REUNIONES

PRODUCTIVAS
Mag. Sísara Insfrán
Tipos de reuniones productivas
Tipos de reuniones productivas

Reunión de decisión:
La reunión de decisión se explica por sí misma, Se
realiza con el objetivo de reunir a las personas
adecuadas, es decir, a los tomadores de decisiones en
un solo lugar para tomar una decisión respecto a un
determinado tema.
Normalmente, estas reuniones no acostumbran llevar
mucho tiempo, ya que se anticipa el tema y el motivo
de la reunión es la decisión final del equipo.
Así, el tiempo promedio de una reunión de decisión es
de 15 a 60 minutos.
 REUNIÓN DE

DISCUSIÓN
Reunión de discusión:
La reunión de discusión tine como objetivo abordar un
tema definido y buscar una respuesta final sobre el mismo.
Así, es esperado que enese tipo de reuniones, todos los
miembros expresen su propia opinión.
Si bien es una reunión que tiene como objetivo discutir un
tema en cuestión y puede haber diferentes opiniones, el
tiempo promedio para la misma es de una hora.
Sin embargo, para que la reunión termine dentro del tiempo
asignado, el líder necesita controlarlo, ya que es común que
los participantes terminen divagando y huyendo de los
puntos que realmente están en la agenda.
 Tipos de reuniones productivas
– Reunión de presentación:
Por último, tenemos la reunión de presentación. Esta
presentación puede ser sobre muchas cosas. Este es un espacio
donde los participantes tienen la oportunidad de aclarar sus
dudas, si es necesario.
Así, una reunión de presentación es la más tradicional, donde una
sola persona habla mientras los demás escuchan, si surgen dudas
se pueden preguntar al final de la presentación.
Así como los modelos anteriores, el tiempo de reunión es de 30 a
60 minutos. Además, es necesario establecer un tiempo para las
preguntas.
Aquí es necesario tomar mucho cuidado con la presentación. Si es
muy cansativa, demorar en terminar y no dejar un espacio para
preguntas, puede conducir a problemas futuros.
 Paso a paso sobre cómo tener
reuniones productivas?
– Establece el tono de la reunión:
– n.

Para comenzar es fundamental que quien controlará la reunión se

pueda organizar, pues, será necesario un facilitador para
promover la interacción saludable entre los participantes.
Por lo tanto, es importante que se prepare para la reunión
determinando el propósito de la reunión y revisando poco a poco,
así como los resultados que espera al final de la reunión.
Además, como mediador necesitarás mantener al grupo enfocado,
especialmente en situaciones de dispersión, además de avanzar
hasta encontrar una solución al problema abordado.
 – Avisa el tema antes:

No puedes tener reuniones productivas si tuequipo es

tomado por sorpresa y no tiene idea de por qué
decidiste realizar una reunión, ¿verdad?
Idealmente, haces una táctica previa al trabajo,
informando a todos unos días antes de la reunión. Si
tiene tareas que hacer, asígneles una a cada uno y
proporcione información adicional según
corresponda.
Justo al inicio de la reunión, refiere la información
complementaria y las tareas que comentaste, para
que el equipo sintonice lo que estás hablando y se
centre en lo que se abordará a continuación.
 Utiliza el material previamente
enviado al equipo en la reunión:
Durante la reunión, comienza utilizando los
elementos de trabajo como hilo común para guiar
toda la reunión.
Si en algún momento terminas pasando a otro
tema, entonces pide, de manera amable, que el
grupo regrese al tema que se está discutiendo.
Lo mismo se debe hacer si algún miembro del
grupo avanza un tema. Recuérdales que esto se
tratará más adelante y que deben tener
paciencia.
 Haz que todos los miembros
participen:
Apesar de solo llamar a las personas
necesarias para participar en la reunión y que
estén interesadas en el tema, cada
integrante tiene una personalidad, como por
ejemplo:
Los más tranquilos.
Apresurados.
Los que intentan controlar el asunto y
adelantarse a los demás.
Los timidos que sólo oyen y hablan poco.
Para tener una reunión productiva durante esta situación, es
necesario involucrar a todos los participantes tomando
algunas medidas como:

Anotar lo que cada uno dice y al que no hable

pregúntele qué piensa.
Coordinar un horario para que todos hablen.
Prestar atención a las personas tímidas
haciéndoles preguntas.
Calmar a los más precipitados y dominantes.
Con las notas en la mano, tendrás un buen
resumen de lo dicho, que te ayudará a encontrar
la solución que te trajo hasta este momento.
Coloca las agendas de las reuniones en acción:
Con todas las pautas mencionadas en la reunión,
es necesario que el momento sea lo más objetivo
posible. Para eso, anota todo lo que se debe hacer
después de finalizar el encuentro.
Relata lo que se debe hacer y define quién será la
persona que deberá realizar la tarea hasta la
próxima reunión. Es importante que fijes una
fecha final para realizar la actividad.
Después de eso, confirma todos los detalles para
que nada se salga del camino o se interprete de
manera diferente.
Discute los escenarios y los desafíos potenciales:
Es muy probable que las acciones que se tomen
después de la reunión no presenten escenarios
perfectos y que haya desafíos que se deban
enfrentar a lo largo de los días.
Recuérdele a tu equipo que estas situaciones son
naturales y presentan posibles soluciones que
pueden ayudar en el camino como un todo.
Además, es importante que estés disponible para
resolver algunas situaciones y ayudarlos a
superar las dificultades.
Determina una fecha para una nueva
reunión:
Por último, es muy importante que fijes una
fecha para la próxima reunión. Si esto no es
posible, da una opción, al menos aproximada,
para que puedan tener algunas acciones
anticipadas.
Si te encuentras con ellos, haz algunas
referencias con respecto a la próxima
reunión y solicita actualizaciones sobre cómo
van las cosas.
Si comenzó sin razón aparente, entonces no
debería haberse hecho en absoluto. Eso es porque,
las reuniones productivas son aquellas que tienen
un objetivo específico para existir.
Por lo tanto, antes de programar cualquier tipo
de reunión, es fundamental que tengas muy claro
el objetivo de por qué se debe realizar. Algunas
preguntas que pueden realizarse:
¿Qué problema quieres resolver? ¿Qué se
discutirá en la reunión? ¿Cuáles son los
resultados que necesitas tener al final de la
reunión?