PROYECTO 9

EVIDENCIA 1: ELABORAR UN PLAN DE CONTINGENCIA PARA

EL PROCESO DE DISTRIBUCION

ELCY LORENA FUENTES RAMIREZ

LEIDY PATRICIA RODRIGUEZ
JORGE EDUARDO PANCHA
APRENDICES

JOAQUIN EDUARDO MUÑOZ

INSTRUCTOR

DISTRIBUCION FISICA INTERNACIONAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

CENTRO AGROPECUARIO
REGIONAL CAUCA
2022
2. SELECCIÓN DE UNA DE LAS EMPRESAS
Federación Nacional de Cafeteros De Colombia (FNC)

Es una ONG rural que ayuda a promover el cultivo del café en Colombia y la
exportación a mercados internacionales, con el objetivo de procurar el
bienestar de los caficultores colombianos.
Su fundación se dio el 27 de junio de 1927, cuando muchos cafeteros
colombianos se unieron con el propósito de crear una institución que los
representara nacional e internacionalmente, que viera por su bienestar y el
mejoramiento de la calidad de vida, así nació esta federación.

Fuente: https://es.wikipedia.org/wiki/Federaci
%C3%B3n_Nacional_de_Cafeteros_de_Colombia

3. IDENTIFIQUEN EN EL PRPOCESO DE DISTRIBUCION DE LA EMPRESA

Y LOS RIESGOS EXTERNOS, INTERNOS Y SUS CARACTERISTICAS ( a
qué?, A quién?, como los puede afectar y cuál es el nivel de riesgo).

El café es uno de los productos básicos más comercializados en todo el

mundo, su transporte por vía marítima siempre ha sido la alternativa más
económica y factible para transportar grandes cantidades de sacos entre
diversos países y continentes. La consolidación de un contenedor es una
expresión muy común utilizada a la hora de exportar Café por la vía marítima.
Para la exportación de café comúnmente se usan contenedores de 20 o 40
pies, que deben ser inspeccionados físicamente para verificar su limpieza y su
seguridad.
La forma en cómo se empaca el café es fundamental para su conservación y
para esto usualmente se utilizan bolsas plásticas, sacos de yute con
características específicas. Es de mucha importancia que el contenedor este
bien protegido contra humedad, ya que un trayecto marítimo puede durar hasta
8 semanas donde las cuales las temperaturas y condiciones climáticas suelen
ser extremas.
Fuente:
https://perfectdailygrind.com/es/2021/08/25/exportar-cafe-verde-por-via-aerea-
cuando-es-la-mejor-opcion/

Aquí los tipos de riesgos en el transporte marítimo:

 Temperaturas muy extremas en los conteiner marítimos

 Demoras en el envió
 Humedad
 Mojado
 Perdida de mercancía
 Contaminación
Lo anterior se puede dar por separado o combinados.
En todo caso, una pauta genérica para no tener problemas es verificar bien la
mercancía y el contenedor. Otro aspecto muy importante es contar con los
servicios de una empresa especializada y con mucha experiencia, muchos de
los errores a mencionar se dan por mucha negligencia y son evitables.
Fuente
https://www.moldtrans.com/riesgos-del-transporte-maritimo-que-hay-que-evitar/

 Temperaturas muy extremas en el conteiner marítimo: cuando se habla

de mercancías perecedera, las temperaturas muy extremas son letales,
como por ejemplo el calor puede echas a perder, las verduras, frutas,
carnes o pescados, lo mismo suele suceder con el frio para algunos tipos
determinados de alimentos.

 Demoras del envió: una mercancía debe llegar en tiempo y forma, porque
el cliente la necesita para su comercialización. El retraso en las fechas
acordadas es uno de los principales riesgos. Este aspecto es de vital
importancia.
El mal tiempo es quizás la variable más difícil de manejar igual la piratería
en muchas zonas, si se evidencia algunos de estos peligros lo normal sería
que la naviera cobre recargos preventivos para minimizar el riesgo.

 Humedad: Otro de los riesgos más sutil pero igualmente fatal es el que
genera la humedad, este es el motivo por el que se utilizan contenedores
refrigerados con supervisión de temperatura.

 Mojado: Si las mercancías se mojan estas quedaran inservible por lo

general esto se debe a una mala gestión del cierre del contenedor a
problemas en la carga y descargue o a un mal almacenamiento, en todo
caso aquí la responsabilidad si suelen ser de las empresas navieras y se
tendrán que responsabilizar de los gastos y perjuicios ocasionados.

 Perdida de mercancía: Este es un riesgo que se ha minimizado los últimos

años, pero que sigue latente, en primer lugar por problemas en la ruta como
un naufragio o avería del buque, por otro lado por posibles robos
sustracciones en los puertos de destino o carga.

 Contaminación: es otro problema recurrente, los contenedores marítimos

tienen que estar bien distribuidos para evitar así interacciones entre
mercancías que sean incompatibles. Estas contaminaciones suponen la
inutilización, es así que una naviera que sepa lo que hace evitara esta
situación.

Fuentehttps://www.moldtrans.com/riesgos-del-transporte-maritimo-
que-hay-que-evitar/
Riesgos en el transporte terrestre interno durante el proceso de
exportación de café

1. Robos de café ( piratería)

2. Contaminación de la mercancía
3. Retrasos en la entrega de la carga

El café es un producto que sufre muchos altos ciclos de hurtos dependiendo

de su valor en el mercado internacional y del cambio del dólar.
Fuente
https://repository.icesi.edu.co/biblioteca_digital/bitstream/10906/84922/1/
TG02566.pdf

NIVEL DE RIESGO

RIESGO MUY ALTO MEDIO BAJO MUY

ALTO BAJO
HURTO DEL
CAFÉ X
( PIRATERIA )
CONTAMINACIO
N DE LA CARGA X
RETRASOS EN LA
ENTREGA X
DAÑOS Y
DETERIRO DE LA X
CARGA
AFECTACION DE
LA VIA COMO
DERRUMBE O X
CAUSA
NATUFRAL DE
ACCIDENTE
 4. Establezca los escenarios de riesgo, para ello utilice la
técnica estructurada what it?, ( Y si?)
CAFÉ EN GRANO O MOLIDO
QUE PASA SI? CONSECUENCIA / PROTECCIONES RECOMENDACIONES
RIESGO

¿Y si hubo una Tener una planta Llevar a cabo

falla eléctrica y Retrasos en la eléctrica que mantenimiento
no se pudo entrega del satisfaga las preventivo a la planta,
imprimir ni pedido. necesidades. para que siempre este
visualizar los en óptimas condiciones
pedidos a de trabajo ante la
despachar? presencia de fallas
eléctricas.

¿Y si el grano Posibles Tener un programa Tener las máximas

está intoxicaciones de verificación por precauciones al
contaminado? para el ser medio de momento de cosechar y
De pesticidas, humano, por ende muestreos en el sembrar, para que el
disolventes, el producto no proceso de proceso de grano sea
mohos etc.? puede ser siembra. óptimo.
comercializado,
generando
perdida para la
empresa.

¿Y si alguna de
las bandas Al exponerse a Las zonas de
transportadoras aceites u otros trabajo estén en Maquinarias y zonas de
por donde quedara orden y tenga el trabajo limpias y
transita el totalmente aseo requerido, desinfectadas, antes de
grano para el contaminado, lo para manejar el dar inicio a las
tueste y cual impedirá su producto y que los actividades
molienda, está venta al público, mantenimientos
contaminada generando una sean alternos para
por aceites de perdida para la no tener que usar
mantenimiento empresa. la maquinaria sin
? estar en óptimas
condiciones de
higiene.
¿Y si algunos
de los Validar que los Capacitaciones dentro
operarios no Contaminación operarios estén de la organización que
está capacitado del producto capacitados en garantice los estándares
en el transporte temas requeridos requeridos.
de alimentos? para el manejo y
transporte del
producto.
 5. Elabore un mapa de riesgos
Riesgos de la operación y proceso de la producción de café

OPERACIÓN PROCESO RIESGO PROBABILIDAD

Hay que
seleccionar los Pudiendo
frutos en su generar
granos o Muy alta
punto de
Recolección maduración del quemaduras
del café árbol de café e intoxicación
separar el por ingerirlos,
grano del resto. por medio de
Lavarlo y la piel, los
secarlo, lo insecticidas y
mejor posible fungicidas.
para así
obtener el
grano perfecto
para y listo para
ser tostado.

Consiste en
retirar la pulpa En la
de la cereza Manipulación
Despulpado de la Media
del café por medio de la
presión que maquina
ejerce la despulpadora
camisa de la por atascos,
despulpadora y generando
debe iniciarse así cortes en
inmediatamente los dedos o
después de extremidades.
cosechar los
frutos.
El tueste del Accidente de
café es el quemadura
Tueste del tratamiento por altas
café Muy alta
térmico al que temperaturas
es sometida la en el proceso
semilla del Del tueste
cafeto, para así del café.
 obtener el
producto
quebradizo
fácilmente
molturable, del
cual por
infusión del
agua se obtiene
el café bebible.

Este es el El riesgo que

proceso tanto puede que
Molienda del doméstico puede Media
café como industrial, generar es en
de reducir el la
grano tostado a manipulación
polvo para así del molino
facilitar la causando
preparación de cortes o
la infusión amputación
usando para de las
ello un molino extremidades.
o molinillo de
café.

Envasado y El envasado es Se Puede

sellado básico para generar Alta
térmico asegurar que el quemaduras
café no pierda por mala
su calidad, manipulación
características, por las altas
protegiéndolo temperaturas
del oxígeno, la de la maquina
luz y de las selladora.
condiciones
ambientales.
Fuentes
https://es.wikipedia.org/wiki/Molienda_del_caf%C3%A9
https://es.wikipedia.org/wiki/Tueste_del_caf%C3%A9

https://caldas.federaciondecafeteros.org/app/uploads/sites/
11/2020/07/Cartilla_20-Beneficio-del-caf%C3%A9-I.-
Despulpado-remoci%C3%B3n-de-mucilago-y-lavado..pdf

6. Realizar la evaluación de los riesgos encontrados la

operación y el proceso

Después de analizar los riesgos de la operación y proceso en la

producción del café podemos encontrar que a la hora de cultivar
el café se visualiza altos riesgos a los que se enfrenta las
cosechas del cafeto, desde hongos en los terrenos y otros
riesgos en su proceso y manipulación generando así deterioro y
retraso en la cosecha y su producción. Un manejo adecuado
para saber tratar los riesgos a los que se enfrentan los cultivos
podría ser:

 Utilizar material de siembra sano

 Evitar el flujo de suelo y agua de un lote con plantas enfermas a
lotes libres de la enfermedad.
 Capacitación al personal en el manejo adecuado de las
maquinarias.

 Calibrar bien las maquinas despulpadoras. Una mala calibración

puede dar origen al grano mordido o cortado el cual además de
afectar la calidad física del grano como tal genera pérdidas
económicas al productor.

 Personal especializado en el tema de tueste, teniendo los

cuidados óptimos para evitar cafés quemados.

 Mantenimientos preventivos a las maquinarias.

 Valoración médica periódica del personal.

 Finalmente las maquinas nos ofrecen consistencias y eficiencia
cuando se utilizan correctamente por el contrario existe también
el riesgo de tener uniformidad no en cuanto a la calidad del café
sino en los métodos de producción. La clave está en comprender
el café, la cosecha y el mercado. Dependiendo del lote exacto.
La combinación de las manos de las personas y la tecnología es
lo que garantiza que la calidad siga siendo alta.
Fuente
https://perfectdailygrind.com/es/2019/04/19/procesamiento-del-
cafe-especial-el-papel-de-las-maquinas/

7. Establecer las estrategias y tácticas a utilizar según los

estándares nacionales e internacionales.

Para evitar que el personal sufra consecuencias en el desarrollo de

sus actividades se debe implementar un buen sistema de seguridad
y salud en el trabajo y que este vaya de la mano con las funciones
que cada uno realice. Capacitando al personal en la importancia de
utilizar los elementos de protección personal, tales como: chalecos,
botas, gafas, cascos, etc. Además por ser una empresa de
consumo masivo no se permite el uso de accesorios. Al finalizar
evaluar al personal capacitado con el fin de reforzar las dudas e
inquietudes. Y hacer seguimiento en los procesos con el objetivo de
garantizar cada una de las recomendaciones dadas en la
capacitación.

8. Plan de recuperación: teniendo en cuenta los siguientes

puntos:

 Detallar los pasos a seguir en la recuperación en

cuanto a que y cuando se debe hacer y las acciones a
desarrollar de acuerdo con cada uno de los riesgos
identificados:
En este proceso del café se identificaron varios riesgos.

 Irritación en la piel por químicos o por respiración del

mismo.
  Perdidas de extremidades por en las maquinas
despulpadoras
 Quemaduras en el tostado.
 Cortes en las partes de las manos o brazos en la
molienda del café.
 Quemaduras en el sellado.

En cada uno de estos riesgos encontrados es importante capacitar

y concientizar al personal para el uso adecuado de los equipos de
protección personal, de esto depende la seguridad e integridad de
cada uno.
También control en la entrega de dotaciones en su tiempo
estipulado.
Implementar en las maquinarias sistemas sensoriales el cual
detenga su funcionamiento en caso de que el operador traspase las
barreras. Recordar mediante gestión visual el uso adecuado de los
elementos de protección personal.

 Determinar la tendencias sobre los resultados

esperados en caso de que se dé el riesgo

Esto consiste en planificar e identificar y controlar los

riesgos potenciales, no quiere decir que todo saldrá mal,
quizás todo este bien, pero una valoración de riesgos
proactiva y su gestión de incidentes pueden ser útiles para
estar bien preparados y así corregir el curso rápidamente
en caso de requerirlo; y así, poder cumplir con los objetivos
del proyecto a tiempo y dentro de lo presupuestado.

a. Identificación: Hacer una lista de todos los casos en

los que se podrían presentar los posibles riesgos.
b. Análisis de riesgo: analizar la probabilidad de que
se pueda dar la gravedad y el plan de respuesta, de
acuerdo a la complejidad de los riesgos.
c. Priorización: priorizar los riesgos, basándose en el
registro y análisis de los riesgos, cuales tienen mayor
probabilidad de darse potencialmente y que pueda
afectar con mayor probabilidad el trabajo.
 d. Supervisión: si todo se da como se espera, se
estará poniendo en marcha y bien orientado para
cumplir con los objetivos fundamentales del proyecto.
Pero sin olvidar que hay que seguir controlando
activamente los riesgos para así evitar sorpresas
graves.
e. Respuestas: si en algún momento un riesgo pasa a
la realidad será la hora de responder. Y si todo
resulta como se espera como se cuenta con un
registro de riesgos y un gran plan de gestión de
riesgos de lo ejecutado en este proyecto, se tendrá
entonces ya un excelente PLAN DE
CONTINGENCIA, para afrontarlo.

9. Elaborar el plan de recuperación, teniendo en cuenta los

siguientes puntos:

Protocolos de comunicación:

Se elaboró un plan de comunicación en el que se involucra

directamente al área de comunicación, gestión humana y a la
dirección comercial, siendo el área de comunicación la
principal encargada de transmitir toda la información clara y
precisa a los empleados de la empresa, obteniendo así una
comunicación asertiva.
Producir contenidos oportunos, efectivos y relevantes para los
caficultores esto con el fin de generar conocimiento, acciones
y actitudes para así recuperar el sustento del sector y
mantener la unidas gremial. Ampliar las coberturas de los
medios de comunicación dirigida directamente a los
caficultores, con el fin de lograr un mayor alcance.
Esta área de comunicación será la encargada de dar
directrices y comunicados internos y externos de la empresa,
para poder consolidar un esquema de comunicación gremial
efectiva.

Responsables:
 Area de comunicación
 Gestión humana
  SST
Estas áreas deben hacer periódicamente seguimiento en cada uno
de los procesos y velar por que el plan se ejecute debidamente.

Tareas de comunicación asignada:

Para esto se debe llevar a cabo una excelente comunicación

interna por mediante diferentes medios en los cuales los
empleados en los que los empleados puedan estar en
contacto como por ejemplo: murales, capacitaciones, folletos,
intranet etc. Mediante esto se está garantizando que ellos
siempre tendrán presente lo importante que es la utilización
adecuada de los EPP y así concientizarlos.

Identificación y descripción de los medios de

comunicación existentes en la empresa para informar
eventualidades en los procesos de distribución:

MEDIOS:
 Boletines virtual pergaminos
 Páginas web
 Correos electrónicos
 Plataforma SOUNDCLOUD
 Grupos de WhatsApp
 Intranet
 Radios de comunicación
 Visitas informativas

La dirección pertenece a los procesos facilitadores de la

FEDERACION NACIONAL DE CAFETEROS (FNC), esto lo que
quiere decir es que se dispone de la capacidad y se da soporte a
los procesos misionales de la institución aportando de manera muy
significativa en cada una de las áreas y procesos de la FNC.
Las áreas que necesitan apoyo de la dirección hacen se hace una
solicitud que se estudia con un equipo altamente calificado dándole
así respuesta al requerimiento asignando un buen grupo de trabajo
según sea el caso, para apoyar a todos los requerimientos dando
soluciones prontas y oportunas.

Fuentes
Qué es un plan de contingencia y cómo crear uno en 8 pasos • Asana
https://federaciondecafeteros.org/wp/federacion/estructura/