UNIVERSIDAD DE ORIENTE

NÚCLEO DE ANZOATEGUI

ESCUELA DE CURSOS BASICOS

CÁTEDRA: Dirección de Reuniones

Dirección De Reuniones

Profesor: Giomar Ríos Bachilleres: Reinaldo Pernia C.I22.872.329

Fabiola Arriojas C.I.27.505.343

Walter Hernández C.I.24.947.217

 CONTENIDO.

ASPECTOS FUNDAMENTALES PARA REALIZAR UNA REUNION

Las reuniones son una actividad muy habitual, tanto dentro como fuera de los entornos de
trabajo, por lo que ser un hábil administrador de reuniones tiene recompensas importantes.

Debemos saber que la gestión hábil de reuniones es la que produce juntas de trabajo que
generan decisiones de calidad, no las decisiones de quien conduce la reunión, sino decisiones
que realmente reflejan las opiniones del grupo.

Si queremos eficacia es necesario controlar las llamadas 5 p de reuniones eficaces: Propósito,

participantes, planificación, participación y perspectiva.

1. PROPÓSITO

La razón que motiva la reunión es hacer anuncios, tomar decisiones o efectuar lluvias de ideas
(brainstorming). Aunque las que realmente motivan organizar una reunión son las dos últimas.

Una reunión no debe realizarse si no es estrictamente necesaria. Por ejemplo, los

comunicados o anuncios se pueden realizar mediante llamadas telefónicas, email, etc. Por otro
lado, en ocasiones el coste que genera una reunión es mayor al beneficio que puede aportar.
Una reunión se debe realizar si se dan condiciones como las siguientes:
 Si la información está en manos de varias personas, cuando se estimulen las ideas al
reunir a las personas y cuando no esté claro qué información se requiero o está disponible.
 Cuando se busque el compromiso de los asistentes con el curso de acción y cuando
estén comprometidos en su planeación y ejecución.
 Cuando se busque medir la reacción ante una información.
 Cuando se manejan problemas complejos y se busca establecer opciones para
decisiones mediante lluvia de ideas (brainstorming).
2. PARTICIPANTES

Es importante determinar el tamaño, la composición y las habilidades de los participantes. Los

números nones de participantes suelen funcionar mejor que los números pares porque estos
tienen tendencia a que el grupo se polarice. Los puntos a tener en cuenta serían los siguientes:

El tamaño. Con muchos asistentes será más difícil tomar decisiones y con pocos no se
conseguirán los objetivos por falta de información y de asistentes, pueden faltar personas
clave.

Composición. Un grupo homogéneo consigue un trabajo compenetrado pero con menos

puntos de vista y conflictos. Un grupo heterogéneo aporta más valor pero necesita más
tiempo.

Competencia-cooperación. Los grupos que trabajan con una meta en común con posición
cooperante se desarrollan de forma más eficaz y sus miembros tienen niveles más altos de
satisfacción, mejor comunicación interpersonal, mayor participación y desempeño.

Actividad y proceso. Debe generarse un equilibrio entre actividad y proceso. Los participantes
asociados al tipo actividad buscan conseguir objetivos, logros y metas. Mientras que los
participantes asociados al tipo proceso buscan buena participación y satisfacción.

Habilidades. Entre los participantes figuran los que conocen el problema que se discute, los
que aportan soluciones creativas creativas e imaginativas, los controladores de recursos y
finalmente los encargados de tomar decisiones. Si existen estos tipos de participantes en la
reunión la probabilidad de llegar a una decisión de alta calidad es enorme.

3. PLANEACIÓN

Es necesario una trabajo de preparación para organizar que se hará y cuando, es decir, una
agenda para la reunión. Los participantes deben llegar a la reunión preparados, conociendo la
información esencial, sus roles y como lograr el objetivo. Algunas investigaciones sugieren
varias reglas para planear reuniones eficaces (Tropman, 1966). Entre las más importantes y de
forma muy resumida:

Regla de las mitades. Toda la información a tratar en una reunión debe estar en manos del
programador a más tardar a la mitad de intervalo de tiempo entre la última reunión y la
siguiente.

Regla de los sextos. Sobre dos tercios de la agenda deben tratar temas de la agenda actual. El
tercio restante debe subdividirse en dos de manera que la primera parte debe tratar temas de
la agenda pasada y la segunda parte a lluvia de ideas.

Regla de los informes. Sustituir la ronda de informes por temas específicos, como anuncios,
decisiones o lluvia de ideas.

Regla de los tres cuartos. La información y agenda debe enviarse a tres cuartas partes del
tiempo transcurrido entre las reuniones.

Regla de la agenda. Deben escribirse con verbos activos o resúmenes de enunciados, no con
una sola palabra.
Regla de los tercios. Las reuniones se dividen en tres partes: Periodo de inicio donde se tratan
temas menos difíciles, periodo de trabajo arduo en el que se consideran los temas más difíciles
y periodo de descompresión en el que la reunión comienza a disolverse.

Regla de integridad de la agenda. Todos los temas de la agenda deben cubrirse y los que no
están en agenda no se deberían discutir.

Regla de integridad temporal. Se trata de comenzar a tiempo y terminar a tiempo.

4. PARTICIPACIÓN

Es necesario presentar unas pautas de comportamiento:

Presentar a los participantes. Buscar la comodidad de los participantes presentando al resto

del grupo.

Establecer reglas básicas. Es necesario aclarar que variaciones de la agenda serán toleradas y
como se administrará el tiempo.

Establecer reglas de decisión. Permitirán a los participantes sentirse más cómodos. Entre las
reglas podemos ver la regla extensa (la de la mayoría), la regla intensiva (ganan los que
muestran más interés), la regla de la participación.

Utilizar una variedad de medios. Permite mantener el interés y la actividad de los asistentes
con métodos multimedia.

Alentar y establecer la participación. La participación entre los asistentes debe ser equitativa.
Buscar el equilibrio de participación con preguntas abiertas, alentando a contribuir con
experiencias, con contacto visual. Se trata de facilitar la discusión más que dominarla.

Resumir. Cerrar la reunión incidiendo en las decisiones tomadas, tareas asignadas y progreso
alcanzado.

5. PERSPECTIVA

Se trata de evaluar las decisiones tomadas y el proceso de las juntas de trabajo desde la
distancia con métodos como MDI. Este nos proporciona una visión rápida de los participantes
sobre las reuniones.
Agenda

Es el programa que contiene ordenadamente un conjunto de temas, tareas o actividades para

su realización en un periodo de tiempo determinado. Como tal, la palabra proviene del latín,
que significa ‘‘cosas que se han de hacer’’.

La agenda de trabajo o plan de reunión establece el marco laboral sobre el cual se desarrollan
las distintas estrategias del día. La agenda se distribuye generalmente a los participantes de
una reunión antes de la misma, de modo que los asistentes estén enterados de los temas que
se discutirán y puedan prepararse consecuentemente para la reunión.

El Plan de reunión puede incluir a todas las personas que representan diferentes funciones,
realizar el seguimiento de proyectos específicos, para la toma de decisiones, planificar
actividades o simplemente para las órdenes del día.

Casi siempre antes de una reunión se debe hacer una convocatoria por medio de avisos.

Generalmente la agenda tiene como encabezado el nombre de la organización, persona que

preside la reunión, fecha, hora, lugar de la reunión, los objetivos de la reunión.

Los puntos que serán tratados generalmente se enumeran así:

1. Bienvenida y apertura de la Reunión

2. Lista de los puntos específicos a ser tratados en la reunión. Esta parte es el cuerpo
principal de la reunión y por lo cual tiene el contenido más significativo.
3. Otros puntos que permite a los asistentes expresar sus áreas de atención
4. Arreglos y anuncios para la próxima reunión
5. Cierre de la reunión.

Para hacer una lista de tareas o actividades en las reuniones es importante:

1. Clasificarlas según la prioridad o la urgencia, sin dejar atrás las otras.

2. Planificar el tiempo que se requiere para cada una.
3. Dejar para el final las labores más sencillas.
4. No dejar todo para último momento, porque retrasa lo programado.
5. Si piensa que una tarea demora 5 minutos, calcule mejor diez.

Es de gran importancia agendar todos los puntos a ser tratados en una reunión ya que al
organizar y planificar todos los detalles, la información llegará a todos directamente. La
persona que conduce una reunión debe iniciar diciendo cual es el propósito y objetivo de la
reunión.

Idealmente, una reunión no debería durar más de 2 horas. Para desarrollar la agenda los
puntos deben ser específicos.
CONVOCATORIA

Es un llamamiento oral o escrito para que se acuda a cierto lugar o se realice alguna cosa,
destinado a una o más personas (en este caso puede ser realizada por carta a sus domicilios,
telefónicamente, por email, con afiches en los lugares donde asiste la gente que se desea
convocar, etcétera) o al público en general, en cuyo caso la convocatoria debe ser hecha
empleando algún medio masivo de comunicación.

7 HÁBITOS DE LA GENTE ALTAMENTE EFECTIVA

Cuando hablamos de hábitos nos referimos a cualquier cosa que forme parte de nuestro día a
día, cuando hablamos de la gente altamente efectiva hay que tener en cuenta tres
componentes que son fundamentales para ser parte de este grupo de personas los cuales son:

-El conocimiento

-Las habilidades

-El deseo o actitud.

El conocimiento se refiere a lo que vamos a hacer y tener claro e porque lo vamos a hacer.

Las habilidades indican como vamos a hacerlo. El deseo es la motivación y ganas de hacerlo.

Los hábitos de la gente altamente efectiva son 7, los 3 primero son los que van a de la
dependencia a la independencia.

1. PROACTIVIDAD

Significa tener la responsabilidad de su propia vida y ejercitar la habilidad de seleccionar una

respuesta ante cualquier estimulo que implica tomar decisiones consistentes basado en sus
valores y no en las condiciones que se encuentren.

2. EMPEZAR CON UN FIN EN MENTE

Es muy importante entender que las cosas son creadas dos veces, primero la visualizamos en la
mente para luego proceder a su construcción, este hàbito de efectividad refleja el liderazgo
personal y satisfacer la necesidad de encontrar un sentido a la existencia y comenzar cada día
con un claro entendimiento de su dirección y destino deseado, este es el primero la creación
mental.

3. ESTABLEZCA PRIMERO LO PRIMERO

Este hábito de efectividad interpreta la idea de la administración personal y su aplicación

inteligente posibilita que las personas puedan encontrar la diferencia entre lo más importante
y lo urgente para ser más efectivas, este es el hábito de la segunda creación, decir la creación
física.
4. Piense en ganar / ganar.

Este es el hábito que posibilita el logro de satisfacciones compartidas entre todas aquellas
personas que participan en un proceso de negociación.

Este hábito comprende el estudio de seis paradigmas de interacción humana: 1) ganar / ganar;
2) gano / pierdes; 3) pierdo / ganas; 4) pierdo / pierdes; 5) Gano; y 6) ganar / ganar o no hay
trato. Cada uno de estos paradigmas es un modelo de relaciones humanas que conlleva
determinados objetivos y logros; sin embargo, el primer modelo de los nombrados en una
realidad interdependiente es el único viable Este primer modelo representa beneficios
mutuamente satisfactorios, además de que supone aprendizaje recíproco e influencia mutua.

Algunos ejemplos ilustrativos sobre el hábito del beneficio mutuo, son los siguientes:

Piense que si trata al otro como a usted mismo le gustaría ser tratado, estaría sembrando la
semilla del ganar / ganar.

Acepte el hecho de que tanto usted como los demás pueden y deben resultar beneficiados en
una negociación.

Negocie actuando con integridad, madurez y mentalidad de abundancia.

Decida aquello que favorezca el bien común y la equidad.

Cultive una filosofía de vida ganar / ganar en la vida familiar, laboral y social.

Estimule la inteligencia del equipo de trabajo aportando una filosofía y conducta sustentada en
ganar / ganar.
5. Procure primero comprender y después ser comprendido.

Este es el hábito que sustenta la necesidad de comprender con empatía al otro para después
ser comprendido y poder edificar relaciones interpersonales más constructivas.

Destaca muy especialmente en este hábito la importancia de la escucha empática en el

proceso de la comunicación humana.

Esta escucha es con la intención sincera de comprender profunda y realmente a la otra

persona. Puede recordarse aquí que la antigua filosofía griega reconoce el ethos, fundamento
del carácter e integridad; el pathos, base de la empatía y el sentimiento; y el logos, sustento de
la lógica y la razón.

Algunos ejemplos ilustrativos sobre el hábito de la comunicación empática, son los siguientes:

Aprenda mentalmente a ponerse en los zapatos del otro para empezar a comprenderlo.

Pregúntese si la calidad de su comunicación con las personas aporta el respeto necesario y

posibilita una convivencia armoniosa.

Reconozca que para comprender al otro deberá aprender a escucharlo... con la mente abierta.

Compórtese con la necesaria firmeza y seguridad frente a los demás para ser escuchado.

Aprenda a establecer una comunicación empática escuchando y dejándose escuchar.