Conservación.

Legibilidad, autenticidad e integridad

Todas las facturas, sean electrónicas o en papel, deben garantizar:

La legibilidad de la factura.

La autenticidad del origen de la factura (es decir, garantizar la identidad del obligado a su
expedición y del emisor de la factura, que pueden ser la misma persona).

La integridad del contenido de la factura (es decir, garantizar que su contenido no ha sido
modificado).

En el caso de la factura electrónica:

La legibilidad la facilita el programa informático que la crea o recibe.

La autenticidad y la integridad se pueden garantizar de diversas formas:

Mediante firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.

Mediante intercambio electrónico de datos EDI.

Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de
Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.

Mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto
pasivo, siempre que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria
conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma
documenta.

Tipos de facturas electrónicas

Conviene distinguir dos tipos fundamentales de factura electrónica: la factura electrónica con
formato estructurado y la factura electrónica con formato no estructurado.

Ambas son documentos electrónicos susceptibles de ser transmitidos mediante redes de

comunicaciones electrónicas, como Internet. La diferencia estriba en que el formato estructurado
facilita su tratamiento automatizado mientras que el no estructurado no lo facilita.

Facturas en formato estructurado

Las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automáticamente
por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente
automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Ejemplos de
formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc.

Facturas en formato no estructurado

Las facturas en formato no estructurado consisten esencialmente en una imagen, lo que implica
que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor
requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente
automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Entre estas tenemos las
facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF.

Ventajas de la factura electrónica

Beneficios específicos de la factura electrónica son:

acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro;

reducir errores humanos;

eliminar costes de impresión y envío postal;

facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas;

reducir drásticamente el espacio necesario para su almacenamiento;

mejorar el servicio al cliente; eliminar el consumo de papel y su transporte, con el consiguiente

efecto positivo sobre el medio ambiente;

facilitar la lucha contra el fraude;

subsumir la factura en los sistemas informáticos empresariales, mejorando drásticamente su

gestión;

y, esto es lo más importante, contribuir a la modernización de la economía y al desarrollo de la

Sociedad de la Información.

Los beneficios económicos derivados de la automatización del proceso de la factura superan a los
ahorros en impresión y envío postal. Por eso, el máximo beneficio potencial se realiza mediante el
empleo de facturas electrónicas con formato estructurado, si bien hay escenarios donde no se
materializan estos beneficios, como el caso de facturas destinadas a personas físicas.

Estos beneficios, sin embargo, no podrán materializarse si no se superan importantes retos. Cabe
destacar los siguientes:

su adopción por la Pequeña y Mediana Empresa (PYME), que constituye el segmento más
importante del tejido empresarial español y europeo;

su aceptación por los ciudadanos; su implantación en las Administraciones públicas; y

la interoperabilidad de los sistemas de facturación electrónica que permita su uso en la

interrelación comercial tanto dentro como a través de nuestras fronteras.

Como se crea aplica una factura en Excel:

1. Accede a la interfaz de usuario de Excel

En este caso, hemos utilizado la versión de Excel para Mac del año 2017, por lo que, si estás
utilizado esta misma versión de Excel, lo más probable es que veas una interfaz similar o igual a
que mostramos en la siguiente captura. No obstante, pueden presentarse algunos cambios si
estás usando Excel para Windows, pero ¡no te preocupes! El procedimiento que debes seguir es
prácticamente el mismo tanto en Mac como en Windows.

2. Escribe "facturas" (sin comillas") en el cuadro de búsquedas

Entre los trucos para emitir una factura en Excel, debes indicar este criterio de búsqueda te
permitirá acceder de una forma mucho más rápida a todas las plantillas de factura disponibles en
tu versión de Excel.
3. Elige el formato de factura que se ajuste a las necesidades de tu negocio

La herramienta Excel te mostrará los diferentes tipos de factura y deberás elegir aquella que se
ajuste mejor a las necesidades de tu empresa. Para este ejemplo en concreto hemos elegido la
más sencilla de todas: "Factura".

Una vez escogido el formato de tu factura, haz click sobre el mismo y, a continuación, pulsa en el
botón "Crear".

4. Abre el formato de factura seleccionado en Excel

Cuando hagas click en el botón Crear, se abrirá el formato de factura en tu programa Excel. Como
verás, este modelo viene con información predeterminada que puedes editar con los datos de tu
negocio según tus necesidades.
5. Edita la información de la empresa

Ahora deberás situar el cursor encima de cada uno de los apartados para poder editar la
información y agregar los datos de tu negocio, logotipo y otros detalles importantes para tu
factura. Cuando los cambies, se verán reflejados automáticamente en la factura.

Asimismo, el formato de factura que viene por defecto en la versión de Excel para Mac tiene la
configuración en Euros, por lo que deberás cambiarla para hacer tus facturas en otras monedas si
así lo requiere tu negocio. Para que los cambios se apliquen correctamente, debes ubicarte en
cada celda donde vayas a realizar los cambios y elegir la moneda correspondiente.

¿QUE ES UNA NOTA DE CREDITO?

Una nota de crédito es un documento legal que se utiliza en transacciones de compraventa donde
interviene un descuento posterior a la emisión de la factura, una anulación total, un cobro de un
gasto incurrido de más o la devolución de bienes.

Es un comprobante que una empresa envía a su cliente para acreditar la devolución de un valor
determinado por el concepto que se indica en la misma nota.
Ejemplo de cuándo utilizar una nota de crédito

La empresa A envía una factura a B. B contacta con A, dado que la factura es errónea y no había
contratado el servicio completo.

A, una vez de acuerdo con B, envía una nota de crédito a B con el importe de la anulación de la
factura original.

Rectifica facturas con notas de crédito

Las facturas emitidas no se pueden eliminar ni destruir. Fiscalmente, la mayoría de países no lo

permiten.

Es por ello que, si se comete un error en una factura, se debe crear una nota de crédito por el
valor de la factura. Ese valor ha de ser negativo.

Recuerda que también puedes anular tus facturas haciendo una factura rectificativa.

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¿QUE ES UN RESIVO?

El recibo es el documento que acredita el pago de una determinada cantidad de dinero, emitido
por la persona acreedora (quien recibe el dinero o emite la factura por un bien o servicio), y
dirigido a la persona deudora (quien paga, es decir al receptor del bien o el servicio).

El objetivo del recibo es dejar constancia de la realización de un abono que estaba pendiente. No
existe regulación mercantil específica, siendo las instrucciones del Consejo Superior Bancario y las
prácticas bancarias y comerciales las normas supletorias de protección jurídica. Dicho de otro
modo, el recibo no tiene carácter impositivo, su utilidad es únicamente informativa, por lo que no
existe una finalidad tributaria.

El recibo es considerado un efecto de comercio con características similares a la letra y al pagaré,

pudiéndose endosarse y descontarse siempre que esté aceptado.

Normalmente se realizan por duplicado, entregándose una copia al receptor y otra al emisor para
tener ambos un registro del recibo.

¿QUE ES UN CONTRATO?

Un contrato es la representación jurídica de una disposición natural del hombre a consensuar con
su igual distintos pactos que representen beneficios mutuos.

Es decir, es un acuerdo voluntario entre dos partes, llamadas deudor y acreedor, que pueden ser
físicas o jurídicas; además, cada parte puede estar constituida por más de una persona, así, puede
haber más de un deudor y/o más de un acreedor vinculados por el contrato.
patronales, deberás utilizar el SUA y con ello obtener el disco de pago con el que podrás efectuar
el pago respectivo. Estas cuotas deberán pagarse a más tardar el día 17 del mes siguiente al que
correspondan.

Impuesto sobre la nómina: Es necesario que determines mensualmente el impuesto sobre la

nómina correspondiente a los pagos que hagas a tus trabajadores. La fecha límite de pago es el día
17 del mes siguiente.

ISR retenciones por salarios: La suma de las retenciones ISR efectuadas a tus empleados en un mes
calendario deberán enterarse al SAT a más tardar el día 17 del mes siguiente al que correspondan.

Paso 9: Procesos extraordinarios de nómina

Cabe mencionar que también debes de contemplar procesos extraordinarios de nómina como:

Participación de los trabajadores en las utilidades (PTU): Año con año debes determinar el importe
de la PTU que pagarás a tus empleados, de acuerdo a la Ley Federal del Trabajo cuentas con 60
días posteriores a la fecha en la que hayas presentado tu declaración anual para realizar el pago
correspondiente.

Gratificación anual (Aguinaldo): Es necesario que determines el importe de aguinaldo que deberás
pagar a tus empleados, como mínimo y de acuerdo a la Ley Federal del Trabajo son 15 días de
salario por cada año laborado, la fecha límite de pago es el 20 de diciembre.

FORMATOS DE ENTRADA DE ALMACEN

Documento Oficial que acredita el ingreso real y material de un bien o elemento a la Bodega,
constituyéndose así en el soporte (soporte documentario) para legalizar los registros en almacén y
efectuar los asientos de contabilidad.

SALIDA DEL ALMACEN

La nota de salida de almacén es una Orden, que emite el vendedor, cuando una persona compra
un producto, una vez que la persona ha cancelado, el vendedor, emite una nota de despacho o
salida de mercancías, ordenando al almacén entregar el producto solicitado al cliente.

Documentariamente

Hace referencia a los documentos que sirven de soporte a los ingresos o salidas de las mercaderías
del inventario del almacén.
Documentos fuente

Entradas

* Orden de compra.

* Nota de entrada o vale de ingreso al almacén.

* Guía de remisión (proveedor o fabricante).

Documentos p/ ent. o ing.

Salidas

* Vales o notas de retiro.

* Tarja al detalle (puertos).

* Guía de remisión (del vendededor).

¿QUE ES UN ESTADO DE CUENTA?

El estado de cuenta es un documento de validez oficial que expide una institución bancaria o
financiera, en donde se visualiza el saldo de la cuenta o crédito y se registran los movimientos que
se hayan realizado por un periodo determinado. Éste se expide de manera mensual, en formato
físico o digital.
No solo por apertura de cuenta se entrega un estado de cuenta. También se te otorga, al aperturar
una cuenta bancaria, contratar un seguro, contar con una tarjeta de crédito o al comprar una
propiedad con un crédito hipotecario.

Ingresa a la vista Estado de cuenta clientes y haz clic en la herramienta Estado de Cuenta.

Selecciona el cliente a consultar y haz clic en Aceptar.

Verifica la información