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Factura - ¿Qué es una factura?

Una factura es un documento de índole comercial que indica la compraventa de un bien o servicio.
Tiene validez legal y fiscal.
Una factura es un documento de carácter mercantil que indica una compraventa de un bien o servicio y
que, entre otras cosas, debe incluir toda la información de la operación.
Podemos decir que es una acreditación de una tranferencia de un producto o servicio tras la compra del
mismo.

Definición: La factura es un documento legal que constituye y autentifica que se ha prestado o


recibido un servicio o se ha comprado o vendido un producto. En la factura se incluyen todos
los datos referentes a la operación y, la emisión de la misma, es de obligado cumplimiento en
operaciones mercantiles.

Una factura es un documento de tipo mercantil que sirve para recopilar toda la información relacionada
con la compra y la venta de un producto o servicio. El concepto de factura abarca pues detalles
específicos sobre la operación en cuestión, así una factura sirve para demostrar la entrega de un
producto o servicio tras su compra a modo de justificante.
Además, el modelo de factura depende directamente del producto o servicio del que se trate, de cómo
haya sido la compra y de las necesidades de cada momento.

Quién está obligado a hacer facturas


Todo empresario o autónomo están obligados a hacer facturas por la venta de bienes o servicios.
También están obligados en caso de anticipos, salvo cuando se trate de ventas intracomunitarias de
bienes exentos.
Concretamente, todo empresario o autónomo están obligados a emitir factura en los siguientes
supuestos:
Cuando su cliente es otro empresario o autónomo.
Cuando su cliente (un particular) lo solicita para fines tributarios.
Para la exportación de bienes que están exentos de IVA (salvo en las tiendas libres de impuestos).
Para operaciones intracomunitarias.
Cuando su cliente sea la Administración pública o una persona jurídica que no sea empresario o
autónomo (en el primer caso, se debe emitir una factura electrónica).
Para la venta de bienes de montaje o instalación antes de ponerse a disposición en el territorio donde se
aplica el impuesto.
Para ventas que se realizan a distancia y ventas sujetas a impuestos especiales.
El emisor de la factura siempre debe guardar una copia y entregarle otra a su cliente.
Regulación de los contenidos obligatorios de una factura
Los contenidos de una plantilla de factura están prefijados por la normativa de facturación.
Estos contenidos son de obligado cumplimiento para todo aquel que ha de emitir una factura que
justifique la compraventa de un bien o servicio.
La omisión de uno de sus contenidos obligatorios puede anular la validez frente a la Agencia Tributaria,
que es el organismo supervisor para que se cumpla la normativa.
Obligación de emitir una factura
Emitir facturas tiene carácter obligatorio para dejar constancia y poder comprobar la realización de la
operación comercial.
Omitir la emisión de la factura puede significar un delito tributario, perseguido por las autoridades
fiscales del país.
Información necesaria de una factura
Para emitir una factura se necesita incluir algunos datos básicos; obligatorios para la validez de la
misma:
Número de la factura (correlativo a la serie numérica).
Nombre o razón social del comprador y vendedor, ya sea una empresa o una persona física.
NIF del comprador y vendedor así como su dirección fiscal.
Fecha de expedición.
Fecha de operaciones cuando esta no coincide con la de expedición.
Descripción del bien o servicio.
El precio por unidad y el precio antes de impuestos de cada uno de los bienes o servicios.
Si existe algún descuento o anticipo señarlo.
Impuestos: el Impuesto sobre el Valor Añadido y el tipo que se aplica así como el IRPF.
La cuotra tributaria.
El importe total.
Si la factura está exenta de IVA se debe hacer constar citando la ley de IVA y el artículo por el cual queda
exenta (por ejemplo, "Factura exenta de IVA, según art. 20. Uno. 26º").
En casos de facturación por el destinatario o de inversión del sujeto pasivo se debe mencionar.
En caso de pertenecer al régimen especial de bienes usados o al régimen especial de agencias de viaje
también se debe consignar en la factura.
Tipos de factura
Básicamente, existen dos tipos de factura:
La factura completa.
La factura simplificada.
Los contenidos de la primera están expresados en el apartado anterior. Por lo que hace a la factura
simplificada, los contenidos son iguales salvo en que:
La factura simplificada no incluye los datos del cliente y;
el IVA puede señalarse sin desglosar e ir incluido en el precio final. El tipo de IVA, ahora bien, se debe
señalar.
Pueden emitir facturas simplificadas todos aquellos empresarios o autónomos autorizados por el
Departamento de Gestión Tributaria.
También se pueden emitir facturas simplificadas en los siguientes casos:
Cuando el importe de la factura no supera los 400 euros (IVA incluido).
Para emitir facturas rectificativas.
Por determinadas operaciones, inferiores a 3 000 euros (IVA incluido), por las que el reglamento de
facturación anteriormente vigente (Real Decreto 1496/2003) permitía la expedición de tiques.
Además de estos dos tipos principales, existen otros tipos de factura que se mencionan a continuación:
La factura proforma, que, a diferencia de una factura ordinaria (ya sea simplificada o completa), no tiene
validez fiscal.
La factura rectificativa, para modificar, abonar o anular una factura emitida.
La factura recapitulativa. Recoge en un mismo documento todas las facturas enviadas a un cliente en un
periodo determinado.
El duplicado de factura. Tiene el mismo valor que la factura original, por lo que no debe confundirse con
una copia.
La factura electrónica, para ventas de servicios o bienes a la Administración pública.
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Los requisitos básicos y obligatorios que, como mínimo, debe contener una factura son los
siguientes:

 Número de factura y, si corresponde, serie.


 Fecha de emisión.
 Fecha de operación en el caso de ser diferente a la de emisión.
 Datos del emisor de la factura: NIF, nombre y apellidos y/o denominación social.
 Descripción de los bienes entregados y/o servicios prestados.
 Tipo impositivo aplicado y, opcionalmente, la expresión "IVA incluido".
 Contraprestación total.
 En facturas rectificativas, referencia a la factura rectificada.
 Cuando se produzcan las siguientes circunstancias:

- Operaciones exentas: referencia a la norma.


- Mención "facturación por el destinatario".
- Mención "inversión del sujeto pasivo".
- Mención "Régimen especial de Agencias de viajes".
- Mención "Régimen especial de bienes usados".
Para que una factura sea considerada válida a efectos legales, debe contener, al menos, los
datos descritos anteriormente y será calificada como "Factura simplificada".
La "Factura completa" llevaría más datos en ella. Podéis ver la normativa descrita en la página
de la Agencia Tributaria en su apartado de Contenido de las Facturas.

Algunas normas generales a tener en cuenta

 La numeración de las facturas debe ser consecutiva, sin poder dejar espacios o saltos
en la serie.
 Puedes utilizar diferentes series de facturas si existe una razón que lo justifique como,
por ejemplo, si tu negocio tiene varias tiendas en las que presta diferentes servicios.
 Será obligatorio utilizar una numeración de facturas diferente para las facturas
rectificativas.
 Cuando en la misma factura se apliquen tipos de IVA diferentes, tendrás que desglosar
en la propia factura los distintos tipos de IVA, las bases imponibles para cada tipo de
IVA y la cuota de IVA a pagar.

Partes de una factura


 Apellido y nombres o denominación o razón social del titular.
 Nombre comercial (si lo tuviera.)
 Dirección de la casa del matriz.
 Dirección del establecimiento donde está ubicado el punto de emisión.
 Numero de RUC.
 Denominación de comprobante de pago.
 Numeración del comprobante: serie y numeración correlativa.
 Apellidos y nombres o denominación o razón social del comprador o usuario.
 RUC del comprador o usuario.
 Fecha de emisión.
 Numero de las guías de remisión o de otros documentos relacionados con la operación.
 Bien vendido o cedido en uso, descripción o tipo de servició prestado unidad de medida y
numero de serio y/o motor.

Requisitos de facturación en Guatemala Ericsson solo realiza pagos de facturas originales válidas. Si no
se cumplen los requisitos que se indican a continuación, podrían retrasarse los pagos o rechazarse la
factura. Requisitos de facturación Para garantizar la calidad de los mensajes y que los pagos se realicen
en el plazo previsto, las facturas y las notas de crédito recibidas deben incluir la siguiente información:
Información del proveedor:  Nombre del proveedor  Dirección del proveedor  NIT (Número de
Identificación Tributaria - 232049-5)  Número de teléfono del proveedor, persona de contacto y
dirección de correo electrónico Información de Ericsson  Dirección de facturación y entidad jurídica de
Ericsson tal y como figuran en la orden de pedido. Número de Identificación Tributaria de Ericsson 
Número de la orden de pedido de Ericsson (una orden de pedido por cada factura) Contenido  Las
palabras FACTURA o CRÉDITO  Número de la factura (debe ser exclusivo)  Fecha de la factura
(especifique el formato empleado)  Moneda. Debe emplearse la misma divisa que se establece en la
orden de pedido  Una copia del PO debe ser presentado con la factura  Entrada de mercancías
número (GR)  Si se aplican varias retenciones (IVA, retenciones de impuestos), se especificará el tipo
impositivo para cada cantidad gravable  Especificación de los bienes y servicios entregados o prestados.
Las partidas de artículos y la descripción de la orden de pedido deben coincidir con lo indicado en la
factura  Cantidad total que se debe pagar y cantidad total sin impuestos.  En el caso de las notas de
crédito, se especificará el número de factura que se abona (una nota de crédito por factura)  En la
factura figurará: “Sujeto a Pagos Trimestrales”, “Sujeto a retención definitiva” o “Autorizado para
realizar pago directo según resolución #...” según el régimen que le sea aplicable (para proveedores
nacionales) Dirección postal (lugar al que se enviarán las facturas para proceder al pago) ERICSSON DE
GUATEMALA S.A. 5ª. Ave 5-55 zona 14, Europlaza Torre I, Nivel 16 Oficinas 1601-1602, Guatemala,
Guatemala, 01014 Dirección de facturación (en la factura deberán figurar el nombre y la dirección de la
compañía) Introduzca el nombre correcto de la compañía Ericsson: ERICSSON DE GUATEMALA S.A. En la
factura, deberá indicar la misma dirección que figura en la orden de pedido

Procedimiento para la autorización de facturas

1. Primero, ingresar a la Agencia Virtual del portal de la SAT.

2. Ingresar número de usuario o Número de Identificación Tributaria —NIT— y contraseña.

3. Seleccionar la opción Agencia Virtual.

4. Luego, hacer clic en Menú.

5. Buscar la opción Registro fiscal de Imprentas.

6. Entonces, seleccionar la opción Autorización de Documentos.

7. Es cuando se podrá visualizar el formulario SAT-157 Autorización de Documentos, donde


se mostrará el NIT y el nombre del impresor.

8. Seleccionar Tipo de Impresor y luego Establecimiento del Impresor.

9. También ingresar el NIT del contribuyente que solicita los documentos.

10. Seleccionar el tipo de documento.

11. Ingresar la cantidad y serie de documentos.

12. Entonces, hacer clic en Validar y luego en Sí presentar.

13. Finalmente, hacer clic en Imprimir hoja de autorización.

Después de hacer este proceso, la SAT entregará la resolución de autorización de Facturas y


documentos. Esta deberá ser firmada por el contribuyente o representante legal.
(Foto: SAT Guatemala)

Información importante

 Este trámite también aplica para otros documentos como notas de crédito, notas de débito,
notas de abono y otros documentos tributarioscon soporte en papel.

 Los documentos que se autoricen para emitirse en papel tienen una vigencia de dos
años contados a partir de la fecha de la resolución de autorización emitida por la SAT, vencido
el plazo de dos años, las facturas y otros documentos perderán su vigencia y el contribuyente
deberá solicitar una nueva autorización.

 Si el contribuyente no puede realizar el procedimiento vía electrónica, puede hacerlo en


cualquier oficina o agencia tributaria del país, en donde se le debe dar asistencia en el
procedimiento.
Factura simplificada
Es, para que se entienda perfectamente, el ticket de toda la
vida. Es decir, no habrá la información fiscal de ambas
partes. Diferencia entre factura y ticket.

Factura ordinaria
Es, en palabras sencillas, la factura “normal” . La que
usamos para justificar cualquier actividad económica. Con
las diferentes partes que tiene que contener. Cómo hacer
una factura

Factura rectificativa
Cuando hemos cometido algún error y tenemos que
solucionarlo, haremos una factura rectificativa. Errores
como enviarla a la persona equivocada, o equivocarnos en
la cantidad. Puedes ampliar formación aquí

Factura recapitulativa
Este tipo de factura se emite para agrupar diferentes
operaciones que dirigimos al mismo cliente, de forma que
sea una única factura pero con todas las facturas
correspondientes a un periodo, dentro de un mismo mes
natural.

La mayoría de veces se agrupan albaranes o presupuestos


y si hablamos de facturas ya emitidas, al hacer la factura
recapitulativa tendrá valor siempre y cuando anulemos
todas las anteriores. Deberemos emitirlas antes del día 16
del mes siguiente al que corresponden.

Factura proforma
Son para ofertas comerciales y muy utilizadas en el
comercio internacional. Las haremos antes de concretar
una venta, por eso no tiene valor contable, pero sí sirve
para justificar la actividad o el servicio prestado. Es por ello
que no requerirá de una numeración, ni la necesidad de
firmarlas o sellarlas. Dicho de otra forma, es como si fuera
un presupuesto que le hacemos a nuestro cliente
esperando a que lo aprueba y podamos convertirlo a
factura. Sin embargo, la factura proforma tiene mayor
validez jurídica a la hora de justificar gastos e inversiones.

Nota: Debemos explicitar que se trata de una factura


proforma.

Factura electrónica
Es exactamente el mismo tipo de factura que una factura
en papel. En enero del 2013 se le dio el mismo tratamiento.
Es por eso que deberá contener todos los datos
obligatorios que deben constar en una factura.

Nota: No podemos considerar un pdf como factura


electrónica ya que para que lo sea, deberemos poner la
firma electró
Factura comleta

La factura completa es el tipo de factura que cumple con todos los requisitos que estipula
la normativa vigente. Esta aclara que la emisión de este documento será obligatoria para toda
operación comercial realizada por un empresario o profesional en el ejercicio de sus funciones.