Conceptos

Fletes: tiene su origen en el término francés fret, se refiere al precio que tiene el
transporte de una mercancía desde un punto de origen a un punto de destino. El
término flete internacional se utiliza tanto para el transporte marítimo como para el
aéreo. es el costo a pagar por el desplazamiento de una carga en un medio de
transporte. Asimismo, el flete también puede ser definido como el costo de alquiler
del medio de transporte para el traslado de productos. Es decir, es el precio del
servicio que presta el transportista.

La administración de una oficina requiere de pequeños gastos diarios que se

deben manejar mediante una caja chica.

Una caja chica es un método de administración contable que permite tener a

la mano una suma de dinero determinada para realizar y controlar gastos en
efectivo, por ley, menores a los dos mil pesos.

Como parte de una administración eficiente, es indispensable que se asienten

cuidadosamente los gastos cotidianos realizados, los cuales luego pueden ser
agrupados en un solo rubro en los libros contables de la empresa sin necesidad de
detallarlos minuciosamente.

NOTA: SUSTITUIR LA PALABRA GASTOS DE MANTENIMIENTO POR

“COSTOS DE MANTENIMIENTO”

¿Por qué es importante usarla?

La organización mexicana Pymempresario, integrada por profesionales de las

áreas administrativas, financieras y de apoyo a pequeñas empresas, señala en
su sitio web que el uso eficiente de la caja chica permite:

 Disponer de pequeñas cantidades de efectivo de manera inmediata

 Enfrentar gastos imprevistos del negocio

 Comprobar y justificar el manejo de efectivo

 Realizar las reposiciones inmediatas del efectivo del que se haya dispuesto

 Confiar el control de estos desembolsos a una persona de confianza y con

conocimiento del manejo contable y administrativo de la empresa
¿Qué se puede pagar? De caja chica

Entre los pagos que se pueden hacer con este monto en efectivo están:

 Papelería, consumibles y artículos de oficina

 Utensilios y productos de limpieza

 Pasajes y transporte público

 Combustible, peajes y tarifas de estacionamiento

 Materiales y mano de obra de reparaciones menores

 Suministros cotidianos, como agua purificada y café

¿Cómo llevar una caja chica?

Lo primero es designar a una persona honesta como responsable, y después

asignar una cantidad que corresponda con los movimientos de dinero cotidianos.

El óptimo manejo de caja chica requiere pedir siempre un recibo y anotar todas las
cantidades entregadas y el concepto del pago, sin importar lo pequeño que sea el
monto.

El registro de caja chica se elabora diariamente y debe asentar

la fecha,

el nombre del responsable,

la cantidad inicial y el monto total gastado,

y luego una lista en que se incluya :

el número de la factura o recibo que respalda cada gasto,

su concepto

y la cantidad pagada.

los gastos administrativos incluyen:

renta de oficinas, teléfonos, luz, sueldos, salarios, honorarios, gratificaciones,

vacaciones, prima vacacional, aguinaldo, IMSS, Infonavit, papelería y útiles,
seguros, depreciaciones y amortizaciones del equipo e instalaciones utilizados por
el departamento de administración, combustibles, gastos de representación y, en
general, todos los gastos efectuados por el departamento administrativo.

Lo mismo sucede con el pago de las nóminas. Si se va a pagar a los empleados

del área adminsitrativa, es decir, aquellas personas que se dedican a la gestión
del negocio, se registrará como gasto de administración y se especificará como
sueldos y salarios.

Sin embargo, si se va a pagar a los empleados de producción, la cuenta se

registra como costo de operación y se especifica como sueldos y salarios, ya que,
como explicamos más arriba, este egreso está relacionado directamente con la
fabricación del producto final.

la sugerencia es calcular siempre estos valores cada 3 o 6 meses ya que pueden

variar según la situación del mercado y otros cambios.
COSTOS OPERATIVOS:

 Materiales, equipos y productos;

 Contratación, formación y despido de empleados;

 Retribución a la dirección y a los empleados;

 Gastos de logística (stock, almacenamiento y transporte);

 Servicios de oficina y contabilidad;

 Alquiler de inmuebles y cuentas de consumo respectivas (luz, agua,

internet, etc.);

Que contiene un recibo de pago.

 El encabezado debe contener el concepto ‘Comprobante de pago‘ escrito de

la forma más clara posible. No dejes espacio para ningún tipo de confusión.

 Datos fiscales, razón social y/o nombre de la persona que emite el recibo.

 Fecha en la que se realiza la transacción.

 Número del documento.

 ‘Recibí de‘ con los datos del emisor a continuación.

 ‘La cantidad de’ con espacio para apuntar las cantidades de producto -en el
caso de que sea aplicable-.

 ‘Por concepto de‘ para especificar de manera detallada cuál ha sido el

producto o servicio que ha dado base a la transacción que queda reflejada en el
recibo de pago.

Ejemplos de modelo de recibo de pago

A continuación, te facilitamos un ejemplo para que puedas
copiarlo y adaptarlo como prefieras:
En (añadir ciudad) a (día) de (mes) de (año)
Recibí del Señor/a (nombre del emisor), la cantidad de
(cantidad en euros), en concepto de pago total o pago parcial
de la compra/adquisición/servicio (producto o servicio
adquirido).
Firma y DNI del vendedor.
FORMATO DE CAJA CHICA

FORMATO DE CAJA
Saldos Mensuales
En este caso igual debemos obtener el saldo inicial, que debe
ser el saldo del año anterior, puesto que iniciamos en enero
de x año.
FORMATO DE COSTO DE MANTENIMIENTO