Universidad de Oriente

Núcleo Anzoátegui

Unidad de Cursos Básicos

Departamento de Humanidades y Ciencias Sociales

Asignatura: Dirección de Reuniones

Planificación, organización, dirección y control de

una reunión

Estudiantes:

Génesis Figuera. CI. 27.745.201

Michel Presilla. CI. 28.344.359

Mariana Savedra. CI. 27.949.033

Noreldys Harrington. CI. 21.363.242

Barcelona, Marzo de 2019

 Aspectos relevantes en la planificación de reuniones

Las reuniones son encuentro entre dos o más personas en un sitio

previamente acordado, las cuales generan decisiones de calidad.

1. Criterios para elegir el tipo de reunión adecuada.

Los criterios que debemos tener en cuenta a la hora de querer elegir el

tipo de reunión adecuada son:

 Fijar el tema de la reunión y nombre de la misma.

 Tiempo disponible: ya que puede jugar a favor o en contra de los
participantes.
 Los participantes y su función: todos los presentes tienen un papel en
una reunión, ya sea como oyentes o simples dirigentes.
 Determinar la urgencia de la reunión.
 Costo para la realización de la misma.
 El lugar adecuado: un sitio cómodo, donde no haya ruidos y de
amplio tamaño será fundamental. La comodidad es primordial.
 Conocer el objetivo de la reunión.

2. Tipos de sala para una reunión: función, ventajas y desventajas.

Existen varios tipos de salas, realizadas para un tipo de reunión

específica, que se adapta a sus distintas necesidades; entre estas están:

 Salas de Reuniones para muchos asistentes: son útiles para

grandes encuentros tipo Convención (para una media de 100
personas en total), o tipo Junta (para una media de 15 personas en
total). La frecuencia de uso de este tipo de salas es baja, pero la
duración podría llegar a ser de hasta 100 minutos.
 Salas de Reuniones para grupos pequeños: sirven para encuentros
de Ciclos de Formación en las empresas (para una media de 20
personas en total para reuniones de Equipo (para una media de 6
personas en total), también se pueden usar en reuniones de
Presentaciones de producto o para recibir Visitas (para una media de
5 personas en total). Con frecuencia semanal, pero con duración de
60 minutos. Son muy cómodas y flexibles, siendo a su vez atractivas y
agradables; esto con el objetivo de crear marca y más sentimiento de
pertenencia de los trabajadores con la empresa. Su desventaja podría
ser que no muchas personas pueden estar presentes ya que como su
nombre lo dice, está diseñada para grupos pequeños.

 Salas de Reuniones para acelerar la Creatividad: muy prácticas en

reuniones de Brainstorming (para una media de 5 personas en total).
Tienen también frecuencia semanal, pero la media del tiempo de uso
es de 240 minutos. Una de sus grandes ventajas es que, a través del
diseño de estas salas, genere comodidad y así mismo, mediante su
uso, favorezca el flujo de ideas y un trabajo exitoso.

 Salas de Reuniones improvisadas: estas salas se han pensado

para encuentros tipo reuniones espontaneas o exprés (para una
media de 3 personas en total) y aquellas que deban poderse realizar
muy cerca de la zona de trabajo habitual. La frecuencia de uso es
diaria, por tanto, se usan mucho, y las reuniones duran una media de
30 minutos. La desventaja es que la planeación de estas no está muy
bien definida, por lo que podría jugar en contra de nuestro tiempo. La
ventaja es que no se necesita de mucha organización ni formalidad.
  Espacios de Reuniones en Petit Comité: estas salas sirven para
encuentros en formato de reuniones privadas y confidenciales (para
una media de 2 personas en total), o como espacios ideales para las
video llamadas o llamadas de teléfono privadas (para 1 persona). Es
diaria, y con duración de 30 minutos.

3. Convocatoria

Es un llamado que se hace, ya sea oral o escrito que se acuda a un

lugar en específico para una o más personas (pudiendo enviarse cartas,
llamarlos por teléfono, enviarles un correo electrónico o con afiches, a las
personas a quienes se les quiere convocar) o al público en general en cuyo
caso la convocatoria debe ser hecha empleando algún medio masivo de
comunicación. Como las asambleas, donde se reúnen los socios de una
empresa, necesitan de una convocatoria para que los accionistas conozcan
el día y lugar donde se efectuará la reunión que necesita de su presencia
para la toma de decisiones.

4. Agenda u orden del día.

Una agenda u orden del día, es una lista de puntos a ser discutidos en
una determinada reunión; donde se apunta lo que hay que hacer y la relación
ordenada de asuntos, compromisos o quehaceres de una persona en un
periodo o que se suelen tratar en una junta. Los puntos en un orden del día
pueden ser: