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CONDUCCIÓN DE
REUNIONES
R E L AC I O N E S E N E L E N TO R N O D E T R A B A J O
1. TIPOS DE REUNIONES

Una reunión está constituida por un grupo de personas que intenta conseguir unos objetivos
concretos en un tiempo y un lugar determinado. Se trata de un instrumento de comunicación
que se utiliza para resolver problemas o tomar decisiones. Proporciona a los miembros del grupo
la oportunidad de dar sus opiniones o aportar nuevas ideas.
Aunque sabemos que puede existir más de un tipo de reunión, las clasificaremos de la siguiente
manera:
1. TIPOS DE REUNIONES

1. LAS REUNIONES INFORMATIVAS

El objetivo es dar información a las personas convocadas. La reunión de principio de curso con
las familias es un ejemplo de reunión informativa. Tiene tres objetivos fundamentales:
a) Conocer a los educadores.
b) b) Informar sobre el plan anual del curso.
c) c) Dar una imagen de seguridad, ilusión, coherencia y receptividad. Conviene que la persona
que la preside hable claro y de forma estructurada, y provoque las preguntas de los
asistentes para comprobar si la información ha sido entendida y ha habido retorno.
1. TIPOS DE REUNIONES

2. LAS REUNIONES FORMATIVAS

El objetivo es poner en común todas las experiencias y aprendizajes que los asistentes tienen
sobre un tema determinado. El éxito depende de que se intervenga sin restricciones y que se
puedan relacionar las diversas informaciones presentadas.
Es normal que la conduzcan personas que tienen experiencia en el tema. Deben emplear un
lenguaje comprensible, poner ejemplos y fomentar las preguntas de las personas que no dominan
el tema. Es importante que al finalizar la reunión se haga una síntesis de las cuestiones más
relevantes.
1. TIPOS DE REUNIONES

3. LAS REUNIONES DE ANÁLISIS DE PROBLEMAS

El objetivo es reflexionar sobre las causas y los factores que inciden en un problema
determinado. Hay que evitar el pesimismo ante la imposibilidad de resolver el problema y
provocar entusiasmo con preguntas como: ¿de qué recursos disponemos?, ¿qué estamos
aprendiendo?
1. TIPOS DE REUNIONES

4. LAS REUNIONES CREATIVAS

El objetivo es dar una visión diferente de la convencional a una situación o problema determinado.
Mientras que en una reunión tradicional se propone una idea y la perfeccionamos hasta que ya la
tenemos bien perfilada, en las reuniones creativas se dan dos fases claramente diferenciadas:
1. La primera fase, en la que tan solo se proponen ideas, tantas como se pueda. (no debe
durar más de diez minutos, un miembro del grupo debe tomar nota de las ideas propuestas).
2. La segunda fase, en la que se evalúan las ideas de la primera (suele hacerse en un día
diferente en el que se convocó la anterior).
El coordinador de estas reuniones debe llevar a cabo dos funciones primordiales:
• Estimular al grupo para que aporte ideas nuevas.
• Evitar expresiones o ideas que destruyan la creatividad.
1. TIPOS DE REUNIONES

5. LAS REUNIONES DE TOMA DE DECISIONES

El objetivo es tomar la decisión más adecuada para alcanzar un objetivo o para solucionar un
problema. A veces surgen propuestas divergentes que dificultan el consenso. La persona que
coordina la reunión tiene una gran importancia, ya que el éxito de la misma dependerá de cómo
lleve a cabo sus funciones. La reunión para decidir las actividades que se llevarán a cabo durante
todo el proyecto es un buen ejemplo. Se suele realizar al inicio para poder planificarlo todo.
Existen tres maneras de tomar una decisión:
1. TIPOS DE REUNIONES

5. LAS REUNIONES DE TOMA DE DECISIONES

A. Decisión autocrática: la decisión que toma una persona o grupo que dispone de
autoridad para hacerlo a raíz de la información que tiene. Por ejemplo, el director del
proyecto decide cuales son los profesionales que llevarán a cabo los talleres y cuál será la
temática.
B. Decisión consultiva: la conclusión a la que llega una persona (o grupo de personas) tras
consultar a los individuos afectados por dicha decisión. Por ejemplo, preguntar a los
diferentes profesionales del centro qué reparaciones necesarias han visto en el centro.
C. Decisión democrática o grupal: la que pone en práctica el grupo, no debe contar con la
influencia de la persona que lidera el grupo. Una decisión democrática provoca un grado de
compromiso más elevado. Por ejemplo, que entre todos se decida la metodología con la que
se va a trabajar con las personas asistentes.
1. TIPOS DE REUNIONES
5. LAS REUNIONES DE TOMA DE DECISIONES

Hay tres circunstancias o factores a tener en cuenta para que una decisión sea autocrática, consultiva
o grupal:
1. El tiempo disponible: hay decisiones que se deben tomar en el mismo momento y
decisiones que pueden esperar. Por ejemplo, un alumno que ha tenido un accidente y hay que llevarlo
a urgencias y se debe tomar una decisión rápida, en comparación con la elección de los materiales que
es una decisión que puede esperar.
2. La calidad de la decisión: hay decisiones en las que no tiene ninguna influencia la calidad y
otras en las que es vital. La decisión de elegir en qué pared colgaremos una información es un ejemplo
de decisión en la que no influye la calidad; en cambio, elegir qué curso tendrá cada maestro es un claro
ejemplo de gran calidad.
3. El compromiso: si se toma una decisión contraria a la opinión de las personas que la
tienen que aplicar, su grado de compromiso será bajo o nulo. Por ejemplo, elegir unos recursos que el
resto de profesionales rechazan es una manera de garantizar que serán poco eficaces. Para garantizar
el compromiso, se deben evitar las decisiones autocráticas si no existe la certeza de que el que está al
mando tiene la confianza de todos los demás profesionales.
EJERCICIO 1.

• Señala las ventajas y desventajas de cada uno de los tipos de reuniones.

• Piensa en tu futuro laboral e imagina qué motivo de reunión puedes crear para un tipo u otro
que has estudiado.
• ¿Cuál crees que será el tipo más habitual de reunión en tu futuro entorno laboral?
1. TIPOS DE REUNIONES
INSTRUMENTOS PARA EL SEGUIMIENTO DE LAS REUNIONES

• DIAGRAMA DE GANTT.
Es un instrumento valioso para hacer el seguimiento de la aplicación de los acuerdos tomados en
una reunión. Tiene por objetivo seguir las etapas que se llevan a cabo desde la toma de la
decisión de convocar una reunión hasta que se lleva a cabo. Consiste en un diagrama cartesiano
formado por dos ejes preceptivos.
1. TIPOS DE REUNIONES
INSTRUMENTOS PARA EL SEGUIMIENTO DE LAS REUNIONES

• DIAGRAMA DE PERT.
Es un instrumento que nos ayuda a administrar un proyecto y además poder tomar la decisión
más acertada sobre el mismo. Para ello realizamos la representación gráfica de todas las tareas
que lo componen y el tiempo dedicado a desarrollar cada una de ellas. Se diferencia del diagrama
de Gantt en el hecho de que cada número corresponde a una tarea que ya se ha realizado.
2. ETAPAS DE DESARROLLO
La PREPARACIÓN de una reunión consiste en organizar tanto los recursos materiales, como
los recursos humanos que se necesitarán para el desarrollo de la misma. Por lo tanto, la persona
que la convoque debe planificar a qué personas quiere convocar, los temas del orden del día, los
materiales y soportes que necesitará, el horario y el lugar del encuentro.

Una de las herramientas más utilizadas para convocar una reunión es la hoja de convocatoria.
Este documento se debe repartir con 10 días de antelación (a no ser que se convoque de
urgencia) y debe contener el orden del día, el lugar y la duración aproximada de la reunión.
Además, se debe aclarar qué tipo de reunión se llevará a cabo (informativa, formativa, análisis de
problemas, creativa o toma de decisiones), tener en cuenta los roles de quien dirige el
encuentro (moderador/a), cuáles son los puntos del orden del día, fomentar un clima abierto y
de confianza y promover la participación e intervención de todos los miembros convocados.
2. ETAPAS DE DESARROLLO
El FINAL DE LA REUNIÓN se da cuando se terminan los puntos del orden del día. Puede que
en algunas situaciones (por ejemplo, por falta de tiempo) se aplace la reunión a otro día. En el
caso de que se llegue al final, en los últimos minutos se debe resumir lo más importante,
agradecer la presencia de los miembros y recordar las decisiones tomadas.
3. TÉCNICAS DE MODERACIÓN DE
REUNIONES
La moderación es un conjunto de principios y herramientas que sirven de apoyo en el proceso
de comunicación, de formación de opiniones y toma de decisiones en los grupos. El rol del
moderador/a es de gran importancia en las reuniones: inicia el tema a tratar, determina el
tiempo, hace valoraciones sobre las decisiones tomadas, finaliza la reunión, concede los turnos de
intervención y mantiene la reunión viva. Debe conocer las principales técnicas para llevar a cabo
su tarea, algunas de ellas son las expuestas a continuación.
- Asamblea.
- Mesa redonda.
3. TÉCNICAS DE MODERACIÓN DE
REUNIONES
- Asamblea.
Es una técnica de grupo en la que los miembros se reúnen para tomar una decisión conjunta o
abordar un tema concreto. Todos tienen poder y no establecen diferencias entre ellos. Tiene
como objetivos:
- Participar activamente en la toma de decisiones sobre un tema.
- Expresar libremente opiniones e ideas.
- Asumir las implicaciones que surjan derivadas de la
temática que se trata.
- Compartir responsabilidades una vez asumido el problema
como objetivo común.
3. TÉCNICAS DE MODERACIÓN DE
REUNIONES
- Asamblea.
Se realiza con el siguiente proceso:
1. Se reúne al grupo entero para tratar un tema que le afecta. Se establece un primer diálogo
que tiene como finalidad informar y establecer acuerdos generales.
2. Un voluntario toma nota de lo que se dice. Al final de la asamblea, este sintetizará los
aspectos más relevantes que se han tratado, la opinión mayoritaria sobre el tema, la
continuidad de la asamblea, la creación de departamentos, la distribución de tareas, etc.
3. Conclusiones y valoraciones.
3. TÉCNICAS DE MODERACIÓN DE
REUNIONES
- Asamblea.
Rol y funciones del moderador/a:
- Explicar brevemente los objetivos de la técnica.
- Motivar la reflexión planteando preguntas del tipo: ¿En qué medida se han alcanzado los
objetivos previstos?
- Señalar los fenómenos psicosociales observados en el desarrollo de la técnica: protagonismos,
tensiones, etc.
3. TÉCNICAS DE MODERACIÓN DE
REUNIONES
- Mesa redonda.
Es una técnica de grupo que se lleva a cabo cuando se desea conocer el punto de vista de
diferentes personas sobre un tema determinado. Es útil para delimitar los campos en que haya
acuerdos y desacuerdos dentro de un grupo grande. Tiene como objetivos:
- Crear una atmósfera óptima para la comunicación.
- Ayudar en la tarea referida a un tema problemático.
- Motivar al grupo ofreciendo puntos de vista enriquecedores de diferentes expertos.
3. TÉCNICAS DE MODERACIÓN DE
REUNIONES
- Mesa redonda.
Se realiza con el siguiente proceso:
1. Discusión con moderador/a ante un grupo de gente (auditorio) a cargo de personas
expertas (entre 3-6) que aportan sus puntos de vista y se ofrecen a responder las dudas del
auditorio en un espacio de debate posterior.
2. Directamente a alguno de los ponentes.
3. El moderador/a de la mesa finaliza la sesión haciendo un resumen integrador que valore
todo lo expuesto.
3. TÉCNICAS DE MODERACIÓN DE
REUNIONES
- Mesa redonda.
Rol y funciones del moderador/a:
- Participación del auditorio mediante preguntas o comentarios dirigidos a ayudar al grupo en la
selección del tema y los participantes en la mesa.
- Presentar a los participantes y el tema asumiendo el papel de moderador/a.
- Explicar el procedimiento que se seguirá y el tiempo que ocupará.
- Intervenir en la colocación de las personas expertas.
- Abrir la discusión con alguna pregunta.
- Aclarar y resumir sin expresar ideas propias.
- No permitir discursos, sino discusiones. Debe llevar a los participantes hacia un coloquio ágil y
regular las intervenciones.
- Contribuir a la claridad y la unidad de la discusión.
EJERCICIO 2

Realiza una infografía (puedes usar canva u otro programa de diseño) en el que se muestren las
características de la mesa redonda y de la asamblea.
4. TIPOLOGÍA DE PARTICIPANTES
En una reunión cada individuo tiene un rol determinado. Estos roles se pueden clasificar de la
siguiente manera:
de mantenimiento,
de trabajo o
disruptivos.

Cabe destacar la importancia del líder o coordinador de la reunión para potenciar los aspectos
positivos y reducir los negativos. De su intervención dependerá la reconducción de situaciones
que puedan apartar al grupo del objetivo fundamental. La mayoría de personas lleva a cabo un rol
u otro; hay personas que se sienten cómodas en un determinado papel que van repitiendo
reunión tras reunión (rol de mantenimiento).
4. TIPOLOGÍA DE PARTICIPANTES
En las reuniones se necesitan determinados roles de trabajo positivos, entre los cuales destacan:
• El líder.
• El secretario: es la memoria del grupo, ya que apunta lo que se dice y hace conexiones entre las
intervenciones.
• El informador: da respuesta a las preguntas que requieren la consulta de informaciones.
• El creativo: propone un camino diferente y original para resolver el problema.
• El colaborador: la persona que brinda ayuda en todo lo que se propone.
• El conciliador: distrae el clima para aliviar tensiones.
• El coordinador: aclara las relaciones entre las diversas ideas y aportaciones, las extrae y las
integra en un todo significativo.
4. TIPOLOGÍA DE PARTICIPANTES
Es importante destacar que los roles no siempre son positivos. A menudo las reuniones se
atascan y no llegan a los objetivos previstos, debido a la intervención o no de algunas personas
que llevan a cabo roles no integrados o disruptivos, ya que entorpecen el trabajo del grupo. Entre
estos roles negativos podemos encontrar:
• El charlatán: no para de hablar de cualquier tema excepto el de la reunión.
• El crítico sistemático: está en contra de todo lo que se propone en la reunión y cuestiona la
autoridad del líder.
• El mudo: no interviene en la reunión, a menos que una persona se le dirija directamente.
• El sabio: aunque puede ser una persona positiva para el grupo, se pone por encima de sus
integrantes despreciando la contribución de otras personas.
• El negativista: lleva la contraria a todo el mundo.
• El agresor: critica o censura menospreciando a los otros y siente envidia de los que hacen
buenas aportaciones.
• El obstinado: ignora el punto de vista de los demás y es incapaz de relacionarse.
EJERCICIO 4

De todos los tipos de roles que hemos estudiado, localiza al menos 5 en escenas de películas o
series que muestren la tipología que hayas escogido.
5. FACTORES QUE AFECTAN AL
COMPORTAMIENTO DEL GRUPO
Existen diversos factores que pueden afectar al comportamiento de los miembros del grupo:
• Tamaño: el número ideal de un grupo es de doce personas. El tamaño puede afectar en las
dimensiones de liderazgo, tolerancia entre los miembros y los procesos de grupo.
• Diferentes roles: cabe destacar la diferencia entre los boicoteadores y los colaboradores:
- Los boicoteadores son aquellos miembros que impiden o interrumpen la comunicación grupal
como medio de protesta o presión para conseguir su objetivo. Algunos se niegan a seguir
consignas y crean un clima tenso.
- Los colaboradores son aquellos miembros que facilitan el comportamiento del grupo,
fomentan la acción de los participantes, utilizan sus habilidades diplomáticas para mantener el
grupo unido y son los mejores animadores.
5. FACTORES QUE AFECTAN AL
COMPORTAMIENTO DEL GRUPO
Existen diversos factores que pueden afectar al comportamiento de los miembros del grupo:
• Normas: ya que definen la clase de comportamiento que los miembros del grupo creen necesario
para poder alcanzar sus metas. Los grupos también pueden imponer sanciones o medidas de coacción
para propiciar la aceptación y cumplimiento de las normas.
• Metas: los miembros de los grupos de trabajo comparten objetivos que se centran en el desempeño
y facilitan la consecución de las metas de la organización. Pueden ser formales (definidas) e informales
(no definidas, implícitas en las acciones de los miembros).
• Cohesión: que se refiere a la fuerza de los miembros de permanecer en el grupo y su compromiso
con el mismo, mantener al equipo unido, la similitud de intereses o las necesidades interpersonales de
afecto, inclusión y control.
• Liderazgo: ya que el líder ejerce una influencia positiva entre sus miembros para que puedan alcanzar
las metas propuestas.
• Ambiente externo: las condiciones y factores sobre los cuales el mismo no tiene control: la
tecnología, las condiciones físicas, las reglas, las recompensas y los castigos definidos en la
organización.
EJERCICIO 5

Amplía un poco más los factores que afectan al comportamiento del grupo en las reuniones que
hemos trabajado en la última diapositiva. Explica con tus palabras como puede influir cada
característica.