Asana es una aplicación web y móvil 

diseñada para mejorar la comunicación y colaboración en

equipo. De hecho, es una aplicación web para la gestión de proyectos, con lo cual siempre
trabajarás con ella a través del navegador. Esta aplicación fue diseñada por el cofundador de
Facebook Dustin Moskovitz y el ingeniero Justin Rosenstein, para trabajar y para gestionar y
mejorar la productividad de los trabajadores de Facebook. Moskovitz y Rosenstein dejaron
Facebook en 2008 para crear esta herramienta; y el nombre de Asana proviene de una palabra en
sánscrito que significa "pose de yoga". Esta aplicación web, que gestionaremos y utilizaremos a
través del navegador, nos permite trabajar con proyectos, en un entorno colaborativo. El producto
tiene muchas funcionalidades, y no solo trabajarás a través de el propio navegador, sino que
dispones también de aplicaciones móviles. Cuando trabajes con Asana tendrás espacios de
trabajo, dentro de esos espacios de trabajo, proyectos para cada espacio de trabajo, proyectos
personales, tareas, etiquetas, notas, comentarios, buzón para recibir información y actualización en
tiempo real de todo lo que ocurre. Asana es una excelente herramienta para organizar
proyectos, incluso con equipos pequeños o a nivel personal, y tiene la ventaja de que no solo vas a
poder trabajar con Asana con varias personas, sino que por la propia estructura de la aplicación, la
propia estructura de organización de la aplicación, dispones de una serie de modos de
trabajo, entre los que están las cuentas gratis, que te servirá para trabajar con varias personas sin
tener que realizar ningún tipo de desembolso, con lo cual es una excelente herramienta con la que
podrás coordinar diferentes tipos de proyectos entre diferentes personas a tu alrededor, siempre
en remoto, sin la necesidad de realizar complicadas reuniones presenciales, asignando tareas,
asignando adjuntos, asignando diferentes tipos de trabajo, utilizando plantillas. De forma que la
gestión de proyectos va mucho más allá de lo que estamos acostumbrados, en este caso, a
utilizar, como podrían ser soluciones muy sencillas, como, por ejemplo, podría ser Trello o
Wunderlist, que están más pensadas para el uso personal, aunque incluyen la posibilidad de
trabajar de forma remota con otros usuarios. Incluso Slack, por ejemplo, o Teams de
Microsoft, están mucho más orientados al chat, mientras que aquí estamos mucho más
orientados a tener un administrador, o varios administradores, que gestionan la aplicación y te
permiten trabajar con ella asignando tareas al resto de los participantes y manteniendo una
conversación acerca de el proyecto. Vamos en este curso a centrarnos en Asana y en sacarle todo
el provecho para que disfrutes, de nuevo, de esta aplicación, de esta aproximación muy
profesional, muy interesante, muy cómoda de utilizar a la hora de gestionar tus proyectos, sobre
todo cuando trabajes con más personas.

Crear una cuenta en Asana

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Vamos a empezar a trabajar con Asana y accederemos al sitio web "asana.com" y tenemos
en la esquina superior derecha de la interfaz de la web dos botones: "Get started for
free", es decir, crear una cuenta con Asana directamente y nos solicitan que utilicemos
nuestro correo electrónico de trabajo para conectar con nuestro equipo en Asana si,
evidentemente nuestro equipo está ya en Asana para empezar a trabajar con ese equipo o
si vamos a crear una cuenta nueva, en la que nosotros vamos a ser digamos, una suerte de
administrador. Lo que haremos será iniciar sesión. Al iniciar sesión tenemos dos
opciones, incluso cuando no tengas una cuenta de Asana, puedes iniciar sesión usando
Google o creando una cuenta con tu correo electrónico y tu contraseña. Vamos a iniciar,
en este caso, con nuestra cuenta de Google así que introducimos nuestro nombre de
usuario y ahora nuestra contraseña. Iniciamos sesión y se nos solicita, —vamos a indicarle
que no— que Asana quiere hacer lo siguiente: consultar nuestra dirección de correo
electrónico, no hay ningún tipo de problema, y ver nuestra información básica de perfil. Le
diremos "Permitir". Y, una vez que hemos realizado este proceso de
identificación, directamente saltaremos ya a la aplicación, —ya se está cargando— en el
navegador se están cargando las diferentes características de la aplicación. Evidentemente,
la primera vez le llevará algo más de tiempo pero mucha de esta información luego se
cacheará en tu navegador de forma que es tan sencillo como esto. Tienes un pequeño
vídeo introductorio o simplemente puedes continuar y empezar a rellenar las opciones de
tu perfil, en este caso, tu nombre completo, la organización o compañía tu correo
electrónico de trabajo y, por defecto, con el que nosotros nos hemos identificado, que es
nuestro correo personal. Puedes añadir un correo electrónico de trabajo sin ningún tipo de
problema; puedes eliminar la fotografía que está en el perfil luego podrás añadir cualquier
otra y le diremos "Continuar" para empezar a trabajar y crear nuestro equipo. De momento
puedes poner cualquier tipo de nombre "Mi equipo", "El equipo A", "El comando G" es
decir, cualquier tipo de nombre que quieras porque luego vas a poder modificarlo y esto,
digamos que es un primer paso necesario para que puedas acceder a las diferentes
opciones de Asana así que, de momento, vamos a llamarlo "El equipo A", le diremos
"Continuar" y añadiríamos aquí a las diferentes personas de nuestro equipo. Si no
queremos añadir a nadie de momento, podemos hacerlo posteriormente. Le decimos
"Continuar" y nos preguntará que cómo queremos empezar; empezar un proyecto para mi
equipo o empezar a organizar mis tareas, en este caso, vamos a empezar a organizar mis
tareas y a partir de aquí seguiremos adelante con nuestro equipo empezando por trabajar
de forma específica nuestro perfil.

Tu perfil en Asana
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Vamos a empezar a trabajar con nuestro perfil en Asana. Iremos a la esquina superior
derecha, haremos clic en la fotografía y accederemos a las opciones de "Ajustes de mi
perfil". Aquí tienes un montón de cosas que vas a poder realizar y ajustes finos y
específicos que afectarán, no solo al comportamiento de Asana al respecto de tu uso de la
aplicación, sino también a cómo se gestionarán los diferentes proyectos. Para empezar,
puedes añadir o completar tu nombre. Añadir una fotografía específica a través de un
cuadro de diálogo estándar. Un rol, un departamento, una pequeña descripción. Y aquí
tienes un indicador que nos permite activarlo para indicar que estamos de vacaciones
desde el primer día hasta el último día, con una previsualización, que es lo que verán el
resto de usuarios de nuestro equipo cuando accedan a información que esté relacionada
con nosotros. Después tenemos las opciones de envío de correos electrónicos. Asana tiene
cierta tendencia a enviar demasiados correos electrónicos, de hecho, el sistema de
notificaciones funciona prácticamente así, a base de correos electrónicos. Con lo cual es
muy buena idea poner una regla en tu cliente de correo electrónico para asegurarnos que
los correos electrónicos que recibimos de Asana van a ser pasados a una lista blanca y no
van a ser reconocidos como spam. No solo puedes trabajar con un único correo
electrónico. Hemos visto antes que es factible añadir una segunda cuenta de correo
electrónico para tener la personal o la de trabajo y, de hecho, aquí lo podemos hacer. Aquí
podríamos añadir, por ejemplo, una segunda cuenta de correo electrónico que nos
permitiría definir para proyectos personales, para los diferentes equipos de trabajo elegir
una cuenta y recibir recordatorios toda la actividad o los resúmenes semanales del trabajo
que se ha realizado dentro de Asana. Aquí tenemos la recepción de correos. Nosotros
podemos crear tareas y conversaciones desde correos electrónicos asociados con
Asana. Podemos crear tareas, enviando un correo electrónico a x@mail.asana.com, y estas
tareas aparecerán en nuestra lista propia de tareas, en la personal. Aquí tenemos las
especificaciones que tiene que tener ese correo para que esa tarea que vamos a crear a
través de un correo electrónico incluya toda la información relevante. Los correos
electrónicos enviados desde esta cuenta en concreto, la que yo he utilizado como cuenta
persona principal, crearan tareas y conversaciones en mi "Equipo A", mi equipo de trabajo
inicial, o en mis proyectos personales, pero puedo de nuevo añadir nuevos correos
electrónicos y aquí definir dónde se van a crear las tareas y conversaciones que yo envíe
por correo electrónico. Después tenemos las opciones de cuenta, donde podemos activar
o desactivar nuestra cuenta a través de "Activate Account", y los equipos y opciones de
trabajo que yo tengo disponibles en Asana. De hecho, yo puedo crear aquí un nuevo
espacio de trabajo, aunque tengo la posibilidad de crearlo desde otras
ubicaciones. Después, en "Display", tengo opciones para personalizar el aspecto de
Asana, eligiendo, bueno, pues aquel que nos pueda gustar un poquito más. Vemos cómo
ha cambiado el fondo. Realmente lo que cambia es el fondo, y un poquito los esquemas
de color. Podemos mostrar números en las filas, activar el modo compacto y activar el
modo para aquellas personas con problemas de deficiencia visual. Podemos activar estas
opciones o desactivarlas. Y después están las "Aplicaciones". En "Aplicaciones", nosotros
podemos añadir aplicaciones adicionales, aplicaciones autorizadas que gestionan o utilizan
la API de Asana. Puedo activar "Harvest Time Tracking", que nos permite gestionar nuestro
tiempo utilizado en Asana. Y tengo la posibilidad de acceder a la API y desarrollar mis
propias aplicaciones para utilizar en Asana. Por último, están los "Hacks". Los
"Hacks",realmente, son características que son experimentales, en desarrollo, pero algunas
de ellas son muy interesantes y podríamos empezar directamente a trabajar con ellas. Por
ejemplo, alguna muy interesante es lo de "Hoy por encima de lo nuevo". Utilizar, por
ejemplo, los paréntesis especiales, los paréntesis cuadrados. Marcar las tareas para más
tarde hace que las tareas más cercanas y que son recurrentes reaparezcan en la sección de
"Más tarde", en la sección de "Mis tareas". Y, de esta forma, yo tengo una serie de "hacks"
aquí, de pequeños "hacks" de características experimentales, que me permiten mejorar el
comportamiento de la aplicación en función de mis intereses. Como hemos visto, las
opciones para perfiles, para gestionar nuestro perfil, son muy amplias, y nos empieza ya a
ofrecer una pista al respecto de que Asana centraliza mucho todas las notificaciones a
través del correo electrónico. Así que, de nuevo, crea una regla que permita añadir Asana a
la lista blanca de correos electrónicos que vas a recibir porque, a partir de ahora, tus
buzones, sobre todo si empiezas a trabajar con mucha gente y son muy activos en los
proyectos, tu buzones de correo van a moverse mucho.

Esquematiza tu proyecto antes de empezar

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Cuando empieces a trabajar con Asana, la primera impresión es que te tienes que lanzar a escribir o
a crear tareas rápidamente para probar cómo funciona la aplicación. Realmente, esta es la peor
forma de empezar a trabajar, ya que aunque es muy fácil añadir una tarea, solo tienes que hacer clic
en el botón, o hacer clic en cualquiera de las líneas que tienes aquí para empezar a trabajar y crear
una tarea, es un hecho que lo que tú necesitas es un sistema que te permita organizar tu
productividad, y precisamente el gran error heredado de esas aplicaciones tan sencillas que
utilizamos sobre todo para listas de tareas, es empezar a estructurar la información de forma
deficiente, añadiendo cosas sin ton ni son. Así que, antes de empezar a trabajar, créate un espacio de
trabajo para ti para probar Asana, o utiliza tus proyectos personales, a los que puedes acceder desde
tu perfil para acceder a proyectos personales en lugar de tu espacio de trabajo con sus diferentes
proyectos, y haz pruebas aquí. Para estructurar información, lo mejor es crear, por ejemplo, en una
simple hoja de papel, un proyecto en el que tú tienes que establecer un objetivo inicial, un objetivo
final, y a continuación, una serie de pasos intermedios. Entonces, sí puedes crear un nuevo
proyecto y luego ir añadiendo las diferentes secciones que corresponden a ese proyecto. Luego ya
añadirás a las personas que van a trabajar en cada una de esas secciones o en todo el proyecto. Pero
de nuevo, lo que tienes que hacer es, primero, estructurar toda la información; es algo que si tienes
costumbre de hacer no te resultará problemático hacerlo directamente en Asana añadiendo primero
las diferentes secciones y luego las diferentes tareas, y si no, hazlo en un papel y de nuevo ten un
objetivo muy claro al respecto de el resultado de ese proyecto eligiendo muy claramente qué es lo
que te va a interesar hacer con ese proyecto, y a partir de allí podrás construir; si no, lo único que
tendrás es una lista de tareas a lo largo de Asana, y es algo que puedes hacer con herramientas
mucho más sencillas y mucho menos complejas, y también mucho menos satisfactorias que la
propia Asana.

Configura tu equipo de trabajo y crea tu primer proyecto

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Vamos a empezar a trabajar con proyectos en Asana y lo primero que tenemos que
aprender es a saltar entre los diferentes espacios de trabajo y nuestros "Proyectos
personales". Yo puedo crear un proyecto dentro de mis "Proyectos personales" que tendré
identificados aquí en la esquina superior derecha de la interfaz de Asana, pero si estos
proyectos están relacionados con mi equipo de trabajo, yo lo que tendré que hacer es
elegir mi equipo de trabajo. Adicionalmente, puedo crear "Nuevos equipos de trabajo" que
evidentemente tendrán otras personas que no estarán relacionadas directamente con cada
uno de los equipos de trabajo con los que evidentemente voy a colaborar. Así que no
estás centrado o circunscrito a un único equipo de trabajo, sino que puedes tener
diferentes equipos de trabajo, el Equipo A, el Equipo B, la Empresa A, la Empresa B,
etcétera, y cada uno de esos equipos de trabajo tendrá diferentes personas. En este caso,
voy a saltar a "Equipo A", ya estoy en "Equipo A" y yo puedo hacer clic y gestionar aquí los
ajustes de este grupo de trabajo. Para empezar, aquí puedo definitivamente cambiar el
nombre del equipo de trabajo, elegir los miembros, invitando a más personas o
invitándolos como "Invitados", de forma que pueden acceder al proyecto pero no pueden
interactuar con el mismo. O las opciones avanzadas para intergrar "Harvest time-
tracking" que nos permite añadir una serie de botones de gestión de tiempo a la barra de
herramientas para nuestras tareas. En este caso, lo único que vamos a hacer es dejar el
nombre aquí, —voy a actualizar mi equipo de trabajo—, pero recuerda que puedes
añadir más equipos de trabajo, y puedo modificar el nombre de mi equipo de
trabajo. Ahora, yo lo que voy a hacer es añadir un "Nuevo proyecto". Cuando yo creo un
nuevo proyecto, tengo que rellenar una serie de informaciones. En este caso, va a ser un
proyecto que se llamará "Newsletter marzo 2017". Puedo elegir el "layout", es decir, el
formato de la ventana, cómo se mostrarán las diferentes opciones en la ventana de Asana,
puede ser una "Lista", puede ser un "Tablero". Cómo vamos a gestionar la "Privacidad" de
este proyecto "Público para el Equipo A", "Privado para los miembros de un proyecto
específico", para la versión gratuita esta característica no está disponible, deberás
actualizarte, o solo "Privado para mí", es decir, solo yo voy a trabajar exclusivamente en
este proyecto. Esto quiere decir, que con estas tres opciones de privacidad yo puedo
definir claramente una granularidad al respecto de quién va a participar en este
proyecto. Después, en "Plantillas" puedo previsualizar también diferentes plantillas a la
hora de trabajar con mi proyecto. Tengo diferentes opciones, diferentes plantillas que me
permiten elegir, por ejemplo, pues, una "Plantilla básica", puedo previsualizarla, una
"Agenda de reuniones", una plantilla especial "Premium", evidentemente, nos lo está
marcando aquí para fines específicos de la empresa, hitos que tiene que llegar a
cumplir, "Plan para eventos", "Lanzamiento de productos", "Calendario editorial". Tienes
diferentes opciones aquí, todas estas son opciones "Premium", pero puedes empezar
directamente por la básica para empezar a trabajar con la plantilla de este proyecto. No te
tienes por qué preocupar mucho, y adicionalmente puedes "Sugerir nuevas plantillas". En
este caso, nosotros vamos a añadir nuestro "Newsletter" de "marzo 2017" y crearemos
nuestro proyecto. Inmediatamente tendremos aquí en nuestra barra lateral el nuevo
proyecto. Y una cosa que tienes que tener en cuenta es que puedes acceder a las acciones
de proyecto desde aquí. Al acceder a las acciones de proyecto puedes "Modificar su
color", "Añadirlo a favoritos", "Retirarlo de los proyectos recientes" en los que has
trabajado, "Añadirlo al 'dashboard'" a una zona especial que veremos más adelante donde
tienes todos tus proyectos, "Copiar proyecto", "Archivar el proyecto" o simplemente
"Borrar ese proyecto". todas esas opciones las tienes disponibles directamente haciendo
clic en el pequeño icono de los tres puntos. Vamos a añadirle, por ejemplo, un color y
vemos que lo tenemos allí y al hacer clic en el proyecto, bueno, pues accedemos ya
directamente al proyecto para empezar a trabajar con él.

Saltar entre proyectos de Asana

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Asana compartimentaliza muy bien la información, de forma que, cuando trabajes con
proyectos, no visualizarás información de varios proyectos de forma simultánea, sino que
tienes que saltar entre cada uno de los proyectos que crees y, evidentemente, esto se
circunscribe adicionalmente a tus propios proyectos personales donde, por ejemplo,
puedes añadir un nuevo proyecto que se llame "Diseño de Newsletters", y cuando
saltes aquí tenemos nuestro proyecto, se llama "Diseño de Newsletters" —y le vamos a
poner una pequeña notificación de color— puedo saltar a mi equipo de trabajo, y yo no
tendré información aquí en la barra lateral al respecto, de ese proyecto que realmente es
mío. Yo puedo añadir un segundo proyecto que será, por ejemplo, "Newsletter Abril
2017" y a la hora de saltar entre proyectos, evidentemente vamos a añadirle color
aquí tendré que hacer clic en la barra lateral encima de cada uno de los proyectos para
acceder a la información de todos ellos. Afortunadamente, después, cuando empieces a
trabajar con múltiples proyectos en la parte superior puedes acceder a todas tus tareas de
todos los proyectos o a tu "dashboard", donde añadiremos los resúmenes y sumarios de
todos los proyectos que estén en marcha. Pero a la hora de trabajar con proyectos de
forma específica para saltar entre cada uno de ellos deberás, obligatoriamente, hacer clic
en cada uno de ellos —sobre todo para ver el estado de los mismos— y evidentemente, si
tienes otros equipos de trabajo, otras zonas de trabajo, o incluso tus proyectos
personales, deberás ir saltando entre cada uno de ellos para acceder a cada uno de los
proyectos.

Creación de plantillas de proyectos en Asana

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Cuando trabajemos con proyectos repetitivos, es decir, proyectos que se van a realizar una
y otra vez a lo largo del tiempo, puedo aprovechar las propias características de
Asana para crear proyectos plantilla. Los proyectos plantilla lo que hacen es copiar ese
proyecto, que nosotros tenemos, con toda la estructura de tareas y asignaciones que
nosotros hemos realizado para repetirlo una y otra vez. Esa característica está disponible a
través de "Copiar proyecto". Cuando yo selecciono "Copiar proyecto", el nombre del
proyecto me aparecerá como "Copia de Newsletter marzo 2017". Evidentemente, puedo
modificar este nombre diciendo que es la "Newsletter mayo 2017" e incluir una serie de
características adicionales que me permiten clonar ese proyecto con todas las tareas,
subtareas, asignaciones, etcétera, que yo he añadido al proyecto inicial; incluyendo la
descripción del proyecto, las personas asignadas, las subtareas, los adjuntos, las etiquetas,
los servidores de tareas específicas, los miembros del proyecto, otros proyectos
adicionales, la fecha de finalización del proyecto y sus correspondientes dependencias. Por
defecto, algunas de estas casillas están premarcadas, así que tú lo único que tendrás que
hacer es marcar las casillas que te interesen de forma específica que se copien de ese
proyecto plantilla, de ese proyecto base, y lo que no ocurrirá, evidentemente, es que la
información que había en el proyecto base se copie al nuevo proyecto; simplemente
aparecerá vacío, con lo cual lo único que tendrás que hacer es empezar a trabajar con
él sin recrear de nuevo toda la estructura de proyecto añadiendo de nuevo las personas
que compartirán el proyecto o las asignaciones para cada una de ellas, cosa que podría
lleva demasiado tiempo. De forma que, tan fácil y tan sencillo como "Copiar
proyecto", seleccionar las diferentes características del proyecto original para rápidamente
duplicarlas en ese nuevo proyecto, como, por ejemplo, las personas que van a estar
asignadas a cada tarea, y crear ese nuevo proyecto para tener una plantilla inicial sobre la
que trabajar.

Configuración de tu proyecto
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Los proyectos también son configurables, y aunque no puedes acceder a las opciones de
proyecto directamente desde aquí, es decir, tienes un set de opciones muy
limitado. Realmente, desde donde se gestiona las características específicas de cada
proyecto es desde este menú, directamente en la parte superior de la ventana. Así que,
aquí podemos acceder, por ejemplo, a la "Edición" y "Descripción" de el proyecto, si no lo
añadimos cuando lo creamos. La "Gestión de campos personalizados" cuando es una
versión "premium", cuando tenemos una cuenta "premium". La posibilidad de "Añadirlo al
'dashboard'", o a el portafolio general de proyectos que se mostrará. Aquí tendremos
nuestros diferentes proyectos. La posibilidad de "Sincronizar con nuestro calendario", el
calendario que tenemos aquí para este proyecto, se mostrarán todas las tareas de este
proyecto en nuestro calendario. La posibilidad de "Añadir tareas por correo
electrónico". "Imprimir" este proyecto. "Copiar" el proyecto es una opción que sí que está
en la barra lateral izquierda. El "Color" del proyecto; la posibilidad de "Exportar" nuestro
proyecto en formato JSON o en formato CSV, es decir, diferentes elementos de nuestro
proyecto separados por comas. La posibilidad de "Archivar" nuestro proyecto; cuando lo
archivamos este proyecto no desaparece, sino que lo damos por terminado y aparece
como archivado, o simplemente la posibilidad de "Borrar" el proyecto y hacer desaparecer
toda la información asociada al mismo.

Añade usuarios a Asana y a tu proyecto

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Vamos a empezar a trabajar con más usuarios dentro de tus proyectos de Asana. Hasta
ahora estábamos nosotros solos. Y tenemos diferentes opciones a la hora de invitar a
personas a que colaboren en nuestros diferentes proyectos, dentro de, evidentemente,
nuestros diferentes equipos de trabajo. Recuerda que tienes los equipos de trabajo para
ajustar o para modificar sus ajustes o para crear nuevos equipos de trabajo. A la hora de
invitar a diferentes personas, lo puedes hacer desde un montón de ubicaciones. En la
pantalla general, al respecto de un proyecto o incluso al respecto de una tarea
específica, siempre te va a poder permitir la opción de añadir personas. A la hora de añadir
personas puedes hacer clic en el pequeño botón más y aparecerá un campo en el que
añadiremos al usuario en concreto. Así que, lo que vamos a hacer, va a ser añadir un
usuario. Y la forma de hacerlo, es añadirlo utilizando nuestro correo electrónico y él
recibirá, ese usuario, una notificación indicándole que ha sido invitado a trabajar en un
equipo de Asana o en un proyecto específico. En este caso, añadiremos esta invitación y le
pondremos un nombre. Enviaremos esa invitación. Esa invitación se enviará, ya nos
aparecerá aquí esa persona como parte de los equipos que van a poder trabajar al
respecto de todos los proyectos, en este caso, que están dentro de este grupo de
trabajo. Si yo quiero añadir una persona específica a un proyecto, lo que haré será añadirlo
desde aquí. Puedo añadir un nuevo usuario a este proyecto y ya solo tendré que
escribir unas pocas letras de su nombre para añadirlo a este proyecto y adicionalmente
añadir una nota para indicarle qué se va a esperar de él cuando empiece a colaborar en
este proyecto. Por ejemplo, la gestión de imágenes. Ahí tenemos, añadimos este
miembro y se nos notifica, en la parte inferior izquierda, que hemos compartido este
proyecto con este usuario. Entonces nosotros, lo que tendremos aquí, a partir de
ahora, serán dueños de proyecto y miembros de proyecto. De hecho yo puedo cambiar en
cualquier momento el propietario del proyecto o evidentemente gestionar los diferentes
usuarios que trabajarán en el proyecto. También puedo gestionar las notificaciones que
recibirá cada usuario del proyecto, yo como administrador, como las actualizaciones de
estado, las conversaciones o la creación de tareas e incluso puedo eliminar un usuario para
que deje de recibir notificaciones.

Opciones de proyecto en la barra lateral

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Aunque hemos visto que en la barra lateral tenemos una serie de opciones para nuestros
proyectos, vamos a centrarnos en dos características específicas de estas opciones que te
van a poder permitir trabajar de una forma mucho más cómoda con Asana. Primero, añadir
proyectos a "Favoritos". Los proyectos con los que estamos trabajando o aquellos que son
importantes para nosotros pueden ser "Añadidos a favoritos", haciendo clic en esta opción
de menú. Veremos cómo nos aparece en la parte superior izquierda de la pantalla una
nueva lista de proyectos que tienen una estrella. Aquí puedo hacer clic para desplegar de
nuevo el menú de acciones de ese proyecto y retirarlo de los favoritos. Lo ideal, por
supuesto, es que tengas los proyectos activos más importantes en "Favoritos". Después
están los proyectos archivados. Los proyectos archivados, supuestamente, son aquellos
proyectos que ya hemos terminado pero de los que no nos queremos desprender porque
retienen mucha información valiosa. Cuando yo quiero archivar un proyecto haré clic en él
y le diré "Archivar". Vemos cómo nos aparece una notificación indicando que hemos
archivado un proyecto y tenemos incluso la posibilidad de volver atrás y desarchivarlo. Los
proyectos archivados quedan, por defecto, ocultos pero puedo mostrarlos haciendo clic en
la barra lateral para mostrar esos proyectos que están archivados. Un buen truco, al
respecto del trabajo con proyectos activos, favoritos y archivados, es usar la característica
de colores de forma que los proyectos activos estén, por ejemplo, en color rojo, los
proyectos archivados estén en color amarillo, los proyectos que están parados, por
ejemplo, estén en color verde, o que requieren una revisión, etc. De forma que el ajuste de
color para los proyectos no sea simplemente algo decorativo, sino que tenga un valor
específico para que yo pueda ajustarlo al respecto de una visualización cómoda y que me
permita de un vistazo saber en qué estado están algunos proyectos. De hecho, yo puedo
hacer clic y marcar la casilla "Set for everyone", de forma que todo el mundo tendrá ese
mismo color para esos proyectos.

Secciones en Asana
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Las secciones en Asana nos permiten estructurar el trabajo. Hemos hablado de cómo
estructurar ese trabajo, de cómo preparar esa estructuración del contenido que nos
permitirá mucho más rápidamente poder trabajar, sobre todo, cuando se trate de
proyectos que requieran una cierta linealidad; pero vamos ahora a ponernos con las
manos en la masa con las secciones, y yo lo que voy a hacer va a ser acercar el cursor a
"Añadir tarea" para a continuación "Añadir una sección". Lo importante a la hora de
entender las secciones, es que para delimitar lo que es una sección al final siempre utiliza
dos puntos (:). Por ejemplo, si yo quiero hacer cualquier tipo de trabajo como el diseño de
"Newsletters" y este trabajo tiene una serie de fases, lo que haré será añadir "Fase 1:" y
mantendré los dos puntos al final. Esto me permitirá que cuando pulse retorno de carro se
añada una tarea pero vemos cómo la "Fase 1:" queda marcada con una línea por debajo y
en negrita. Adicionalmente, si yo hago clic en la "Fase 1:" puedo trabajar con las diferentes
opciones disponibles para esa sección, aunque no incluyen toda la información, por
ejemplo, que sería necesaria para una tarea. Evidentemente, puedo añadir, y vamos a
empezar a trabajar con algunos de estos detalles. Una fecha para la que esta Fase 1 tiene
que estar terminada, por ejemplo, el 9 de febrero, ya tendríamos una fecha
específica. Puedo marcarla como favorita, o como que me gusta. Puedo añadir subtareas
dentro de esta fase, es decir, puedo añadir tareas que se van a tener que realizar dentro de
esta fase, cada una de ellas con su fecha de finalización, y asignando a otras personas estas
subtareas, e incluso dispongo de notas y comentarios para estas subtareas. De hecho,
cuando trabajemos con secciones, el comportamiento es muy similar a como se hará
cuando trabajemos con tareas, así que todas estas características las vamos a ver con
mucho más detalle cuando trabajemos con tareas. Precisamente, para esto lo que hacemos
es crear una sección que visualmente nos muestre qué parte del trabajo tenemos que
realizar y después añadiremos en la parte inferior todas las tareas necesarias. Quizás, por
ejemplo, como una muy buena idea, en lugar de añadir subtareas, es decir, cosas que hay
que realizar dentro de las opciones de esta Fase 1 como sección, lo que podemos añadir
aquí son las metas de esta Fase 1, de forma que todo el mundo tenga una serie de tareas
al respecto de la fase y en la descripción con las diferentes subtareas de la fase tenga las
metas que hay que completar cuando se realice esta fase. Después, tenemos la posibilidad
de añadir adjuntos, o borrar esta tarea que realmente lo que haremos será borrar esta
sección, borrar la subtarea que nosotros hemos añadido, copiar la tarea, imprimir, o
trabajar a pantalla completa. Después puedo añadir comentarios para toda la sección en
concreto. Asana es muy granular al respecto de los comentarios. Si yo, por ejemplo, creo
una subtarea, que no será una subtarea en este caso, será, por ejemplo, una meta
específica, que sería la "Preparación de todos los contenidos". Yo tengo aquí mi chat o mis
comentarios al respecto de la preparación de todos los contenidos con toda la información
adicional de quién creó esta tarea, quién añadió una subtarea, y después dispongo,
volviendo hacia atrás, de los comentarios específicos pero ya para toda la
sección. Evidentemente, cuando una tarea está terminada, en este caso, cuando se trata de
una sección, yo lo que puedo hacer es marcarla como completada. Adicionalmente,
puedes gestionar o parar la recepción de notificaciones sobre la actividad de esta sección
pero nosotros vemos, como aquí, se ha terminado con el trabajo de esta sección y por lo
tanto ha desaparecido, no tendremos que preocuparnos. Si, por lo que sea, esta sección
no se ha terminado, podemos volver a desmarcarla y nos volverá a aparecer en la lista de
tareas disponibles.

Tareas en Asana, primeros pasos

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Vamos a empezar a trabajar con las tareas, y yo he creado una sección; y, simplemente,
con pulsar "retorno de carro", accederé a la creación de una nueva tarea. Ahora, tenemos
que tener en cuenta que nosotros hemos empezado a trabajar con una sección y una serie
de tareas, pero estas tareas no están asignadas a un proyecto. De hecho, si yo pulso en mi
proyecto de "Newsletters", vemos que esto está vacío. Yo lo que puedo hacer es crear las
tareas simplemente añadiéndolas, y después asignándolas a un proyecto en concreto, o ya
entrar dentro de un proyecto y empezar a asignar tareas. Vamos a volver atrás para
acceder a nuestros proyectos personales. Yo puedo seleccionar esta sección y añadirlo en
proyecto, solo tengo que añadir una letra, o varias letras, para seleccionar este proyecto. Si
te fijas, no solo puedes editar esta opción, sino que, adicionalmente, puedes hacer que una
sección trabaje con varios proyectos. De forma que, planificar con antelación la estructura
de un proyecto, simplemente la estructura y luego tener varios proyectos, nos va a ayudar,
específicamente, a reutilizar tareas en diferentes proyectos; sobre todo cuando son
comunes. Cuando, además, adicionalmente varios proyectos concurren en un mismo
trabajo, y tienen diferentes opciones sin embargo, tienen diferentes características, pero
tienen tareas que son comunes, puedes añadir estas diferentes tareas a través de las
secciones o de las propias tareas directamente a varios proyectos. Vamos a centrarnos
ahora con las tareas. Yo tengo aquí una nueva tarea, y vamos a ir paso a paso con las
diferentes opciones del trabajo con tareas. En este caso, vamos a denominar esta tarea en
concreto "Recopilación de recursos". Ya la tengo aquí, voy a añadirla a mi proyecto de
"Diseño de Newsletters". Ya vemos cómo me aparece marcada al respecto del proyecto, y
tengo aquí este pequeño icono que me permite decidir qué voy a hacer con esta tarea. Si
va a ser para realizarla hoy, para hacerla a continuación o para hacerla más adelante. Voy a
decir que es para hacerla hoy. Inmediatamente vemos cómo se me reorganiza la lista de
tareas disponibles, para indicarme que la tengo que hacer hoy. Puedo, evidentemente,
seleccionarla y cambiarlo para que sea a continuación, o, simplememente, para más
tarde, y tener aquí esa lista de tareas, teniendo en cuenta que se me va a reorganizar toda
esa información con rapidez. Recuerda también que puedes, en cualquier
momento, cuando vayas añadiendo más tareas, mover estas tareas arriba y abajo para
reorganizarlas con rapidez. Vamos a entrar de forma específica dentro de nuestro
proyecto porque le hemos añadido a nuestro proyecto de "Diseño de Newsletter", y ya
hemos hecho clic en esta tarea, y vemos que está asignada a mi persona, y yo le puedo
asignar una fecha en la que tiene que estar terminada. Puedo añadir una fecha específica o
que se repita de forma secuencial. En este caso, le añadiremos esta fecha. La podremos
marcar, o no, como favorita, y empezaremos a añadir aquí subtareas. Esto es muy
interesante porque nos permite agrupar diferentes subtareas dentro de una tarea más
general, en lugar de empeza a añadir aquí muchas pequeñas tareas, muchas de las
cuales estarán relacionadas, pero pueden estar desorganizadas. Así, lo que favorecemos
con Asana es la estructuración de contenidos, reuniendo todas las minitareas de una tarea
mayor directamente dentro de ella. Así que lo que voy a hacer es añadir una
minitarea, como por ejemplo, sería la "Recopilación de fotografías", "Selección de la
fotografía más adecuada", añadiríamos una tarea más que sería "Recopilación de
textos", "Selección de textos", "Corrección de textos", etcétera. Cada una de estas tareas
puede tener su propia fecha de terminación. Por ejemplo, esta, y podemos asignar, de
forma específica, a quién le vamos a dar esta tarea. En este caso, por ejemplo, no tenemos
personas para esta tarea en concreto, así que vamos a invitar a una persona a trabajar con
nosotros. Podríamos añadir más personas, utilizando comas. Lo invitaríamos, y recibiría
una invitación para colaborar. Ahí lo tenemos. Adicionalmente, podríamos trabajar con
notas específicas. Es decir, aquí podríamos, en "Recopilación de fotos", añadir,
evidentemente, una descripción de lo que requiere esta tarea, y empezar a interactuar a
través de comentarios, añadiendo comentarios sobre "ya he subido las fotografías". Puedo
añadir, evidentemente, adjuntos, que serían bien recibidos, en este caso en concreto. Pero
vemos cómo esta tarea está asignada a esta persona. Yo, como administrador,
evidentemente, puedo gestionar los diferentes usuarios asignados a una tarea. Vamos a
volver a la tarea general. Yo tengo aquí las diferentes opciones de estas tareas, y,
adicionalmente, cuando esté trabajando con estas opciones, yo puedo añadir archivos
generales para todas estas tareas. Por ejemplo, archivos desde Dropbox, desde Google
Drive o desde Box. Es muy interesante añadir archivos desde Google Drive, porque esto
nos permite, por ejemplo, disponer de archivos de texto de hojas de cálculo, de
presentaciones, pero, sobre todo, de hojas cálculo y de archivos de texto a los que hemos
invitado, también, a otros usuarios a colaborar. De forma que, suplimos el acceso a
diferentes tipos de características que no están disponibles en Asana, como, por
ejemplo, un editor de texto es colaborativo o una hoja de cálculo es colaborativa, la
añadiríamos directamente desde aquí. Tendríamos que dar permiso, permitiríamos a
Asana a acceder a Google Drive, y el interfaz nos permite seleccionar cualquier tipo de
archivo que nosotros hayamos creado con antelación. Por ejemplo, este archivo lo
añadiríamos y tendríamos aquí un archivo específico y podemos añadir otros archivos. Al
hacer clic en ese archivo, evidentemente, seremos redirigidos a Google Drive, donde
tendremos nuestro archivo para visulizar el correspondiente contenido.

Tareas en Asana en profundidad

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de tiempo en el vídeo
Asana nos permite una gran flexibilidad con las tareas que nosotros creamos, de forma
que, cuando estamos trabajando, por ejemplo, con una tarea específica a través del menú
de más opciones, no solo podemos realizar las opciones básicas, como borrar una tarea,
copiar una tarea, copiar el enlace de una tarea para compartirlo con un tercero, sino que
también podemos duplicar, mezclar las tareas duplicadas para eliminarlas, o convertir una
tarea en un único proyecto. Es decir, esto nos facilitaría que "Recopilación de recursos" que
tiene un buen montón de subtareas se convierta en un proyecto totalmente diferente, que
se gestiona de forma separada. Adicionalmente, la gestión de usuarios no tiene por qué
estar implícitamente relacionada con las personas con las que están colaborando dentro
de ese proyecto y en esas tareas específicas. Yo, por ejemplo, tengo un usuario que tiene
asignada una tarea, que es la "Recopilación de fotos". Sin embargo, tú sin tener que
participar dentro de las tareas de un proyecto o de las tareas de una sección, o de las
subtareas, puedes seguir ese grupo en concreto, y esto, por ejemplo, es lo que realmente
haría un mando intermedio o una persona que está a cargo del proyecto, no tú como
administrador sino una segunda, una tercera, una cuarta persona que revisa el estado de
estas tareas y subtareas pero que no participa en ellas y quiere mantener el control y
recibir notificaciones al respecto de cómo se van terminando esas tareas. Resulta muy
evidente, adicionalmente, que cuando una tarea esté terminada, la marcaremos como
"Completada" y veremos cómo esta tarea simplemente queda difuminada para indicarnos
que ha sido terminada. Evidentemente, de nuevo, podemos desmarcarla como "No
Completada", y también, recuerda que el pequeño icono de los seis puntos nos indica que
podemos pinchar y arrastrar para reorganizar las tareas y subtareas, da igual dónde
estemos trabajando en la interfaz, mientras veas ese pequeño icono para poder
reorganizar todas esas tareas. Al respecto de la visualización de todas las tareas de un
proyecto, dispones del menú que, por defecto, te dice que se van a mostrar las tareas que
no están terminadas. Tú puedes disponer de una serie de vistas y como administrador,
además, de la posibilidad de obligar a que todos los usuarios utilicen una vista. Puedes ver
las tareas incompletas, las tareas completadas: todas las tareas completadas, hoy,
ayer, hace una semana, dos semanas, etc; todas las tareas completadas o no
completadas, por fecha, por persona asignada, las tareas más populares, y ,adicionalmente,
puedes indicar y marcar que todos los usuarios trabajen con este modo de visualización. A
la hora de personalizar esta vista, puedes definir, a través de estas opciones de menú, la
posiblidad de reorganización de las tareas, —sobre todo cuando son muchas— para
mostrarlas de una forma personalizada. Es decir, dispongo de estas tres opciones para
rápidamente reorganizar la lista de tareas, las muchas tareas que puedo
tener, directamente a través de nuestra lista de tareas de Asana.

Conversaciones en Asana
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Las conversaciones nos van a ayudar a definir y delimitar el alcance de las tareas que
nosotros vamos a crear y a utilizar junto con el resto de personas que componen nuestro
equipo. Vamos a ver cómo funcionan estas conversaciones y para ello elegiremos uno de
nuestros proyectos. Vamos a añadir una tarea. Le vamos a poner un nombre. Y vamos a
añadir a personas que van a compartir esta tarea. En este caso, la voy a asignar a mí
mismo como propietario de la tarea y voy a asignar a más personas que en un momento
determinado puedan seguir esta tarea o puedan trabajar en ella. En este caso, vamos a
crear una sub-tarea. Esta sub-tarea la llamaremos "Preparación". Y añadiremos a una
personal nueva que será "Juan". Asignamos a esta persona esa tarea, y Juan lo que ocurrirá
es que verá dentro de su interfaz de Asana que se le ha asignado una nueva tarea cuando
acceda a su lista de tareas y nos va a poder preguntar qué quiere decir esta tarea si
nosotros no la hemos rellenado bien, así que Juan añadirá un comentario. Nosotros
veremos ese comentario de Juan en la lista de tareas. Vemos aquí cómo ya nos ha
aparecido ese comentario, yo puedo indicar que me gusta este comentario, pero también
tengo un menú para marcar un comentario dentro de la diferente lista de comentarios o
conversaciones que haya para que se quede marcado en la parte superior como un
elemento específico para recordar o para guardar porque tiene información
importante. Así que los comentarios no solo son una forma que nos permite trabajar con
las tareas, sino que también nos facilita la conversación entre las personas que trabajan
sobre una tarea específica sobre un grupo de tareas o de forma general entre los
usuarios, porque tenemos nuestras conversaciones donde podemos iniciar onversaciones
específicas añadiendo un titular e iniciar una conversación sobre todo el proyecto. Así que
hay una granularidad muy específica tanto para las conversaciones, en este caso, de esta
tarea en concreto, donde hay conversaciones para toda la tarea para una sub-tarea
específica y por supuesto, para todo el proyecto en concreto, Así que puedes, en un
momento determinado, trabajar de forma muy granular con estas conversaciones y toda
esa información la recibirás en Inbox. En Inbox tendrás todos los mensajes que has
recibido podrás definir si quieres que se te envíen notificaciones al correo electrónico o
cómo se van a realizar esas notificaciones, las tienes aquí en tus ajustes de perfil. De forma
que con estos, como mínimo, tres niveles para trabajar con las conversaciones, vas a poder
estar al tanto de todo lo que ocurre en las diferentes tareas de tus proyectos creados con
Asana.

Calendario en Asana
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El calendario nos permite, de una forma visual, estar al tanto de las diferentes tareas que
tienen una fecha asignada. Para acceder a calendario iremos a las opciones de
"Calendario" y tendremos marcado el día que es hoy y adicionalmente las diferentes
tareas. De hecho, es factible poder marcar directamente una tarea como "Terminada"
desde aquí aunque tenemos que tener muy claro que esa tarea no tiene una serie de
subtareas que no han sido terminadas simplemente podemos hacer doble clic encima de
una tarea para acceder a toda la información de esa tarea o sección, en este caso. Aquí
hemos accedido a todas las opciones con sus documentos y adicionalmente el
"Calendario" nos permite una visualización específica para los administradores que nos
permite guardar este modo de visualización para todo el mundo y el acceso a diferentes
meses de años anteriores o posteriores en función de la duración de los proyectos. En el
"Calendario" te puedes desplazar hacia abajo, porque es, "Eterno" y para volver al día de
hoy, simplemente pulsa en el botón "Hoy".

Progreso en Asana
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Cuando tienes muchos proyectos lo ideal es disponer de un resumen del estado de los
mismos. Esa opción está disponible cuando tienes, evidentemente, un equipo de trabajo
creado, en este caso es nuestro Equipo A a través de la pestaña "Dashboard". Aquí puedo
añadir un sumario de proyecto, un resumen de proyecto y en la versión gratuita yo puedo
añadir hasta tres proyectos. En este caso, no tengo más que empezar a escribir para
añadir ese sumario de proyecto. Le diré que lo añado a mi "Dashboard" y veré aquí el
estado de las diferentes tareas y que se irán mostrando a lo largo del tiempo y puedo,
específicamente, añadir información sobre el estado de este proyecto indicando, por
ejemplo, que está en verde añadiendo una actualización del estado o que se ha parado
por una cosa en concreto. Las personas que están trabajando en el proyecto recibirán una
notificación y tenemos la opción para recordarnos que tenemos que actualizar el estado
de nuestro proyecto cada viernes. Adicionalmente, tendremos aquí toda la
información que corresponde a nuestro proyecto a lo largo del tiempo con las tareas por
realizar, las tareas completadas, etc. y podemos incluir tareas de secciones específicas, con
lo cual podemos definir de forma muy clara y muy concisa el estado del proyecto. Y verlo
en un "widget" en la pantalla de "Dashboard" tendremos aquí toda la visualización de este
proyecto además de, evidentemente, el propietario del proyecto y el título del proyecto
que corresponde a nuestro equipo de trabajo.

Archivos en Asana
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Cuando selecciones un proyecto, tendrás en la barra superior la posibilidad de acceder, no
solo al progreso del mismo con la información de este proyecto, sino que, adicionalmente,
tendrás acceso a todos los archivos de este proyecto. Cualquier archivo que se haya
añadido a este proyecto, da igual al respecto de la tarea que sea, se verá reflejado en esta
pestaña. De hecho, si vamos a nuestros proyectos personales y accedemos a este proyecto
en concreto y accedo a archivos, veremos aquí todos los archivos que están disponibles y
que se han añadido, se han utilizado para nuestro proyecto. Da igual que sean añadidos
de Dropbox, desde Google Drive o se hayan subido directamente a la plataforma Asana.

Búsquedas en Asana
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Las búsquedas en Asana te permitirán localizar cualquier tipo de tarea que hayas añadido,
ya sea tuya o pertenezca a otra persona que la tiene asignada. Las búsquedas las tienes en
el campo de búsqueda en la parte superior y podrás elegir entre tareas en las que yo he
asignado a otras personas tareas y conversaciones que yo he creado tareas y
conversaciones que estoy siguiendo o acceder a las opciones de búsqueda avanzada. Las
opciones de búsqueda avanzada te ofrecen la posibilidad de utilizar una buena cantidad
de filtros para localizar tareas específicas y no solo para buscar una tarea específica sino
para filtrar por auténticos metadatos que puedes ir añadiendo todo tipo de tareas para ver
el estado, por ejemplo, de ciertos tipos de asignaciones que tú hayas realizado que estén
relacionados con acciones específicas. También puedes añadir filtros por fecha, por
gente, por tipo de proyecto, por etiquetas o más opciones para ver cómo esas subtareas, si
están borradas en equipos, etc. si están disponibles a través de esos filtros adicionales que
tú puedes añadir. Las búsquedas son muy poderosas y te van a poder permitir localizar
cualquier tipo de información, cualquier tipo de tarea o de dato dentro de Asana.

La aplicación móvil de Asana

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Asana también dispone de una aplicación para dispositivos móviles, a la que puedes
acceder en la correspondiente "app store". Y una vez identificado, podrás acceder a través
de esta aplicación a tus correspondientes proyectos; aunque de una forma limitada, es
decir, no dispondrás de todas las características de Asana en tu dispositivo móvil. En la
esquina superior izquierda tienes acceso a tus equipos o proyectos personales. En la
esquina superior derecha de esta pantalla puedes acceder a los diferentes enlaces de la
aplicación. Y una vez que entres dentro de un equipo en la parte inferior puedes acceder a
tus propias tareas y crear nuevas tareas; a las notificaciones de las tareas con diferentes
acciones, además de la posibilidad de mostrar los archivos o tareas que han sido
archivadas. La posibilidad de añadir una tarea específica para mí o iniciar una
conversación, acceder a las tareas de los diferentes equipos y crear, por ejemplo, una tarea
añadiendo la información específica; pero no puede realizar modificaciones al respecto de
esa tarea, es decir, yo puedo hacer clic y puedo hacer algunos pequeños cambios, como
asignar, por ejemplo, una persona o una fecha final, pero no dispongo de todas las
características de la aplicación que se ejecuta en tu ordenador, en tu navegador, no están
disponibles todas ellas. Vamos a volver atrás. Y por último, están las conversaciones de los
diferentes grupos al respecto de las charlas o la información que las personas que trabajan
en el equipo se intercambian entre ellas. La aplicación para dispositivos móviles es una
aplicación sencilla, suficiente para poder hacer una gestión básica de los diferentes
proyectos que puedas llevar con Asana; pero es más como una herramienta de apoyo o
una herramienta de control o consulta, más que una herramienta para trabajar en
profundidad, cosa que deberás hacer con tu navegador en tu ordenador.