7. La Contabilización de los 7.

4 La Contabilización del
Gastos e Ingresos IVA
7.1 Las Cuentas de Gestión 7.5 La Contabilización de
7.2 La Contabilización de los Anticipos
las Compras 7.6 La Contabilización de
7.3 La Contabilización de los Envases y Embalajes
las Ventas y Prestación 7.7 La Contabilización de
de Servicios otros Gastos e Ingresos
L
as cuentas no son otra cosa que ciertas características de afinidad, las
medios contables con cuales nos permiten graficar todos los
instrumentos de operación, aumentos y disminuciones que
mediante los cuales podemos ocurren en los diversos elementos de
subdividir el activo, el pasivo y el la ecuación.
capital y agruparlos de acuerdo a

Ejemplo:
 Si queremos conocer el movimiento del efectivo en caja, utilizaremos una
cuenta que refleje ese bien y que llamaremos “caja”.
 Si queremos conocer el movimiento que afecta a los derechos que tenemos
sobre terceros denominaremos la cuenta “Cuenta por cobrar”
 Las sillas, mesas, archivos, etc., se reflejarán en una cuenta denominada
“Mobiliario”.
 Lo que debemos a terceros mediante facturas lo mantendremos en una
cuenta de pasivo denominada “Cuenta por pagar”
 La forma y el contenido de la cuenta van a variar de acuerdo de una empresa
a otra. Y principalmente va a depender del tipo de sistema contable que se
esté utilizando para registrar las transacciones.

Podemos enumerar algunos de los métodos para hacer registros de datos dentro de
una empresa.

 Libros empastados (donde se utiliza una hoja para cada cuenta).

 Libro de hojas movibles (tipo carpeta de gancho, donde se pueden ir
agregando hojas de acuerdo de las transacciones).
 Tarjetas sueltas para las cuentas donde hay que emplear máquinas de
contabilidad.
 Sistemas de tarjetas o cintas para computadoras (este sistema lo utiliza
empresas grandes donde existen volúmenes importantes de operaciones y
para lo cual tienen que valerse de procesamiento electrónico de datos, por
medio del computador).

 Cualquiera que sea el método a utilizar toda “cuenta” presenta

características comunes:
 En la parte superior se coloca el nombre y un código para diferenciarla de
otra cuenta que exprese con claridad su contenido “vehículo, mobiliario,
caja, banco, efecto por pagar, etc.”.
 En la columna de fecha se describe el día mes y año en que ocurre la
operación que se va a registrar en la cuenta el año y el mes no es necesario
repetirlo sino cuando varía.
  En la columna denominada descripción se describe en forma breve pero
clara el motivo que ha originado el aumento o disminución de la cuenta, por
ejemplo, venta de contado. Cobro de P. Pérez, pagó a sueldos, etc.
 En la columna del “debe” se anotan los importes en términos monetarios
que significan cargo o débito para la cuenta.
 En la columna del “Haber” se anotan los importes en términos monetarios
que represente abono o crédito para la cuenta.
 En la columna de saldo señalaremos lo que va quedando en la cuenta en
término monetario, después de cada cargo o abono.
 En la columna de “folio” se presenta una referencia donde señalaremos el
libro de contabilidad de donde proviene la operación que se está
registrando.

Para concluir con el tema de las cuentas de gestión podemos indicar lo siguiente:

 Las cuentas de gestión son aquellas cuentas de la empresa, que

principalmente se registran como un ingreso o un gasto para la empresa.
 Se diferencian de las cuentas de patrimonio cuando conocemos si las
mismas afectan o no al patrimonio final de la empresa.
 Al final del ejercicio, se registra en una cuenta que resume todas las cuentas
de gestión, y a esta la llamamos, Resultado del Ejercicio.
 Por lo tanto, en ese momento nos daremos cuenta cuál fue el resultado de la
gestión de la empresa, es decir si obtuvimos una ganancia o si por el
contrario tuvimos una pérdida.
 Es en ese momento en que tendremos que reducir del balance, parte del
patrimonio. ya que las ganancias y pérdidas afectan el patrimonio de la
empresa,
 Recordemos que las cuentas de gestión se acumulan y se plasman en un
documento llamado Estado de Resultados, mientras que las cuentas de
patrimonio las resumimos y plasmamos en un documento llamado Balance
General.
 Una orden de compra dirigida al proveedor previamente seleccionado, en la
cual se indican los precios y demás estipulaciones en que se está dispuesto a
comprar los bienes.
 Un remito del proveedor que acompaña a la mercadería.
 Una nota de recepción de las mercaderías preparada en el sector que las
recibe y en donde aparecen datos relativos a su descripción y cantidad y el
resultado del pertinente control de calidad.
 La factura del proveedor, que entre otros datos indica cantidad, precios
unitarios y totales, e impuestos, así como la forma y las condiciones en que
deberá efectuarse el pago.
 Las devoluciones de bienes y las bonificaciones por volumen están
respaldadas por notas de crédito emitidas por el proveedor.
  Asumiendo un pasivo no documentado (suele denominársela en cuenta
corriente).
 Asumiendo un pasivo documentado mediante pagarés, letras de cambio,
cheques diferido u otros instrumentos financieros.
 Entregando efectivo.
 Entregando un cheque de depósito inmediato contra una cuenta corriente
bancaria del ente.

Una compra de bienes de un ente razonablemente organizado motiva la aparición

sucesiva de éstos comprobantes:
 Una nota de pedido preparada en el sector que necesita el bien, detallando
sus características y algunos aspectos relacionados como el plazo para su
entrega y la cantidad necesaria.
 Varios pedidos de cotización que el sector a cargo de las compras prepara y
remite a los posibles proveedores con los datos básicos de los bienes que se
desea adquirir.
 Las cotizaciones recibidas de los proveedores.

Cuando lo que se compran son servicios (cuya naturaleza es intangible) no existen

remitos ni notas de recepción, pero (en algunos casos) hay documentos
equivalentes en los que se hacen constar la conformidad del receptor del servicio.

Los servicios de naturaleza repetitiva (alquileres, abonos por mantenimiento,

vigilancia, asesoramiento) suelen convenirse mediante contratos, lo que no obsta a
la existencia de comprobantes en los que consten sus prestaciones.

A veces, la naturaleza del servicio adquirido hace que no se pueda contar con
facturas de terceros, en cuyo caso se las reemplaza por comprobantes internos.
Esto sucede, por ejemplo, con los comprobantes de viajes en taxis, ómnibus, y otros
medios de transporte público, así como algunos gastos urgentes de oficina.

El posterior pago de la factura suele motivar la aparición de:

 Una orden de pago, formulario de uso interno donde constan las
aprobaciones requeridas por el pago y el detalle del cheque emitido.
 El recibo del proveedor, constancia de que recibió el pago.
 Si el banco lo devuelve después de su pago, el cheque entregado al
proveedor.
 Importes a computar
El bien o servicio debería ingresarse a su costo, sin perjuicio de su comparación con
su valor corriente o su valor recuperable. El costo debería resultar de considerar el
precio facturado menos los intereses implícitos que éste contuviere. Tampoco
debería incluir impuestos facturas, pero susceptibles de recupero, como el IVA.

En consecuencia, para registrar una compra interesan cuatro importes:

 El computable como costo del bien o servicio.
 El de los impuestos susceptibles de recupero.
 El de los intereses no devengados incluidos en el precio.
 El total facturado o a facturar.

El costo de una compra de una bien puede no ser su costo total. Pueden originarse
costos adicionales, el transporte del bien hasta su destino, instalación o puesta en
marcha (Costos de Adquisición).

La compra debería registrase cuando se devenga. En el caso de las compras de

bienes, su registro debería efectuarse cuando se transfiere su propiedad (con la
entrega del bien).

En el caso de los servicios recibido, el pasivo nace cuando el proveedor los presta.
En los casos de los servicios más o menos continuos, su contabilización se efectúa
en forma diferida al final de cada período contable.

En las compras financiadas, el total facturado debería acreditarse a una cuenta de

pasivo que identifique su naturaleza como:

PROVEEDORES o CUENTAS A PAGAR

PROVEEDORES - MONEDA EXTRANJERA

En las compras al contado que no se hagan por el sistema de fondo fijo, podría
procederse de no menos de tres maneras:

1. Acreditar la cuenta representativa del activo entregando en pago, que

podría ser:
EFECTIVO
BANCO X (cuenta corriente)
2. Usar una cuenta de movimiento (compras al contado) para contabilizar
separadamente la compra y el pago.
3. Contabilizar la compra con crédito a una cuenta de pasivo y
separadamente registrar el pago con débito a la misma cuenta.
La imputación del costo (total o parcial) del bien o servicio adquirido debe
imputarse a:
 Una cuenta de activo, si tiene vinculación directa con la producción de
ingresos futuros (mercadería adquirida para la venta) o implica gastos
imputables a períodos futuros (alquiler correspondiente al mes próximo).
 Una de gastos, si se relaciona con ingresos no futuros (alquiler del mes).
 Una de pérdida, si no se relaciona directa o indirectamente con la obtención
de ingresos (servicio de investigación en relación con un siniestro sufrido).

Los impuestos recuperables deben cargarse a:

1. Una cuenta de activo si generan un crédito contra el fisco; o
2. Una regularizadora de pasivo (IVA crédito fiscal) si reducen el impuesto
a pagar registrado en otra cuenta (IVA débito fiscal).

Los intereses adelantados deben cargarse a una cuenta regularizadora de la que

refleja la deuda.

En los casos de compras al contado no aumenta el pasivo, sino que disminuye el

activo y por su naturaleza no puede haber intereses adelantados.

Para un mejor control sobre la salida de fondos debería motivar la emisión y

autorización de una orden de pago y un cheque. Emitir un cheque cada vez que se
hace un pequeño pago es trabajoso y produce pérdidas de tiempo, por ello se hace
lo siguiente:
 Asignar un fondo fijo, que es una suma afectada a la realización de pagos de
escaso monto o que por su naturaleza se deben realizar en efectivo.
 Efectuar los pagos en efectivo empleando dicho fondo fijo y con alguno
régimen de autorizaciones.
 Periódicamente, o cuando se agota el fondo, reponer su parte utilizada
mediante la emisión de un cheque, con lo que se logra el objetivo de control
antes planteado.
La contabilización de los pagos efectuados por medio del fondo fijo se hace como
cualquier compra al contado, pero:
 La cuenta acreedora es la representativa del fondo, que es un activo.
 Para simplificar las tareas, las compras no se registran en forma individual e
inmediata sino en conjunto y cuando se efectúa la reposición del fondo.
Una de las operaciones y transacciones más comunes que existen en las empresas
son las ventas. Esto es así ya que la gran mayoría de las empresas se conforman con
el ánimo de lucrar, es decir de obtener un beneficio o un retorno de su inversión.

Para poder realizar el registro de las ventas o de los servicios en las empresas, hay
que tener en cuenta los diferentes tipos de ventas, ya que estas pueden ser al
contado o bien podrían ser a crédito, estas últimas pueden ser con créditos a 30,
60, 90 días o más. Esta situación ocurre generalmente cuando nuestros clientes son
otras empresas que nos compran al por mayor.

Estudiaremos el registro de las ventas al contado y las ventas al crédito.

En este tipo de ventas se ven afectadas las cuentas de efectivo o banco, y también la
cuenta de ventas, veamos un ejemplo:

1. El día 7 de enero del 2016, una empresa dedicada a la venta de equipos

de refrigeración vende una refrigeradora a un precio de B/.800.00.
mediante factura número 001. Este dinero es pagado en efectivo por el
cliente. ¿Cómo sería este asiento de una venta al contado?

Fecha Detalle Débito Crédito

7-1- Efectivo 800.00
2016
Ventas 800.00
Para registrar la
venta de la factura
número 001- del 7-1-
2016
1. El día 7 de enero del 2016, una empresa dedicada a la venta de equipos
de refrigeración vende una refrigeradora a un precio de B/.2.800.00.
mediante factura número 003. Esta factura será pagada a crédito en un
plazo de 60 días. ¿Cómo sería este asiento de una venta a crédito?

Fecha Detalle Débito Crédito

7-1- Cuentas por Cobrar 2,800.0
2016 0
Ventas 2.800.00
Para registrar la
venta de la factura
número 003- del 7-1-
2016

1. El día 7 de marzo del 2016, se recibe el pago de la factura número 003,

¿Cómo sería este asiento de una venta a crédito?

Fecha Detalle Débito Crédito

7-1- Banco 2,800.0
2016 0
Cuentas por Cobrar 2.800.00
Para registrar el
pago de la factura
número 003- del 7-1-
2016

1. La empresa Telefónica S.A. vende sus servicios al contado a la empresa

ABC, y emite la factura número 189 del mes de enero por B/.600.00. Al
momento de recibir la factura la empresa ABC, emite cheque número
1010 por B/.600.00 a favor de la empresa Telefónica S.A. Cómo
registraría la empresa Telefónica en sus libros.

Fecha Detalle Débito Crédito

31-1- Banco 600.00
2016
Servicios de 600.00
Telefonía
Para registrar el
pago de la factura
número 189- del 31-
1-2016
 Fecha Detalle Débito Crédito
7-1- Cuentas por Cobrar, 600.00
2016 Cia ABC
Servicios de 600.00
Telefonía
Para registrar el de
la factura número
003- del 7-1-2016

Fecha Detalle Débito Crédito

7-1- Banco 600.00
2016
Cuentas por Cobrar ABC 600.00

Para registrar el cobro

de la factura número
003- del 7-1-2016

Es el impuesto sobre la transferencia de bienes corporales muebles y la prestación

de servicios que se realizan dentro del territorio nacional a través de la
compraventa, dación en pago, aporte a sociedades, cesión o cualquier otro acto,
contrato o convención que implique o tenga como fin transmitir el dominio de
bienes corporales muebles, nuevos o usados, a cualquier título, modo o condición y
la prestación de servicios profesionales.

El registro del IVA, se realiza en las compras y en las ventas, veamos los ejemplos
siguientes.
Una compra de mercancía al contado por 500.00 más el 7% del IVA, se registraría
en la siguiente forma:

Fecha Detalle Débito Crédito

7-1- Compras 500.00
2016
IVA 35.00
Banco 535.00

Para registrar el pago

de una factura con IVA.

Una compra de mercancía a crédito por 500.00 más el 7% del IVA, se registraría en
la siguiente forma:

Fecha Detalle Débito Crédito

7-1- Compras 500.00
2016
IVA 35.00
Cuentas por Pagar 535.00

Para registrar el pago

de una factura con IVA.

Los anticipos no son más que dineros que por diferentes motivos los clientes de
una empresa deciden pagar por adelantados para cubrir parte o la totalidad del
importe de futuros pedidos. Esta cantidad generalmente lleva el IVA incluido.

 Veamos un ejemplo de una empresa que recibe la suma de $3,600.00 y

en este monto, está incluido el IVA.

Fecha Detalle Debito Crédito

1-1- Banco 3,600.00
2016
Anticipo a clientes 2,844.00
IVA 756.00
Para registrar el anticipo de un
cliente factura lleva incluido el
IVA.
  Veamos ahora cuando nosotros como empresa, decidimos pagar un anticipo
a una empresa para un pedido.

Fecha Detalle Debito Crédito

1-1- Anticipo a Proveedores 2,844.00
2016
IVA 756.00
Banco 3,600.00
Para registrar el anticipo a un
proveedor lleva incluído el IVA.

El envase y embalaje protegerán a sus productos durante todas las etapas de

transporte y almacenaje, hasta llegar al país de destino.

Diferentes productos requerirán diferentes envases y embalajes.

Para saber si el envase y embalaje son los más adecuados para el producto de su
empresa, se debe verificar si los mismos están en condiciones de cumplir con las
siguientes funciones:
 Conservación de los productos conforme a la naturaleza de la carga:
perecedera, industrial, frágil, peligrosa; es muy diferente transportar flores
frescas, que maquinaria y equipo.
 Proteger y permitir la manipulación, transporte y comercialización del
producto, considerando la distancia al mercado de importación, así como el
modo y medio del transporte: avión, barco, ferrocarril, camión y el
transporte multimodal.
 Evitar los robos, daños, reducir las mermas y el desperdicio.
 Facilitar la separación, la clasificación y la selección de los productos y
considerar la cantidad de la carga y si va consolidada o en camión o
contenedor completo.
 Orientar sobre las ventajas del producto y considerar los aspectos
mercadológicos, considerando la resistencia y el aprovechamiento de los
espacios, de acuerdo con la forma diseñada.
Si el cliente no procede a su devolución entonces tiene obligación de pagar su
importe, en definitiva, viene a ser como si adquiriera estos envases y embalajes. El
asiento que se realiza es el siguiente:

La cuenta "Ventas de envases y embalajes" es una cuenta de ingresos (como

cualquier venta) y al cierre del ejercicio se lleva a pérdidas y ganancias.

Veamos un ejemplo:

Una empresa de gas vende una partida de botellas de butano. El importe de la

venta asciende a 10.000 euros, no incluyendo los recipientes que deberán ser
devueltos. El valor de estas botellas asciende a 500 euros.

En el momento de la venta se realiza el siguiente asiento:

Llegado el momento de la devolución:
a) Si el cliente procede a devolver los recipientes:

b) Si el cliente no devuelve estos envases:

Gastos
A cualquier empresa –industrial, comercial o de prestación de servicios– para
funcionar normalmente le resulta ineludible adquirir ciertos bienes y servicios
como son: mano de obra, energía eléctrica, teléfono, etc.

La empresa realiza un gasto cuando obtiene una contraprestación real del exterior,
es decir, cuando percibe alguno de estos bienes o servicios. Así, incurre en un gasto
cuando disfruta de la mano de obra de sus trabajadores, cuando utiliza el
suministro eléctrico para mantener operativas sus instalaciones, etc.

El hecho de que la entidad utilice ciertos servicios le obliga a pagarlos. Ahora bien,
el pago de éstos se produce en la fecha en la que sale dinero de tesorería para
remunerarlos. Por ello, es sumamente importante distinguir los conceptos de gasto
y de pago. Se incurre en un gasto al disfrutar de cierto servicio; se efectúa el pago
del mismo en la fecha convenida, en el instante en que reciba el bien o servicio o en
fechas posteriores, puesto que el aplazamiento del pago es una práctica bastante
extendida en el mundo empresarial.

Por lo tanto, la realización de un gasto por parte de la empresa lleva de la mano una
disminución del patrimonio empresarial. Al percibir la contraprestación real, que
generalmente no integra su patrimonio, paga o aplaza su pago, minorando su
tesorería o contrayendo una obligación de pago, que integrará el pasivo.

Veamos algunos ejemplos de pagos de la empresa.

a) Pago del alquiler
b) Pago de servicios básicos, luz, agua, teléfono
c) Pago de salarios
d) Pago de impuestos
e) Pagos a un proveedor o cuenta por pagar
 Fecha Detalle Débito Crédito
1-1-2016 Alquiler 300.00
Banco 300.00
Para registrar el pago de alquiler
del mes de enero del 2016.
1-1-2016 Gasto de Agua 100.00
Gasto de Luz 200.00
Gasto de Teléfono 200.00
Banco 500.00
Para registrar el pago de agua, luz y
teléfono.
15-1- Salarios 3,500.0
2016 0
Banco 3,500.00
Para registrar el pago de salario de
la primera quincena de enero del
2016.
15-1- Impuestos 100.00
2016
Banco 100.00
Para registrar el pago de impuesto
correspondiente al mes de enero del
2016
20-1- Cuentas por Pagar 800.00
2016
Banco 800.00
Para registrar el pago de salario de
la primera quincena de enero del
2016.

Ingresos
La empresa en el ejercicio de su actividad presta servicios y bienes al exterior. A
cambio de ellos, percibe dinero o nacen derechos de cobro a su favor, que hará
efectivos en las fechas estipuladas.

Se produce un ingreso cuando aumenta el patrimonio empresarial y este

incremento no se debe a nuevas aportaciones de los socios.

Las aportaciones de los propietarios en ningún caso suponen un ingreso, aunque sí

un incremento patrimonial. Los socios las realizan con la finalidad de cubrir
pérdidas de ejercicios anteriores o de engrosar los recursos con los que cuenta la
empresa con el objeto de financiar nuevas inversiones o expansionarse.
  Un ejemplo del recibo de dinero de uno de los socios en concepto de aporte a
capital sería:

Fecha Detalle Debito Crédito

1-1-2016 Banco 1,000.
00
Capital Socio A 1,000.0
0
Para registrar el
aporte del socio
A. en efectivo

Es importante distinguir los ingresos de los cobros. Así, por ejemplo, si una
empresa dedicada a la compraventa de electrodomésticos vende uno de éstos por
1.000 y acuerda con el comprador que éste lo hará efectivo a partes iguales en el
momento de la venta y 30 días después, en la fecha de la venta, se produce un
ingreso de $1.000 y un cobro de $500. El importe restante no se hará efectivo
hasta dentro de 30 días, será en esa fecha cuando se produzca otro cobro de $500.

Si es importante diferenciar los gastos de los pagos y los ingresos de los cobros, no
es menos relevante distinguir los gastos de las pérdidas y los ingresos de los
beneficios. Ha de quedar claro que pérdidas y beneficios se determinan en función
de los ingresos y gastos producidos en un período de tiempo determinado.

Ejemplos de recibos de dinero en concepto de ingresos por ventas:

Fecha Detalle Débito Crédito

1-1-2016 Banco 200.00
Ventas 200.00
Para registrar recibo de
dinero por las ventas
del día.
1-1-2016 Banco 350.00
Cuentas por Cobrar 350.00
Para registrar el recibo
de dinero de un cliente
1-1-2016 Banco 900.00
Ingresos por alquiler 900.00
Para registrar el recibo
de dinero por el
alquiler de un depósito
1-1-2016 Banco 230.00
Ingresos por intereses 230.00
Para registrar el dinero
recibo en concepto de
ingresos por intereses.
Como podemos observar cada vez, que la empresa recibe dinero, las cuentas que se
afectan son Banco, porque estamos recibiendo dinero, y la cuenta de ingresos, que
pueden ser por ventas, intereses, ingresos de alquiler, o abono de un cliente.
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