa. Su
desventaja podría ser que no muchas personas pueden estar presentes ya
que como su nombre lo dice, está diseñada para grupos pequeños.

 Salas de Reuniones para acelerar la Creatividad: muy prácticas en reuniones

de Brainstorming (para una media de 5 personas en total). Tienen también
frecuencia semanal, pero la media del tiempo de uso es de 240 minutos. Una
de sus grandes ventajas es que, a través del diseño de estas salas, genere
comodidad y así mismo, mediante su uso, favorezca el flujo de ideas y un
trabajo exitoso.

 Salas de Reuniones improvisadas: estas salas se han pensado para

encuentros tipo reuniones espontaneas o exprés (para una media de 3
personas en total) y aquellas que deban poderse realizar muy cerca de la
zona de trabajo habitual, y, sobre todo, sin reserva. La frecuencia de uso es
diaria, por tanto, se usan mucho, y las reuniones duran una media de 30
minutos. La desventaja es que la planeación de estas no está muy bien
definida, por lo que podría jugar en contra de nuestro tiempo. La ventaja es
que no se necesita de mucha organización ni formalidad.

 Espacios de Reuniones en Petit Comité: estas salas sirven para encuentros

en formato de reuniones privadas y confidenciales (para una media de 2
 personas en total), o como espacios ideales para las video llamadas o
llamadas de teléfono privadas (para 1 persona), phonebox o focus room . Es
diaria, y con duración de 30 minutos.

Convocatoria

Es un llamado que se hace, ya sea oral o escrito que se acuda a un lugar en

específico para una o más personas (pudiendo enviarse cartas a sus domicilios,
llamarlos por teléfono, enviarles un correo electrónico o con afiches, a las personas
a quienes se les quiere convocar) o al público en general en cuyo caso la
convocatoria debe ser hecha empleando algún medio masivo de comunicación.

Como las asambleas, donde se reúnen los socios de una empresa, necesitan
de una convocatoria para que los accionistas conozcan el día y lugar donde se
efectuará la reunión que necesita de su presencia para la toma de decisiones.
Considera una convocatoria efectiva, cuando muchas personas respondieron al
llamado; en el caso contrario la convocatoria será baja o nula. Convocatoria es, en
general, el anuncio para que se concurra a un lugar o acto determinado.
Aspectos relevantes en la planificación de una reunión.

Criterios para elegir el tipo de reunión adecuada.

● Tiempo disponible.
● Participantes y funciones.
● Determinar la urgencia de la reunión.
● Costo de la realización de la misma.
● Lugar adecuado.
● Conocer el objetivo de la reunión.
 ● Cuantas personas participan en la reunión.

Agenda u orden del día.

Una agenda u orden del día, es una lista de puntos a ser discutidos en una
determinada reunión; donde se apunta lo que hay que hacer y la relación ordenada
de asuntos, compromisos o quehaceres de una persona en un periodo o que se
suelen tratar en una junta.