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puntos
que
se
describen
continuacin:
financieras.
Manejo
del
Disponible.
previos
una
suma
mxima
para
pagos
individuales
de
Transaccin:
Verificar
la
entrada
del
efectivo:
menor.
Confirmar el porte de carns para los visitantes con el fin de evitar confusiones
al interior de la organizacin.
Observar que realmente haya separacin de funciones entre quien autoriza el
pago de una cuenta y el cajero.
Examinar la existencia de documentos que soporten los arqueos diarios de
efectivo como un medio de control de las entradas y salidas de este,
determinando cumplimiento de normas preestablecidas para su manejo.
Observar los requisitos de ingresos de personal a las dependencias de
tesorera para determinar si se necesitan controles adicionales para dar mayor
seguridad al manejo de caja general, o el acceso directo a las oficinas de las
personas que manejan cajas menores.
Verificacin de la elaboracin de ajustes a las cuentas de bancos cuando se
han recibido las respectivas conciliaciones controlando de esta manera los
saldos de las diferentes cuentas.
Verificar la existencia y aplicacin de una poltica de manejo de disponible.
Determinar la eficiencia de la poltica de disponible de la compaa.
Verificar que los soportes de las cuentas registradas como disponible, se
encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.
Observar
si
los
abonos
en
cuenta
de
los
disponible
se
registran
adecuadamente.
Revisar que exista un completo anlisis del manejo de disponible para
identificar fallas y aplicar las correcciones necesarias
Revisar si la informacin acerca de los disponible de la compaa, debidamente
actualizada se hace llegar oportunamente a la administracin y a los
encargados dentro de la compaa.
Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado de las
cuentas de disponible.
Al igual que el conocimiento y cumplimiento de este por parte de los
empleados.
Se debe mantener en un lugar seguro, preferiblemente por medios mecnicos,
como cajas de seguridad, documentos importantes como talonarios de
cheques, ttulos valores, tarjetas con las firmas autorizadas para expedir
cheques,
claves
de
seguridad,
etc.
PRUEBAS DE SUSTANTIVAS:
Tipo
de
Objetivos:
Transaccin:
Determinar
Efectivo
la
en
Caja
correccin
de
Bancos
los
saldos.
A. Correccin Aritmtica
Sumar algunas relaciones que presenta la empresa y que pudieran ser
incluidas dentro de los papeles de trabajo de Auditoria.
Conciliar los auxiliares con los saldos de las cuentas del mayor general.
B. Existencia o suceso, derechos y obligaciones y valuacin o asignacin,
Recuento del efectivo en caja:
Controlar todo el efectivo e instrumentos negociables posedos por la empresa
hasta que todos los fondos se hayan contado, insistir que el encargado del
efectivo este presente durante el arqueo.
Obtener un recibo firmado por el encargado del fondo como constancia que le
fueron
devueltos
los
fondos
al
cliente
de
entera
conformidad,
fecha
cercana
al
cierre
en
la
fecha
del
cierre.
los
saldos
como
de
las
finales
de
los
saldos.
Efectivo en Caja
1-
4- El total del efectivo depositado en caja debe arquearse por lo menos una
vez al mes, sorpresiva y sistemticamente y al sustituirse al cajero. El
arqueo debe realizarse por el empleado del Area Econmica,
verificndose adems que existe resolucin del director que fije el
montante de cada fondo operado.
5-
8-
9-
Los modelos Anticipos para Gastos de Viajes y los Vales para Gastos
Menores deben estar autorizados por los funcionarios competentes, de
acuerdo con el documento emitido por la direccin de la entidad,
contentivo de sus nombres y firmas.
10- Cada Vale de Gastos Menores y Anticipo para Gastos de Viajes pagados
y
liquidados
deben
constar
adjuntos
con
los
justificantes
1-
Efectivo en Banco
Es preciso que exista control de los cheques emitidos, cargados por el
Banco, caducados y cancelados.
2- Al menos una persona de los que firman los cheques, tiene que revisar
los documentos que dan origen a la emisin de stos, antes de firmarlos.
3-
4-
5-
6-
7-
recibidos como un pago por algn otro activo por el cual la contabilidad fue
previamente bien registrada, la interceptacin resulta en un dficit de la otra
cuenta de activo, la que a su vez puede volver a mostrar o a esconder la
situacin anteriormente mencionada. Un ejemplo comn de esta situacin es
la interceptacin y subsiguiente encubrimiento en cadena de recaudacin sobre
cuentas por cobrar. Si el efectivo no registrado corresponde a ventas y otros
ingresos para los cuales no hubo registro de contabilidad, el encubrimiento
permanente conlleva a una infravaloracin de tales cuentas de ingresos o
beneficios.
Las sustracciones implican una disposicin indebida de una cantidad que ha
sido registrada.
Si no se hace,
El
de
Registros y Funciones
Los registros iniciales son los primeros preparados por la organizacin o sus
agentes que se utilizan directamente o, mediante registros intermedios, que
constituyen la base de un asiento en el Mayor General. Tales registros iniciales
copias de documentos (como duplicaciones de cheques), cintas (como las
cintas de caja registradora) u otras listas,
(como
mquinas registradoras,
de la cuenta de clientes, se
En cualquier caso, el
En consecuencia, un
Los
llevando a cabo, y por lo tanto, deberan tenerle en cuenta las personas que
realizan estas funciones.
Las partidas no vlidas se refieren a cheques, comprobantes u otros
documentos incorrectos o indebidamente incluidos en los recuentos de efectivo
con el pretexto de mantenerlos para un depsito, cobro o reembolso
posteriores, y a aquellos cheques indebidos que se han depositado, pero que
cabe esperar que el banco los rechace. Los procedimientos para descubrir la
inclusin de partidas no vlidas en los recuentos de efectivo y conciliaciones
bancarias incluyen el examen de los cheques, comprobantes o documentos
similares incluidos en ellos, obteniendo una aprobacin independiente de
partidas cuestionables, depositando cheques bajo el control de la persona que
efecta el recuento e investigando los cheques depositados pero rechazados
por los bancos, durante el perodo razonable con posterioridad al recuento de
efectivo.
La sustitucin de las partidas vlidas se refiere a la utilizacin de depsito
bancarios o cheques obtenidos de otros fondos de la organizacin para ocultar
una deficiencia en el fondo cucho recuento o conciliacin se est llevando a
cabo. Entre las fuentes a partir de las que puede efectuarse tal sustitucin se
encuentran los cobros no depositados, fondos de explotacin y cuentas
bancarias. Un ejemplo corriente de sustituciones consiste en la utilizacin de
los cobros de un da o das posteriores para efectuar un depsito bancario
exigido por los cobros registrados de un da anterior. Otro ejemplo consiste en
el depsito de un cheque en una cuenta bancaria o el cobro del mismo a otra,
lo que corrientemente se denomina recambio. El principal procedimiento de
control para evitar la sustitucin de los recuentos de efectivo constituye el
recuento simultneo de todos los fondos a partir de los cuales sera factible
efectuar la sustitucin, considerando la custodia y ubicacin de los fondos
respectivos. En lo que respecta a los cobros no depositados, requiere que se
registren todas las cifras correspondientes a los cobros no depositados,
requiere que se registren todas las cifras correspondientes a los cobros hasta
el momento del recuento. La conciliacin simultnea de todas las cuentas
bancarias consiste tambin en un mtodo de proteccin contra recambio. Sin
embargo, dado que este recambio tambin requiere un depsito no registrado
en la cuenta bancaria a partir de la que se gir el chequeo sustituido, podra
mltiples,
alteraciones,
firmas
no
autorizadas
endosados
de
un
recuento y listado
El
Resulta
Por ejemplo, en una empresa con una cierta cantidad de instalaciones y filiales
podra existir una cantidad sustanciosa en exceso en varias de las filiales. El
auditor puede efectuar un cmputo de los desembolsos medios y determinar el
nmero de semanas para las que se habra de disponer de efectivo en la filial
concreta, donde pueda comprobarse que el fondo disponible es excesivo.
Podra compararse el costo de mantener un saldo equivalente a la cantidad
neta de nmina en la bancaria de nmina con el que supone el enviar
telegrficamente los fondos el mismo da en que tiene lugar el pago. Algunos
fondos especiales restrictivos, como los fondos entregados en derecho a
terceros quiz no produzcan intereses.
Otra razn que contribuye a una extensa auditoria de la caja es que el efectivo
es el activo ms lquido y ofrece la tentacin ms grande para el robo, el
desfalco, y la malversacin. El riesgo relativo es alto para los activos lquidos
y los auditores tratan de hacer frente a las situaciones de alto riesgo con una
investigacin ms detallada. En algunos trabajos de auditoria, el cliente puede
tener razones especficas para sospechar de la existencia de fraudes de los
empleados, y puede pedir a los auditores que pongan inters en el examen de
las transacciones por caja.
Control interno de las transacciones por caja.
El departamento financiero, bajo la direccin de un tesorero, es generalmente
responsable de la mayora de las funciones que se relacionan con el manejo de
la caja, Estas funciones incluyen; aprobacin de crdito, manejo y depsito de
ingresos a caja; firma de cheques, inversin del dinero ocioso: y custodia del
efectivo, los valores cotizados y otros activos negociables.
Adems, el
El banco registra y
Puede llevarse una cuenta bancaria por separado operada por el sistema de
fondo fijo por la sucursal, para sus desembolsos. A medida que esta cuenta se
agota el gerente de la sucursal enva una lista de los desembolsos a la oficina
matriz, con una solicitud para su reabastecimiento. La casa matriz y no el
gerente de la sucursal, es la que est autorizada para hacer depsitos en esta
cuenta. Los estados de la cuenta del banco y los cheques pagados se envan
a la casa matriz para conciliacin. Una variacin de este procedimiento para el
control de los desembolsos requiere que el gerente de la sucursal prepare cada
cheque por duplicado, para enviar inmediatamente la copia al carbn a la
oficina matriz. Los cheques estn numeradas en serie, y la oficina matriz toma
en cuenta todos los nmeros de la serie.
El control interno y la computadora
El procedimiento de las transacciones en efectivo por computadora puede
contribuir substancialmente a un fuerte control interno sobre la caja. Como se
coment anteriormente, el control sobre las ventas en efectivo puede reforzarse
por el uso de terminales de registro en lnea. Los aviso de remesa, o los
listados en el cuarto de correo con los pagos de los clientes pueden perforarse
para procesarse por computadora.
Papeles de trabajo para la auditora de la caja
Los papeles de trabajo que comprueben las pruebas de acatamiento de las
transacciones por caja, y una evaluacin del control interno para la caja. Otros
papeles de trabajo para la caja incluyen una hoja de agrupamiento, arqueos de
caja, confirmaciones bancarias, confirmaciones de saldos de compensacin,
conciliaciones bancarias, listas de cheques en circulacin, listas de cheques
investigados, las conclusiones escritas de los auditores respecto a la fuerza del
control interno, recomendaciones al cliente para mejorar el control interno.
Programa de Auditoria para la Caja
Estudio y evaluacin del control interno para la caja.
Pruebas sustantivas de las transacciones y saldos de caja.
Por ejemplo, si el
Generalmente los
Los auditores
debern inspeccionar los papeles comerciales del cliente y confirmarlos con los
emisores. Si los auditores debern inspeccionar los papeles comerciales del
cliente y confirmarlos con los emisores. Si los auditores tienen alguna duda
respecto a la recuperabilidad del papel comercial, debern investigar situacin
financiera del emisor.
BIBLIOGRAFIA:
Hidalgo Ortega, Jess , Auditora de los Estados Financieros. Lima Per 2009
PAG 489 - 513
Slosse, Carlos Alberto; Auditora: Un niuevo enfoque empresarial. La Ley 2008. Argentina
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Arens, Alvin A; Randal J. Elder, Mark S. Beasley, Auditoria un enfoque integral. Pearson,
Mxico 2007
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