Práctica individual evaluada por pares

Hay vida después del acuerdo

Objetivo: Destacar la importancia de la fase de implementación de un acuerdo para que una

negociación sea efectiva, es decir, eficiente y eficaz.

Planteamiento del caso:

Eres el director de talento y cultura en tu organización. Después de una reunión con el consejo de
administración de tu empresa, te han manifestado su preocupación por la frecuencia con que los
acuerdos terminan siendo olvidados y nunca se implementan. Te piden desarrollar una estrategia de
implementación a través de un proceso de cambio de una mentalidad orientada a conseguir
acuerdos a una mentalidad de implementar los acuerdos y evaluar su efectividad.
Por supuesto que encontrarás resistencia significativa por parte de la gerencia de fusiones y
adquisiciones, quienes están acostumbrados a ir como saltamontes de un acuerdo a otro sin mirar
para atrás ni enterarse de las consecuencias de sus decisiones. Por ello, es importante ayudarlos a
desarrollar habilidades de implementación en sus negociaciones futuras.
No existe entre los gerentes una cultura de evaluación de resultados, ni están acostumbrados a
involucrar a terceras partes en sus diferentes etapas del proceso de negociación. La mayoría de ellos
tienen una antigüedad superior a los 15 años y disfrutaron de sus logros incuestionables en un
entorno de crecimiento sostenido y sin preocupaciones por la competencia que en aquel entonces
era inexistente. Las cosas han cambiado significativamente y se requiere de una transformación
radical de esta cultura.

Instrucciones:
1. Después de leer la situación anterior, desarrolla una estrategia de implementación que
también permita evaluar los resultados de dicha implementación.
2. Incluye en tu estrategia los siguientes elementos:
Desarrollo del caso:

C&A Ltda. somos una empresa dedicada a la venta e implementación de ERP’s comerciales de
marcas mundiales, con las cuales en su papel de Parnert, debemos atender desde los contactos
iniciales con los clientes prospectados hasta la implementación del ERP en los clientes donde
logramos cerrar las negociaciones de venta. C&A tenemos 25 años de estar en el mercado, el
crecimiento y éxito de la empresa no han pasado desapercibidos en LATAM, región en la que nos
hemos desarrollado.

Luego de realizar un estudio interno por parte de la Dirección de Talento y Cultura, a raíz de una
serie de inconvenientes que se han venido presentando a lo largo de los años, fundamentalmente
en el proceso de implementación, se han detectado una serie de hallazgos que sin lugar a duda han
venido en detrimento del cierre efectivo de las negociaciones alcanzada, lo que se deriva en
problemas de implementación y posibles inconvenientes para lograr negociaciones futuras,
dañando la imagen y estabilidad de la empresa.

En resumen, los hallazgos del estudio, entre otros son:

i. Mentalidad orientada en acuerdo
ii. Resistencia al cambio ante cualquier solicitud de mejora en los procesos
iii. Desconexión entre los negociadores y los implementadores, los procesos se realizan en
medio de islas donde cada departamento se preocupa por su parte del proceso
iv. Oportunidades de mejora en las habilidades de implementación en el Equipo, iniciando en
los negociadores
v. No existen métodos de evaluación de las implementaciones
vi. Personal con antigüedades importantes, que sufren de una fama desmedida, que los ha
llevado a un desconocimiento de los cambios importantes que ha tenido el mercado y que,
de continuar así, la empresa podría perder la posición por la que ha venido trabajando.

Ante lo anterior, se realizó un plan de acción, el cual comandaremos desde la Dirección de Talento y
Cultura, se solicita un espacio ante el Consejo de Administración para la presentación y aprobación
del plan elaborado para iniciar con la implementación.

A continuación, el plan de acción que se le presentó al Consejo de Administración de C&A Ltda.

1. Sesión inicial: con la participación del Equipo de la Dirección de Talento y Cultura a cargo del
plan junto con todo el personal de la Gerencia de fusiones y adquisiciones, encargados de todas
las negociaciones y el todo Equipo de implementación.
En esta sesión se presenta:
a. Justificación del plan de acción
b. Estadísticas de resultados de proyectos anteriores
 c. Oportunidades de mejora evidenciadas de negociaciones anteriores
d. Oportunidades de mejora evidenciadas de implementaciones anteriores
e. Actualización y cambios en los mercados internacionales y los riesgos que tienen las
empresas de no alinear sus culturas de gestión a las nuevas y exigentes necesidades de los
mercados donde conviven
f. Presentación del plan de acción para la mejora en los resultados de las implementaciones

2. Capacitación de requerimientos y habilidades para una implementación eficiente. Se

matriculará a todos los involucrados en negociaciones e implementaciones a este curso
impartido por el Instituto Tecnológico de Monterrey, en el cual podrán aprender y fortalecer sus
conocimientos y habilidades en esta área.

3. Implementación del nuevo módulo de implementaciones: Este nuevo módulo de

implementación les permitirá a las partes involucradas mantener un proceso de comunicación
y seguimiento permanente. El módulo incluye:
a. Reuniones programadas entre los negociadores e implementadores en la etapa de
negociación, la cual permite al Equipo de Negociadores retroalimentar a los
implementadores de los pormenores y compromisos que se van adquiriendo en el proceso
de negociación
b. Documento de cierre de negociación y apertura del proceso de implementación, este
documento consiste en un informe de todos los compromisos negociados con el cliente y
que deben ser atendidos en el proceso de implementación.
c. Puntos de control, durante el proceso de implementación se establecerán un número
determinado de puntos de control que van a permitir la evaluación del proceso de
implementación, la cantidad de puntos de control van a depender de la duración del periodo
de implementación, debe haber al menos un punto de control por mes durante la
implementación.
d. Informe de conclusión de la implementación, el Equipo de Implementación debe entregar
un informe de cierre de la implementación que incluya, los resultados de la implementación,
lecciones aprendidas del proceso y una autoevaluación del Equipo de la implementación
realizada.
e. Creación de repositorio de lecciones aprendidas en una base de datos de la empresa con
acceso a todos los involucrados en los procesos de negociación e implementación. Para cada
proyecto se creará una carpeta con el nombre del proyecto donde se incluirán las lecciones
aprendidas, donde se incluyan los hitos que se tuvieron que atender y las acciones realizadas
para sacarlos adelante. El mantenimiento de este repositorio esta bajo la responsabilidad
del Equipo de Implementación.
f. Revisión de la Autoevaluación del Equipo de Implementación. Cada autoevaluación
realizada por el Equipo de Implementación será revisada y certificada por el Departamento
de Auditoría Interna.
4. La implementación del módulo de implementación estará a cargo del Equipo de Gestión del
Cambio de la Dirección de Talento y Cultura. Esto con el fin de poder guiar a los involucrados a
través de todos los beneficios que traerán a la empresa la implementación de este módulo y
mitigar el riesgo por la resistencia que pueden presentar los colaboradores a la implementación.

5. Todo este proceso estará acompañado con una revisión y actualización de la Política que tiene
la empresa en tema de Negociaciones e Implementaciones, donde se incluya todo lo relacionado
al nuevo módulo de implementaciones. También se actualizará el procedimiento que se
desprende de esta política.

6. KPI de Proyectos implementados para el CMI. Con el objetivo de fortalecer la cultura de

excelencia, se incluirá en el Cuadro de Mando Integral CMI un KPI relacionado a la Calidad de
implementación de los proyectos, resultados que son extraídos de la evaluación y certificación
que realiza la Auditoria Interna de las autoevaluaciones que se realiza el Equipo de
Implementación en cada proyecto implementado. Este KPI será transversal a todos los CMI’s de
los Equipos que tienen que ver con los Proyectos, en primera instancia la Gerencia de Fusiones
y Adquisiciones y la Gerencia de Implementaciones.

7. Por último, se crea un programa de incentivos donde se reconozca de diferentes formas los
resultados sobresalientes que se tengan de la implementación de cada proyecto. Acá se podrán
accesar diferentes tipos de reconocimiento que van desde lo económico hasta reconocimientos
internos y premios para disfrutar con las familias.

Justificación:
Este plan de acción es importante para lograr la adaptación de la empresa a una nueva cultura de
excelencia en la implementación de los proyectos de cara al entorno de los negocios, el cual
permanece en constante cambio con mayores exigencias. De esta implementación depende el
fortalecer el alcance de nuestros objetivos y fortalecer el desempeño financiero.

El plan presentado al Consejo de Administración fue aprobado, ya contamos con las partidas
presupuestarias y nos preparamos para el proceso de implementación.

Los mantendremos informados de los avances y resultados de la implementación.

Saludos.
Rafael Calvo
Director de Talento y Cultura / C&A Ltda.