MANUAL DE CAJA MENOR

1. OBJETIVO
Establecer las normas y procedimientos para el manejo de la caja menor, de conformidad con lo determinado
en el manual de políticas de la empresa FASHION STYLE LTDA y compra de bienes y servicios,
reglamentando su manejo y las cuantías autorizadas.
2. MANEJO CAJA MENOR
Para los pagos en efectivo de algunos gastos menores, se utilizan los fondos fijos de una caja menor, cuyo
monto será DOS MILLONES DE PESOS MCTE; este monto podrá ser asignado y variado por la Junta
Directiva.
Los egresos de la caja menor se realizarán solo para compras menores que no sean superiores al 10%,
tramitando el vale de caja menor e indicando en el su concepto, el valor, nombre y cédula del funcionario que
retira el dinero, firma de quien autoriza y fecha.
 Serán firmas delegadas para autorizar los vales de caja menor, las de la gerencia general y asistente de
gerencia general;
 Los recibos de caja menor serán diligenciados en tinta y su valor será indicado en letras y números.
3. SEGURIDAD
A todo funcionario en quien se delegue el manejo de una caja menor, deberá dotársele de un cofre metálico
con cerradura para que pueda depositar allí el efectivo y los soportes de los avances y gastos.
Es recomendable que los cofres de caja menor sean guardados en una caja fuerte si es posible o bajo llave en
los escritorios de los funcionarios responsables cuando no están siendo utilizados. El funcionario responsable
se encargará de velar por las condiciones de seguridad bajo las cuales se mantendrán estos recursos.
4. REGISTROS DE OPERACIONES
Toda caja menor para su manejo y para el registro de las operaciones realizadas debe contar con: Un libro u
hoja electrónica para el control y registro de cada transacción en el cual anotara los siguientes datos en
columna:
a. Fecha, pagado por concepto de, debe, haber, saldo.
b. En la columna haber se escribirá el valor de la transacción (valor de la compra del bien o servicio).
c. En la columna debe se escribirán solamente los valores recibidos como reintegro.
d. En la columna saldo se escribirá el valor que resulte de la suma entre el saldo anterior y el valor escrito
en la columna debe o la diferencia entre saldo anterior y el valor escrito en la columna haber.
e. La suma de la columna haber + saldo, tendrá que ser igual al valor de la base de caja.
5. AVANCE DE CAJA MENOR
 Se pueden efectuar avances de caja menor, cuando un funcionario solicita dinero para realizar la compra
de un bien que requiera la Entidad, previa autorización del ordenador del gasto. El funcionario
responsable del manejo de la caja menor al entregar el dinero solicitado para el avance al solicitante
deberá exigir el diligenciamiento del formato.
 El funcionario responsable del manejo de la caja menor deberá vigilar que la legalización del avance se
haga el mismo día o a más tardar al día siguiente de haberlo entregado.
 La legalización de un avance consiste en el diligenciamiento del recibo de caja menor, la entrega de la
respectiva factura y la devolución del dinero sobrante, si es del caso, y la consecución de la aprobación
por parte del ordenador del gasto. (En caso de transportes urbanos en buses o taxis, no se requerirá de la
presentación de factura y deberán ser aprobados por el ordenador del gasto.
 Una vez realizada la legalización del avance, el funcionario responsable del manejo de la caja menor
entregara al funcionario que lo solicitó, el documento del avance para que éste lo destruya.
 La no legalización oportuna de los avances acarreará además del descuento del valor entregado, las
sanciones disciplinarias que juzgue conveniente aplicar la presidencia ejecutiva, de acuerdo con el
Régimen Laboral Colombiano y el Reglamento Interno de Trabajo.
6. RECIBO DE CAJA MENOR
 El recibo de caja menor se constituye en el documento mediante el cual se legaliza el pago de un bien o
servicio, se compone de las siguientes variables:
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 - No. De recibo
- Fecha: Escriba la fecha
- Pagado por concepto de: Describa el bien o servicio pagado.
- Valor: Escriba frente al concepto que aparece en la columna gasto, el valor pagado. Si el concepto
no aparece escríbalo en el espacio en blanco.
- En la parte inferior del recibo debe consignarse en letras el valor equivalente al escrito en números
en el total del recibo.
- Aprobado: espacio destinado para la firma del ordenador del gasto.
- Recibí: Espacio destinado para la firma de la persona natural o jurídica que recibe el pago; además
debe anotar el número de identificación (Cédula o NIT respectivamente).

 El diligenciamiento del recibo de caja menor, que debe hacerse por cada uno de los pagos efectuados,
tiene como única excepción en el reporte y legalización de los gastos ocasionados por el pago de
transporte público, caso en el cual el ordenador del gasto deberá verificar las planillas para los
mensajeros o la realización del desplazamiento que haya originado el gasto en el caso de otros
funcionarios.
 Cada recibo de caja menor debe ser legalizado con la respectiva factura y/o documento o soporte.
 El funcionario responsabilizado del manejo de caja menor no tendrá delegación de autoridad para
autorizar recibos de caja menor.
7. SOLICITUD DE REEMBOLSO
 La solicitud de rembolso de caja menor consiste en le reposición del dinero que se ha gastado en la
compra de bienes o servicios. La solicitud de reembolso de caja menor se hará una vez se haya agotado el
70% del valor de la base, para ello se debe proceder de la siguiente forma:
- Se beben tomar los formatos Recibos de caja menor, y agruparlos de acuerdo con el área,
producto, servicio o actividad a que sean imputables dichos gastos.
- Una vez estén agrupados de esa manera, se deben clasificar por concepto o cuenta que se efectué.
Ejemplo: Los recibos correspondientes a gastos de transporte, cafetería, aseo, portes y correos,
relaciones públicas, etc.
- Se deben numerar todos los recibos en orden cronológico, en cada reembolso.
 Los reembolsos de caja menor se realizarán diligenciando la planilla de reembolso relacionando el código
del producto, servicio, programa y centro de costos al cual deben cargarse dichos gastos con los códigos
de la actividad a que correspondan adjuntándole todos los documentos que sirven de soporte para los
gastos detallados.
 Al terminar la relación de gastos de caja menor habiéndole asociado a cada uno de ellos el código
correspondiente, se totalizarán los gastos relacionados en la planilla y se consignara el valor resultante en
la casilla total que se encuentra en el extremo inferior derecho del formato.
 El responsable de caja menor firmara la planilla en original y copia.
 Los cheques de reembolso serán girados a favor del responsable de la caja menor y nunca al portador, a
más tardar el día hábil siguiente a la recepción de la solicitud de reembolso del cheque por el valor
solicitado.
 Contabilidad realizara la revisión de los soportes de cada reembolso, si el resultado de la revisión es
positivo se remitirá al archivo contable. Si el resultado de la revisión tiene observaciones o glosas, se
remitirán al responsable del manejo de la Caja Menor o a la presidencia ejecutiva, según corresponda.
 En ninguna circunstancia se autorizarán vales por sumas superiores al 10% del valor del fondo en la
oficina principal y en las oficinas receptoras.

DAYANA TORRES
Garente General

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