Salesforce para Administradores Esencial

Domina la administración de Salesforce
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El trabajo como administrador de Salesforce puede ser fascinante y muy
agradecido. Desde crear objetos para almacenar información clave de la compañía, a
diseñar y automatizar procesos complejos que ahorran horas de trabajo manual a los
usuarios, y todo ello, usando una herramienta muy flexible y en constante innovación, que
lo hace aún más divertido. En este curso de LinkedIn Learning te enseñaré las tareas
básicas y funciones de Salesforce que todo administrador tiene que conocer y qué
aspectos clave has de tener en cuenta para configurar y administrar adecuadamente un
entorno de Salesforce que resulte productivo. Soy Paula Quirós, directora general de Cloud
Coachers, llevo desde 2008 usando Salesforce y desde 2015 ofreciendo servicios de
consultoría y formación sobre Salesforce. Si estás planteando un cambio en tu carrera y
Salesforce te resulta interesante, este curso será el principio de tu nueva vida.
Conoce los entresijos de Salesforce

Hoy te voy a hablar de lo que es Salesforce y un poquito de su historia. Salesforce es una
compañía que nació en San Francisco en 1999. Si vas a su página web, en salesforce.com,
tienes un montón de información para que te hagas una idea de lo que es
Salesforce. Básicamente, Salesforce es una plataforma de gestión de las relaciones de los
clientes, CRM, por sus siglas en inglés, basada en la nube, que proporciona a todos los
departamentos de la organización, incluidos Marketing, Ventas o Atención al cliente, una
visión unificada de sus clientes en una plataforma integrada. Dicho así puede parecer un
poco rimbombante, pero un poco el resumen es que en Salesforce podemos tener, con el
cliente siempre en el centro, todos los datos y procesos de negocio de cualquier
departamento de nuestra organización integrados en la misma plataforma. Un poquito del
por qué Salesforce, vamos a echar un vistazo a lo que dicen en la web. Vale, voy a pinchar
aquí, en ¿Por qué Salesforce? Y aquí, básicamente, hablan de las cinco claves del éxito de
Salesforce. Vale, si te fijas, nos dice: innovación, plataforma, productividad, mobilidad,
comunidad. En cuanto a innovación, bueno, pues Salesforce es una empresa que está en
innovación continua. Constantemente están lanzando nuevas «releases», nuevas
funcionalidades de su solución, y además, están adquiriendo también nuevas
empresas para aumentar la familia de Salesforce. Aquí ves un poco ejemplos de
innovación, como Einstein, que es la inteligencia artificial de Salesforce, que llevan cuatro
años siendo número uno, por ejemplo, en los informes de IDC. Bueno, pues innovación
continua. De hecho, en Salesforce, hay tres «releases» al año, o sea, tres nuevas versiones
de Salesforce al año, que se trasladan de manera gratuita a todos los clientes para que
todos se beneficien de las nuevas funcionalidades. Luego, vemos aquí, bueno, pues, vale, la
plataforma, que es en lo que se basa todo Salesforce. Tiene ya más de 4000 aplicaciones
integradas en el AppExchange. ¿Y qué es esto del AppExchange? Bueno, seguro que tienes
un móvil en donde te instalas aplicaciones que te descargas desde Google Play o el App
Store, ¿no? Bueno, pues la idea de un «market» de aplicaciones no se inició con Apple,
sino que se inició con Salesforce. De hecho, había un AppExchange, un «market» de
aplicaciones para la plataforma Salesforce, antes de que existieran los smartphones. Y la
idea, pues, se la contó un poco Marc Benioff, que fue el fundador de Salesforce, a Steve
Jobs, ¿vale? O sea que, para que sepáis que esto viene de más atrás y otro ejemplo de
innovación continua. Bueno, productividad es uno de los grandes temas y grandes
beneficios de Salesforce. Pues hay unos estudios que dicen que los clientes de
Salesforce registran un aumento del 38 % de la productividad de las ventas. Y esto es uno
de los «drivers» que manda en todo lo que hace Salesforce, porque el foco de Salesforce
siempre es el éxito del cliente. Si el cliente no tiene éxito, ellos no tienen éxito. Y por tanto,
si el cliente no aumenta su productividad, pues Salesforce no tiene
éxito. Mobilidad. Bueno, pues todo lo que hagamos en Salesforce está disponible en la
aplicación móvil, sin que tengamos que hacer nada más. Con descargarnos la aplicación
móvil en nuestro teléfono, tendremos acceso a la información que tenemos accediendo a
Salesforce desde nuestro ordenador. Y la comunidad, ¿vale? Hoy en día, somos más de dos
millones de profesionales que estamos en la comunidad de Salesforce, compartiendo
experiencias, haciendo preguntas, ayudándonos unos a otros. Y bueno, pues esto es una
fuerza impresionante, en donde todos nos ayudamos unos a otros. Y está francamente
bien, está el tema de la comunidad, porque cualquier duda que tenga cualquier cliente o
cualquier «partner», puede lanzar la pregunta en la comunidad y seguro que alguien le
contesta. Además de la comunidad, está todo el volumen de clientes que hoy en día ya
tiene Salesforce. Y los clientes, realmente, son los mejores vendedores de
Salesforce, porque ellos cuentan en primera persona cómo Salesforce les ha, bueno,
ayudado a tener éxito y hay infinidad de casos de estudio publicados en la web de
Salesforce con referencias de clientes y ellos mismos contando pues su experiencia. Así
que te invito a que eches un vistazo a esto, que es muy enriquecedor. Y por último, pues
todas las aplicaciones que conforman Salesforce, ¿no? Desde Ventas, Servicios,
Marketing, Comercio, Interacción, Plataforma, Integración, Análisis, bueno, pues
Comunidades, Capacitación, etcétera. Bueno, pues esto es un poco el resumen de lo que te
quería contar de la página de Salesforce. Te invito a que le eches un vistazo y navegues tú
por aquí, porque hay muchísima información. Además de todo lo que te he contado, me
parece que es interesante que, bueno, pues eches un vistazo a los valores de Salesforce
también, el tema de su liderazgo, pues todo lo que hacen de responsabilidad social. Y
bueno, en definitiva, que eches un vistazo a la web para ver un poco y conocer un poco
más sobre Salesforce antes de iniciar el curso.
Arquitectura multitenant de Salesforce

Como buen administrador de Salesforce es necesario que conozcas la arquitectura de
Salesforce. Así que vamos a ver con este diagrama cómo es esa arquitectura y luego
explicaremos el concepto de «multitenant». Salesforce es una arquitectura que está,
digamos, como basada en capas, ¿vale? En este diagrama estás viendo que toda la parte
que ves en azul son las diferentes capas de la plataforma de Salesforce. Empezando por
abajo, vemos la parte de Thunder, que es la base de datos donde se guarda todo. Todos
los datos del CRM, todos los datos de gestión de la plataforma están ahí. Por encima,
tenemos la capa de Einstein, que es la inteligencia artificial de Salesforce. Ten en cuenta
que Einstein está bebiendo de los datos que están en la plataforma y está haciendo
predicciones y, bueno, pues, está dando información supervaliosa que nos ayudará a
gestionar a nuestros clientes de manera mucho más eficiente. Y por encima está
Lightning, que es el componente visual de la plataforma. Es, básicamente, el interfaz que tú
ves como administrador o como usuario y con el que interactúas cuando estás entrando
en Salesforce. Por encima de todas estas capas que son Lightning, Einstein, Thunder que
conforman la plataforma, se apoyan las diferentes aplicaciones o la propia funcionalidad
de Salesforce. Y aquí ves, por ejemplo, Sales, Service, Marketing, Community, etc.,
etc. Todas las diferentes aplicaciones que son, digamos, como paquetización de
funcionalidad dirigida a las personas que se encarguen de ventas o las personas que se
encargan de dar soporte a los clientes, etc. Todo esto es la arquitectura de Salesforce. Pero
esto ¿en qué se traduce para ti o para la empresa en concreto? Bueno, pues, ahora vamos
a ver el concepto de multiusuario o multitenant. Imagínate que Salesforce es un gran
edificio de apartamentos, como este. Y Salesforce pues, es, recuerda que todo está basado
en la nube con lo cual tu te conectas a través de tu navegador y accedes a Salesforce,
¿vale? Salesforce tiene esta plataforma que hemos visto y él se encarga de todo, bueno,
pues, de la seguridad, de las capas de datos, de la base de datos, de la infraestructura,
servidores, etc., etc., para que tú no te tengas que ocupar de nada de eso. Tú simplemente
tengas tu usuario, entres en tu espacio de Salesforce y ahí hagas, bueno, pues, tus
procesos y gestiones a tus clientes, ¿vale? Para que entiendas cómo funciona, usamos la
analogía del edificio. Imagina que Salesforce es este edificio de oficinas o apartamentos en
donde Salesforce se encarga de todos los servicios comunes de la limpieza, de, bueno,
pues, todas las escaleras y demás, de los ascensores, de las tuberías, del suministro de
agua, de luz, de internet, imagínate, no, pues. El Salesforce se encarga de todos los
servicios comunes y tú tienes acceso a un apartamento dentro de ese gran edificio. Pero
dentro de tu apartamento, tú puedes guardar ahí lo que quieras. Puedes pintar las paredes
del color que quieras, puedes tirar tabiques, puedes meter los muebles que quieras. O sea,
que tú eres, digamos, dueño de esa sección del apartamento. Y así es como funciona
Salesforce. En Salesforce hay tanto pequeños apartamentos de empresas pequeñitas con,
yo qué se, tres, dos licencias, hasta megamultinacionales con cientos de miles de
licencias y todos usan el mismo Salesforce. O sea, todos están en la plataforma de
Salesforce, pero el espacio concreto, el apartamento de una empresa pequeña será de una
manera y el apartamento de una megamultinacional será de otra totalmente diferente. Y
esa es la belleza de Salesforce que te permite ser muy flexible, te permite todas las
opciones de personalización que te puedas imaginar para conseguir que Salesforce se
adecúe a tus necesidades.
Repaso a las nubes más conocidas de Salesforce

Vamos a ver ahora un poco de información sobre las diferentes nubes de Salesforce. ¿Qué
es una nube? Bueno, una nube, al final, no deja de ser una paquetización de la
funcionalidad alrededor de, bueno pues, los equipos que van a encargarse de esos
procesos, ¿no? Por ejemplo, tenemos Ventas o Sales Cloud, que es la nube que se encarga
de todos los procesos típicos de un CRM, de gestión de clientes, oportunidades,
candidatos, etcétera. ¿no? Luego tenemos Service Cloud, con los procesos típicos de un
equipo de soporte de clientes, pues, o bien, bueno pues, gestión de incidencias,
consultas, SLA, etcétera, ¿no? O la nube de Marketing, que se encarga de las
comunicaciones y de personalizar todas las comunicaciones que dejamos a nuestros
clientes, potenciales clientes, o bueno, futuros clientes, como sea. Todo esto, recordad, que
está siempre alrededor del cliente, tenemos el cliente en el centro, y Salesforce, como es
una única plataforma integrada con todos estos procesos integrados, nos permite que
todos nuestros equipos de la empresa se unifiquen en torno al cliente, entonces vamos a ir
viendo las tres nubes principales, Ventas, Service y Marketing con un pelín más de
detalle. Primero, Sales Cloud; esta, recuerda, es la nube que se encarga de los procesos
comerciales, y de hecho, Salesforce es el CRM número uno del mundo. Bueno, ¿qué
tenemos en esta nube? Bueno, pues las típicas funcionalidades que ayudan a que nuestros
comerciales vendan de manera más eficiente, más rápido, y consigan un ratio de cierre de
oportunidades mucho mayor, ¿no? Así que aquí toda la parte de cuentas, contactos,
oportunidades, territorios, previsiones de ventas, pues todo eso es el «core» de Sales
Cloud, de la nube de ventas, ¿vale? Repito, y esto es importante que lo tengas en
cuenta, que aunque estamos hablando de Sales, en este caso, de ventas, yo he
mencionado cuentas, contactos, candidatos, ten en cuenta que como la plataforma es la
misma, da igual que tengas Sales o tengas Service, cuentas, contactos, etcétera, serán
conceptos o entidades que tú también tienes, o sea, da igual en la nube que estés, hay
ciertos objetos o entidades que son clave y son comunes a todas las nubes. En el caso de
Service Cloud, pues aquí lo que se paquetiza es la funcionalidad que tiene que ver con dar
servicio al cliente, o al potencial cliente, tienes todos, todas aquellas funcionalidades del
tipo crear incidencias, gestionar las incidencias o los casos de manera mucho más
eficiente o mucho más rápida, poder escalar en caso de que no se resuelva en un tiempo
equis, tener los contratos de nivel de servicio por cliente diferente en la plataforma, de tal
modo que se generen alertas, se escalen los casos de manera automática, tener por
ejemplo, cosas como omnicanalidad, ¿no? Las incidencias o las consultas de los clientes te
pueden venir desde cualquier sitio, y que todo eso se enrute hacia la gente que esté
disponible en ese momento para contestar al cliente, ya sea porque entra, bueno pues, por
vía web, vía email, vía chat, vía social, vía lo que sea. Bueno, pues esto es un poco a muy
alto nivel qué es Service Cloud. Luego, Marketing Cloud es la nube de marketing en donde
vamos a poder gestionar todas las comunicaciones que queramos hacer con el cliente, y
crear estos «journeys» o estos viajes personalizados del cliente, en donde le enviamos
información totalmente relevante para él. Aquí la personalización, la segmentación son
claves, pero sobre todo, la automatización, aquí estamos hablando de «marketing
automation» llevado al máximo nivel, de tal modo que tú podrás configurar tus viajes de
cliente, y que cada uno en función de sus acciones, de si te abren o no te abren un
email, de si visitan tu web o no, de si tienen tal producto o no lo tienen, de si tienen un
caso abierto o no, pues, en función de toda la información que tengamos de ese cliente en
Salesforce, podemos hacer que su viaje sea diferente de manera automatizada, y le
podremos enviar, pues tanto emails como SMS, como «push», como, bueno, cartas físicas
incluso, a través de Marketing Cloud. Hay multiples módulos dentro de Marketing
Cloud, el que se encarga de, bueno pues, las diferentes piezas, pero aquí, bueno, pues,
tanto email, social, web, push, mobile, advertising, todo esto está incluido en Marketing
Cloud, en esta nube. Y luego tenemos también otra que es muy conocida, que es la parte
de las «communities», las comunidades de Salesforce, que aquí, básicamente, lo que nos
permite es crear portales en donde los usuarios, nuestros clientes o nuestros partners, vía
un password y un nombre de usuario acceden a información que tenemos en nuestro
Salesforce, o sea que es como una ventana hacia nuestro Salesforce, en donde decidimos
mostrarles cierta información, de tal modo que, aquí, un cliente por ejemplo, puede entrar
a ver pues, por ejemplo, sus facturas o puede abrir una incidencia de soporte o puede
consultar el foro y comentar cosas con otros clientes, o sea, esto es también algo muy
utilizado. Bueno, pues hemos visto las nubes principales de Salesforce. Voy a volver a
mostraros esto, esto lo he mostrado siempre mostrando la web de Salesforce, así que ves
que toda esta información puedes verla tú y explorar más en detalle de la nube que te
interese.
Ediciones de Salesforce
Te voy a mostrar ahora dónde ir a ver cuáles son las diferentes ediciones de
Salesforce para que sepas cuál es la licencia que necesitas. Bueno, pues, estamos en la
página web de Salesforce y en la sección de Productos, nos vamos a ir a Ediciones y
Precios. Una vez aquí tenemos acceso, a las diferentes, pues, a las acciones por nube. Aquí
tenemos Paquetización de Salesforce para pequeñas empresas, o la nube de Ventas, la de
Servicio, la más habitual que es Ventas y Service, ¿vale? el servicio va todo
junto, Marketing, Commerce, etc. Todas las diferentes opciones de comercialización que
tiene Salesforce. Imagínate que vamos a buscar información sobre Servicio. Bueno, pues,
los precios de Service Cloud de esta nube se dividen en cuatro niveles de edición: desde
Essentials, Professional, Enterprise y Unlimited. Fíjate que, por ejemplo, Essentials tiene un
precio de 25 euros, usuario/mes. Pero la más popular es la Enterprise, que tiene un precio
de 150 euros usuario/mes. ¿Qué hay dentro de estas licencias? Bueno, pues, si hacemos un
poco de «scroll», ves que aquí tenemos el detalle de lo que está incluido en cada una de
estas ediciones. Por ejemplo, Gestión de casos está incluido en todas. Aplicaciones de
consola de servicio, también. Base de conocimientos, también está incluido, pero luego,
por ejemplo, Asignaciones y contratos de servicio de atención al cliente, o sea, si tienes
contratos de nivel de servicio diferentes, en ese caso ya no te serviría la opción de
Essentials, sino que tendrías que irte como mínimo a una Professional. Aquí tienes un poco
todo el detalle y si quieres más detalle de cada una de estas nubes, siempre puedes
pinchar en la gráfica comparativa que te abre, pues, mucha más información de detalle, de
lo que está incluido en cada una de las ediciones. En este ejemplo, yo te he enseñado
Service, pero siempre podemos ver otros ejemplos. Podemos ir a Sales y de nuevo vemos
los cuatro niveles de edición o podemos ir a Marketing Cloud, que tiene un licenciamiento
un poco diferente porque tienes que decidir si te interesa, bueno, pues, la parte de
Marketing Automation B2B o Correo y Móvil o Redes sociales, y una vez dentro de cada
uno, pues ya sí que entramos en las ediciones de manera similar a lo que hemos visto con
Sales o Service. Pues, aquí tienes Basic, Pro, Corporate y Enterprise. El licenciamiento es un
poco diferente y, de nuevo, la comparativa de lo que incluye cada licencia y, por último,
acceso al PDF de comparativa de cada una de ellas. Esta información es relevante para el
administrador de Salesforce. Él tiene que saber qué edición tiene y, por tanto, a qué puede
esperar en su Salesforce. Así como saber qué edición necesita si quiere añadir una nueva
funcionalidad.
Vamos a hacernos con Salesforce Developer

Ahora te voy a enseñar cómo puedes conseguir un entorno de Developer de Saleforce
para que puedas jugar con él con tiempo ilimitado. Por un lado, en la web normal de
Saleforce, en Saleforce.com, ten en cuenta que tienes este botón a una Prueba
gratuita; esta te da acceso a una «trial», a una prueba que caduca en el tiempo. Pero desde
aquí también puedes ir a la sección de Servicios y soporte y pinchar en el «link» que dice
Desarrolladores, o bien, puedes escribir directamente en tu
navegador developer.saleforce.com. Una vez aquí, esto es la página de desarrolladores o
de Developers de Saleforce, y desde aquí es donde vamos a apuntarnos para conseguir un
entorno de Saleforce gratuito e ilimitado en el tiempo, que no caduca. Así que lo que
hacemos es pinchar en el botón de Sign up que ves aquí, y tenemos que rellenar este
formulario para conseguir esa edición de Developer. Insisto, este entorno es un entorno de
la plataforma de Lighting, es gratuito, no caduca en el tiempo pero sí que tiene límites en
cuanto a licencias, evidentemente no podemos usar esto para un entorno real, de
producción, porque tienes dos licencias nada más, pero sí que sirve para que todas tus
pruebas, tus desarrollos, tus customizaciones, las hagas aquí antes de subirlas a un entorno
real de producción. Bueno pues, aquí lo que haríamos sería, ponemos un
nombre, ponemos un email, aquí me lo voy a inventar, en el mundo real no os lo inventéis,
poned un email real para que os llegue ahí toda la información, o sea es el acceso al
entorno. Elegiríamos el rol, que en tu caso pondrás que eres un Administrador; la
Compañía, pues si no tienes una compañía ahora mismo, puedes inventarte lo que pongas,
lo que sea, el País, el Código postal, y por último, el Username o nombre de usuario, que
este podría ser el mismo email que habéis puesto aquí, pero puede ser inventado, puede
ser miorgdeveloper@correo.com. ¿Vale?, no tiene por qué ser un correo real, pero sí que
es importante que sea un usuario único. ¿Qué quiero decir con esto? Que si tú tienes
aquí, has puesto el correo de tu empresa, y además en tu empresa tenéis ya
Saleforce, pues no podrás poner ese mismo correo aquí como Username porque en tu
empresa ese es tu nombre de usuario y no pueden coincidir. Recuerda que una cosa muy
habitual que hacemos los que trabajamos con este mundo, ¿no? Es, imagínate que tu
correo es de Gmail, imagínate ese es tu correo. Bueno pues, si pones un Más, si
pones orgdevelopersaleforce, por ejemplo, lo que quieras aquí después de un Más, esto se
considera un email diferente, y por tanto, un username único. Bueno, pues una vez que has
rellenado todo esto, le das aquí y pinchas en Sign me up y te llegará un email con acceso
al entorno, tendrás que crear tu contraseña. Una vez loggeado, entras en tu Saleforce, y
verás algo como esto, que es la sección de Configuración de la plataforma. Aquí verás un
menú a la izquierda con todas las opciones de Configuración, y bueno, pues por
aquí, acceso a los elementos más utilizados y demás. Accedes aquí por defecto siempre
porque esto es un entorno de Developer; ten en cuenta que aquí tienes el lanzador de
aplicaciones, y desde aquí podrás saltar a las diferentes aplicaciones, pero cuando entras
en tu entorno de Developer, siempre accedes aquí, a la parte de Configuración. Una vez ya
tenemos acceso a Saleforce, pues ya estamos en disposición de continuemos con nuestro
curso, y hacer que Saleforce responda a nuestras necesidades.
Modelo de datos en Salesforce

Para contarte cómo se organiza el modelo de datos en Salesforce, voy a coger un ejemplo
de una Excel que seguro que conoces muy bien. Entonces, imagínate que tenemos aquí en
esta Excel una serie de información organizada en pestañas. Yo aquí tengo una pestaña de
Cuentas, en donde tengo, pues, diferentes empresas con su nombre, su dirección, su web,
su teléfono. Pueden tener contactos. Tengo también una pestaña de Contactos en donde
guardo Personas, ¿no? Pues, con sus nombres, apellidos, el email, teléfono y a qué cuenta
pertenecen o en qué cuenta están relacionados. Luego una serie de Oportunidades, lo
mismo, con sus diferentes columnas, pues, Nombre, Cuenta, Importe, Fecha de Cierre, con
sus datos. Y también una serie de casos que son Incidencias de Soporte, como este
ejemplo, ¿no? Bueno, pues, imagínate que cada una de estas pestañas, Cuentas, Contactos,
Oportunidades, Casos, es lo mismo que las pestañas que vemos en Salesforce. Cada una
de esas pestañas representa una tabla con datos que es un objeto dentro de
Salesforce. Dentro de cada objeto, tenemos diferentes columnas. La columna Nombre, la
columna Dirección, la columna Campo, y eso en Salesforce implica que cada una de esas
columnas es un campo y tendría el campo Nombre con datos, el campo Dirección, el
campo Web, el campo Teléfono. Y luego tengo Registros. Pues, cada línea en el Excel
corresponderá en Salesforce a un registro. Un registro en este caso de tipo Cuenta. Tengo
el Landon Hotel con su información en el campo Dirección, en el campo Web, en el campo
Teléfono, etc. Así que recuerda, tenemos Registros por un lado, que son cada uno de los
registros de cada tipo, pues, un registro de tipo Cuenta como Landon Hotel, o un registros
de tipo Contacto como Maria Elena, o un registro de tipo Oportunidad como TerraFirm 3
meses. Luego tendré campos como el campo Nombre dentro del objeto Cuenta, o el
campo Dirección dentro del objeto Cuenta, también. Si me voy a Contacto, pues, el campo
Apellidos dentro del objeto Contacto. Y, cada uno de estas pestañas representa a una tabla
con datos que en Salesforce se le llama Objeto. ¿Y qué puedo agrupar? Los objetos que
tengo en mi Salesforce en Aplicaciones. Entonces, puedo decir, por ejemplo, que Cuentas,
Contactos y Oportunidades esté en la aplicación de Ventas. Y, luego, puedo elegir que
Cuentas, Contactos y Casos, esté en la aplicación de Servicio, por ejemplo. Bueno, pues,
con esto, a continuación lo veremos ya en la herramienta.
Entidades clave en Salesforce

Ahora que has visto cómo se organiza el modelo de datos en Salesforce, vamos a ver
cómo lo plasmamos o cómo se ve en la herramienta. Entonces, estás dentro de
Salesforce, has entrado con tu cuenta de Developer y esto es lo que ves. Estamos en la
parte de Configuración. Entonces, lo que vamos a hacer ahora es abrir una
aplicación. Vamos a ponernos con el ratón por encima de estos puntitos de colores que es
el lanzador de aplicaciones y pinchamos y vamos a elegir, por ejemplo, Ventas. Una vez
que entramos en al aplicación de Ventas, ves que aquí tenemos también diferentes
pestañas. De manera muy parecida a lo que te enseñaba antes con el Excel. Entonces, si
entramos, por ejemplo, en Cuentas, verás que aquí tengo algunas cuentas que son
empresas. Si pinchamos en la pestaña de Contactos, verás que tengo personas que
además están relacionadas con las cuentas. ¿Ves? Voy a poner otra vista aquí, vamos a ver
un segundo, o puedo tener oportunidades que son potenciales negocios, o cuando
hicieras acuerdos de venta, y esto lo estoy viendo porque estoy en la aplicación de
Ventas. Si ahora cambiamos a la aplicación, por ejemplo, de Servicio, verás que como todo
está en la misma plataforma compartimos cierta información, como, por ejemplo, los
contactos de las cuentas es exactamente lo mismo que hemos visto antes. Exactamente
igual, todo es la misma plataforma. Estoy viendo los mismos datos, pero aquí además
ahora tendré el objeto Casos, que, bueno, es posible que aquí no tenga ninguno. Ah,
tengo alguno. Tenemos algún caso aquí creado que son o bien consultas o bien
incidencias de, bueno, problemas de clientes que tengo que resolver. Bueno, pues, vamos
a volver a la parte de Ventas y vamos a repasar cuáles eran las entidades clave dentro de
Salesforce. Bueno, pues Cuentas y Contactos ya lo hemos mencionado. Son dos entidades
que siempre tenemos en Salesforce y en Cuentas vamos a guardar información de
empresas que podrán ser clientes, podrán ser partners o proveedores, etc. También
podemos guardar aquí en Cuentas, cuentas personales que son individuos que al final son
clientes también, porque a lo mejor en mi empresa yo no solo vendo a empresas sino que
también vendo a particulares. Bueno, pues, esos clientes individuales o Personal Account,
cuentas personales, podrán estar también en Cuentas. En Contactos, fíjate yo voy a abrir
una cuenta, aquí tengo la función de la cuenta y luego tengo la información relacionada
con la cuenta y tengo aquí diferentes contactos que al final son personas que están
relacionadas con esta cuenta. Pues, aquí tengo, bueno, pues, Carola Blanco, Juan Alonso,
Jorge Méndez que son contactos relacionados con esta cuenta y ahora abro el contacto de
Juan Alonso y si te fijas estoy ahora en la pestaña de Contactos y veré la información que
tengo relacionada con este contacto y los detalles del contacto. Fíjate que esto es un
registro de tipo Contacto, con sus campos completados, ¿vale? Y, por supuesto, está
relacionado con la cuenta. Oportunidades. Esto eran potenciales acuerdos de ventas,
opciones de negocio. Voy a cambiar la vista, voy a poner Vista Tabla. Y aquí tenemos
diferentes oportunidades, por supuesto, relacionadas con la cuenta y con el comercial que
esté llevando esa negociación. Así que podemos ver, por ejemplo, esta oportunidad de
Landon Hotel, que se ha ganado de 150.000 euros y puedo ver el detalle con su
información y recuerda: cada uno de estos es un campo. Todo esto que estamos viendo es
un registro de tipo Oportunidad. Estoy ahora dentro del objeto Oportunidades, ¿sí? Bueno,
pues, ¿qué otras entidades clave tenemos que tener en cuenta? Bueno, pues, por un lado
Campañas, que son campañas de «marketing», si vamos a tener Sales, por ejemplo, la
«Feria del mueble», Candidatos, que son potenciales clientes, que son, por ejemplo, cuanto
tú rellenas un formulario y pones información que a lo mejor no está del todo
cualificada, pues, te conviertes en un candidato y un comercial tendrá que cualificar tu
información y convertirte en un contacto que hemos visto. Y, bien, por último, los casos
que hemos visto antes. Voy volver a entrar en Service, y vamos a ver un ejemplo de un
caso para que veas qué información podemos gestionar aquí. Vale, voy a poner todos los
casos y aquí tenemos este ejemplo de «No se han entregado los artículos». Pues, vamos a
pinchar y vemos la información relacionada con el caso en donde nos dice, bueno, pues, el
contacto es Juan Alonso, de Landon Hotel, y el asunto es que no se han entregado los
artículos. O sea, es un pedido que han hecho, no ha llegado correctamente, no ha llegado,
por ejemplo, ¿no? Bueno, pues, ahí podemos ver el caso y, por supuesto, información
relacionada. Tendremos, pues, información que podemos añadir dentro de Salesforce.
Lightning: Plataforma e interfaz de usuario

Ahora te voy a enseñar cómo navegar por el interfaz de usuario de Salesforce. Lo primero,
ya conoces el lanzador de aplicaciones. Vamos a pinchar para abrir las diferentes opciones
de aplicaciones que vemos aquí. Siempre puedes pinchar en Ver todo para ver todas las
aplicaciones a las que tienes acceso, así como los diferentes elementos. Esto que vez aquí,
podemos jugar para cambiarlo de orden, si te interesa que algunas se vean por encima de
otras; vale, las más habituales las pondrás al principio para que las veas siempre en el
menú. Una vez has elegido tu aplicación, aquí tenemos las diferentes pestañas que ya
conoces. Vale, pues puedo ir navegando por ellas y voy viendo información de Cuentas,
Contactos, etc. Una vez que entro en una cuenta, hacemos clic, y recuerda que tenemos
acceso a múltiples registros que están relacionados, por ejemplo, los contactos. Fíjate que
ahora yo estoy en la pestaña de Cuentas, pero si hago clic en nombre de un
contacto, ahora estoy en la pestaña de Contactos, porque estoy viendo un contacto. Aquí
encima tenemos el buscador, y aquí puedo buscar por cualquier registro que tenga en
Salesforce, si yo quiero, por ejemplo, buscar Sillas, fíjate que la palabra sillas me aparece en
multitud de oportunidades, porque yo me dedico a vender sillas. Puedo buscar, por
ejemplo, el nombre de una persona, voy a poner Alicia. Aquí me muestra que hay una
usuaria con el nombre de Alicia y me lo muestra, o puedo poner María, pues ves que aquí
tengo una candidata con el nombre de María; o si pongo Alfonso, pues hay tanto un
comercial como un contacto que me aparecen. ¿Por qué me aparece el contacto? Porque,
seguramente, este comercial, Alfonso, es el propietario de este contacto. Y yo puedo
decidir buscar en Todo, como es en este caso, o puedo buscar únicamente en el objeto
que me interesa. Pero bueno, vamos a buscar, por ejemplo, una cuenta, si yo pongo
Terra, ves que me aparece tanto la cuenta Terra Firm como un contacto que pertenece a
esa cuenta, como las dos oportunidades que tenemos en esta cuenta. Todo esto es
clicable, si yo hago clic en la cuenta, me paso a ver la información de la cuenta Terra
Firm. Bueno, y por último en la interfaz tenemos esta sección de arriba a la
derecha. Empiezo por la derecha del todo y aquí tenemos pues el icono, el avatar, que
normalmente será nuestra foto, donde si yo pincho puedo configurar ciertas preferencias
personales. Luego está la campanita de las notificaciones. Cuando yo recibo una mención,
o por ejemplo, tengo que aprobar un proceso de aprobación, pues todo eso lo veo
reflejado aquí, en esta campanita. Luego está el engranaje que me da acceso a la
configuración. Tú cómo administrador estarás aquí casi todo el rato; estarás buena parte
de tu tiempo, dentro de la parte de Configuración. Aquí tenemos la interrogación que nos
da acceso a toda la parte de ayuda de Salesforce, vale, si pinchamos aquí tenemos una
serie de links. Vale, nos dará acceso a otros recursos, y desde aquí podremos, pues crear
casos, ver más información, etc. Luego, en este Más, tenemos las Acciones Globales, que
por supuesto, se pueden configurar y aquí tenemos las más habituales, pues crear un
Nuevo evento, crear una Tarea, un Nuevo contacto, etc. Y luego tenemos aquí los
favoritos. Aquí tengo ahora mismo solamente como favorito puesto el Landon Hotel, pero
imagínate que Terra Firm también considero que estoy todo el rato gestionando cosas de
Terra Firm así que lo voy a marcar como favorito. Y ahora lo veo aquí junto con Landon
Hotel. Pues hemos visto la parte de la interfaz de usuario y vamos a seguir explorando
todo esto.
El menú de configuración
Ahora que hemos visto cómo navegar por el interfaz de usuario, vamos a echar un vistazo
al menú de Configuración que realmente es donde tú como administrador te
pasarás buena parte de tu día. Así que vamos a pinchar en el engranaje que nos da acceso
al menú de Configuración. Vamos a pinchar en Configuración y aquí lo que ves es, por un
lado, un menú, en la izquierda que puedes hacer «scroll» y puedes ir viendo, las diferentes
secciones. Pues, la parte de la página principal con lo Utilizado más recientemente. Y fíjate
que hay dos pestañas: una de Inicio que es donde estamos y otra de Gestor de
objetos que nos da acceso a la sección de Configurar nuestro modelo de datos y crear
objetos y campos y demás. Por ahora, vamos a ir a la sección de Inicio y aquí, bueno, pues,
aquí tienes una serie de accesos a asistentes. Y si hacemos un poco de «scroll», verás que
tenemos varias secciones. Por un lado, la sección de ADMINISTRACIÓN con Usuarios,
Datos, Correo electrónico. Fíjate que cada vez que hay una sección de estas, una
subsección, tienen una flechita que podemos pinchar para desglosar las opciones de
configuración que hay dentro de esa sección. Así que el menú de Configuración se hace
bastante, bueno, se hace bastante extenso. Lo mismo podemos hacer con Datos. Incluso,
hay diferentes niveles de ir desgranando las opciones de Configuración. Luego aquí
tenemos HERRAMIENTAS DE LA PLATAFORMA con Aplicaciones, Configuración de
funciones, Einstein, Objetos y campos que aquí ves que hay también un Gestor de objetos
que básicamente es lo mismo que acceder desde aquí. Y luego hay parte de
CONFIGURACIÓN con temas como Configuración de la empresa, Clasificación de
datos, Identidad, Seguridad. Si te fijas, este menú es muy extenso porque podemos ir
desgranando, voy a; por ejemplo, a hacer clic en Aplicaciones y de aquí voy hace clic en
Aplicaciones conectadas, ves es todo esto de esto y al final picho en una opción y me
cambia la página principal que estoy viendo. Vamos a ver, por ejemplo, si ahora selecciono
la parte de Automatización de procesos. Aquí tenemos Acciones de flujo de trabajo que, a
su vez, se desgrana en estas, por ejemplo. O sea, el menú de Configuración es muy
extenso y muchísimas veces, a lo mejor, te cuesta trabajo encontrar dónde está la opción
que quieres para cambiar equis cosa. Bueno, pues, si sabes cómo se llama lo que quieras
cambiar, siempre vas a poder hacer lo siguiente: escribes aquí, por ejemplo, «flujo» y aquí
ves que te aparece; por un lado, Categoría de flujo Acciones de flujo, Flujos, Reglas de
flujo. O sea, te muestra todas las opciones que tienen la palabra flujo y esto es superútil
para ir rápidamente a la opción que te interesa. Imagínate que lo que quieres es ir a los
Flujos o «flows». Bueno, pues, aquí tenemos estos creados, ¿vale? O que quieres ver un
usuario, pues, puedes poner «usuario», o usuario, ves se te aparece ya en la sección de
Usuarios, pues, Configuración de gestión de usuarios o, directamente, Usuarios. Vamos a
pinchar aquí y vemos los usuarios que tenemos en nuestro entorno. Bueno, pues, esto es
el menú de Configuración y ya te digo que como administrador tú estarás buena parte de
tu día en esta sección.
Nuestra org y nuestra licencia

Una de las secciones del menú de configuración que necesitas conocer como
administrador es la relativa a la información de la compañía. Así que voy a hacer uso de la
búsqueda rápida del menú de Configuración, para encontrar esa sección. Voy a escribir
«comp», y aquí me aparece ya comp de componentes, pero también de información de la
compañía. Así que voy a pinchar aquí y te voy a contar qué es lo que vemos en esta
sección. Bueno, pues vemos el nombre de la organización, MobiOffice, en este caso, SL, ya
que para este curso yo estoy simulando que soy una empresa que me dedico a la venta de
mobiliario de oficina. Vale. Aquí vemos información de, pues, que esto está en España, que,
bueno, mi idioma es el español, la configuración regional es español, bueno, vemos aquí
un poco de información. Esto que ves aquí es el ID de la organización de Salesforce y este
numerito es el número que tendrás que conocer en tu entorno porque es importante a la
hora de comunicarte con Salesforce y demás. Vale, este es un número único que identifica
a la organización de Salesforce. Una organización es este entorno de Salesforce que es
tuyo, que es donde estamos. Es como nuestro apartamento dentro del edificio de
Salesforce. Y aquí, un poco más abajo, tenemos las diferentes licencias de usuarios, cuántas
tenemos disponibles, o sea, cuántas hemos contratado con Salesforce, y cuántas llevamos
utilizadas, y cuántas nos quedan por utilizar. Entonces, bueno, pues las licencias más
habituales son las de tipo Salesforce, que yo, en este caso, tengo 20, y estoy utilizando
6, por lo que me quedan 14 sin utilizar. Pero hay múltiples tipos de licencias. Tenemos por
ejemplo, las de Chatter, tenemos 5 000 licencias incluidas con este entorno, de las que solo
estoy utilizando 1. Estas son licencias gratuitas, por ejemplo. Y bueno, pues hay multitud
de diferentes tipologías de licencias. También hay licencias de función, que dependerán de
las opciones que yo he contratado con Salesforce, y toda esta información la tenemos por
aquí. Esto es muy importante que conozcas como administrador, porque si no tienes, por
ejemplo, licencias restantes disponibles, no podrás crear usuarios de Salesforce en tu
entorno, así que esta sección de información de la compañía, muy importante, y tenla muy
presente.
Creando usuarios
Imagínate que estás trabajando en tu empresa y hoy, pues resulta que hay una nueva
incorporación al equipo comercial, entra una nueva persona a trabajar y tienes que
asignarle una licencia de usuario de Salesforce. Lo primero que tienes que hacer es
confirmar que, efectivamente, tienes licencias disponibles como en este caso, ¿no?, que
tenemos todavía 14 licencias disponibles y podemos, por tanto, crear un usuario sin
ningún problema. Bueno, pues vamos allá, vamos a crear este usuario y te voy a enseñar
cómo se hace. Podemos o bien navegar y desplegar la opción de Usuarios o bien escribir
en la búsqueda rápida Usu, por ejemplo, y ya nos mostrará la opción de Usuarios. Bueno,
pues venimos aquí, y pinchamos en Usuarios. Aquí tenemos los usuarios actuales
¿vale?, los que tenemos ya en nuestro entorno, en nuestra org de Salesforce. En este caso,
vamos a crear un nuevo usuario. Bueno, pues, vamos a suponer que su nombre es Javier
Fernández. Escribimos su nombre y apellidos, su correo, Fernández, voy a poner
movioffice.com Fíjate que ya me ha completado la información de nombre de usuario, así
como su apodo, bueno, de apodo, voy a poner yo Javier, algo más sencillo. Luego cargo,
vamos a decir que es comercial. La empresa, por supuesto, podríamos rellenar la
información va a ser Movioffice, pero lo más importante de estas acciones, por un lado, el
correo electrónico y el usuario. El correo electrónico que sea un correo real porque ahí le
van a llegar notificaciones y demás, y el usuario tiene que ser un nombre de usuario único,
no ha podido, o sea, es que no puede haber otro nombre de usuario en Salesforce que
comparta esta información, ¿vale? Esto tiene que ser un campo único que normalmente el
correo es único así que podrás utilizar el correo como nombre de usuario. Y lo otro que es
muy importante es esta sección que aparece por aquí, ¿vale? Lo de función, licencia de
usuario y perfil. Esto verás más adelante por qué es tan importante, pero ahora ya te
cuento que la función va a determinar qué nivel de visibilidad tiene este usuario dentro de
Salesforce. Voy a decir que es comercial B2B, así que él tendrá acceso a todo lo que el rol
comercial B2B tenga acceso. Luego la licencia de usuario, pues va a utilizar una licencia de
Salesforce. Recordad que teníamos 14 disponibles, así que no hay problema. Y por último,
el perfil. Es importantísimo definir los perfiles dentro de tu entorno de Salesforce porque
esto determina no solo lo que el usuario puede ver, sino también lo que puede hacer. En
función del perfil del usuario, podemos limitar, por ejemplo, que una persona pueda crear
cuentas, o que una persona pueda, siquiera, ver oportunidades; o que una persona no
pueda enviar correos electrónicos, por ejemplo. O sea que todos lo que se puede ver y
hacer en Salesforce viene determinado por el perfil del usuario. Pues vamos a decir que
este va a ser un usuario estándar. Por defecto, lo marcamos como activo, porque ya le
vamos a dar la licencia y vamos a hacer un poco de scroll. Aquí tenemos información de
configuración regional. Podemos establecer que su zona horaria es la de Europa Central,
por ejemplo; que su configuración es regional, fíjate todas las opciones que tengo, y que
su idioma es español. Fíjate que Salesforce puede estar en multitud de idiomas. Podemos
tener, si somos una multinacional muchos usuarios de otros países que tengan una
configuración regional diferente, una zona horaria diferente un idioma diferente, eso no es
ningún problema porque Salesforce es multidioma, multimoneda, no hay ningún
problema. Y aquí podemos configurar quién es su aprobador. Si este comercial tiene que
poder gestionar oportunidades y tiene que poder, por ejemplo, poner una oportunidad
con un porcentaje de descuento que requiere aprobación, pues aquí podemos definir
quién es su manager, a quién le llegaría esa aprobación. Yo voy a poner que es Alicia que
es la gerente comercial. Y vamos a darle a Guardar. Bueno, pues ya tenemos este usuario
nuevo Javier Fernández, está activo y si ahora volvemos a ver la información de la
compañía, vas a ver cómo ahora hemos consumido una licencia más. Y fíjate que ahora, de
las 20 que teníamos, estamos consumiendo 7, y por tanto ya quedan 13
disponibles. Ahora, imagínate que, voy a salir de nuevo aquí, voy a volver a los
usuarios. Volvemos a Javier y vamos a editar porque quiero que veas cómo si ahora, de
repente, yo digo que este usuario ya no está activo ¿vale?, lo desmarco, deja de estar
activo y guardo, fíjate que ahora, un segundo, vamos allá, pues, fíjate que ahora si vuelvo a
la información de la compañía, volveré a tener disponibles de nuevo 14 licencias. Con esto
te quiero contar que, bueno, esto es el día a día de cualquier empresa. Hay nuevas
personas que entran a trabajar y otras que salen porque se cambian de trabajo. Entonces,
tú, como administrador, tendrás que estar gestionando las licencias que tienes y
asignándolas a un usuario o a otro.
Interfaz de usuario
Antes te he contado cómo era la interfaz a nivel de usuario, pero tú, como administrador,
podrás modificar esa interfaz, de tal modo que tus usuarios podrán ver Salesforce de
manera diferente. Te voy a contar cómo se hace, dónde están las opciones para modificar
ese interfaz de usuario. Bueno, pues estamos en el menú de Configuración, como
siempre, y lo que vamos a escribir en la búsqueda rápida es «interfaz». Aquí ya nos
aparece la sección de Interfaz de usuario y hay varias opciones que podemos jugar en esta
secciones, ¿vale? Lo primero que te voy a enseñar es las Acciones globales. Si recuerdas,
las acciones globales eran las que veíamos aquí, ¿ves? Bueno, pues esto se puede
modificar creando nuevas acciones o eliminando las que ya están, de tal modo que los
usuarios tendrán las acciones que son más habituales para tu organización, que no todas
las empresas funcionan de la misma manera. Otras opciones que podemos modificar, por
ejemplo, es el propio interfaz de usuario en sí. Entonces, fíjate que aquí tenemos una serie
de secciones que nos permiten, bueno, pues activar o desactivar diferente
funcionalidad. Por ejemplo, las listas mejoradas. Si no quieres dar esta funcionalidad a los
usuarios, puedes desmarcar esta opción, o, por ejemplo, la creación rápida, o activar que
las listas sean imprimibles. Bueno, pues todas estas opciones son decisiones que puedes
tomar para modificar la interfaz de usuario. Y, bueno, te voy a enseñar alguna otra
opción. Vamos a ir, por ejemplo, a la sección de Temas y marca en donde, bueno, pues
imagínate que tu empresa tiene un color de marca, pues no sé, pues un rojo muy concreto,
¿no? Pues todo eso lo podemos configurar con un nuevo tema. Podemos decir que el
color de la marca es, pues yo que sé, este rojo, por ejemplo, podemos aquí subir el logo de
nuestra marca, podemos jugar con una serie de colores y esto lo que hace... y bueno, y
subir una imagen de fondo, y todo esto hará que la experiencia de usuario cambia,
¿no?, que estamos configurando, estamos personalizando la herramienta de
Salesforce para que se ajuste a los colores de marca, bueno, pues al «branding» de la
empresa. Aquí tenemos, además, algunos temas ya predefinidos, y voy a elegir uno para
que veas cómo cambia esto, ¿no? Voy a elegir, por ejemplo, el de EinsteinRelativity. Voy a
venir aquí y voy a activar, y vas a ver cómo cambia. Fíjate que el color ha cambiado, el
color de fondo es un poco diferente. Tenemos el... pues, por detrás está la imagen de
Einstein. Voy a volver a activar uno diferente, a ver, uno rojo para que veas un cambio más
grande. Bueno, aquí podemos, también, activar la Vista previa ¿ves? Pues este es el color
de... este viene ya predefinido. Y bueno, por último voy a activar este de aquí de «Cloudy»,
que es un poco así verdecito. Vamos a dejar este, por ejemplo. Bueno, más cosas que
podemos cambiar a nivel interfaz de usuario, voy a volver a escribir vale, tengo la interfaz
de usuario, pues, mira, vamos a ver, por ejemplo, el Menú de aplicación. Aquí tú puedes
definir, como administrador, qué opciones o qué orden es el que los usuarios ven, por
defecto, de las aplicaciones, que sería esto que ven aquí, aunque luego, cada uno se lo
puede también cambiar, si tienen el permiso para ello. Así que, en definitiva, aquí puedes
modificar ciertas opciones para definir qué es lo que quieres que vean o cómo quieres
vean Salesforce los usuarios, y tienes... bueno, tú, como administrador, eres el que decide
buena parte de todas esas opciones.
Modificando la página de Inicio

Otra de las cosas que puedes modificar siendo administrador, es, por ejemplo, cómo se ve
la página de inicio. Ahora mismo estamos en la aplicación de Ventas viendo esta página de
inicio y tú puedes modificar qué aparece aquí e incluso puedes hacer que se vean cosas
diferentes en función de quién sea el que vea esta página, de tal modo que, por ejemplo,
los comerciales verán una información y la gente de «marketing» o la gente de
soporte puede ver otro tipo de componentes diferentes. Así que te voy a enseñar cómo se
modifica esta página. Bueno, pues nos vamos a ir aquí al engranaje de Configuración, y en
lugar de ir al menú de configuración que ya has visto, vamos a bajar hacia donde dice
Modificar página. Pinchamos aquí y ahora, si te fijas, en esta sección del centro de la
página, vemos en pequeñito la página que veíamos antes. ¿Vale? Tenemos hacia la
derecha un menú con diferentes componentes que podemos utilizar para soltarlos y
arrastrarlos hacia la página y opciones de configuración a la derecha. Bueno, pues lo que
vamos a hacer es que, en lugar de que aparezca este rendimiento trimestral aquí, quiero
que aparezca el gráfico de un informe. Así que, me voy a buscar entre los
Componentes, este que es Gráfico de informe. Entonces, lo selecciono, pincho y arrastro y
lo suelto donde quiero que vaya, pues, en este caso, ahí arriba. Y ahora tengo que decidir
qué gráfico quiero que muestre, qué informe concreto quiero mostrar aquí. Por defecto,
me coge uno que tenía de otro ejercicio, pero no me interesa ese, así que voy a seleccionar
en esta sección, voy a elegir otro que sea el de Oportunidades, por comercial y
etapa. Ahora me está cargando el informe, pues ya lo tengo ahí. Ahora que tengo este
informe aquí, voy a modificar, este Rendimiento trimestral voy a eliminarlo. Bueno, luego
tengo Tareas, Eventos, Elementos para probar, Negociaciones clave, Registros
recientes. Ten en cuenta que todos estos elementos los podríamos mover a la derecha, y
mostrar ahí. Puedo decir, por ejemplo, que quiero también un Panel; vamos a ver, tengo un
Panel, y ahora, bueno, pues tengo diferentes paneles aquí, y en este panel, vemos que
tiene muchos componentes y entonces, a lo mejor se me descuadra el formato de página
que yo quiero. Entonces, podría hacer un panel con únicamente una fila de
componentes, para que se mostrara ahí. Voy a borrar. Dejo mi gráfico, vamos a hacer otro
ejemplo. Vamos a ver, por ejemplo, una Vista de lista. Vamos a coger, nos lo llevamos para
acá, y ahora tengo que decidir qué objeto es el que quiero mostrar, le voy a decir, por
ejemplo, Candidatos, y puedo elegir qué vista quiero mostrar aquí, pues todos los
candidatos abiertos, los candidatos de empresa, o candidatos no leídos, por ejemplo. Y
cuántos registros quiero mostrar, pues quiero mostrar, pues 5 registros. Bueno, pues ahora
como he hecho esto, me queda aquí demasiado largo, por un lado, y corto por otro, así
que voy a cambiar un poco cómo muestro esto. Pues, estas tareas me las voy a llevar
aquí, y los eventos me los llevo aquí. Y ves cómo ahora esta página ya tiene un formato
más ordenado. Me parece que está bien, así que voy a guardar esta página, y le damos
para atrás para salir de este editor. Y ahora vamos a ver la página de inicio cómo ya se
muestra tal cual la hemos configurado.
Opciones búsqueda
Ya sabes cómo se utiliza la búsqueda en Salesforce. Si recuerdas, si aquí escribimos, por
ejemplo, «terra», nos aparece información de tanto cuentas, contactos u
oportunidades que tienen esa información. Aquí ves que me aparece por ejemplo, en
Terra, pues, es una cuenta y un número de teléfono; si yo hago Enter en esta búsqueda,
fíjate que ahora me aparece, pues, el nombre de la cuenta, teléfono, alias del
propietario; de los candidatos, me aparece esta información, y de los contactos, esta
información. Está así puesto por defecto; yo no he todavía cambiado nada, pero tú como
administrador podrás decidir qué es la información que muestras en estos formatos, de tal
modo que la información sea lo más relevante posible para los usuarios. ¿Cómo se
modifica esto? Pues vamos a verlo. Nos vamos a ir de nuevo a la opción de
Configuración, pinchamos en Configuración y estos formatos de búsqueda se modifican en
cada objeto, así que vamos a ir por primera vez al Gestor de objetos. Aquí tienes todos los
objetos que tenemos en Salesforce, son muchísimos, son cientos, normalmente, ¿vale? Así
que siempre podemos hacer una búsqueda rápida, aquí en este buscador, vamos a buscar
cuentas, y vamos a poner «cuenta». Bien. Aquí tenemos el objeto Cuenta, pinchamos en
él, y fíjate todas las opciones de configuración que tenemos en el objeto Cuenta; una de
las opciones es el Formato de búsqueda. Vamos a pinchar aquí. Bien. Y aquí tenemos que,
por defecto, el formato predeterminado nos muestra esta información, ¿vale? Nombre de
la cuenta, sitio, teléfono, alias. Aquí hay diferentes formatos que se mostrarán a los
diferentes perfiles de usuario, que ya veremos lo que es. Si queremos modificar alguno de
estos, ¿ves?, aquí tenemos todos los campos posibles que podemos mostrar en el formato
de búsqueda. Y estos son los que mostramos a día de hoy; podemos seleccionar, por
ejemplo, cualquiera de ellos y pinchamos en la flecha de la derecha para agregar esta
información, o para eliminar, pinchamos en la izquierda. Así que tan fácil como esto
podemos modificar la manera en que las búsquedas aparecen en Salesforce.
Ficheros y carpetas
Además de tener en Salesforce todos los datos guardados alrededor de un cliente, un
presupuesto, una oportunidad, etc., también podemos subir documentación, podemos
tener PDF asociados a registros o, bueno, pues, subir PDF u otros tipos de ficheros para
enviarlos por email, etc., ¿no? En este ejemplo, ¿qué está haciendo? Esto es un
presupuesto de una oportunidad en donde se ha generado el PDF del presupuesto y se
queda aquí adjuntado. Ese tipo de archivos se van guardando y son también accesibles
desde la pestaña de Archivos que ahora te voy a enseñar. Fíjate, en este caso, tengo estos
cinco archivos. Estos que ves aquí se han generado directamente desde el objeto
Presupuesto de la oportunidad. Este se ha generado al activar Einstein. Y este lo he subido
yo porque tú siempre podrás Cargar archivos. Pinchas aquí, puedes subir un PDF, un Excel,
lo que necesites. Esos archivos se pueden guardar bien como estos se quedan
relacionados con su registro o bien lo puedes organizar en bibliotecas. Puedes tener
diferentes bibliotecas creadas. En cada biblioteca, puedes especificar qué miembros tienen
acceso a esa biblioteca y los detalles de la biblioteca, puedes subir una foto, una
descripción, etc. En este ejemplo, voy a volver aquí a los archivos que son De mi
propiedad y, así, me puedo pinchar en cualquiera de estos y puedo ver una vista previa del
documento. Pero lo interesante aquí es que, además, yo puedo ver, si te fijas yo estoy
pinchando en la parte de la derecha, puedo ver detalles del archivo y esto me permite
saber si, por ejemplo, este documento ha sido visto o no por el cliente o si se ha
descargado, etc. Y veo también con quién está Compartido, pues, evidentemente, yo que
soy la propietaria del archivo, pero también todos los que puedan ver el presupuesto en
Salesforce que es parte de esa oportunidad, podrán ver este archivo. Y aquí tenemos los
Detalles del elemento que podríamos también ampliar con campos adicionales si
quisiéramos. Así que, como te decía, en Salesforce, todo lo que subamos, imagínate que
otro ejemplo muy habitual es que, en una oportunidad, le subamos aquí, por ejemplo, en
Adjuntos, pues, carguemos un archivo, ¿no? Le damos aquí y esto abre nuestro ordenador
para subir algo, pues, a lo mejor, le queremos adjuntar una presentación que hayamos
hecho o lo que sea. Todo lo que vayamos cargando se queda asociado al registro en el
que lo hemos añadido, pero también accesible desde Archivos. Tendrás que saber cómo
administrador qué bibliotecas has creado y quiénes son los miembros que pueden acceder
a las diferentes bibliotecas para delimitar quién tiene acceso a qué archivos.
Salesforce Mobile Apps

Con Salesforce tenemos múltiples aplicaciones que están ya disponibles para que te las
descargues y las instales en tu teléfono desde Google Play o desde el Apple Store. Una de
ellas, por supuesto, es la propia aplicación de Salesforce que te da acceso a todos los
registros y a la información que tenemos en la herramienta; es la aplicación que utilizan los
usuarios para, bueno, acceder a sus datos estén donde estén. Pero lo que te quiero
enseñar ahora es la de SalesforceA que es la aplicación para administradores, y será la que
tú, seguro que usarás muy a menudo, si te fijas, es esta de aquí, que tiene la del
medio, que se llama SalesforceA y voy a abrirla a continuación. Bien, pues lo primero que
te muestra esta aplicación, es un «overview» de cómo está tu entorno, cómo está tu
instancia de Salesforce. Aquí vemos que, pues el estatus es todo en verde, que no ha
habido ninguna disrupción del servicio, que todo está bien. Además, tenemos el acceso a
ver los usuarios más recientes, pues aquí hay varios, y si te fijas, hay una especie de
candado y un copito de nieve y pone todo 0 y 0. ¿Qué significa esto? Bueno, pues si vamos
a ver a los Usuarios, fíjate que tenemos el candado, y pone «LOCKED» o «FROZEN», esto
significa que a lo mejor un usuario te llama para decirte: «Oye, que no puedo entrar en
Salesforce». Y entonces tú directamente desde la aplicación de SalesforceA puedes ver
cuáles están «locked», cuáles están bloqueados, en este caso, no tenemos ninguno, y
podrías desbloquearlo, y también, podríamos ver cuántos están, o cuáles están
congelados, que quiere decir que tenemos su acceso a Salesforce temporalmente
deshabilitado. Desde aquí podemos entrar a ver detalles de cualquier usuario y editar o
darle al Reset Password para que le llegue un aviso de Nueva contraseña, ¿vale? O sea que
esto lo podemos gestionar directamente como administradores desde la palma de nuestra
mano; además, en la sección de Resources, de recursos, tenemos acceso a otros recursos,
como por ejemplo, chequear cómo está nuestro entorno en cuánto a Lightning o ver cómo
podemos optimizar nuestro Salesforce, acceso a Trailhead, etc. Así que esto es lo que
tienes disponible desde la aplicación de SalesforceA, y recuerda, una cosa es Salesforce, la
aplicación de Salesforce, que te da acceso al entorno de Salesforce, y ahí verás cuentas,
contactos, oportunidades, etc., y otra es esta aplicación que está especialmente diseñada
para los administradores.
Sincronización de Salesforce con el correo

Uno de los ejemplos de integración de Salesforce con otras herramientas mas útiles es la
integración con Gmail. Aquí veras que si yo escribo «gmail» en el menú de la
configuración, me accede a esta sección que dice Sincronización e integración de
Gmail. ¿Qué obtenemos con esto? Pues, ahorramos al final muchísimo tiempo a los
usuarios, porque tendrán en su mismo Gmail un panel donde podrán ver información de
Salesforce o actualizar datos o incluso crear nuevos registros desde ahí. Para ello, tú como
administrador, tendrás que venir aquí y configurar esa integración. Tendrás que habilitar
estas opciones y además verás que tenemos aquí opciones de configuración que tendrás
que especificar y probar con tu cuenta de G Suite. La configuración que hay que
hacer aparte de esta, también, implica instalar un widget en el navegador de Chrome, por
ejemplo, para acceder a esa parte de la sincronización, que ahora veremos a
continuación. Bien, lo que estás viendo ahora es el correo de Gmail y yo tengo integrado
mi correo con Salesforce, de tal modo que aparece aquí esta sección, que yo lo puedo
expandir, y directamente me dice, bueno, pues podemos añadir a esta persona que tiene
este correo a Salesforce. Podemos clicar a Añadir a Salesforce. Y podemos elegir si lo
queremos crear como Lead o como Contacto. En este caso, bueno, pues, voy a crearlo
como Lead y ya veremos luego si se convierte en un contacto. Aquí tenemos los campos
del lead y podemos añadir que su compañía es Terra Firm y el teléfono no nos lo ha
puesto. Vamos a dejarlo así. Y no sabemos su título, así que lo dejamos. Pero lo que si
sabemos es que se llama Candidata Pérez. Normalmente esto me vendrá dado por la
información que llega en el correo. Vamos a darle a Guardar. Y vemos que ya está creada
la Candidata Pérez y podemos incluso, bueno, loguear este email para que se nos
guarde en su registro de Salesforce. Entonces, le damos a Loguear email y lo asociamos a
Candidata Pérez y también se queda asociada a mi registro. Le damos a Save, a Guardar. Y
ya está, ya tenemos el correo logueado en Salesforce. Además de esto, nosotros podemos
crear desde aquí, cualquiera de estas opciones: la tarea, un contacto, un evento, una
cuenta. O podemos buscar datos; por ejemplo, si yo ahora busco «terra firm», busco esto,
y me dice que el único resultado que ha encontrado es justo el de la Candidata Pérez,
porque tiene como compañía Terra Firm. O sea que aquí, directamente, podemos también
ir buscando información y navegar por esta pantalla de Salesforce que aparece a la
derecha de nuestro panel de correo. Como ves, esto es muy útil para, bueno, sin tener que
salirte de este entorno, poder también gestionar y tener toda la información de
Salesforce desde tu única pantalla.
Campos estándar y a medida
Bueno, vamos a empezar a ver cómo customizar o cómo personalizar Salesforce para
adecuarlo a las necesidades de nuestra empresa. Para ello, vamos a ir de nuevo al menú de
Configuración y vamos a echar un vistazo a la sección del Gestor de objetos. ¿Vale?, vamos
a pinchar en Gestor de objetos. Lo que te quiero contar ahora es que, por defecto, cuando
adquirimos una licencia de Salesforce, ya tenemos una serie de objetos estándar, como
ves, todos estos son objetos estándar con unos campos estándar que ya vienen
creados. Para que te hagas una idea, voy a abrir el objeto Cuenta, voy a pinchar
aquí, vamos a ir a la sección de Campos y relaciones, y todos estos campos que estás
viendo son campos estándar que ya vienen creados en Salesforce. Como ves, hay un
montón de campos ya creados. Todos estos, los campos estándar, pues, como son
estándar no se pueden borrar, pero sí que podemos hacer alguna cosita con ellos,
¿no? Pues por ejemplo, voy a abrir uno, el campo Empleados. Fíjate que no tengo la
opción aquí de borrar, pero sí puedo modificar alguna cosita del campo estándar. Pues por
ejemplo, puedo meter un texto de ayuda aquí, voy a decir, por ejemplo, «Rellenad con el
número de empleados», le doy a Guardar, y lo que he conseguido es que ahora este
campo, cuando lo veamos desde el editor normal del usuario, tendrá un iconito con este
texto de ayuda. Bien, pues podemos hacer este tipo de cosas, podemos también cambiar
la etiqueta si necesitamos, pero es limitado la capacidad de modificar los campos
estándar. Eso sí, podremos modificar, ya veremos más adelante cómo, que se muestren o
no se muestren en la página. Vamos a echar un vistazo al cambio que acabo de hacer, para
que veáis cómo se ve. Ahora cambiamos de aplicación, vamos de nuevo a Ventas, y fíjate,
me voy a Cuentas, voy a abrir una cuenta, me voy a la pestaña de Detalles, y fíjate que
ahora, en el campo Empleados, aparece este simbolito, con ese texto de ayuda que acabo
de completar, ¿no?, pues, «Rellenad con el número de empleados». Bueno, pues esto es un
cambio que podemos hacer en un campo estándar. Como decía antes, podemos decidir
ocultarlo y que no aparezca en esta vista. Eso sí que podemos perfectamente, lo que no
podemos hacer es borrar el campo, porque es un campo estándar. Pero en buena parte de
las veces, lo que necesitas hacer como administrador es crear campos a medida. Entonces,
para ello vamos a volver de nuevo al menú de Configuración, vamos a ir de nuevo al
Gestor de objetos, y vamos a abrir el objeto Cuenta de nuevo, y aquí vamos a ir a Campos
y relaciones, y fíjate que tenemos todos estos, que son estándar, pero tenemos un botón
para crear un campo nuevo. Así que, bueno pues, que sepas que podemos hacer todo lo
que queramos en cuanto a creación de nuevos campos, más adelante veremos cómo se
crean estos campos a medida para obtener la información que necesitemos en nuestro
negocio.
Tipos de campos a medida

Te voy a enseñar ahora qué opciones tenemos a la hora de crear nuevos campos. Para ello,
tenemos que estar en el menú de Configuración, tenemos que ir al Gestor de objetos, y
elegir uno de los objetos que tengamos ya creados. Vale, voy a elegir en este caso el
objeto Cuenta. Elijo el objeto Cuenta y ahora ves que tenemos este menú a la izquierda
con todas las opciones de configuración y de personalización que tenemos para el objeto
cuenta. Bueno, pues regresamos a Campos y relaciones, y en este caso, en lugar de ver los
campos ya creados, lo que vamos a hacer es ver cómo se crea un nuevo campo, así que
pinchamos en el botón de Nuevo. Y ahora, fíjate todas las opciones que tenemos para
crear nuevos campos. Bueno, pues podemos crear un campo de tipo Fórmula, que realiza
una operación y nos muestra un valor, por ejemplo, que puede ser un texto, puede ser una
fecha, puede ser un número, puede ser lo que queramos, una imagen, etc. Tenemos la
opción de tener campos de Numeración automática, que esto genere pues un número de
secuencia que se genere automáticamente. O un campo Resumen que muestre, por
ejemplo, una suma, un valor mínimo, es una especie de fórmula, pero más limitada. Luego
hay unos campos muy importantes que son estos dos, pues Relación de búsqueda, que lo
que hace es que relaciona un campo con otro campo, y te permite pues, linkar esos dos
objetos. Tenemos también Relación de búsqueda externa, similar pero con datos que están
almacenados fuera de Salesforce. Luego tenemos campos de tipo texto, pero que pueden
ser normales, pues más pequeños, o de texto enriquecido, o de texto largo, o una casilla
que puede ser el típico «set box» de «true» o «false», de verdadero marcado o falso sin
marcar. Un campo de tipo Correo electrónico para guardar emails que nos permite
tener cierta validación de que el formato de ese campo sea correcto, y normalmente en
muchas ocasiones este campo se marca como un campo único para que no permita la
creación de duplicados, de por ejemplo, contactos que tengan el mismo email. Tenemos el
campo Divisa que nos permite, por ejemplo, tener un campo que recoja un importe,
normalmente, por ejemplo, en una oportunidad, tenemos el importe de la oportunidad, en
euros, en dólares, en la divisa que sea, y eso se recoge en un campo de tipo Divisa. Otra
opción, pues tenemos campos de tipo Fecha o de tipo Fecha y hora, superútiles también
para automatización. Si, imagínate, tenemos un campo que recoge la fecha de
finalización de un contrato, pues ese campo será un campo tipo Fecha, y eso nos permitirá
luego hacer automatizaciones, de, por ejemplo, enviar un recordatorio al comercial para
que hable con el cliente equis meses antes de que le llegue la fecha de fin del
contrato, para que lo renueve. Bueno, campos de tipo Geolocalización, donde podemos
insertar Latitud, Longitud y podemos usarlo para calcular distancias, por ejemplo, campos
de tipo Hora. Lista de selección. Este es otro de los campos superhabituales, superusados
en Salesforce, el típico desplegable con opciones que nos permiten ser mucho más
precisos a la hora de meter datos, y que luego además podemos aprovechar estos datos
que están metidos de manera tan precisa para generar informes, automatizaciones,
etc. Tenemos también las Listas de selección pero múltiples, de tal modo que nos permite
no solo elegir una opción sino varias. Luego, campos normales de tipo Número, campos
de Porcentaje, campos para guardar Teléfonos, Texto o texto cifrado, o campos de URL
que al final será un link. O sea que tenemos un montón de opciones para guardar
información en Salesforce, y a continuación veremos cómo crear un campo y cómo seguir
todos esos pasos.
Campos desplegables y dependientes.

Ahora que sabes las opciones de crear un campo nuevo, vamos a hacer un campo, o un
par de ellos, y vas a ver, bueno, pues cómo se hace todo el proceso. De nuevo, vamos a
elegir el objeto cuenta. Me voy a ir a la cuenta, y vamos a darle a la sección de Campos y
relaciones y damos a Nuevo para crear un nuevo campo. Bueno, en este caso, voy a crear
un campo de Lista de selección, porque me interesa que los comerciales, cuando estén
hablando con una cuenta, me rellenen esta información y luego tengamos la posibilidad
de hacer gráficas y demás, ¿no? Además, como les pido que desde que ven esta lista en
este formato, ellos no pueden escribir ahí ningún valor, de tal modo que los datos van a
mantenerse perfectamente limpios. Bueno pues, en el ejemplo que voy a hacer, voy a
llamar a este campo Tipo de empresa. Voy a llamarlo. Recuerda que estamos simulando
que este entorno de Salesforce, esta org, pertenece a un mobile office que es una empresa
que vende mobiliario a diferentes empresas, ¿no? Entonces, voy a elegir aquí que los
valores posibles de tipos de empresa puede ser Hostelería, puede ser Oficinas o puede ser
Salud, por ejemplo. Meto los campos, uno detrás de otro, así en cada línea, tan sencillo
como eso, ahora le doy a Siguiente, y aquí, en la siguiente pantalla, me va a preguntar si
quiero establecer un nivel de seguridad para este campo. ¿Qué quiere decir esto? Que yo
puedo decir que este campo sea visible para los diferentes perfiles de usuario, que
veremos lo que son, o que además sea, puede ser visible, y en este caso, editable, o puedo
decir que sea solo de lectura, en cuyo caso, este, por ejemplo, el administrador del
contrato, lo podrá ver pero no lo podrá editar. Los que no lo puedan ni ver, por supuesto,
no lo podrán editar. Pues voy a dejar así por defecto lo que me establece por defecto, y
vamos a ir a Siguiente. Y ahora me pregunta si quiero mostrar este campo en el formato
de página. No te he explicado todavía lo que son los formatos de página, los veremos más
adelante, así que por ahora lo dejamos tal cual y le damos a Guardar y Nuevo porque voy
a crear un segundo campo. Así creamos un segundo campo, también en el objeto
Cuenta que también va a ser una lista de selección. Vamos allá, en este caso, ahora voy a
poner detalle del tipo de empresa. Y los valores van a ser: Bar, Restaurante, Hospital y
Clínica. Voy a poner estos 4 valores, creo que ya puedes intuir por dónde voy, pero bueno,
vamos a hacerlo todo. Le doy al Siguiente, de nuevo, voy a dejar esto tal cual, por defecto
me lo dice, siguiente y guardar. Bueno, pues hemos creado dos campos, vamos a verlos
cómo aparecen en el entorno de Salesforce, ¿vale? Tengo aquí abierto un campo de tipo
cuenta, voy a refrescar, vamos a ir a Detalles, y aquí, si te fijas, están estos dos campos ya
creados. Si yo ahora edito este, voy a hacer doble clic para rellenar el tipo de
empresa, tengo Hostelería, Oficinas y Salud. Voy a elegir que Terra Firm es Hostelería. Y
ahora tengo estas opciones, Bar, Restaurante, Hospital y Clínica. Pero si te fijas, no tiene
sentido que si yo he dicho que es una hostelería, ¿qué tiene que ver hospital y clínica, no?
Pues no tiene mucho que ver aquí, entonces lo que te voy a enseñar ahora también es
cómo restringir que estos valores sean dependientes de lo que elijo en el primero,
¿vale? Pues vamos allá. Voy a darle de nuevo aquí, y aquí elegimos, estoy de nuevo en la
parte de gestor de objetos de la configuración, y vamos a elegir Dependencias de
campo. Pues le damos a Nuevo para crear una nueva dependencia, y tenemos que definir
cuál es el campo de control y cuál es el campo dependiente. El de control va a ser el
primero, el de la tipología de la empresa, el tipo de empresa, y el dependiente va a ser el
detalle del tipo de empresas, ¿sí? Vamos a darle de nuevo aquí, y ahora tenemos que
elegir qué valores queremos mostrar en cada opción del valor del primer campo. Entonces,
fíjate, en Hostelería, me interesa mostrar Bar y Restaurantes, incluyo estos valores. En
Oficinas, no me interesa mostrar ninguno, Oficina es una oficina y punto. Y en Salud me
interesa diferenciar si se trata de un hospital o de una clínica, así que marco estos dos y los
incluyo. Bueno, pues vamos a darle a Guardar, le decimos que sí, y ahora si volvemos a
nuestra cuenta de antes, de nuevo le damos a Refrescar, bien, entonces, yendo a la cuenta
ahora, vamos a ver que si elijo, por ejemplo, en esta opción, el tipo de empresa digo que
es un de tipo Hostelería, las opciones que tengo aquí quedan restringidas a Bar y
Restaurante, pero si le digo que es una empresa de Salud, entonces las opciones serían
Hospital o Clínica. Esto me permite no solo asegurarme de que los datos son
correctos, sino también ahorrar tiempo al comercial a la hora de ir metiendo más datos.
Campos fórmula
Ahora te voy a contar cómo crear un campo de tipo fórmula que es también un campo
muy utilizado en Salesforce. Imagínate que, bueno, pues, aquí tenemos en el objeto
Cuenta, tenemos un campo que es el sitio web en donde recogemos la información de la
URL de la web de la empresa. Este dato lo recogemos en el objeto Cuenta, pero, a lo
mejor, nos interesa que se muestre también en el objeto Contacto, ¿vale? Si recuerdas los
contactos están relacionados con la cuenta y podríamos hacer que en cada lista de
Detalles del contacto apareciera también la web de la empresa. Pero no vamos a pedirle al
comercial que rellene aquí también la web de la empresa porque es un dato que ya
tenemos. Entonces, lo podemos solventar usando un campo de tipo fórmula. Vamos a ver
cómo. Y, de paso, te voy a enseñar una manera más rápida de llegar a Gestor de
objetos. Fíjate que estamos en el objeto Contacto. Una opción sería, como hemos visto
antes, pinchamos en el menú de Configuración, vamos a Configuración, abrimos la Clase
de objetos, elegimos el objeto Contacto. Son unos cuantos clics. Pero un truco que te voy
a enseñar es que, si ya estamos aquí viendo el objeto Contacto, podemos directamente
pinchar en la opción de Modificar objeto y eso nos lleva directamente el Gestor de
objetos, dentro del objeto Contacto como ves. Pues, aquí vamos a crear un nuevo
campo de tipo fórmula, en este caso. Le damos a Nuevo y elegimos Fórmula. Vamos a
Siguiente. Y este se va a llamar «Web de la empresa». El tipo de dato que nos va a devolver
el campo fórmula va a depender de lo que queramos, de lo que estamos haciendo,
¿no? Pues, podrá ser una casilla, podrá ser un importe en divisa, una fecha, un número, un
porcentaje, un texto, una hora, etc., ¿no? Bueno, pues, en este caso, va ser un Texto. Vamos
a darle a Siguiente. Y fíjate, aquí tenemos en este Paso 3 estamos en el editor de
fórmulas y tenemos dos opciones: o bien Fórmula simple, que nos permite elegir un
campo de este objeto y hacer alguna operación sencilla; o bien la Fórmula avanzada que
aquí ya se nos abre un mundo de posibilidades porque aquí podemos, pues, para
empezar, tenemos un montón de operadores que podemos utilizar y tenemos un montón
de funciones que podemos utilizar. No te voy a poder explicar estas funciones una por
una porque, entonces, eso requeriría un curso de LinkedIn entero. Pero, bueno, vamos a
ver un ejemplo de una fórmula sencillita. En este caso, lo que nos interesa es... , voy a darle
al botón de Insertar campo. Y fíjate que estamos en el objeto Contacto, así que yo aquí
veo los campos del objeto Contacto. Pero fíjate también que veo algunos que tienen este
simbolito, ¿no? Pues, Creado por o Cuenta tienen este simbolito que me permite, si yo
pincho ahora Cuenta, me abre la opción de los campos que tengo en el objeto Cuenta. Así
que yo puedo ir saltando de un objeto a otro siempre que tengan una relación. Yo voy a
buscar ahora el campo donde está guardada la función de la web que es esto, Sitio web. Y
voy a insertar este campo. Fíjate qué sencillo. Simplemente, desde aquí, escribo
Account.Website y esto me devolverá el valor que exista en este campo en el objeto
Cuenta del contacto desde el que lo estoy mirando. Voy a darle a Comprobar sintaxis y me
dice que no hay errores, todo aparece bien. Perfecto. Por cierto, todas estas funciones que
veis aquí, siempre podéis darle a cualquiera de ellas. Aquí tenéis un resumen de cómo se
utiliza en la expresión de la fórmula y siempre podréis clicar en la Ayuda para ver el
detalle de todas las funciones posibles de las fórmulas en Salesforce. Bueno, pues, este
campo tipo fórmula está okay; vamos a darle a Siguiente. Bien, vamos a decir que sí que es
visible en todos estos perfiles. Fíjate que el Solo lectura ya está marcado por defecto en
todos los perfiles. ¿Por qué? Porque es un campo tipo fórmula. Se va a calcular, yo no
puedo editar el valor de esa fórmula, no puedo cambiar el valor porque es un dato que se
me calcula solo. Voy a darle a Siguiente para que se muestre en el formato de página de
los contactos y le damos a Guardar. Bueno, pues, ahora fíjate, vamos a volver a
Salesforce. Hasta aquí teníamos, bueno, pues, este es un contacto de la cuenta Landon
Hotel y vamos a darle a Refrescar para que veas. Vamos a ir a Detalles. Y fíjate que ahora
tenemos este campo aquí Web de la empresa y Landon Hotel que no es editable, no
podemos cambiarlo porque esto está bebiendo de la información que tenemos en la
cuenta. Si te fijas, y si pincho en Landon Hotel, veras aquí en Detalles, bueno, y aquí
mismo, Sitio web está este, este sí, en este caso, en la cuenta sí que es editable. Así que has
visto cómo, de manera muy sencilla, podemos aprovechar la información que tenemos en
un objeto para mostrar información en otros objetos, ¿vale?, a través de campos
fórmula. En este ejemplo, simplemente hemos mostrado la misma información, pero
podríamos concatenar, podríamos calcular, podríamos hacer, bueno, pues, fórmulas muy
complejas para que el dato sea realmente, pues, lo que necesitemos.
Cómo presentamos los datos
Bien, a lo largo de este curso te he ido contando que Salesforce se puede modificar para
adecuar la información y todos los procesos a las necesidades que tengamos en la
empresa. Una de las maneras de modificar Salesforce es cambiando la forma en la que se
presentan los datos. Aquí tenemos, por ejemplo, la cuenta Landon Hotel, en donde, bueno,
pues, haciendo clic en la parte de Detalles, yo veo que tengo esta información así, y
muestro, pues, el Propietario de la cuenta, bueno, y aquí, los dos campos personalizados
que hice, ¿no?, pues, que son: Tipo de empresa y Detalle del tipo de empresa. Todo esto
yo puedo cambiarlo, y puedo decir, por ejemplo: pues, no me interesa que aparezca el
fax porque es un dato que ya nosotros no usamos, o no me interesa que aparezca la
cuenta principal, o quiero cambiar de sitio algún campo. Bueno, pues todo eso lo
podemos cambiar mediante el Formato de página. Para ello, vamos a irnos a la sección de
Configuración y vamos a darle a Modificar objeto. Esto nos lleva directamente al menú de
configuración del Gestor de objetos, y ya estamos dentro de la cuenta, así que podemos ir
directamente a el Formato de página. Vamos a pinchar en Formato de cuentas, y ya
accedemos al editor de el formato de página. Si te fijas, aquí tenemos una sección, que
cuando hacemos «scroll», nos acompaña, mas esta siempre se queda aquí. Aquí tenemos
los diferentes campos; los que ves que están como más fuerte es porque estos campos no
están incluidos ahora mismo en el formato de página. Voy a hacer un poco de scroll, y aquí
tenemos estos campos que te he enseñado antes. Y como te decía, pues yo creo que el Fax
es algo que ya no me interesa tener, así que voy a darle a Eliminar, el campo. Estoy
eliminándolo del formato de página, no de Salesforce, en Salesforce lo seguimos
teniendo. Voy a cambiar también dónde aparece la información de Cuenta principal. Voy a
llevarlo a la derecha, y así dejamos aquí solamente esta información. Podríamos también
añadir secciones, añadir botones, cambiar listas relacionadas, etc. Una vez que hemos
modificado el formato y ya tenemos la información que nos interesa, pues, le damos a
Guardar. Ya tenemos guardado el formato de página y veremos cómo se ve ahora la
información. Si pinchamos de nuevo en la cuenta de Landon Hotel, ahora mismo está
como estaba; voy a refrescar, y veis cómo ya aquí no aparece el fax, ya se ha eliminado del
formato de página. Por último, otra manera de modificar cómo se muestra la
información es modificando la página de Lightning En este caso, en lugar de ir a Modificar
objeto, voy a ir a Modificar página, y esto me abre el editor de las páginas de Lightning. Si
te fijas, en el centro de esta página, vemos la página tal como la vemos cuando entramos
en el interfaz, con su menú, arriba del todo, lo más importante de la cuenta, la sección
principal y una sección a la derecha con Actividad y Chatter. Bueno, pues todo esto es
absolutamente modificable. Podemos decidir qué pestañas aparecen por aquí, cuáles
aparecen aquí, qué hay dentro de cuando pincho en una pestaña, qué se me muestra en el
componente. Todo esto lo podemos modificar mediante estos componentes que tenemos
a la izquierda. Todo esto, podemos seleccionar cualquiera de estas opciones y llevárnoslo a
la derecha, de modo que, por ejemplo, aquí, imagínate que yo suelto un gráfico de
informe con las oportunidades abiertas para esta cuenta en concreto, no todas las cuentas,
¿no? Esto lo podría hacer de manera tan sencilla como esto, modificando luego cuál es el
informe que me interesa mostrar. Le voy a decir Oportunidades y voy a filtrar por el Id. de
la cuenta, y así veo qué oportunidades tenemos con esta cuenta. Bueno, pues, ya está,
vamos a Guardar, y vamos a volver a la página. Y ahora, en Noticias, veis que tengo el
informe con las oportunidades de esta cuenta.
Objetos a medida
Ahora que has visto lo sencillo que es crear nuevos campos y modificar cómo se
representan visualmente, vamos a ver cómo se crea un objeto por completo. En muchas
ocasiones es necesario crear nuevos objetos para guardar información que no viene por
defecto en el modelo de datos de Salesforce. En este caso, imagínate que nosotros, como
empresa, tenemos que crear un objeto para guardar los diferentes materiales que
utilizamos para fabricar nuestros muebles. Pues vendríamos aquí, a la Configuración, y
pincharemos en la sección de Gestor de objetos. Aquí vamos a crear un nuevo objeto. Le
damos a Crear y decimos crear Objeto personalizado. Y voy a darle el nombre Materiales o
Material, en plural Materiales, es masculino, y el nombre del objeto va a ser Material. Tipo
de datos, le vamos a dejar Texto. Vamos a permitir Informes y permitir el Historial y Grupos
Chatter. Bueno, pues, vamos a darle a Guardar. Pues, una vez que tenemos creado un
objeto, accedemos a esta sección, que es exactamente igual que la sección que veíamos de
cualquier objeto de estándar de Salesforce. Si te fijas tenemos la opción de crear
Campos, modificar el Formato de página, etc. Bueno, vamos a crear unos poquitos
campos. Vamos a crear un campo que sea, por ejemplo, vamos a poner un campo de tipo
Divisa para guardar, por ejemplo, el precio del material. Vamos a decir que queremos que
tenga 6 dígitos y bueno, pues ya está. Vamos a darle a Siguiente. Lo dejamos por defecto
en, decimos que sí, que queremos que aparezca en el formato de página y creamos uno
nuevo. Y podemos por ejemplo crear un campo de tipo Selección, Lista de selección, que si
recuerdas, pues, teníamos que decidir los diferentes valores, voy a poner aquí, Tipo de
material y vamos a decir: madera, metal, cristal, mineral, por ejemplo. Bueno, vamos a darle
a Siguiente, Siguiente, y Guardar. Ya tenemos nuestro objeto creado, parece que lo
tenemos por aquí. Pero para que aparezca y podemos hacer cosas con él tenemos que
crear una pestaña, igual que las pestañas de Cuenta, Contactos, etc. para asegurarnos que
ese objeto es accesible. Entonces, vamos a ir a la sección de Inicio y vamos a buscar
Fichas, que es el nombre que tiene Salesforce para las pestañas. Ponemos Fichas y aquí
tenemos las fichas. Y tenemos que seleccionar pues una nueva ficha para un nuevo objeto
personalizado. Vamos a darle a Nuevo. Le tenemos que decir de qué objeto es el que
queremos hacer esa ficha, pues solo tenemos del objeto material en este entorno, como
objeto personalizado, Bueno, pues aquí vamos a elegir qué icono queremos que
represente nuestro nuevo objeto de materiales. Así que, bueno, vamos a poner por
ejemplo, martillo. Le damos a Siguiente. Tenemos que especificar si queremos que este
objeto esté disponible para todos los perfiles, vamos a decir que sí, Siguiente, y lo
incluimos en la aplicación, por ejemplo, de, ya que estamos en Ventas, pues lo metemos
en Ventas. Y guardamos. Bueno, una vez que hemos hecho esto, si abrimos nuestra
aplicación de ventas, ahora aquí deberemos ver que hay una nueva pestaña que se llama
Materiales. Que nos da acceso a este nuevo objeto. Si te fijas aquí tenemos el icono del
martillo. Y si creamos un nuevo material, le voy a decir, por ejemplo, que esto es
mármol, que el precio por metro cuadrado o por centímetro cuadrado, son pues lo
invento, son 300, y que es un Tipo de material, Mineral. Y guardamos. Ya tenemos un
nuevo registro de este nuevo objeto que es material.
Campos Lookup
Ahora imagínate que necesitas relacionar un objeto con otro. Tenemos ya nuestro objeto
Material, con los detalles de este material, pero resulta que nos interesa relacionar los
diferentes productos, nuestras mesas y nuestras sillas con los diferentes materiales
posibles. Podemos crear el objeto del producto en la silla o en la mesa, un campo que
relacione con el objeto Material, vamos a ver cómo se hace. Nos vamos a ir a la sección de
Configuración, y vamos a abrir el Gestor de objetos y vamos a buscar el objeto
Producto, que es donde tenemos nuestras sillas y nuestras mesas. Vamos a buscar
Producto, y aquí está, y nos vamos a ir a Campos y relaciones. Este objeto es un objeto
estándar, y yo no he tenido que crearlo, pero yo sí que puedo crear nuevos campos dentro
de un objeto estándar, que es lo que vamos a hacer. Así vamos a darle al botón de
Nuevo, y en este caso, vamos a seleccionar la opción de Relación de búsqueda o campo
«Lookup», por su nombre en inglés. Vamos a darle a Siguiente, y queremos relacionarlo
con el objeto Material, que aquí lo tenemos. Le damos a Siguiente. El campo se va a llamar
«Material» en la relación y desde el Material vamos a ver la lista relacionada de productos
que tienen ese material. Perfecto. Le damos a Siguiente. Y vamos a permitir que esto sea
visible en todos estos perfiles, y que aparezca también en el formato de página. Así que a
Siguiente. Y, efectivamente, la lista relacionada se va a llamar Productos; vamos a darle a
Guardar. Y para que lo veáis funcionando, ahora voy a abrir un producto. Vamos a irnos a
Productos. Vamos a seleccionar Todos los productos, y aquí tenemos nuestras mesas y
nuestras sillas. Bueno, pues voy a coger la mesa A, y fíjate que aquí ahora tengo esta
sección que dice, este Campo que pone Material. Voy a hacer doble clic, voy a Editar este
producto y fíjate que ahora este campo de Material aquí tiene una lupita, vale. Esto
significa que esto es un campo de búsqueda, esto me permite hacer una relación entre
este objeto, entre, en este caso, este registro concreto de la mesa A, con un material
concreto, vale, del objeto Material. Así que pincho aquí, y aquí tenemos el objeto
Material, que, en este caso, es Mármol. Vale, o sea que lo que estoy diciendo es que esta
mesa tiene como material Mármol, le damos a Guardar. Y lo que he hecho ahora es crear
una relación entre la mesa A y el material Mármol. Si te fijas, Mármol ahora es clicable, es
azul, yo puedo hacer un clic y veré que aquí tengo la ficha de material Mármol y en la
parte de Relacionado veo que hay un producto que está relacionado con este
material. Vale, o sea que puedo ver la información desde ambos sitios. Esto crea una
relación, digamos, padre-hijo; los productos, que son listas relacionadas son hijos del
material, que es mármol. Más adelante exploraremos un poco más el tema de las
relaciones entre objetos. Vale, pero ahora has visto cómo se puede crear una
relación mediante un campo de búsqueda o «look up».
Relaciones entre objetos

Vamos a profundizar ahora en el tema de las relaciones entre objetos. Aquí ves que estoy
en el objeto Campañas y tengo dos campañas, Google Adwords y Feria del mueble, ¿no? Si
yo pincho en Feria del mueble, veré que tengo aquí una serie de miembros de campaña,
que son, vamos a darle a Ver todos, son tanto candidatos o contactos que han respondido
a esta campaña, ¿vale?, y tengo aquí sus nombres y demás. Si voy a la campaña de Google
Adwords, de manera similar, veré que tengo como miembros de campaña también siete, y
tengo estos, pueden ser los mismos o pueden ser otros. Si yo ahora pincho en, por
ejemplo, voy a ir a Andrés Sánchez, aquí estoy accediendo a un objeto que es Miembro de
campaña, que lo que me hace es relacionar una campaña con un contacto, si te fijas, aquí
estoy viendo información de este objeto intermedio, que me relaciona campaña con
contacto. ¿Por qué? Porque una campaña puede tener múltiples contactos relacionados
con ella. Pero a su vez, un mismo contacto puede ser miembro de múltiples campañas. Así
que yo necesito poder relacionar ambas relaciones de muchos a muchos, ¿no?, y esto lo
consigo mediante este objeto intermedio. Si ahora me voy al contacto Andrés
Sánchez, veo que en la sección de Relacionado, veo sus oportunidades, y haciendo un
poco de scroll, veo que esta persona ha contestado, ha respondido a dos campañas,
¿vale?, Google Adwords y Feria del mueble. Así que, desde el contacto, yo veo la relación
de uno a muchos, de un contacto a múltiples campañas, mientras que desde el punto de
vista de la campaña, yo veo esa relación también de uno a muchos, desde una campaña,
múltiples contactos. Así que la manera de gestionar en Salesforce y en, bueno, y en
cualquier base de datos relaciones de muchos a muchos entre un objeto y otro es creando
una relación de uno a muchos junto con un objeto intermedio, que es los miembros de
campaña en este ejemplo, que me relaciona una campaña con un contacto o con un
candidato.
Historial de cambios
Para que Salesforce sea una herramienta realmente potente, necesitamos que los datos
sean lo más fidedignos posible. Entonces, fíjate que es posible que un comercial o
cualquier persona de la organización, si tenía acceso a un registro como este de tipo
cuenta, pueda, por ejemplo, sin querer o, bueno, pues por error, lo que sea, por ejemplo,
cambiar un dato, como en este caso, que yo estoy cambiando un dígito del teléfono. Es
muy posible que esto se pueda producir como bien decía, por error o porque el dato viene
de manera incorrecta y se modifica, y puede interesar que tengamos visibilidad de quién
ha cambiado qué dato. En este caso, ahora mismo, yo, que he hecho este cambio, pues, no
queda reflejado quién ha hecho este cambio por aquí, no aparece nada, solo aparece que
la última modificación la he hecho yo, ¿vale?, nada más. Pero no aparece qué he cambiado
ni cuál era el valor previo. Bueno, pues, voy a enseñar, como administrador, puedes
desactivar esta funcionalidad para poder ver quién ha hecho qué cambio y cuál era el valor
anterior, por si necesitas volver atrás en un caso. Vamos a ir a la Configuración y elegimos
la opción de Modificar objeto para ir directamente a modificar el objeto Cuenta. Esa
funcionalidad de activar, pues, la escucha de los cambios se tiene que hacer objeto por
objeto. Estamos en el objeto Cuenta ahora, nos vamos a Campos y relaciones y aquí
tenemos un botón que dice Definir el seguimiento del historial. Vamos a pinchar en él y
hacemos clic en la opción de Activar historial de cuenta. Y ahora, tenemos que
seleccionar qué campos son los que nos interesa escuchar. Bueno, pues en este caso, voy a
poner, por ejemplo, el campo Teléfono. Voy a decir también que la valoración, por
ejemplo, me interesa, el sitio web, típicamente, pues, el ID o el DNI o NIF de la
empresa será un detalle también importante, voy a poner código de SIC, bueno, pues ya
estamos, a elegir estas opciones. Y bueno, por supuesto, nombre de la cuenta y venga, el
propietario, todos estos campos. Vamos a darle a Guardar y ya queda activado la opción
de seguimiento del historial. Si ahora vuelvo a la cuenta y, fíjate, teníamos este teléfono
incorrecto, voy a volver a borrar el 5 para dejarlo como estaba, y le doy a Guardar. Pues
fíjate ahora que aquí en la cuenta, haciendo «scroll», voy a ver una nueva lista
relacionada que se llama Historial de cuentas, que he añadido al «page layout» y que me
muestra cuándo se ha producido el cambio, qué campo ha tenido ese cambio, quién lo ha
cambiado, el Valor original y el Valor nuevo. Si yo ahora, de nuevo, cambio otro de los
campos por los que estoy escuchando, como, por ejemplo, el nombre de la cuenta, voy a
poner Landon Hotels, lo guardamos y de nuevo me voy a las listas relacionadas, hago
«scroll» hacia abajo y aquí aparece, de nuevo, el cambio que se ha producido. Así que esto
es muy útil para que aseguremos la integridad de los datos, en ocasiones severas, en la
necesidad de activarlo para ciertos objetos, porque, bueno pues, puede ser por error o por
multitud de razones se producen cambios en los datos que a lo mejor hay que revertir o
hay que entender que tal persona ha hecho tal cambio.
Validación de datos
Volviendo con la necesidad de mantener los datos lo más coherentes y limpios posibles, te
voy a contar la funcionalidad de las reglas de validación. Ahora estamos viendo una serie
de oportunidades. Vale, voy a abrir una oportunidad y vamos a ver que tenemos diferentes
etapas, vale. En este caso, es una oportunidad de una venta a un particular, y por tanto, las
etapas son más sencillas que las que usábamos en una venta a una empresa,
vale. Entonces, imagínate que debemos asegurarnos de que el responsable de gestionar
esta oportunidad meta los datos correctamente y asegurarnos de cierta calidad en el
proceso para que la probabilidad de éxito sea mayor. En esta oportunidad tenemos una
regla de validación creada que nos impide movernos en las fases de la oportunidad hasta
que no tengamos siguientes pasos creados. Entonces fíjate, si yo selecciono esta etapa, y le
doy a Marcar como etapa actual me sale este mensaje de error que me dice: «He
encontrado algunos errores al intentar guardar este registro. Es obligatorio informar el
paso siguiente para poder avanzar la etapa de propuesta /precio del presupuesto». Bueno,
pues, esto que nos dice aquí es un ejemplo de una regla de validación. Vamos a ver cómo
se configuran y cómo se pueden crear. Pues vamos a ir a Modificar el objeto. Vamos a
Modificar objeto, y en la sección de Configuración del Gestor de objetos, aquí recuerda,
teníamos los campos, formato de página y ahora vamos a irnos hacia abajo, donde dice
Reglas de validación. Pinchas aquí y aquí ves que tenemos una regla creada. Vamos a
pinchar en la regla para que veas cómo se ha hecho. Y vamos a darle a Modificar. Bueno,
pues aquí lo que vemos es que hay una fórmula que nos dice: «Si el campo 'StageName'»,
vale, que es el campo de las diferentes etapas de la oportunidad, «es igual a Propuesta /
Precio del presupuesto y el campo 'NextStep' está vacío, si se da esta condición entonces,
se dispara la regla de validación». ¿Qué estoy diciendo con esto? Qué la regla se tiene que
evaluar a que sea verdadero, a «true», cuando se cumple la condición que marquemos
aquí, entonces se da el error de validación y nos muestra el mensaje de error siguiente: «Es
obligatorio informar el paso siguiente», ta, ta, ta. O sea que esto, la manera de hacerlo
es, tenemos que poner una condición aquí, es muy parecido a crear una fórmula que
cuando se cumple, da este error. Pues así se crean las reglas de validación, y esto se usa
muchísimo para asegurarnos de que los datos que mete cualquier persona en el sistema
son correctos, para mantener esa integridad de los datos, que si recuerdas, son
imprescindibles para que Salesforce funcione bien. Es cierto que cuando tenemos muchas
o demasiadas reglas de validación es muy frustrante para el usuario porque se encuentra
con multitud de obstáculos en el camino a la hora de meter datos. Así que tendrás que,
bueno pues, evaluar la necesidad de crear una regla de validación o hacer las cosas de otra
manera.
Introducción al Modelo de seguridad de Salesforce.

Ahora vamos a hablar de la seguridad en Salesforce, del modelo de seguridad y, por tanto,
de los diferentes niveles de acceso a los datos que guardamos en Salesforce. Si recuerdas,
te he ido contando lo que es una organización de Salesforce, al final, es un entorno donde
tenemos acceso a nuestro Salesforce, cada empresa tiene acceso a su organización, a su
Org. Te he contado lo que son los objetos, pues una tabla de base de datos donde
guardamos información, los campos, que guardan el dato concreto, y los registros, que es
el dato, la línea, ¿no?, pues, por ejemplo, la cuenta concreta, equis o el contacto María
López. Bueno, pues quiero que entiendas Salesforce como si fuera un edificio de oficinas y
vamos a ir explicando cada uno de estos niveles de acceso como si fuera este edificio de
oficinas. Lo primero, tendremos que ver cómo podemos entrar en la organización, y por
tanto, cómo accedemos a nuestro edificio, cómo accedemos a nuestra oficina, ¿no?, pues a
lo mejor tenemos una llave o tenemos una tarjeta, tenemos que pasar por recepción, por
ejemplo. Luego veremos cómo accedemos a los objetos, o sea, por ejemplo, cómo
accedemos a nuestro piso. A lo mejor es un edificio con 20 plantas, tenemos que ir a la
planta 14, que es donde está nuestra oficina. Si no accedemos a la planta 14, porque por
ejemplo, el ascensor no nos permite entrar en esa planta, pues no podremos ver lo que
hay ahí dentro. Del mismo modo que si no podemos acceder a un objeto, no podremos
ver qué campos o qué registros hay dentro de ese objeto. Una vez dentro del objeto,
veremos si tenemos acceso a ver tal campo o tal otro campo, de tal modo que cuando
accedemos a nuestra planta, a lo mejor podemos entrar en una habitación, en uno de los
despachos de esa planta, porque tenemos la llave para entrar, pero no podemos entrar en
otro despacho. Y por último, los registros, que son los datos ya concretos dentro de un
objeto. Si no estamos dentro de la habitación donde hay un armario, y en ese armario hay
unos ficheros, pues si no estamos dentro de esa habitación, no podemos acceder a ese
armario, ¿no? Así que fíjate que estos son una serie de capas o niveles que determinan que
si no estamos o tenemos acceso al nivel más externo, no podremos acceder más allá. Si no
podemos entrar en el edificio, no podremos acceder a la planta donde está el despacho,
donde está el armario. O sea que todo esto va en cascada, y te voy a ir contando cada uno
de estos niveles.
Primera barrera: Acceso a la org

Vamos a hablar ahora de cómo entrar en la organización, que es primer nivel de seguridad
que tenemos con Salesforce. Bueno, pues lo primero que tenemos que ver para determinar
si un usuario puede o no puede entrar en la organización, es ver si tiene una licencia de
usuario activa, y para ello, nos vamos a la sección de Usuarios y vamos a pinchar en
Usuarios. Vamos a ver un usuario concreto, por ejemplo, bueno, pues voy a coger uno de
estos y tenemos que chequear si efectivamente tiene una Licencia de usuarios
Salesforce que esté activa, como es este caso. O sea, que eso es digamos como la llave de
entrada al edificio, como, si no tienes licencia no puedes entrar en la org, si no tienes llave
no puedes entrar en el edificio. Primera barrera que tenemos que suplir, pero, además de
que tengas la licencia o, por tanto, la llave es posible que el administrador haya
configurado unos requerimientos adicionales. Por ejemplo, en la sección de
Seguridad, vamos a hacer un poco de scroll, en la sección de Configuración de la
empresa tenemos el apartado de Seguridad, y aquí, bueno, ves que hay un montón de
opciones que se pueden configurar. Vamos a fijarnos, por ejemplo, en el Acceso de
red. Aquí es posible que el administrador haya configurado unos rangos de IP desde los
que permitimos el acceso s Salesforce. O sea, que podemos decir, no sé, de nuevo
imagínate que es el, yo que sé, 128.22.22.33, y que la Dirección final sea
128.22.22.44. Bueno, pues solo si te conectas entre estos rangos de IP inicial y IP
final podrás entrar en Salesforce. Si te conectas desde fuera no podrás entrar aunque
tengas una licencia de usuario activa. Esto se hace a veces para restringir que solo puedan
acceder a Salesforce los usuarios cuando estén en las oficinas y no puedan acceder desde
sus casas. Es una opción, podemos tenerlo o no tenerlo. En muchas ocasiones, además, los
usuarios, a pesar de tener licencia activa tienen problemas para entrar, y ha podido ser
porque a lo mejor su contraseña ha caducado o no se acuerdan de la contraseña,
etc. Entonces, vamos a ver algunas opciones de las contraseñas en Políticas de
contraseña. Aquí ves que tenemos la posibilidad de decidir cada cuánto caducan las
contraseñas. Puede ser cada 40 días, por defecto, cada 60, cada 30 o no caduca
nunca, esto no es recomendable en absoluto. ¿Vale?, lo habitual es 30 o 60 días. También,
el forzar que no puedas repetir contraseñas anteriores. De nada sirve que yo te pida que
las contraseñas caducan si me pones siempre la misma, ¿no? Y dirás bueno, pues podemos
decidir que se recuerden fíjate, hasta 24 contraseñas previas y que no se permita, por
tanto, repetir. Todo esto redunda en mayor seguridad de el entorno y por lo tanto de los
datos que tienes dentro de Salesforce. Además, la longitud mínima de la contraseña. En la
complejidad, si requieres que las contraseña incluya caracteres alfanuméricos y números y
además caracteres especiales o, bueno, pues como lo definas. Cuanto más compleja más
segura será esa contraseña. Y también importante el número de máximo de intentos de
inicio que le permitimos a un usuario y esto ¿qué implica? Bueno, pues imagínate que
tenemos diez intentos o cinco, que suele ser lo más habitual, y el usuario pone mal su
contraseña cinco veces. Bueno, pues en ese momento su cuenta, su acceso se queda
bloqueado, y aunque ponga ya, al sexto intento ponga su contraseña correcta no podrá
entrar. Ese usuario se quedará bloqueado y te tocará a ti, como administrador, entrar en el
usuario, vamos allá, entrar en el usuario y, no tengo aquí ninguno bloqueado, pero cuando
un usuario está bloqueado te aparece aquí un botón que dice Desbloquear. En ese
momento, el usuario ya podrá volver a intentar entrar metiendo su contraseña
correcta. También es posible que nos pida, como administradores el usuario que nos
diga: «Oye, necesito resetear o resetéame la contraseña». Bueno, pues le daríamos a este
botón de Restablecer contraseña, que le enviaría un correo al usuario con un link en donde
el podrá acceder para cambiar su contraseña. Bien, además de estas opciones que hemos
visto hay una más que tiene que ver con los Perfiles que veremos a continuación, y es que
podemos también restringir las horas de acceso de los usuarios. Podríamos decir que, por
ejemplo, no queremos que nadie entre antes de las ocho de la mañana o después de las
siete de la tarde, por ejemplo. Me lo estoy inventando, pero podría ser una opción. O
podemos decidir que los comerciales no entren antes de esas horas o los agentes de
soporte tengan otras horas de acceso, etc. Todo eso se puede configurar a nivel de
perfil; de tal modo que si un usuario intenta entrar en esas horas que no le
corresponden, aunque tengan bien su contraseña, no podrá entrar. La llave digamos está
bloqueada, no le funciona. Así que hemos visto el primer nivel de seguridad que es el
acceso a la org. Recuerda que lo más importante es que el usuario tiene que tener una
licencia de usuario que esté activa. En este ejemplo que estás viendo este usuario no está
activo, con lo cual no tiene la llave, no puede entrar.
Segunda barrera: Acceso al objeto

La segunda barrera de seguridad es el acceso al objeto, y para ello, tenemos que ver el
tema de los perfiles; de hacer los perfiles, estamos en el menú de Configuración, los
tenemos aquí en la sección de Administración, dentro de la sección de Usuarios, aquí
tenemos los diferentes perfiles. Los perfiles son lo que define lo que un usuario puede
hacer o ver dentro de la plataforma de Salesforce, y tenemos ya una serie de perfiles
estándar creados que podemos asignar a diferentes usuarios, o podemos crear nuestros
propios perfiles personalizados. Te voy a enseñar un ejemplo de un perfil estándar. Vamos
a ver el Usuario estándar, y en este perfil vas a ver que vamos designando o vamos dando
o quitando permisos de lo que el usuario puede ver o hacer. Fíjate que por un lado,
tenemos asignaciones de formatos de página. ¿Qué quiere decir esto? Que yo puedo
tener, por ejemplo, múltiples formatos de página para un mismo objeto, pero voy
asignando estos formatos de página por perfiles, de tal modo que por ejemplo, la
visibilidad de los campos de un usuario de ventas sea diferente a lo que ve un usuario de
soporte, en base a un fomato de página que tienen asignado a su perfil que será
diferente. Esto de los perfiles es un mundo muy amplio. Si te fijas, bueno, pues aquí
tenemos seguridad a nivel de campo. Voy a seguir haciendo scroll, configuración de
aplicaciones, o sea, aquí hay multitud de opciones y de permisos posibles que vamos a
poder dar o quitar con los perfiles. Voy a ir directamente a enseñarte una sección que creo
que es superinteresante que conozcas. Vamos un poco más abajo que es esto de aquí, que
es el acceso a los objetos estándar. Si te fijas, aquí tenemos los diferentes objetos, pues
activos, campañas, casos, cuentas, contactos, etc. Y tenemos el acceso aquí con diferentes
permisos, tenemos permisos de Leer o de crear, o de modificar o de eliminar. Y bueno
pues, lo mismo con permisos a objetos adicionales que tenemos por aquí. Entonces, esto
es muy útil para que puedas ver rápidamente si un perfil tiene acceso o no tiene acceso a
ver un objeto. Por ejemplo, este perfil en el que estamos que es el del usuario estándar,
puede leer campañas de «marketing», pero no puede crear o modificar campañas. O por
ejemplo, este perfil no puede ver planes de acción, ni ver, ni por tanto crear, etc., etc. Así
que, es muy habitual que un usuario te venga a ti, como administrador y te diga: «Oye,
que no tengo permiso para modificar este registro». Y tú vienes aquí y ves que
efectivamente no tiene el permiso de modificar tal registro. Recuerda que para poder
modificar antes tiene que poder leer, no tiene el permiso de leer que es el básico, no podrá
tener ninguno de los siguientes. Entonces, tú podrás venir y, o bien modificar el perfil para
dar acceso a ese permiso pero ten en cuenta que si múltiples usuarios, que es lo más
habitual, tienen este perfil asignado, cuando tu modificas algo en el perfil, le estás dando
todo ese permiso a todos los usuarios que comparten el perfil, y a lo mejor te interesa solo
darlo al usuario concreto que te lo está pidiendo; en cuyo caso, en lugar de hacerlo
mediante el perfil, tendrás que ir a Conjuntos de permisos. En definitiva, los perfiles
determinan el acceso a los objetos y además, también a los campos que están dentro de
los objetos. Siempre que queramos restringir el acceso a un objeto o a un
campo, tendremos que hacerlo vía el perfil del usuario. Y recuerda que los perfiles se
asignan a multitud de usuarios a la vez. Así que si das o quitas un permiso, ten en cuenta
que estás dando o quitando ese permiso para múltiples usuarios.
Tercera barrera: Acceso al registro

Ahora que ya has visto cómo puedes configurar la seguridad y el nivel de acceso a los
diferentes objetos, vamos a ir un nivel más allá, vamos a entrar a una capa más interna de
la seguridad, y vamos a ver cómo podemos configurar el acceso al registro concreto, o sea,
al dato concreto. Imagínate que en tu organización, pues, no queréis, por ejemplo, que las
oportunidades sean vistas o sean editables por cualquier persona, sino que solo los
propietarios de cada registro puedan modificarlo. Bueno, pues, eso si queréis que eso sea
así, tendrías que establecer un modelo de colaboración privado para las
oportunidades. ¿Dónde se configura esto? Bueno, pues, volviendo al menú de
Configuración, en la sección de Seguridad, tenemos una opción que se
llama Configuración de la colaboración. Aquí vas a ver que tenemos todos los objetos que
tenemos en el entorno de nuestra organización, tanto estándar como customizados. Y aquí
tenemos el Acceso interno predeterminado. Si te fijas, buena parte de ellos son lectura o
escritura o solo lectura, o privado. Vamos a darle a Modificar para lo veamos más
claramente. Fíjate, aquí tenemos Candidato, Cuenta, Contacto, Caso. Bueno, pues, aquí
podemos ir jugando con las diferentes opciones. ¿Vale?, tenemos estos niveles posibles de
nivel de colaboración. Si un objeto es privado, quiere decir que solo su propietario
podrá, por ejemplo, verlo y modificarlo. Si decimos que es solo lectura pública, pues, el
propietario de ese registro podrá modificarlo y editarlo y crearlo pero solo el resto de los
compañeros, el resto de las personas de la organización solo podrán leerlo, no podrán
modificarlo. Si por contra decimos que el acceso es de lectura y escritura pública, querrá
decir que todos los usuarios de la organización podrán tanto leer como modificar ese
registro. Ya ves que esto se hace objeto a objeto. Así que una cosa es que tú tengas
acceso a, por ejemplo, Contactos, porque tu perfil te permite tener acceder a Contactos. Y
otra cosa es que si esto está así, tú puedas acceder a ver contactos que no son tuyos. Que
si esto estuviera así, no podrías. O sea podrás ver a, pues, a Julián López, porque es un
contacto tuyo, pero no podrás ver a Ashley Connors, porque es un contacto de propiedad
de otro comercial que no eres tú. O sea que esto, los valores predeterminados de
colaboración en la organización, determinan el acceso a los registros de cada objeto para
los registros que no son de tu propiedad. Vale, porque los que sí son de tu propiedad, los
podrás ver todos. Una vez establecido esto, esto voy a decirle que no quiero guardar esta
opción, una vez configurados los valores predeterminados, luego tu podrás abrir el acceso
a los registros mediante otras opciones, ¿vale? Aquí te voy a enseñar que esto que hemos
visto es la configuración predeterminada de colaboración son los Organization-Wide
Defaults en inglés que determina el acceso por defecto a los registros de los objetos que
no son tuyos. Pero luego se puede abrir esa visibilidad mediante la jerarquía de roles. Que
quiere decir que, por ejemplo, pues si tú eres un comercial que tienes acceso a tus cuentas
y tus contactos, tu mánager que está por encima de ti en la jerarquía de roles, heredará
esa visibilidad y, por tanto, los mánagers verán y podrán incluso editar los contactos o las
cuentas de los que tengan por debajo en su jerarquía. Además, podemos abrir esa
visibilidad mediante reglas de compartición. Yo puedo crear una regla, o tú como
administrador puedes crear una regla que diga, pues, todas las cuentas de tipo, me lo
invento, Hostelería quiero que sean visibles y editadles por el grupo de comerciales que se
dedican a la hostelería. ¿Vale? Eso estamos abriendo esa visibilidad hacia otros usuarios en
base a reglas de compartición. Y por último podemos compartir esa visibilidad mediante
compartición manual. Que al final si yo, o tú como administrador, tenemos un registro que
queremos que sea visible por otra persona, podemos darle a Compartir mediante un
botón para aumentar esa visibilidad. Así que como ves, el tema del acceso a los datos, a
los registros, es, bueno, pues, tiene diferentes niveles de complejidad y requiere que
tengas muy bien pensado y tengas muy claro si queréis dar acceso al menos visibilidad a
todos los registros o queréis restringir. Si queréis restringir, recuerda, tienes que ir a esta
sección de Configuración de colaboración y cambiar lo que queráis a privado.
Excepciones: Cómo abrir el acceso al registro

En el caso de que tengas en tu organización la configuración predeterminada de
colaboración puesto en privado para algunos de los objetos, necesitarás conocer cómo
abrir esa visibilidad, o bien hacia arriba, o bien en lateral. Así que vamos a explicar las
diferentes opciones que tenemos para configurar esas extensiones al modelo
predeterminado de colaboración. Primero, vamos a ver la jerarquía de roles. Así que, para
ello, vamos a abrir a la sección de Colaboración, esta que vemos aquí, y subimos, en el
menú de Configuración, a la sección de Usuarios. Aquí tenemos la opción de
Funciones, que son los roles, al final. Si pinchas aquí, verás que tenemos una especie de
dibujo de un organigrama, en donde vamos a ir estableciendo quién está en qué rol y, por
tanto, que visibilidad hereda. Fíjate, si le damos a Configurar funciones, aquí tenemos, por
ejemplo, que MobiOffice, que es el nombre de esta organización ficticia, tiene el CEO por
arriba, y debajo del CEO, tenemos el Gerente Comercial, que, a su vez, tiene por debajo a
un Comercial B2B y un Comercial B2C. ¿Qué quiere decir esto? Bueno, pues que si hay una
persona que tiene el rol de comercial B2B, por encima de esa persona está la Gerente
Comercial y por encima de todos, el CEO. Esto implica que lo que pueda ver el comercial
B2B es heredado, por la jerarquía de roles, por el gerente comercial y a su vez por el
CEO. O sea que aunque tengamos, por ejemplo, las oportunidades en privado, el comercial
verá sus oportunidades, su mánager, su jefe verá también sus oportunidades. Sin embargo,
el comercial B2C, que está al mismo nivel que el de comercial B2B, no verá las
oportunidades del otro comercial. Eso es la parte de jerarquía de roles. Vamos a ver, ahora,
las reglas de compartición. Volvemos a ir a la sección de Seguridad, donde estábamos, en
la sección de Colaboración. Aquí veíamos que es donde podíamos modificar los valores
predeterminados de privado, lectura pública, etc. Pero imagínate que queremos hacer una
regla o que te piden hacer una regla de compartición para las cuentas. Bueno, pues
tenemos que venir aquí, y aquí ves que tenemos las opciones de Reglas de
colaboración para cada objeto: Candidato, Cuenta, Oportunidad, etc. Bueno pues, vamos a
la cuenta y decimos Nuevo, porque vamos a crear una regla de colaboración. Vamos allá y
decimos, por ejemplo, que esto queremos en las cuentas de Hostelería y tenemos que
definir si queremos que esta regla esté Basada en el propietario del registro o Basada en
criterios. En este caso, como estamos hablando de las cuentas de hostelería, voy a elegir
que esté basada en criterios. Y aquí, lo que voy a decir es que el campo, esto era Tipología
de la cuenta o Tipo de empresa, sea igual a, y aquí elijo la opción de Hostelería. Bueno,
pues si la cuenta es de este tipo, yo la voy a compartir, que quiere decir que voy a dar
visibilidad a, o bien Funciones, o Funciones y subordinados, estos son los roles que hemos
visto antes, o bien un grupo público, que podrá ser, por ejemplo, Todos los usuarios
internos. Podemos crear un grupo público de todos los comerciales que se dediquen a
hostelería y entonces todos ellos verían estas cuentas que son de tipo Hostelería. Y aquí
tenemos que definir cuál es el nivel de acceso que queremos dar a estos usuarios, puede
ser solo lectura o lectura y escritura, y las oportunidades que estén en solo lectura, por
ejemplo, y los casos, en solo lectura. De este modo, estamos abriendo la visibilidad de las
cuentas de tipo Hostelería a este grupo público y, además, le estamos dando acceso
diferente para las cuentas y los objetos que están relacionadas con las cuentas, las
oportunidades y los casos. Bueno, pues, esta es una manera que tienes, como
administrador, de ampliar el acceso a los registros para un grupo de usuarios en base a
una serie de criterios. También podríamos hacerlo basado en el propietario del
registro. Ahí irás viendo cuál es la mejor opción.
Cuarta barrera: Acceso al campo

Hemos visto ya cómo podemos controlar el acceso a la organización, el acceso a los
diferentes objetos, el acceso a los registros, y ahora te voy a contar cómo podemos
restringir o dar acceso a diferentes campos; una cosa es que un usuario pueda acceder a
ver cuentas, diferente de que pueda ver la cuenta concreta de Landon Hotels, por
ejemplo, y lo que vamos a ver ahora es que, incluso teniendo acceso a ver el registro de
Landon Hotel, es posible que nos interese modificar que haya un campo concreto que este
tipo de usuario no pueda ver. Imagínate que en las páginas de las cuentas tenemos un
campo con información sensible, como por ejemplo, el número de cuenta bancaria del
cliente, y no queremos que cualquier persona pueda ver esa información, bueno, pues eso
podemos restringirlo a través de los perfiles, y luego también veremos cómo desde el
propio campo podemos definir qué perfiles acceden a cada campo. Vamos a ver primero
la vista desde los perfiles, así que vamos a entrar en Perfiles, y voy a usar un perfil que
acabo de crear de usuario comercial. Bien. Entramos aquí en la sección del usuario
comercial de este perfil. Recuerda que los perfiles es en donde vamos a configurar qué
puede ve y qué puede hacer los usuarios que tengan este perfil. Entonces, aquí hay un
montón de información que podemos configurar. Voy a hacer «scroll» para llegar a la
sección de Seguridad a nivel de campo. Entonces, imagínate que en el objeto, vamos a
coger el objeto Cuenta, por ejemplo, vamos al objeto Cuenta, que aquí está, y pinchamos
en donde dice Ver. Y aquí estamos viendo todos los campos del objeto Cuenta, y estamos
viendo si tiene acceso todos los usuarios que tengan este perfil de usuario comercial. Si te
fijas, hay un código de SIC al que no tienen acceso de lectura, y por tanto, no pueden
tampoco modificarlo. Luego, el acceso de «Creado por» sí lo pueden leer, pero no lo
pueden modificar. Vamos a modificar algunas de estas opciones. Imagínate que me
interesa que, por ejemplo, la valoración sí que tengan acceso de lectura, pero no de
escritura. O que la propiedad pues, puedan también leerlo, pero no modificarlo. Recuerda
que si, por ejemplo, damos accesos de modificación, automáticamente estamos dando
accesos de lectura. ¿Vale? No puede haber uno sin el otro. Y vamos a suponer que el
campo Ingresos anuales no queremos que lo vean los comerciales, bueno, pues
quitaríamos ese «check» y estaríamos quitando visibilidad de ese campo a los usuarios de
este perfil. Esta restricción de visibilidad aplica a todo Saleforce, o sea que si yo soy un
usuario comercial, no veré estos campos a los que no tengo acceso de lectura en ningún
sitio, no solo en el page «layout» del objeto, sino en informes, en fórmulas, en ningún sitio,
en búsquedas, aparecerá ese campo, es como si no existiera para mí. Bueno, pues hemos
visto cómo se modifica en la seguridad general de campo desde un perfil, pero imagínate
que queríamos hacer, que queremos modificar un campo concreto y queremos modificar
su visibilidad para todos los perfiles. Pues en lugar de tener que ir perfil a perfil entrando
en el campo, que puede ser muy tedioso, tenemos la opción de modificarlo desde el punto
de vista del campo. ¿Cómo lo hacemos? Pues de nuevo, vamos a la sección de
Seguridad, y aquí tenemos Accesibilidad de campo. Aquí ves los diferentes objetos, e
imagínate que me voy al objeto Cuenta, el mismo caso que te he contado ahora, y aquí
podemos ver el campo por perfiles, por ejemplo, y tenemos los diferentes perfiles. Primero,
vamos a ver que me interesa más ver por campos, y voy a elegir el campo, por ejemplo,
Código de SIC, y ahora veo si este campo es visible o no, por cada uno de los perfiles. Voy
a elegir otro campo, por ejemplo, Ingresos anuales, y fíjate cómo ese campo para todos
estos perfiles puede modificarse, pero para el usuario comercial que he cambiado
antes, no puede modificarse, está oculto. O sea que aquí podría modificar ese acceso de
campo para cada uno de los diferentes perfiles.
Importación de datos
Una labor bastante habitual que tendrás que hacer como administrador es la carga de
datos hacia Salesforce. Imagínate que el equipo de «marketing» está organizando un
evento y cuando ya se ha producido el evento tiene un listado de potenciales clientes que
quieres subir a Salesforce. Bueno, pues lo que tendrás que hacer es hacer una carga de ese
listado hacia Salesforce, vamos a ver cómo se hace. Estamos aquí, en el menú de
Configuración y, una manera rápida de acceder al asistente de importación, es escribiendo
«import» para que Salesforce nos filtre los resultados de la búsqueda por esta palabra. Y
aquí, si te fijas, tenemos el Asistente de importación de datos. Pues pinchamos aquí y
vamos a la sección del Asistente de importación. Bueno, pues aquí si hacemos un poco de
«scroll», vas a ver que tienes estos pasos que tenemos que seguir. Lo primero, es preparar
los datos que quieres importar. Esto es muy importante porque necesitas limpiar los
datos antes de cargarlos en Salesforce. No queremos traer a Salesforce datos que no sean
correctos, así que te tocará revisar el fichero de origen, para asegurarte de que, bueno
pues, los datos están completos, no tienen errores, no hay duplicados, etc. Veremos cuáles
son los datos a importar y luego veremos que podemos mapear los campos del fichero
que vamos a importar con los campos que tenemos en el objeto, en Salesforce. Y por
último, revisaremos que se ha producido correctamente la importación y, si hay algún
error, podremos ir a mirar qué ha pasado. Vamos a darle al botón de Iniciar el asistente y
aquí, como ves, tenemos este flujo de diferentes pasos. Lo primero, vamos a seleccionar
los datos y ¿qué podemos importar a Salesforce a través de este asistente? Bueno, pues
podemos importar estos Objetos estándar, Cuentas y contactos, Candidatos, Soluciones o
Miembros de campaña o podemos importar cualquier objeto personalizado. En este caso,
solo tenemos el objeto Materiales creado aquí. Si tuviéramos muchos, aparecerían aquí. En
este ejemplo, siguiendo con la idea de que el equipo de «marketing» ha organizado un
evento y necesitamos traernos a esos potenciales clientes a Salesforce, vamos a elegir el
objeto Candidatos. Pinchamos en Candidatos y ahora nos pregunta qué queremos
hacer, si queremos Agregar nuevos registros o queremos Actualizar registros existentes o
Agregar nuevos y actualizar existentes. Bueno, pues yo voy a elegir esta opción y así me
aseguro de que los nuevos me los respeta y me los trae y, si hay alguno existente, me
completa la información si es que yo no lo tuviera completado en Salesforce. Fíjate que
tendremos que decidir por qué hacemos coincidir al candidato. Y hombre, elegir el
nombre, no es muy buena idea porque puede haber múltiples Javieres o Marías o Paulas,
¿no? Pues voy a elegir Correo electrónico, que esto sí que suele ser un campo bastante
único. Puedo elegir que estos candidatos se asignen al origen, por ejemplo, Feria y no voy
a cambiar ninguna de las otras opciones, voy a dejarlo tal cual. Bueno, pues lo que
podemos ahora hacer es seleccionar dónde están estos datos, que típicamente estarán en
un CSV que tendrás en tu ordenador local, por ejemplo, ¿no? Pues voy a elegir la opción
de CSV y voy a pinchar aquí en Seleccionar archivo para navegar por mi disco duro hasta
encontrar el archivo que necesito. Bueno, pues le doy a Seleccionar archivo, esto me abre
la pantalla de mi ordenador y voy a elegir este CSV y le doy a Abrir. Este se llama «report»
ta ta ta, con unos numeritos, bueno. Una vez que lo tenemos seleccionado, le damos a
Siguiente y fíjate cómo ahora el sistema ya me ha mapeado él solo los campos del
encabezado del CSV con el objeto en Salesforce, porque resulta que yo ya había hecho
una labor previa, que era nombrar las cabeceras de mi CSV, de mi Excel, con el mismo
nombre que yo tengo en los campos en Salesforce. Sin embargo, dejé esta opción,
Compañía/Cuenta tal cual y eso, si te fijas, aquí no está asignado, porque el objeto
Candidato en Salesforce no tiene un campo que se llame Compañía/Cuenta, lo que
tiene es un campo que se llama Compañía. Entonces, cuando te encuentres con un campo
así, sin asignar, puedes pinchar en Asignar y haces un mapeo manual, ¿no? Pues en este
caso aquí tenemos los campos del objeto Candidato y aquí tengo el campo
Compañía. Pinchamos aquí y, voy a hacer esto un poco más pequeño para ver aquí el
botoncito que a veces no se ve. Bien, pues ya tengo el campo Compañía también
mapeado. Y si te fijas, aquí tenemos una serie de ejemplos de datos, ¿no? Vemos que
Alfredo, María, Francisco son nombres, Fernández, López está bien. El cargo en algunos
casos lo tenemos, en otros no. La compañía, el correo. Bueno, parece que todo correcto,
así que le voy a dar a Siguiente. Perfecto, pues aquí me dice que esta importación incluirá
seis campos que tenemos asignados y hay cero que no están asignados. Le damos a Iniciar
importación. Y ya está, la importación ha comenzado. Vamos a darle a Aceptar y aquí, por
último, vemos una pantalla de resumen en donde nos dice qué ha pasado con esta
importación. Bueno, pues si te fijas, nos dice que se han procesado seis registros y que ha
habido un registro fallido. Podemos ir a ver qué ha pasado con un registro y para eso
podemos pinchar en el link de Resultado que nos devuelve un CSV que a su vez podemos
abrir y vemos que, bueno, pues ha habido un problema con uno de los registros, podemos
ir a mirar qué ha pasado para solucionarlo y volver a cargarlo. Bien, pues esta es la manera
que tenemos para importar registros de estos objetos que hemos visto. Más adelante te
enseñaré cómo importar registros de otros objetos diferentes.
Carga masiva de datos

Ya has visto cómo hacer una carga de los objetos más comunes a través de el asistente de
importación. Pero, en ocasiones, ese asistente no es suficiente para hacer la carga que
necesites, o a lo mejor necesites hacer no una importación, sino una exportación de
datos. Bueno, pues para eso tendrás que usar el cargador de datos o Data Loader. Si te
vienes a la pantalla de configuración que ya conoces y escribimos, por ejemplo,
«Cargador», aquí tenemos la opción del Cargador de datos. Esto que ves aquí te permite
descargarte en tu ordenador en local una copia de esta pequeña aplicación de cargador de
datos o Data Loader, tanto en Windows como en Mac. Pero también tenemos la opción de
hacerlo vía online. Entonces, escribo aquí «Dataloader», vale, por su nombre de cargador
de datos en inglés, me aparece esta pestaña, esta pantalla donde veo información del
Dataloader, y puedo iniciarlo con las mismas credenciales que uso para loguearme en
Salesforce, porque esto es parte de Salesforce también. Tengo aquí ya abierto mi
Dataloader online, y si te fijas, aquí tenemos una opción de crear una nueva tarea, New
Task, le vamos a dar, y fíjate que aquí me aparecen varias opciones. Puedo importar
datos, puedo exportar, y puedo borrar datos. Es muy habitual que en entornos de
Salesforce necesitemos, a lo mejor, hacer una exportación, tratar los datos y luego volver a
cargarlos, pues para eso tenemos esta opción de aquí. En este ejemplo voy a hacer una
importación pero de un objeto de los que no puedo importar vía el asistente de
importación, que va a ser, por ejemplo, el objeto Caso. Fíjate que aquí tenemos todos los
objetos de Salesforce, ya no estoy restringida a los tres o cuatro objetos que me permitía
el asistente de importación. Bien, pues elegimos Caso, y voy a hacer un Insert, primero voy
a hacer un Update, una Actualización de casos, vamos a darle a Next. Y de nuevo aquí,
fíjate que podemos elegir, o bien un CSV, si lo tenemos ya en CSV en nuestro ordenador,
en local, o a lo mejor el fichero está en FTP, o lo tengo en Drop Box, en Box o en otra base
de datos. Aquí las opciones se amplían. Aquí voy a elegir un CSV que tengo en mi
ordenador en local, así que le doy a Upload CSV y elijo este informe, bueno, este CSV que
contiene Casos. Vamos a darle a Abrir y fíjate que ahora estamos ya en la pestaña de
mapeo de campos. El sistema me ha identificado que estos campos, el estado, por
ejemplo, coincide, por ejemplo, con el campo Estado en mi objeto de Salesforce. Así igual
como el Id del caso principal, el Id de la cuenta, el Id del caso, o sea, cuando tenemos
campos comunes, el sistema me lo va a encontrar y me lo va a mapear. En el caso de que
no me encuentre algo, pues podríamos mapear directamente. Bueno, pues le daríamos a
Siguiente paso, y aquí me dice el resumen de lo que va a hacer. Vamos a darle a Save and
Run, y le decimos que sí. Verás cómo en unos segundos se actualizará con la información y
ya está, hemos hecho una importación de un objeto, o más bien, de unos registros de un
objeto que no podríamos importar mediante el asistente de importación, y para ello,
hemos utilizado el Dataloader o cargador de datos.
Otras herramientas de gestión de datos

En ocasiones, tendrás que hacer tareas que tienen que ver con movimiento masivo de
datos. Para ello, tendrás que venir al menú de Configuración, y si te fijas aquí hay una
sección de Datos que vamos a desplegar para ver lo que hay. Desde aquí podrás actualizar
de manera masiva direcciones, o hacer un borrado masivo de registros. Por ejemplo,
imagínate que necesitas, por el motivo que sea, borrar un montón de casos. Bueno, pues,
podemos pinchar aquí y aquí seleccionaríamos el criterio porqué queremos borrar. Por
ejemplo, a lo mejor queremos borrar todos los casos de tal tipología porque ya no
interesan. Bueno, pues, podríamos elegir la opción que sea y en todos los que nos
encuentre, darle a Eliminar. Otras veces tendrás que, por ejemplo, reasignar
cuentas porque, por ejemplo, se ha cambiado un comercial de empresa o estáis haciendo
una reasignación masiva porque cambiáis la cartera de clientes. Pues, podemos Transferir
registros de forma masiva. Imagínate que queremos aquí transferir cuentas. Pues,
vendríamos aquí y podemos decir, bueno, queremos transferir de el comercial
Fulanito, voy a elegir todos los clientes de Alfonso los queremos mover a Alicia. Y
podemos elegir transferir no solo las cuentas, sino también las oportunidades abiertas y
los casos abiertos, por ejemplo. Y queremos mantener el equipo de cuentas y podríamos
darle a Buscar. Y aquí vemos que, bueno, en este caso solo hay una cuenta que coincida
con esas condiciones, pero podría haber cientos. Pues, podríamos hacer así, Transferir, y
estamos cambiando la propiedad de esta cuenta hacia Alicia. Además de el borrado
masivo de registros o la transferencia de registros, podemos también exportar datos desde
aquí. Ten en cuenta que todos los datos que tenemos en Salesforce, son tu propiedad, de
la propiedad de tu empresa. No son datos propiedad de Salesforce, así que siempre vas a
poder exportar esos datos y hacer con ellos lo que quieras. Aquí tenemos una opción de
configuración que nos permite hacer una exportación semanal de los datos que queramos
de Salesforce. Podemos programar la exportación o, por ejemplo, decirle que vamos a
exportar ahora. Fíjate que aquí podemos decir: «Quiero incluir todos los datos». O por
contra, podemos decir: «Quiero solo las Oportunidades, las Cuentas, los Contratos, los
Pedidos, los Contactos y los Candidatos». Y podríamos darle a Iniciar exportación y listo,
esta información se te guardar en un .ZIP que luego podrás descargarte. Si quieres, por
ejemplo, asegurarte de que tienes todas las semanas unos datos en un .ZIP a modo de
«backup», pues, puedes programar una exportación como esta con los datos que te
interesen o con todos los datos de tu organización y todos los datos estarán en ese .ZIP
cada semana. De tal modo que tú podrás ir y descargártelos. Así que bien, ya hemos visto
algunas de las opciones de movimiento de datos que tenemos en esta sección. Te invito a
que explores el resto de opciones porque verás que hay múltiples posibilidades.
Papelera de reciclaje
Tú como administrador siempre podrás hacer un borrado masivo de registros, utilizando
esta opción del menú de Configuración. Pero ten en cuenta que los usuarios también
pueden hacer un borrado de registros individuales. Entonces, imagínate, soy un usuario de
Salesforce y si tengo permiso para ello, yo puedo venir aquí, estoy viendo este registro de
tipo Candidato, y puedo eliminarlo. Le digo que sí, que estoy seguro, lo elimino, y yo como
usuaria he podido borrar un registro. En muchas ocasiones, este borrado ha sido
accidental o era un error, y no quería borrarlo, quiero recuperarlo por algún motivo, y
seguro que como administrador recibirás llamadas de usuarios diciendo: «Dios mío, que he
borrado un registro, ¿cómo lo recupero?». Bueno, pues tranquilo, se puede
recuperar. Podemos ir a la Papelera de reciclaje y aquí tenemos los registros que se han
ido borrando en los últimos 15 días. Importante que recuerdes que los registros que se
borren se quedan en la papelera durante 15 días. Después, se van a ir borrando de manera
automática. Bueno, pues, tú cómo administrador podrás ver todo lo que tu organización
ha borrado, y podrás siempre, por ejemplo, pues restaurar el registro que se ha haya
borrado por accidente. Puedes Vaciar la papelera entera de reciclaje, y de cada uno de los
registros, podrás tanto Restaurar como Eliminar de manera definitiva. Así que
recuerda, siempre lo que borremos estará en la papelera durante 15 días, tiempo para que
revises si hay que recuperar o restaurar alguno de estos registros.
Informes estándar y a medida

Te voy a enseñar ahora qué opciones tenemos para analizar los datos que tenemos en
Salesforce. Bueno, pues vamos a irnos a la sección de Informes. Esto no deja de ser un
objeto dentro de Salesforce. No necesitas ser administrador para hacer informes. Los
usuarios, si tienen los permisos para ello, pueden hacer sus propios informes, pero en la
mayoría de las ocasiones, seguramente los usuarios te van a pedir a ti, administrador, que
les prepares un informe, así que vamos a ver las opciones que tenemos. Pinchamos en la
sección de Informes, en la pestaña de Informes, y aquí ves que aparecen, pues, un listado
de informes. Fíjate que aquí a la izquierda tenemos un menú que nos los ordena por
informes recientes o informes creados por mí, informes privados, públicos, todos los
informes. Aquí verás todos los que tienes en tu organización. Y también tenemos
diferentes carpetas. Podemos tener carpetas creadas, en este caso, no tengo
ninguna, podríamos crear una nueva carpeta, por ejemplo, para guardar informes de
ventas. Y luego tendremos que decidir a qué personas damos acceso a esta carpeta para
restringir quién tiene acceso a qué información. Bueno, pues una vez tenemos los informes
por aquí, voy a poner todos, siempre podemos pinchar en cualquiera de estos para ver los
datos. Si yo tengo, por ejemplo, este Candidatos por comercial y hago clic en el nombre,
me abre el informe, que, en este caso, se compone de un gráfico, y aquí, una serie de
registros de detalle. Pero yo puedo necesitar crear un informe de cero. Bueno, pues
volvemos a Informes y pinchamos en Nuevo informe. Lo primero que tenemos que
elegir es Seleccionar el tipo de informe, es decir, de qué objeto o combinación de
objetos quiero la información. Podría ser, por ejemplo, que yo quiero un listado de
oportunidades, o puedo querer oportunidades con productos o puedo querer informes de
cuentas y contactos, pero solo cuando están relacionados, por ejemplo, con activos. O sea
que puedo tener diferentes tipos de informe creados y siempre puedo ir a, bueno pues,
crear un informe totalmente de cero. Voy a elegir, por ejemplo, la opción de crear un
informe de cuentas y vamos a darle a Continuar. Aquí tenemos el Constructor de
informes. En él tenemos un «canvas», que por ahora está vacío, tenemos una serie de
filtros, que voy a cambiar para poner Todas las cuentas, y ves que ya empezará a mostrar
información, y voy a cambiar la fecha de creación a Siempre. Y ahora ya ves que tenemos
aquí las diferentes cuentas. Bueno, pues esta es la manera de crear informes de cero.
Formatos de informes
Los informes en Salesforce pueden tener diferentes formatos en los que podemos elegir
cómo representar la información. El formato más sencillo es el formato Tabular, que no
deja de ser un listado de registros. Vamos a pinchar en este ejemplo en donde vamos a ver
un listado de cuentas, y si te fijas, esto es simplemente un listado de cuentas que no están
agrupadas por ningún tipo de criterio. Directamente, un listado, como podría ser un Excel
o un CSV. Ya que es un listado, yo no puedo añadir un gráfico, fíjate que aquí, la sección
de Añadir gráfico está deshabilitada. Es por esta razón que muchas veces no nos interesa
ver los listados, sino que nos interesa ver la información agrupada, y para eso, te voy a
enseñar otros formatos de informes. Volvemos de nuevo aquí, y aquí te voy a enseñar un
tipo de informe, el formato Resumen, que eso se utiliza muchísimo. En este ejemplo, estás
viendo candidatos por comercial, fíjate que tenemos los diferentes comerciales, y al
segundo nivel, sus candidatos. Así que tenemos, por ejemplo, que Pedro tiene dos
candidatos, y se ven los dos agrupados bajo el criterio de Pedro. Como esto es un informe
de tipo Resumen, yo puedo tener gráficos, porque esto al final va a coger la información
del sumatorio. Vamos a ver por último el tercer formato de informes, que es el formato
Matricial; en este caso, tenemos la información organizada tanto por filas como por
columnas. Fíjate que aquí tengo una serie de, también comerciales, pero luego tengo una
serie de información agrupada por mes natural, en donde muestro cuántas oportunidades
ganadas ha habido, cuál es la suma del importe de todas esas oportunidades, el ratio de
oportunidades ganadas y el recuento de registros. Fíjate que aquí no tengo información de
detalle, pero podría mostrar esa información si yo vengo aquí y elijo o activo esta opción
de Filas de detalles. Aquí ahora tendré los detalles por si quiero verlos. Voy de nuevo a
quitar esta opción, y fíjate cómo esto me va sumando o calculando de manera
agrupada, entonces, también podré añadir gráficos a este tipo de informes y esto me
permite ver información, no de detalle pero sí agrupada. Así que, dependiendo de qué
información necesitas mostrar en un informe, tendrás que decidir si tu informe va a ser
tabular, matricial o de resumen.
Ejemplo de informe: Oportunidades

Ahora que ya conoces los diferentes formatos de informes, vamos a crear un informe
completo desde cero. Así que para ello, estamos en la pestaña de los Informes y vamos a
pinchar en el botón de Nuevo informe. En este ejemplo te voy a enseñar cómo crear un
informe de Oportunidades. Así que directamente podemos aquí escribir «op» y ya nos
aparecen todas las opciones de informes con oportunidades. Vamos a seleccionar el tipo
de informe Oportunidades y damos a Continuar. Por defecto, cuando empiezas a crear un
informe, te aparecen los registros ya filtrados por una serie de filtros predeterminados. Es
importante que te fijes si aquí aparece algo en Filtros, porque quizás no te interese que se
muestre esa información filtrada, sino que quieres mostrar, por ejemplo, todos los
registros. Fíjate que, por defecto, aparece que se muestran Todas las
oportunidades, correcto, podríamos cambiarlo al pinchar aquí y decir, por ejemplo, que se
muestren solo Mis oportunidades, por ejemplo, e importante, fíjate que la Fecha de cierre
pone Trimestre fiscal actual, pero es posible que te interese cambiar eso, por ejemplo, a
que la Fecha de cierre sea Siempre, o sea, que incluya todas las fechas. Le damos a Aplicar
y verás como ahora tenemos más oportunidades. Fíjate además que tenemos una serie de
columnas, algunas de ellas como Función del propietario no tiene datos, así que puede
resultar interesante borrar las columnas que no te aporten valor o directamente que no
quieras mostrar en este informe. Bueno, pues para ello vamos a pinchar en la sección de
Esquema, y aquí podremos seleccionar qué columnas no nos interesan. Pues, por ejemplo,
no nos interesaba la Función del propietario, le damos a la aspa y la quitamos. Tampoco
nos interesa, por ejemplo, la Probabilidad o la Antigüedad de la oportunidad. También
vamos a borrar, por ejemplo, el Origen del candidato. Tenemos aquí esta
información, pero para esta informe no nos interesa, así que vamos a borrar Origen del
candidato y también vamos a borrar Tipo, Período fiscal y Paso siguiente. Vamos a dejar,
por tanto, estos datos: el Propietario, el Nombre de la cuenta, el Nombre de la
oportunidad, la Etapa en la que está y el Importe. Imagínate que te piden que este informe
que hemos creado por aquí esté agrupado en función de la Etapa de la oportunidad, y
además, te piden que incluyas algún campo adicional que ahora mismo no tenemos
aquí. Bueno, pues para empezar, vamos a seleccionar Campos adicionales. Voy a pinchar
aquí, donde dice Campos, y fíjate que esto despliega un menú con todos los campos
posibles que tenemos para crear nuestro informe. Fíjate además que no solo aparecen los
campos de la oportunidad, sino también aparecen campos de cuenta porque las
oportunidades están relacionadas con las cuentas, o aparecen campos del propietario por
la misma razón o campos del candidato por la misma razón. Vamos a suponer que nos
interesa saber de esta información sí que nos interesa el Año fiscal. Bueno, pues podemos
hacer doble clic en el campo Año fiscal y esto nos añade una nueva columna con esa
información. Bien, pues decíamos que queríamos agrupar este listado de
oportunidades por la etapa. Vamos a cerrar el menú de los campos y nos vamos a venir al
campo Etapa, que aquí lo tenemos. Y fíjate, esto es tan sencillo como aquí, en el mismo
campo Etapa, selecciono esta opción y le digo Agrupar filas por este campo. Ves ahora
como tenemos las etapas por aquí y cada oportunidad agrupada en función de su
etapa. Será muy interesante entonces, ahora sumar el importe de las oportunidades para
que podamos ver cuánto importe tenemos en negociación en cada una de las etapas. Así
que venimos al campo Importe, le damos al desplegable y elegimos la opción de Resumir
y Suma. Así que aquí, ahora si te fijas, tenemos el Importe sumado por etapa. Bueno,
vamos a ir dándole a Guardar a este informe. Vamos a darle Nombre y voy a decir que
esto es «Oportunidades por etapa y año». Puedo poner una descripción del informe y
puedo guardar este informe en una carpeta, que en este caso va a ser la carpeta de
Ventas. Vamos a darle a Seleccionar carpeta, ya está aquí, y le damos a guardar. Todavía
no he ejecutado el informe, es ahora cuando lo voy a ver realmente ejecutado. Si ahora le
doy a bien Guardar y ejecutar o Ejecutar directamente, podemos ver el informe ya no en
formato de edición sino con los datos ya, bueno, pues ejecutados. Y fíjate que todo lo que
ves en azul es clicable. Bueno, pues vamos a modificarlo para añadir un gráfico. Vamos a
darle a Añadir gráfico a este informe, esto lo podemos hacer porque este informe es un
informe de resumen, entonces yo puedo elegir que me muestre este informe en función
del Importe de la oportunidad, por ejemplo. Si te fijas aquí, hay un engranaje que nos da
acceso a las propiedades del gráfico, vamos a pinchar para cambiar el tipo de
gráfico. Podríamos elegir, pues, Anillos o Líneas, pero, en este caso que se trata de Etapas
de la oportunidad, el caso más habitual o el formato de representación más habitual es
este, en formato Embudo. Voy a decir que me muestre los valores en las diferentes
secciones del embudo, y ya está, vamos a dejarlo así, y ahora le damos a Guardar y
ejecutar. Así que ahora ves el gráfico de Mis oportunidades con los importes sumados, y
fíjate que todo esto es clicable. Si yo ahora quiero ver el listado de oportunidades que
están aquí, yo puedo hacer clic y esto ahora me muestra las oportunidades que están
dentro de esta sección, que están en negociación o revisión. ¿Lo ves? Así que has visto
cómo crear un informe de cero y añadirle un gráfico para que tengamos acceso a los
datos de manera visual y muy rápida.
Exportación de datos vía informe

Una vez que tenemos creado un informe como este de Oportunidades por
Etapa, podemos necesitar exportar esta información, y sacarla de Salesforce porque a lo
mejor queremos alimentar otro sistema o queremos trasladar esta información, por
ejemplo, con un Excel. Bueno, pues, podemos venir aquí mismo en el menú de los
Informes y pinchar en el desplegable y elegir la opción de Exportar. Esto nos permite
exportar tanto el Informe con formato, que esto lo que hace es respetar las agrupaciones
de columnas o de filas que yo tuviera hechas, en cuyo caso el informe siempre va estar en
Excel o elegir exportar Solo los detalles, que lo que haría sería obviar las agrupaciones que
yo tuviera en mi informe y descargarme un listado con todos los datos. En este caso, yo
puedo elegir entre recibir el formato del informe en Excel, o elegir un formato csv. Voy a
elegir en esta caso un csv. Y le doy a Exportar. Bien, pues ves que se me ha exportado aquí
el csv. Podemos pinchar para ver la información. Y aquí tienes el listado de datos sin
ninguna agrupación. Además de exportar la información, es bastante habitual que tú,
como administrador, recibas una petición de, por ejemplo, programar el envío de un
email que incluya un informe. Imagínate que este informe de oportunidades el director
comercial o Alicia, en este caso, quiere recibir el informe todos los lunes a primera hora de
la mañana. Bueno, pues, puedes venir aquí, y le das a Suscribir. Y aquí decides si quieres
que esto sea todos los días, todas las semanas, todos los meses. En este ejemplo, vamos a
decir que sea Semanal, y que sea los lunes, no los miércoles, y que sea a las 8 de la
mañana. Y puedes decidir recibirlo tú mismo, o modificar los destinatarios y, por tanto,
agregar a quien fuera necesario; pues Alicia o a quien fuera preciso. Aquí, bueno, podrías
definir más condiciones de quién se puede suscribir a este informe y le das a Guardar. En el
momento que lo guardas se queda programada este envío de este email con este
informe que se podrá abrir mediante bueno, pues, el correo normal. En el correo se verá la
información, pero cuando el usuario pinche en cualquier registro, entonces abrirá
Salesforce y, por tanto, tendrá que loguearse para ver el detalle del informe. Así que
hemos visto cómo compartir la información de los informes.
Paneles y componentes
Una vez que ya has visto cómo generar informes, aquí tenemos un ejemplo de los
diferentes informes que hemos visto recientemente, vamos a ver cómo podemos explotar
esta información para representarla en los paneles. Así que vamos a pinchar en la pestaña
de Paneles, y vamos a ver un ejemplo de un panel que tengo ya creado en este
entorno. En este panel, al pinchar aquí, vemos diferentes componentes con información. Si
te fijas, buena parte de estos componentes se parece mucho, o puede incluso, llegar a ser
el mismo ejemplo de gráfico que hemos visto antes como parte de un informe. Cada uno
de estos componentes bebe de uno o varios informes. Así que, por ejemplo, si te fijas, aquí
tenemos el informe del que bebe este componente, que son las ventas cerradas. O en este,
este componente, este gráfico está bebiendo del informe Candidatos por origen. Vamos a
ver otro panel. Aquí tenemos ejemplos de paneles, que podemos descargarnos desde el
AppExchange con información muy habitual, que puede ser interesante tener en nuestro
Salesforce. Voy a enseñarte ahora un panel de ventas en donde muestro las
Oportunidades por comercial y etapa, y luego también, representado por cada uno de los
comerciales, o el Ratio de oportunidades ganadas. Si te fijas, yo puedo pinchar en
cualquiera de estas secciones del panel para acceder a la información filtrada de cada uno
de estos informes, pero vamos a ver ahora cómo podemos crear un panel o modificar uno
existente. Bien, yo tengo este creado, y vamos a añadir un nuevo componente. Entonces, le
damos a Modificar y aquí se nos abre el editor de paneles; si te fijas, esto es como un
canvas en donde podemos añadir múltiples componentes. Voy a elegir Añadir un
componente y voy a elegir este informe, Candidatos por comercial, que ya tenía
previamente creado. Importante que recuerdes que para hacer un panel necesitas tener
previamente los informes creados. Voy a elegir este, le damos a Seleccionar, y ahora puedo
elegir más opciones de representar la información. Tengo aquí más información, más
opciones de las que veía cuando generaba el gráfico dentro del informe. Así que, en este
caso, voy a elegir este de aquí, porque me interesa ver cuántos candidatos hay por
comercial. Voy a elegir la tarta, y bueno, pues podemos configurar cómo se representa el
gráfico con diferentes opciones de este menú. Voy a añadirle un subtítulo, por ejemplo,
puede decir: «Candidatos abiertos por comercial». Bien, pues le damos a Agregar, y ves
cómo he añadido un nuevo componente que yo podría mover, y puedo también hacer
más pequeño, o más ancho, vemos que puedo jugar con cómo represento la
información. Si yo ahora esto lo guardo y le digo que Listo, pues aquí ya tenemos nuestro
panel con nuestro nuevo componente. Para crear un panel nuevo de cero, muy parecido a
como hacíamos un informe, nos vamos a la sección de Panel y le damos a Nuevo panel; le
damos un nombre, voy a poner por ejemplo aquí, «Marketing». Le damos a Crear. Y
tenemos el canvas vacío. Y aquí, igual que hemos hecho antes, le damos a
componente, elegimos, bueno pues, los informes que nos interesen, elegimos cómo
queremos representar esa información, vale, aquí vemos las diferentes opciones, y le
damos a Agregar, y vamos añadiendo componentes. En definitiva, los paneles es una
manera de representar de manera visual la información que nos interese mostrar en la
empresa, de manera muy habitual, los directivos de la empresa estarán
mirando únicamente paneles en Salesforce, y bueno, pues es tu labor como
administrador asegurarte de que configuras los paneles para que muestres la
información tal cual la quieren ver representada los directivos de tu empresa.
Plantillas de email
Como sabes, desde Salesforce podemos hacer envíos de correos electrónicos sin salir de la
plataforma. Si yo soy un usuario de Salesforce, puedo venir aquí a la página de un
contacto, puedo pinchar en la opción de Correo electrónico, y puedo escribir un correo
directamente aquí. Pero también puedo elegir una plantilla que tengamos aquí
guardada. Si te fijas, pincho aquí y puedo darle a la plantilla Invitación a evento, le doy a
Insertar, y fíjate que aquí ya tenemos un texto predefinido en la plantilla, en donde
tenemos ciertos campos que luego se van a cambiar por el valor de este registro
concreto, con lo cual, esto es muy útil para que los usuarios puedan hacer envíos de
correos de manera muy rápida y sin necesidad de tener que teclear cada correo. En
ocasiones, necesitaremos tener unas plantillas ya creadas para que tú puedas enviarlas de
manera automática con Salesforce, con los procesos de automatización de Salesforce. Y
para ello, pues vamos a ir a la sección de Configuración. O sea, tú como administrador
podrás crear este tipo de plantillas, y luego los usuarios podrán usarlas. Entonces, lo que
he hecho es, en el menú de Configuración escribimos «Plantillas», y si te fijas, aparecen
una serie de opciones del menú con la palabra Plantillas resaltadas. Aquí tenemos dos
tipos de Plantillas de correo electrónico: las de Lightning, que son como las que has visto
antes, y la de Classic, que todavía es necesaria para ciertos procesos de
automatización. Aquí ves una serie de plantillas de muestra, algunas que vienen ya creadas
en ese entorno de Developer, y te voy a enseñar esta plantilla y vamos a ver cómo lo
podemos modificar. Este ejemplo es una plantilla que se usa mucho para poder enviar un
email a los potenciales clientes, en el momento en que rellenan, por ejemplo, un
formulario, y les damos las gracias por su interés y les comunicamos que en breve nos
pondremos en contacto con ellos. Aquí, si te fijas, te dice, bueno pues: «Estimado
LeadName», esto es un campo de personalización que se populará con el dato del
Lead. «Agradecemos su interés por», el nombre de nuestra empresa, «en breve nos
pondremos en contacto con usted. Atentamente», ta, ta, ta. Bueno, pues vamos a ver cómo
se puede modificar. Si yo le doy ahora a Modificar esta plantilla, si te fijas, aquí tenemos
una serie de opciones y podemos elegir diferentes campos. En este caso, imagínate que
me interesa, no los campos de los contactos sino los campos de los candidatos. Así que
nos vamos a ir aquí, Campos de candidatos. Ahora seleccionamos, por ejemplo, bueno, los
Apellidos, y aquí te aparece el valor que tendrías que copiar, si quisieras añadir el apellido
a esta plantilla. Vamos a ver, por ejemplo, que además de esto de aquí, que dice
«Atentamente, el equipo de la organización», voy a poner el nombre del propietario de
este Lead. En este caso, elegiríamos Campos de candidatos, y vamos a decir, por ejemplo,
el nombre completo del propietario, y el correo, también del propietario. Pues elegiríamos
Nombre completo del propietario, copiamos esta información, la ponemos aquí, y
copiamos también el correo electrónico del propietario que será el comercial al que se ha
asignado este Lead. Vamos a guardar y ya tenemos modificada esta plantilla que luego
más adelante veremos cómo utilizarla.
Automatización del proceso del lead

Te voy a enseñar ahora cómo podemos automatizar ciertos procesos de
«marketing» dentro de Salesforce. Estamos en el menú de Configuración y vamos a hacer
un poco de «scroll» hacia abajo, hasta donde veas Configuración de funciones. Pinchamos
aquí para desplegarlo y fíjate que hay una sección de Marketing en donde tenemos ciertas
opciones como Candidatos web, y Reglas de asignación de candidatos o de Respuesta
automática de candidatos. Te voy a enseñar primero la sección de Candidatos web. Esto se
usa muchísimo para generar formularios que luego colgarás en la web de tu empresa y
todos los que rellenen ese formulario se crearán de manera automática como candidatos
en Salesforce. Para hacerlo, solamente tienes que darle al botón de Crear formulario de
candidato web y elegir qué campos son los campos que te interesa captar en ese
formulario. Una vez que lo hayas elegido, puedes añadir una página de retorno a donde
quieres enviar a los candidatos cuando le den al «Submit» del formulario. Y puedes
también incluir un reCAPTCHA para evitar que, bueno, pues haya bots que rellenen este
formulario y se te llene Salesforce de leads que son falsos. En este caso, yo no voy elegir
este reCAPTCHA y le vamos a dar a Generar. Bueno, pues te fijas aquí tienes un código que
básicamente tiene la información de los campos que has seleccionado y está ligado a este
entorno de Salesforce desde el que hemos creado el candidato web. Cuando esto lo
plasmas en un documento o lo abres con un navegador, ves algo como esto, que es
totalmente funcional. Tú aquí, pues puedes rellenar la información, le das a Enviar y esto
crea un lead. Bueno, pues esta es una de las funcionalidades más utilizadas en
Salesforce. Ten en cuenta, eso sí, que este formulario está en formato digamos vacío, sin
estilos. Lo normal es que esto se lo pases al equipo de desarrollo web para que lo metan
dentro de la página y le den un estilo correcto, los colores y demás. Bueno, ¿qué más cosas
podemos automatizar con Salesforce? Pues si volvemos a el entorno de Salesforce, la parte
de configuración, podemos también configurar las Reglas de asignación de los
candidatos, de tal modo que cuando alguien rellena un formulario podemos definir a
quién asignamos ese candidato, ¿no?, y podemos decir, por ejemplo: si la empresa igual a
verdadero, se lo enviamos a una cola de candidatos empresas, o si la ciudad es igual a
Madrid se lo enviamos a Alicia Pastrana, pero si la ciudad es igual a Barcelona se lo
enviamos a Pedro Blanco. O sea, podemos tener múltiples reglas, una detrás de otra, para
ir repartiendo los candidatos en diferentes comerciales o grupos de comerciales. Y, por
último, las Reglas de respuesta automática de candidatos. Aquí, lo que podemos hacer es
especificar una plantilla de correo electrónico que queremos que se envíe cuando se
genere un nuevo candidato web. Pues vamos a darle a Nuevo, y aquí vamos a decir, por
ejemplo: «Gracias a los leads». Vamos a decir que está Activa, y le damos a Guardar, y
vamos a pinchar en ella para configurar la regla. Le damos a Nuevo y vamos a establecer
un orden, porque podemos escribir múltiples plantillas. Imagínate que decimos: «Si el país
del lead es España le enviamos la plantilla en castellano». «Si el país del lead es Inglaterra o
Estados Unidos le enviamos la plantilla en inglés». «O si el lead está interesado en vender
este producto le enviamos esta plantilla, si está interesado en otro producto, pues otra
plantilla». Bueno, pues en este caso, voy a decir, por ejemplo, si la ciudad es igual a
Madrid pues entonces le enviamos una plantilla de correo electrónico que tengo por
aquí. Vamos a elegir la que hemos visto antes que hemos modificado. Okey. Bien, y vamos
a poner quién va a firmar este correo, que va a ser MobyOffice y un correo electrónico que
tendrá que estar verificado ya. Voy a poner el correo de
salesforce.formacion@gmail.com. Bien, pues le damos a Guardar y ya tenemos nuestra
regla de autorespuesta. ¿Ves cómo funciona todo esto? Pues vamos a ver todo esto
funcionando en tiempo real. Voy a rellenar este formulario de webtolead y voy a decir que
soy Felipe Álvarez. Correo electrónico, voy a poner el mío, el que hemos puesto antes para
que me llegue el correo, saleforce.formacion@gmail.com. Compañía voy a decir que es,
trabajo, por ejemplo, en Landon Hotels. Ciudad, Madrid, y Estado, Madrid. He puesto
Madrid para recibir ese correo electrónico que hemos incluido en la regla de
autorespuesta y que envía la plantilla gracias a los leads. Le doy a Enviar. Aquí, me lleva a
Salesforce que es la página que he puesto como respuesta. Ahora vamos a entrar a ver los
leads, así que voy a cambiarme de aplicación, voy a poner Marketing. Vamos a ver los
leads o candidatos para ver si efectivamente ha llegado este nuevo lead que se llamaba
Felipe. Aquí lo tenemos, Felipe Álvarez, se ha asignado a Alicia Pastrana, y voy a abrir mi
correo electrónico para ver si he recibido correctamente el email de autorespuesta. Así que
voy a abrir Gmail. Ya tengo aquí el correo y vemos que ya he recibido este email de
MobyOffice, que me dice, efectivamente: «Estimado Felipe: agradecemos su interés por
MobyOffice», tatatá..., con la información que habíamos incluido en la plantilla. Así que una
vez que como administrador has probado que todo funciona correctamente, podrás ya
continuar con tus configuraciones.
Reglas de flujo de trabajo

Para continuar con los procesos que podemos automatizar con Salesforce, te voy a
enseñar todas las opciones de automatización que tenemos. Para ello, estamos en el menú
de Configuración, hacemos un poco de «scroll» y en la sección de Herramientas de la
plataforma fíjate que tenemos una sección que se llama Automatización de
procesos. Vamos a desplegar esta sección y aquí lo primero que nos encontramos son las
Acciones de flujo de trabajo, hay también Flujos, Process Builder, y Reglas de flujo de
trabajo. Vamos a ver primero cuáles son estas acciones de flujo de trabajo que podemos
automatizar. Podemos automatizar acciones de envíos, de actualizaciones de
campos, alertas de correo electrónico, tareas. Vamos hacer una automatización de una de
estas mediante la creación de una regla de flujo de trabajo, pero te cuento también que las
reglas de flujo de trabajo tienden a desaparecer porque están siendo reemplazadas por el
Process Builder que veremos más adelante. De todos modos, es importante que conozcas
las reglas de flujo de trabajo porque si entras en una organización que tengan Salesforce
desde hace un tiempo seguro que tienen multitud de reglas de flujo de trabajo ya
creadas. Así que vamos a ver cómo funcionan. Pincho en ellas, aquí tienes, bueno, pues
información que puedes leer antes de empezar. Y vamos a crear una nueva regla que lo
haga sea actualizar un campo. Entonces, vamos a ver cómo se hace, creamos la regla
nueva y vamos a hacer que esta regla se dispare gracias al objeto Cuenta. Vamos a buscar
el objeto Cuenta, que aquí está y le damos a Siguiente. Bueno, pues, la cuenta vamos a
llamarlo, por ejemplo, «Tipo de Cuenta». Lo que voy a hacer es un ejemplo, bueno, que me
he inventado para este entorno en donde si el nombre de la cuenta contiene, por ejemplo,
la palabra «Hotel», que automáticamente me rellene el campo «Tipo de cuenta» y me diga
que es una cuenta de hostelería. Bueno, pues, vamos a decir que esta regla quiero que se
ejecute cada vez que se cree una cuenta nueva. El criterio va a ser relacionado con el
nombre de la cuenta. Pero ten en cuenta que podríamos también establecer una
fórmula. Hemos visto cómo se crean las fórmulas en los campos tipo «fórmula» y esto es
similar. Pero, bueno, en este ejemplo vamos a elegir una cosa sencillita con
criterios. Elegimos que el campo que sea, vamos a buscar el nombre de la cuenta; Nombre
de la cuenta contiene, voy a poner, «Hotel». Así que si contiene el valor «Hotel» en el
nombre de la cuenta, lo que vamos a hacer es actualizar el campo de «Tipo de
empresa». Vamos a darle al botón de Guardar siguiente. Y ahora vamos a establecer cuál
es la acción que queremos hacer. Bueno, pues, en este caso, es una actualización de un
campo. Vamos a pinchar en «Nueva actualización de campo». Elegimos esta opción y
vamos a llamarlo «Tipo de empresa». El campo que queremos actualizar es el campo «Tipo
de empresa». Vamos a ver, que es este de aquí. El objeto cuenta porque es el que, bueno,
el que hemos seleccionado al principio. Y vamos a establecer que el valor que queremos es
«hostelería». Vale, con esta regla entonces lo que estamos haciendo es cuando yo cree una
cuenta que tiene como nombre la palabra «Hotel», automáticamente me va a completar
que el tipo de empresa es «Hostelería». Bueno, pues, ya está, le damos a Guardar y
tenemos nuestra regla creada. Ahora podríamos añadir más cosas pero, vamos a decir que
no, que está lista. Y, por último, importante este detalle, es que esta regla que hemos
creado todavía no está activa. Vamos a pinchar en el botón de Activar, para que ahora sí,
ves que ya está activa. Pues, ahora, si creamos una nueva cuenta que incluya la palabra
«hotel», debería rellenarnos la opción de Tipo de empresa. Siempre se recomienda que
pruebes que funciona correctamente la regla así que lo que vamos a hacer es, bueno,
pues, vamos a probar. Vamos a irnos a la aplicación de Ventas y vamos a crear una cuenta
nueva. Aquí estamos. Voy a crear una cuenta en cuyo nombre voy a poner «Hotel». Pues,
el nombre de la cuenta se va a llamar «TerraFirm Hotel». No voy a rellenar el tipo de
empresa porque quiero que lo haga sola, quiero probar esto. Vamos a darle a Guardar. Me
ha creado la cuenta, vamos a ir a Detalles, y si te fijas ha funcionado porque el tipo de
empresa me lo ha marcado como «Hostelería». Así que has visto cómo funcionan las
reglas de flujo de trabajo. De manera muy sencilla podemos hacer que Salesforce trabaje
por nosotros y nos evite tener que estar rellenando información que podemos obtener via
otros campos de la plataforma.
Process Builder
Ya te he comentado que conocer los flujos de trabajo, las reglas de flujo de trabajo, es
muy importante, pero también que poco a poco van siendo sustituidos por la nueva
funcionalidad de los Process Builder. Así que ahora vamos a ver cómo se crea un Process
Builder, porque te da mayor número de posibilidades de lo que podemos hacer con un
flujo de trabajo. Vamos allá, hacemos «scroll». Recuerda que aquí, en la sección de
Herramientas de la plataforma, tenemos la parte de Automatización de
procesos. Desplegando esta sección, vemos aquí el Process Builder, así que vamos a
pinchar y fíjate que se abre un menú bastante diferente a lo que conocemos hasta
ahora. Aquí vamos a crear un nuevo proceso. Un detalle importante de los Process
Builder es que se recomienda que cada objeto solo tenga un Process Builder, pero de veras
que dentro de cada «process», podemos complicarlo tanto como queramos. Bueno pues,
en este caso, vamos a hacer un nuevo proceso sobre el objeto Oportunidad. Así que
vamos a llamarlo «Oportunidad en negociación», por ejemplo, vamos a decir que este
proceso se inicia cuando cambia el registro de tipo Oportunidad, no cuando se crea, sino
cuando cambia y pasamos de fase al momento de negociación. Vamos a darle a Guardar,
Save, y fíjate, esto es mucho más visual que lo que medíamos antes de las reglas de flujo
de trabajo. Aquí vamos a ir añadiendo información y podemos añadir nodos, todos los que
queramos con diferentes condiciones. Bueno, pues lo primero que tenemos que hacer es
agregar un objeto, que en este caso, va a ser la Oportunidad. Aquí está. Y vamos a decir
que este proceso se lanza cuando se crea o se modifica un registro. Vamos a darle a
Guardar y entonces, ahora, tenemos que seleccionar cuál es la condición que queremos
que se dé para que se produzcan las acciones. El nombre del criterio va a ser
«Oportunidad en Negociación». Esa es información que aparecerá aquí que me permitirá,
luego, leer correctamente todo el proceso. Aquí vamos a elegir que se han cumplido todas
las condiciones y ahora, definimos cuál es la condición que queremos que se
cumpla. Elegimos el campo de la oportunidad, que en este caso, bueno, será la Etapa de la
oportunidad y le damos a Choose y ahora decimos, bueno, pues que este campo sea igual
a, Lista de selección, y aquí tenemos todas las posibles fases de la oportunidad. Tenemos
una que es Negociación / Revisión y decimos, bueno pues, cuando se cumpla esta
condición, ten en cuenta que podemos agregar múltiples condiciones, las que queramos, y
podemos agregar lógica de si se cumplen las dos y, además, esta, si se cumplen las dos o
esta otra, o sea, podemos jugar con la lógica de las diferentes condiciones. Bueno, pues
vamos a darle a Guardar y ahora tenemos que decir qué acción queremos que se
produzca. Bueno, pues lo que yo quiero que se produzca en esta acción es que cuando la
oportunidad pase a estar en negociación, quiero generar una tarea para el comercial para
que haga seguimiento de esa oportunidad, que llame al cliente y pregunte si hay alguna
novedad. Fíjate que aquí, en Tipo de acción, tenemos más opciones de las que veíamos en
las reglas de flujo de trabajo. Yo, en este caso, voy a crear una tarea que es, al final, crear
un registro de tipo Tarea. Vamos allá. El nombre de la acción va a ser «Tarea de
seguimiento». Y ahora tengo que elegir qué tipo de registro quiero crear. Bueno, va a ser
una Tarea, que aquí la tenemos. Y aquí puedo, ahora, elegir los campos de este
registro. Por un lado, voy a elegir que esto esté asignado al Id, vamos a elegir al Id que es
el propietario de la oportunidad. Pues voy a poner aquí, Opportunity, y aquí tenemos el Id
del propietario, que es un Id de usuario y lo elegimos. Pues ya lo tenemos aquí. Luego
querremos que esto tenga una prioridad pues vamos a decir, una prioridad Alta. El estado,
vamos a elegir que esté No iniciada, y podemos añadir más información. Aquí tenemos
todos los campos posibles de la tarea y podemos definir los valores que queremos que
tenga cada campo. Vamos a buscar que esto, la fecha del vencimiento de esta tarea
sea, vamos a decir una Referencia de campo y elegimos la Fecha de creación o fecha de
última modificación de la oportunidad, por ejemplo, podríamos añadir fórmulas y
decir dos días después de la fecha de creación de la oportunidad, por ejemplo. Bueno,
pues podemos añadir todos los cambios que necesitemos, le damos a Guardar y le damos,
importante en este paso, a Activar este «process». Y confirmamos. Bueno pues, como
hemos hecho antes, que te recomiendo que siempre que hagas uno de estos procesos, lo
pruebes. ¿Cómo lo probamos? Pues tendríamos que crear una oportunidad y pasarla a la
etapa de negociación y veremos cómo se genera la alerta.
Procesos de aprobación
Otra de las acciones de automatización muy comunes en Salesforce son los procesos de
aprobación. Eso tendrías que conocer cómo se configuran, como administrador de
Salesforce. Así que, bueno, vamos a ir primero a ver dónde se configura. De nuevo, vamos
a hacer «scroll» para llegar a la sección de Automatización. Una vez aquí, si te fijas, verás
que aparece una sección que se llama «Procesos de aprobación». Vamos a pinchar aquí. Y
fíjate que lo primero que nos dice es, bueno, pues, hay un banner en amarillo con una
especie de alerta de, ojo, que los procesos de aprobación son procesos complejos y es
necesario que revises toda esta información. Así que lo primero es, bueno, pues, ir leyendo
la información de los procesos de aprobación. Esto te lleva a la Ayuda de Salesforce que te
dirá todo lo que tienes que tener en cuenta a la hora de crear tu proceso. Vale, fíjate que
hay una serie de pasos bastante, bueno, pues, importantes y que tendremos que tener en
cuenta. Tenemos también, desde aquí, acceso a Listas de comprobación de todo lo que
tenemos que crear si queremos hacer un proceso de aprobación. Fíjate que verás que las
acciones son bastante extensas. Como ves, pues tenemos todo esto. La buena noticia es
que no necesitas hacer todo esto para todos los procesos de aprobación. Fíjate. Cuando yo
ahora, por ejemplo, elijo hacer un proceso para, por ejemplo, el objeto Pedido, tengo dos
opciones: puedo usar el asistente de Inicio Rápido o puedo crear el Asistente de
Configuración Estándar. Este Asistente de Configuración Estándar es el que te requiere
hacer toda esa lista de comprobación y las diferentes plantillas y demás. Sin embargo,
podemos optar por la versión de Inicio Rápido que es una versión simplificada de los
procesos de aprobación. Vale, aquí daríamos un nombre. Elegiríamos cuál sería el criterio
que queremos tener en cuenta a la hora de llevar algo a aprobación, y definiríamos quién
debe ser el aprobador. Como ves esto es una manera simplificada de realizar un proceso
de aprobación. Vamos a volver atrás y te voy a enseñar la otra opción, que es, bueno, pues,
el Asistente de Configuraciones Estándar. Fíjate que aquí tenemos seis pasos. Estamos en
el paso uno de seis. Aquí pondríamos un nombre. Voy a poner «Aprobación», le damos a
Siguiente. Aquí elegiríamos los criterios. Voy a decir, por ejemplo, que la ciudad de envío
sea igual a Barcelona, voy a darle a Siguiente, y aquí elegiríamos, bueno, pues, quién es el
aprobador automatizado siguiente. Pues, puede ser el gestor, podemos tener una relación
de jerarquía diferente a la estándar, le daríamos a Siguiente. Ahora tendríamos que
seleccionar la plantilla de notificación que le llega al aprobador. Para que él sepa que tiene
que aprobar algo, pues, le llegará una notificación, bien vía email, por ejemplo, o bien vía
Chatter. Le damos a Siguiente, nos pasamos esta fase y podemos también configurar el
ejemplo de la página de aprobación que puede ser algo parecido a esto, que es
totalmente configurable. Ejemplo típicos de procesos de aprobación es, por ejemplo,
cuando una oportunidad tiene un descuento superior a un 20 % o cuando se crea una
cuenta nueva de tipo Banca, por ejemplo. Cualquier criterio que queramos lo podemos
aprovechar para crear un proceso de aprobación, si es necesario. Y te recuerdo que esto es
un proceso bastante complejo, así que te animo a que te leas la documentación antes de
llevar a cabo tu proceso.
Automatización con Flujos (Flows)

Por último, otra de las herramientas de automatización que está cogiendo muchísima
fuerza hoy en día son los flujos. Está cogiendo muchísima fuerza porque es una
herramienta muy potente como vas a ver a continuación. Vamos a acceder a la sección de
Flujos, dentro de la Automatización de procesos, y te voy a enseñar alguno que tengo
creado en este entorno. Los flujos tienen una gran diferencia con respecto a los Process
Builders que hemos visto o a las reglas de flujo de trabajo. Y es que nos permite insertar
pantallas que vayan preguntando por información que el usuario o el cliente tendrá que
rellenar. En ese ejemplo que ves aquí se inicia el flujo y aquí, bueno, pues, lo primero que
se hace es se asigna y se muestra una pantalla para confirmar información del
cliente. Fíjate que es una herramienta muy visual en donde vamos creando, digamos,
elementos de este tipo que tenemos en el menú de la izquierda y desde ahí podemos
jugar con asignaciones, con decisiones, con bucles, acciones o elementos que tienen que
ver con datos, ¿no? Pues, crear registros, actualizar registros, obtener o eliminar registros y
estos elementos los vamos moviendo hacia la derecha del canvas para ir construyendo
nuestro flujo. Fíjate que además tenemos diferentes vías, ¿no? Pues, aquí tenemos esta
opción, Obtener registros, y hay un árbol de decisión que en función de si encuentra el
contacto o no lo encuentra, pasa algo diferente en cada situación. Para que veas que está
funcionando, voy a darle a Ejecutar este flujo para que veas de qué estoy hablando cuando
me refiero a que se generan pantallas que el usuario tiene que rellenar. Mira, le he dado a
Ejecutar y, en este caso, este flujo lo que hace es hacerme esta pregunta, ¿no? Imagínate
que está representando que yo soy la usuaria que lanzo este flujo. Por tanto, me dice:
«Este es Paula». Podría ser: «Soy Paula», ¿no? Pero, bueno, en temas de traducción, esto
está cogido del estándar. Y me pregunta: «¿Puede proporcionar su nombre y
apellidos?» Bueno, pues, vamos a suponer que soy Leonor Torres. Y le damos a
Siguiente. Ahora me pregunta, bueno, me dice: «Gracias, Leonor». Fíjate que está
aprendiendo de datos que le acabo de dar. Y nos dice: «¿Puede proporcionar su dirección
de correo y su número de teléfono?» Bueno, pues, voy a poner el mismo correo que ya
puse antes. Vamos a poner «gmail.com» y me voy a inventar el número de teléfono, y le
damos a Siguiente. Bueno, nos dicen: «¿Qué le puedo ayudar?» En esta ocasión este flujo
lo que va a hacer es abrir un caso, una incidencia de un cliente. Entonces, me pregunta qué
tipo de incidencia tengo, ¿no? ¿Es un problema? ¿Estoy pidiendo una funcionalidad o
estoy haciendo una pregunta? Bueno, pues, voy a hacer una pregunta. El Origen del caso,
en este caso, va a ser web. Imagínate que esto no puede estar colgado en la web y yo
como cliente puedo estar respondiendo esta información. El asunto del caso va a ser que
necesito conocer el material de la silla B. Y aquí voy a decir, por ejemplo, que quiero saber
si es de madera de pino o de madera de roble, por ejemplo. Bueno, pues, le damos a
Siguiente y aquí ya me dice que se ha creado un caso. Vamos a Finalizar y ya
está. Podríamos seguir creando casos nuevos, pero si te das cuenta, a través de una serie
de preguntas, pues, hemos ido siguiendo por las pantallas del flujo hasta que al final se ha
creado un caso que estará relacionado con el contacto y a su vez con la cuenta.

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