‘’PROCESOS DE

ADMINISTRACION DEL
PROYECTO’’

Profesor: Integrantes
Julián Pino Hernández Barbara C.I: 28.291.393
If-01 T4-F1 Vásquez Glendys C.I: 28.676.886

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 ’PROCESOS DE ADMINISTRACION
DEL PROYECTO’’

El administrador de proyectos aporta el conocimiento y la experiencia en la administración de

los proyectos. Es una pieza clave para el éxito de los proyectos y de las organizaciones.
La administración de proyectos reconoce en el alcance, el costo y el tiempo de un proyecto a
tres grandes oportunidades de obtener una ventaja para el éxito de los proyectos. Una parte
central de la administración de proyectos es el conocimiento del alcance del proyecto, este
debe satisfacer las expectativas de los propietarios del proyecto y ser ampliamente conocido
por todos los desarrolladores del mismo, donde los administradores de proyectos desempeñan
una labor más que destacable. El cumplimiento del alcance de un proyecto conlleva el
cumplimiento del costo y tiempo requeridos para la correcta entrega y cierre de un proyecto.

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 Editorial
La administración de proyectos es
un factor de éxito muy importante
para las organizaciones y garantiza
que se logren los objetivos del
proyecto en el tiempo previsto y con
el presupuesto asignado. Existe una
necesidad del conocimiento y
control de los proyectos, ya que una
de las principales problemáticas que
se tienen en las instituciones
superiores es la falta de información
de cómo administrar un proyecto de
forma adecuada.
En este artículo se realizó la propuesta de
un marco de trabajo para la definición y/o
mejora de los procesos de administración
de proyectos para las instituciones de
educación superior, el cual se basa en la
gestión de su conocimiento tácito y
formalización de procesos usando el
PMBOK como referencia.
Como trabajo futuro se pretende aplicar
el marco de trabajo en el Instituto
Tecnológico Superior de Nochistlán con
la finalidad de identificar aquellas
mejores prácticas para administrar
proyectos y de esta forma poder
compararlas con las prácticas del
PMBOK para formalizar los procesos
para la administración de proyectos.
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Índice
PLANEACION ………………………………………………………………………………….

ORGANIZACIÓN ………………………………………………………………………………

SUPERVISION ………………………………………………………………………………….

CONTROL ………………………………………………………………………………………

EVALUACION DE UN PROYECTO……………………………………………………………….

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D irectorio
❖PLANEACION
El esfuerzo en la etapa inicial de la administración de un proyecto
debe centrarse en establecer un plan inicial que explique por etapas,
a manera de lograr el alcance del proyecto a tiempo y dentro del
presupuesto. Este esfuerzo de planeación incluye los pasos
siguientes:

1. Definir con claridad el objetivo del proyecto.

La definición debe acordarse de manera previa entre el cliente y la

persona u organización que realiza el proyecto.

2. Dividir y subdividir el alcance del proyecto en piezas importantes o paquetes de

trabajo.

Aun cuando los proyectos importantes pueden parecer abrumadores si se consideran como un
todo, una manera de salir victorioso, incluso del esfuerzo más monumental, es dividirlo. Una
estructura de división de trabajo es un árbol jerárquico de elementos o partes del trabajo que el
equipo del proyecto realizará o producirá durante el proyecto. La estructura de la división del
trabajo, por lo general, identifica a la organización o persona responsable de cada paquete de
trabajo.

3. Definir las actividades específicas que deben realizarse para cada paquete de trabajo.
Con el fin de lograr el objetivo del proyecto.

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 4. Representar gráficamente las actividades en forma de diagrama de red. Este diagrama
muestra la secuencia necesaria y las interdependencias de las actividades para lograr el
objetivo del proyecto.

5. Elaborar una estimación de la duración, para determinar

cuánto tiempo se requerirá para completar cada
actividad.
También es necesario determinar cuáles tipos de recursos y
cuánto se necesita de cada uno para que cada actividad se
complete dentro de la duración estimada.

6. Elaborar un estimado de costo de cada actividad

El costo se basa en los tiempos y cantidades de recursos requeridos en cada actividad

7. Calcular el Programa y el presupuesto del proyecto

Para determinar si el proyecto puede completarse dentro del tiempo requerido, con los
fondos asignados y los recursos disponible. De no ser así, se deben hacer ajustes al alcance del
proyecto las estimaciones de duración de las actividades o las asignaciones de recursos hasta
que pueda establecer un plan inicial. un plan en etapas para lograr el alcance del proyecto, a
tiempo y dentro del presupuesto) realista y alcanzable.

❖Organización

Un proyecto de forma eficiente, este debe organizarse de manera adecuada. Esto, que parece
sencillo, es un problema habitual en las empresas. Si no sabemos exactamente qué queremos y
cómo utilizaremos los recursos para obtenerlo, la organización será un fracaso. De ahí la
importancia de una buena organización. La formación de los directores de proyectos necesita
incluir este aspecto. Es esencial enseñar a organizarlos para después poder dirigirlos. Una forma

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de llevar a cabo una correcta distribución de los diferentes recursos en cada tarea es un buen plan
de organización. En el siguiente apartado veremos en qué consiste.

El plan en la organización de un proyecto

a. En primer lugar, hay que tener claro con quién contamos: Hay que hacer un inventario de los
recursos humanos, con sus puntos fuertes y débiles. Porque necesitamos saber qué se le da
bien a cada uno para poder asignarlo al puesto más idóneo.
b. Hay que hacer lo mismo con las tareas: Se debe descomponer el
proyecto en sus partes más pequeñas. Esto requiere del
beneplácito del resto del personal implicado. Una vez las
tenemos, podemos crear una tabla de doble entrada con
ambas variables.
c. En tercer lugar, hay que asignar a cada persona su tarea: Para eso debemos saber quién es el
más adecuado para cada actividad. Aquí hay que tener en cuenta su formación académica, su
experiencia profesional y, por supuesto, sus motivaciones personales en el trabajo. En este
punto se puede utilizar una técnica de asignación de tareas como el método húngaro.
d. Por último, hay que establecer unos plazos de finalización, unas holguras para los posibles
retrasos y una forma de control adecuada: Así, una vez se realiza cada tarea, se puede
observar si hubo desviaciones respecto a lo planeado. Como veremos a continuación, un
organigrama es esencial en este paso.

La organización administrativa deberá contemplar el esquema general y específico para

operar normalmente la empresa. Se consideran los niveles jerárquicos, número de personas,
montos, salarios y prestaciones que se requieran para satisfacer las características de cada uno de
los niveles de responsabilidad. Se deben de asumir funciones y responsabilidades de los puestos
estratégicos de la organización.

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 Se podrá formular un organigrama que permita visualizar gráficamente tanto el número
de personas como sus niveles jerárquicos.

❖SUPERVISION

Se engloba entre los procesos de seguimiento del proyecto. Se trata de un proceso que se
lleva a cabo a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. Comenzando con los procesos de
iniciación y siguiendo con los de planificación, ejecución y cierre, todos requieren una
comprobación.

Desde el inicio se deben supervisar

todas las acciones realizadas para comprobar
que están dirigidas a alcanzar los objetivos
propuestos. Cuando el responsable del proyecto
elabora el plan debe ejecutar un control que
asegure que dicha planificación se ajuste a los
requerimientos establecidos, con los recursos
disponibles y en el plazo acordado. A lo largo
de la ejecución el responsable controlará que se
cumpla el plan. Y en el cierre del proyecto tendrá que asegurarse que el resultado es el esperado.

¿Cómo se realiza la supervisión y control del proyecto?

Podemos decir que el jefe del proyecto realiza este proceso en tres fases.

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• En primer lugar, se trata de ejecutar una labor de medición continua de los datos disponibles.
Esto le permitirá comparar el estado real del proyecto con la planificación.
• En segundo lugar, tendrá que realizar una evaluación de cada fase y de los resultados que se
van obteniendo por cada grupo de trabajo. Por medio de esta evaluación se puede detectar la
necesidad de realizar mejoras o ajustes.
• Por último, el gerente del proyecto debe aplicar dichas correcciones en la planificación y
trasladarlas a la ejecución.

Ejemplo

Supongamos el caso de una empresa que quiere mejorar los procesos de trabajo. El
responsable del proyecto realiza un plan según el cual se optimizan ciertos protocolos y se
agilizan los trabajos utilizando un programa de gestión adaptado a las necesidades de la
compañía. La labor de supervisión y control del proyecto implica
que, entre otras cosas, el responsable debe revisar los resultados de
los programadores. Si en el proceso de programación detecta que
la aplicación supone una mejora relativa, pero que seguirá siendo
necesario cierto nivel de acciones manuales. El responsable tendrá
que ejecutar las medidas correctivas adecuadas. En este caso sería
diseñar un programa que permita automatizar lo más posible las
tareas.

❖CONTROL

El Grupo de Procesos de Monitoreo y Control está compuesto por aquellos procesos

requeridos para rastrear, analizar y dirigir el progreso y el desempeño del proyecto, para
identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes.
El beneficio clave de este Grupo de Procesos radica en que el desempeño del proyecto se mide y

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se analiza a intervalos regulares, y también como consecuencia de eventos adecuados o de
determinadas condiciones de excepción, a fin de identificar variaciones respecto del plan para la
dirección del proyecto.

Los procesos que componen este grupo son:

Gestión de la Integración:

✓ Monitorear y controlar el trabajo del proyecto

✓ Realizar el control integrado de cambios

Gestión del alcance:

✓ Validar el alcance
✓ Controlar el alcance

Gestión del tiempo:

✓ Controlar el cronograma

Gestión de costos

✓ Controlar los costos

❖EVALUACION DE UN PROYECTO

En gestión de proyectos, la evaluación de proyectos es un proceso estrepitoso por el cual se

determina el establecimiento de cambios generados por un proyecto a partir de la comparación
entre el estado actual y el estado previsto en su planificación. Una vez concluido se podrá saber
con cierta certeza cuál es la ganancia probable del negocio, podrán ponerse metas, tomar
acciones y evaluar los resultados.

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La evaluación de programas es un instrumento de gestión. Es un proceso de duración
determinada que trata de valorar de manera sistemática y objetiva la pertinencia, el rendimiento y
el éxito de los programas y proyectos concluidos y en curso. La evaluación se realiza con
carácter selectivo para dar respuesta a determinadas preguntas e impartir orientación a los
encargados de tomar decisiones y los administradores de programas, así como para obtener
información que permita determinar si las teorías e hipótesis básicas que se utilizaron al formular
el programa resultaron válidas, qué surtió
efecto o no, y por qué.

La evaluación de un proyecto es una fase

fundamental, con independencia de sus
características y tamaño. A través de este
proceso de valoración se analizan todos
los elementos que intervienen en el
proyecto con el fin de determinar su
viabilidad y eficacia, calcular los posibles
riesgos y determinar las respuestas. Comprobar que el proyecto evoluciona conforme al plan
diseñado y detectar amenazas y oportunidades, anticiparse a ellas y tomar las decisiones
oportunas en cada momento. Una evaluación continua y bien definida puede prevenir algunas de
las causas por las que fracasan los proyectos y contribuye en la consecución de los objetivos
propuestos.

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 Artículo
Al hacer referencia a los procesos de
administración del proyecto, debemos incluir
la organización, supervisión y control
administrativo, de registro operacionales
garantizando una mejor respuesta a la hora
de realizar el proceso administrativo

Según Morris (2004) “la única cosa que

distingue a los proyectos de los no proyectos es que
todos los proyectos, sin importar su complejidad o
trivialidad, pasan por una secuencia de desarrollo.

Cabe destacar que consta una serie de pasos a

seguir mediante un proceso de organización y
planeación de forma secuencial, sin importar
su grado de dificultad que abarque la diversa
variedad de temas y factores de riesgos que
puedan perjudicar a los procesos de
administración del proyecto.

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La llegada del metaverso

Una de las noticias que más ha dado que
hablar en 2021 ha sido el anuncio de que
la empresa matriz de Facebook pasará a
llamarse Meta, en referencia al
metaverso.

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