Comprender en qué consiste Salesforce

Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:

 Conocer casos de uso de Salesforce CRM.

 Comprender cómo puede usar Salesforce.
 Explicar el valor de la plataforma de éxito para los clientes.

Le damos la bienvenida a Salesforce

Salesforce le ofrece una vista de 360 grados de sus clientes y perspectivas sobre su propio
negocio.

Si ha estado gestionando su negocio desde varios sistemas, es probable que los datos de sus
clientes estén almacenados en distintas ubicaciones. Es posible que tenga datos de emails,
hojas de cálculo, varias bases de datos o soluciones puntuales. El uso de múltiples sistemas
es una barrera para comprender los datos y obtener una visión completa de sus clientes.
Con los datos almacenados en Salesforce, dispone de un solo origen de confianza y un solo
punto de vinculación.

La tecnología Salesforce permite cambiar la situación. Es una única ubicación para crear,
ver y actualizar los datos de los clientes desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo
para promover una vinculación duradera con los clientes.

No necesita instalar ningún software para acceder a Salesforce. Tan solo necesita una
conexión a Internet y un navegador web.

¿Qué es Salesforce?
Salesforce es una plataforma para garantizar el éxito de sus clientes, la cual se ha diseñado
para facilitar la venta, el servicio, el marketing, el análisis y la conexión con los clientes.

Salesforce incluye todo cuanto necesita para gestionar su negocio desde cualquier lugar.
Mediante el uso de productos y funciones estándar, puede gestionar las relaciones con los
prospectos y clientes, establecer relaciones y colaborar con empleados y socios, y
almacenar sus datos de forma segura en la nube.

No obstante, los productos y las funciones estándar son solo el principio. Nuestra
plataforma le permite adaptar y personalizar la experiencia de sus clientes, socios y
empleados, y ampliar fácilmente la funcionalidad inicial.

¿Qué función desempeña CRM en todo esto? Empecemos por definir qué es CRM.
¿Qué es CRM?
CRM (del inglés Customer Relationship Management) es un servicio de gestión de las
relaciones con los clientes. Esta tecnología le permite gestionar las relaciones con sus
clientes existentes y potenciales, y hacer un seguimiento de los datos relacionados con
todas sus interacciones. Además, ayuda a los equipos a colaborar de forma interna y
externa, recopilar perspectivas de redes sociales, hacer un seguimiento de mediciones
importantes y comunicarse mediante email, teléfono, redes sociales y otros canales.

En Salesforce, toda esta información se almacena de forma segura en la nube. Examinemos

con detenimiento cómo funciona, utilizando un ejemplo con el que puede estar
familiarizado: una hoja de cálculo.

¿Cómo organiza Salesforce sus datos?

Salesforce organiza sus datos en objetos y registros. Piense en un objeto como una ficha de
una hoja de cálculo y en un registro como una sola fila de datos.

Sin embargo, a diferencia de una hoja de cálculo convencional, los datos se almacenan en
nuestra nube segura y de confianza. Nuestra interfaz fácil de usar permite el acceso desde el
escritorio o desde un dispositivo móvil. Puede importar fácilmente los datos en Salesforce
mediante herramientas interactivas (apuntar y hacer clic).

Salesforce incluye objetos estándar configurados y listos para su uso.

A continuación se incluyen algunos objetos estándar clave y una descripción de cómo se

usa cada uno. Describiremos estos objetos más detalladamente a medida que trabaje para
lograr la insignia de este módulo.

Objeto Descripción
Compañías con las que hace negocios. Además, puede hacer negocios con
Cuentas personas, como un único contratista, mediante las cuentas personales. Se
proporciona información sobre esto más adelante.
Contactos Personas que trabajan en una compañía con la que hace negocios (cuentas).
Los prospectos aún no están preparados para comprar o no ha determinado
qué producto necesitan.
Prospectos
No es necesario que use prospectos, pero pueden ser de utilidad si tiene un
equipo dedicado a las ventas o si tiene distintos procesos de ventas para
clientes potenciales y compradores cualificados.
Prospectos cualificados a los que ha convertido. Al convertir a un prospecto,
Oportunidades
crea una cuenta y un contacto junto con la oportunidad.

Salesforce CRM permite gestionar y acceder a los datos mediante una serie de métodos
complejos que nunca podría usar en una simple hoja de cálculo. Sus registros se pueden
vincular entre sí para mostrar cómo están relacionados los datos y poder obtener así una
perspectiva global.

Eche un vistazo a cómo se organiza todo esto. Si desea profundizar más, consulte el
módulo sobre el modelado de datos de Trailhead para obtener más información sobre cómo
se organizan los datos.

Estos son los fundamentos del modelo de objetos estándar. No obstante, aquello a lo que
tenga acceso y pueda usar dependerá de las ediciones y los productos que adquiera.

Ediciones y productos de Salesforce

Las funciones de Salesforce están disponibles mediante la adquisición de una serie de
productos y ediciones. Lo que adquiera depende de lo que necesite. Puede visitar esta
página para obtener información detallada: www.salesforce.com/products.

Una vez que decida qué producto necesita, puede seleccionar la edición que va a adquirir.
Es importante que comprenda que la edición que use determina a qué funciones puede
acceder. Cada edición tiene un precio diferente y contiene diversos conjuntos de funciones.
Por ejemplo, si es un cliente de Sales Cloud, Gestión de territorios solo está disponible en
las ediciones Enterprise y Unlimited.

Para obtener más información, consulte esta lista de las funciones disponibles en las
distintas ediciones de Sales Cloud.

La aplicación móvil Salesforce

Utilizando la aplicación móvil Salesforce puede acceder a sus datos de CRM clave y
aplicaciones personalizadas desde su dispositivo móvil. Es además una plataforma móvil
que puede usar para crear aplicaciones preparadas para los dispositivos móviles de sus
empleados o clientes.

¿Cómo puede acceder a la aplicación Salesforce? La aplicación Salesforce está disponible

para la mayoría de las ediciones de Salesforce y muchos tipos de licencia de usuario. Si la
aplicación Salesforce está activada, los usuarios pueden acceder a ella obteniendo
Salesforce para Android o iOS en Google Play o App Store y, a continuación, deben iniciar
sesión en la aplicación móvil con sus datos de inicio de sesión y contraseña habituales.

Si aún no ha visto la aplicación Salesforce, descargue la aplicación e inicie sesión con las
credenciales de Developer Edition (DE) que usa para iniciar sesión en Trailhead.

Ahora vamos a poner todo esto en práctica mediante el caso de un cliente.

El caso de éxito de Cloud Kicks
¡Felicitaciones! Es el fundador y director general de Cloud Kicks, una compañía
extraordinaria. Cloud Kicks fabrica zapatillas cómodas y con mucho estilo, diseñadas
especialmente y personalizadas para sus clientes. Sus zapatillas personalizadas son un éxito
entre las celebridades, los deportistas profesionales y los asistentes a un conocido congreso
de tecnología que se celebra en San Francisco.

Cloud Kicks vende tanto a consumidores como a compañías y aunque lleva en el negocio
menos de un año, ya ha superado los objetivos y tiene previsto ampliar su base de
operaciones.

No obstante, ninguna compañía tiene éxito sin un equipo excepcional. El equipo de Cloud
Kicks es pequeño, pero sumamente eficiente, ya que sus esfuerzos son potenciados por la
plataforma de éxito para los clientes Salesforce. Estos son algunos de los protagonistas
clave de Cloud Kicks que usan Salesforce.

Candace Linda Jose

Representante de ventas Administradora de Salesforce Responsable de ventas

¿Cómo garantiza Salesforce el éxito de Cloud Kicks?

Conozca a
Candace
Candace nació para vender. Supera su propio récord cada mes, es un ejemplo
increíble para el resto del equipo y en la actualidad asesora a dos nuevos
representantes de ventas.

¿Cómo lo hace? El lema de Candace es: si no está en Salesforce, no existe.

Ella hace un seguimiento de todo lo relacionado con sus clientes potenciales

mediante los prospectos y las oportunidades en Salesforce. Tiene un prospecto
para cada cliente potencial y una vez que lo ha preparado para comprar,
convierte a dicho prospecto en una oportunidad. Mantener separados a los
prospectos y las oportunidades permite a Candace centrar su energía en las
negociaciones que muy probablemente va a cerrar y le ayuda a gestionar su
cuota de ventas.

Cada prospecto y oportunidad en Salesforce es el origen de confianza único de

Candace para su relación con los clientes potenciales y existentes. Es donde
hace un seguimiento de todo, lo que incluye reuniones, emails, llamadas de
teléfono y notas.
Conozca a
Linda
Linda es la administradora de Salesforce para Cloud Kicks. Es la asesora de
confianza de su compañía para todo lo relacionado con Salesforce y mantiene
toda la organización de ventas de Cloud Kicks.

¿En qué consiste el éxito de Linda? Ha creado un objeto personalizado en

Salesforce (más adelante se describen los objetos personalizados) para gestionar
las solicitudes de proyectos entrantes de los usuarios finales con el fin de
mantener la organización y determinar las prioridades. Usa reportes y tableros
para hacer un seguimiento de todo desde la adopción por parte del usuario hasta
la calidad de los datos.

Linda ha implementado una serie de mejoras para sus usuarios finales con el
objetivo de facilitar su trabajo, como procesos automatizados, tableros bien
diseñados y formatos de página simplificados con los campos esenciales en la
parte superior para un acceso rápido.
Conozca a
Jose
Jose es su responsable de ventas. Gestiona el equipo de representantes de ventas
con el máximo desempeño. Los representantes de ventas que trabajan para Jose
suelen estar en la lista de los mejores cada mes y pertenecen a este grupo.

Para mantenerse de forma constante en los primeros puestos de los gráficos, él y

su equipo lo gestionan todo en Salesforce. El equipo de Jose mantiene Salesforce
actualizado durante todo el día de modo que, en un momento dado, Jose pueda
consultar Salesforce para obtener información sobre todas las negociaciones en
curso.

Mediante los tableros de ventas puede obtener una vista ejecutiva de las
oportunidades en curso e identificar las negociaciones para las que un
representante de ventas necesita su ayuda. Además, los tableros le ofrecen un
método sencillo para comunicarse con los ejecutivos principales de Cloud Kicks
en relación con los objetivos de desempeño.

Así es como Cloud Kicks ha logrado llegar hasta donde está en la actualidad mediante
Sales Cloud. Asimismo, cuando Cloud Kicks esté preparada para un mayor crecimiento, la
plataforma de éxito para los clientes Salesforce ofrecerá opciones adicionales.

 Jose ha obtenido información sobre Marketing Cloud y considera que ha llegado el

momento de analizar detenidamente los recorridos de los clientes y centrarse en un
tipo de marketing por email más específico.
 Linda ha visto recientemente una demostración de Analytics Cloud y le han
impresionado la interfaz simplificada y eficiente, y las funciones de generación de
reportes en tiempo real.
  Candace ha conocido las comunidades y piensa que ha llegado la hora de que Cloud
Kicks dé un paso más por lo que respecta a la presencia y participación en las redes
sociales para clientes, empleados y socios.

Ahora puede empezar a ver cómo cada miembro de los equipos de su compañía puede usar
Salesforce CRM para lograr el éxito. Además, no olvide que Salesforce CRM se basa en
una plataforma que le permite personalizar y adaptar lo que ve aquí de modo que funcione
para usted y su negocio.

Por ejemplo, dado que Linda presta asistencia a todo el equipo de ventas de Cloud Kicks,
recibe un gran número de solicitudes de Jose, desde reportes hasta importaciones de datos.
En este caso, sería de ayuda para Linda y el equipo de ventas disponer de un método
simplificado para gestionar estas solicitudes correctamente en Salesforce. Linda podría
crear un objeto personalizado Proyectos para hacer un seguimiento de estas solicitudes. A
continuación, Jose puede completar un formulario para crear una solicitud y tanto Linda
como Jose pueden hacer un seguimiento del progreso de cada solicitud en Salesforce.

Dado que el objeto personalizado se encuentra en Salesforce, puede vincular cada solicitud
a otros objetos estándar, como Contactos, Cuentas, Prospectos y Oportunidades. Además, el
objeto personalizado tiene acceso a la generación de reportes y a Chatter para el análisis y
la colaboración respectivamente.

Para obtener más información sobre cómo agregar funciones personalizadas, consulte el
módulo Fundamentos de la plataforma Salesforce Trailhead.

Ahora que estamos describiendo Salesforce, es un buen momento para analizar algunos
casos de uso de Salesforce CRM.

Cómo funciona Salesforce CRM para su negocio

Hasta ahora hemos usado un ejemplo de un modelo de ventas de artículos y servicios
convencional, el cual permite vender un producto (zapatillas personalizadas) a los clientes
(personas o negocios). Sin embargo, ¿qué ofrece Salesforce a las distintas industrias?

A continuación se muestran algunos ejemplos.

Industria Caso de uso

Servicios Servicio, ventas y marketing integrados para compañías de gestión de
financieros bienes y bancos
Asistencia Soluciones para una asistencia personalizada, conectada y con capacidad
sanitaria de respuesta
Gobierno Conexión de ciudadanos, agencias y procesos en la nube
Educación Uso de redes sociales, aplicaciones móviles y la nube para la conexión del
 Industria Caso de uso
superior campus
Movilización de equipos de ventas, simplificación de la gestión de
Fabricación
pedidos e integración de sistemas externos

Para obtener más información sobre cómo Salesforce puede ayudarle a tener éxito en su
industria, consulte www.salesforce.com/industries.

Ahora ya sabe cómo Salesforce CRM y la plataforma de éxito para los clientes son la base
para establecer relaciones con sus clientes. En la siguiente unidad, describiremos la interfaz
de usuario y le mostraremos algunas personalizaciones sencillas que puede implementar
hoy mismo.

Recursos
Salesforce Products Overview

Salesforce Editions Overview

Salesforce Industries

Quiz +100 points

1.Salesforce organiza sus datos en:
A.Objetos y registros, como fichas y filas en una hoja de cálculo
B.Objetos y campos, como columnas en una hoja de cálculo
C.Campos y registros, como diferentes bases de datos
D.Objetos y hojas de cálculo, como columnas en una base de datos
2.Plataforma de éxito para los clientes de Salesforce:
A.No incluye acceso móvil
B.Incluye objetos estándar y una plataforma para proporcionar una experiencia
personalizada
C.Requiere instalación de software para su uso
D.Es solo para casos de uso de CRM
3.Salesforce se puede utilizar para ofrecer asistencia en casos de uso de industrias
específicas de:
A.Asistencia sanitaria
B.Fabricación
C.Enseñanza superior
D.Gobierno
E.Todo lo anterior
Navegar y personalizar Salesforce
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:

 Navegar por Salesforce.

 Realizar personalizaciones sencillas.
 Buscar datos en Salesforce.

Navegación y personalización
En esta unidad, le mostraremos cómo navegar por Salesforce. A continuación,
describiremos algunas personalizaciones sencillas que puede hacer para optimizar su uso de
Salesforce. Por último, le haremos algunas sugerencias para aprovechar al máximo la
búsqueda global de Salesforce.

Nota

Desplácese hasta el reto al final de esta unidad y haga clic en Iniciar su organización de
prácticas para abrir su Trailhead Playground en una nueva ficha del navegador.
Seguramente desee disponer de un entorno de prácticas a medida que hacemos algunos
cambios básicos en Salesforce.

Navegación por Salesforce

Desplazamiento entre áreas y funciones

En la parte superior de cada página de Salesforce se incluyen fichas y vínculos para

navegar hasta las funciones principales.

1. Use las fichas para cambiar entre los objetos y las funciones. Puede personalizar esta lista
para adaptarla a sus necesidades (esto se describe más detalladamente a continuación).
2. Haga una búsqueda para encontrar cualquier tipo de registro.
3. Acceda a personalizaciones específicas de usuario desde la lista desplegable junto a su
nombre.
4. Use el menú Configuración para personalizar Salesforce para toda la organización. (Debe
tener privilegios administrativos).
5. Acceda a recursos de ayuda y capacitación.
6. Se incluye una lista de aplicaciones, cada una de las cuales contiene distintas funciones y
fichas.

Si no ve las fichas que esperaba, seleccione otra aplicación del menú de aplicaciones.
Ficha Inicio

Al iniciar sesión en Salesforce, su primera vista es probablemente la de la ficha Inicio. Los

elementos mostrados varían según la edición, el formato y las personalizaciones. Existe un
formado predeterminado que incluye estos elementos.

1. Una barra lateral en la que puede crear registros, ir a los elementos vistos recientemente,
agregar vínculos útiles o restaurar elementos eliminados. Se muestra la misma barra
lateral en la mayoría de las páginas.
2. Sus noticias en tiempo real de Chatter, lo que le permite colaborar con colegas en el
contexto (todo el proceso se desarrolla en Salesforce). Las noticias en tiempo real se
pueden contraer (como se muestra) o expandir. Para ello, haga clic en Mostrar noticias en
tiempo real.
3. En los tableros se muestran resultados actualizados al minuto de varios reportes. La
información de los tableros se actualiza siempre que vuelve a cargar la página.
4. Sus tareas abiertas en Salesforce con la opción de filtrar por intervalo de fechas o ver
todas las tareas abiertas. Si no las ve de inmediato, desplácese hacia abajo o contraiga las
noticias en tiempo real de Chatter para subir las tareas.
5. Su calendario de eventos en Salesforce, incluidas las opciones para crear eventos.

Hemos configurado la ficha Inicio con algunas funciones que pensamos le serán de utilidad,
pero puede personalizar el contenido de la ficha Inicio. Por ejemplo, Jose, el responsable de
ventas de Cloud Kicks, desea ver cuántas oportunidades estuvieron abiertas durante más de
siete días. Por lo tanto, agregó un tipo de gráfico visual llamado tablero debajo de las
noticias en tiempo real de Chatter en su página de inicio para revisar el desempeño de su
equipo de un vistazo.

Páginas de inicio de objeto

Vamos a examinar lo que ve en la ficha Cuentas. Asegúrese de que ha seleccionado Ventas

en el menú de aplicaciones y, a continuación, haga clic en la ficha Cuentas.

1. Un menú desplegable para vistas de lista relacionadas con Cuentas, que incluye vistas de
lista estándar y cualquier vista personalizada que haya creado. También puede ver
vínculos a vistas de lista personalizadas existentes y crear vistas de lista personalizadas.
Las vistas de lista son un método para examinar un conjunto de registros en Salesforce. En
el ejemplo siguiente, esta vista de lista le muestra todos los registros de cuentas que
puede ver con sus permisos.
2. Registros recientes con la opción para filtrar por vistos, modificados o creados
recientemente. También puede crear una nueva cuenta haciendo clic en Nueva.
3. Un conjunto de vínculos a reportes de cuentas usados con frecuencia.
4. Herramientas relacionadas con las cuentas, como las utilidades de importación y
combinación.
Páginas de detalles de registro

En la ficha Cuentas, haga clic en el botón Nueva para crear una cuenta. Ingrese cualquier
nombre en el campo Nombre de la cuenta y haga clic en Guardar. Según la configuración,
es posible que vea una vista diferente al iniciar sesión en Salesforce. Si usa la organización
de desarrollador, verá algo similar a esto:

1. Una imagen de perfil, si está disponible, y vínculos a redes sociales.

2. Vínculos rápidos para personalizar el contenido y formato de la página, acceder a recursos
de ayuda relacionados con la página e imprimir.
3. Noticias en tiempo real, donde puede agregar y ver comentarios acerca de un registro.
4. Vínculos para desplazarse por la página o ir a páginas diferentes o sitios externos.
5. Información detallada acerca del registro.

Desplácese por los detalles del registro. Las listas relacionadas agrupan y muestran
vínculos a otros registros asociados con aquel que está visualizando. Puede cambiar el
orden de la lista de modo que los elementos usados con más frecuencia se muestren en un
nivel superior.

Configuración personal y administrativa

Tanto los usuarios como los administradores pueden personalizar Salesforce.

1. Configuración personal

Los usuarios pueden configurar sus propias personalizaciones. La configuración personal

solo es visible para el usuario que la ha establecido. Por ejemplo, Candace, representante
de ventas de Cloud Kicks, personalizó sus fichas trasladando la ficha Casos junto a la ficha
Inicio. Sin embargo, Jose, el responsable de ventas, ha preferido mantener Cuentas y
Contactos a la izquierda, seguidos de Oportunidades.

Acceda a su configuración personal haciendo clic en su nombre y seleccionando Mi

configuración.

2. Configuración administrativa

Los administradores pueden cambiar la configuración de toda una organización de

Salesforce. La configuración de toda una organización afecta a todos los usuarios, aunque
la configuración personal puede sustituir determinadas opciones de configuración para
toda la organización. Por ejemplo, si Linda, administrador de Salesforce, activa la
aplicación móvil Salesforce para la organización, cualquier usuario podrá acceder a su
cuenta de Salesforce con la aplicación móvil Salesforce.

Para acceder a la configuración de toda la organización, haga clic en el vínculo

Configuración en la esquina superior derecha de cualquier página. La
 configuración está disponible para los usuarios que dispongan del permiso
Personalizar aplicación. Estos usuarios se suelen llamar administradores en la
documentación de Salesforce.

Buscar registros
La búsqueda de Salesforce es inteligente. ¿Cómo de inteligente? La búsqueda hace los
crucigramas a lápiz. La búsqueda se leyó el Ulises el verano pasado. Y la búsqueda puede
determinar la propina a dejar en los restaurantes sin una calculadora. Sí, así de inteligente.
No decimos esto para presumir. Le estamos diciendo esto de modo que comprenda que
cuando busca en Salesforce, puede relajarse un poco. No se preocupe, busque con alegría.

También sabemos que cuando desea buscar un registro, no desea perder tiempo. Por lo que
aquí le presentamos un par de sugerencias para buscar de una forma más inteligente.

La búsqueda global, en la parte superior de cada página, busca entre todos los objetos que
se pueden buscar en Salesforce. Cuando escribe, observe el menú desplegable que indica
Mis elementos recientes y destaca la parte del nombre de registro que coincide con su
término de búsqueda actual. Dé siempre un vistazo rápido a los resultados instantáneos
antes de seguir. Las probabilidades son que su registro esté a un solo clic.

Al utilizar la búsqueda global, intente ser lo más específico posible cuando busque. Ser
específico le proporciona los mejores y más precisos resultados. ¿Qué queremos decir con
“específico”? Supongamos que está buscando John Smith en su equipo de ventas. Ingrese
su nombre completo. Si está buscando el reporte de ventas desde marzo de 2015, ingrese
reporte ventas marzo 2015.

Probablemente esté pensando: Bien, todo esto está bien, pero ¿qué sucede si no conozco
ninguna especificación? O incluso la ortografía correcta. No se preocupe, ingrese lo que
sabe. La búsqueda tiene algunas fantásticas funciones para la corrección ortográfica que se
abren automáticamente. Además de otras funciones que amplían los resultados devolviendo
coincidencias para sinónimos (si su administrador activó la función) y términos
relacionados (como vender, venta y vendido). Y nuestro modelo de relevancia garantiza que
los resultados más relevantes estén en la parte superior de la lista.

Cuando pulse Intro, estará finalmente en la página de resultados de búsqueda. Mire a su

alrededor, porque aquí es donde puede realmente convertirse en un héroe de las búsquedas.

Empecemos por el lado izquierdo. Puede fácilmente llegar a (1) Buscar noticias en tiempo
real para ver publicaciones de su compañía que coinciden con sus términos de búsqueda. Si
está en la vista Registros (2), verá algunos registros para cada objeto utilizado con
frecuencia. Haciendo clic en un nombre de objeto en la navegación de búsqueda izquierda
(3), puede ver resultados solo para el objeto seleccionado. Simplemente haga clic en
Buscar todo (4) para ver los resultados de más objetos. Utilice Mostrar más (5) bajo los
resultado de búsqueda del objeto y vea todos los resultados del objeto.
El orden de los objetos se basa en la frecuencia con la que utiliza un objeto. El orden
cambia con sus hábitos de búsqueda, que es otro ejemplo de lo inteligente que puede ser la
búsqueda. Si ve que no utiliza un objeto con frecuencia, pero no desea aún desplazarse por
la lista para buscarlo, pruebe las listas ancladas. Pase el ratón sobre el nombre del objeto
para anclar o deshacer el anclaje del objeto. Un objeto anclado siempre aparece en
Registros, incluso si no se utiliza con frecuencia.

Si no puede encontrar el registro que necesita de inmediato, es el momento de algunas

restricciones. Puede ordenar los resultados haciendo clic en los encabezados o filtrar los
resultados haciendo clic en Mostrar filtros.

El panel de filtros indica cada una de las columnas mostradas con campos de texto o
desplegables para que restrinja los resultados. Ingrese un término o seleccione un elemento
y haga clic en Aplicar filtros.

Nota

Los administradores permiten el filtrado y definen campos de filtro para cada objeto. Por lo
que si Mostrar filtros no aparece o si no puede filtrar por un campo específico, solicite
ayuda a su administrador.

Aprendió cómo utilizar los términos de búsqueda más específicos, cómo restringir
resultados por objeto y cómo ordenar y filtrar resultados. Pero ¿qué sucede si continúa sin
encontrar un registro?

 Asegúrese de estar en el ámbito de objeto correcto. Puede cambiar el ámbito en el menú

de navegación izquierdo.
 Compruebe su ortografía y verifique que ingresó el término de búsqueda completo.
 Si creó o actualizó el registro recientemente, espere unos minutos para que se puedan
realizar búsquedas en el registro. Si no puede encontrar su registro pasados 15 minutos,
haga contacto con su administrador.

Personalizaciones individuales rápidas y sencillas

Ahora que ha empezado a conocer Salesforce, vamos a revisar algunas personalizaciones
sencillas que pueden optimizar su experiencia.

Estas personalizaciones no son cambios globales para todos los usuarios, sino que son
específicas de su vista personal en Salesforce, incluso si es un administrador.

Vea este breve video:

¿No le gustan los videos? Revisemos este.

Personalizar fichas personales

Una de las personalizaciones más sencillas y eficientes que puede hacer es cambiar las
fichas que se muestran al iniciar sesión en Salesforce.

1. Haga clic en su nombre.

2. Seleccione Mi configuración.
3. Haga clic en Visualización y formato.
4. Haga clic en Personalizar mis fichas.

Puede agregar y quitar fichas (1), y también cambiar el orden de las fichas que ve (2).

Haga pruebas. Haga clic en cualquier ficha debajo de Fichas disponibles y haga clic en la
flecha derecha para agregarla a Fichas seleccionadas. A continuación, haga clic en
cualquier ficha debajo de Fichas seleccionadas y quítela con la flecha izquierda o muévala
hacia arriba o abajo con las flechas correspondientes.

Personalizar sus páginas

Ahora que ya sabe cómo hacer esto, vamos a cambiar algunos formatos de página. Como
recordará, hemos revisado un registro de cuenta en Salesforce y le hemos mostrado listas
relacionadas en la página. Estas listas relacionadas contienen registros de otros objetos
relacionados con el registro principal.

Normalmente, un formato de página tiene muchas listas relacionadas. Puede personalizar

cuáles puede ver y su orden.

1. Ya está en la sección Visualización y formato de su configuración de usuario. Esta vez, haga

clic en Personalizar mis páginas.
2. Seleccione Cuentas en el menú desplegable y haga clic en Personalizar la página.

Puede agregar y quitar listas relacionadas (1), y también cambiar el orden de las listas
relacionadas que ve (2).

Intente realizar esta acción. Haga clic en cualquier lista debajo de Lista disponible y haga
clic en la flecha derecha para agregarla a Lista seleccionada. Haga clic en cualquier lista
debajo de Lista seleccionada y quítela con la flecha izquierda o muévala hacia arriba o
abajo con las flechas correspondientes. Cuando termine, vuelva a cualquier registro de
cuenta haciendo clic en la ficha Cuentas y abra una cuenta para ver los cambios aplicados.

Actualizar mis notificaciones de email en Chatter

A continuación, vamos a trabajar con sus notificaciones de email para Chatter. Esto suele
ser complejo para muchos usuarios nuevos, pero en realidad resulta sencillo.
Dado que aún está en Mi configuración, haga clic en Chatter, y luego en Notificaciones de
email.

Ya puede establecer sus preferencias para la recepción de notificaciones de email en

relación con la actividad en Chatter. Por ejemplo, es posible que no desee recibir una
notificación cuando tiene un nuevo seguidor o cuando a alguien le gustan sus
publicaciones, pero sí desee recibir una notificación cuando alguien le mencione en Chatter.

Además, puede establecer sus preferencias por lo que respecta a qué tipos de notificaciones
desea recibir de los grupos de Chatter a los que se ha unido, lo que incluye la recepción de
un resumen diario o semanal.

Sugerencia

Si establece sus preferencias predeterminadas para las notificaciones de grupos de Chatter

ahora, no tendrá que volver y actualizar la configuración cada vez que se una a un grupo de
Chatter nuevo.

Recursos
 Iniciar sesión, navegar y buscar en Salesforce
 Agregar, Eliminar y Organizar sus fichas
 Crear vistas de lista
 Watch a video on personalizing Salesforce to your business.
 Get more from Salesforce with our educational webinars.

Recuerde, este módulo está pensado para Salesforce Classic. Cuando inicie su organización
para realizar prácticas, cambie a Salesforce Classic para completar este reto.

Hands-on Challenge +500 points

Get Ready

You'll be completing this challenge in your own personal Salesforce environment. Choose
from the dropdown menu, then click Launch to get started. If you use Trailhead in a
language other than English, set the language of your Trailhead Playground to English
before you attempt this challenge. Want to find out more about using hands-on orgs for
Trailhead learning? Check out the Trailhead Playground Management module.

Your Challenge
Personalize your view of account pages
Customize your account detail page layout. Make the Open Activities related list the first one you
see on account record detail pages. Then create an account called Goat Wranglers R Us and check
the account page to make sure Open Activities appears first.

 Make Open Activities the first related list on the record detail page for accounts
 Create an account with Account Name: Goat Wranglers R Us
Información general sobre la calidad de los
datos
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:

 Indicar algunos factores que determinan la calidad de los datos.

 Explicar por qué los datos de mala calidad son un auténtico problema.
 Explicar por qué los datos de buena calidad tienen una utilidad extraordinaria.

Consecuencias de la mala calidad de los datos

Es administrador de Salesforce en Gelato, una nueva compañía de tecnología multimedia
de gran éxito. Gelato desarrolló una plataforma avanzada para la transmisión de contenido
publicitario de ultra alta definición 4K. Hasta ahora, se ha usado en múltiples aplicaciones y
sitios web de televisión y películas. Se encuentra en un espacio de relaciones de negocio y
entre sus clientes se encuentran compañías publicitarias, agencias de medios de
comunicación y otras partes interesadas importantes de la industria de la publicidad.

Para promover el crecimiento de Gelato, la nueva directora de ventas desea identificar

mejor a los clientes y sus necesidades. Dado que es un gurú de Salesforce, le ha pedido que
le presente una vista de 360 grados de las cuentas de Gelato. Se dirige al portátil, abre un
refresco, genera unos cuantos reportes de Salesforce y disfruta de los elogios.

Parece fácil, ¿verdad?

En realidad, no lo es.

Comprueba los reportes y esto es lo que ve en el caso de las cuentas de la región occidental
de Estados Unidos.

Destacan varios aspectos.

Ausencia de registros

La compañía tiene más de 500 cliente solo en California, pero en los reportes se muestran
únicamente los datos de unas 200 cuentas en toda la región occidental.

Registros duplicados

Mediante un vistazo rápido a la lista de cuentas se puede comprobar que los datos de los
clientes con varias ubicaciones se han capturado en múltiples registros de cuenta. De
 hecho, se muestran tantos clientes en tantos registros que no puede determinar qué
define a un cliente. ¿Se trata de la dirección? ¿Es el nombre de la compañía?

Ausencia de estándares de datos

Un desglose regional muestra clientes en 87 estados. Aunque hace mucho tiempo que no
repasa la geografía, solo recuerda 50 estados. Por ejemplo, California se incluye como: CA,
Calif, Cali y, su favorita, “Surfin’, USA”.

Registros incompletos

En prácticamente todas las cuentas de la región occidental faltan datos clave. En las
cuentas de consumidor faltan datos como el teléfono y el email. En las cuentas de negocio
faltan de datos de industria, ingresos y número de empleados.

Datos obsoletos

Como mínimo la mitad de todas las cuentas de la región occidental no se han actualizado
en los últimos 6 meses y, por consiguiente, no puede determinar la precisión de los datos.
Además, los datos no incluyen las cuentas que no se capturaron en Salesforce.

Cuando surgen estos problemas con los datos, el reporte es incompleto en el mejor de los
casos e impreciso en el peor de los casos. Por supuesto, esto es algo que le preocupa. Ha
iniciado un hilo de Chatter para solicitar la opinión de todos sus responsables de ventas.

El responsable de la región de Nueva York le comenta con franqueza que es demasiado

difícil encontrar toda esa información en Salesforce, motivo por el que sus equipos no lo
usan demasiado.

Otro responsable de ventas de Londres le explica que han intentado limpiar todos los
duplicados de su región, pero eran propiedad de otro equipo.

Un responsable de marketing de Hong Kong le comenta que los prospectos que generan no
tienen un nivel de detalle suficiente para determinar cuáles son las medidas correctas que
aplicar. En su opinión, los datos de que disponen son obsoletos desde el primer día. Es
posible que esté en lo cierto: los datos cambian constantemente.

Ahora es consciente de que su compañía ha crecido y las decisiones de negocio parecen

estar relacionadas con la calidad de los datos de Salesforce. Comparte sus observaciones
con la directora de ventas. Ella le agradece sus comentarios, pero tiene una pregunta: “¿En
qué medida es importante la calidad de los datos?”

Datos de mala calidad: ¿de qué sirven?

Al parecer, la calidad de los datos es el ingrediente fundamental para los negocios. Sin esto,
no hay ninguna probabilidad de llegar a la cima y puede haber sorpresas desagradables.

En resumen, la calidad de los datos es importante. Investiga un poco sobre el tema y

averigua lo siguiente:

 Los datos imprecisos o incompletos pueden tener como resultado una pérdida de
productividad del 20%, lo que equivale a un día de trabajo cada semana.
 Una compañía media pierde el 12% de sus ingresos debido a datos imprecisos.
 El cuarenta por ciento de todas las iniciativas de negocio fracasan a la hora de alcanzar el
objetivo de beneficios debido a la calidad deficiente de los datos.

Esto es negativo. En realidad, un desastre. (Para acceder a más estadísticas sobre los datos
de calidad deficiente, consulte la sección de recursos.)

Encuentra una advertencia tras otra sobre los riesgos que supone la mala calidad de los
datos. Consulte lo que Rick Endrulat, presidente de Virtual Causeway, un destacado
proveedor externo de servicios de ventas y marketing integrados de todo el mundo, opina
sobre la calidad de los datos.

De hecho, los datos de mala calidad se asocian constantemente a lo siguiente:

 Pérdida de ingresos
 Falta de perspectiva o visión incorrecta
 Desaprovechamiento de tiempo y recursos
 Ineficiencia
 Lentitud durante la recuperación de información
 Servicio de atención al cliente deficiente
 Consecuencias negativas para la reputación
 Disminución de la adopción por parte de representantes

Como administrador de Salesforce de Gelato, los datos de mala calidad le impiden

proporcionar a la directora de ventas una vista de 360 grados de los negocios de la
compañía. Sin esta vista, ella no puede determinar correctamente a qué clientes potenciales
dirigirse, qué territorios alinear, en qué oportunidades de venta cruzada trabajar o a qué
prospectos dar prioridad. En última instancia, esto afecta a la capacidad de la compañía de
satisfacer las necesidades de los clientes e impulsar el negocio. Piense en todos los procesos
de ventas y marketing que funcionan con estos datos. Además, ¿qué ocurre si la compañía
adquiere el negocio de la competencia principal y tiene que combinar los datos de sus
clientes con los de su compañía? ¡Menuda pesadilla el aspecto que tienen sus datos hoy!

Por suerte, nunca es demasiado tarde para mejorar la calidad de los datos. Y esta es la
respuesta que le ofrece a su directora de ventas. Ella le parece muy bien su meticulosidad,
pero tiene una pregunta: “¿Qué repercusión tienen los datos de buena calidad?”

Los datos de buena calidad cambiarán su mundo

Esto es lo que su compañía obtiene con datos de buena calidad:

 Clientes potenciales e identificación de nuevos clientes

 Identificación de oportunidades de ventas cruzadas y aumento de las ventas
 Mejora de la perspectiva de las cuentas
 Aumento de la eficiencia
 Recuperación rápida de la información correcta
 Relaciones de confianza con los clientes
 Aumento de la adopción por parte de representantes
 Mejora de la planificación y alineación de territorios
 Obtención más rápida de puntuajes y trayectorias de prospectos

La lista de ventajas es muy larga. Puede consultar algunos estudios de casos sobre las
ventajas de los datos de buena calidad.

Empieza a imaginar los resultados que podría obtener su compañía con datos de buena
calidad. Es como si estuviera viendo una película a cámara lenta. Imagina a los
representantes buscando registros precisos y actualizados de la información de contacto que
necesitan para convertir un prospecto. Los gestores organizan espontáneamente un baile al
darse cuenta de lo fácil que es alinear territorios e identificar nuevos mercados ahora que
todos los registros incluyen información exhaustiva de la industria y la competencia. Los
ejecutivos se colocan en fila para estrecharle la mano después de ver uno de sus tableros.

Todas estas posibilidades no proporcionarán la paz mundial, pero se quedan cerca. Le

comenta sus ideas a la directora de ventas. A ella le gusta su visión, pero una vez más tiene
una pregunta: “¿En qué medida nuestros datos son de mala calidad?” Continúe con la
siguiente unidad para ver la respuesta.

Quiz +100 points

1Está creando una presentación para el equipo ejecutivo de su compañía detallando la
importancia de la calidad de los datos. ¿Cuál es el factor clave en la determinación de la calidad de
los datos que querría incluir?

AHora

BDistribución de territorio

CNúmero de registros duplicados

DNúmero de empleados

EIngresos
2En su presentación, señala algunos de los riesgos que suponen datos de mala calidad. ¿Qué
resultado está constantemente asociado a unos datos de mala calidad?

AAumento de los ingresos

BAumento de la eficiencia

CConsecuencias negativas para la reputación

DServicio de atención al cliente excelente

EMejores prospectos

3También desea mencionar las ventajas de los datos de buena calidad. ¿Qué resultado está
habitualmente ligado a los datos de buena calidad?

ADisminución de las oportunidades de ventas

BDisminución de la eficiencia

CMás reclamaciones de los clientes

DConsecuencias negativas para la reputación

EMejor planificación de territorio

Improve Data Quality
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:

 Asignar nombres a los estándares de datos definidos en un plan de gestión típico

 Indicar formas de uso de Salesforce para implementar un plan de gestión de datos.

Desarrollar un plan de gestión de datos

Ya sabe en qué medida es importante la calidad de los datos para el crecimiento del
negocio. Los datos de mala calidad se asocian a pérdida de ingresos, pérdida de la visión
general y consecuencias negativas para la reputación por nombrar solo unos cuantos
ejemplos. Por el contrario, los datos de buena calidad son insuperables. Permiten a la
compañía agilizar y aumentar la precisión de los procesos, como en el caso de los
prospectos y la identificación de nuevos clientes, la identificación de oportunidades de
ventas cruzadas y la planificación de los territorios.

Su directora de ventas le ha pedido que haga el esfuerzo de mejorar la calidad de los datos
de Gelato. Llegó el momento de poner en práctica sus conocimientos.

Para su investigación, recuerda el primer paso para mejorar la calidad de los datos:
desarrollar un plan de gestión de datos.

Por suerte, ya sabe qué datos de clientes son necesarios para gestionar los objetivos de
negocio de Gelato. Ya sabe quiénes usan los datos y cómo. Todo lo que resta es crear un
plan.

Un plan de gestión típico incluye estándares para crear, procesar y mantener los datos.
Consulte esta práctica tabla de referencia.

Estándar de
Descripción Ejemplo
datos

Asegúrese de que los

nombres de las compañías
Establezca convenciones de nomenclatura para los
Convención de nunca se abrevien excepto
registros. ¿Se deben incluir siempre sufijos como Inc.
nomenclatura en el caso de que la
o Corp.)? ¿Y abreviaturas?
abreviatura sea el nombre
estándar.

Formato Determine cómo se van a representar las fechas y Use dd/mm/aaaa para
 Estándar de
Descripción Ejemplo
datos

todos los formatos de

divisas.
fecha.

Envíe las solicitudes de

Determine los procesos de creación, revisión,
servicio asociadas a
actualización y archivado de registros. Determine
Flujo de trabajo compañías de California a
todas las etapas por las que pasa un registro durante
los representantes de
su ciclo de vida.
California.

Establezca los estándares apropiados para la

calidad de los datos, incluyendo la capacidad de Los prospectos activos se
Calidad medir o puntuar registros. Asigne un valor a la actualizan como mínimo
antigüedad, integridad, aprovechamiento, una vez al mes.
precisión, coherencia y duplicados además de
cualquier otra métrica específica para el negocio.
Determine a quiénes pertenecen los registros, Asigne los prospectos
Funciones y quiénes son responsables de los cambios en los datos asociados a compañías de
propiedad y quiénes deben recibir notificaciones en caso de California a representantes
cambios en los datos. de ventas de California.

Asegúrese de que solo los

Determine los niveles de privacidad correspondientes miembros de los equipos
Seguridad y
para los datos. Asegúrese de cumplir los requisitos regionales puedan ver la
permisos
reglamentarios, legales y contractuales. información confidencial de
sus prospectos.

Establezca un proceso para garantizar el control de

calidad de los datos. Determine la frecuencia, el
ámbito, los propietarios y las comprobaciones, lo que Revise los prospectos sin
Monitoreo incluye métodos para actualizar datos, evitar información de la industria
duplicados, combinar registros, agregar registros y en primer día de cada mes.
archivar registros. Determine la métrica que se puede
monitorear fácilmente en un tablero.

Le muestra el plan a la directora de ventas. Le parece estupendo, pero desea saber algo:
“¿Cómo puede todo esto mejorar nuestros datos?”

Implementar su plan de gestión de datos en Salesforce

La cuenta atrás final. Aprendió la importancia de la calidad de los datos en un negocio.
Evaluó la calidad de los datos de su compañía. Y preparó un fantástico plan de gestión de
datos. Esto es sin duda fantástico, pero todos esos conocimientos y planificación no es más
que una sombrilla en un submarino su no puede ponerlos en acción.

¿Cómo hace esto?

La respuesta: Salesforce.

La potencia de Salesforce radica en su flexibilidad. Puede personalizar Salesforce

fácilmente para cubrir el plan de gestión de datos de su compañía.

¡Haga que Salesforce trabaje para usted! Especialmente, facilite la tarea de crear, actualizar
y mantener datos de clientes com algunas funciones clave de Salesforce. (Para más detalles
acerca de cómo configurar estas funciones, consulte la sección Recursos.)

Campos obligatorios

Ya sabe qué campos son necesarios para cubrir los objetivos de negocio de Gelato.
Está en su plan de gestión de datos. Convierta estos campos en obligatorios. Para los
prospectos de Gelato, convirtió varios campos personalizados en obligatorios,
incluyendo los relacionados con información importante de industria y fechas. A
continuación, los prospectos se pueden puntuar, asignar y convertir correctamente.

Reglas de validación

¿Desea asegurarse de que los números de teléfono siguen un formato concreto?

Configure reglas de validación para cualquier campo. A continuación, cuando se guardan
los registros, se comprueban los datos para confirmar que siguen el formato. Las reglas de
validación son muy versátiles. Por ejemplo, para convertir un campo estándar en
obligatorio, puede utilizar una regla de validación que comprueba para ver si el campo
está en blanco. Establece reglas de validación para campos de teléfono, tarjeta de crédito
e Id. de cliente. También establece reglas de validación para convertir los campos de
información de contacto de prospecto estándar en obligatorios.

Reglas de flujo de trabajo

Las reglas de flujo de trabajo son la varita mágica en su acto de implementación de

Salesforce Las reglas de flujo de trabajo le permiten automatizar procedimientos y
procesos estándar internos para ahorrar tiempo en su compañía. Configura reglas de
flujo de trabajo de modo que se dirigen los prospectos al representante más cercano.
Hace lo mismo para asignar solicitudes de servicio también. Ahora, los
representantes de Gelato pueden dedicar su tiempo al crecimiento del negocio, no a
asignar registros.

Formatos de página
 Algunos registros tienen trillones de campos que sabe que sus representantes no utilizan.
¡Deshágase de ellos! Exacto, elimínelos del formato de página para sus representantes De
hecho, crea formatos de página personalizados para diferentes tipos de representantes y
gerentes en Gelato para darles los campos que necesitan cuando los necesitan. Mientras
lo hace, pone los campos obligatorios más importantes e la parte superior.

Tableros

¿Por qué hacer que sus representantes y gestores vadear por el pantano de reportes y
registros? En su lugar, cree tableros sencillos para cubrir los objetivos de negocio.
Para Gelato, usted crea una serie de tableros para gestores en Gelato para mostrar
cosas como datos de campaña que faltan y asignación de prospectos.

Herramientas de enriquecimiento de datos

Los datos se vuelven obsoletos en cuanto se ingresan. Es por eso que es importante
comparar sus datos con una fuente de confianza con frecuencia. Un número de productos
en Aplicaciones de datos en AppExchange le ayudan con esta tarea.

Gestión de duplicados

Los registros duplicados son la pesadilla de cualquier representante. ¿Qué registro es el

registro correcto? Asegúrese de que existe un solo registro de cuenta para cada cliente de
Gelato. Luego utiliza Gestión de duplicados, la herramienta de gestión de duplicados
integrada de Salesforce, para evitar duplicados de ahora en adelante.

Tipos de campos personalizados

Conoce el formato que su compañía desea utilizar para fechas y divisas, así que emplea
tipos de campos en campos personalizados. Asegúrese de asignar todos los campos de
fecha personalizados a Tipo = Fecha y todos los campos de divisa personalizados a
Tipo = Divisa. Para los campos con una lista estándar de valores, utilice Type =
Picklist. Y hablando de listas de selección, configure Listas de selección de país y
estado. De esa forma, sus representantes ingresan direcciones eligiendo en una lista
estandarizada de estados y países.

Después de implementar su plan de gestión de datos, se reúne con el director de ventas. Ella
revisa todos los nuevos procesos. Con una sonrisa, ella solo tiene una cosa que decir:
“¿Ascenso?”

Conclusión
Después de disfrutar de todo lo que ha conseguido, pasa dos semanas magníficas en Hawái
lejos de todo el jaleo de Gelato. Le sorprende cómo la arena penetra en todo lo que toca.
Piensa que con los datos ocurre algo parecido. Lo abarcan todo: forman parte de su negocio
y están en lugares que nunca habría imaginado.

Este es el motivo por el que es necesario promover una cultura centrada en los datos. Por
suerte, en este Salesforce está para ayudar. Alcanzó un gran éxito. A la directora de ventas
le encantó su implementación, los representantes y gestores de Gelato le felicitaron y logró
un gran ascenso. ¡Magnífico! Aún así, el trabajo para mejorar los datos nunca termina. De
hecho, ya tiene unas cuantas ideas que quiere implementar. Y ahora, ¿dónde está ese
estupendo café?

Recursos
 Guía: Introduction to Data Governance and Stewardship
 Guía: Get Data Strong: How How Data-Centric Teams Drive Business Success
 Ayuda: Require Field Input to Ensure Data Quality
 Ayuda: Validation Rules
 Ayuda: Customize Page Layouts with the Original Page Layout Editor
 Ayuda: Build a Dashboard
 Ayuda: Ayudar a sus usuarios a minimizar o fusionar duplicados
 Ayuda: Set Up State and Country Picklists
 Ayuda: Use Custom Field Types
 Blog: How Sales Ops Use Data to Drive Revenue

Quiz +100 points

1Como administrador de Salesforce en su compañía, se le exige desarrollar un plan de gestión de
datos. ¿Qué estándar de datos debe incluir en su plan?

ANombres del personal

BObjetivos de ingresos

CCriterios de propiedad de registros

DInformación de inicio de sesión de Salesforce

EPlanes de la compañía a largo plazo

2Para planificar territorios, su equipo de operaciones de ventas necesita información de contacto

precisa en todas las cuentas. Como administrador de Salesforce, ¿cómo asegurarse de que tienen
esa información?
 ACreando una hoja de cálculo para ellos donde pueden mantener su información de contacto

BEnviándoles una lista de mejores prácticas que incluya asegurarse de que anotan la
información de contacto

CConsecuencias negativas para la reputación

DCreando una tarea de calendario para todos los representantes de modo que recuerden
obtener información de contacto precisa.

EAsegurándose de que los campos de información de contacto son obligatorios en Salesforce.

Introducción a reportes y tableros
¡Atención Trailblazer!

Salesforce cuenta con dos interfaces de usuario de escritorio: Lightning Experience y

Salesforce Classic. Este módulo está diseñado para Salesforce Classic.

Puede aprender sobre el cambio entre interfaces, la activación de Lightning Experience y

más en el módulo Fundamentos de Lightning Experience aquí en Trailhead.

Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:

 Agregar frases de necesidades de negocio como preguntas de reportes que se pueden

contestar.
 Explicar la diferencia entre un reporte, un tablero y un tipo de reporte.

Introducción a reportes y tableros

Su negocio tiene preguntas. Sus datos de Salesforce tienen las respuestas. Cuando se le solicitó
generar un reporte, la solicitud se presenta habitualmente en el formato de una pregunta. La
pregunta puede ser algo como:

 ¿Qué productos son mis ventas principales?

 ¿Quién es mi cliente potencial de mayor valor?
 ¿Qué campañas de marketing han tenido más éxito?
 ¿Cuál es el grado de satisfacción de mis clientes?

Antes de generar un reporte, el truco es tomar esa pregunta, formular preguntas adicionales,
redactar requisitos y luego asignar esos requisitos a criterios del reporte. Por ejemplo:

Tipo de información Ejemplos

Pregunta original ¿Qué productos son mis ventas principales?

 ¿Qué convierte un producto en una venta principal, los ingresos o la

cantidad?
Preguntas
 ¿Desea ver los resultados agrupados por familia de productos?
adicionales  ¿Cuál es su intervalo de fechas?
 Si detenemos la venta de un producto, ¿debe aparecer en el reporte?

Requisitos  “Ventas principales” aquí significa cantidad en vez de ingresos.

Tipo de información Ejemplos

 Agrupar productos por familia de productos.

 Mostrar todas las oportunidades Cerrada ganada.
 No mostrar productos inactivos.

 Tipo de reporte = Oportunidades con productos

 Formato de reporte = Resumen
 Agrupación = Familia de productos
 Mostrar = Todas las oportunidades
Criterios  Campo de fecha = Fecha de cierre
 Intervalo = Año fiscal actual
 Filtro = Producto ‘igual a’ activo
 Filtro = Etapa de oportunidad ‘igual a’ Cerrada ganada
 Lógica de filtro = 1 Y 2

En este momento, estará visualizando esa columna Criterios y pensando, ¿qué significa
todo esto? No se preocupe, trataremos estos temas con detalles cuando trabaje en adquirir
su insignia para este módulo.

La cuestión es que la mayoría de personas de su compañía lo buscarán con preguntas como estas.
Aquí tiene algunos ejemplos.

 Un ejecutivo de cuenta planificando las llamadas del día, que desea identificar con qué
clientes potenciales hacer contacto en primer lugar.
 Un gestor de servicios al cliente analizando la frecuencia de desviación mes tras mes desde
la implantación de esa comunidad de autoservicio el pasado verano.
 El director ejecutivo, confeccionando el plan anual de la compañía y tomando decisiones
acerca de hacia dónde llevar la compañía.

Para cada uno de estos escenarios, un reporte o un tablero pueden proporcionar la

perspectiva que necesita cada miembro del equipo para actuar y crecer ese día, mes o año.
Puede ser la persona que traduce su pregunta en el reporte o tablero que necesiten.

Lea para saber cómo empezar a trabajar con reportes y tableros para su compañía.

¿Qué es un reporte?

Un reporte es una lista de registros que cumplen los criterios que define. Se muestra en
Salesforce en filas y columnas, y se puede filtrar, agrupar o mostrar en un diagrama gráfico.

Cada reporte se almacena en una carpeta. Las carpetas pueden ser públicas, ocultas o
compartidas y se pueden configurar como de sólo lectura o de lectura/escritura. Usted
controla quién tiene acceso a los contenidos de la carpeta según las funciones, permisos,
grupos públicos y tipos de licencia. Puede hacer que una carpeta esté disponible para toda
la organización o que sea privada y que únicamente el propietario tenga acceso.

¿Qué es un tablero?

Un tablero es una presentación visual de tendencias y mediciones clave para registros en su

organización. La relación entre un reporte y un componente de tablero es 1:1; para cada
componente de tablero, existe un solo reporte subyacente. Sin embargo, puede utilizar el
mismo reporte en múltiples componentes de tablero en un solo tablero (por ejemplo, utilice
el mismo reporte tanto en un gráfico de barras como en un gráfico circular). Se pueden
mostrar múltiples componentes de tablero juntos en un formato de página de tablero único,
creando una potente presentación visual y una forma de consumir múltiples reportes que a
menudo tienen un tema en común, como desempeño de ventas, servicio de atención al
cliente, etc.

A igual que los reportes, los tableros se guardan en carpetas, que controlan el acceso de los
usuarios. Si tiene acceso a una carpeta, podrá ver sus tableros. Sin embargo, para ver los
componentes del tablero, necesita acceder a los reportes subyacentes también. Realice un
seguimiento de un tablero en Chatter para obtener actualizaciones sobre el tablero
publicadas en sus noticias en tiempo real.

Cada tablero tiene un usuario que ejecuta, cuyos parámetros de seguridad determinan los
datos que se mostrarán en un tablero. Si el usuario que ejecuta es un usuario concreto, todos
los usuarios que visualicen el tablero verán los datos basados en la configuración de
seguridad de ese usuario, con independencia de su configuración de seguridad personal. Por
este motivo, deseará seleccionar el usuario que ejecuta de forma inteligente, de modo que
no abra demasiada visibilidad. Por ejemplo, establezca el gestor de ventas como el usuario
que ejecuta para un grupo de los mejores para su equipo. Esto permite a los miembros de su
equipo ver el grupo de los mejores para su equipo individual, pero no otros equipos.

Los tableros dinámicos son tableros para los que el usuario que ejecuta es siempre el
usuario que inició sesión. De este modo, cada usuario ve el tablero de acuerdo con su
propio nivel de acceso. Si está preocupado por demasiado acceso, los tableros dinámicos
podrían ser una buena opción.

¿Qué es un tipo de reporte?

Un tipo de reporte es como una plantilla que facilita la generación de reportes. El tipo de
reporte determina qué campos y registros están disponibles para el uso al crear un reporte.
Esto se basa en la relación entre un objeto principal y sus objetos relacionados. Por
ejemplo, con el tipo de reporte “Contactos y Cuentas”, “Contactos” es el objeto principal y
“Cuentas” es el objeto relacionado.

Los reportes solo muestran registros que cumplen los criterios definidos en el tipo de
reporte. Desde el principio, Salesforce proporciona un conjunto de tipos de reporte estándar
predefinidos. ¿No ve todos los campos que quiere? Podría necesitar crear un tipo de reporte
personalizado.

Por ejemplo, un administrador puede crear un tipo de reporte que solo muestra solicitudes
de empleo que tengan un currículo asociado; las solicitudes sin currículos no se mostrarán
en reportes que utilizan ese tipo. Un administrador también puede mostrar registros que
pueden tener registros relacionados, por ejemplo, solicitudes con o sin currículos. En este
caso, todas las solicitudes, con currículos o no, estarán disponibles para los reportes que
utilizan ese tipo. Un administrador también puede agregar campos desde un objeto
relacionado creando una relación de búsqueda con ese objeto, lo que permite más
posibilidades de generación de reportes.

Recursos
 Reports and Dashboards Overview
 Salesforce Reports and Dashboards How-To Videos

Quiz +100 points

1Cuando un usuario solicita un reporte, ¿qué debe hacer?

AFormular preguntas adicionales para obtener todos los requisitos.

BDetectar los requisitos del usuario.

CAsignar los requisitos del usuario a los criterios del reporte.

DTodo lo anterior.

2Puede controlar el acceso a carpetas de reportes basándose en:

APermisos, funciones y grupos púbicos.

BGrupos públicos, valores predeterminados de toda la organización y restricciones de IP.

CConfiguraciones de contraseña, permisos y configuración de usuarios.

DTodo lo anterior.

3Cuando especifica un usuario de ejecución único de un tablero, ese usuario:

 AEs el único que puede publicar una instantánea del tablero en Chatter.

BDetermina qué datos aparecen en el tablero, debido a los parámetros de seguridad del
usuario.

CDebe ser la misma persona que creó el reporte.

DDebe tener el permiso “Ver todos los datos”.