8 PASOS PARA UNA REUNIN DE TRABAJO EXITOSA

Reunir al personal, coordinar temas, planificar la exposicin y no perderse en el intento,

parece ser todo un desafo para quienes buscan concretar este tipo de encuentros.
Autor: Brbara Guerrero C.

Largas, tediosas y aburridas. As definen muchos profesionales las recurrentes reuniones

de trabajo, aquellas instancias creadas originalmente para discutir ideas y concretar
planes de accin, pero que, ms de alguna vez, terminan siendo una verdadera prdida
de tiempo.

Las reuniones de trabajo debieran cumplir el papel para el que fueron hechas: informar al
equipo de lo que est ocurriendo en la empresa o los objetivos que se piensan concretar
para revertir situaciones adversas. Sin embargo, en muchas ocasiones, acaban
convirtindose en una molestia tanto para quien la organiz, como para quienes debieron
asistir.

Esto ocurre, segn los expertos, porque la mayora de las veces, no se toman las
precauciones necesarias para evitar que estos encuentros se desven de los temas
centrales por los que fueron convocados, y se conviertan en la instancia para discutir las
actitudes que molestan de los compaeros o los grandes xitos del jefe.

Por ello, resulta necesario dar un giro en la percepcin que se tiene de estos encuentros y
de lo que significa sentarse con los pares a discutir aquellos asuntos que diariamente son
debatidos de manera informal y que, por ende, quedan inconclusos.

A continuacin, los ocho pasos que se deben tener presentes si se pretende organizar
una reunin de trabajo precisa, dinmica y exitosa:

1. Planifique el encuentro e informe al equipo. Una de las primeras consideraciones que

se deben tener en cuenta si se pretende efectuar una reunin de trabajo, es la de informar
con anticipacin la realizacin de sta. Para ello, es importante que quienes vayan a
asistir sean contactados individualmente, por ejemplo a travs de un e-mail, que contenga
el da, la hora y los temas que se discutirn. El error ms grande es llegar a una reunin
de trabajo sin una planificacin, y reunir personas que no tengan inters ni tiempo para
escuchar lo que tienen que decir los dems, dice Daro Brieba, psiclogo laboral de la
Universidad Central.

2. Exija la puntualidad de los asistentes. Una vez enviada la notificacin es necesario

recalcar la puntualidad de llegada al evento. No se trata de aparecer en cada rincn de la
oficina ni de bombardear a los asistentes con post sticks en sus lugares de trabajo. Sin
embargo, aclaran los expertos, es necesario insistir en la puntualidad, ya que as ser
posible discutir los temas agendados, sin extender demasiado la reunin (lo ideal es que
stas no superen los 45 minutos de duracin). Segn los especialistas, los horarios
recomendados para llevar a cabo la cita son a las 9:00 horas, cuando el da recin
comienza, o despus del horario de almuerzo, a eso de las 15:00 horas.

3. Elabore una agenda de contenidos con los temas a tratar. Contar con una agenda de
contenidos es fundamental en las reuniones de trabajo. Si se informan con anticipacin
los temas que se discutirn, los asistentes llegarn ms preparados al encuentro y con
distintas ideas para proponer.

4. Acote los temas segn lo agendado. Acotar los temas es uno de los tpicos ms
importantes, sealan los especialistas. Esto, porque si se busca cambiar la impresin de
los asistentes de lo que es una aburrida reunin de trabajo, es necesario disponer el
orden y la prioridad de temas que se van a tratar en sta. Es muy fcil que el tema se
desve y se introduzcan dentro de la discusin otros asuntos que no forman parte de la
agenda. Si esto sucediera, quien dirige la reunin debe determinar si es un tema que
pueda verse en el punto de asuntos varios o bien, requiere que se incluya en otra reunin
posterior, sostiene Antonio Dieck, acadmico de la Universidad de Monterrey. Para ello,
explica Brieba, el expositor debe ser capaz de identificar cuando la discusin se est
desviando a otro punto, y ser lo suficientemente sutil y elegante como para dar a entender
que lo que se est conversando no es el punto, y as volver al eje.
5. Maneje la reunin con cuotas de humor. La reunin de trabajo debe ser una instancia
de discusin positiva y no un encuentro de trabajadores aburridos, molestos y
desmotivados, afirman los entendidos. Es absolutamente necesario manejar las
reuniones con una pequea cuota de humor o rompehielos que distiendan el ambiente.
Un buen expositor sabe identificar cundo la audiencia necesita relajarse un poco,
distenderse, concentrarse, cuando se sienten incmodos, y cundo es el momento de
hacer un break, precisa el experto de la Universidad Central. Para ello, agrega, es bueno
que el moderador sea algo histrinico, ya que una persona que juega con la voz, que
tiene una voz fuerte, y que gesticula, tiende a captar mejor la atencin de la gente que
una persona que se limita a leer en voz alta. El expositor y lder de la reunin podr
equivocarse y divertirse, en el contexto de lo discutido, pero sin perder el enfoque en los
avances y resolucin de los temas.

6. Evite los monlogos. Que la reunin sea efectiva, dinmica y rpida depender en gran
medida del expositor. ste deber mostrar liderazgo y completa seguridad en s mismo,
evitando eso s, caer en el exceso de protagonismo y en los recurrentes monlogos, que
finalmente terminarn por volver tedioso el encuentro. Para ello, deber tener pleno
conocimiento de las inquietudes de los asistentes, pauteadas con anterioridad, y evitar ser
agresivo al momento de exponer y obstinarse con sus propias ideas, sin considerar la
opinin de los dems. Un buen expositor debe ser una persona con la capacidad de estar
atento a los estados de nimo de los participantes, que sepa interpretar la comunicacin
no verbal de los asistentes, saber cundo debe intervenir para detener una discusin
entre los participantes, cundo debe iniciar la revisin de otro punto de la agenda y ser
tambin una persona asertiva, dice Dieck. Dar cabida a que todos los asistentes opinen y
expongan sus puntos de vista, enriquecern el encuentro y har que ste no se vuelva
montono y aburrido.

7. Prevenga la formacin de bandos entre los asistentes. En medio de la discusin y el

intercambio de visiones, es necesario que el expositor mantenga una postura colectiva,
evitando los bandos. Los temas son de incumbencia para todos los asistentes, por lo que
agruparse por amistad o gnero para defender o rebatir una medida, ser perjudicial para
el avance y dinamismo de la reunin. Un encuentro de este tipo ser exitoso en la medida
en que el moderador demuestre liderazgo, inters, seguridad y sobretodo capacidad de
organizar, convocar y ganarse la atencin de los asistentes.

8. Tome nota de los temas tratados en la reunin. Finalmente, ser primordial tomar nota
de los temas discutidos en la reunin, ya que, de esta forma, se podr recordar,
jerarquizar y llevar a cabo los planes y medidas propuestas y aceptadas por los
asistentes. Que el expositor tome nota demuestra, adems, un inters hacia los
asistentes, quienes sentirn que fueron tomados en cuenta y que la reunin vali la pena.
Para no derrumbar lo construido, lo ideal ser que luego del encuentro, el expositor enve
a los asistentes un resumen con los puntos tratados, as como las soluciones acordadas
que sern puestas en marcha. La idea es no crear falsas expectativas y hacer efectivos
los acuerdos. La justificacin y reiteracin de lo discutido, demostrar el inters y la
concordancia de las partes, generando lazos de confianza entre las mismas.

Con asistentes puntuales, una pauta fijada y temas acotados, la reunin de trabajo que
desea realizar ir perfectamente encaminada. Es necesario, eso s, esmerarse porque la
cita no sea un encuentro aburrido, sino una instancia para debatir ideas y tomar
decisiones entre todos los asistentes. Solo as podr concretar los objetivos que lo
llevaron a organizar el encuentro, y su equipo no tendr las ansias de mirar el reloj y
desear que las horas pasen rpidamente.

Fuente: MBA& Educacin Ejecutiva. Disponible en:

http://mba.americaeconomia.com/articulos/reportajes/8-pasos-para-una-reunion-de-
trabajo-exitosa