CONTABILIDAD GENERAL

ELEMENTOS PARA LA CLASIFICACION

Y CODIFICACION DE LAS CUENTAS
CONTABLES
 ¿QUÉ ES UN COMPROBANTE DE CONTABILIDAD?

• El comprobante de contabilidad es un documento interno elaborado por la

empresa al momento de hacer un registro contable.

• Un comprobante de contabilidad puede definirse como el documento que

comprueba el registro o asiento contable realizado.
 ¿QUÉ ES UN SOPORTE DE CONTABILIDAD?

• Un soporte de contabilidad es aquel documento que con el cumplimiento de

ciertos requisitos legales respaldan una operación económica.

• El soporte de contabilidad es el documento que prueba la existencia del

hecho económico que se registra en la contabilidad.
 DIFERENCIA ENTRE COMPROBANTE DE CONTABILIDAD Y SOPORTE DE CONTABILIDAD

• El comprobante de contabilidad prueba el registro contable, y el soporte de

contabilidad prueba el valor registrado en la contabilidad, por ejemplo, un
comprobante de contabilidad puede ser una nota débito o crédito, documento que no
tiene la virtualidad de constituir prueba irrefutable como el caso de una factura.

• Los soportes contables son documentos que prueban la ocurrencia de un hecho

económico, como el caso de la factura o inclusive una letra que se ha firmado como
respaldo de un crédito, todo comprobante de contabilidad debe estar respaldado por
un soporte de contabilidad.
 SOPORTES CONTABLES

• Facturas
• Comprobantes de egreso
• Recibos de Caja
• Tarjetas de Kardex
 FACTURA
• La factura comercial es un soporte contable que además contiene los datos generales de
los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos o servicios comprados o
vendidos, impuestos y condiciones de pago.

• Desde el punto de vista del vendedor se denomina Factura de Venta y del comprador
Factura de Compra.

• La factura cumple un papel para efectos comerciales como título valor, y para efectos
tributarios como soporte de costos, deducciones e impuestos descontables.
Requisitos de la factura en el artículo 617 del estatuto tributario:

• El artículo 617 del estatuto tributario señala los requisitos que, para efectos tributarios,
debe cumplir la factura la factura de venta, que son los siguientes:
 Estar denominada expresamente como factura de venta.
 Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
 Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con
la discriminación del IVA pagado.
 Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de
venta.
 Fecha de su expedición.
 Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
 Valor total de la operación.
 El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
 Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
 Un requisito no considerado en el artículo 617 del estatuto tributario es la resolución de
autorización para facturar, que debe estar impresa en a respectiva factura.
De los anteriores requisitos señalados, los siguientes deben estar previamente
impresos en la factura:

 Estar denominada expresamente como factura de venta.

 Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
 Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de
facturas de venta.
 El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
 Quien emita facturas en papel, en formatos preimpresos, no pueden diligenciar
manualmente esos datos.
 COMPROBANTE DE EGRESO

• Es un documento contable que permite registrar el pago o abono de las

diferentes obligaciones que adquiere un ente económico. Estas
obligaciones pueden ser cuentas por pagar a proveedores, deudas laborales,
cancelación de los diferentes gastos operacionales (como servicios y
papelería), transacciones comerciales, anticipos, entre otras.
 ¿PARA QUÉ SIRVE UN COMPROBANTE DE
EGRESO?

• En términos generales, un comprobante de egreso

(también llamado comprobante de pago) sirve como
prueba para corroborar que entre dos partes se llevó a
cabo una transacción económica, os permiten llevar un
control de los gastos de un negocio
 REQUISITOS PARA QUE UN COMPROBANTE DE EGRESO SEA VÁLIDO

Para que tus comprobantes de egreso sean aceptados al momento de respaldar las salidas
de dinero en tu negocio, debes asegurarte de que incluyan la siguiente información:
 Los datos del tercero, es decir, de la persona natural o jurídica que se va a beneficiar
con el pago (como un proveedor, un empleado o un cliente).
 La fecha en que se elabora el comprobante de egreso.
 El valor a pagar.
 Además, debes detallar de dónde va a salir el dinero, indicando el método de
pago elegido para cubrir la obligación.
 También es importante dejar claro si se va a realizar el pago total de la deuda, o si se
trata de un abono o anticipo.
 Se debe especificar qué factura de compra está siendo respaldada con el comprobante
de egreso.
 Opcionalmente, en este documento contable puedes indicar si aplica el cobro de
impuestos o descuentos. Esta información es importante sobre todo si no la pusiste en
tu factura de compra.
 Además de los requisitos anteriores, es importante que te asegures de incluir códigos
de cuentas (por ejemplo, el código del método de pago). Esto va a facilitar el registro
de los movimientos económicos en tus libros contables.
 RECIBO DE CAJA INGRESO

• Los recibos de caja son los documentos que

respaldan entradas de dinero a tu empresa.
Cada vez que registres un Ingreso, ya sea como pago de una
factura de venta o por otros ingresos asociados a cuentas
contables, automáticamente quedará registrado un recibo de caja
para dicho dinero recibido.
 Como características del recibo de caja puede señalarse que
los recibo se están de numerados y se emiten de forma
correlativa. Debiendo constar en los mismos el importe (en
números y en letras), el nombre de la entidad que recibe el pago,
el concepto, lugar, fecha de emisión y firma del cajero.

 Si el pago se realiza mediante un cheque, es como un hacer

constar, el número del cheque y el banco.
 RECIBO DE LA CAJA DE EGRESO

En este caso el documento lo que respaldan no es la recepción de un pago si

no es un desembolso en efectivo realizado al tiempo de comprar
determinados bienes o servicios, generalmente al contado.

Cuando se habla de recibo de caja menor, se hace referencia a aquel dinero

sale de la caja “menor” de la empresa en relación a compras como pagos
relacionados con gastos de la actividad como pueden ser, gastos de material
de oficina, mensajería, cafetería, transporte u otros.
 RECIBO DE LA CAJA DE EGRESO

En este caso el documento lo que respaldan no es la recepción de un pago si

no es un desembolso en efectivo realizado al tiempo de comprar
determinados bienes o servicios, generalmente al contado.

Cuando se habla de recibo de caja menor, se hace referencia a aquel dinero

sale de la caja “menor” de la empresa en relación a compras como pagos
relacionados con gastos de la actividad como pueden ser, gastos de material
de oficina, mensajería, cafetería, transporte u otros.
 TARJETAS KARDEX

 La tarjeta de kardex u hoja cardex esté hace referencia al formato integral de inventario, físico o

digital, para mantener el registro de las entradas y salidas de activos e insumos de una empresa u
organización.

 Este formato de lo que es tarjeta de kardex permite tener conocimiento tanto de las existencias, el
tránsito y la distribución de materiales, pero también permite calcular los costos inherentes, sin tener
que hacer inventario en físico.

 Lo que es tarjeta de kardex aplica tanto para la comercialización, como para el control de activos
fijos, insumos de funcionamiento interno, equipos, consumibles, móviles, y cualquier elemento del
patrimonio y estructura contable.
 MÉTODO PROMEDIO PONDERADO

En este caso, la variación de los costos promedios ponderados de las entradas, en distintos

momentos de adquisición, afecta el precio o el valor promedio de los activos o productos de
la organización.

Por ejemplo, si en una mueblería, el 10 de mayo se adquieren mediante los proveedores de

costumbre, una cantidad de diez y seis (16) colchones ortopédicos de una marca “X” a un
costo de 6.500$; pero luego, el 29 de mayo, se hizo una segunda compra de siete (7)
colchones a un precio a 8.000$ ¿Cuánto es el costo de la requisición?
 MÉTODO PROMEDIO PONDERADO

En este usa el método ponderado para promediar el costo total de la mercancía. En este

caso, se suma el costo de cada producto de la entrada y se divide entre la cantidad de
productos. Es decir:

Ejemplo de cálculo ponderado de costos en el Kardex

 Primera compra: 16 colchones x 6.500 $ = 104.000 $

 Segunda compra: 7 colchones x 8.000 $ = 56.000 $
 Total= 160.000 $ total de la inversión / 23 colchones =
 Costo actualizado de cada colchón = 6.956,5 $
 MÉTODO PESPS

Partiendo del mismo ejemplo, vemos que los productos de la primera compra, realizada el
10 de mayo, deben ser priorizados para su salida. Por ello, el precio debería de ese lote
debería ser más barato y, los productos comprados el 29 de mayo, deberían ser vendidos a
mayor precio por tener mayor coste.

Si se vendieran 20 colchones, quedaría de la siguiente forma:

 Se vende primero 16 colchones x 6.500 $ = 104.000 $ (de la Primera compra)

 Luego se vende 4 colchones x 8.000 $ = 32.000 $ (parte de la segunda compra)
 MÉTODO UEPS

En este caso del método UEPS, se prioriza la salida de los productos que entraron de
último. En el ejemplo, vemos que las unidades de la última compra, realizada el 29 de
mayo, salen de primero. Por ello, el precio debería de ese primer lote debería ser mayor que
los productos comprados el 10 de mayo, que se venderán luego.

Si se vendiesen 20 colchones, quedaría de a siguiente forma:

 Se vende primero 7 colchones x8.000 $ = 56.000 $ (de la Primera compra)

 Luego se vende 13 colchones x 6.500 $ = 104.000 $ (parte de la segunda compra)