REUNIONES EXITOSAS

Largas, tediosas y aburridas. Así definen muchos profesionales las recurrentes reuniones de
trabajo, aquellas instancias creadas originalmente para discutir ideas y concretar planes de
acción, pero que, más de alguna vez, terminan siendo una verdadera pérdida de tiempo.
Las reuniones de trabajo debieran cumplir el papel para lo que fueron
hechas: informar al equipo de lo que está ocurriendo en la empresa o los objetivos que se
piensan concretar para revertir situaciones adversas. Sin embargo, en muchas ocasiones,
acaban convirtiéndose en una molestia tanto para quien la organizó, como para quienes
debieron asistir.
Esto ocurre, según los expertos, porque la mayoría de las veces, no se toman las precauciones
necesarias para evitar que estos encuentros se desvíen de los temas centrales por los que
fueron convocados, y se conviertan en la instancia para discutir las actitudes que molestan de
los compañeros o los grandes éxitos del jefe.
Por ello, resulta necesario dar un giro en la percepción que se tiene de estos encuentros y de
lo que significa sentarse con los pares a discutir aquellos asuntos que diariamente son
debatidos de manera informal y que, por ende, quedan inconclusos.
A continuación, los ocho pasos que se deben tener presentes si se pretende organizar una
reunión de trabajo precisa, dinámica y exitosa:
1. Planifique el encuentro e informe al equipo. Una de las primeras consideraciones que se
deben tener en cuenta si se pretende efectuar una reunión de trabajo, es la de informar con
anticipación la realización de ésta. Para ello, es importante que quienes vayan a asistir sean
contactados individualmente, por ejemplo, a través de un e-mail, que contenga el día, la hora
y los temas que se discutirán. “El error más grande es llegar a una reunión de trabajo sin una
planificación, y reunir personas que no tengan interés ni tiempo para escuchar lo que tienen
que decir los demás”, dice Darío Brieba, psicólogo laboral de la Universidad Central.
2. Exija la puntualidad de los asistentes. Una vez enviada la notificación es necesario recalcar
la puntualidad de llegada al evento. No se trata de aparecer en cada rincón de la oficina ni de
bombardear a los asistentes con post it en sus lugares de trabajo. Sin embargo, aclaran los
expertos, es necesario insistir en la puntualidad, ya que así será posible discutir los temas
agendados, sin extender demasiado la reunión (lo ideal es que éstas no superen los 45
minutos de duración). Según los especialistas, los horarios recomendados para llevar a cabo la
cita son a las 9:00 horas, cuando el día recién comienza, o después del horario de almuerzo, a
eso de las 15:00 horas.
3. Elabore una agenda de contenidos con los temas a tratar. Contar con una agenda de
contenidos es fundamental en las reuniones de trabajo. Si se informa con anticipación los
temas que se discutirán, los asistentes llegarán más preparados al encuentro y con distintas
ideas para proponer.
4. Acote los temas según lo agendado. Acotar los temas es uno de los tópicos más
importantes, señalan los especialistas. Esto, porque se si busca cambiar la impresión de los
asistentes de lo que es una aburrida reunión de trabajo, es necesario disponer el orden y la
prioridad de temas que se van a tratar en ésta. “Es muy fácil que el tema se desvíe y se
introduzcan dentro de la discusión otros asuntos que no forman parte de la agenda. Si esto
sucediera, quien dirige la reunión debe determinar si es un tema que pueda verse en el punto
de asuntos varios o bien, requiere que se incluya en otra reunión posterior”, sostiene Antonio
Dieck, académico de la Universidad de Monterrey. Para ello, explica Brieba, “el expositor debe
ser capaz de identificar cuando la discusión se está desviando a otro punto, y ser lo

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suficientemente sutil y elegante como para dar a entender que lo que se está conversando no
es el punto, y así volver al eje”.
5. Maneje la reunión con cuotas de humor. La reunión de trabajo debe ser una instancia de
discusión positiva y no un encuentro de trabajadores aburridos, molestos y desmotivados,
afirman los entendidos. “Es absolutamente necesario manejar las reuniones con una pequeña
cuota de humor o rompehielos que distiendan el ambiente. Un buen expositor sabe identificar
cuándo la audiencia necesita relajarse un poco, distenderse, concentrarse, cuando se sienten
incómodos, y cuándo es el momento de hacer un break”, precisa el experto de la Universidad
Central. Para ello, agrega, es bueno que el moderador “sea algo histriónico, ya que una
persona que juega con la voz, que tiene una voz fuerte, y que gesticula, tiende a captar mejor
la atención de la gente que una persona que se limita a leer en voz alta”. El expositor y líder de
la reunión podrá equivocarse y divertirse, en el contexto de lo discutido, pero sin perder el
enfoque en los avances y resolución de los temas.
6. Evite los monólogos. Que la reunión sea efectiva, dinámica y rápida dependerá en gran
medida del expositor. Éste deberá mostrar liderazgo y completa seguridad en sí mismo,
evitando eso sí, caer en el exceso de protagonismo y en los recurrentes monólogos, que
finalmente terminarán por volver tedioso el encuentro. Para ello, deberá tener pleno
conocimiento de las inquietudes de los asistentes, pauteadas con anterioridad, y evitar ser
agresivo al momento de exponer y obstinarse con sus propias ideas, sin considerar la opinión
de los demás. “Un buen expositor debe ser una persona con la capacidad de estar atento a los
estados de ánimo de los participantes, que sepa interpretar la comunicación no verbal de los
asistentes, saber cuándo debe intervenir para detener una discusión entre los participantes,
cuándo debe iniciar la revisión de otro punto de la agenda y ser también una persona
asertiva”, dice Dieck. Dar cabida a que todos los asistentes opinen y expongan sus puntos de
vista, enriquecerá el encuentro y hará que éste no se vuelva monótono y aburrido.
7. Prevenga la formación de bandos entre los asistentes. En medio de la discusión y el
intercambio de visiones, es necesario que el expositor mantenga una postura colectiva,
evitando los bandos. Los temas son de incumbencia para todos los asistentes, por lo que
agruparse por amistad o género para defender o rebatir una medida, será perjudicial para el
avance y dinamismo de la reunión. Un encuentro de este tipo será exitoso en la medida en
que el moderador demuestre liderazgo, interés, seguridad y sobretodo capacidad de
organizar, convocar y ganarse la atención de los asistentes.
8. Tome nota de los temas tratados en la reunión. Finalmente, será primordial tomar nota de
los temas discutidos en la reunión, ya que, de esta forma, se podrá recordar, jerarquizar y
llevar a cabo los planes y medidas propuestas y aceptadas por los asistentes. Que el expositor
tome nota, demuestra, además, un interés hacia los asistentes, quienes sentirán que fueron
tomados en cuenta y que la reunión valió la pena. Para no derrumbar lo construido, lo ideal
será que luego del encuentro, el expositor envíe a los asistentes un resumen con los puntos
tratados, así como las soluciones acordadas que serán puestas en marcha. La idea es no crear
falsas expectativas y hacer efectivos los acuerdos. La justificación y reiteración de lo discutido,
demostrará el interés y la concordancia de las partes, generando lazos de confianza entre las
mismas.
Con asistentes puntuales, una pauta fijada y temas acotados, la reunión de trabajo que desea
realizar irá perfectamente encaminada. Es necesario, eso si, esmerarse porque la cita no sea
un encuentro aburrido, sino una instancia para debatir ideas y tomar decisiones entre todos
los asistentes. Sólo así podrá concretar los objetivos que lo llevaron a organizar el encuentro, y
su equipo no tendrá las ansias de mirar el reloj y desear que las horas pasen rápidamente.

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