TEMA 7.

LA CONDUCCIÓN DE LAS REUNIONES

1. LA REUNIÓN: CONCEPTO Y TIPOLOGÍA

1.1. Concepto de reunión.

Se entiende por reunión la actividad generada por un grupo en un momento y

espacio determinados y que tiene un objetivo específico.

Condicionantes para darse una reunión:

Agrupación entre varias personas en un
momento y espacio dados voluntaria o
accidentalmente

REUNIÓN
Debe llevarse a cabo de manera planificada

Intervienen dos o más personas

Tiempo de duración planeado

❑ Reunión de trabajo

Reunión de trabajo es aquella en la que participan dos o más personas que se ponen de
acuerdo en temas influyentes en su trabajo, como puede ser mejorar el rendimiento o
funcionamiento de la empresa o igualmente para llegar a acuerdos entre distintas
empresas o entre los trabajadores.

Para alcanzar los objetivos de una reunión de trabajo es necesario lograr un grado
adecuado de participación, eficacia, productividad, integración, amistad y creatividad
en el grupo de trabajo para facilitar la toma de decisiones y la resolución de problemas.
PARTICIPACIÓN Se pretende que todos los miembros del grupo participen e
intervengan en la toma de decisiones.

EFICACIA Organizarse de manera que puedan aprovecharse todas las

capacidades de todos los miembros.

PRODUCTIVIDAD Las reuniones de trabajo han de ser productivas en función

de los objetivos que se establecen, elaborando conclusiones
y tomando decisiones.
INTEGRACIÓN Se pretende conseguir una filosofía de grupo sin que esto
limite, coarte o anule las opiniones personales. Se pretende
lograr zonas de acuerdos mínimos que faciliten el adecuado
desarrollo del trabajo en equipo.
AMISTAD Se puede lograr un clima de amistad a través de una
adecuada comunicación y un uso correcto de la empatía.
CREATIVIDAD Se propone potenciar la capacidad para hacer propuestas
que se puedan llevar a cabo, creando un espacio adecuado
para la creación colectiva, basada en la complementariedad
de los participantes
1.2. Tipos de reuniones

❖ Reuniones amistosas

Tienen como objetivo encontrarse, conversar, cultivar amistad. Lo que une a la gente es
la amistad y el modo de actuar es espontáneo.

❖ Reuniones formativas

Son aquellas que tienen por objetivo algún tipo de aprendizaje.

❖ Reuniones informativas

Son las que tienen como finalidad transmitir y/o recibir información.

Se convocan y realizan con el fin de difundir una determinada información entre un

grupo concreto de personas.

Pueden ser de dos tipos:

• Para informar: en estas reuniones se transmite información a los integrantes de un grupo
con o sin participación de los mismos. Se trata de una información descendente.

• Para recabar información: los que convocan la reunión procuran obtener la información
para formarse una opinión sobre alguna cuestión, tomar una decisión … Se trata de una
información ascendente.
 ❖ Reuniones consultivo-deliberativas

Se convocan con el fin de recoger opiniones sobre un problema o una cuestión

determinada entre aquellas personas que están directa o indirectamente implicadas,
garantizando que todos los puntos de vista son tenidos en cuenta a la hora de tomar
una decisión.

Objetivo: estudiar o analizar propuestas o soluciones a problemas que se plantean.

En este tipo de reuniones se busca fundamentos para la toma de decisiones

❖ Reuniones para llegar a un acuerdo

También llamadas reuniones de estrategia o reuniones de negociación. Consiste en

reuniones en que las partes están en desacuerdo.

Objetivo: conseguir llegar a un consenso para superar una situación conflictiva.

❖ Reuniones centradas sobre el grupo

Se utilizan para analizar el funcionamiento del grupo con la finalidad de sensibilizar a los
participantes sobre sus problemas o conflictos internos.

En este tipo de reuniones interesan más las relaciones interpersonales que el contenido
de la reunión en sí.

Se utilizan técnicas de dinámicas de grupo con la participación de un coordinador/a que

dinamice la reunión.
❖ Reuniones de trabajo

Finalidad: tomar decisiones y solucionar problemas.

Son una herramienta imprescindible para realizar una gestión participativa en una
organización, ya que implica procedimientos de análisis y promueve la colaboración.

❖ Reuniones para intercambiar experiencias

Consiste en el intercambio de información o de puntos de vista sobre un tema o asunto.

Tiene similitud con las reuniones para recabar información y en algunos aspectos
también con las reuniones de trabajo.

Objetivo: que cada participante exprese su opinión, sus conocimientos o experiencias

sobre un tema o problema ante el resto de participantes.
❖ Reuniones creativas o para generar ideas

Este tipo de reuniones son menos frecuentes.

Objetivo: proponer ideas.

Se suele recurrir a técnicas como la lluvia de ideas.

2. FASES DE UNA REUNIÓN

Las reuniones de trabajo se desarrollan en tres fases:

Convocatoria en tiempo oportuno.

Antes de la Temas a tratar, orden del día o temario.
reunión Preparación del material de la reunión.
Contenido de la convocatoria de la reunión.
 Acogida.
Inicio de la reunión.
Durante el Presentación de los temas a abordar.
desarrollo de la Diálogo y discusión.
reunión Animación de la reunión.
Utilización del método analítico.
Final de las reunión.

Actividades
posteriores Realización de lo acordado
2.1. Antes: preparación de la reunión

Cuestiones que nos podemos plantear antes de la preparación de la reunión:

• ¿Quién organizará la reunión?

• ¿Cuál va a ser el tema a tratar?
• ¿Cuáles son los objetivos para convocar una reunión?
• ¿ Quiénes serán los participantes?
• ¿Dónde se organizará la reunión?
• ¿Cuándo se convocará?
• ¿Cómo se convocará a los participantes?
• ¿Cuántos participantes asistirán?
•¿Cuánto tiempo durará?

Se debe prestar atención a cuatro aspectos fundamentales para conseguir una correcta
preparación de una reunión:

❖ Objetivos y motivos de la reunión

El establecimiento de los objetivos nos permitirá establecer el orden del día o temario de
la reunión.
El éxito de una reunión se basa en que los participantes sepan en todo momento de qué
va a tratar dicha reunión.

❖ Preparar el material y documentación para la reunión

La preparación de documentos no siempre es necesaria, aunque a veces facilita y mejora la

calidad de la reunión. Hay dos tipos de documentos:
• Documentos de trabajo destinados a los participantes.
• Documentos que el coordinador o algún participante ha de presentar durante la reunión (
estadísticas, informes, gráficos …)

❖ Realizar la convocatoria en tiempo oportuno

Normalmente, el aviso de la convocatoria se realiza por escrito y se especifica el orden del

día y debe contener la siguiente información:

• Fecha, lugar, hora y duración aproximada de la reunión.

• Orden del día: puntos a tratar especificados de forma clara y concisa.

A veces junto a la convocatoria se adjunta documentación a los participantes para que

asistan a la misma con conocimiento de lo que se va a tratar.
Es necesario que la convocatoria se realice con anticipación para que los participantes
puedan prever el tiempo de que deben disponer.

❖ Ayudar a crear una buena atmósfera y dinámica grupal

Debemos considerar los factores del entorno físico y del entorno psicosocial ( o
personal).
Es imprescindible cuidar el espacio donde se va a llevar a cabo la reunión, disponiendo
de todo lo necesario ( bebidas, sillas, mesas, elementos técnicos, pizarras, etc.)
En cuanto al entorno psicosocial se requiere de una planificación que ayude a crear un
ambiente cordial. La dimensión del local en relación con el tamaño del grupo va a
condicionar la forma de ocupar el espacio y va a incidir en las conductas y actitudes
individuales y grupales.
Es imprescindible la adecuación entre las dimensiones del local y el tamaño del grupo.
2.2. El desarrollo de la reunión

❖ Forma de iniciar una reunión

Una reunión, si no se conduce adecuadamente, puede llegar al fracaso en los diez o quince
primeros minutos.
Para favorecer un clima adecuado debemos propiciar el diálogo y el trabajo en grupo. Otro
aspecto importante es la motivación. El grupo ha de estar motivado para que haya
voluntad de trabajo y se consigan los objetivos previstos.

❖ Presentación de los temas a tratar

Se establece quién va a ser el encargado/a de hacer la presentación de cada uno de los

temas a tratar.
Recomendaciones:
• Presentad el tema con claridad, concisión y que resulte comprensible para todos.

• Plantearlo de manera atractiva e interesante. Se pueden incluir medios visuales ( pizarra,

proyector, etc.)
❖ Forma de dialogar

Diálogo como comunicación bidireccional

Es tarea de quien conduce, anima o coordina la reunión el

conseguir una comunicación-interacción entre todos los
miembros del grupo. Se puede actuar de dos formas:

• Se establece un turno de intervenciones cediendo la

palabra según el orden de petición.
•Los miembros del grupo se moderan a sí mismos , lo que
favorece la espontaneidad. Si el grupo es pequeño funciona
bien.

❖ Calidad de la comunicación

Estrategias para mejorar la calidad de la comunicación:

 • Crear un clima favorable a la comunicación
Escuchar a los demás,

respetarlos

Estar atentos…

• Comprender que no hay un solo punto de vista. Nos enriquecemos con los
puntos de vista de los demás.

• Evitar prejuicios y creer en las propias posibilidades y mostrarse receptivos a

lo nuevo.

❖ Calidad de las reuniones

Elementos que contribuyen a mejorar la calidad de las reuniones:

• El estímulo. Conseguir que los miembros del grupo se estimulen entre sí, evitando
menospreciar a los compañeros.

•Escucha activa

•Intervenciones constructivas. Hacer propuestas con tono esperanzador, para lo que

fundamentaremos nuestras aportaciones con argumentos y con la utilización de un
lenguaje asertivo.

❖ Método analítico

Consta de las siguientes fases:

• Definición del problema: delimitar claramente el problema a tratar.

• Análisis del problema: juzgar el problema y averiguar por qué es así.
• Tomar decisiones: se toman decisiones por unanimidad, por votación o por consenso.
• Actuación: tras tomar la decisión se pasa a actuar programando lo que se va a realizar.

❖ Final de la reunión

SE finaliza cuando se han tratado todos los temas previstos. Se debe documentar todo
lo tratado en un acta.

❖ Evaluación de la reunión

A modo de conclusión se realiza una evaluación de la reunión, lo que nos permitirá

reuniones más eficaces en el futuro.

2.3. Actividades posteriores

Puesta en práctica de lo decidido en la reunión.