Buenas tardes, Doctora Adriana, 

Revisando la solicitud el correo anterior en necesario precisar que un proceso de

gestión del cambio es definido como "un enfoque sistemático para transformar los
objetivos, procesos o tecnologías de una Entidad, El propósito de la gestión del
cambio es implementar estrategias para llevar a cabo este proceso de
cambio de cualquier proceso", actualmente Colpensiones no cuenta con una
estrategia que le permita a toda la Entidad.

Con el fin de aclarar las diferencias con lo que se requiere contratar para el
proyecto de gestión del cambio, frente al contrato 146 de 2020, específicamente
del componente “Implementación de la Estrategia digital - Modelo digital de
COLPENSIONES”,  se describe alcance de cada entregable que fueron marcados
en el correo anterior con dudas:

Entregable Descripción del entregable

Selección de mejores prácticas y Este entregable hace referencia de mejores prácticas las
elementos de transformación cuales serán definidas por el consultor. Solo se revisara
digital: Presentación de y evaluará mejores prácticas a nivel de mercadeo digital.
investigación externa exploración No se tendrán en cuenta aspectos técnicos o de otras
de alternativas para la definición áreas de transformación digital.
de modelo digital.:
Modelo digital: Propuesta y Este modelo se estructura en seis ejes clave que deben
construcción del modelo digital verse impactados en este proceso, es utilizado en
empresarial - modelo 360º empresas que han recorrido esfuerzos en
transformación digital permitiendo una visión 360º

Estrategia de cambio y Este entregable hace referencia a del proyecto de

comunicaciones: Estrategia de
cambio para el modelo digital
definido:
modelo digital Plan estratégico de gestión del cambio
que contiene las acciones y las comunicaciones por
desarrollar en Colpensiones para sensibilizar, divulgar la
información pertinente, así como minimizar los efectos
de incertidumbre y rechazo que se presentan en la
cultura organizacional, ante la implementación

Requerimientos detallados de Este entregable consiste en documento de

plataformas digitales requerimientos transversales de las plataformas
propuestas, este documento consiste en realizar la
especificación de requerimientos funcionales y no
funcionales de las plataformas propuestas en el análisis
de la consultoría
Servicios de integración Documento de especificación de los servicios de
diseñados de las plataformas integración requeridos en el diseño de las plataformas
digitales: propuestas
Piezas comunicacionales Estas piezas de comunicación hacen referencia a
asociadas con la implementación información que de deben compartir para socializar los
de la estrategia digital: temas de uso y apropiación acordados con el líder de
proyecto.
Resultados de la estrategia de
cambio y comunicaciones.
Los producto del establecidos para el proyecto de gestión del conocimiento que
tenemos en proceso de definición son:

Proyecto de Gestión de Cambio

Descripción Entregable
EL CONTRATISTA debe acordar con las instancias indicadas en la entidad la estructura
organizacional presente, los roles de cada instancia y con base en ello acordar el publico objeto
de cada unos de los instrumentos de consulta que se apliquen para las diferentes etapas del
proceso.
EL CONTRATISTA debe presentar el informe de Identificación de las barreras y retos que se
deben gestionar para lograr la adherencia del modelo a la cultura organizacional de la entidad,
identificando las acciones mínimas que se deben desarrollar
EL CONTRATISTA debe presentar el informe de:
ALINEACIÓN Y ANÁLISIS PARA EL CAMBIO
Entendimiento y análisis de:
Roles impactados por el cambio
• Análisis de la información entregada para Colpensiones
• Diagnostico del grado de madurez digital de la entidad y el nivel respecto a las entidades
del sector.
• Cruce de variables de impacto, con las detectadas en los ámbitos adicionales a analizar
• Índice de madurez digital y análisis de cultura organizacional y predisposición al cambio
• Identificación y complemento de competencias definidas en el modelo de madurez digital
• Desarrollo de encuesta y montaje en la plataforma de envío
• Análisis de resultados para identificar top & bottom performances, e identificar posibles
embajadores
• Mapa de retos y barreras
• Análisis e identificación de barreras y retos dentro de la organización
• Mapeo de primeras líneas de acción
• Identificación de los grupos y/o roles claves impactados o involucrados con la implementación
del nuevo modelo
• Diagnóstico de las competencias digitales de los funcionarios y colaboradores.
• Identificar los escenarios que se deben cubrir para las brechas del modelo de gestión del cambio
para la transformación digital.
EL CONTRATISTA debe definir la estructura y modelo para la gestión del cambio
organizacional.
Incluir la Definición del modelo digital y la estrategia de implementación.
Incluir el instrumento que permita determinar cuales proyectos requieren la
implementación de todo el ciclo de gestión del cambio definiendo los criterios para su
selección.
EL CONTRATISTA debe tener la capacidad de difundir y asegurar la adopción de la estrategia de
cambio organizacional para la transformación digital a partir de videos, presentaciones, guías,
piezas gráficas. ETC.
EL CONTRATISTA debe desarrollar actividades para generar conciencia sobre la necesidad
de cambio organizacional y personal, de forma tal que se evidencie alineación conceptual e
identificación de motivadores / barreras para el avance hacia la transformación digital (foco
en cultura y liderazgo)
El CONTRATISTA, deberá definir y presentar como mínimo:
Un plan con contenido temático para las capacitación y un plan de comunicaciones
debidamente alineados con las áreas responsables de estos procesos en la entidad y con
las metodologías de las mismas.
El CONTRATISTA, deberá entregar a Colpensiones, todo el material generado y empleado para
las capacitaciones y adopción, cediendo todos los derechos de propiedad intelectual (PI), para
replicar el curso a futuro.
El CONTRATISTA debe definir y presentar un plan de capacitación de la aplicabilidad y uso de
una metodología ágil aprobada. El plan de capacitación debe estar conformado por: contenido
temático y el cronograma para la ejecución de la capacitación de la aplicabilidad y uso de la
nueva metodología ágil.
El contratista debe generar todo el material audiovisual y didáctico (videos, presentaciones, guías,
piezas gráficas, ETC), para garantizar la capacitación y adopción de la nueva metodología. El
material audiovisual generado debe tener presente el manejo de colores, tipografía y gráficos de
Colpensiones y en idioma español
El CONTRATISTA debe impartir capacitación a los funcionarios indicados por Colpensiones para
garantizar la adopción de la metodología y generar la evaluación de la misma
EL CONTRATISTA debe suministrar las capacitaciones de manera presencial o virtual y con
documentos o medios audiovisuales sobre la metodología ágil aplicable. Las capacitaciones
deben ser dictadas por personal certificado y con experiencia en la metodología ágil aplicable.
EL CONTRATISTA debe entregar la guía de capacitación y documentos soportes para multiplicar
el conocimiento en la entidad, cediendo los derechos de propiedad intelectual (PI)
EL CONTRATISTA debe entregar una capacitación interactiva para que sea cargada en la
plataforma de entrenamiento/capacitación de Colpensiones que aborde el desarrollo de la(s)
metodología(s) generadas como parte del servicio y aplicables para Colpensiones.
EL CONTRATISTA debe entregar
Matriz de integración y aterrizaje a partir de variables detectadas en fase 1:
• Definición de microsegmentos
• Identificación de líneas de acción
• Fases de actuación
• Definición de plataformas y formatos
• Cruce de variables de impacto, con las detectadas en los ámbitos adicionales
Aterrizaje de Líneas de acción:
• Aterrizaje y definición de línea de acción de Sensibilización – Concienciación
• Definición de mensaje
• Plataformas
• Talleres
• Definición de campaña de comunicación
• Matriz de contenidos
• Definición de planes de capacitación
• Formatos
• Entrenamiento en Metodologías ágiles para el cambio
• Modelo de gestión de cambio:
Célula de cambio
EL CONTRATISTA debe desarrollar el acompañamiento de la implementación de la metodología
ágil definida desde su etapa de inicio y hasta la salida en producción, empleando la totalidad de
los entregables diseñados y en las herramientas de COLPENSIONES.
EL CONTRATISTA debe entregar como parte del servicio entregado la documentación generada
del ejercicio práctico de desarrollo e implementación de los requerimientos de desarrollo de
software y estas funcionalidades deben realizarse con las herramientas estándar de Colpensiones
que permiten la gestión del ciclo de vida del software y de Gestión de conocimiento de la entidad.
EL CONTRATISTA debe realizar el ACOMPAÑAMIENTO PARA ADOPCIÓN
Plan de acompañamiento y adopción las acciones definidas en la fase 2
• Creación de un cuadro de mando para el manejo de los objetivos estratégicos de gestión de
cambio para Colpensiones.
• Acompañar a la Célula de cambio a la implementación del modelo de gestión del cambio
EL CONTRATISTA debe realizar la entrega de la documentación aplicable a cada etapa de la
metodología definida en las etapas anteriores para los proyectos que se definan para la etapa de
Implementación y adopción
Todo lo anterior nos lleva a concluir que esta es una continuación del trabajo
realizado en el contrato 146, que a pesar de que aquí de desarrollo para un solo
proyecto se identifico la necesidad de desarrollarlo e implementarlo como
estrategia para toda la entidad y para los proyectos que apoyan el proceso de
transformación digital de la Entidad.